Một tổ chức quản lý ma trận cho phép nhân viên báo cáo cho một số nhà quản lý. Một số doanh nghiệp sử dụng quản lý ma trận để hợp lý hóa hoạt động của họ. Mặc dù loại hình tổ chức này có thể không dành cho tất cả mọi người, nhưng điều quan trọng là phải nắm bắt được lợi ích và ứng dụng của nó để đánh giá xem nó có phù hợp nhất với bạn và công ty mà bạn làm việc hay không. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ khám phá cấu trúc quản lý ma trận, lợi ích và nhược điểm của nó, cũng như cách triển khai nó tốt nhất tại nơi làm việc của bạn.
Quản lý ma trận là gì?
Quản lý ma trận là cơ cấu tổ chức được các doanh nghiệp sử dụng để phân phối nhiệm vụ của nhân viên và yêu cầu họ báo cáo cho nhiều người giám sát. Người quản lý dự án và người quản lý chức năng là hai chuỗi mệnh lệnh cơ bản trong quản lý ma trận.
Do có nhiều kiểu quản lý theo ma trận, điều quan trọng là phải nắm bắt được những gì họ đang cố gắng đạt được để đánh giá xem kiểu quản lý này có phù hợp với bạn và công ty của bạn hay không.
Các loại quản lý ma trận
Phong cách quản lý ma trận có thể được chia thành ba loại:
#1. ma trận yếu
Người quản lý dự án có ít quyền hạn trong các hệ thống ma trận này. Điều này có thể ngụ ý rằng họ không được báo cáo. Quyền lực chuyển sang người quản lý chức năng trong một ma trận yếu, trong khi người quản lý dự án đảm nhận nhiều vai trò điều phối dự án hơn.
#2. Ma trận cân bằng
Người quản lý dự án và người quản lý chức năng có thẩm quyền và quyền lực ngang nhau trong một ma trận cân bằng. Người quản lý dự án xác định các khả năng cần thiết cho một dự án và người quản lý chức năng phân bổ nhân sự để đáp ứng những nhu cầu đó. Các thành viên của nhóm luôn cập nhật cho cả hai nhà quản lý về tiến độ và các ưu tiên của họ.
#3. ma trận mạnh
Người quản lý dự án có nhiều quyền hạn nhất trong một ma trận mạnh và các thành viên trong nhóm báo cáo với họ. Điều này ngụ ý rằng các nhà quản lý dự án cũng phải phân chia nguồn lực và cung cấp trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm. Một ma trận mạnh mẽ thường có một chuyên gia có ảnh hưởng lớn nhất đối với một dự án, cho phép các thành viên trong nhóm hướng thông tin liên lạc của họ đến ban quản lý duy nhất này.
Trách nhiệm và vai trò trong cơ cấu quản lý ma trận
Mặc dù cấu trúc quản lý ma trận có nhiều chức năng khác nhau, nhưng sau đây là những chức năng quan trọng nhất.
#1. nhân viên ma trận
Những người đóng góp cá nhân trong một tổ chức dựa trên ma trận được gọi là nhân viên ma trận. Như đã nói trước đây, nhân viên ma trận và bộ kỹ năng của họ được nhiều phòng ban sử dụng để thực hiện các dự án khác nhau. Do đó, họ phải báo cáo với người quản lý chức năng cũng như người quản lý trực tiếp của họ. Họ cũng cần thường xuyên nâng cao bộ kỹ năng của mình và duy trì sự phù hợp với chức năng hiện tại của họ để có thể dễ dàng triển khai trong các sáng kiến khác.
#2. Quản lý chức năng
Nhà quản lý chức năng (cách gọi khác của nhà quản lý dự án) là người phụ trách một chức năng hoặc một dự án nhất định. Họ sẽ yêu cầu nhiều loại tài nguyên khác nhau để thực hiện nghĩa vụ phân phối của họ trong suốt vòng đời của dự án. Do đó, họ định kỳ liên hệ với các nhà quản lý tài nguyên tương ứng để đưa các học viên lên tàu hoặc xuất viện. Sau khi các nguồn lực được giao cho một đơn vị chức năng, vai trò của người quản lý chức năng là giám sát các hoạt động hàng ngày của họ. Khi được triển khai trong dự án đó, các tài nguyên có một dòng báo cáo chấm cho người quản lý chức năng.
