Khi bạn cần thông tin nhất định về một công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ của họ, rất có thể bạn sẽ kiểm tra trang web của họ hoặc bất kỳ nền tảng truyền thông xã hội nào của họ. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý tri thức để phổ biến thông tin cho khách hàng hoặc nhân viên của họ. Sẽ rất mệt mỏi nếu một doanh nghiệp phải quan tâm đến mọi câu hỏi của khách hàng. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp tích hợp một hệ thống quản lý tri thức để quản lý cơ sở tri thức của họ. Có nhiều loại hệ thống quản lý tri thức khác nhau và mục đích của chúng là phổ biến kiến thức, mang lại lợi ích cho tất cả các bên tham gia vào một hệ thống.
Hệ thống quản lý tri thức là gì?
Khi nói về hệ thống quản lý tri thức (KMS), chúng tôi đề cập đến bất kỳ công cụ nào mà các doanh nghiệp sử dụng để tổ chức thông tin và tài liệu hóa thông tin liên quan này theo cách mà nhân viên và khách hàng có thể dễ dàng truy cập và hiểu được nó.
Thông tin được đề cập có thể là bất kỳ thứ gì từ các câu hỏi thường gặp (FAQ) đến sách hướng dẫn, bài báo, đạo đức, v.v. Mỗi doanh nghiệp phải cố gắng có một hệ thống quản lý tri thức, không chỉ để cập nhật cho nhân viên của mình mà còn để giáo dục khách hàng hoặc bất kỳ ai cần thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, giá trị của họ, v.v. Khách hàng cũng như nhân viên của bạn phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau hàng ngày. Vào mọi thời điểm, họ sẽ cần bạn làm rõ điều gì đó hoặc giúp đỡ họ trong tình huống khó khăn.
Nếu bạn đã từng truy cập một trang web và thấy một cột có các câu hỏi thường gặp, nhấp vào nó sẽ cung cấp cho bạn danh sách một số câu hỏi mà bạn có thể sẽ hỏi về việc vận hành các sản phẩm, dịch vụ kinh doanh hoặc về bất kỳ điều gì bạn muốn biết . Đó là một trong những ví dụ về hệ thống quản lý tri thức. Doanh nghiệp hiểu rằng khách hàng hoặc nhân viên của mình có rất nhiều câu hỏi và thay vì cố gắng trả lời các truy vấn, họ đã tích hợp một hệ thống cung cấp câu trả lời và thông tin liên quan khác và đảm bảo rằng bất kỳ ai cần đến đều có thể dễ dàng truy cập.
Nói chung, chúng ta cũng có thể nói rằng hệ thống quản lý tri thức là một công cụ giúp các doanh nghiệp kết hợp thông tin tổ chức của họ lại với nhau, sau đó sắp xếp và trình bày thông tin theo cách thuận tiện và dễ dàng cho người dùng hoặc bất kỳ ai tìm kiếm thông tin.
Các loại hệ thống quản lý tri thức là gì?
Khi nói đến hệ thống quản lý tri thức (KMS), có ba loại riêng biệt. Chúng ta có thể chứng kiến sự gia tăng của những người khác trong tương lai do nghiên cứu. Sau đây là các loại KMS chính có sẵn Hệ thống quản lý tri thức toàn doanh nghiệp, hệ thống công việc tri thức và các kỹ thuật hoặc phương pháp tiếp cận thông minh.
# 1. Hệ thống quản lý tri thức toàn doanh nghiệp
Với hệ thống quản lý tri thức toàn doanh nghiệp, giờ đây các doanh nghiệp có thể tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm dữ liệu. Điều này là do tất cả những gì bạn có thể lãng phí thời gian đã được thu thập, lưu trữ và phổ biến. Bằng cách đó, người dùng có thể thoải mái tiếp cận và sử dụng kiến thức.
