Năng suất và tinh thần của nhân viên là rất quan trọng đối với sự thành công của công ty. Bạn có thể sử dụng mô hình đặc điểm công việc để giúp nhân viên hoặc đồng nghiệp tăng năng suất và sự hài lòng trong công việc nếu bạn làm việc trong lĩnh vực nhân sự, quản lý hoặc lĩnh vực liên quan. Hiểu các giai đoạn và chiến thuật liên quan đến việc đưa mô hình đặc điểm công việc vào hoạt động có thể giúp bạn áp dụng mô hình này hiệu quả hơn và tối đa hóa hiệu suất của nhân viên tại nơi làm việc.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xác định mô hình đặc điểm công việc, mô tả các đặc điểm cơ bản của mô hình và khám phá cách áp dụng mô hình tại nơi làm việc.
Mô hình Đặc điểm Công việc là gì?
Mô hình đặc điểm công việc (JCM) là một giả thuyết dựa trên năm đặc điểm công việc cơ bản mà các cá nhân phải có để trở nên xuất sắc trong công việc của họ. Ban đầu được thiết lập bởi Richard Hackman và Greg Oldham trong cuốn sách “Thiết kế lại công việc”, JCM gợi ý rằng động lực của nhân viên suy giảm trong những công việc mà họ cảm thấy không thú vị hoặc không kích thích, nhưng lại phát triển ở những vị trí mà họ thấy khó khăn và thú vị.
Mô hình đặc điểm công việc có thể hỗ trợ các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự trong việc cải thiện môi trường làm việc cho đồng nghiệp hoặc nhân viên của họ. Họ có thể sử dụng JCM để hỗ trợ nhân viên cá nhân hóa và thu hút nhân viên, điều này có thể thúc đẩy tinh thần nhân viên, tăng năng suất và cải thiện chất lượng công việc của nhân viên.
Mô hình Đặc điểm Công việc phục vụ cho mục đích gì?
Oldham và Hackman muốn giảm bớt sự nhàm chán và thói quen khi làm việc trong nhà máy. Thay vì trở nên tốt hơn và năng suất hơn theo thời gian, họ phát hiện ra rằng nhân viên trở nên buồn chán và thiếu gắn kết, và kết quả là hiệu suất của họ bị ảnh hưởng. Mô hình này hỗ trợ luân chuyển công việc.
Mô hình đặc điểm công việc có thể hỗ trợ chuyên gia nhân sự đánh giá công việc và cải thiện hoặc làm cho nó thú vị hơn. Các nhà quản lý có thể cộng tác với nhân viên của mình để cải thiện tình hình cho mọi người, từ đó nâng cao sự gắn kết và năng suất.
Khi có rất nhiều việc phải làm, các tổ chức tuyển dụng nhân viên mới nhưng bỏ qua việc đánh giá công việc và tạo ra một vị trí. Bạn có thể ngồi xuống và xây dựng một công việc hiệu quả hơn bằng cách sử dụng mô hình đặc điểm công việc của Hackman và Oldham.
Mô hình đặc điểm công việc có thể giúp các tổ chức theo những cách sau:
#1. Nó hỗ trợ trong việc phát triển các chiến lược thiết kế công việc.
Trừ khi công ty của bạn được điều hành bởi một người duy nhất, còn không thì bạn có nhiều người với nhiều trách nhiệm khác nhau. Các nhiệm vụ được phân bổ cho từng công việc có thể khác nhau. Với mô hình đặc điểm công việc, bạn kiểm tra tất cả các chức năng và tạo các công việc khác nhau dựa trên chúng.
Ví dụ: bạn có thể thực hiện luân chuyển công việc để cung cấp sự đa dạng trong ngày của mọi người. Ngoài ra, bạn có thể làm việc để đơn giản hóa một số công việc, đặc biệt là những công việc tốn nhiều thời gian. Bạn sẽ xác định những lĩnh vực nhất định cần mở rộng và làm cho quan trọng hơn, cũng như những lĩnh vực nên đưa vào hoạt động làm giàu cho nhân viên.
