Hệ thống kiểm soát quản lý là cần thiết cho mọi tổ chức và sự phát triển của nó. Bạn có thể tự hỏi tại sao doanh nghiệp của bạn dường như thiếu sót với các dự án đang triển khai. Mặc dù điều này có thể là do thiếu dữ liệu lịch sử và lỗi ước tính, nhưng cũng có thể là do bạn không sử dụng hệ thống kiểm soát quản lý cho các dự án của mình. Quản lý các nhiệm vụ khác nhau đúng cách trong một tổ chức rất có thể sẽ dẫn đến sự thành công của bất kỳ dự án nào. Bây giờ, hệ thống kiểm soát quản lý, hệ thống kiểm soát dự án và hệ thống kiểm soát hàng tồn kho có nghĩa là gì?
Hệ thống kiểm soát quản lý rất cần thiết cho các doanh nghiệp quy mô lớn và nhỏ, đó là lý do tại sao trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết hơn về hệ thống kiểm soát quản lý, hệ thống kiểm soát dự án và hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cũng như tất cả các tính năng, loại và ví dụ của chúng.
Hệ thống kiểm soát quản lý
Hệ thống kiểm soát quản lý (MCS) là một phương tiện để có cái nhìn rõ ràng hơn về cách trực quan hóa và quản lý các nguồn lực của một dự án.
Điều này có nghĩa là một cách kiểm soát và lập kế hoạch kinh doanh để nó có thể mang lại nhiều lợi nhuận hơn. Một hệ thống kiểm soát quản lý sẽ giúp dự đoán và quản lý các hoạt động của một dự án cho đến khi chúng đạt được kết quả cần thiết.
Hệ thống kiểm soát quản lý hoạt động như một công cụ giúp các nhà quản lý giám sát cách những người khác đang duy trì các nguồn lực và vốn. Ngoài ra, các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống kiểm soát quản lý cho các dự án nhỏ hơn hoặc quan trọng hơn trong các phòng ban khác nhau.
Có một số lý do khiến các doanh nghiệp sử dụng hệ thống kiểm soát quản lý cho các dự án của họ và một trong số đó là khả năng nhận phản hồi chính xác từ hệ thống kiểm soát. Các báo cáo chủ yếu sẽ chỉ ra các lĩnh vực còn thiếu trong dự án. Điều này sẽ cho phép bạn khắc phục mọi sự cố có thể đe dọa đến dự án.
Hệ thống kiểm soát quản lý có nghĩa là gì?
Một hệ thống kiểm soát quản lý có thể giúp các nhà quản lý so sánh và đo lường các chức năng của chiến lược và các mục tiêu của một dự án. Ngay cả khi kết quả ban đầu của dự án là tiêu cực, các hệ thống kiểm soát quản lý có thể chỉ ra những trở ngại và cung cấp thông tin chi tiết hơn về cách xử lý tình huống đó.
Hệ thống kiểm soát quản lý có thể được sử dụng cho các dự án lợi nhuận hoặc phi lợi nhuận.
Các loại hệ thống kiểm soát quản lý là gì?
Hệ thống kiểm soát quản lý có nhiều loại khác nhau. Dưới đây là các loại hệ thống kiểm soát quản lý:
#1. kiểm soát hành vi
Kiểm soát hành vi trong hệ thống kiểm soát quản lý giám sát mô hình giúp kiểm soát nhóm của bộ phận. Nó thường là về các hành động sẽ đạt được mục tiêu và mục tiêu của từng thành viên trong bộ phận. Khi các thành viên trong nhóm đặt mục tiêu với thái độ đúng đắn đối với dự án, điều đó đảm bảo một kết quả thành công.
# 2. kiểm soát lập kế hoạch
Lập kế hoạch là điều cần thiết trong mọi hình thức kinh doanh, dù quy mô lớn hay nhỏ. Trong hệ thống kiểm soát quản lý này, nhân viên trong mỗi bộ phận nên lập kế hoạch cho mọi dự án và nhiệm vụ. Lập kế hoạch sẽ giúp hoàn thành các mục đích và mục tiêu của tổ chức.
# 3. Kiểm soát quản lý khép kín
Trong các hệ thống kiểm soát quản lý, kiểm soát kết thúc biểu thị tính liên tục của các chi tiết có cấu trúc tốt thông qua các dự án. Với mỗi nhiệm vụ được so sánh và đánh giá, người quản lý có thể quyết định cách khắc phục mọi trở ngại phát sinh.