Hệ thống quản lý tri thức toàn doanh nghiệp được phân thành ba loại. Đó là hệ thống tri thức có cấu trúc, hệ thống tri thức bán cấu trúc và hệ thống mạng tri thức.
Hệ thống kiến thức có cấu trúc
Bạn có thể đơn giản xem hệ thống kiến thức có cấu trúc là người duy trì chính thức kiến thức được ghi lại trong một tổ chức bằng cách sử dụng các công cụ hoặc cơ sở dữ liệu nhất định. Khi nói đến kiến thức chính thức, nó có thể là bất cứ thứ gì từ quy trình đến kỹ thuật, thực tiễn tốt nhất, báo cáo nghiên cứu và sách trắng, nghiên cứu điển hình, thông tin nhân viên, thông tin hội đồng quản trị và nhà đầu tư, v.v.
Hệ thống kiến thức bán cấu trúc
Hệ thống kiến thức bán cấu trúc quản lý kiến thức của một doanh nghiệp mà không phải là một phần của các tài liệu chính thức của nó. Nó sử dụng một phương tiện khác để tổ chức, theo dõi và lưu trữ kiến thức này.
Hệ thống mạng tri thức
Khi nói đến hệ thống mạng tri thức, những kẻ này chịu trách nhiệm biến tri thức không có cấu trúc và không có tài liệu thành tri thức rõ ràng. Sau đó chúng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
# 2. Hệ thống làm việc kiến thức
Các công ty thiết lập hệ thống làm việc tri thức để cho phép các bộ phận chuyên môn của nhân sự, chẳng hạn như kỹ sư, nhà thiết kế sản phẩm, nhà nghiên cứu, kiến trúc sư, nhà khoa học, nhà phân tích tài chính, v.v., tạo ra bí quyết mới cho tổ chức.
# 3. Kỹ thuật thông minh
Các công ty sử dụng các kỹ thuật và công nghệ trí tuệ nhân tạo để nắm bắt kiến thức cá nhân và nhóm và mở rộng cơ sở kiến thức của tổ chức.
Những người khác bao gồm;
- Nghiên cứu và cái nhìn sâu sắc
- Một diễn đàn cộng đồng trực tuyến
- Hệ thống quản lý học tập
- Cơ sở kiến thức về dịch vụ của khách hàng
Ví dụ về hệ thống quản lý hiểu biết
Sau đây là một số ví dụ điển hình về hệ thống quản lý tri thức có sẵn cho các doanh nghiệp;
# 1. Canva
Hệ thống quản lý tri thức của Canva giúp việc truy cập tài liệu để bắt đầu và khắc phục sự cố trở nên đơn giản. Họ nhận ra rằng tương tác của người tiêu dùng với sản phẩm và trang web của họ là rất quan trọng đối với thành công chung của họ.
# 2. Evernote
Evernote là một lựa chọn phổ biến cho các hệ thống quản lý tri thức do tính đơn giản trong việc hiển thị thông tin. Thanh điều hướng nhìn thẳng vào bạn để bạn không cần phải tìm kiếm nó. Nó khá dễ thấy và dễ tiếp cận. Cho dù bạn là khách hàng hay nhân viên, bạn sẽ được hướng dẫn đến nơi bắt đầu tìm kiếm thông tin của mình một cách nổi bật.
# 3. Slack
Phong cách chùng thật khéo léo. Ý tôi là, những người này thực sự kết hợp các thông điệp có giá trị thương hiệu với biểu tượng riêng để thể hiện các vấn đề theo một cách mới và thú vị. Khi người dùng tương tác với Slack, mỗi phần sẽ mở rộng để hiển thị danh sách hữu ích gồm các chủ đề phụ và bài viết có liên quan trong khi vẫn giữ cố định điều hướng chính.