Bởi vì mô hình đặc điểm công việc thừa nhận rằng nó không chỉ là công việc hiện tại mà còn là thiết lập công việc cho tương lai, nên việc làm giàu cho nhân viên là một thành phần quan trọng của mô hình này.
#2. Nó làm tăng sự hài lòng trong công việc.
Khi bộ phận Nhân sự và quản lý cộng tác với mô hình đặc điểm công việc, mỗi công việc được thiết kế để cải thiện sự hài lòng trong công việc. Mặc dù khó có thể loại bỏ tất cả các công việc tẻ nhạt hoặc đơn điệu, nhưng mô hình này có thể giúp giảm thiểu những vấn đề đó.
Ví dụ, công ty luật bận rộn của bạn có thể có đủ công việc để một nhân viên dành cả ngày để nộp hồ sơ – một công việc đơn điệu và không thú vị. Bạn có thể chia nhiệm vụ để bốn cá nhân dành hai giờ mỗi ngày để nộp hồ sơ và sáu người còn lại đảm nhận những việc thú vị hơn. Kết quả là, sự hài lòng trong công việc và hiệu suất được cải thiện.
#3. Nó cho phép thăng tiến trong công việc.
Cấp độ này tập trung vào việc đảm nhận một công việc điển hình và bổ sung thêm các trách nhiệm và nhiệm vụ để cải thiện nó. Thay vì làm mọi thứ trở nên đơn giản nhất có thể, việc làm phong phú thêm công việc khiến họ có động lực hơn. Làm giàu công việc có thể mang lại ý nghĩa cho công việc. Mặc dù mô hình đặc điểm công việc có từ những năm 1970 nhưng nó vẫn còn phù hợp cho đến ngày nay. Làm giàu công việc có thể mang lại việc làm có ý nghĩa mà những người lao động trẻ tuổi đánh giá cao.
#4. Cải thiện ủy quyền nhiệm vụ
Để cải thiện công việc, mô hình đặc điểm công việc sử dụng thiết kế công việc. Công việc được chia thành các nhiệm vụ cụ thể và nhân viên được phép hoàn thành các nhiệm vụ đó. Nhân viên có nhiều ảnh hưởng hơn đối với môi trường làm việc của họ, điều này thúc đẩy sự hài lòng trong công việc.
#5. Nó làm cho thông tin tổ chức dễ hiểu.
Điều hành một tổ chức sẽ dễ dàng hơn khi bản mô tả công việc của mọi người là sản phẩm của quá trình phân tích công việc kỹ lưỡng với các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể. Bạn có thể xem ai phụ trách nhiệm vụ nào. Nó có thể giúp thiết kế tổ chức chung.
#6. Nó cho phép đánh giá hiệu suất và thiết lập mục tiêu không phức tạp.
Việc đặt mục tiêu và đánh giá hiệu suất của nhân viên trở nên dễ quản lý hơn trong một tổ chức tuân theo mô hình đặc điểm công việc vì mỗi công việc đều được cấu trúc thay vì gộp lại với nhau.
Những lợi ích và hạn chế của mô hình đặc điểm công việc
Phần này sẽ giải thích những ưu và nhược điểm của mô hình đặc điểm công việc:
Lợi ích:
- Lý do chính để sử dụng mô hình đặc điểm công việc là nó cung cấp cho các chuyên gia nhân sự một khuôn mẫu rõ ràng để thiết kế công việc sử dụng năm thành phần chính.
- Mô hình đặc điểm công việc cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự thiết kế các chương trình đào tạo nhân viên và lựa chọn những ứng viên tốt nhất cho các vai trò cụ thể.
- Mô hình này cũng là một công cụ tuyệt vời để phát triển chiến lược việc làm.
- Sự hài lòng trong công việc đã tăng lên. Theo một nghiên cứu của Gallup, 21% tổ chức nhận thấy lợi nhuận tăng lên khi nhân viên của họ gắn kết hơn.
- Công việc được nâng cao, điều này ngụ ý rằng nhân viên thích công việc của họ hơn và có nhiều động lực hơn để hoàn thành công việc hàng ngày của họ.
