Hệ thống quản lý thư viện là phần mềm được thiết kế để quản lý tất cả các chức năng của thư viện. Nó giúp thủ thư cập nhật cơ sở dữ liệu về những cuốn sách mới nhất và những cuốn sách được các thành viên mượn cùng với ngày đến hạn của chúng. Hệ thống này hoàn toàn tự động hóa tất cả các hoạt động của thư viện của bạn.
Cách đơn giản nhất để duy trì, sắp xếp và xử lý vô số sách một cách có hệ thống là triển khai phần mềm hệ thống quản lý thư viện. Một hệ thống quản lý thư viện được sử dụng để theo kịp hồ sơ thư viện. Nó theo dõi hồ sơ về số lượng sách trong thư viện, bao nhiêu phần trăm sách được phát hành, số lượng sách bị trả lại hoặc gia hạn hoặc phí phạt trễ hạn, v.v.
Bạn có thể tìm thấy sách trong giây lát, phát hành/phát hành lại sách một cách nhanh chóng và quản lý tất cả thông tin một cách hiệu quả và có trật tự bằng cách sử dụng kỹ thuật này. Một hệ thống quản lý thư viện nhằm mục đích cung cấp dữ liệu tức thì và chính xác về bất kỳ cuốn sách nào, do đó tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng.
Hệ thống quản lý thư viện làm gì?
Hệ thống này hoàn toàn tự động hóa tất cả các hoạt động trong thư viện của bạn. Cách đơn giản nhất để duy trì, sắp xếp và xử lý vô số sách một cách nhất quán là triển khai gói phần mềm hệ thống quản lý thư viện.
Một hệ thống quản lý thư viện được sử dụng để chăm sóc hồ sơ thư viện. Nó theo dõi hồ sơ về số lượng sách trong thư viện, bao nhiêu phần trăm sách đã được phát hành, bao nhiêu phần trăm sách được trả lại hoặc gia hạn hoặc phí phạt trễ, v.v.
Bạn có thể xác định vị trí sách trong giây lát, phát hành/phát hành lại sách một cách nhanh chóng và quản lý tất cả thông tin một cách nhanh chóng và có trật tự bằng cách đơn giản khai thác kỹ thuật này. Một hệ thống quản lý thư viện nhằm mục đích tạo ra kiến thức tức thời và chính xác liên quan đến bất kỳ thể loại sách nào, tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng.
Hệ thống quản lý thư viện tốt là gì?
Để có được hệ thống quản lý thư viện phù hợp phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm loại thư viện, quy mô bộ sưu tập sách, ngân sách, quy mô nhân viên và khả năng tương thích của hệ thống với các đối tác điều hành. Các yếu tố khác nhau được xem xét khi lựa chọn một hệ thống quản lý thư viện bao gồm;
#1. Thân thiện với người dùng (Giao diện hướng tới người bảo trợ)
Mục tiêu của một thư viện là hỗ trợ khách hàng tìm kiếm đúng cuốn sách. Các giao diện này với các công cụ khác nhau cho phép khách hàng tìm kiếm những gì họ yêu cầu. Hệ thống nên có các lựa chọn lọc cho người dùng lớn tuổi và các biểu tượng dễ sử dụng cho người dùng trẻ tuổi. Các công cụ dành cho người bảo trợ bao gồm các tùy chọn hữu ích để đặt trước sách, hiển thị và thông báo. Tính năng duyệt cho phép người dùng tìm sách quan tâm theo chủ đề, thể loại hoặc tác giả.
#2. Sự phù hợp chung
Phần mềm hệ thống quản lý thư viện phải là phần mềm có thể quản lý toàn bộ công việc của thư viện. Phần mềm phải linh hoạt để phù hợp với nhu cầu của thư viện. Hệ thống chủ yếu phải giải quyết công việc của thủ thư và các nhân viên khác. Hệ thống phải thân thiện với người dùng và có thể tùy chỉnh cho mọi người dùng – thủ thư, người nhận hoặc người dùng, kế toán và các nhân viên khác nhau. Các mục, nhãn, báo cáo và tùy chọn phải được tự do lựa chọn.