# 4. Instacart
Ngay cả đối với những cá nhân không hiểu biết về công nghệ, cách tiếp cận quản lý tri thức của Instacart rất dễ thực hiện. Họ có một thanh tìm kiếm nổi bật và tập trung vào các hình ảnh đơn giản trả lời các truy vấn thường xuyên của khách hàng, chẳng hạn như cách Instacart hoạt động, chi phí và cách đặt hàng. Instacart đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách đưa thông tin này lên dưới dạng FAQS, làm hài lòng khách hàng mà không làm mất thời gian của bất kỳ ai. Họ cũng có một giao diện người dùng thân thiện và, ngoài những điều này, cũng đảm bảo rằng bất cứ điều gì người dùng đang tìm kiếm đều được tham gia.
Hệ thống quản lý tri thức tốt nhất
Hàng ngày, các doanh nghiệp bắt đầu nhận thấy sự cần thiết phải tích hợp một hệ thống quản lý tri thức vào hoạt động của họ để giúp điều hành các công việc kinh doanh hàng ngày của họ một cách trơn tru. Chà, bạn sẽ đồng ý với tôi rằng không có gì tuyệt vời về điều đó cho đến khi bạn phải đối mặt với việc lựa chọn phần mềm KMS nào để áp dụng. Với rất nhiều tùy chọn để lựa chọn, bạn có thể bối rối không biết cơ sở kiến thức nào là tốt nhất cho công ty của mình. Có rất nhiều thứ trong số này có sẵn, nhưng hãy kiểm tra những điều sau đây;
# 1. Làm mới
Nếu bạn muốn có một công cụ quản lý kiến thức khá dễ sử dụng, bạn có thể tra cứu Freshworks. Nó đặc biệt trực quan và hỗ trợ trong việc phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng trong suốt hành trình của họ. Nói chung, hầu hết bạn sẽ có những khách hàng hài lòng và một lực lượng lao động hạnh phúc
Các tính năng chính của Freshworks
Sau đây là các tính năng chính của Freshworks
- Gọi để được hỗ trợ nếu bạn cần giải pháp
- Hỗ trợ bot
- Điều chỉnh các nhóm từ các phòng ban khác nhau.
# 2. Zoho Wiki
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hệ thống quản lý tri thức để xây dựng mối quan hệ và cũng hỗ trợ việc chia sẻ thông tin, đặt cược tốt nhất của bạn có thể là Zoho Wiki
Các tính năng chính của Zoho Wiki
Sau đây là các tính năng chính của công cụ Zoho Wiki KMS;
- Kiểm soát truy cập với bảo mật
- Bạn có thể tùy chỉnh giao diện của mình
- Chỉnh sửa thông tin trong phần mềm cơ sở tri thức.
# 3. Trợ giúp
Mỗi doanh nghiệp có một nhu cầu cụ thể mà nó phải làm nổi bật trước khi tích hợp một hệ thống quản lý tri thức. Nếu tất cả những gì bạn muốn là cải thiện khả năng hỗ trợ khách hàng và làm việc hiệu quả hơn với các thành viên trong nhóm của mình, cách tốt nhất có thể là Trợ giúp.
Các tính năng chính của Helpjuice
Sau đây là các tính năng chính của công cụ Helpjuice KMS;
- Nó có nhiều chủ đề khác nhau, vì vậy bạn có thể chọn để tùy chỉnh nó
- Nó có một tùy chọn tìm kiếm rất nhanh để định vị thông tin.
- Nó tiết lộ phân tích thông tin bạn sử dụng trong quá trình sử dụng
#4. Hướng dẫn Zendesk
Hướng dẫn Zendesk cho phép bạn cung cấp hỗ trợ tự phục vụ hoàn chỉnh cho người dùng cuối đồng thời trao quyền cho các đại lý của bạn để hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Một trong những điều đáng kinh ngạc về Zendesks là nó cho phép bạn bắt đầu một trung tâm trợ giúp.
Các tính năng của Hệ thống quản lý tri thức của Zendesk
Sau đây là các tính năng chính của Công cụ hệ thống quản lý tri thức của Zendesk
- Giao diện người dùng khá đơn giản để sử dụng.