#4. Kiểm soát tài chính
Kiểm soát tài chính là điều cần thiết cho bất kỳ tổ chức, dự án và nhiệm vụ nào. Các nhà quản lý phụ trách bộ phận/dự án sẽ chịu trách nhiệm về loại hình kiểm soát này. Tuy nhiên, các nhà quản lý không phải là cá nhân duy nhất chịu trách nhiệm kiểm soát tài chính; các trưởng bộ phận khác và kể cả TGĐ/CFO đều phải chịu trách nhiệm.
# 5. Kiểm soát quy định và quy chuẩn
Kiểm soát theo quy định và quy chuẩn là rất quan trọng đối với các tổ chức. Nó thể hiện các chính sách và thủ tục thực tế mà một tổ chức nên tuân theo. Kiểm soát theo quy định là kiểm soát chất lượng và tài chính của tổ chức.
#6. Kiểm soát quan liêu:
Mọi tổ chức đều cần sự kiểm soát quan liêu. Đây là những nguyên tắc, quy tắc và mục tiêu giúp cải thiện một tổ chức. Trong bối cảnh này, một cá nhân trong công ty có quyền kiểm soát cao hơn trong việc thiết lập các nguyên tắc, thủ tục và chính sách.
#7. Kiểm soát chất lượng:
Kiểm soát chất lượng là rất quan trọng đối với dự án, cho dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Nó đảm bảo các dịch vụ của một tổ chức vượt quá tiêu chuẩn. Hầu hết các công ty sử dụng kiểm soát chất lượng để giúp nâng cao mọi khía cạnh của sản phẩm và dịch vụ của họ.
Bốn yếu tố của một hệ thống kiểm soát quản lý là gì?
Hệ thống kiểm soát quản lý có nhiều yếu tố khác nhau, nhưng đây là danh sách 4 yếu tố quan trọng của hệ thống kiểm soát quản lý:
# 1. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một trong những yếu tố của hệ thống kiểm soát quản lý. Nó liên quan đến việc xác định và liệt kê các mục tiêu có thể giúp đạt được kết quả mong muốn trong một dự án. Lập kế hoạch liên quan đến việc xác định sứ mệnh, mục tiêu, tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức.
#2. Phạm vi và tiêu chuẩn
Phạm vi và việc thiết lập các tiêu chuẩn nên được xác định rõ ràng trong một tổ chức kinh doanh. Phạm vi nên được đặt đúng thời gian, dự án và ngân sách.
Việc thiết lập các tiêu chuẩn là rất quan trọng đối với sự phát triển của bất kỳ tổ chức nào.
Khi các tiêu chuẩn kinh doanh theo đúng thứ tự, hiệu suất, thành công và các tiêu chuẩn của doanh nghiệp sẽ được quản lý phù hợp.
Phạm vi và tiêu chuẩn giúp đánh giá các mục tiêu, tầm nhìn, mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức
# 3. Quản lý rủi ro:
Hệ thống kiểm soát quản lý liên quan đến quản lý rủi ro. Một tổ chức nên theo dõi và đánh giá cẩn thận hiệu quả của tất cả các phòng ban. Làm điều này sẽ giúp xác định nơi mỗi bộ phận còn thiếu sót. Và cũng giúp họ tạo ra một giải pháp chiến lược lâu dài. Xác định các rủi ro liên quan đến một dự án là tấm vé một chiều để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
#4. Giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động:
Giám sát và đánh giá hiệu quả công việc là điều cần thiết đối với mọi tổ chức. Vì vậy, việc giám sát hoạt động của từng bộ phận trong một tổ chức sẽ cho phép bạn với tư cách là người quản lý thực hiện các bước quan trọng và đưa ra các giải pháp giúp phát triển bộ phận.
Một ví dụ về kiểm soát quản lý là gì?
Như đã nói trước đó, hệ thống kiểm soát Quản lý hoạt động như một công cụ được sử dụng để giám sát cách quản lý các nguồn lực và vốn trong một tổ chức. Nhưng một ví dụ về kiểm soát quản lý là gì?
Một ví dụ về kiểm soát quản lý là:
# 1. Tự động hóa:
Tự động hóa là một ví dụ về kiểm soát quản lý và nó có thể được sử dụng để giám sát các hoạt động của một doanh nghiệp.
#2. Kiểm soát thay đổi:
Kiểm soát thay đổi là điều cần thiết cho mọi tổ chức kinh doanh. Nó liên quan đến việc đánh giá, xem xét và thực hiện thay đổi trong một doanh nghiệp. Hiểu được khi nào một doanh nghiệp cần thay đổi là một trong những công cụ hiệu quả nhất trong việc kiểm soát quản lý.
