Quản lý kiến ​​thức: Quy trình, Loại, Ví dụ & Công cụ

Nói chung, trong các tổ chức, công việc phát triển bao gồm một mạng lưới đa dạng gồm nhiều người và cả các nhóm làm việc hướng tới các mục tiêu chung. Các nhóm hiệu quả nhất trong việc hoàn thành các mục tiêu này có các hệ thống phù hợp để họ truyền đạt kiến ​​thức quan trọng một cách nhất quán. Do đó, họ có thể truy cập nhanh vào nghiên cứu gần đây nhất và tích hợp các bài học kinh nghiệm vào các chương trình tốt hơn. Hơn nữa, quản lý tri thức có thể tăng cường phối hợp và tăng cường học tập, cộng tác và ứng dụng có ý nghĩa. Vì vậy, bài viết này sẽ là hướng dẫn tổ chức quy trình quản lý tri thức, các loại khác nhau và một số ví dụ về cách thức hoạt động của quản lý tri thức này. Ngoài ra, chúng ta sẽ xem xét một số công cụ mà chúng ta có thể sử dụng để quản lý kiến ​​thức hiệu quả.

Quản lý tri thức là gì?

Quản lý tri thức (KM) là quá trình định vị, tổ chức, lưu trữ và chia sẻ thông tin bên trong một tổ chức. Khi kiến ​​thức không dễ dàng có sẵn trong một tổ chức, thì công ty đó có thể cực kỳ tốn kém vì họ lãng phí thời gian quý báu để tìm kiếm thông tin liên quan hơn là hoàn thành nhiệm vụ.

Hệ thống quản lý tri thức (KMS) khai thác kiến ​​thức tổng hợp của tổ chức, dẫn đến tăng hiệu quả hoạt động. Việc sử dụng cơ sở kiến ​​thức hỗ trợ các hệ thống này. Chúng thường rất quan trọng để quản lý tri thức tốt vì chúng cung cấp một vị trí tập trung để lưu trữ thông tin và dễ dàng truy cập thông tin đó.

Các công ty thực hiện chiến lược quản lý tri thức sẽ sớm đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn vì tổ chức học tập và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm cho phép ra quyết định nhanh hơn trong toàn công ty. Nó cũng hợp lý hóa các quy trình tổ chức khác, chẳng hạn như đào tạo và giới thiệu, dẫn đến cải thiện sự hài lòng và giữ chân nhân viên. Chúng ta có nhiều kiểu quản lý tri thức khác nhau.

Các loại quản lý tri thức

Có ba loại quản lý tri thức, theo định nghĩa: kiến ​​thức ngầm, ẩn và rõ ràng. Việc mã hóa thông tin là yếu tố phân biệt các kiểu quản lý tri thức này.

Kiến thức chiến thuật là kiến ​​thức có được thông qua kinh nghiệm và được nắm bắt theo bản năng. Do đó, rất khó để diễn đạt và hệ thống hóa, gây khó khăn cho việc truyền đạt thông tin này cho người khác. Khả năng ngôn ngữ, nhận dạng khuôn mặt và khả năng lãnh đạo là những ví dụ về kiến ​​thức ngầm.

Trong khi một số văn học đánh giá kiến thức tiềm ẩn với kiến ​​thức ngầm, một số học giả phân biệt loại này, nói rằng khái niệm kiến ​​thức chiến lược mang nhiều sắc thái hơn. Trong khi kiến ​​thức ngầm rất khó hệ thống hóa, kiến ​​thức ngầm không phải lúc nào cũng có vấn đề này. Thay vào đó, kiến ​​thức tiềm ẩn vẫn chưa được ghi lại. Nó thường tồn tại trong các quy trình và họ thường gọi nó là kiến ​​thức “bí quyết”.

Kiến thức rõ ràng: Kiến thức rõ ràng có trong nhiều loại tài liệu như sổ tay, báo cáo và hướng dẫn, cho phép các tổ chức nhanh chóng trao đổi kiến ​​thức giữa các nhóm. Loại kiến ​​thức này có thể được biết đến nhiều nhất và các ví dụ bao gồm các tài sản kiến ​​thức như cơ sở dữ liệu, sách trắng và nghiên cứu điển hình. Loại kiến ​​thức này rất quan trọng để duy trì vốn tri thức trong một công ty cũng như để chuyển giao kiến ​​thức thành công cho nhân sự mới.

