Tạo ra công nghệ linh hoạt và thân thiện với người dùng cũng như hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ phức tạp là một phần trong nhiều nhiệm vụ của người quản lý dự án CNTT. Đó là lý do tại sao việc sử dụng phần mềm quản lý dự án CNTT là bí quyết của nhiều nhà quản lý dự án CNTT.
Mặc dù các nhà quản lý chịu trách nhiệm quản lý dự án CNTT nhưng điều quan trọng là phải hiểu những gì nó đòi hỏi. Do đó, quản lý dự án CNTT là quá trình lập kế hoạch, quản lý, giám sát, thực hiện, hoàn thành và báo cáo các dự án CNTT.
Nó có thể được sử dụng để tạo ra các bản thiết kế rõ ràng quan trọng đối với sự thành công của công ty trong một dự án cụ thể. Bài viết này tiết lộ hướng dẫn rõ ràng về mọi thứ bạn cần biết về quản lý dự án CNTT.
Quản lý dự án CNTT là gì?
Quản lý dự án CNTT là quá trình tổ chức, chỉ đạo và phân công nhiệm vụ để hoàn thành các mục tiêu CNTT được chỉ định của tổ chức. Phát triển phần mềm, cài đặt hoặc nâng cấp phần cứng, nâng cấp mạng, phân tích kinh doanh và sáng kiến quản lý dữ liệu đều là ví dụ về các dự án CNTT. Trách nhiệm chính của người quản lý dự án CNTT là giám sát việc lập kế hoạch, phát triển và thực hiện dự án đồng thời hỗ trợ các hoạt động hàng ngày trong bộ phận công nghệ.
Ưu điểm của quản lý dự án CNTT
Cần phải hiểu những lợi thế sau để làm việc trên nhiều dự án CNTT khác nhau:
#1. Sản lượng tăng
Với sự hướng dẫn của phương pháp quản lý dự án hàng đầu, một dự án CNTT có thể được hoàn thành một cách hiệu quả. Nếu bạn có thể hướng dẫn nhóm của mình một cách nhất quán hướng tới một mục tiêu chung, bạn có thể thấy rằng công việc của mình trở nên hiệu quả hơn. Để giảm chi phí tài chính cho hàng hóa và dịch vụ thông thường và tăng lợi nhuận kinh doanh, năng suất là điều cần thiết.
#2. Cải thiện vị thế và lợi thế cạnh tranh
Tin tức tốt về quản lý dự án CNTT lan truyền nhanh chóng trong và ngoài văn phòng. Thực hiện xuất sắc các dự án có thể giúp bạn duy trì vị thế của mình trên thị trường. Đạt được lợi thế cạnh tranh thường xuyên là điều cần thiết để phát triển lượng khách hàng của bạn và củng cố lòng trung thành với thương hiệu.
#3. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Sử dụng kết quả quản lý dự án CNTT vượt trội có thể cải thiện hơn nữa trải nghiệm cho khách hàng của bạn. Khi bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách, khách hàng của bạn có thể sẽ hài lòng. Khách hàng có thể tiếp tục quay lại với bạn với nhiều công việc hơn, điều này sẽ làm tăng doanh thu cho công ty của bạn. Ngoài ra, một khách hàng hài lòng có thể giới thiệu bạn với người khác, điều này sẽ mở rộng phạm vi tiếp cận của bạn.
#4. Tính linh hoạt nâng cao
Bởi vì các dự án CNTT thường đa dạng nên các nhà quản lý có thể điều chỉnh tốt hơn cho phù hợp với các hoàn cảnh khác nhau. Sử dụng quản lý dự án, bạn có thể tạo chiến lược hoàn thành từng dự án riêng lẻ đúng tiến độ và trong ngân sách được phân bổ. Người quản lý dự án CNTT cũng có thể học cách định hướng lại dự án nếu họ phát hiện ra mục tiêu khác, điều này có lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
#5. Mở rộng dịch vụ của bạn
Nếu bạn sử dụng các chiến lược quản lý dự án CNTT xuất sắc, bạn có thể mở rộng dịch vụ của mình và tìm thấy các cơ hội kinh doanh mới. Điều này là do khả năng tăng lượng khách hàng của bạn khi bạn thực hiện thành công một số dự án. Khi bạn đã quyết định rằng doanh nghiệp của mình đã sẵn sàng phát triển, hãy quyết định cách tốt nhất để xử lý việc thêm các dịch vụ mới vào thực đơn của bạn. Ví dụ: bạn có thể mở rộng sang các thị trường mới hoặc thêm hàng hóa hoặc dịch vụ mới vào sản phẩm hiện tại của mình.
