Phân tích công việc cho phép doanh nghiệp hiểu đầy đủ bản chất của công việc. Nó hỗ trợ xây dựng các bản mô tả công việc được cải thiện và các chương trình đào tạo và phát triển hiệu quả, góp phần tạo nên một môi trường làm việc an toàn hơn và lập kế hoạch lực lượng lao động hiệu quả hơn, và rất quan trọng trong quản lý hiệu suất.
Phân tích công việc liên quan đến một số trách nhiệm nhân sự quan trọng, do đó nó phải được thực hiện một cách chính xác để có được dữ liệu chính xác và đáng tin cậy. Trong bài tiểu luận này, chúng ta sẽ xem xét tất cả những gì bạn cần biết về phân tích công việc. Hãy để chúng tôi bắt đầu!
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là một quá trình có phương pháp xác định và xác định các trách nhiệm, nhu cầu và bản chất cụ thể của công việc. Nó đòi hỏi phải chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn, thu thập dữ liệu về từng đơn vị và sau đó phân tích dữ liệu để xác định các kỹ năng và khả năng cần thiết cho nhiệm vụ.
Một nguyên tắc quan trọng trong phân tích công việc là bạn phân tích công việc chứ không phải người thực hiện công việc. Mặc dù một số phương pháp phân tích công việc để thu thập dữ liệu từ người lao động, nhưng kết quả cuối cùng là mô tả công việc chứ không phải con người.
Để đưa ra tất cả các thông tin quan trọng và chi tiết của một công việc, một bản phân tích công việc nên tập trung vào các yếu tố sau.
- Chức trách, nhiệm vụ: Loại, tần suất và độ phức tạp mà các nhiệm vụ và nhiệm vụ được chỉ định được thực hiện.
- môi trường: Nhiệt độ, mùi hương và những người không thân thiện là những ví dụ về môi trường làm việc.
- Công cụ và thiết bị: Công cụ và thiết bị được sử dụng để hoàn thành xuất sắc công việc.
- Các mối quan hệ: Mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các cá nhân.
- yêu cầu: Kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để hoàn thành công việc thành công.
Các loại dữ liệu phân tích công việc
Có ba loại dữ liệu phân tích công việc:
- Hoạt động công việc: Thông tin về các hoạt động cụ thể bao gồm một công việc.
- Thuộc tính công nhân: Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên yêu cầu để thực hiện công việc của họ.
- Bối cảnh công việc: Thông tin về môi trường bên trong và bên ngoài của công việc.
Tại sao Phân tích công việc lại quan trọng?
#1. Hoạch định nguồn nhân lực
Một phần định tính của nhu cầu nhân sự là phân tích công việc, phân tích các yêu cầu công việc về kỹ năng, thuộc tính và các đặc điểm khác của con người. Điều này giúp dễ dàng phân chia lao động thành các ngành nghề riêng biệt.
#2. Tuyển chọn, Tuyển dụng và Bố trí
Để thuê một cá nhân giỏi cho công việc, điều quan trọng là phải hiểu các tiêu chí công việc cũng như đặc điểm của người sẽ làm công việc đó. Thông tin này đến từ bản mô tả công việc hoặc bản mô tả công việc và hỗ trợ ban quản lý điều chỉnh các yêu cầu công việc sao cho phù hợp nhất với thái độ, tài năng và sở thích của nhân viên, v.v.
#3. Phát triển và đào tạo:
Phân tích công việc thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể chấp nhận được. Hỗ trợ trong việc quản lý các chương trình học tập và phát triển.
#4. Đánh giá công việc
Phân tích công việc là cơ sở để đánh giá công việc. Mục tiêu của đánh giá công việc là thiết lập giá trị tương đối của công việc, từ đó giúp quyết định mức bồi thường cho công việc.
#5. Đánh giá hiệu suất
Dữ liệu từ phân tích công việc thiết lập một tiêu chuẩn thực hiện được xác định cho từng công việc. Hiệu suất của nhân viên có thể được đo lường một cách khách quan dựa trên tiêu chuẩn hiệu suất công việc.
#6. Thiết kế một công việc
Các kỹ sư công nghiệp có thể sử dụng thông tin phân tích công việc để phát triển công việc bằng cách tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố công việc.
#7. Sưc khỏe va sự an toan
Ban quản lý có thể thực hiện các hành động khắc phục để đảm bảo an toàn cho người lao động và giảm nguy cơ xảy ra các mối nguy hiểm khác nhau nhằm loại bỏ các điều kiện nguy hiểm.
