Trước khi đưa ra quyết định, hầu như bạn sẽ luôn cần xem xét một số lượng lớn hồ sơ xin việc và phỏng vấn một số lượng lớn nhân viên tiềm năng. Và bây giờ, sau tất cả những nỗ lực này, đã đến lúc bạn nộp thư mời làm việc. Bạn biết rằng giai đoạn này của quy trình tuyển dụng cũng quan trọng không kém bất kỳ giai đoạn nào khác vì bạn cần làm cho lời mời làm việc của mình trở nên nổi bật để thu hút ứng viên tốt nhất. Đó là thông lệ để theo dõi một lời mời làm việc bằng lời nói bằng văn bản để đảm bảo nhân viên tương lai hiểu đầy đủ và chấp nhận các điều khoản của vị trí. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn mẫu thư mời làm việc, cách viết thư, nội dung bao gồm những gì và không bao gồm những gì.
Thư mời làm việc là gì?
Thư mời làm việc là một tài liệu chính thức được gửi đến những cá nhân đã được chọn cho một công việc. Bạn nên nhận được văn bản xác nhận về lời mời làm việc để cả người lao động và người sử dụng lao động đều hiểu rõ về các điều khoản của công việc.
Hơn nữa, ứng viên cũng có thể nhận được một bản đề nghị bằng văn bản hoặc điện tử, tùy thuộc vào chính sách của công ty và quy trình tuyển dụng. Sau khi ứng viên đã được cung cấp một vị trí, cho dù qua điện thoại hay điện tử, lời đề nghị đó phải được xác nhận bằng văn bản.
Làm thế nào để tôi viết một thư mời làm việc?
Để giúp ứng viên quyết định có chấp nhận lời đề nghị hay không, nó bao gồm tổng quan về vai trò, tổ chức và các chi tiết cụ thể về công việc thích hợp khác như ngày bắt đầu, tiền lương, phúc lợi và giờ làm việc.
Khi nào là thời điểm thích hợp để gửi thư mời làm việc? Một số công ty đưa ra quyết định tuyển dụng ngay lập tức, trong khi những công ty khác mất nhiều thời gian hơn. Sau khi người nộp đơn đã trải qua một loạt các bước sàng lọc, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch, kiểm tra bằng chứng về khả năng đủ điều kiện làm việc, kiểm tra người tham khảo, v.v., họ có thể nhận được lời đề nghị bằng lời nói.
Bạn nên gửi thư mời làm việc ngay lập tức để giữ cho ứng viên hàng đầu của bạn không bị các công ty khác xem xét. Hãy nhớ rằng những khách hàng tiềm năng tốt nhất có thể sẽ nhận được nhiều lời mời làm việc, vì vậy đừng ngần ngại đưa ra lời đề nghị cạnh tranh.
Những gì cần bao gồm trong phần thân của thư mời làm việc
Những phần này của mẫu thư mời làm việc phải luôn ở đó, nhưng thứ tự của chúng trong thư tùy thuộc vào nhà tuyển dụng:
#1. Chức vụ
Khi viết thư mời làm việc, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm trên mẫu đề cập đến chức danh công việc của vị trí mà nhân viên tiềm năng sẽ đảm nhiệm.
Có thể trong quá trình phỏng vấn, bạn đã thảo luận về nhiều chức danh công việc khác nhau với họ. Điều cần thiết là phải truyền đạt cho nhân viên chức danh công việc mà bạn muốn họ đảm nhận để không có chỗ cho sự hiểu lầm giữa hai bạn. Điều này sẽ giúp tránh mọi hiểu lầm có thể xảy ra.
# 2. Trách nhiệm công việc
Việc mô tả công việc ngắn gọn và phác thảo các nhiệm vụ đi kèm với vị trí đó trong thư mời cũng rất quan trọng.
Có thể ứng viên đã quên hoặc bạn không hoàn thành tất cả các trách nhiệm cần thiết cho vị trí này. Ứng viên sẽ muốn có một biên bản ghi lại những gì đã nói để họ có thể xem lại nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào sau cuộc họp.
#3. Lương và hoa hồng
Khi thảo luận về các điều khoản của đề nghị trả lương, tốt nhất là bắt đầu bằng việc mô tả lịch trả lương. Ví dụ, nếu nhân viên sẽ được trả lương hai tháng một lần, tiền lương phải được trình bày như vậy.
Nếu nhân viên cũng sẽ kiếm được tiền hoa hồng, bạn cần giải thích cấu trúc của tiền hoa hồng cũng như các yêu cầu phải được đáp ứng để họ nhận được tiền hoa hồng.