#6. Tăng cường phát triển và tăng trưởng nhóm
Bạn có thể sử dụng quản lý dự án CNTT làm lợi thế của mình bằng cách tận dụng các kết quả thành công để truyền cảm hứng và thúc đẩy nhóm của bạn phát triển các kỹ năng mới. Những người lao động cần học các kỹ năng mới ngoài quá trình đào tạo hoặc kinh nghiệm của họ có thể trở thành người mới. Quản lý dự án CNTT có thể giúp họ chuyển sang vai trò mới nếu họ quyết định thay đổi nghề nghiệp.
#7. Đánh giá rủi ro tốt hơn
Quản lý dự án CNTT tạo điều kiện cải thiện việc đánh giá rủi ro và hoàn thành dự án thành công. Có một số cách tiếp cận để đánh giá và giảm thiểu rủi ro, chẳng hạn như:
Khi tích hợp phần cứng, mạng và phần mềm mới, việc đưa ra những phỏng đoán có căn cứ
thiết lập các tiêu chuẩn hợp lý cho các công ty, khách hàng và các bên liên quan khác
Thường xuyên cập nhật các dự án của bạn để phù hợp với lịch trình và công nghệ mới
Mẹo quản lý dự án CNTT
Những lời khuyên sau đây có thể hữu ích với bạn với tư cách là người quản lý dự án CNTT, bất kể mức độ kinh nghiệm:
- Chủ động. Lập danh sách tất cả các lĩnh vực cần được chú ý thêm hoặc các kỹ năng chuyên môn trước khi bạn bắt đầu thực hiện một dự án. Quản lý dự án chủ động đảm bảo rằng, bất chấp mọi trở ngại có thể phát sinh, dự án sẽ chuyển tiếp từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo cho đến khi hoàn thành.
- Nhận biết nhóm của bạn. Bạn có thể phân công nhiệm vụ thành công hơn nếu bạn nhận thức được kỹ năng của từng thành viên trong nhóm và đánh giá cao sự đóng góp của họ. Nói chung, bạn muốn phân công công việc cho những nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và đạt kết quả xuất sắc.
- Sử dụng các công cụ quản lý CNTT. Nếu bạn muốn chịu trách nhiệm về định hướng của dự án, hãy thử sử dụng các công cụ cho phép bạn theo dõi tiến độ ngay lập tức. Trong giai đoạn lập kế hoạch, hãy chọn các công cụ phù hợp với bạn trong số nhiều công cụ có sẵn để bắt đầu và giám sát dự án.
- Tiến hành hồi tưởng dự án. Khi một dự án gần như hoàn thành, hãy nghĩ đến việc thuyết trình để xác định những lĩnh vực nào vẫn cần phải làm. Bạn cũng có thể xác định điều gì hiệu quả và chiến thuật nào sẽ áp dụng cho các dự án trong tương lai bằng cách tiến hành hồi cứu.
Người quản lý dự án CNTT sử dụng những công cụ gì?
Quản lý dự án và yêu cầu nhóm làm việc trên chúng có thể là một trong những khía cạnh nhiệm vụ nhất của quản lý dự án CNTT. Nhưng để tránh áp lực, phần mềm quản lý dự án là một công cụ cung cấp giao diện để phát triển các mốc quan trọng, theo dõi tài nguyên dự án và tuân theo dòng thời gian.
Những công cụ này bao gồm các chức năng tổ chức tệp, tạo phiên bản, cộng tác và cấp quản lý như thanh toán cho khách hàng, lập ngân sách và phân bổ bộ phận. Chúng cũng giúp bạn theo dõi tiến độ liên tục để duy trì quyền kiểm soát hướng đi của dự án.
Có nhiều công cụ phần mềm quản lý dự án để khởi động và quản lý dự án, bao gồm:
# 1. Biểu đồ RACI
Biểu đồ RACI được sử dụng cho tất cả các dự án CNTT và là viết tắt của Trách nhiệm, Chịu trách nhiệm, Được tư vấn và Thông báo. Khi làm việc thông qua các dự án, vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm có thể được làm rõ bằng biểu đồ RACI.
Đối với mỗi nhiệm vụ được giao, các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan phải có trách nhiệm, được tư vấn hoặc được cung cấp thông tin.
# 2. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt được coi là biểu đồ ngang cho các dự án có sự phụ thuộc vào nhiệm vụ, tức là Nó được sử dụng để minh họa dòng thời gian của dự án. Nó được đặt theo tên của Henry Gantt.
Mỗi thanh trên biểu đồ thể hiện nhiệm vụ của dự án và độ dài của mỗi thanh thể hiện thời gian. Biểu đồ Gantt giúp các nhóm trực quan hóa các nhiệm vụ ảnh hưởng lẫn nhau như thế nào và công việc nào cần hoàn thành.