#3. Hồ sơ theo dõi nhà cung cấp
Thư viện nên kiểm tra nhà cung cấp và khả năng của họ trước khi mua. Nhà cung cấp nên chứng minh hàng hóa cho người dùng. Người bán nên cài đặt mã hệ thống quản lý thư viện trên các máy tính trong thư viện.
#4. Hỗ trợ và đào tạo người dùng
Nhà cung cấp phải có khả năng đào tạo người dùng cuối để vận hành hệ thống một cách thành thạo. Họ cần xác nhận dịch vụ nhanh chóng đối với các trục trặc kỹ thuật có thể xảy ra. Huấn luyện cho nhân viên phải được cung cấp sau khi phần mềm được cập nhật.
#5. Hỗ trợ web
Có nhiều loại phần mềm thư viện khác nhau. Hệ thống tại chỗ phải được hỗ trợ bởi web. Một hệ thống quản lý thư viện chủ yếu dựa trên internet là lý tưởng nhất vì nó cung cấp thông tin chi tiết về sách, tạp chí và tài nguyên tham khảo.
#6. Khả năng truy cập dễ dàng
Hệ thống phải cho phép các thư viện đại học quản lý cơ sở sinh viên của họ từ một hệ thống trung tâm có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc. Ban quản lý có thể xem xét các hoạt động của thư viện từ bất kỳ đâu. Chương trình có thể truy cập được từ thư viện, lớp học, phòng thí nghiệm máy tính xách tay, nhà riêng và bất kỳ nơi nào có kết nối trực tuyến} hoặc truy cập web.
# 7. Giá cả
Chi phí của mã máy tính hệ thống quản lý thư viện phụ thuộc vào các tùy chọn mà nó cung cấp. Tốt nhất là liệt kê cụ thể những chức năng nào cần được quản lý để thu nhỏ lại giá trị mua hàng.
Tại sao hệ thống quản lý thư viện lại quan trọng?
# 1. Chi phí hiệu quả
Trong một hệ thống quản lý thư viện, hàng đống quy trình do máy kiểm soát sẽ hạ giá hoạt động của bạn—một trong những mức giá quan trọng nhất liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Các quy trình do máy kiểm soát như mã vạch và RFID giúp việc theo dõi sách và các tài nguyên thư viện khác trở nên dễ dàng, giảm yêu cầu đối với hồ sơ trên giấy. Không cần can thiệp thủ công, các thư viện sẽ trở nên tiết kiệm và giảm số lượng nhân viên – tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.
#2. Hiệu quả công việc
Hệ thống quản lý thư viện cải thiện hiệu lực bằng cách lấp đầy khoảng trống trong các cuộc đấu tranh của thư viện. LMS sẽ cắt giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính, chẳng hạn như tìm kiếm sách, kiểm tra hoặc phân loại sách và xử lý những thứ bị mất hoặc bị hư hỏng. Các thư viện sẽ làm việc thông minh thay vì làm việc chăm chỉ và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng quen với các dịch vụ tuyệt vời.
#3. đa tác vụ
Một phần mềm hệ thống quản lý thư viện đã được phát triển để giúp các thư viện tổ chức và quản lý tài liệu của họ. LMS hiệu quả nhất cho phép các thư viện sửa đổi các quy trình liên quan đến việc mua lại, biên mục, lưu hành, RFID, v.v.