Công cụ quản lý tri thức

Các tổ chức có thể gặt hái được những lợi ích của việc quản lý tri thức bằng cách sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Ví dụ về các công cụ cho hệ thống quản lý tri thức bao gồm:

# 1. Hệ thống quản lý tài liệu

Chúng phục vụ như một hệ thống lưu trữ tập trung cho các tài liệu kỹ thuật số như PDF, ảnh và các tệp xử lý văn bản. Các hệ thống này cải thiện quy trình của nhân viên bằng cách cho phép dễ dàng truy xuất các tài liệu như các bài học kinh nghiệm.

# 2. Hệ thống quản lý nội dung (CMS)

Đây là phần mềm quản lý nội dung web và cho phép người dùng cuối cập nhật và xuất bản nội dung. CMS thường bị nhầm lẫn với hệ thống quản lý tài liệu, nhưng CMS cũng có thể hỗ trợ các loại phương tiện khác bao gồm âm thanh và video.

# 3. Mạng nội bộ

Đây là các mạng riêng hoạt động hoàn toàn trong một tổ chức và cho phép chia sẻ khả năng, công cụ và quy trình giữa các bên liên quan nội bộ. Mặc dù chúng có thể tốn thời gian và tốn kém để vận hành, chúng cung cấp nhiều chức năng phần mềm nhóm, chẳng hạn như thư mục nội bộ và tìm kiếm, hỗ trợ hợp tác.

#4. Wiki

Do tính dễ sử dụng, có thể là một công cụ quản lý tri thức phổ biến. Họ làm cho việc đăng và sửa đổi thông tin trở nên đơn giản, nhưng sự tiện lợi này có thể dẫn đến những lo lắng về thông tin sai lệch vì người lao động có thể cập nhật thông tin sai hoặc lỗi thời.

# 5. Kho dữ liệu

Những dữ liệu này hợp nhất dữ liệu từ một số nguồn thành một bộ lưu trữ dữ liệu nhất quán, tập trung, duy nhất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích dữ liệu, khai thác dữ liệu, trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học. Dữ liệu được truy xuất từ ​​các kho lưu trữ này để các doanh nghiệp có thể có được thông tin chi tiết, trao quyền cho nhân viên đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Ví dụ và thực tiễn tốt nhất để quản lý tri thức

Quản lý tri thức sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của công ty. Sau đây là một số ví dụ về quản lý tri thức phổ biến nhất:

# 1. Gia sư và đào tạo, cộng đồng thực hành, Q&A và địa điểm chuyên môn

Tất cả các ví dụ quản lý này liên quan đến việc chuyển giao kiến ​​thức trực tiếp từ người mang kiến ​​thức.

Điều này có thể được thực hiện thông qua dạy kèm trực tiếp, hội thảo đào tạo toàn công ty, trò chuyện trên internet và thảo luận nhóm, hoặc kết hợp các phương pháp này và các phương pháp khác.

Để việc bố trí chuyên môn trở thành một phần thành công của hệ thống quản lý tri thức, phải tạo một ma trận có thể tìm kiếm cho phép lập tài liệu năng lực.

Ưu điểm:

1. Câu hỏi có thể nhận được câu trả lời ngay lập tức.
2. Nếu tài liệu không rõ ràng, có thể làm rõ.
3. Các phiên động não có thể được tổ chức thuận lợi, sử dụng sức mạnh tổng hợp của kiến ​​thức và chuyên môn của nhóm.
4. Việc học trực tiếp có nhiều khả năng được nhớ lại một cách rõ ràng.

