Chúng ta thường sử dụng cụm từ “kiến thức là sức mạnh” trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Cho dù chúng ta có nhận ra hay không, câu ngạn ngữ này ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp đang tìm cách giữ chân và phát triển cơ sở người tiêu dùng của họ trong suốt những năm qua. Tuy nhiên, nhận biết được kiến thức này mới chỉ là một nửa của trận chiến. Một khi thông tin đã được thu thập, nó phải được tổ chức, chia sẻ và phân tích ở một định dạng có thể sử dụng được. Tin tốt là hiện nay có rất nhiều công cụ quản lý kiến thức để hỗ trợ bạn trong các giai đoạn này. Bài đăng trên blog này sẽ xem xét phần mềm cơ sở quản lý tri thức là gì, nó có thể làm gì và cũng như cách phần mềm quản lý nguồn mở có thể trợ giúp. Ngoài ra, chúng ta cùng xem bài đánh giá phần mềm quản lý tốt nhất năm 2023.
Hãy để chúng tôi bắt đầu.
Phần mềm quản lý tri thức bao gồm những gì?
Phần mềm quản lý tri thức tổ chức thông tin để nhân viên và người tiêu dùng có thể truy cập và phổ biến nó một cách nhanh chóng. Công nghệ này tổng hợp dữ liệu thành một tài nguyên chung duy nhất, ngăn chặn các ổ chứa dữ liệu và giúp thông tin dễ tiếp cận hơn. Các bên liên quan biết phải đi đâu khi họ có thắc mắc về công ty của bạn vì tất cả kiến thức đều ở một nơi.
Quản lý kiến thức phần mềm cũng cung cấp các tính năng phát triển nội dung như cơ sở kiến thức có thể được truy cập bởi cả khách hàng và nhân viên. Các công cụ tự phục vụ cho khách hàng này cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách cho phép người tiêu dùng tìm ra các giải pháp nhanh chóng và đơn giản mà không cần phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ.
Lợi ích của phần mềm quản lý tri thức
Vì phần mềm quản lý tri thức mang lại nhiều lợi thế, nên đây là một vài yếu tố chính cần nhớ.
# 1. Tương tác với Dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa
Khi dữ liệu khách hàng có thể dễ dàng truy cập, nhân viên dịch vụ có thể sử dụng nó để điều chỉnh trải nghiệm của khách hàng.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn sử dụng CRM, bạn có thể lưu thông tin về các cuộc gặp gỡ trước đây với khách hàng. Sau đó, vào lần tiếp theo một khách hàng liên hệ với công ty của bạn, bạn sẽ có thể nhớ lại thông tin đó. Điều này thúc đẩy mối quan hệ lâu dài với người tiêu dùng của bạn, giúp nâng cao trải nghiệm dịch vụ và cũng giảm tình trạng gián đoạn.
# 2. Dịch vụ khách hàng được cải thiện
Mục tiêu của phần mềm quản lý tri thức là tập trung dữ liệu. Khi điều này xảy ra, cả nhân viên và người tiêu dùng sẽ có thể xử lý các vấn đề nhanh chóng hơn.
Nhân viên nhận thức được các nguồn lực quan trọng và khách hàng có thể sử dụng các giải pháp tự phục vụ để tránh những vấp váp thường xuyên. Hơn nữa, nếu nhân viên của bạn tạo ra các giải pháp nhanh hơn, bạn có thể mong đợi mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn.
# 3. Khối lượng dịch vụ đang bị cắt
Bao gồm một nền tảng kiến thức trên trang web của bạn là một lợi ích rất lớn cho nhân viên chăm sóc khách hàng của bạn. Những mối quan tâm đơn giản của người tiêu dùng không còn cần đến sự can thiệp của đại lý.
Thay vì nhấc điện thoại hoặc gửi email, khách hàng có thể tự tìm câu trả lời. Khi bạn xóa các trường hợp đơn giản này khỏi hàng đợi hỗ trợ, nhóm dịch vụ của bạn sẽ có thể dành nhiều thời gian hơn cho các vấn đề phức tạp và khẩn cấp.
Tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về phần mềm quản lý tri thức nguồn mở là gì, điều gì phân biệt dạng cơ sở tri thức này và tại sao bạn muốn sử dụng phần mềm này.