# 3. Quản lý dữ liệu
Quản lý dữ liệu là cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào và là một ví dụ về kiểm soát quản lý. Biết khi nào cần bảo vệ dữ liệu và bảo mật của công ty là rất quan trọng.
#4. Kiểm soát tài chính
Đây là một ví dụ khác về kiểm soát quản lý. Với việc kiểm soát tài chính, một tổ chức kinh doanh sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về cách quản lý tài chính của mình.
Các ví dụ khác về kiểm soát quản lý
- Số liệu báo cáo
- Giám sát ngân sách chi phí
- Hiệu suất Quản lý
- Đảm bảo chất lượng
- Kiểm soát rủi ro
- Quản lý lịch biểu
- Kiểm soát an ninh
- Lập kế hoạch chiến lược
Các tính năng của một hệ thống kiểm soát quản lý là gì?
Dưới đây là một vài tính năng của hệ thống kiểm soát quản lý:
#1. Quá trình liên tục:
Một trong những đặc điểm của hệ thống kiểm soát quản lý là một quá trình liên tục. Kiểm soát quản lý là một quá trình lặp đi lặp lại và liên tục với mọi công việc mới. Để đạt được kết quả tốt hơn, phải có một quy trình năng động.
#2. Chức năng quản lý:
Chức năng quản lý là một tính năng khác của hệ thống kiểm soát quản lý. Là một nhà quản lý hoặc trưởng bộ phận, bạn phải nhận thức được chức năng của mình để đạt được kết quả mong muốn. Một chức năng quản lý bao gồm lập kế hoạch, quản lý rủi ro, kiểm soát chất lượng và quản lý tài nguyên.
#3. cơ chế:
Tương tự như chức năng quản lý, một cơ chế là một tính năng kiểm soát quản lý để đánh giá hiệu suất của các dự án và nhân viên.
Với việc kiểm soát quản lý được kiểm tra, người quản lý sẽ dễ dàng biết được những gì và ai đang thiếu sót trong một dự án.
#4. Hành động theo định hướng:
Tính năng kiểm soát quản lý này xử lý tất cả các loại nhiệm vụ tổ chức và nhân viên. Dù trực tiếp hay gián tiếp, các nhà quản lý đều có ý định kiểm soát thái độ của nhân viên đối với công việc của họ. Khi một nhân viên có vẻ thờ ơ với nhiệm vụ, trách nhiệm của người quản lý là giữ cho nhân viên đó trong tầm kiểm soát.
#5. Nhìn về phía trước:
Người quản lý phải luôn ý thức về tương lai của tổ chức, bộ phận hoặc dự án.
Mặc dù điều quan trọng là luôn kiểm tra những sai lầm trong quá khứ và hiểu lý do tại sao dự án đầu tiên không thành công, nhưng việc tận dụng những kinh nghiệm trong quá khứ để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai cũng rất quan trọng.
Tại sao các công ty có MCS?
Bạn có thể thắc mắc tại sao các công ty có hệ thống kiểm soát quản lý cho tất cả các hoạt động của họ.
Tuy nhiên, đây là một vài lý do tại sao các công ty có MCS:
#1. Để quản lý dự án đúng tiến độ:
Một hệ thống kiểm soát quản lý giúp quản lý dự án đúng tiến độ. Hầu hết các công ty sử dụng kiểm soát quản lý để theo dõi các nhiệm vụ và nhân viên.
#2. Để phát hiện lỗi:
Kiểm soát quản lý giúp phát hiện các lỗi và sự cố trong một dự án. Chúng cũng giúp phát hiện các lỗi cơ bản có thể cản trở sự thành công của một dự án.
#3. Để sử dụng hiệu quả các nguồn lực:
Các tổ chức sử dụng kiểm soát quản lý như một công cụ để giúp sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Kiểm soát tài nguyên là một tính năng thiết yếu của kiểm soát quản lý.
#4. Đối với một hệ thống kiểm soát hiệu quả:
Các công ty có một hệ thống kiểm soát quản lý để kiểm soát hiệu quả chung tất cả các lĩnh vực trong tổ chức.
Hệ thống kiểm soát quản lý dự án
Hệ thống kiểm soát quản lý dự án (PMCS) là quy trình quản lý dữ liệu, phân tích dữ liệu và thu thập dữ liệu có thể được sử dụng để ước tính thời gian và chi phí thực tế của dự án trong một tổ chức.