# 4. Khả năng tiếp cận
Hệ thống quản lý thư viện dựa trên đám mây cung cấp khả năng truy cập dễ dàng mọi lúc, mọi nơi. Nó loại bỏ yêu cầu phải ở một địa điểm để sở hữu quyền truy cập vào thư viện và thông tin được lưu trữ trong đó. Nó có thể truy cập thông qua một số thiết bị như máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Điều này giúp khách hàng quen và cửa hàng có thể truy cập các bộ sưu tập kỹ thuật số của họ từ mọi nơi, mọi lúc, điều này đã được chứng minh là rất hữu ích cho các trường đại học và thư viện công cộng không có đủ nhà vật lý để lưu trữ tất cả sách và tài nguyên cần thiết .
#5. Giảm lỗi
Hệ thống quản lý thư viện sẽ tạo thuận lợi cho các thư viện với phương pháp quản lý thông tin của họ. Nó tự động hóa một số nhiệm vụ thường được thực hiện bởi một chuyên gia. Phần cần thiết nhất là nó cải thiện độ chính xác của dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc giữa nhân viên và thành viên. Với hệ thống quản lý thư viện tự động, một mục đích truy cập chung giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra tất cả dữ liệu ngay lập tức.
#6. An ninh thư viện
Tất cả thông tin mà thư viện đưa vào hệ thống đều được mã hóa và chỉ người dùng và nhân viên mới có thể truy cập được bằng các quy trình xác thực như đăng nhập. Điều này giúp bảo mật thông tin tốt hơn, tránh tình trạng thông tin bị thất lạc, đánh cắp.
5 Hệ thống quản lý thư viện tốt nhất
#1. Hệ thống quản lý thư viện CodeAchi: Giải pháp tất cả trong một cho các thư viện công cộng, học viện và trường học
Hệ thống quản lý thư viện CodeAchi (LMS) là một trong những hệ thống phổ biến nhất hiện nay. Nó nổi tiếng với việc nhồi nhét nhiều chức năng vào một giao diện trực quan, thân thiện với người dùng. Do đó, nó được sử dụng rộng rãi trong các thư viện công cộng, trường học, cao đẳng và đại học trên toàn thế giới. OPAC (Danh mục truy cập công cộng trực tuyến) và trình tạo báo cáo tự động là các tính năng chính.
Bên cạnh đó, công ty phần mềm được coi là cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. Nó cũng được đánh giá cao nhờ mô-đun tính toán tiền phạt tự động, bao gồm thông báo người vay SMS tự động qua email và SMS. Phần mềm này cũng có bản dùng thử miễn phí 30 ngày để người dùng kiểm tra chức năng và giao diện. Cuối cùng, nó hỗ trợ một số hệ thống. Nhờ đó, người dùng có thể liên kết nó với các chương trình và cơ sở dữ liệu quản lý thư viện khác.
Đặc điểm quan trọng
- Các tính năng biên mục dễ sử dụng và bao gồm các trường và thẻ thiết yếu
- Cá nhân hóa các danh mục, thẻ và thông tin khác được lưu giữ cho tài liệu thư viện.
- Sử dụng các danh mục và thẻ, CodeAchi LMS cung cấp một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ cho các thư viện và người dùng.
- Nền tảng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát hành và trả lại sách cũng như các tài nguyên khác.
- Nó có một máy quét mã vạch cho các vấn đề đơn giản và trả về các hoạt động.
- Cho phép nhập dữ liệu nhanh bằng trang tính CSV hoặc Excel.
- Nó bao gồm một máy tính tiền phạt cũng như tin nhắn SMS và thông báo tự động của người vay.
- Nó bao gồm các khả năng quản lý mua sắm như mua lại, đăng ký và phát hành sách.
- Nền tảng này cung cấp chế độ xem 360 độ về tình trạng lưu thông và hàng tồn kho.
- Giá dao động từ $199 đến $1,999 cho thiết lập một lần.
- Tùy thuộc vào loại giấy phép, giá gia hạn hàng năm nằm trong khoảng từ $49 đến $149.