Phần mềm quản lý tri thức nguồn mở
Cơ sở tri thức nguồn mở dựa trên phần mềm nguồn mở, có nghĩa là mã nguồn của nó là duy nhất, có sẵn mở và có thể chỉnh sửa. Bởi vì bạn sẽ phải tự mình xây dựng nó, một cơ sở kiến thức nguồn mở rất có thể cấu hình được.
Nếu bạn không muốn sử dụng cơ sở tri thức nguồn mở, bạn có thể sử dụng cơ sở tri thức SaaS để thay thế. Cơ sở kiến thức SaaS sẵn sàng sử dụng ngay khi bạn có được nó, nhưng bạn có thể không thay đổi được nó nhiều như khi làm với mã nguồn mở.
Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét thêm một số lý do tại sao bạn muốn có phần mềm quản lý tri thức nguồn mở.
Tại sao bạn cần phần mềm quản lý tri thức nguồn mở?
Bạn có thể muốn có một cơ sở kiến thức mã nguồn mở vì nhiều lý do. Để chứng minh ý tôi, hãy cùng điểm qua một số lợi ích và các trường hợp sử dụng phổ biến mà bạn sẽ nhận được nếu thực hiện theo cách tiếp cận này.
Ưu điểm và Ứng dụng Phổ biến của Phần mềm Quản lý Tri thức Nguồn Mở
Dưới đây là một số ưu điểm và các trường hợp sử dụng phổ biến để biết tại sao và khi nào bạn nên sử dụng phần mềm quản lý tri thức nguồn mở.
- Vì nó được xây dựng trong nhà nên bạn có thể tự làm (hoặc do nhà phát triển bạn thuê) xây dựng.
- Chi tiêu ít tiền hơn vì mã gốc, có thể sửa đổi cho cơ sở tri thức nguồn mở được cung cấp miễn phí.
- Khi sử dụng và mở rộng cơ sở kiến thức của bạn, hãy dựa vào các chuyên gia và nhà phát triển nội bộ để được hỗ trợ (thay vì trả tiền để có quyền truy cập vào SaaS nhóm hỗ trợ của cơ sở tri thức).
- Kết nối cơ sở kiến thức của bạn với phần mềm khác mà bạn đã sử dụng (điều này thường đơn giản vì một nhà phát triển sẽ xây dựng nó).
- Tự lưu trữ cơ sở kiến thức của bạn thay vì sử dụng máy chủ của sản phẩm khác.
Đừng để cơ sở kiến thức SaaS được xây dựng trước hạn chế khả năng mở rộng hoặc khả năng mở rộng của bạn.
Cuối cùng, trong danh sách dưới đây, bạn có thể tìm thấy các ví dụ về phần mềm quản lý tri thức nguồn mở như Bitrix24 và OpenKM.
21 phần mềm tốt nhất để quản lý tri thức
- Guru
- Trợ giúp
- Cơ sở kiến thức ProProfs
- 24 giờ Bitrix
- Khôn ngoan
- Quất
- ServiceNow
- Nổ lửa
- chữ tứ
- Ngân hàng thông minh
- mởKM
- Phần mềm cơ sở kiến thức HubSpot
- Tài liệu360
- Tài liệu
- Chổ hợp lưu
- Trợ giúpCrunch
- Trang web trợ giúp
- Thuận thảo
- KnowAll trên WordPress
- Zendesk
# 1. Guru
Guru là một phần mềm kết nối tất cả dữ liệu của công ty bạn. Nó sử dụng trí tuệ nhân tạo để đề xuất thông tin cho đại diện của bạn trong thời gian thực, loại bỏ nhu cầu nhóm của bạn tìm kiếm thông tin trong quá trình tương tác với dịch vụ.
Ngoài ra, bạn càng sử dụng Guru, phần mềm càng trở nên tốt hơn. Hiệu suất của Guru sẽ cải thiện ngoài giờ khi nó học hỏi và thích nghi với quy trình làm việc hàng ngày của nhóm bạn, nhờ vào học máy.
# 2. Trợ giúp
Helpjuice cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh độc nhất vô nhị cho phép bạn cá nhân hóa mọi lĩnh vực trong cơ sở kiến thức của mình. Điều này bao gồm các tùy chọn định dạng giúp bố cục thân thiện hơn với người đọc của bạn.
Trước khi xuất bản, tác giả có thể cộng tác trên các bài đăng mới và chia sẻ bản xem trước trang. Nếu họ mắc lỗi, mọi bản sửa đổi sẽ được lưu để bạn có thể quay lại các phiên bản trước đó của bài đăng của mình khi cần thiết.