#3. Quản lý dây chuyền
Trong tổ chức ma trận, mọi nguồn lực đều báo cáo trực tiếp cho người quản lý trực tiếp hoặc người quản lý bộ phận. Những người quản lý này chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ như đánh giá hiệu suất, điều chỉnh bồi thường, kế hoạch đào tạo và phát triển, v.v. Họ không chịu trách nhiệm về các hành động hàng ngày của các báo cáo trực tiếp (DRs), nhưng họ sử dụng phản hồi về hiệu suất từ các nhà quản lý chức năng có liên quan để đưa ra các quyết định quan trọng. Họ còn được gọi là người quản lý nhân sự và dòng báo cáo giữa người quản lý và DR không thường xuyên thay đổi. Trong một tổ chức ma trận, một nhân viên cũng có thể đóng vai trò là người quản lý chức năng và người quản lý trực tiếp.
Cách triển khai cấu trúc quản lý ma trận
Xem xét các bước sau để triển khai chính xác cấu trúc quản lý ma trận tại nơi làm việc của bạn:
#1. Xác định nhân viên sẽ báo cáo cho ai.
Thu thập danh sách tất cả nhân sự và các dự án hiện tại là giai đoạn đầu tiên trong việc triển khai hệ thống quản lý ma trận trong công ty. Khi bạn đã xác định được tài năng nào cần thiết cho một dự án nhất định, hãy phân bổ từng nhân viên hoặc nhóm cho các dự án đó và xác định người mà họ báo cáo.
Điều này có thể giúp nhân viên xác định cấp trên của họ và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả hơn. Điều này cũng giúp bạn và nhân viên của bạn có tổ chức và hoạt động diễn ra suôn sẻ.
#2. Duy trì giao tiếp rõ ràng
Điều quan trọng đối với các nhà quản lý là kiểm tra với nhân viên của họ. Xem liệu có bất cứ điều gì bạn có thể làm cho họ hoặc bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể trả lời.
Duy trì giao tiếp tốt và là một người lắng nghe tích cực sẽ chứng minh cho nhân viên của bạn thấy rằng bạn quan tâm và đáng tin cậy. Liên hệ với họ thường xuyên, đặc biệt khi có vấn đề phát sinh.
Duy trì một đường dây liên lạc cởi mở với các nhà quản lý khác nhau của bạn nếu bạn là nhân viên. Điều quan trọng là phải thông báo cho họ về bất kỳ vấn đề nào cũng như tình trạng dự án của bạn. Việc đánh giá cao suy nghĩ của các thành viên trong nhóm của bạn cũng rất quan trọng.
Ngay cả khi bạn không đồng ý với họ, hãy là một người lắng nghe chăm chú và tiếp thu những gì họ nói. Mối quan hệ tốt với quản lý của bạn, cũng như các thành viên trong nhóm của bạn, có thể giúp dự án tiến triển nhanh hơn.
#3. Hãy lưu ý những gì hoạt động và những gì không.
Hãy chú ý đến sự thành công và các vấn đề của từng dự án. Điều này có thể bao gồm liệu mọi người có giao tiếp thành công hay không, liệu các thành viên trong nhóm có thể sử dụng một khả năng nhất định theo cách mới hay liệu dự án có được hưởng lợi từ việc quản lý ít hơn hay không.
Ghi lại những gì không hiệu quả để bạn có thể ngăn chặn các tình huống tương tự trong tương lai. Tương tự như vậy, hãy nhớ điều gì làm cho nhóm thành công và áp dụng thông tin đó cho dự án tiếp theo.
Lợi ích của cơ cấu quản lý ma trận
Mặc dù cấu trúc quản lý ma trận phức tạp hơn cấu trúc phân cấp nhưng nó có nhiều ưu điểm. Thiết kế ma trận có một số ưu điểm, bao gồm các mục tiêu dự án rõ ràng, sử dụng tài nguyên hiệu quả, thông tin tự do lưu chuyển và đào tạo cho các nhà quản lý dự án.
#1. Chỉ định mục tiêu dự án
Thiết kế tổ chức ma trận có thể giúp làm rõ các mục tiêu của dự án. Khi nhóm của bạn báo cáo tiến độ của họ cho cả người quản lý dự án và trưởng bộ phận, điều quan trọng là phải thiết lập các mục tiêu của dự án. Tổ chức dự án trở thành ưu tiên khi người quản lý dự án cảm thấy được hỗ trợ bởi các thành viên khác của ban quản lý cấp cao.