#2. Libero: Nền tảng cho mọi loại thư viện
Libero là một giải pháp hệ thống quản lý thư viện dựa trên đám mây nổi tiếng, rất dễ thích ứng. Nó có thể được tùy chỉnh cho các hoạt động thư viện khác nhau, bao gồm công cộng, trường đại học và công ty. Nó cũng bao gồm một phiên bản để sử dụng trong các môi trường quản lý thư viện cụ thể, chẳng hạn như bảo tàng, phòng trưng bày và thư viện di sản văn hóa. Sản phẩm này cũng bao gồm một phiên bản di động có tên Libero GO, có thể được sử dụng làm trình quản lý và quét mã vạch cũng như cổng thông tin di động.
Libero được coi là một trong những công cụ tuyệt vời nhất và có dịch vụ khách hàng đặc biệt. Hơn nữa, nhà cung cấp phần mềm luôn tìm cách để nâng cao. Hơn nữa, vì nó dựa trên đám mây nên người dùng có quyền truy cập nhanh vào công nghệ mới và các bản cập nhật khi chúng có sẵn.
Đặc điểm quan trọng
- Nền tảng dịch vụ thư viện (LSP) có thể truy cập đầy đủ thông qua trình duyệt web. Nó cung cấp các tính năng và triển khai nhắm mục tiêu đến các thư viện học thuật, công cộng, công ty và thư viện đặc biệt.
- Ứng dụng di động gốc cung cấp quyền truy cập vào các tính năng quản lý.
- Ứng dụng di động Libero GO có thể được sử dụng để quản lý và quét mã vạch.
- Thông báo cho bạn khi một nhiệm vụ được hoàn thành.
- Thông qua API của nó, nó giao tiếp với các sản phẩm của bên thứ ba khác.
- Cung cấp cho khách hàng các tùy chọn báo cáo nâng cao để tạo báo cáo tùy chỉnh.
- Người dùng có quyền truy cập ngay vào các bản nâng cấp phần mềm.
- Giao diện người dùng cuối có tính đồ họa cao, dễ sử dụng mang lại khả năng sử dụng tuyệt vời ngay lập tức.
- GIÁ CẢ
- Libero được triển khai theo thông số kỹ thuật của bạn. Do đó nó chỉ được cung cấp thông qua báo giá tùy chỉnh. Bản dùng thử miễn phí cũng có sẵn, cho phép bạn trực tiếp kiểm tra nền tảng.
#3. Alexandria: Bảng điều khiển ILS Alexandria có khả năng tùy biến cao.
Alexandria là một hệ thống thư viện tích hợp dựa trên đám mây (ILS) cho phép các thủ thư cá nhân hóa trải nghiệm thư viện. Điều này là do công cụ xây dựng giao diện, cho phép người dùng thêm các trường, nút, biểu tượng và hình ảnh tùy chỉnh. Do đó, người dùng có thể điều chỉnh trải nghiệm thư viện để thu hút khách hàng ở mọi lứa tuổi và kỹ năng đọc. Ngoài ra, mạng kết nối người dùng với các nhà cung cấp sách điện tử và cung cấp các tài nguyên miễn phí như áp phích theo chủ đề hàng tháng.
Đặc điểm quan trọng
- Nền tảng này là thiết bị độc lập. Do đó, thủ thư và người dùng có thể truy cập nó từ bất kỳ thiết bị nào.
- Người dùng có thể sử dụng các tùy chọn tùy chỉnh để tạo trải nghiệm thư viện cho những người bảo trợ ở các độ tuổi và trình độ đọc khác nhau.
- Cung cấp tính năng tìm kiếm thực tế với các bộ lọc và danh mục có thể điều chỉnh.
- Cho phép quản lý các danh mục phân tán bằng một giao diện duy nhất.
- Nó có khả năng lập bản đồ định vị bất kỳ tài liệu nào được tìm kiếm trong hệ thống.
- Để công khai các sự kiện, Alexandria có tính năng Bảng thông báo chung.
- Người dùng có thể xây dựng các địa điểm ảo để lưu trữ tài nguyên, tổ chức các hoạt động và duy trì danh sách đọc.
