Định hướng công việc mạnh mẽ giúp nhân viên quen thuộc hơn với công ty. Điều này có thể dẫn đến năng suất tốt hơn, các thành viên trong nhóm cộng tác nhiều hơn và tỷ lệ duy trì cao hơn. Là người quản lý, bạn phải thiết lập một quy trình định hướng công việc rõ ràng cho nhân viên mới làm theo để họ cảm thấy thoải mái, tự tin và sẵn sàng làm công việc hữu ích. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ thảo luận về định hướng công việc là gì, lợi ích của việc có định hướng công việc, những điều cần bao gồm trong định hướng công việc và cách chuẩn bị cho định hướng công việc.
Định hướng công việc là gì?
Định hướng công việc diễn ra trong vài ngày đầu tiên nhân viên mới làm việc. Nó đòi hỏi phải trình bày chúng với nhóm của họ, thể hiện không gian làm việc của họ và hoàn thành tài liệu nhân viên mới. Thông thường, nhân viên sẽ dành một số thời gian định hướng công việc để kiểm tra thông tin giới thiệu như quy định về trang phục, đặc quyền và tiền lương.
Một nhân viên mới cũng sẽ trải qua quy trình định hướng công việc của họ trong bộ phận mà họ sẽ làm việc. Bạn có thể sử dụng thời gian này để giải thích các công việc hàng ngày của họ, giúp họ làm quen với phần mềm hoặc thiết bị họ sẽ sử dụng và giới thiệu họ với các thành viên trong nhóm mà họ sẽ làm việc cùng. Quá trình định hướng công việc nên chào đón và thoải mái cho nhân viên mới, khiến họ cảm thấy được chào đón và hào hứng bắt đầu nhiệm vụ của mình.
Lợi ích của quá trình định hướng công việc
Cho phép người lao động làm quen với vai trò của họ và tổ chức thông qua quá trình định hướng công việc có thể nâng cao mức độ thoải mái của họ và khuyến khích họ cung cấp công việc có chất lượng cao. Sau đây là một số ưu điểm phổ biến nhất của việc tiến hành quy trình định hướng công việc:
#1. Cung cấp một nắm bắt rõ ràng về các tiêu chuẩn của công ty và nghĩa vụ công việc:
Nhân viên có được thông tin cụ thể về các chính sách, tiêu chuẩn và trách nhiệm trong quá trình định hướng có nhiều khả năng tuân thủ các quy tắc của tổ chức hoặc hoàn thành nhiệm vụ rõ ràng hơn.
#2. Tăng năng suất và hiệu quả:
Cung cấp cho nhân viên một quy trình định hướng công việc rõ ràng và đầy đủ có thể thúc đẩy sự tự tin của họ vào khả năng của họ để mang lại chất lượng công việc phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Nó cũng làm cho các cá nhân cảm thấy thoải mái và tự tin hơn, dẫn đến ít sai sót hơn trong công việc và tăng mức độ sản xuất.
#3. Khuyến khích một môi trường hợp tác hơn:
Khi bạn thiết lập một quy trình định hướng để mời và chào đón nhân viên mới vào nhóm của họ, họ sẽ cảm thấy được kết nối nhiều hơn với đồng nghiệp của mình và có nhiều cảm hứng hơn để tương tác với các thành viên trong nhóm và người giám sát.
Định hướng công việc nên bao gồm những gì?
Khi nhân viên bắt đầu công việc mới, bạn nên đảm bảo rằng định hướng của họ bao gồm mọi thứ họ cần biết. Danh sách dưới đây sẽ đảm bảo rằng bạn không bỏ qua bất kỳ thông tin quan trọng nào khi bạn tạo định hướng công việc thành công nhất có thể.
#1. Tổng quan về Tổ chức
Ngay cả khi quy trình phỏng vấn của bạn kỹ lưỡng, những người lao động tương lai sẽ có câu hỏi về công ty, các nguyên tắc và văn hóa của công ty. Nếu bạn chia sẻ thông tin này trước thời hạn, bạn sẽ có thể lường trước được một số câu hỏi phổ biến nhất của nhân viên mới.