# 3. Cơ sở kiến thức ProProfs
Cơ sở kiến thức ProProfs là một nền tảng đơn giản nhưng hiệu quả cho phép bạn cung cấp hỗ trợ tự lực ngay lập tức cho khách hàng và nhân viên của mình. Ứng dụng này, thích hợp cho các tổ chức và công ty nhỏ, cũng có thể được sử dụng để tạo các bài báo cơ sở kiến thức ngay từ đầu, nhập các tài liệu từ hoặc tệp PDF hiện có và xuất bản chỉ với một cú nhấp chuột. Để bắt đầu nhanh chóng, công cụ này cung cấp một số mẫu được thiết kế chuyên nghiệp. Hơn nữa, hệ thống báo cáo tích hợp của nó cung cấp thông tin chi tiết về những câu hỏi mà mọi người đang tìm kiếm và những câu trả lời mà họ không tìm thấy. Bạn có thể sử dụng thông tin này để thường xuyên xây dựng và làm mới nền tảng kiến thức của mình.
# 4. Bitrix24
Bitrix 24 là một cơ sở kiến thức mã nguồn mở, miễn phí giúp tổ chức và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Phần mềm phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả SMBS và doanh nghiệp.
Mã Bitrix24 hoàn toàn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn hoàn toàn cá nhân hóa cơ sở kiến thức của mình. Bạn cũng có thể tăng khả năng của cơ sở kiến thức của mình bằng cách tích hợp nhiều ứng dụng.
# 5. Sabio
Sabio tự lập hóa đơn là “giải pháp kho dịch vụ” nhằm mục đích tối đa hóa giá trị dữ liệu của công ty bạn. Đó là một hệ thống liên tục được cập nhật, với các đặc quyền và tính năng mới được bổ sung thường xuyên.
Chức năng “Cây”, cho phép người dùng khám phá nhanh chóng thông qua các mục được liên kết trong cơ sở kiến thức của bạn, là một trong những tính năng quan trọng nhất của nó. Điều này cải thiện trải nghiệm người dùng bằng cách chủ động đề xuất thông tin liên quan đến mục tiêu của người dùng.
# 6. Quip
Quip bao gồm một công cụ tài liệu mạnh mẽ cho phép bạn xây dựng và tải lên các bài báo cơ sở kiến thức mới. Bạn có thể lưu trữ tất cả dữ liệu công ty của mình ở một nơi bằng cách tải lên bảng tính, trình chiếu, cuộc trò chuyện với khách hàng và nhiều loại tệp khác.
Quip cũng bao gồm tính năng trò chuyện nội bộ, cho phép nhóm của bạn cộng tác trong việc tạo nội dung. Nhóm của bạn sẽ tránh được thông tin sai lệch, thường dẫn đến nội dung không chính xác hoặc khó hiểu, bằng cách cộng tác trong thời gian thực.
# 7. ServiceNow
ServiceNow cung cấp cả giải pháp quản lý tri thức bên trong và bên ngoài. Các tùy chọn nội bộ hỗ trợ nhóm CNTT quản lý và ghi lại các yêu cầu dịch vụ đến bằng cách lưu các tương tác dịch vụ vào cơ sở dữ liệu tập trung. Điều này cho phép CNTT, các nhóm, tạo ra các bài báo cơ sở kiến thức dựa trên các vấn đề điển hình của nhân viên.
#số 8. Bloomfire
Bloomfire là một phần mềm quản lý tri thức dựa trên nền tảng đám mây, hỗ trợ khả năng tự cung ứng cho cả nhân viên và khách hàng. Nó phân loại thông tin bằng cách sử dụng các thẻ do AI tạo, giúp dữ liệu được truy cập thường xuyên của bạn trở nên dễ tiếp cận hơn.
Nó cũng cho phép bạn kết nối các công cụ như Slack, Dropbox và Google Drive với cơ sở dữ liệu trung tâm của mình. Bạn có thể tải các bài báo hiện có lên Bloomfire và sau đó chuyển đổi chúng thành các bài báo cơ sở kiến thức tự phục vụ theo cách này.