- Có sẵn bản trình chiếu cho các tài nguyên quảng cáo như sách đọc theo mùa, bản phát hành mới và tài liệu lớp học.
- Nó có một giao diện lưu thông dễ sử dụng để quản lý tất cả các giao dịch.
- Nó bao gồm một mô-đun báo cáo riêng biệt mà người dùng có thể sử dụng bất cứ lúc nào họ cần.
- Khả năng giao tiếp các thiết bị phụ trợ như máy quét, máy in và nhãn với phần mềm.
- Nền tảng được triển khai theo nhu cầu của khách hàng. Do đó, nó chỉ có sẵn thông qua các kế hoạch dựa trên báo giá. Bản demo miễn phí có sẵn cho những người dùng quan tâm dùng thử phần mềm.
#4. Dịch vụ quản lý WorldShare: Giải pháp triển khai hợp tác
WorldShare Management Services (WMS) là một nền tảng quản lý thư viện dựa trên đám mây có một không hai, sử dụng sự cộng tác của khách hàng và nhà cung cấp phần mềm để thiết kế một hệ thống đáp ứng chính xác nhu cầu của họ. WMS cho phép người đăng ký thiết lập các tiêu chí thành công của họ, chẳng hạn như thiết kế và KPI và sau đó cung cấp cho họ các giải pháp tùy chỉnh. Công ty cũng được biết đến với việc cho phép khách hàng tìm hiểu trong môi trường hộp cát trước khi bắt đầu sử dụng hệ thống độc đáo của họ.
Đặc điểm quan trọng
- WMS phát triển một hệ thống phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
- Công ty thường xuyên làm việc với các thư viện để tối ưu hóa và điều chỉnh nền tảng của họ.
- Với các thẻ tùy chỉnh, nó cung cấp một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ.
- Nó cho phép bạn truy cập vào một mạng lưới liên thư viện toàn cầu khổng lồ.
- WMS có các báo cáo đặt trước có thể được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động dựa trên dữ liệu.
- Cho phép tạo môi trường sao chép carbon hộp cát để đào tạo trước khi triển khai trực tiếp.
- Digby, một ứng dụng di động để quản lý thư viện và kiểm soát hàng tồn kho, cung cấp quyền truy cập vào nền tảng.
- WMS có thể được tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba.
- Được biết đến với việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và đào tạo
- WMS cung cấp giá cá nhân hóa.
#5. Phần mềm quản lý Infiniti: Nền tảng quản lý thư viện trường học
Infiniti Library Software là gói phần mềm quản lý thư viện có thể được tùy chỉnh để sử dụng trong trường học. Do đó, nó bao gồm các tính năng thúc đẩy niềm yêu thích đọc sách và các kỹ năng học tập độc lập thiết yếu. Giáo viên và thủ thư có thể phát triển nội dung được tuyển chọn cho phụ huynh và học sinh để quảng cáo các mục thư viện và học tập cá nhân bằng trung tâm cổng thông tin LibPaths. Nó cũng cung cấp các tài nguyên thư viện cho người dùng bất kể họ ở đâu—tại nhà, trong thư viện hoặc khi đang di chuyển.
Thông qua tự động hóa, phần mềm dựa trên đám mây cũng hỗ trợ thủ thư thực hiện các hoạt động thủ công, tốn thời gian. Trong số này có thông báo tự động cho các mặt hàng quá hạn.
Đặc điểm quan trọng
- Cho phép người dùng thực hiện tìm kiếm thư viện trực quan.
- Nó cung cấp các công cụ để lập danh mục cá nhân cũng như quản lý lưu thông hiệu quả.
- Tài liệu quá hạn có thể được thông báo tự động qua email bằng nền tảng.
- Nó cho phép báo cáo KPI tùy chỉnh, kỹ lưỡng.
- Cung cấp khả năng tùy chỉnh hoàn chỉnh, từ quy trình công việc đến xây dựng thương hiệu.