Đây là một công cụ tuyệt vời cho một dự án bao gồm nhiều nhiệm vụ phụ thuộc (tức là các nhiệm vụ dựa vào nhau) vì các thành viên trong nhóm có thể nhận thấy nơi các nhiệm vụ chồng chéo.
#3. Bảng Kanban:
Bảng Kanban tiết lộ cấu trúc phân chia công việc của từng giai đoạn nhiệm vụ. Nó hoạt động tốt đối với các dự án yêu cầu thay đổi dần dần, cho phép nhóm chia nhỏ nhiệm vụ thành các giai đoạn tiến độ và danh sách kiểm tra.
Sử dụng bảng Kanban có thể giúp nhóm ổn định trách nhiệm của mình và thấy được năng lực sẵn có của các thành viên khác trong nhóm trong quản lý dự án CNTT.
Người quản lý dự án CNTT có yêu cầu mã hóa không?
Viết mã là ngôn ngữ của lập trình viên, vì vậy hầu hết người quản lý dự án CNTT không cần phải viết mã. Nhưng vì người quản lý dự án CNTT giám sát nhóm và đưa ra các quyết định kỹ thuật nên việc giao tiếp và phát biểu phải dựa trên nhiều bộ kỹ năng.
Trong các câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án CNTT, người quản lý dự án CNTT có thể được hỏi liệu họ có kỹ năng viết mã hay không vì làm HTML, C++ hoặc Python cơ bản và biết cách nói về mã sẽ khiến người quản lý dự án CNTT được tôn trọng hơn và khiến các thành viên trong nhóm cố gắng hết sức công việc.
5 giai đoạn của dự án CNTT là gì?
Năm giai đoạn của dự án CNTT giúp người quản lý dự án CNTT hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn. Đó là vòng đời mà việc quản lý dự án CNTT điển hình nên bao gồm. Chúng bao gồm:
#1. Bắt đầu
Trong giai đoạn bắt đầu, điều quan trọng là phải xem xét nhu cầu của dự án và tạo đề xuất dự án hoặc người quản lý dự án CNTT có thể phân tích toàn bộ dự án để xác nhận tính khả thi của nó.
Trong khi tạo đề xuất dự án hoặc chuẩn bị kế hoạch, người quản lý dự án CNTT nhận thấy rằng tất cả các nhiệm vụ đều được làm rõ và xác nhận để tạo điều kiện thực hiện liền mạch.
Điều lệ dự án mô tả toàn bộ dự án, là sản phẩm chính của giai đoạn khởi đầu. Nó có thể liên quan đến:
- Xác định các bên liên quan
- Giải thích sự cần thiết của dự án
- Thiết lập mốc thời gian cho dự án
- Xác định các sản phẩm chính, giả định, điểm mạnh và điểm yếu của dự án
Người quản lý dự án CNTT sau đó phê duyệt điều lệ, biểu thị rằng dự án có thể tiến hành giai đoạn tiếp theo.
# 2. Lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch là nỗ lực tập thể giữa người quản lý dự án CNTT và nhóm của họ. Kế hoạch dự án có thể bao gồm những nội dung sau:
- Tài nguyên.
- Giải quyết nhu cầu ngân sách, tiến độ dự án và số liệu hiệu suất.
- Xác định rủi ro.
- Các hành động để quản lý sự thay đổi và truyền thông
Lập kế hoạch dự án cũng nên liên quan đến việc tạo ra các mục tiêu rõ ràng cho những thành tựu trong tương lai và phân bổ đủ thời gian để phân tích chi tiết. Nó sẽ giúp các nhóm dự án hoàn thành nhiệm vụ trong phạm vi ngân sách và đúng thời hạn bằng cách sử dụng một chiến lược hiệu quả và toàn diện.
#3. Chấp hành
Giai đoạn thực hiện là khi nhóm thực hiện công việc chính và đặt ra các sản phẩm bàn giao cho dự án. Tại thời điểm này, người quản lý dự án CNTT đóng một vai trò quan trọng bằng cách thiết lập các quy trình làm việc hiệu quả, giao nhiệm vụ để đạt được các cột mốc quan trọng, giám sát cẩn thận tiến trình của nhóm và giữ liên lạc cởi mở giữa tất cả các thành viên trong nhóm.
Một vai trò khác của người quản lý dự án trong giai đoạn này là duy trì sự hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan của dự án một cách nhất quán. Nó đảm bảo với mọi người rằng họ đều thống nhất và dự án sẽ diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.