# 9. Tettra
Tettra là một giải pháp quản lý tri thức đội ngũ nội bộ. Nó dễ sử dụng và điều hướng, với giao diện trực quan. Tính năng đáng chú ý nhất của nó là tích hợp Slack, cho phép người dùng đặt câu hỏi trực tiếp từ ứng dụng Slack. Nhân viên có thể tìm kiếm và trao đổi các câu trả lời từ cơ sở kiến thức mà không cần rời khỏi công cụ nhắn tin nội bộ của họ.
# 10. IntelligenceBank
IntelligenceBank là trung tâm một cửa hỗ trợ nhóm dịch vụ của bạn phù hợp với các nỗ lực bán hàng và tiếp thị của bạn. Ví dụ, ngoài các tính năng dịch vụ, nó bao gồm hỗ trợ bán hàng các tính năng đảm bảo nhóm bán hàng của bạn có quyền truy cập vào dữ liệu khách hàng cập nhật nhất. Các tùy chọn này cho phép đại diện bán hàng cá nhân hóa các đề xuất và thông báo cho người quản lý khi có mặt hàng mới.
# 11. OpenKM
OpenKM là một nền tảng kiến thức và nội dung hệ thống quản lý đó là mã nguồn mở và miễn phí. Nó hỗ trợ sắp xếp, chia sẻ và đánh giá tài liệu bạn muốn đưa vào cơ sở kiến thức của mình.
Với OpenKM, bạn có thể tạo nhiều thư viện tài liệu và cấp quyền truy cập cho khách truy cập trang web của bạn cũng như toàn bộ tổ chức (ví dụ: giả sử bạn đang xây dựng một thư mục nội bộ).
# 12. Phần mềm cơ sở kiến thức HubSpot - Phần mềm cơ sở kiến thức mạnh mẽ nhất cho các nhóm quy mô
Phần mềm cơ sở kiến thức này cho phép bạn phát triển tài liệu cơ sở kiến thức của riêng mình, bao gồm các chủ đề và chủ đề mà khách hàng thường xuyên tìm kiếm. Không cần thiết phải làm việc với các mẫu để học cách sử dụng chúng. Điều tuyệt vời về ứng dụng này là nó bao gồm các tính năng SEO để hỗ trợ bạn dễ dàng khám phá thư viện của mình.
Hơn nữa, nó liên kết với các kênh giao tiếp khác, như email hoặc trò chuyện, để cải thiện liên hệ với khách hàng và hỗ trợ mọi người khám phá nội dung họ cần nhanh nhất. Hơn nữa, giao diện người dùng cực kỳ thân thiện, cho phép người dùng điều hướng đơn giản qua nội dung và thông tin. Công cụ này đảm bảo rằng nội dung trong tương lai sẽ dễ dàng tìm kiếm, xem, đọc hoặc sử dụng.
# 13. KnowAll trên WordPress - Phần mềm quản lý tri thức WordPress đầy đủ tính năng
KnowAll nổi tiếng và là một trong những phần mềm quản lý kiến thức WordPress tốt nhất. Nó sở hữu tất cả các khả năng cần thiết để xây dựng một cơ sở kiến thức có cấu trúc tốt. Bạn cũng có thể thêm các plugin vào trang web của mình để thêm các chức năng và tính năng mới, cũng như kết hợp nó với một số ứng dụng bên thứ ba yêu thích của bạn.
# 14. HelpCrunch - Phần mềm quản lý tri thức tốt nhất dành cho khách hàng tự phục vụ
HelpCrunch là một phần mềm cơ sở kiến thức độc nhất vô nhị bao gồm rất nhiều tính năng phức tạp như bán vé, trò chuyện, tiếp thị qua email, cơ sở kiến thức, cửa sổ bật lên và nhiều tính năng khác. Về bản chất, đây là một giải pháp hỗ trợ khách hàng tất cả trong một với thiết kế siêu đẹp để thân thiện với người dùng nhất có thể.
Một tính năng giúp phân biệt công cụ này với những công cụ khác là khả năng chỉnh sửa dữ liệu SEO trực tiếp, có nghĩa là bạn có thể xác định những thứ như mô tả meta, tiêu đề meta và từ khóa. Nó cũng có một chức năng kiểm soát truy cập mới cho phép bạn thiết lập các hạn chế đối với các bài báo cụ thể bằng cách sử dụng mật khẩu.