#4. Tên người giám sát
Thư mời làm việc là một nơi tốt để lần đầu tiên giới thiệu ứng viên với tên của người quản lý hoặc người giám sát tương lai của họ. Điều này có thể sẽ được thảo luận sâu hơn trong suốt quá trình giới thiệu.
Phần này của thư mời làm việc nên ngắn gọn và nếu cần, hãy kết hợp với các thông tin khác. Ngoài ra, các giải thích chuyên sâu về bất kỳ phần nào của thỏa thuận lao động hoặc quy trình giới thiệu luôn có thể được cung cấp theo thời gian.
#5. Bồi thường và phúc lợi
Điều quan trọng là phải nêu chi tiết tiền lương và lợi ích của ứng viên trong thư mời làm việc của bạn.
Bao gồm tỷ lệ hàng giờ (đối với nhân viên không được miễn thuế) hoặc tỷ lệ trả theo thời gian (đối với nhân viên được miễn thuế) để công ty không chịu trách nhiệm về toàn bộ số tiền nếu nhân viên về sớm. Theo cách tương tự, hãy mô tả các đặc quyền chính mà công ty của bạn dành cho nhân viên của mình.
#6. Thông tin chi tiết về vị trí nơi làm việc của bạn
Thông tin về nơi làm việc cũng sẽ xuất hiện trong bức thư mà bạn gửi đi như một phần của lời mời làm việc.
Để bắt đầu, vui lòng cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm làm việc chính của ứng viên (ví dụ: tại văn phòng, ở nhà hoặc kết hợp cả hai). Sau đó, đề cập đến các chi tiết như văn phòng ở đâu, bãi đậu xe hoạt động như thế nào và cách vào.
Cũng như các mục khác trong danh sách này, thư mời này là nơi lý tưởng để giới thiệu chủ đề này. Tuy nhiên, trước khi ứng viên xuất hiện trong ngày đầu tiên đi làm, bạn có thể xem lại thông tin chi tiết về nơi làm việc.
#7. Thông tin liên lạc
Cung cấp số liên lạc để khách hàng tiềm năng sử dụng nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào khác về ưu đãi hoặc muốn sắp xếp thời gian gặp mặt. Bằng cách để ứng viên đặt câu hỏi, bạn có thể khuyến khích giao tiếp cởi mở và ít có khả năng một ứng viên đủ tiêu chuẩn không chắc chắn về công việc sẽ từ chối.
#số 8. Tiềm năng và Hạn chế
Làm rõ liệu lời mời làm việc có phụ thuộc vào việc ứng viên có vượt qua kiểm tra lý lịch hoặc kiểm tra ma túy, ký một thỏa thuận bảo mật hoặc không cạnh tranh hay có chứng chỉ phù hợp hay không.
Xin lưu ý rằng Đạo luật Kiểm soát và Cải cách Nhập cư năm 1986 yêu cầu tất cả những người muốn làm việc tại Hoa Kỳ phải điền vào Mẫu I-9 và gửi cho chủ lao động. Thật thông minh khi bao gồm một tuyên bố ngắn về các tình huống mà công ty có thể rút lại lời mời làm việc.
Những gì không bao gồm trong thư mời làm việc
Nếu bạn muốn tăng cơ hội để một ứng viên chấp nhận lời mời làm việc của bạn và có một khởi đầu tốt đẹp với công ty của bạn, hãy thiết kế một lời mời làm việc hấp dẫn. Dưới đây là những điều bạn không nên đưa vào thư mời làm việc:
#1. Đừng làm ứng viên ngạc nhiên
Luôn cập nhật thông tin về các nhân viên tiềm năng trong quá trình tuyển dụng để tránh bất kỳ sự khó chịu nào sau khi một lời đề nghị được đưa ra. Ví dụ: nếu đó là một công việc mới bắt đầu, thì công việc đó phải được nêu rõ trong tiêu đề và mô tả công việc. Tính minh bạch có thể giúp ứng viên đưa ra quyết định với tất cả thông tin họ cần.
#2. Tránh nói về bồi thường trong điều khoản hàng năm
Chỉ định mức lương theo giờ (ví dụ: 25 đô la một giờ) nếu đó là cách bạn muốn bồi thường cho người lao động. Nếu họ được trả lương, hãy cho họ biết họ có thể kiếm được bao nhiêu mỗi tuần. Không nêu tiền lương của họ theo kỳ hạn hàng năm, vì điều này có thể không phản ánh chính xác tiền lương thực của họ, tiền lương này có thể thay đổi tùy theo số giờ làm việc hoặc số tuần làm việc. Bạn không muốn người lao động nghĩ rằng tiền lương hàng năm đảm bảo cho 12 tháng lương hoặc một công việc suốt đời. Hãy chắc chắn đề cập đến bất kỳ cấu trúc tiền thưởng hoặc hoa hồng nào, nhưng biết rằng nó có thể thay đổi bất cứ lúc nào.