- Bởi vì các công việc được phân tách thành các danh mục đơn giản, nên việc ủy thác các nhiệm vụ cụ thể trở nên dễ dàng.
- Mô hình đặc điểm công việc cũng giúp dễ hiểu ai làm gì.
- Bởi vì bạn biết các tiêu chí cụ thể liên quan đến một công việc, bạn sẽ dễ dàng đánh giá các yếu tố này và đưa ra các đánh giá hiệu suất cho nhân viên.
Nhược điểm:
- Mô hình đặc điểm công việc có một nhược điểm đáng kể là nó đã lỗi thời. Lý thuyết bắt nguồn từ những năm 1970. Thế giới mà chúng ta hiện đang làm việc đã thay đổi đáng kể. Những thiết kế này được dành cho các công việc có nhiệm vụ xác định trong các tổ chức.
- Nhân viên bây giờ dự kiến sẽ làm nhiều chức năng.
- Một nhược điểm rõ ràng khác của mô hình đặc điểm công việc là mỗi điều kiện phải được đáp ứng để nó hoạt động bình thường. Trong những tình huống hiếm gặp, nhân viên có thể thiếu phẩm chất tinh thần, khả năng hoặc thậm chí là trình độ học vấn cần thiết để thực hiện chức năng công việc.
- Ép buộc những công việc giàu có hơn đối với những nhân viên thiếu các kỹ năng cần thiết sẽ khiến họ mất động lực và khó chịu, điều này đi ngược lại với kết quả mong muốn.
Tầm quan trọng của mô hình đặc điểm công việc
Những nỗ lực để thiết kế công việc bắt đầu vào đầu những năm 1960. Niềm tin phổ biến vào thời điểm đó là đơn giản hóa các nhiệm vụ sẽ dẫn đến tăng năng suất. Điều ngược lại đã được phát hiện thông qua nghiên cứu. Vai trò công việc hàng ngày càng lặp đi lặp lại và tẻ nhạt, động lực của nhân viên càng thấp và năng suất càng thấp. Điều này chỉ là do sự bất mãn của nhân viên.
Một trong những nỗ lực đầu tiên nhằm làm phong phú thêm nghề nghiệp là mô hình đặc điểm công việc. Đã có những sáng kiến trước đó đã có một số thành công. Lý thuyết hiện tại do Greg Oldham và J. Richard Hackman đề xuất được lấy cảm hứng từ công trình trước đây của Turner, Lawrence và Hackman.
Mặc dù được thành lập vào năm 1975, nó vẫn được coi là một trong những nỗ lực có ảnh hưởng nhất trong việc thiết kế các nghề khuyến khích người lao động.
Phiên bản cuối cùng của lý thuyết được phát hành vào năm 1980, với những bổ sung mới như người điều tiết, kiến thức và kỹ năng, và sự hài lòng về bối cảnh. Giả thuyết cuối cùng cũng giảm kết quả công việc, sự vắng mặt và doanh thu để nhấn mạnh hơn vào động lực làm việc bên trong.
Đặc điểm công việc Mô hình Thành phần
Bây giờ chúng ta đã đề cập đến lịch sử và tầm quan trọng của mô hình đặc điểm công việc, chúng ta hãy xem xét năm thành phần:
- Sự đa dạng kỹ năng
- nhận dạng nhiệm vụ
- ý nghĩa nhiệm vụ
- Quyền tự chủPhản hồi
#1. Sự đa dạng kỹ năng
Thành phần này của mô hình đặc điểm công việc giúp mô tả mức độ mà các hoạt động riêng biệt được yêu cầu bởi một công việc. Nói cách khác, nó xác định nhu cầu phát triển nhiều loại khả năng của người lao động.
Nhân viên thấy công việc có ý nghĩa hơn khi họ phải sử dụng nhiều tài năng và khả năng khác nhau để thực hiện trách nhiệm của mình. Những công việc lặp đi lặp lại quá mức và chỉ yêu cầu một hoặc không yêu cầu một tài năng cụ thể nào thì ngược lại.