#số 8. khuyến mãi
Phần lớn các phân tích công việc dựa trên các chính sách hiệu quả. Có thể phát triển các chính sách hiệu quả cho các chương trình khuyến mãi và thuyên chuyển.
#9. Tư vấn việc làm
Mô tả công việc, dựa trên phân tích công việc, hỗ trợ những người mong muốn xác định công việc mà họ có khả năng và khả năng cần thiết.
#10. Quan hệ nơi làm việc
Phân tích công việc là nền tảng để giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh do chất lượng thực hiện công việc mà người lao động yêu cầu.
Bạn tiến hành phân tích công việc như thế nào?
#1. Có được thông tin về một công việc.
Nhân viên hiện tại nên được quan sát và phỏng vấn. Khuyến khích nhân viên thực hiện nghĩa vụ của họ và càng rõ ràng càng tốt khi mô tả chúng. Đọc hướng dẫn sử dụng hoặc tài liệu giải thích tình hình hiện tại của bạn. Kiểm tra mô tả công việc hiện tại của bạn với những gì nhân viên của bạn đang nói và làm. Theo dõi kết quả theo bộ phận hoặc theo từng vị trí công việc. Tạo một tài khoản riêng cho từng nhiệm vụ và chuyên môn cần thiết cho công việc.
#2. Xác định ý nghĩa của từng nhiệm vụ và khả năng.
Khi bạn đã xác định được tài năng nào được yêu cầu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn có thể xếp hạng độ khó của từng nhiệm vụ và kỹ năng. Xác định những khả năng quan trọng nhất của từng khu vực. Hãy lưu ý những tài năng nào ở cấp độ đầu vào và những tài năng nào cần nhiều kinh nghiệm hơn. Bạn có thể có những suy nghĩ khác về công việc này bởi vì bạn nghĩ rằng nó là một phần quan trọng của công việc.
#3. Điều tra các tiêu chuẩn ngành.
Trong phân tích công việc của bạn, hãy tìm dữ liệu trạng thái để đảm bảo bạn được kết nối với nhân viên hiện tại của mình. Sử dụng thông tin từ các ấn phẩm của chính phủ và các nhóm công ty để xác thực những phát hiện của bạn. Tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia về chủ đề này, người có thể làm rõ các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành để thực hiện công việc của mình. So sánh mạng và dữ liệu của bạn với mạng và dữ liệu của các công ty khác.
#4. Mô tả công việc và tiêu chuẩn nên được sửa đổi.
Lập danh sách cho từng công việc và kỹ năng sau khi bạn đã xác định và phát hiện ra những phẩm chất quan trọng nhất cần có để thực hiện công việc. Sử dụng điều này để sửa đổi mô tả công việc hiện có hoặc để tạo một mô tả công việc mới dựa trên phân tích của bạn. Tạo một bộ tiêu chí cho từng vị trí kết hợp phản hồi từ nhân viên của bạn cũng như các quan sát công việc của riêng bạn. Bao gồm những kỳ vọng mà bạn có thể đã đáp ứng hoặc chưa đáp ứng, nhưng điều đó dựa trên các nguyên tắc chuyên môn thu thập được từ cuộc điều tra của bạn.
#5. Thực hiện sửa đổi dựa trên dữ liệu.
Kiểm tra toàn bộ tổ chức. Xác định xem nhiệm vụ chính xác có được giao cho đúng nhiệm vụ hay không dựa trên phân tích. Nếu bạn phát hiện ra rằng một công việc trong một bộ phận phù hợp hơn với một nhóm khác, hãy chuyển các nhiệm vụ sang công việc khác. Bạn cũng có thể phát hiện ra rằng một số bộ phận xử lý khối lượng công việc lớn hơn những bộ phận khác. Bạn có thể sử dụng dữ liệu phân tích công việc để xác định các chiến lược chuyển giao trách nhiệm công việc dựa trên khả năng của từng công việc.
Sự khác biệt giữa Phân tích công việc và Mô tả công việc là gì?
Phân tích công việc có thể được định nghĩa là quá trình thu thập thông tin về một công việc cụ thể. Dữ liệu này bao gồm kiến thức, kỹ năng và năng lực cho công việc hiệu quả. Nó có lợi trong việc chuẩn bị các mô tả công việc và mô tả công việc.