#3. Đừng hứa hẹn chẳng hạn như (Lời hứa thăng chức, tăng lương hoặc tiền thưởng)
Đừng nói bất cứ điều gì có thể được hiểu là một lời hứa về mối quan hệ công việc sẽ kéo dài hoặc ổn định trong bao lâu. Trong thư mời làm việc, nêu rõ rằng nhân viên là tùy ý và thư không phải là một hợp đồng. Bạn hoặc nhân viên có thể kết thúc công việc bất cứ lúc nào và vì bất kỳ lý do nào được pháp luật cho phép. Ngoại trừ Montana, tất cả các bang khác coi việc làm là “tùy ý”. Nếu bạn nghĩ rằng công việc sẽ là ngắn hạn, hãy bao gồm thời hạn và lựa chọn nghỉ việc.
#4. Vui lòng không nhận nó một cách cá nhân nếu nhân viên tiềm năng cố gắng đàm phán về mức lương của họ
Sau khi nhận được lời mời làm việc trong thị trường việc làm cạnh tranh ngày nay, một số ứng viên có thể cố gắng thương lượng mức lương khởi điểm thấp hơn hoặc các đặc quyền khác. Người nộp đơn có thể yêu cầu mức lương cao hơn, phúc lợi tốt hơn, tùy chọn làm việc tại nhà hoặc một số hình thức đánh giá cao nhân viên khác. Cập nhật thư mời làm việc của bạn để cho biết liệu bạn có thể đáp ứng các tiêu chuẩn của họ hay đưa ra một đề nghị phản đối mà họ chấp nhận. Hãy thể hiện rõ ràng rằng bạn không thể điều chỉnh lời đề nghị và sử dụng các lợi ích của công ty để thuyết phục ứng viên.
Điều gì xảy ra sau thư mời làm việc?
Ngay cả khi tin tốt là một nhà tuyển dụng tiềm năng quan tâm đến việc tuyển dụng bạn, bạn vẫn nên cẩn thận. Bây giờ, trước khi bạn nhận công việc, hãy học cách nói chuyện thật tốt với người giám sát tiềm năng của bạn.
Chấp nhận lời mời làm việc ngay lập tức không phải lúc nào cũng là một lựa chọn tốt. Bạn nên suy nghĩ thật kỹ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Đây là những gì diễn ra sau thư mời làm việc:
#1. Thông báo cho nhà tuyển dụng rằng bạn đã xem lời mời làm việc
Sau khi nhận được lời mời làm việc, điều quan trọng là truyền đạt sự nhiệt tình của bạn cho người quản lý tuyển dụng. Việc bạn chấp nhận hay từ chối lời đề nghị sẽ nói lên rất nhiều điều về loại công nhân của bạn và tạo ra tiếng vang cho phần còn lại của sự nghiệp của bạn với công ty.
Tuy nhiên, để đưa ra lựa chọn thông minh, bạn cần có đủ thời gian để suy nghĩ cẩn thận về lời đề nghị và thu thập tất cả thông tin bạn cần. Tránh làm việc cho một công ty buộc bạn phải đưa ra lựa chọn nhanh chóng.
Đừng trì hoãn trả lời một lời mời làm việc; doanh nghiệp có thể hủy bỏ đề nghị và tuyển dụng người khác trong thời gian chờ đợi.
#2. Kiểm tra lời mời làm việc một cách cẩn thận
Khi xem xét một lời mời làm việc, điều quan trọng là cân nhắc mức lương với các yếu tố khác như lợi ích, thời gian nghỉ phép và các ưu đãi. Kiểm tra xem mức lương có phù hợp với tiêu chuẩn của thị trường hoặc ngành hay không bằng cách tham khảo các nguồn và công cụ trên internet để so sánh mức lương đó với mức lương cho các vai trò tương tự tại các tổ chức tương tự.
Đánh giá tất cả các đặc quyền để xem chúng có đáp ứng yêu cầu của bạn hay không. Ví dụ: bạn có thể sẵn sàng làm việc với mức lương thấp hơn nếu công ty cho bạn nhiều thời gian nghỉ phép được trả lương hơn và tùy chọn làm việc tại nhà. Tìm hiểu xem có bất kỳ công việc chuẩn bị, chứng chỉ hoặc bài kiểm tra nào mà bạn phải vượt qua trước khi bắt đầu làm việc không.