#2. Thủ tục và chính sách
Khía cạnh này của quá trình định hướng công việc có thể không thú vị, nhưng nó là cần thiết. Các chính sách và thủ tục của công ty (P&P) phác thảo tất cả các quy tắc và quy định mà nhân viên phải tuân theo khi làm việc. Điều này chứa các quy tắc an toàn, hướng dẫn về quy định trang phục, chính sách công bằng và thông tin về cách xử lý các vi phạm P&P.
#3. Lợi ích và thông tin thanh toán
Nhân viên nên được cung cấp tất cả thông tin họ yêu cầu liên quan đến đặc quyền và thanh toán ngay từ đầu. Đây là một trong những khía cạnh phức tạp hơn khi bắt đầu một công việc mới. Nhân viên có thể bị phân tâm trong nhiều ngày nếu các câu hỏi về phúc lợi chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm và bảng lương không được xử lý hiệu quả.
#4. Trách nhiệm và vai trò
Các nhà quản lý sẽ bối rối nếu nhiệm vụ và trách nhiệm không được xác định rõ ràng trước khi bắt đầu tuyển dụng mới. Định hướng nhân viên nên xác định những gì được và không được trong mô tả công việc của họ. Điều này sẽ hỗ trợ các thành viên mới trong nhóm tiếp tục tập trung vào công việc quan trọng.
#5. Tham quan cơ sở vật chất
Đây là một thành phần quan trọng của định hướng công việc nếu nhân viên mới của bạn đang làm việc tại chỗ hoặc tham gia vào công việc kết hợp. Quan trọng nhất, chuyến tham quan cơ sở cho người thuê mới biết vị trí bàn làm việc của họ hoặc nơi họ có thể làm việc. Ở mức độ thực tế, chuyến tham quan không chỉ bao gồm việc chỉ cho họ biết phòng nghỉ của văn phòng và phòng tắm ở đâu mà còn cả nơi họ có thể lấy cà phê, đồ ăn nhẹ và đồ dùng văn phòng.
#6. Giới thiệu đội mới
Cuối cùng, phần giới thiệu nhóm nên được đưa vào định hướng công việc. Điều này bao gồm những người mà nhân viên mới của bạn sẽ làm việc hàng ngày. Bạn cũng có thể muốn giới thiệu với các cộng tác viên tiềm năng dễ dàng hơn — ví dụ: một người quản lý tiếp thị mới có thể muốn hỏi một nhà lãnh đạo bán hàng để được tư vấn về chiến dịch.
Bạn cũng nên mời các thành viên hiện có trong nhóm gặp gỡ những nhân viên mới để chào đón họ và giải thích cách họ sẽ (hoặc có thể làm việc cùng nhau trong tương lai).
#7. Cân nhắc định hướng công việc từ xa
Nhiều nhân viên hiện nay tiến hành định hướng công việc ảo. Bất chấp những hạn chế, kiểu định hướng này có thể thú vị và có ý nghĩa như gặp trực tiếp. Dưới đây là một số gợi ý để làm cho các nhóm ảo cũng có giá trị như nhân viên tại chỗ:
- Thay vì tham quan cơ sở vật chất, hãy giới thiệu cho những nhân viên này về các ứng dụng như Slack và Zoom, cũng như kết nối với các tài nguyên đào tạo từ xa.
- Đảm bảo rằng những người được tuyển dụng ảo biết về bất kỳ lợi ích hiện hành nào (ví dụ: khoản trợ cấp để mua đồ dùng văn phòng tại nhà) và suy nghĩ về cách tiến hành giới thiệu ảo.
- Giúp nhân viên mới hòa nhập bằng cách phổ biến thông tin về các cuộc tụ họp xã hội ảo, các cuộc họp toàn công ty, v.v.
- Tổ chức một cuộc họp “làm quen” ảo để tạo cơ hội chào hỏi nhóm mới của nhân viên.
- Với một email chúc mừng, chào mừng nhân viên mới đến với công ty hoặc bộ phận.
- Hỗ trợ nhân viên mới tuyển dụng lên lịch hẹn hò cà phê ảo với các bên liên quan chính.
Định hướng tuyển dụng mới: Làm thế nào để sẵn sàng
Mọi định hướng công việc xuất sắc đều bắt đầu trước khi nhân viên mới bước qua cửa. Nhân viên sẽ cảm thấy được chào đón, thoải mái và tự tin ngay từ đầu nếu bạn chuẩn bị trước.
Dưới đây là một số gợi ý để giúp nhân sự, hoạt động con người và người quản lý chuẩn bị cho định hướng.