Bản mô tả công việc là văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các cán bộ gắn với công việc.
Theo cách nói của giáo dân, phân tích công việc đề cập đến việc đánh giá và thẩm định chuyên sâu về một công việc nhất định. Do đó, bản mô tả công việc là một tuyên bố mô tả một công việc nhất định.
Các phần của một phân tích công việc là gì?
#1. Vị trí công việc
Vị trí công việc và nhân viên giữ vai trò đó trong tổ chức được gọi là vị trí việc làm. Hệ thống thù lao của tổ chức được xây dựng xung quanh tình trạng công việc. Những công việc được trả lương cao và những người có công việc kiếm được lợi nhuận tốt hơn so với việc làm được trả lương thấp hơn.
# 2. Mô tả công việc
Ví dụ, mỗi tình huống khác biệt với những tình huống khác vì nó liên quan đến một tập hợp các nhiệm vụ và nghĩa vụ duy nhất. Kinh nghiệm, năng lực và kiến thức. Các hoạt động, nghĩa vụ, chức năng và trách nhiệm này được mô tả chi tiết trong bản mô tả công việc.
#3. Giá trị công việc
Giá trị công việc là phép tính giá trị của công việc trong một tổ chức. Nói cách khác, giá trị công việc là ước tính xem công việc đó đóng góp bao nhiêu cho mục tiêu cuối cùng của tổ chức.
Những phương pháp nào có sẵn để tiến hành phân tích công việc?
#1. phỏng vấn
Một phương pháp để tạo bản mô tả công việc phù hợp là yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin chi tiết về công việc của họ. Nhà tuyển dụng sẽ hỏi về trách nhiệm cụ thể cũng như phân tích các chức năng được thực hiện bởi nhân viên ở một vị trí nhất định.
#2. quan sát
Người sử dụng lao động cũng có thể chọn quan sát nhân viên khi họ thực hiện công việc của mình, lưu ý các hoạt động họ hoàn thành cũng như các khả năng cần thiết cho các nhiệm vụ đó. Các quan sát hoạt động tốt đối với các quy trình liên quan đến nhiệm vụ vật lý và kết quả của sản phẩm.
# 3. Khảo sát
Khảo sát được sử dụng để xác định tần suất hoàn thành một nhiệm vụ hoặc tần suất sử dụng một bộ kỹ năng. Các cuộc khảo sát này có thể là các hình thức có tổ chức cao, trong đó nhân viên sử dụng thang đo để trả lời các câu hỏi liên quan đến công việc. Các cuộc khảo sát cũng có thể được sử dụng tùy tiện hơn để đặt câu hỏi mở cho nhân viên.
#4. Nhật ký công việc
Người sử dụng lao động có thể tìm kiếm một tài khoản bằng văn bản về lao động hàng ngày trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này cho phép nhân viên cung cấp mô tả chi tiết về các hoạt động công việc thông thường của họ cũng như thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ.
Khi nào nên tiến hành phân tích công việc?
Là giai đoạn đầu tiên trong quy trình tuyển dụng, phân tích công việc nên được thực hiện. Viết một phân tích làm rõ nhu cầu và mong đợi của bạn. Nó cũng thu thập các thông tin cần thiết để xây dựng một bản mô tả công việc.
Hạn chế của phân tích công việc là gì?
#1. Nó cần có thời gian
Bất lợi đáng kể nhất của quá trình xem xét công việc là độ dài của nó. Đây là một bất lợi đáng kể, đặc biệt khi việc làm thay đổi thường xuyên. Điều này làm nổi bật thành kiến cá nhân: nếu người giám sát hoặc nhà phân tích làm việc cho cùng một công ty, quy trình có thể bao gồm sở thích và sở thích cá nhân của họ. Đây là một trở ngại đáng kể cho việc thu thập dữ liệu đáng tin cậy và chính xác.
#2. Nỗ lực quá mức của con người
Quá trình này đòi hỏi một lượng đáng kể lao động của con người. Bởi vì mỗi công việc yêu cầu thông tin duy nhất và không có mẫu cố định, dữ liệu tùy chỉnh phải được thu thập cho mỗi công việc. Để thu thập và ghi lại dữ liệu liên quan đến đơn hàng, quy trình phải được thực hiện độc lập.