# 15. HelpSite - Phần mềm quản lý kiến thức đơn giản nhất cho các doanh nghiệp nhỏ hơn
Khi so sánh với các tùy chọn quản lý tri thức khác, tùy chọn này rất có thể là đơn giản nhất và ít tốn kém nhất. Nó cung cấp cho người dùng một trình soạn thảo văn bản cơ bản có tất cả các chức năng chỉnh sửa cần thiết nhưng không có chức năng nâng cao nào. Khi nói đến tùy chỉnh, có rất ít lựa chọn thay thế.
Bạn cũng có thể đưa biểu mẫu liên hệ vào cơ sở kiến thức của mình, biểu mẫu này sẽ tự động đề xuất các bài viết có liên quan đến những người dùng đang cố gắng liên hệ với bạn. Điều này giúp bạn giảm đáng kể số lượng yêu cầu hỗ trợ mà nhóm hỗ trợ của bạn thường phải giải quyết, giúp họ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
# 16. Concord - Công cụ quản lý tri thức dễ dàng nhất để quản lý hợp đồng
Concord là một giải pháp quản lý tri thức tập trung vào việc lưu trữ các tài liệu hợp đồng. Nó cung cấp cho các doanh nghiệp một giải pháp có một không hai để điều hướng quy trình hợp đồng - từ thời điểm hợp đồng được ký kết cho đến thời điểm ý tưởng của hợp đồng được thực hiện.
Phần mềm cơ sở kiến thức nội bộ này cho phép bạn tạo hợp đồng bằng cách sử dụng các mẫu và tài liệu được tạo sẵn, cũng như xem xét các hợp đồng với bên thứ ba cả trực tuyến và ngoại tuyến. Chương trình này cũng cho phép bạn phê duyệt và ký các thỏa thuận, cũng như lưu và quản lý chúng và các loại giấy tờ khác.
# 17. Document360 là phần mềm quản lý tri thức độc nhất vô nhị dành cho các doanh nghiệp đang phát triển.
Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp quản lý tri thức cho các nhóm lớn hơn, Document360 là giải pháp nên đi cùng. Nó cung cấp một lượng lớn các công cụ cộng tác tốt nhất cũng như một trình soạn thảo văn bản với tất cả các khả năng chỉnh sửa và tạo kiểu cần thiết. Nó cũng cho phép bạn bao gồm video, ảnh, bảng, mẫu mã và cuộc gọi.
Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý tri thức tốt nhất này để phát triển cơ sở tri thức bên trong và bên ngoài, cũng như nhiều trang cơ sở tri thức cho các dự án khác nhau mà bạn và nhóm của bạn đang thực hiện. Phần mềm này cũng cho phép bạn tạo các thành viên trong nhóm và giao cho họ các nhiệm vụ khác nhau. Các thành viên trong nhóm của bạn sau đó có thể ngay lập tức nhận xét về các bài báo và đặt tên cho đồng nghiệp của họ.
Document360 cung cấp hai loại báo cáo: tìm kiếm và tổng quan về hiệu suất. Điều này cho phép bạn xem các bài viết của bạn đang hoạt động tốt như thế nào và có bao nhiêu người đang đọc chúng.
# 18. Confluence - Một phần mềm cơ sở kiến thức tuyệt vời để cải thiện không gian làm việc của nhóm của bạn
Hợp lưu là một lựa chọn khác để xem xét khi tìm kiếm phần mềm quản lý tri thức tốt nhất. Atlassian đã phát minh ra công nghệ này, giúp cải thiện đáng kể sự hợp tác bằng cách giúp các nhóm trao đổi kiến thức và cộng tác trong nhiều dự án dễ dàng hơn. Hơn nữa, nó được liên kết với nhiều ứng dụng Atlassian, sẽ cung cấp cho bạn tất cả các chức năng mà bạn yêu cầu.
Nó cũng bao gồm hơn 15 mẫu để giúp bạn bắt đầu với công cụ nhanh chóng và hiệu quả. Bạn cũng có thể thêm GIF, phim và ảnh vào các trang web để làm cho chúng hấp dẫn hơn với người dùng. Bạn cũng có thể sắp xếp các trang liên quan với nhau để giúp người dùng khám phá thông tin hoặc tài liệu họ cần dễ dàng hơn.
# 19. Docebo - Phần mềm quản lý tri thức tốt nhất cho trải nghiệm học tập vượt trội
Một trong những điều tốt nhất về các giải pháp quản lý tri thức là chúng cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình theo cách bạn muốn đồng thời cho phép bạn học nhanh chóng trên đường. Docebo là một trong những hệ thống cơ sở kiến thức này, cho phép bạn phát triển, lưu trữ và cung cấp một số lượng lớn các khóa học, lớp học đa phương tiện và các loại tài liệu hướng dẫn khác, tất cả ở một địa điểm.