#1. Chia sẻ kế hoạch trước thời hạn.
Chia sẻ kế hoạch định hướng với nhân viên mới trước thời hạn — ít nhất một tuần nếu có thể — để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Điều này có thể dễ dàng như một email phác thảo lịch trình ngày đầu tiên của họ. Nếu muốn mạo hiểm, bạn có thể phát triển một gói chào mừng kỹ thuật số hoàn chỉnh với các Câu hỏi thường gặp. Nhân viên sẽ đánh giá cao điều đó bất kể bạn làm như thế nào nếu bạn cho họ biết những gì họ mong đợi.
#2. Chuẩn bị tài nguyên và thiết bị của bạn.
Đừng bỏ qua bước quan trọng này trong khi lau sạch bàn làm việc mới của họ hoặc gửi cho họ một chiếc máy tính xách tay. Đảm bảo rằng bạn chuẩn bị sẵn mọi thứ để nhân viên có một tuần đầu tiên làm việc thành công, từ một con chuột máy tính bổ sung cho đến sổ tay nhân viên.
#3. Đảm bảo rằng nhóm của bạn đã sẵn sàng nói “chào mừng”.
Trước ngày đầu tiên của nhân viên mới, hãy liên lạc với nhân viên hiện tại. Quá trình chuyển đổi sẽ suôn sẻ hơn nếu họ sẵn sàng hỗ trợ chào đón một thành viên mới trong nhóm. Lịch trình cũng có thể được điều phối để đảm bảo rằng mọi người đều có thể tiếp cận bữa trưa hoặc giờ nghỉ giải lao chào mừng.
5 gợi ý để định hướng công việc cho nhân viên mới suôn sẻ
5 mẹo này sẽ giúp bạn tạo ra trải nghiệm định hướng nhân viên tuyệt vời nhất có thể khi bạn biết những gì cần bao gồm và cách chuẩn bị.
#1. Tập trung vào các yêu cầu của nhân viên mới.
Một số hội thảo định hướng công việc dành quá nhiều thời gian để thảo luận về tổ chức. Tuy nhiên, các nghiên cứu cho thấy rằng việc nhấn mạnh danh tính của nhân viên mới sẽ hiệu quả hơn nhiều về mặt giữ chân nhân viên.
Thay vì dạy nhân viên mới trở thành người phù hợp với văn hóa, hãy thử tạo cơ hội để họ trở thành “người bổ sung văn hóa”. Tham gia vào các cuộc trò chuyện về mục đích và giá trị cá nhân trong quá trình định hướng công việc. Hỏi xem nhân viên mới dự định đóng góp như thế nào. Thay vì đưa ra các yêu cầu về hành vi, những cuộc nói chuyện này có thể giúp tạo ra cảm giác thân thuộc.
#2. Làm cho họ cảm thấy được chào đón ngay lập tức.
Vào ngày đầu tiên, nhân viên mới có thể cảm thấy choáng ngợp. Những cử chỉ nhỏ giúp mọi người cảm thấy thoải mái sẽ có tác dụng lâu dài. Ví dụ, bạn có thể để chiếc áo phông có nhãn hiệu của công ty trên bàn làm việc của họ hoặc chào đón họ bằng cà phê mới pha và bánh ngọt cho bữa sáng. Đó là suy nghĩ được tính trong hoàn cảnh này.
#3. Lên lịch trình.
Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết kế thời gian biểu định hướng công việc. Bạn sẽ lường trước và tránh được nhiều câu hỏi nếu bạn thảo luận chúng với những người có liên quan. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung nỗ lực vào điều quan trọng: hỗ trợ nhân viên mới thực hiện quá trình chuyển đổi suôn sẻ.
#4. Sử dụng danh sách kiểm tra định hướng trên máy vi tính.
Danh sách kiểm tra tuyển dụng mới kỹ thuật số, giống như thời gian biểu, sẽ đảm bảo rằng mọi người (và mọi thứ) đều thống nhất với nhau. Nó có thể được tạo bằng giải pháp gắn kết nhân viên như Asana hoặc bằng bảng tính cơ bản. Trong mọi trường hợp, danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn theo dõi sự phát triển của nhân viên mới và sắp xếp chúng ngăn nắp.
#5. Làm một số bài tập xây dựng nhóm.