#3. kỹ năng không đầy đủ
Sẽ là lãng phí nguồn lực của công ty nếu nhà phân tích không biết mục đích của quá trình phân tích công việc và thiếu các khả năng cần thiết để thực hiện nó. Để thu thập dữ liệu đáng tin cậy, bạn phải được đào tạo.
#4. Khả năng tinh thần không đầy đủ
Cuối cùng, tài năng tinh thần như trí thông minh, đặc điểm cảm xúc, kiến thức, năng lực, tinh thần và sức chịu đựng là những thứ vô hình không thể nhìn thấy hoặc đánh giá trực tiếp. Mọi người cư xử khác nhau trong các tình huống khác nhau. Do đó, không thể thiết lập các tiêu chuẩn chung cho tài năng trí tuệ.
Ai thực hiện phân tích công việc?
Bộ phận Nhân sự của người sử dụng lao động hoặc Nhà tư vấn/Phân tích Công việc được chứng nhận có thể thực hiện phân tích công việc.
Ví dụ về phân tích công việc
Chúng ta hãy xem xét hai ví dụ về cách một bản phân tích công việc đầy đủ có thể xuất hiện trong thực tế.
#1. Ví dụ về phân tích công việc bán hàng
| Chức vụ | Đại diện kinh doanh |
| phân loại | Nhân viên toàn thời gian |
| bộ | Bán hàng |
| Địa Chỉ | Lạch Mill, Washington |
| Trả điểm | Cấp I |
| Yêu cầu công việc | |
| Tóm tắt vị trí | Đảm bảo khách hàng hiện tại có sản phẩm và dịch vụ họ cần. Xác định và theo đuổi các thị trường mới, khách hàng tiềm năng và quảng cáo chiêu hàng với khách hàng tiềm năng. Thực hiện theo quy trình bán hàng liên quan đến việc liên hệ với khách hàng tiềm năng, theo dõi, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ cũng như chốt đơn hàng. Tạo báo cáo và dự báo bán hàng hàng tuần, hàng tháng và hàng quý. Đáp ứng mục tiêu doanh số hàng năm. |
| Nhiệm vụ công việc | – Tạo khách hàng tiềm năng– Tạo danh sách khách hàng– Liên hệ với khách hàng tiềm năng và đàm phán với họ– Theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại– Chốt đơn hàng– Duy trì hồ sơ khách hàng– Tạo và trình bày báo cáo bán hàng |
| Kỹ năng | – Thành thạo các chương trình văn phòng trên máy tính để bàn– Thành thạo CRM– Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng tốt– Kỹ năng giao tiếp tốt |
| Cấu trúc báo cáo | – Báo cáo trực tiếp cho giám đốc bán hàng toàn quốc– Không có ai báo cáo cho vị trí này– Phải tham dự cuộc họp bán hàng hàng năm |
| yêu cầu nhân viên | |
| Đào tạo | – Bằng cử nhân về kinh doanh, tài chính, tiếp thị, kinh tế hoặc lĩnh vực liên quan– Có ít nhất XNUMX năm kinh nghiệm bán hàng |
| Kỹ năng | – Thích ứng với nhu cầu và mong đợi của khách hàng luôn thay đổi– Thích ứng với những thay đổi của thị trường– Có thể tự tin thực hiện hàng trăm cuộc gọi ngẫu nhiên mỗi tuần– Có thể làm việc thoải mái trong môi trường có nhịp độ nhanh |
| Môi trường | – Môi trường văn phòng có khối lượng công việc lớn– Ngồi ở bàn làm việc hầu hết thời gian trong ngày– Đi công tác gặp gỡ khách hàng |
| Chứng chỉ và giấy phép | – Bằng lái xe của tiểu bang Washington– Nhân viên bán hàng chuyên nghiệp được chứng nhận của Hiệp hội các chuyên gia bán hàng quốc gia– Chuyên gia bán hàng nội bộ được chứng nhận của Hiệp hội các chuyên gia bán hàng nội bộ Hoa Kỳ |
| Yếu tố thành công | |
| Tăng doanh số bán hàng | – Tăng doanh số bán hàng dựa trên lượt giới thiệu thêm 10% mỗi năm– Tăng mức độ thâm nhập kênh thị trường lên 12% trong năm đầu tiên |
| Phát triển bộ phận bán hàng | – Đào tạo ít nhất một cộng tác viên bán hàng cấp dưới mới |
#2. Ví dụ phân tích công việc cấp đầu vào
| Chức vụ | Trợ lý biên tập |