Docebo cung cấp các tiện ích được tạo sẵn cũng như quy trình giới thiệu và giao diện người dùng đơn giản và thân thiện với người dùng, giúp đơn giản hóa toàn bộ trải nghiệm học tập và làm cho tất cả nội dung học tập trở nên hấp dẫn và tương tác hơn. Nó có một thư viện tài liệu lớn và tăng cường học tập với các tính năng Khám phá, Huấn luyện và Chia sẻ.
# 20. Zendesk - Phần mềm quản lý tri thức thông minh để cải thiện khả năng tự phục vụ
Điểm tuyệt vời nhất của Zendesk là, ngoài vai trò là phần mềm nền tảng kiến thức, nó còn là một trong những giải pháp hỗ trợ khách hàng lâu đời và nổi tiếng nhất trên thị trường. Nó bao gồm các diễn đàn cộng đồng và một trung tâm trợ giúp. Nó cũng cho phép bạn viết bài bằng một trình soạn thảo văn bản mạnh mẽ và sử dụng các chủ đề tùy chỉnh để cá nhân hóa trung tâm trợ giúp của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể tận dụng các khả năng vượt trội tuyệt vời như khôi phục, lịch sử nội dung, kiểm soát truy cập và quyền xuất bản. Khách hàng cũng có thể truy cập cơ sở kiến thức của bạn bằng nhiều ngôn ngữ và sử dụng các công cụ trò chuyện và bán vé. Nhìn chung, nếu bạn là một tổ chức lớn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý hàng trăm khách hàng một cách thường xuyên, Zendesk Support Suite là một lựa chọn tốt.
Phần mềm quản lý tri thức hỗ trợ học tập liên tục và phát triển chuyên môn như thế nào?
Phần mềm quản lý tri thức hỗ trợ phát triển chuyên môn và học tập liên tục. Nó tập trung thông tin, kiến thức và quyền truy cập của nhân viên. Nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần để học hỏi và phát triển với quyền truy cập vào vô số kiến thức và tài nguyên. Gamification, phân tích và phản hồi hỗ trợ việc học liên tục trong phần mềm quản lý kiến thức.
Phần mềm quản lý tri thức có thể giúp đáp ứng các yêu cầu tuân thủ và quy định không?
Phần mềm quản lý tri thức giúp các công ty tuân thủ các quy định. Phần mềm quản lý tri thức tổ chức và làm cho thông tin và tài liệu quan trọng có thể truy cập được bằng cách cung cấp một kho lưu trữ tập trung, an toàn. Điều này làm giảm sự không tuân thủ và cải thiện hiệu quả và độ chính xác. Kiểm soát phiên bản, quá trình kiểm tra và quyền của người dùng giúp đảm bảo tuân thủ và bảo mật trong một số phần mềm quản lý kiến thức.
Phần mềm quản lý tri thức hỗ trợ cộng tác và làm việc theo nhóm như thế nào?
Phần mềm quản lý tri thức giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin và cộng tác. Các nhóm có thể cộng tác, chia sẻ kiến thức và tìm thông tin trên một nền tảng trung tâm. Phần mềm quản lý tri thức thường bao gồm các công cụ giao tiếp thời gian thực như phòng trò chuyện, diễn đàn thảo luận và công cụ cộng tác. Phần mềm quản lý kiến thức có thể tăng năng suất của nhóm bằng cách cải thiện luồng thông tin và kiến thức.
Làm cách nào tôi có thể đảm bảo tính bảo mật cho kiến thức của công ty tôi được lưu trữ trong phần mềm?
Bảo vệ kiến thức được lưu trữ trong phần mềm của công ty bạn là rất quan trọng. Mã hóa dữ liệu, xác thực và ủy quyền người dùng, khắc phục thảm họa và sao lưu nên được xem xét khi chọn phần mềm quản lý kiến thức. Xem xét bảo mật vật lý và mạng của nhà cung cấp để bảo vệ dữ liệu của bạn. Để bảo mật và quản lý thông tin nhạy cảm, điều quan trọng là phải biết ai có quyền truy cập và thiết lập chính sách.
Làm cách nào tôi có thể đảm bảo rằng nhóm của mình áp dụng và sử dụng phần mềm quản lý tri thức một cách hiệu quả?