Nhược điểm:

1. Nó có thể tốn nhiều thời gian và mất tập trung vào các nhiệm vụ mà người nắm giữ kiến ​​thức đang cố gắng thực hiện.
2. Việc xây dựng và duy trì một hệ thống địa điểm chuyên môn có thể tốn nhiều thời gian.
3. Nó có thể khó khăn để ghi lại và lưu để sử dụng trong tương lai.
4. Nếu người mang kiến ​​thức rời bỏ công ty, bạn có nguy cơ mất kiến ​​thức.

# 2. Tài liệu, hướng dẫn, hướng dẫn, Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn

Những trao đổi bằng văn bản này là tuyệt vời để bảo tồn và chia sẻ kiến ​​thức. Vì vậy, ví dụ quản lý tri thức dựa trên văn bản này yêu cầu sử dụng một hệ thống để lưu trữ, phân loại và điều hướng các đối tượng. Do đó, trong nhiều trường hợp, siêu dữ liệu có thể hỗ trợ đáng kể.

Ưu điểm:

1. Có thể dễ dàng lưu trữ và lưu giữ
2. Nó là đơn giản để chia sẻ thông tin trực tuyến.
3. Thật đơn giản để tổng hợp kiến ​​thức chuyên môn của nhiều người vào một gói duy nhất.
4. Khi các giải pháp được sắp xếp gọn gàng, chúng có thể nhanh chóng đạt được.

Nhược điểm:

1. Cần nhiều thời gian hơn để tạo
2. Nếu kiến ​​thức không có cấu trúc tốt thì sẽ rất khó tìm.
3. Kiến thức phải được cập nhật.

# 3. Diễn đàn, mạng nội bộ và môi trường cộng tác

Các công cụ trực tuyến này khuyến khích thảo luận và tập hợp nhiều người có kiến ​​thức lại với nhau. Chủ đề, chuyên mục con và nhóm có thể được phân loại theo chủ đề, mức độ kinh nghiệm hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.

Ưu điểm:

1. Sự hợp tác thúc đẩy sự đổi mới.
2. Nhiều chuyên gia, bất kể họ ở đâu trên thế giới, đều có thể tập hợp lại cùng một chỗ.
3. Tạo điều kiện tiếp xúc với những người làm việc từ xa thúc đẩy tinh thần đồng đội và chia sẻ kiến ​​thức.

Nhược điểm:

1. Nó có thể là một khung cảnh hỗn loạn và ồn ào.
2. Kiến thức không được đánh giá tích cực khi nó được đưa vào các cuộc thảo luận.
3. Cần có thời gian để sàng lọc một số tin nhắn và chuỗi để có những phản hồi thích hợp.
4. Tin nhắn và chủ đề có thể không được lưu trữ.

#4. Môi trường học tập và phát triển

Tạo ra một nơi làm việc mà họ coi trọng việc học tập sẽ thúc đẩy nhân viên tiếp tục con đường học vấn của họ. Ngoài ra, khuyến khích họ sử dụng hệ thống quản lý tri thức của bạn sẽ tạo ra những cá nhân có kỹ năng tốt sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm lãnh đạo trong công ty của bạn.

Nhân viên phải có khả năng sử dụng công nghệ học tập và phát triển có cấu trúc và dễ tiếp cận để điều này xảy ra.

Ưu điểm:

1. Nó thúc đẩy nhân sự có thể phát triển theo tốc độ của riêng họ.
2. Ngoài ra, các lộ trình đào tạo có thể được vạch ra.
3. Cuối cùng, người ta có thể tìm thấy chủ thể dễ dàng hơn nhờ cấu trúc.

Nhược điểm:

1. Cần nhiều thời gian và công sức để thi công và bảo trì.
2. Nội dung phải được phát triển và cũng được duy trì một cách thường xuyên.

# 5. Nghiên cứu điển hình

Những cuộc điều tra chuyên sâu về các lĩnh vực cụ thể cung cấp hướng dẫn toàn diện cho một chủ đề.

Việc xem xét các hành động đã thực hiện, kết quả của các hoạt động đó và cả các bài học thu được có thể vô cùng hữu ích, cho phép các bài học kinh nghiệm được ghi lại và lưu trữ đầy đủ.