Một công nhân dây chuyền chịu trách nhiệm đóng gói thành phẩm vào thùng carton chỉ cần biết cách gấp thùng và đóng gói hàng hóa gọn gàng. Mặt khác, người quản lý dây chuyền lắp ráp phải làm quen với tất cả các quy trình, hiểu máy móc, xác định các vấn đề với dây chuyền lắp ráp, kiểm soát mức đầu ra và quản lý nhân viên.
Nếu chúng ta cho rằng mức lương cho cả hai công việc này là như nhau, thì người quản lý dây chuyền lắp ráp có nhiều khả năng sẽ có động lực và hài lòng với công việc của họ hơn.
#2. Nhận dạng nhiệm vụ
Thành phần mô hình đặc điểm công việc này đề cập đến mức độ mà chức năng của nhân viên mang lại kết quả rõ ràng. Nhân viên hài lòng hơn khi họ có thể nhìn thấy thành quả lao động của họ.
Trước khi chiếc đồng hồ được xuất xưởng, người lắp ráp nó đã cầm trên tay một sản phẩm hoàn thiện. Họ chứng kiến kết quả cuối cùng của công việc của họ. Mặt khác, một nhân viên có nhiệm vụ dập và đánh bóng các bánh răng cho chiếc đồng hồ đó, có thể không bao giờ có được niềm vui khi lắp ráp chiếc đồng hồ lại với nhau và tận hưởng hình thức cuối cùng của nó.
#3. Tầm quan trọng của nhiệm vụ
Điều này rất quan trọng. Những nhân viên làm việc hàng ngày cần phải tin rằng họ quan trọng và những nỗ lực của họ sẽ làm cho thế giới trở nên tốt đẹp hơn. Đó là định nghĩa về ý nghĩa nhiệm vụ. Nếu các hoạt động của bạn trực tiếp cải thiện cuộc sống của mọi người, bạn có thể sẽ cảm thấy hài lòng hơn nhiều về những nỗ lực của mình. Về bản chất, vấn đề là, "Công việc của tôi có quan trọng không?"
Những người trả lời đầu tiên cung cấp các ví dụ tuyệt vời. Khi các sĩ quan cảnh sát, nhân viên cứu hỏa, y tá và những người khác hiểu rằng những việc họ làm hàng ngày sẽ cứu được mạng sống, họ sẽ rất vui mừng. Đây là một phần thưởng tuyệt vời trong và của chính nó.
#4. Quyền tự trị
Mỗi con người đều mong muốn tự do. Thành phần này của mô hình đặc điểm công việc liên quan đến mức độ tự do của một nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ. những thứ cho phép các cá nhân tự suy nghĩ và sắp xếp lịch trình của họ, và các phương pháp làm việc mang lại quyền tự chủ cao hơn nhiều so với những thứ cung cấp các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên.
Quyền tự chủ cao hơn có liên quan chặt chẽ với tinh thần trách nhiệm và quyền sở hữu cao hơn.
Một nghệ sĩ được tự do vẽ bất cứ thứ gì xuất hiện trong đầu. Chúng không bị giới hạn bởi địa lý, toán học, vật lý hay thậm chí là giới hạn của con người. Họ được tự do thử nghiệm và thể hiện bản thân theo những cách không thể tưởng tượng được trước đây.
Nếu bạn lấy người nghệ sĩ đó và buộc họ sơn những viên gạch XNUMX inch chỉ với một màu, chắc chắn họ sẽ vô cùng thất vọng.
# 5. Nhận xét
Thành phần này của mô hình đặc điểm công việc liên quan đến mức độ nhận thức của nhân viên về kết quả nỗ lực của họ. Xác định nhiệm vụ của họ, cung cấp cho họ thông tin cụ thể mà họ có thể sử dụng và thông báo cho họ về hiệu quả của những nỗ lực của họ trong việc đạt được mục tiêu mong muốn giúp họ hiểu tại sao họ làm những gì họ làm.
Phản hồi về hiệu suất là một kỹ thuật tuyệt vời để đảm bảo rằng nhân viên hiểu những gì họ đang làm và những điểm họ có thể cải thiện.