Giả sử nhóm của bạn đang làm việc trong một dự án phát triển ứng dụng. Bởi vì bạn có cấu trúc ma trận, các nhà phát triển CNTT báo cáo cho bạn với tư cách là người quản lý dự án và giám đốc bộ phận CNTT. Mục tiêu của dự án là phát triển phần mềm tìm kiếm từ khóa di động cho các nhà tiếp thị. Ứng dụng được sản xuất nhanh hơn khi trưởng bộ phận CNTT và người quản lý dự án truyền đạt mục tiêu dự án rõ ràng cho các nhà phát triển CNTT.
#2. Sử dụng tài nguyên hiệu quả
Bởi vì các nhóm bao gồm các chuyên gia từ nhiều bộ phận, cấu trúc ma trận cung cấp việc sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất. Điều này làm giảm chi phí đầu vào cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Có ít người quản lý hơn cho mỗi nhóm trong một cấu trúc phân cấp trong đó mỗi nhóm chỉ báo cáo cho một người quản lý. Bởi vì họ thiếu nhân sự với các chuyên môn đa dạng, các nhóm này có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành một dự án duy nhất có thể giao được.
kịch bản: Nhóm phát triển ứng dụng nghiên cứu từ khóa có thể bao gồm các chuyên gia từ bộ phận CNTT, tài chính và tiếp thị. Khi các thành viên trong nhóm này báo cáo thành công cho trưởng bộ phận và người quản lý dự án, họ sẽ tăng năng suất của nhóm, tiết kiệm thời gian và hoàn thành dự án nhanh hơn.
Nhóm ma trận tiết kiệm tiền vì các tập đoàn sẽ phải sắp xếp lại các nhóm và có thể thuê các thành viên mới trong nhóm mỗi khi một sản phẩm hoặc dịch vụ mới được phát triển mà không có một nhóm chuyên gia kết hợp.
#3. Luồng thông tin tự do
Làm việc theo cấu trúc ma trận cho phép thông tin lưu chuyển tự do giữa các nhóm vì mỗi nhóm báo cáo cho nhiều nhà lãnh đạo. Trong cấu trúc phân cấp, các thành viên trong nhóm phải nhớ chuyển tiếp thông tin, nhưng ma trận yêu cầu luồng thông tin. Việc báo cáo thông tin cho một số nhà lãnh đạo có vẻ tốn thời gian, nhưng với hệ thống quản lý dự án phù hợp, các thành viên trong nhóm được yêu cầu làm ít hoặc không phải làm nhiều việc nữa.
kịch bản: Nếu nhóm phát triển của ứng dụng nghiên cứu từ khóa chỉ báo cáo với người quản lý dự án, thì thông tin về bản vá lỗi có thể bị mất. Tuy nhiên, khi nó là một phần của quy trình ma trận, việc truyền thông tin đến trưởng bộ phận CNTT rất đơn giản.
#4. Giáo dục quản lý dự án
Cấu trúc riêng biệt của tổ chức ma trận cho phép các nhà quản lý dự án có nhiều quyền hạn. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm hướng dẫn nhóm của họ trong suốt vòng đời dự án. Cấu trúc này kiểm tra các nhà quản lý dự án và chuẩn bị cho họ trở thành những nhà quản lý đa chức năng trong các lĩnh vực khác.
kịch bản: Nhóm của bạn gặp phải một số bản sửa lỗi và sự chậm trễ trong thời gian biểu của dự án khi làm việc với dự án này. Với tư cách là người quản lý dự án, nghĩa vụ của bạn là cộng tác với trưởng bộ phận CNTT để giải quyết thành công mọi mối lo ngại. Kết quả là bạn khám phá ra niềm đam mê cá nhân đối với CNTT—cũng như cơ hội nghề nghiệp tiềm năng trong tương lai.
#5. Giữ chân nhóm
Bởi vì các chuyên gia được định vị cùng nhau, nhóm sản phẩm vẫn mạnh mẽ trong tổ chức ma trận. Các thành viên trong nhóm này được giao cho các nhà quản lý dự án sau khi làm việc dưới quyền của các trưởng bộ phận chức năng. Làm việc với các chuyên gia thường rất thú vị và có thể tăng hiệu suất dự án.
kịch bản: Trong dự án ứng dụng nghiên cứu từ khóa, nhóm dự án bao gồm nhiều chuyên gia CNTT, tiếp thị và tài chính, những người hiểu được sự phức tạp của việc phát triển ứng dụng cho người dùng điện thoại. Nhóm chuyên gia này rất có thể sẽ tiếp tục cộng tác trong nhiều dự án trong tương lai.