Ưu điểm:

1. Nó cho phép tạo ra tài liệu đầy đủ và cũng là lưu trữ các bài học kinh nghiệm.
2. Ngoài ra, nó có thể dễ dàng chia sẻ
3. Nó cũng có hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin khó

Nhược điểm:

1. Cần rất nhiều thời gian và tài năng để làm ra một thứ gì đó.
2. Nó có thể quá cụ thể để áp dụng kiến ​​thức một cách rộng rãi.

# 6. Hội thảo

Các bài giảng trực tuyến này có thể khá hữu ích trong việc phổ biến ý tưởng giữa các nhóm, chi nhánh hoặc toàn bộ công ty.

Ưu điểm:

1. Có thể được ghi lại và sử dụng lại
2. Nó là đơn giản cho tất cả nhân viên quan tâm đến tham dự.

Nhược điểm:

1. Dành thời gian và nỗ lực để lập kế hoạch, viết và cũng như cung cấp.
2. Nó là cần thiết để tổ chức.

Quy trình quản lý tri thức

Một công ty có thể sử dụng các quy trình quản lý tri thức bốn bước này để tổ chức quản lý tri thức. Đây là khám phá, thu được, xử lý và chia sẻ / lợi ích

# 1. Khám phá

Làm thế nào kiến ​​thức sẽ được khám phá trong tổ chức?

Có rất nhiều nguồn kiến ​​thức trong mọi công ty.

Bước này của quy trình xác định các nguồn kiến ​​thức, cũng như nơi lưu trữ kiến ​​thức quan trọng, những gì có thể thu được từ kiến ​​thức này và liệu kiến ​​thức có thể bị mất trong quá trình này hay không.

Sự hiểu biết vững chắc về luồng kiến ​​thức của tổ chức hỗ trợ quá trình khám phá.

# 2. Được

Kiến thức hiện có và kiến ​​thức mới sẽ được lưu trữ như thế nào?

Mọi công ty đều bao gồm một lượng lớn kiến ​​thức, kiến ​​thức này phải được lưu giữ cẩn thận và cũng có cấu trúc. Ở đây, kiến ​​thức được truy xuất dễ dàng hơn và cơ cấu tổ chức được tăng cường bằng cách xây dựng một hệ thống được lập bản đồ và sau đó được phân loại.

Điều này có thể bao gồm quét tài liệu, sử dụng siêu dữ liệu và lập chỉ mục.

# 3. Quá trình

Làm thế nào để kiến ​​thức này được tổng hợp và tích hợp một cách tốt nhất?

Giai đoạn này đòi hỏi sự kiểm tra kỹ lưỡng về kiến ​​thức thu được trong hai quá trình trước đó. Do đó, tổ chức phải tổ chức và phân tích kiến ​​thức để xác định cách tốt nhất có thể kết hợp nó vào cấu trúc của tổ chức.

Đây là giai đoạn mà tổ chức nên nuôi dưỡng và thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến ​​thức đồng thời phát triển nhân viên trở thành những người đổi mới.

#4. Hưởng lợi và chia sẻ

Làm thế nào để nhân viên trong công ty tiếp cận tốt nhất với kiến ​​thức này?

Mục tiêu của quản lý tri thức là giúp nhân viên tiếp cận kiến ​​thức trong công ty dễ dàng hơn. Giai đoạn đầu tiên là tạo ra một hệ thống chức năng, nhưng các cá nhân phải hiểu cách sử dụng hệ thống đó. Ngoài ra, việc thực hiện các chương trình đào tạo có thể hỗ trợ việc lĩnh hội các hệ thống quản lý tri thức.

Vì vậy, sau khi sử dụng hệ thống, tổ chức sẽ tăng năng suất, ra quyết định tốt hơn và đội ngũ nhân viên cũng đổi mới hơn.

Bạn khuyến khích nhân viên đóng góp vào hệ thống Quản lý Tri thức như thế nào?

Việc khuyến khích nhân viên đóng góp vào hệ thống Quản lý tri thức có thể được thực hiện bằng cách công nhận và khen thưởng những người đóng góp, làm cho quá trình đóng góp trở nên dễ dàng và dễ tiếp cận, đồng thời biến nó thành một phần trong thói quen làm việc hàng ngày của họ.