Nó là một phương tiện theo dõi lịch trình và chi phí dự án thông qua các chi tiết ở định dạng.
Điều này có lợi cho các tổ chức có dự án nhỏ hoặc nhiều dự án vì bạn có thể dễ dàng dự đoán kết quả có khả năng xảy ra nhất của từng dự án.
Các hệ thống kiểm soát quản lý dự án hoạt động trên các mốc thời gian chính của dự án, giám sát chi phí dự án, dự báo, quản lý hiệu suất, tạo mục tiêu quản lý rủi ro, lập ngân sách, lập kế hoạch dự án, xác định và sắp xếp các dự án theo mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của công ty.
Hệ thống kiểm soát quản lý hàng tồn kho
Hệ thống kiểm soát quản lý hàng tồn kho (IMCS) là công cụ giúp theo dõi hàng hóa và số lượng hàng hóa hiện có. Vì vậy, kiểm soát quản lý hàng tồn kho không giới hạn ở cổ phiếu và số lượng; nó giải quyết mọi khía cạnh của hàng tồn kho của một tổ chức, bao gồm vận chuyển, nhận, mua, thiếu hàng, thừa hàng, đặt hàng lại, doanh thu, v.v.
Nói chung, kiểm soát quản lý hàng tồn kho có nhiều loại, đó là:
#1. Hệ thống kiểm kê định kỳ:
Hệ thống kiểm kê định kỳ hỗ trợ các tổ chức đánh số hàng tồn kho hàng năm và hàng quý. Hệ thống kiểm kê định kỳ không tính hàng tồn kho hàng ngày. Họ theo dõi và đếm hàng tồn kho với số lượng chính xác và cũng quản lý số dư trong tài khoản mua hàng thay đổi thành tài khoản hàng tồn kho. Nó bắt đầu đếm từ khoảng không quảng cáo cuối cùng và luân chuyển chúng vào phần đầu của khoảng không quảng cáo mới.
#2. Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Hệ thống kiểm kê định kỳ là kiểm kê hàng tháng. Nó theo dõi số lượng thủ công vào đầu mỗi tháng.
Đây là một trong những hệ thống kiểm kê được sử dụng nhiều nhất trong hầu hết các tổ chức.
#3. Hệ thống kiểm kê mã vạch
Hệ thống kiểm kê mã vạch giống như việc đếm hàng tồn kho hàng ngày. Nó theo dõi hàng tồn kho ngay lập tức khi một nhân viên quét chúng và cũng theo dõi các đơn đặt hàng, chi tiết sản phẩm, báo cáo, vị trí, lịch sử của sản phẩm và doanh số bán sản phẩm.
Kết luận
Hệ thống kiểm soát quản lý là lý tưởng cho tất cả các loại hình kinh doanh. Họ có thể giúp đỡ với các hoạt động, nhiệm vụ hoặc dự án trong ngày. Nó cũng hỗ trợ các nhà quản lý với các cách để quản lý hành vi của tổ chức và bộ phận. Chúng tôi hy vọng tổng quan này hữu ích cho việc tìm kiếm các hệ thống kiểm soát quản lý, hệ thống kiểm soát dự án và hệ thống kiểm soát hàng tồn kho của bạn.
Hệ thống kiểm soát quản lý FAQs
Các công ty quy mô nhỏ có thể sử dụng hệ thống kiểm soát quản lý không?
Có, các công ty nhỏ có thể sử dụng hệ thống kiểm soát quản lý với các hoạt động và dự án hàng ngày của họ.
Quản lý kiểm soát dự án có thể quản lý dự án một cách hiệu quả không?
Đúng. Với các tính năng được liên kết với quản lý kiểm soát dự án. Bạn có thể dự đoán kết quả của các dự án của bạn.
Loại hệ thống kiểm soát hàng tồn kho nào tốt nhất?
Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tốt nhất là hệ thống hỗ trợ báo cáo hàng ngày. Quét mã vạch phù hợp với mọi loại hình kinh doanh.
Bài viết liên quan
- KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Ý nghĩa và Ví dụ
- KIỂM SOÁT VỐN: CÁC PHƯƠNG PHÁP TỐT NHẤT VỚI VÍ DỤ THỰC TẾ
- 15+ HỆ THỐNG KHO HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT vào năm 2023 (+ Tùy chọn miễn phí)
- Kiểm toán tài chính: Tất cả những gì bạn cần, Đơn giản hóa !! (+ Bản pdf chi tiết)
- Chiến lược quản lý rủi ro: 5+ chiến lược bạn có thể làm theo ngay bây giờ !!!
dự án