Giao tiếp, đào tạo và hỗ trợ là cần thiết để giúp nhóm của bạn sử dụng phần mềm quản lý tri thức. Bắt đầu bằng cách giải thích cách phần mềm sẽ giúp họ hoạt động. Cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục để giúp họ bắt kịp. Bằng cách làm cho thông tin dễ tìm và thưởng cho những nhân viên đóng góp vào hệ thống quản lý tri thức, bạn có thể khuyến khích việc sử dụng.
Làm cách nào để đo lường sự thành công của việc triển khai phần mềm quản lý kiến thức của tôi?
Đặt mục tiêu và số liệu để đánh giá việc triển khai phần mềm quản lý tri thức của bạn. Tỷ lệ chấp nhận, tạo và chia sẻ nội dung tri thức, tìm kiếm và yêu cầu thông tin cũng như cải thiện hiệu quả là các chỉ số phổ biến. Xem xét phản hồi của nhân viên và sự hài lòng của phần mềm. Để đo lường chính xác tác động của phần mềm đối với doanh nghiệp của bạn, hãy thường xuyên xem xét và điều chỉnh các chỉ số của bạn.
Kết luận
Chúng tôi hiểu rằng việc đưa ra quyết định có thể là một quá trình khó khăn và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng rằng chúng tôi đã cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu sắc về tất cả những lợi ích và thiếu sót của phần mềm quản lý tri thức mà chúng tôi đã mô tả ở trên và chúng sẽ hỗ trợ bạn đưa ra quyết định.
Tuy nhiên, nếu mục tiêu cuối cùng của bạn là hợp lý hóa việc quản lý kiến thức và cung cấp cho mọi người trong nhóm quyền truy cập vào tất cả thông tin họ cần, chúng tôi cảm thấy Infinity là công cụ bạn cần thêm vào bộ công cụ của mình. Nó cung cấp tất cả các tính năng bạn cần để khai thác kiến thức tích lũy và tăng năng suất và hiệu quả của nhóm về lâu dài.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý tri thức
Lực lượng bán hàng có nền tảng kiến thức không?
Cơ sở Kiến thức Salesforce của bạn là được xây dựng từ các bài kiến thức, là các tài liệu thông tin. … Kiểm soát vị trí và thông tin được xuất bản hoặc chia sẻ dựa trên bố cục trang bài viết, hồ sơ người dùng, hành động và các cài đặt khác. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Kiến thức trong cả Salesforce Classic và Lightning Experience.
SharePoint có phải là một hệ thống quản lý tri thức không?
SharePoint phù hợp nhất để trở thành công cụ nội bộ, cộng tác, được kiểm soát theo phiên bản cho chiến lược Quản lý tri thức của bạn. Nói một cách dễ hiểu, điều này có nghĩa là giữ thông tin công ty của bạn ở một nơi, có thể truy cập được trong một nhóm lớn, phân tán và cho phép mọi người cộng tác theo cách tốt hơn
Bốn loại quản lý tri thức là gì?
Bốn thành phần tốt nhất của quản lý tri thức là con người, quy trình, nội dung / CNTT và chiến lược. Bất kể ngành, quy mô hoặc nhu cầu kiến thức của tổ chức của bạn, bạn luôn cần những người dẫn dắt, bảo trợ và hỗ trợ chia sẻ kiến thức. Bạn cần các quy trình xác định để quản lý và đo lường các luồng kiến thức.
Microsoft có phần mềm cơ sở tri thức không?
Một số công ty sử dụng SharePoint (một phần của Microsoft Office) như một cách khác thường để xây dựng cơ sở kiến thức về công ty. … Microsoft SharePoint thực sự được sử dụng như một hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu và phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau. Nó có kiểm soát phiên bản và quy trình làm việc được chia sẻ - tất cả những thứ bạn cần để có cơ sở kiến thức
- Hệ thống quản lý tri thức: Hướng dẫn chi tiết
- Quản lý kiến thức: Quy trình, Loại, Ví dụ & Công cụ
- QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP NHỎ: Phần mềm Tốt nhất cho Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ (+ Hướng dẫn & Mẹo nhanh)
- Tiếp thị mối quan hệ: Hướng dẫn AZ (+ Mẹo miễn phí)
- Cơ sở cảm ứng: Tổng quan, Định nghĩa, Mẫu email (+ Mẹo miễn phí)