#3. Thực hiện một đề nghị thay thế
Bạn có thể muốn đưa ra một đề nghị phản đối nếu đề nghị quá thấp. Bắt đầu bằng cách thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với lời đề nghị và mong muốn bắt đầu của bạn. Sau đó, giải thích công việc trước đây của bạn sẽ giúp ích cho công ty như thế nào và bạn sẽ đóng góp như thế nào vào thành công chung của công ty.
Bước tiếp theo là gửi một đề nghị phản đối minh họa mức lương mà bạn tin là dễ chấp nhận hơn đối với bạn và mức độ kinh nghiệm của bạn dựa trên nghiên cứu của bạn và các tiêu chuẩn thị trường phổ biến. Tuy nhiên, bạn nên mong đợi công ty từ chối đề nghị phản đối của bạn.
#4. Hãy để các nhà tuyển dụng tiềm năng khác biết
Nếu bạn đã ứng tuyển vào nhiều nơi và nhận được lời mời từ nhiều nơi, bạn cần cho họ biết rằng bạn đã quyết định nhận việc với người khác. Thay vì tiếp tục được xem xét cho công việc, hãy viết một email ngắn giải thích rằng bạn có một đề nghị khác từ một công ty khác và muốn rút lại đơn đăng ký của bạn.
#5. Không chấp nhận lời mời làm việc
Nếu bạn quyết định từ chối lời mời làm việc, bạn nên gửi một email lịch sự tới người quản lý tuyển dụng để cảm ơn họ đã xem xét nhưng giải thích lý do tại sao bạn không thể chấp nhận vị trí này. Mặc dù không bắt buộc, nhưng bạn nên cho nhà tuyển dụng tiềm năng biết lý do tại sao bạn lại từ chối lời mời làm việc của họ. Điều này có thể giúp bạn giữ mối quan hệ làm việc tốt đẹp trong trường hợp bạn quyết định nộp đơn lại cho một vị trí với công ty của họ.
#6. Ghi nhận với lời cảm ơn chân thành
Gửi email cảm ơn tới nhà tuyển dụng tiềm năng thể hiện sự trung thực, ngay cả khi cuối cùng bạn quyết định không nhận lời mời làm việc. Điều này sẽ trông tuyệt vời trong sơ yếu lý lịch của bạn, cộng với nó sẽ cho bạn cơ hội kiểm tra kỹ các chi tiết cụ thể về công việc của bạn với công ty. Ngoài ra, email sẽ hoạt động như một lời nhắc hoàn thành và gửi tài liệu tham gia cần thiết. Ngoài ra, đọc HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ CỦA THÍ SINH: Hướng dẫn Quy trình.
Thư mời có thể bị từ chối?
Vì lý do đạo đức, một công ty đã mở rộng lời đề nghị cho bạn cho một vị trí cụ thể trong công ty không được rút lại lời đề nghị đó. Do đó, bạn có thể kiện công ty dựa trên các điều khoản của thư mời nếu họ vi phạm chúng.
Mẫu thư mời làm việc
[Tên ứng viên] thân mến,
[Tên công ty] rất vui được cung cấp cho bạn vị trí [toàn thời gian, bán thời gian, v.v.] của [chức danh công việc] với ngày bắt đầu dự kiến là [ngày bắt đầu], tùy thuộc vào [kiểm tra lý lịch, sàng lọc ma túy, v.v. .].Bạn sẽ chịu trách nhiệm về [mô tả ngắn gọn về trách nhiệm và kỳ vọng của công việc] dưới dạng [chức danh công việc].
Bạn sẽ báo cáo trực tiếp cho [tên và chức danh của người quản lý hoặc người giám sát] tại [địa điểm làm việc]. Giờ làm việc là [các ngày trong tuần, giờ trong ngày].
Mức lương khởi điểm cho vị trí này là [số tiền] mỗi [giờ, năm, v.v.]. Thanh toán trên cơ sở [hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng, v.v.] bằng [tiền gửi trực tiếp, séc, v.v.], bắt đầu vào [ngày của kỳ thanh toán đầu tiên]. Ngoài ra, bạn sẽ đủ điều kiện nhận [thảo luận về tiềm năng bồi thường bổ sung].
[Tên công ty] cung cấp một chương trình phúc lợi toàn diện, bao gồm bảo hiểm y tế, quỹ 401(k), thời gian nghỉ có lương, v.v.