Hạn chế của cơ cấu tổ chức ma trận
Tổ chức ma trận, giống như cấu trúc báo cáo phân cấp, có những nhược điểm. Phần lớn các nhược điểm bắt nguồn từ sự phức tạp của cấu trúc này. Mặc dù các thiết kế phức tạp có thể mang lại lợi ích khi chúng hoạt động, nhưng chúng cũng có thể gây ra sự bất đồng và khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn.
#1. Phong cách báo cáo phức tạp
Sự phức tạp của tổ chức ma trận có thể tiêu cực vì các nhóm có thể gặp khó khăn trong việc xác định ai sẽ báo cáo và khi nào. Mặc dù mục tiêu của ma trận là hỗ trợ các nhóm, nhưng nó có khả năng làm phức tạp các dự án và gây nhầm lẫn cho toàn bộ quá trình.
Giải pháp: Phương pháp tốt nhất để tránh báo cáo thất bại là đảm bảo rằng mọi thành viên của ma trận đều hiểu ai và cách báo cáo. Cấu trúc ma trận có thể được đơn giản hóa bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án trực quan hỗ trợ cộng tác giữa các nhóm.
#2. Thời gian phản hồi chậm
Độ phức tạp của ma trận có thể gây ra thời gian phản hồi chậm, điều này có thể gây ra sự chậm trễ của dự án. Sự cần thiết phải báo cáo thông tin cho nhiều người gây ra thời gian phản ứng chậm. Có nhiều cá nhân tham gia là một điều tích cực, nhưng cần có thời gian để truyền đạt thông tin cho những người khác.
Giải pháp: Sử dụng hệ thống quản lý dự án sẽ khắc phục vấn đề thời gian phản hồi kém của cấu trúc ma trận. Là một nguồn duy nhất của sự thật, Asana có thể giảm bớt nỗ lực trùng lặp và tăng khả năng hiển thị giữa các nhóm và nhà lãnh đạo.
#3. ý tưởng mâu thuẫn
Khi người quản lý dự án và trưởng bộ phận không ở trên cùng một trang, mâu thuẫn hướng dẫn xảy ra. Mặc dù cấu trúc ma trận nhằm mục đích thúc đẩy tinh thần đồng đội, nhưng tùy thuộc vào tính cách có liên quan, nó có thể có tác dụng ngược lại.
Để tránh hướng dẫn mâu thuẫn, hãy triển khai cơ chế cho phép các nhà quản lý kết nối trực tiếp với nhau. Những người quản lý thống nhất với các mục tiêu của dự án và luôn đồng quan điểm có thể giúp các thành viên trong nhóm không cảm thấy bị mắc kẹt ở giữa.
#4. Xung đột tiềm ẩn
Sự khác biệt chính giữa ma trận và cấu trúc phân cấp là các thành viên trong nhóm trong cấu trúc ma trận báo cáo cho hai người quản lý. Điều này làm phức tạp hóa tổ chức ma trận và đặt trách nhiệm lớn hơn cho các thành viên trong nhóm. Có hai người quản lý có thể cung cấp nhiều phản hồi và hỗ trợ hơn cho các thành viên trong nhóm, nhưng nó cũng có thể gây ra xung đột.
Giải pháp: Điều quan trọng đối với trưởng bộ phận và người quản lý dự án là giao tiếp để tránh xung đột tiềm ẩn. Khi có xung đột giữa các nhà quản lý, nhóm không nên có trách nhiệm phải lựa chọn giữa họ. Người quản lý có thể tránh xung đột bằng cách thiết lập các mục tiêu dự án rõ ràng ngay từ đầu và làm việc cùng nhau để tạo ra kết quả thành công, cho dù trực tiếp hay thông qua các nền tảng ảo.
#5. Quản lý ưu tiên
Nếu người giám sát không hợp tác, các thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp các ưu tiên trong cấu trúc ma trận. Nếu trưởng bộ phận tin rằng nhiệm vụ của họ là quan trọng nhất và người quản lý dự án đồng ý, nhóm có thể gặp khó khăn trong việc quyết định ưu tiên lời khuyên của người quản lý nào.