Làm cách nào để bạn đảm bảo rằng thông tin trong hệ thống Quản lý tri thức luôn được cập nhật?

Việc đảm bảo rằng thông tin trong hệ thống Quản lý tri thức luôn được cập nhật có thể được thực hiện bằng cách thường xuyên xem xét và cập nhật thông tin, đồng thời khuyến khích nhân viên cung cấp phản hồi và cập nhật.

Vai trò của văn hóa trong Quản lý Tri thức là gì?

Văn hóa đóng một vai trò quan trọng trong Quản lý tri thức bằng cách ảnh hưởng đến cách thông tin được chia sẻ và sử dụng trong một tổ chức.

Làm thế nào để bạn cân bằng nhu cầu tập trung thông tin với nhu cầu ra quyết định phi tập trung?

Cân bằng nhu cầu tập trung thông tin với nhu cầu ra quyết định phi tập trung có thể được thực hiện bằng cách triển khai hệ thống Quản lý tri thức linh hoạt cho phép lưu trữ thông tin tập trung và truy cập phi tập trung.

Một số thách thức trong việc duy trì hệ thống Quản lý tri thức là gì?

Một số thách thức trong việc duy trì hệ thống Quản lý tri thức bao gồm đảm bảo tính chính xác của thông tin, khuyến khích người dùng chấp nhận và luôn cập nhật các công nghệ mới.

Làm thế nào để bạn thúc đẩy văn hóa học tập liên tục trong một tổ chức?

Việc thúc đẩy văn hóa học tập liên tục trong một tổ chức có thể được thực hiện bằng cách cung cấp cơ hội đào tạo và phát triển nhân viên, khuyến khích nhân viên chia sẻ kiến ​​thức, công nhận và khen thưởng những cá nhân tham gia học tập liên tục.

Kết luận

Một trong những thách thức khó khăn nhất trong việc triển khai hệ thống quản lý tri thức là thuyết phục mọi người chấp nhận nó. Vì vậy, họ có thể lo ngại rằng việc triển khai một hệ thống mới sẽ ngốn quá nhiều thời gian của họ, hoặc việc chia sẻ kiến ​​thức của họ sẽ làm giảm giá trị mà họ mang lại và gây nguy hiểm cho công việc của họ. Hoặc họ có thể chỉ đơn giản là do dự trong việc kết hợp thêm một công cụ hoặc quy trình mới khác vào hoạt động của họ.

Do đó, điều quan trọng là phải có một chiến lược để không chỉ lưu trữ và chia sẻ kiến ​​thức trong tổ chức mà còn khuyến khích các đồng nghiệp làm điều tương tự. Để thành công, bạn nên hướng tới việc thúc đẩy văn hóa công sở coi trọng việc chia sẻ kiến ​​thức. Cũng không có hại gì khi có một quy trình hệ thống quản lý tri thức dễ sử dụng và tích hợp với quy trình làm việc hiện tại của nhân viên của bạn.

Hơn nữa, mục đích của công cụ quản lý tri thức không chỉ là tạo ra các kết quả kinh doanh thuận lợi. Nó cũng sẽ có tác động tốt đến nhân sự của bạn. Khi nhân viên của bạn nắm bắt được những lợi ích, cơ hội của bạn trong việc thực hiện một cách hiệu quả quy trình quản lý tri thức sẽ tăng lên đáng kể.

Câu hỏi thường gặp về quản lý tri thức

Bài viết liên quan

1. Dịch vụ trợ lý ảo: Danh sách 20 dịch vụ hàng đầu vào năm 2021
2. Quản lý đầu tư tùy ý: Tổng quan, Thuận lợi và Rủi ro
3. Quản lý tiền: 10+ Mẹo đơn giản hàng đầu để trở thành chuyên gia
4. HỆ THỐNG THÔNG TIN TIẾP THỊ: Hướng dẫn Chi tiết
5. HỆ THỐNG THÔNG TIN TIẾP THỊ: Hướng dẫn Chi tiết
6. Quản lý con người: Kỹ năng hàng đầu cho người quản lý (+ Chọn sách).