Phương trình Lý thuyết Mô hình Đặc điểm Công việc
Lý thuyết Đặc điểm Công việc phát triển một phương trình cho thấy khả năng truyền cảm hứng cho một công việc cụ thể bằng cách tích hợp tất cả các đặc điểm công việc cơ bản này. Lưu ý: MPS là viết tắt của Điểm số tiềm năng tạo động lực.
Phương trình này dẫn chúng ta đến kết luận rằng phản hồi và quyền tự chủ quan trọng đối với động lực hơn là sự thay đổi kỹ năng, bản sắc nhiệm vụ hoặc tầm quan trọng của nhiệm vụ.
Về bản chất, phương trình này đang cố gắng chỉ ra rằng cách duy nhất để nhân viên trải nghiệm cả ba trạng thái tâm lý là để công việc đạt điểm cao về từng đặc điểm trong số năm đặc điểm cơ bản của công việc.
Đặc điểm công việc Người mẫu Người điều hành
Như bạn chắc chắn đã biết, chỉ cần tạo ra một vai trò có cả năm đặc điểm công việc chính không đảm bảo rằng mọi nhân viên được giao cho vai trò đó sẽ trải qua cả ba trạng thái tâm lý.
Tại sao điều này là trường hợp? Bởi vì chúng ta là con người, và không phải tất cả chúng ta đều được kết nối theo cùng một cách. Đây là nơi người điều hành nhập lý thuyết của chúng tôi. Để trải nghiệm ba trạng thái tâm lý, cả ba người điều hành phải đạt điểm cao, bên cạnh năm đặc điểm công việc thiết yếu hiện có.
Chúng ta hãy xem xét từng người điều hành riêng lẻ.
#1. Kiến thức và khả năng
Theo người điều hành kiến thức và kỹ năng, nếu một cá nhân có kiến thức, kỹ năng và năng lực trong nghề nghiệp của họ, họ có nhiều khả năng có cảm xúc tích cực (ba trạng thái tâm lý) đối với công việc của họ và hiệu suất của họ sẽ được cải thiện.
Ngược lại, nếu mọi người tin rằng họ thiếu kiến thức hoặc kỹ năng để thực hiện nhiệm vụ một cách phù hợp, họ sẽ không trải qua ba trạng thái tâm lý và sẽ trở nên mất động lực.
#2. Tăng trưởng đòi hỏi sức mạnh
Mức độ mà một nhân viên mong muốn trưởng thành và phát triển được gọi là sức mạnh nhu cầu tăng trưởng. Một nhân viên có mức tăng trưởng cao cần sức mạnh có nhiều khả năng phản ứng tích cực với những khả năng và thách thức mới, và do đó trải nghiệm ba trạng thái tâm lý.
Mặt khác, một nhân viên có nhu cầu phát triển thấp sẽ phản ứng tiêu cực với những cơ hội mới và ít có khả năng trải qua ba trạng thái tâm lý trên.
#3. Sự hài lòng về “bối cảnh”
Bối cảnh đề cập đến những thứ như người quản lý của nhân viên, đồng nghiệp, tiền lương và đặc quyền, và sự ổn định của công việc. Khi một nhân viên hài lòng với những yếu tố hoàn cảnh này, họ có nhiều khả năng phản ứng tích cực hơn với những thách thức trong vai trò của họ và trải nghiệm ba trạng thái cảm xúc.
Kết quả
Cuối cùng, theo Mô hình Đặc điểm Công việc, nếu có năm đặc điểm công việc cốt lõi và đạt được ba trạng thái tâm lý, thì nhân viên có thể đạt được các kết quả sau.
- Động lực làm việc nội bộ cao: Khi một nhân viên cảm nhận được cả ba trạng thái tâm lý này, rất có thể họ đã có động lực làm việc từ bên trong. Thông tin thêm về động lực bên trong và bên ngoài có thể được tìm thấy ở đây.