Xây dựng nhóm có thể có một cái tên xấu, nhưng nó hoạt động. Đây là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng sự hợp tác trong tương lai và tránh sự lúng túng khi giới thiệu quá nhiều trong quá trình định hướng. Đây là một trong những cách tốt nhất để hòa nhập nhân viên mới, cho dù đó là hoạt động xây dựng nhóm ảo hay bài tập đặt mục tiêu nhóm.
#6. yêu cầu phản hồi
Cuối cùng, định hướng công việc hiệu quả nhất phát triển theo thời gian. Sử dụng cơ hội này để tìm hiểu những gì nhân viên mới nghĩ về chương trình. Bạn có thể sử dụng một cuộc thăm dò qua email hoặc yêu cầu nhận xét không chính thức sau khi họ đã làm việc được vài tuần. Yếu tố quan trọng nhất của việc nhận phản hồi là biến nó thành hành động.
Những gì mong đợi với tư cách là một nhân viên tại buổi định hướng công việc
Mong đợi được gặp gỡ nhiều người và tiếp thu nhiều thông tin nếu bạn tham dự một buổi định hướng công việc mới.
#1. Hoạt động kinh doanh.
Chủ lao động của bạn rất có thể sẽ hướng dẫn bạn về các quy trình hàng ngày, chẳng hạn như bấm giờ vào và ra, nơi để tài sản của bạn và mặc gì, cũng như giải thích trách nhiệm và nhiệm vụ của bạn và giới thiệu bạn với những người bạn sẽ làm việc làm việc với. Bạn cũng sẽ được thông báo về thu nhập, phúc lợi và giờ làm việc của mình.
#2. Các buổi định hướng cá nhân so với các buổi định hướng nhóm.
Bạn có thể là một phần của định hướng nhóm hoặc có thể chỉ là bạn, tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng nhân viên mới. Buổi định hướng có thể là chính thức, với các phiên họp được lên lịch trong một hoặc nhiều ngày, hoặc có thể là bình thường hơn, không có chương trình làm việc cố định.
#3. Câu hỏi và câu trả lời.
Khi bạn được cung cấp rất nhiều thông tin mới, chắc chắn bạn sẽ có nhiều câu hỏi. Mặc dù điều quan trọng là phải trở thành một người lắng nghe tích cực, nhưng đừng ngần ngại nêu lên bất kỳ vấn đề hoặc mối quan ngại nào—nhưng hãy làm như vậy một cách ân cần để không làm gián đoạn toàn bộ quá trình định hướng.
#4. Định hướng thông qua khoảng cách.
Nếu bạn làm việc theo lịch trình từ xa hoặc hỗn hợp, thì buổi định hướng của bạn có thể diễn ra trực tuyến. Bạn sẽ được hướng dẫn cách đăng nhập và truy cập thông tin cần thiết để làm quen với công việc mới của mình.
Làm thế nào để chuẩn bị với tư cách là một nhân viên cho một định hướng công việc mới
Mặc dù bạn không nên lo lắng quá nhiều về định hướng công việc mới—xét cho cùng, nhà tuyển dụng của bạn biết rõ rằng đó là ngày đầu tiên của bạn—có những điều bạn có thể làm để quá trình diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
Dưới đây là một số gợi ý để đi đến một định hướng công việc mới:
#1. Xác nhận qua điện thoại hoặc email
Sẽ không hại gì nếu bạn gọi điện hoặc gửi email cho chủ lao động của bạn vài ngày trước buổi định hướng để xem liệu bạn có cần mang theo bất cứ thứ gì cụ thể hay bất cứ điều gì bạn cần biết trước hay không. Ví dụ, một số công ty khuyên bạn nên đọc sổ tay nhân viên trước buổi định hướng của mình—và nếu bạn được cung cấp bất kỳ giấy tờ nào trước thời hạn, hãy nhớ đọc chúng cẩn thận. Sẽ không có bất ngờ nào trong ngày định hướng theo cách này.
#2. cách ăn mặc
Hãy trông chuyên nghiệp và chỉn chu, đồng thời ăn mặc ở mức độ trang trọng như bạn đã làm trong cuộc phỏng vấn trừ khi có hướng dẫn khác. Mang giày thoải mái nếu bạn dự kiến sẽ đứng trên đôi chân của mình trong suốt cả ngày.