- Giải pháp bao gồm mã hóa dữ liệu AWS.
- Backup dữ liệu tự động hàng ngày
- Nhóm Phần mềm quản lý Infiniti xử lý tất cả các quy trình di chuyển để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
- Tích hợp với LibPaths, một trung tâm học tập ảo được xây dựng trên đám mây.
- Nền tảng này được triển khai riêng cho một thư viện. Kết quả là, nó được cung cấp thông qua báo giá tùy chỉnh.
Các thành phần của thư viện là gì?
Có rất nhiều yếu tố cho một thư viện trong nhiều lĩnh vực thay thế. Hậu cần của hầu hết các loại thư viện, để tạo ra một thư viện hoạt động và trở thành một khu vực hữu ích cho cộng đồng người dùng, được điều hành bởi nhiều bộ phận:
- Các dịch vụ kỹ thuật: họ tạo ra các nguồn thông tin có thể xác định được thông qua các danh mục và cơ sở dữ liệu.
- Dịch vụ tham khảo: Họ trả lời các câu hỏi và tạo điều kiện cho người dùng nhận ra những gì họ có để hỗ trợ người dùng nhận ra thông tin chính xác.
- Tiếp cận: Không phải tất cả các thư viện đều có bộ phận này và không thường xuyên, không gian này được đưa vào tài liệu tham khảo. Bộ phận này dành thời gian để lập trình và phát triển mối quan hệ với các bộ phận và/hoặc cộng đồng để tạo thành chương trình hữu ích và hữu ích cho người dùng. Về cơ bản, họ là những người tìm ra những gì người dùng cần từ thư viện của họ và làm việc để tạo ra những nhu cầu và mong muốn đó.
- Lưu thông: Bộ phận này chủ yếu theo dõi các nguồn dữ liệu được cho mượn và trả lại cho người dùng. Họ thường trả các tài liệu in vào giá và theo dõi số liệu thống kê về tài nguyên nào mà người dùng thư viện là nạn nhân nhiều nhất. Điều này giúp xác minh những vật liệu nào cần được loại bỏ, những vật liệu nào nên được đặt hàng và tìm hiểu xem vật liệu nào bị thiếu hoặc thất lạc, cùng với một số trách nhiệm khác nhau.
- Mua lại: Bộ phận này thường chịu trách nhiệm về việc lấy các nguồn thông tin. Nếu một thủ thư tài liệu tham khảo muốn một cuốn sách được đặt hàng, bộ phận mua lại sẽ làm việc để tìm kiếm mục đó ở mức thấp nhất. Việc mua lại thường làm việc chặt chẽ với bộ phận dịch vụ kỹ thuật.
Kết luận
Hệ thống quản lý thư viện (LMS) cho phép thủ thư theo dõi tình trạng của sách, đăng ký và thông tin người dùng. Từ việc quản lý việc mua và biên mục đến quản lý theo thứ tự, sách đã cấp/mượn, trả sách và tính ngày đáo hạn, nó giúp quản lý quy trình công việc hàng ngày trong thư viện.
Hệ thống quản lý thư viện là một phần mềm ERP để quản lý thư viện và theo dõi tất cả các cuốn sách được mượn với ngày đến hạn, lệ phí, v.v. kỹ thuật này hoàn toàn tự động hóa tất cả các hoạt động của thư viện của bạn. LMS phải thân thiện với người dùng, dễ truy cập, phù hợp và tiết kiệm chi phí.
Bài viết liên quan
- Hệ thống quản lý lực lượng lao động: Các loại, tính năng và lợi ích
- Hệ thống điểm bán hàng: Hệ thống POS tốt nhất cho doanh nghiệp
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ THỰC HÀNH: Các phương pháp tốt nhất năm 2023
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN: Hệ thống quản lý thời gian tốt nhất
- Hệ thống xử lý giao dịch: Cách thức hoạt động với các ví dụ (Hướng dẫn chi tiết)
dự án