- Mức độ hài lòng về tăng trưởng cao: Khi một người trải qua ba trạng thái tâm lý, họ có nhiều khả năng cảm thấy bị thách thức và học hỏi trong công việc. Họ sẽ tin rằng nhiệm vụ này là bổ ích và không kéo họ đến mức khó chịu. Họ cũng sẽ cảm thấy được khích lệ.
- Mức độ hài lòng về công việc chung cao: Những nhân viên trải qua ba trạng thái tâm lý có nhiều khả năng hài lòng với công việc của họ hơn.
- Hiệu quả công việc cao: Điều này được chia thành hai thành phần. Để bắt đầu, việc trải qua ba trạng thái tâm lý sẽ dẫn đến việc mọi người tạo ra công việc có chất lượng cao. Thứ hai, nó sẽ dẫn đến một lượng lớn nỗ lực.
Mô hình đặc điểm công việc đang hoạt động
Bây giờ bạn đã hiểu Lý thuyết Đặc điểm Công việc, bạn có thể sử dụng mô hình theo một trong hai cách sau:
- Để tạo vai trò mới.
- Để thiết kế lại khi mức độ hài lòng hoặc năng suất của nhân viên thấp.
Khi cố gắng áp dụng Mô hình Đặc điểm Công việc, một số cách phổ biến để khám phá bao gồm:
#1. Giảm số lượng nhiệm vụ càng nhiều càng tốt.
Bằng cách đẩy các nhiệm vụ xuống càng xa tổ chức càng tốt, bạn tạo ra quyền tự chủ trong nhiệm vụ, điều này dẫn đến ý thức trách nhiệm đối với cá nhân.
#2. Đa dạng hóa các trách nhiệm bạn đã được phân bổ.
Giao cho nhân viên nhiều nhiệm vụ khác nhau để hoàn thành sẽ khiến công việc của họ trở nên thú vị và đa dạng vì nó sẽ cần nhiều tài năng khác nhau. Bạn cũng sẽ giúp nhân viên hiểu được nỗ lực của họ đóng góp như thế nào vào bức tranh lớn hơn (có tác động).
Ví dụ, nếu một thợ cơ khí chỉ chịu trách nhiệm sửa lốp ô tô, họ có thể không nhận thức được hậu quả của hành động của mình. Nếu họ được giao công việc giải quyết mọi khó khăn với ô tô của khách hàng và trả lại chìa khóa, họ sẽ cảm thấy tự chủ và trách nhiệm hơn, cũng như nhận thức rõ hơn về tác động của công việc.
#3. Giao nhiệm vụ cho các nhóm.
Cân nhắc giao các nhiệm vụ lớn hơn cho một nhóm nhân viên để phát triển, như đã nói ở trên, nhận thức về toàn bộ sản phẩm và tác động của nó đối với tổ chức. Nó cũng sẽ giúp cải thiện tinh thần đồng đội.
#4. Nhân viên nên tương tác với khách hàng.
Khi chúng tôi kết nối nhân viên với khách hàng, như trong ví dụ về thợ máy của chúng tôi ở trên, chúng tôi giúp nhân viên hiểu được tác động của công việc của họ đồng thời khuyến khích trách nhiệm giải trình và chứng minh cho nhân viên thấy toàn bộ hoạt động như thế nào.
Kết luận
JCM là một mô hình nổi tiếng và hữu ích cho phép các chuyên gia suy nghĩ về cách thiết kế công việc tốt nhất. Mặc dù JCM có một số thiếu sót, nhưng phần lớn các tính năng của khung được xác thực bằng bằng chứng thực nghiệm. Các chuyên gia có thể sử dụng các thành phần của JCM để giúp họ suy nghĩ về cách thiết kế công việc tốt nhất.
Bài viết liên quan
- LÃNH ĐẠO ĐƯỢC CHIA SẺ: Tổng quan, Mô hình, Ví dụ, Lý thuyết
- ĐỊNH GIÁ TÂM LÝ: Thực tiễn hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
- Chiến lược định giá: 7 ví dụ hàng đầu về chiến lược định giá
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2023]
- QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: Nó là gì, Phần mềm, Kỹ năng & Ứng dụng tốt nhất.
dự án