| phân loại | Nhân viên toàn thời gian |
| bộ | sản xuất sách |
| Địa Chỉ | Malibu, California |
| Trả điểm | Cấp III |
| Yêu cầu công việc | |
| Tóm tắt vị trí | Hỗ trợ Tổng biên tập và nhà xuất bản trong việc phát triển và phân phối bản thảo. Đánh giá và hiệu đính bản thảo. Khái niệm hóa và quảng cáo chiêu hàng. Hỗ trợ Tổng biên tập và phối hợp với các bộ phận khác, chẳng hạn như sản xuất và bán hàng. Viết thông cáo báo chí và tiếp thị sách mới. Tìm tác giả mới. |
| Nhiệm vụ công việc | – Thực hiện các nhiệm vụ biên tập để hỗ trợ Tổng biên tập– Tìm và liên hệ với các tác giả mới– Xem xét và thay đổi tài liệu– Tham dự các buổi ký tặng, đọc sách và ra mắt sách |
| Kỹ năng | – Thành thạo phần mềm xuất bản trên máy tính – Quản lý thời gian tốt – Khả năng đa nhiệm – Kỹ năng giao tiếp tốt – Kỹ năng giao tiếp tốt |
| Cấu trúc báo cáo | – Báo cáo cho Tổng biên tập và nhà xuất bản – Không có ai báo cáo cho Trợ lý biên tập |
| yêu cầu nhân viên | |
| Đào tạo | – Bằng cử nhân tiếng Anh, văn học, báo chí hoặc một lĩnh vực liên quan |
| Kỹ năng | – Khả năng đọc nhanh, xác định lỗi và trôi chảy– Kỹ năng đọc và viết tốt– Khả năng làm việc trên nhiều dự án cùng lúc– Làm việc đúng thời hạn |
| Môi trường | – Môi trường văn phòng nhịp độ nhanh– Ngồi ở bàn làm việc trong phần lớn thời gian– Di chuyển để đặt sự kiện 50% thời gian |
| Chứng chỉ và giấy phép | – Bằng lái xe của tiểu bang California– Thành viên của American Copy Editors Society |
| Yếu tố thành công | |
| Nâng cao hiệu quả | – Giảm 15% thời gian hoàn thành dự án – Xác định các chương trình đổi mới để cải thiện việc chỉnh sửa |
| Phát triển kinh doanh | – Tìm ít nhất mười tác giả giỏi mới mỗi năm– Đào tạo thực tập sinh |
Kết quả phân tích công việc của bạn không nhất thiết phải giống với phân tích công việc mẫu ở trên. Thực hiện các thay đổi để làm cho nó phù hợp hơn với tổ chức và vị trí của bạn.
Kết luận
Phân tích công việc là một kỹ thuật thông minh và đã được thử nghiệm với vai trò đặc biệt trong Quản lý nguồn nhân lực. Thật vậy, một bản phân tích công việc được thực hiện tốt sẽ có tác động đến kết quả kinh doanh. Thông qua đào tạo tập trung và quản lý hiệu suất hiệu quả, các chuyên gia nhân sự có thể sử dụng dữ liệu này để đưa ra quyết định tuyển dụng tốt hơn và đảm bảo hiệu suất cao hơn trong công việc.
Tuy nhiên, để thành công, bạn phải áp dụng một cách tiếp cận có hệ thống để bao trùm tất cả các thành phần chính của công việc, như đã giải thích trong các giai đoạn của quy trình được thảo luận.
Phân tích công việc cũng là một kỹ thuật tốn thời gian. Tiến hành phân tích công việc đầy đủ sẽ cần điền vào bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn hàng chục người, đây sẽ là một bài tập tốn kém. Bạn nên liên tục xem xét liệu một bản phân tích công việc hoàn chỉnh có đáng giá hay không. Bạn cũng phải xem xét tính chất thay đổi liên tục của công việc – mặc dù đây có thể là nguyên nhân để tiến hành phân tích công việc ngay từ đầu.
Bài viết liên quan
- QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: Nó là gì, Phần mềm, Kỹ năng & Ứng dụng tốt nhất
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2023]
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
- PHÂN TÍCH THỊ TRƯỜNG: Nó là gì và Hướng dẫn đầy đủ về cách thực hiện nó
- QUẢN LÝ THỜI GIAN: Kỹ năng & Lời khuyên về Quản lý Thời gian Hiệu quả
dự án