#4. Giám sát và kiểm soát
Giai đoạn giám sát và kiểm soát diễn ra đồng thời với quá trình thực thi vì trong giai đoạn thực hiện, phần mềm quản lý dự án CNTT, bao gồm việc giám sát thời gian, phạm vi, chi phí, chất lượng và rủi ro của dự án, được sử dụng để theo dõi tiến trình của nhóm trong thời gian thực.
Người quản lý dự án CNTT cũng có trách nhiệm theo dõi một cách định lượng nỗ lực và chi phí trong giai đoạn giám sát và kiểm soát. Việc theo dõi này đảm bảo rằng dự án vẫn nằm trong ngân sách và rất quan trọng đối với các dự án trong tương lai.
#5. Khép kín
Giai đoạn kết thúc bắt đầu vào cuối dự án. Giai đoạn này đảm bảo rằng dự án đã đạt đến giai đoạn bàn giao cuối cùng, tức là tất cả công việc đã được hoàn thành, phê duyệt và chuyển cho nhóm thích hợp.
Sau khi dự án hoàn thành và được phê duyệt, người quản lý dự án CNTT hoặc nhóm sẽ xem xét và ghi lại các bài học kinh nghiệm bằng cách xác định điều gì hiệu quả và điều gì không. Giấy tờ lưu trữ cũng được lưu giữ để tham khảo trong tương lai.
Sau đó, dự án sẽ đưa ra một báo cáo chi tiết bao gồm mọi khía cạnh và được lưu trữ ở nơi an toàn mà người quản lý dự án trong tổ chức đó có thể truy cập.
Dự án CNTT bao gồm những gì?
Dự án CNTT là bất kỳ dự án nào liên quan đến cơ sở hạ tầng CNTT, công nghệ máy tính hoặc hệ thống thông tin. Các dự án CNTT liên quan đến các hoạt động phát triển phần mềm, như hệ thống phần mềm quy mô lớn hoặc lập trình một ứng dụng di động đơn giản.
Quản lý dự án CNTT cho người mới bắt đầu đôi khi bao gồm:
- Cập nhật một trang web.
- Tham gia phát triển web.
- Phát triển toàn bộ cơ sở hạ tầng web.
- Thậm chí tạo ra một trang web mua sắm trực tuyến.
Các ví dụ phổ biến khác về dự án CNTT bao gồm triển khai hệ thống và phần mềm, thiết kế cơ sở hạ tầng CNTT của tổ chức và sử dụng các biện pháp bảo mật CNTT.
Dưới đây đại diện cho một số loại dự án CNTT:
- Nghiên cứu
- Dịch vụ
- Thay đổi cách quản lý
- Phát triển phần mềm
- Cơ sở hạ tầng
- Đánh giá nhu cầu
- triển khai hệ thống
Các loại yêu cầu trong dự án CNTT là gì?
Bạn sẽ có thể xác định các yêu cầu của dự án CNTT của mình để xử lý các dự án có độ phức tạp khác nhau và cũng có lộ trình trực tiếp để thực hiện, giúp dự án trở nên trực tiếp hơn đối với tất cả những người tham gia.
Khi mới bắt đầu, loại yêu cầu trong các dự án CNTT sẽ bao gồm giải quyết các mốc thời gian, quản lý nhiệm vụ, giao nhiệm vụ và lãnh đạo các nhóm hoàn thành mục tiêu của công ty.
Tuy nhiên, một đặc tả yêu cầu phần mềm có thể được tạo ra. Đặc tả yêu cầu phần mềm (SRS) là một tài liệu thiết yếu trong quá trình phát triển. Nó tóm tắt những gì dự án bao gồm và các thành phần khác nhau của nó. Một số yếu tố được thảo luận trong bản tóm tắt bao gồm:
- Mục đích chính của dự án
- Personas và nhu cầu của người dùng
- Phạm vi của dự án
- Các định nghĩa cần thiết
SRS bao gồm cả yêu cầu chức năng và phi chức năng. Nó đóng vai trò quan trọng như một tài liệu hướng dẫn cho các bên liên quan và nhà phát triển, nêu rõ những gì bạn dự kiến sẽ cung cấp.
- LƯƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN: Năm 2023
- Hệ thống quản lý danh mục đầu tư: Định nghĩa và hướng dẫn quy trình
- CÁCH THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN: Định nghĩa, Hướng dẫn và Yêu cầu
- CƠ HỘI KINH DOANH: Hơn 31 lựa chọn bạn có thể bắt đầu ngay bây giờ!!! (+ Mẹo miễn phí)
- QUẢN LÝ DỰ ÁN: Định nghĩa, Phần mềm, Kỹ năng, Các bước & Mức lương
dự án