- Nó cung cấp các giải pháp bán vé thông qua hệ thống quản lý tri thức.
- Thực hiện một loạt các thay đổi hoặc cập nhật đối với dữ liệu của bạn
Chọn Hệ thống Quản lý Tri thức Hoàn hảo cho Doanh nghiệp của Bạn
Quyết định tích hợp KMS vào công ty của bạn là chưa đủ, bạn phải cố gắng xác định hệ thống quản lý tri thức nào là lý tưởng cho tổ chức của bạn. Hãy xem các mẹo sau về cách chọn KMS lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn.
# 1. Tìm kiếm hiệu quả
Một trong những điều quan trọng mà một công ty phải ghi nhớ khi lựa chọn KMS của mình là một tìm kiếm mạnh mẽ. Đảm bảo rằng bất kỳ cái nào bạn quyết định tích hợp vào hệ thống của mình phải là cái có tìm kiếm thông minh và thay đổi kết quả dựa trên mức độ liên quan của người dùng. Thật khó chịu khi bạn tìm kiếm một thứ gì đó và phải được chuyển hướng hoặc phải xem qua hàng tấn tệp khác để đến được những gì bạn muốn.
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng khi lựa chọn, bạn tìm kiếm một KMS lập chỉ mục tất cả thông tin trên tất cả các loại tệp và định dạng, giúp mọi tài nguyên trong công ty của bạn đều có thể tìm kiếm được.
# 2. Tích hợp
Chọn một hệ thống quản lý tri thức có thể tích hợp tất cả các nền tảng mà nhân viên của bạn sử dụng vào một nơi.
# 3. Uyển chuyển
Đảm bảo bạn chọn một KMS linh hoạt và có thể mở rộng. Giống như một cái khác có thể thích ứng với môi trường đang phát triển vì doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ mở rộng. Hệ thống quản lý tri thức của bạn có khả năng lưu trữ nhiều thông tin hơn khi công ty của bạn tích lũy nó không? Nó có phù hợp với cơ sở khách hàng hoặc lực lượng lao động ngày càng tăng không? Hệ thống quản lý tri thức có thể mở rộng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực để di chuyển toàn bộ cơ sở tri thức của doanh nghiệp bạn giữa các công nghệ sau này.
#4. Các biện pháp an ninh
Mặc dù nó phải dễ dàng truy cập, nó cũng phải có khả năng cài đặt các biện pháp bảo mật, do đó thông tin thuộc về một số lượng hạn chế sẽ không được truy cập bởi tất cả mọi người. Vì vậy, cần có quyền và kiểm soát truy cập để quản lý luồng thông tin
# 5. Phân tích, Thông tin chi tiết và Báo cáo
Báo cáo và phân tích cho phép bạn đánh giá hiệu quả của các phương pháp quản lý tri thức của bạn. Họ có thể hỗ trợ bạn xác định số lượng thành viên và cách họ sử dụng cơ sở kiến thức doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng để mở rộng cơ sở kiến thức và giữ cho nó hữu ích.
2 loại hệ thống quản lý tri thức chính là gì?
Hệ thống công việc tri thức, hệ thống quản lý tri thức toàn doanh nghiệp và phương pháp tiếp cận thông minh là ba loại chính của hệ thống quản lý tri thức.
4 quy trình chính của quản lý tri thức là gì?
Theo các phát hiện, quá trình KM được chia thành bốn giai đoạn: thu thập kiến thức, lưu trữ, phân phối và sử dụng.
Năm thành phần của quản lý tri thức là gì?
Việc đánh giá cần giải quyết năm yếu tố cơ bản của quản lý tri thức: con người, quy trình, công nghệ, cấu trúc và văn hóa.
Mục tiêu của quản trị tri thức là gì?