Việc làm của bạn với [tên công ty] sẽ được thực hiện trên cơ sở tùy ý, có nghĩa là bạn và công ty được tự do chấm dứt hợp đồng làm việc bất cứ lúc nào, có hoặc không có lý do hoặc thông báo trước. Bức thư này không phải là một hợp đồng chỉ ra các điều khoản hoặc thời gian làm việc.
Vui lòng cho chúng tôi biết rằng bạn sẽ tận dụng ưu đãi này bằng cách ký tên và gửi lại thư này trước [ngày kết thúc ưu đãi].
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn] [Tên viết hoa] [Chức vụ của bạn]
Chữ ký ứng cử viên:
Tên Ứng viên Viết hoa:
Ngày:
Gợi ý hữu ích để đánh giá một lời mời làm việc
Có một số yếu tố cần lưu ý khi cân nhắc lời mời làm việc để đưa ra lựa chọn sáng suốt. Nếu làm được điều này, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để đạt được thành công trong tương lai. Hãy tính đến những điều sau đây khi bạn cân nhắc một lời mời làm việc:
#1. Xác định và phân tích triển vọng mở rộng
Hãy suy nghĩ xem liệu vai trò mới này có mang đến cho bạn cơ hội thăng tiến và phát triển hay không. Xác minh xem có chỗ cho sự phát triển ở vị trí mới của bạn trong tổ chức hay không. Có cơ hội thăng tiến giúp bạn tiến gần hơn đến ước mơ nghề nghiệp của mình.
#2. Đưa ra một số suy nghĩ cho các lựa chọn thay thế
Bạn nên cân nhắc cẩn thận những ưu và nhược điểm của việc rời bỏ công việc hiện tại trước khi chấp nhận một công việc mới. Đối với một công việc có cơ hội thăng tiến cao hơn, bạn có thể phải từ bỏ một số thứ, chẳng hạn như thời gian đi làm ngắn hơn hoặc mức lương khởi điểm cao hơn. Trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn đã suy nghĩ thấu đáo về tất cả các kết quả có thể xảy ra.
#3. Tìm hiểu kỹ về mô tả công việc
Kiểm tra xem bạn có nắm bắt đầy đủ các điều khoản của lời mời làm việc không. Nói cách khác, bạn cần biết chi tiết cụ thể về khoản bồi thường của mình, bao gồm tiền lương hoặc mức lương theo giờ, cũng như bất kỳ lợi ích nào mà bạn có thể đủ điều kiện nhận.
Kết luận
Thư mời làm việc đóng vai trò là bước đầu tiên trong việc định hướng một nhân viên mới cho quy trình giới thiệu của công ty bạn. Bằng cách tạo cho nhân viên mới một nền tảng vững chắc để xây dựng trên đó, bạn có thể khiến những ngày và tuần đầu tiên họ đi làm trở nên dễ dàng hơn cho tất cả mọi người tham gia. Lập một kế hoạch chi tiết cho việc đào tạo và các hoạt động liên quan khác là một cách tốt để hoàn thành công việc.
Câu hỏi thường gặp về thư mời làm việc
Những điều bạn nên làm sau khi chấp nhận lời mời làm việc là gì?
- Thể hiện sự chấp nhận công việc của bạn bằng văn bản
- Cung cấp cho nhà tuyển dụng hiện tại của bạn rằng bạn đang chấp nhận lời mời làm việc
- Thông báo cho các đối thủ khác
- Xây dựng danh bạ của bạn
- Trợ giúp với quá trình chuyển đổi
- Duy trì liên lạc thường xuyên với cấp trên mới của bạn.
Thư mời làm việc có ràng buộc về mặt pháp lý không?
Khi nhân viên chấp nhận việc làm và ký vào thư mời làm việc, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý.
Nhà tuyển dụng có thể rút lại lời mời làm việc không?
Đúng. Sau khi bạn chấp nhận thư mời làm việc, công ty vẫn có thể rút lui mà không giải thích lý do.
Bài viết tương tự
- CÁCH GỬI EMAIL VỀ CÔNG VIỆC CHO AI ĐÓ.
- CÔNG CỤ TÍNH TOÁN VAY SỞ HỮU: Lợi ích và Cách thức hoạt động
- PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC: Các phương pháp hiệu quả để phân tích công việc (+ Quy trình và Mục đích)
- MUA XE KHÔNG SỞ HỮU: Những Điều Bạn Nên Biết.
Tài liệu tham khảo