#3. Đến sớm hơn
Hãy nhớ dự trù thời gian để tìm địa điểm, bãi đậu xe và đăng ký với người giám sát của bạn. Nếu định hướng là trực tuyến, hãy đảm bảo rằng công nghệ của bạn được thiết lập và chạy trước thời hạn và đăng nhập sớm vài phút. Điều cuối cùng bạn muốn làm là đến muộn vào ngày đầu tiên của bạn!
#4. Mang theo một cuốn sổ và một cây bút với bạn.
Không đời nào bạn nhớ được mọi thứ bạn đã học trong ngày đầu tiên, và mặc dù bạn có thể không có cơ hội ghi lại, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn có sẵn các công cụ trong trường hợp bạn cần ghi nhớ điều gì đó quan trọng. Thay vì làm gián đoạn giữa quá trình, có thể hữu ích nếu ghi lại các câu hỏi để hỏi vào cuối buổi định hướng.
#5. Giữ thông tin cá nhân của bạn tiện dụng.
Bạn có thể được yêu cầu hoàn thành biểu mẫu thuế W4, trong trường hợp đó, bạn sẽ cần có số An sinh xã hội cũng như thông tin thuế thích hợp của mình. Nếu bạn không biết rõ thông tin này, hãy mang theo một bản sao. Mang theo thông tin ngân hàng của bạn (tài khoản ngân hàng và số định tuyến) để bạn có thể thiết lập tiền gửi trực tiếp cho séc lương của mình nếu muốn.
#6. Vui lòng mang theo một bữa ăn nhẹ.
Bạn có thể có một ngày dài phía trước, và không có gì đảm bảo rằng bạn sẽ được cung cấp thức ăn và nước uống. Mang theo thứ gì đó để ăn và đồ uống để giữ nước để tránh cảm thấy mệt mỏi vào buổi trưa. Bằng cách đó, bạn sẽ thoát khỏi sự cáu kỉnh do đói kéo dài, đồng thời bạn sẽ dễ dàng vượt qua định hướng và sẵn sàng cho ngày đầu tiên đi làm!
Định hướng công việc kéo dài bao lâu?
Định hướng công việc bình thường có thể kéo dài từ vài giờ đến cả tuần làm việc. Nó thường dựa vào mức độ phức tạp của vai trò và tổ chức. Một lần nữa, không nên nhầm lẫn định hướng công việc với giới thiệu, đây thường là một quy trình dài.
Các công ty có thường bồi thường cho nhân viên định hướng công việc thuê mới không?
Buổi định hướng thường được tổ chức trong giờ làm việc bình thường và bắt buộc phải có mặt. Người sử dụng lao động phải bồi thường cho nhân viên về thời gian họ dành cho việc định hướng vì những lý do này. Hơn nữa, nhiều nhân viên mới sẽ chỉ thành công nếu họ được định hướng đúng đắn. Luật pháp không bắt buộc phải trả tiền cho các sự kiện định hướng tự nguyện và không bắt buộc.
Định hướng trước khi đi làm là gì?
Định hướng trước khi tuyển dụng xảy ra trước khi một ứng viên được tuyển dụng chính thức. Ứng viên có thể đã nhận được một lời mời làm việc, nhưng nó phụ thuộc vào việc họ tham gia một loạt các khóa học định hướng và vượt qua nhiều kỳ thi.
Kết luận:
Định hướng công việc có tổ chức mang đến cho nhân viên mới của bạn một khởi đầu tuyệt vời tại công ty của bạn. Việc bỏ qua giai đoạn này có thể dẫn đến tình trạng thay nhân viên sớm mà bạn muốn ngăn chặn.
Với suy nghĩ này, điều quan trọng là phải có một định hướng công việc được thiết kế tốt ngay từ đầu để giúp nhân viên của bạn nâng cao năng suất, hiệu suất và sự gắn kết của họ với công ty của bạn.
Bài viết liên quan
- ĐỊNH HƯỚNG THỊ TRƯỜNG: Định nghĩa, Loại và Ví dụ
- GIỚI THIỆU NHÂN VIÊN: Những điều bạn nên biết về toàn bộ quy trình gia nhập
- ĐỊNH HƯỚNG NHÂN VIÊN MỚI: Danh sách kiểm tra chi tiết, Mẫu & Ví dụ
- Các phương pháp hay nhất về tuyển dụng mới vào năm 2023
dự án