Mục tiêu của quá trình quản lý tri thức là trao đổi quan điểm, ý tưởng, kinh nghiệm và thông tin để đảm bảo rằng chúng luôn sẵn sàng vào thời điểm và địa điểm thích hợp cho các quyết định sáng suốt. Nó cũng nhằm mục đích tăng hiệu quả bằng cách giảm thiểu nhu cầu khám phá lại kiến thức.
Làm thế nào để bạn giới thiệu quản lý tri thức?
Quản lý tri thức đề cập đến việc quản lý có phương pháp tài sản tri thức của công ty với mục đích gia tăng giá trị và đáp ứng nhu cầu chiến thuật và chiến lược. Nó bao gồm các chương trình, quy trình, kế hoạch và kỹ thuật hỗ trợ và cải thiện việc thu thập, phân tích, đánh giá và chia sẻ kiến thức cũng như thế hệ kiến thức.
Những lợi ích của quản lý tri thức là gì?
Ưu điểm của quản lý tri thức:
- tổ chức linh hoạt hơn.
- ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn.
- giải pháp nhanh hơn cho các vấn đề.
- đầu ra đổi mới hơn.
- hỗ trợ cho sự phát triển và thăng tiến của nhân viên.
- chia sẻ kiến thức chuyên môn
- đối thoại được cải thiện.
- nâng cao thủ tục kinh doanh.
5 rào cản hàng đầu đối với quản lý tri thức là gì?
Tìm hiểu về TOP 5 trở ngại đối với việc chia sẻ thông tin trong các đoạn sau, cùng với các giải pháp:
- Hạn chế thời gian.
- Thiếu sự sẵn sàng để thay đổi.
- Không có sự tham gia.
- Các công cụ quá phức tạp.
- mối quan tâm liên quan đến việc làm của một người.
Lợi ích của Hệ thống quản lý tri thức là gì?
- Cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và nhân viên.
- Kích thích tăng trưởng và đổi mới.
- Nó làm giảm chi phí.
- Tránh dư thừa.
- Nó cải thiện việc ra quyết định.
- Giúp theo dõi các ý tưởng
- Nó giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin
Các tính năng của quản lý tri thức là gì?
- Người dùng thân thiện
- Lưu trữ đám mây.
- Cập nhật tức thì
- Chức năng tìm kiếm
- Hệ thống phản hồi
- SỰ HỢP TÁC
- Khả năng tiếp cận và dễ sử dụng
- Tích hợp với các công cụ của bên thứ ba
- Phân tích và báo cáo có sẵn
- Tùy biến
- ứng dụng di động
Kết luận
Mỗi doanh nghiệp cần phải có một hệ thống quản lý tri thức tương ứng với quy mô kinh doanh nhỏ, vừa hay lớn. Nó làm cho thông tin của nó dễ dàng truy cập cho cả nhân viên và khách hàng.
Câu hỏi thường gặp về Hệ thống quản lý tri thức
Một số công cụ được sử dụng để xây dựng một KMS hiệu quả là gì?
- Intranet
- extranet
- Hệ thống quản lý tài liệu
- Hệ thống quản lí nội dung
- Hệ thống hỗ trợ quyết định
- wiki
- Kho dữ liệu, v.v.
Chu trình quản lý tri thức là gì?
Chu trình quản lý tri thức (KMC) mô tả các bước được thực hiện để thu thập, phân tích và phân tán thông tin trong tổ chức nhằm tạo ra kiến thức hữu ích.
- Phần mềm quản lý tri thức tốt nhất 2023: 21 lựa chọn hàng đầu
- Tài trợ thương mại: Tổng quan, Định nghĩa, Khóa học, Ví dụ
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN: Hệ thống quản lý thời gian tốt nhất
- QUẢN LÝ HỆ THỐNG MẠNG: Cách thức hoạt động
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ KIẾN THỨC: Định nghĩa và các loại
- HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP: 17+ Lựa chọn tốt nhất năm 2023 (Đánh giá chi tiết)
Tài liệu tham khảo