Khi các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ do thông tin sai lệch giữa các giám sát viên, người quản lý phải thảo luận về các nhiệm vụ của nhóm và chọn những gì nên làm trước. Hầu hết các thách thức có thể phát triển do cấu trúc ma trận có thể được giải quyết với sự tham gia tốt của nhóm, giao tiếp và sự rõ ràng.
Các kỹ năng cần thiết để trở thành một MatrixLeader hiệu quả
Người quản lý dự án hoặc người quản lý trực tiếp hướng dẫn nhóm thành công. Do đó, họ phải phát triển các kỹ năng mềm để đảm bảo hoạt động của nhóm trôi chảy.
Sau đây là một số đáng chú ý nhất:
#1. Giải quyết tranh chấp
Khi nhân viên từ các bộ phận khác nhau cộng tác trong một dự án, họ sẽ đưa ra nhiều quan điểm khác nhau, điều này thường dẫn đến những bất đồng và khác biệt. Để giải quyết những khác biệt này và duy trì sự hài hòa trong nhóm, mọi nhà quản lý phải nắm bắt các kỹ năng giải quyết xung đột thực tế.
#2. Giao tiếp và Hợp tác
Người quản lý dự án hoặc chức năng chịu trách nhiệm truyền đạt vai trò và nhiệm vụ cho tất cả các thành viên trong nhóm trong khi vẫn duy trì tính minh bạch. Kết quả là, họ phải có khả năng giao tiếp mạnh mẽ. Hơn nữa, cấu trúc ma trận đòi hỏi phải có sự trao đổi liền mạch kiến thức, tệp, v.v. giữa các phòng ban, khiến cho sự cộng tác trở thành một bộ kỹ năng thiết yếu cho các nhà quản lý.
#3. Khả năng phân tích đã được tinh chỉnh
Người quản lý dự án và người quản lý tài nguyên trong một tổ chức ma trận có thể gặp phải nhiều khó khăn có thể ảnh hưởng đến dự án. Phân phối khối lượng công việc không đồng đều, không gắn kết, giảm năng suất, tổn thất phải trả, vượt quá ngân sách/lịch trình, v.v. là một số trong số đó. Các nhà quản lý phải cải thiện kỹ năng phân tích của họ để đưa ra những đánh giá có học thức, xây dựng kế hoạch tài nguyên và dự án phù hợp nhất, đồng thời giải quyết các vấn đề như vậy.
#4. tình trạng ảnh hưởng
Khả năng thuyết phục tốt là cần thiết để thu hút mọi người trên cùng một trang, nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và thúc giục mọi người phấn đấu hướng tới một mục tiêu chung.
Để khuyến khích những người khác làm theo, một nhà quản lý hiệu quả phải làm gương và thể hiện đạo đức tốt.
# 5. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Tư duy giải quyết vấn đề là điều cần thiết để vượt qua các thách thức và giải quyết chúng nhanh chóng và hiệu quả hơn. Do đó, mọi người quản lý chức năng và tuyến phải có tư duy tích cực cũng như chiến lược giải quyết vấn đề.
Kết luận
Tổ chức ma trận là một mô hình tổ chức phân cấp đã được chứng minh là có hiệu quả về năng suất và tổ chức tại nơi làm việc. Tuy nhiên, sắp xếp tổ chức cho mỗi dự án không phải là bí quyết thành công. Chiến lược quản lý tương ứng cũng có ý nghĩa không kém. Để gặt hái những lợi ích thực sự của các loại cấu trúc tổ chức này về lâu dài, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các nhà quản lý hiểu cách giao tiếp, quản lý cảm xúc của họ và đưa ra các quyết định trong tương lai vì lợi ích tốt nhất của công ty. Do đó, quản lý dự án linh hoạt, cũng như các sáng kiến khác như quản lý đa dạng và đổi mới tiết kiệm, được khuyến khích mạnh mẽ.
- MA TRẬN QUYẾT ĐỊNH: Ý nghĩa, Sử dụng và Hướng dẫn
- MA TRẬN BCG: Định nghĩa, Ứng dụng và Tầm quan trọng
- Giải thích về ma trận Ansoff: Ví dụ thực tế, lý thuyết và chiến lược
- LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT NHÀ PHÂN TÍCH DOANH NGHIỆP: Làm thế nào để trở thành một nhà phân tích kinh doanh mà không cần kinh nghiệm (Hướng dẫn năm 2023)
- Hướng dẫn Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án (Công cụ & Phần mềm)
dự án
