Mặc dù khái niệm về phần mềm mạng nội bộ đã xuất hiện được một thời gian, nhưng gần đây nó đã trải qua một cuộc cách mạng. Mạng nội bộ ngày nay phục vụ nhiều hơn là chỉ các mạng riêng để phân phối các chính sách và thủ tục của công ty. Thay vào đó, phần mềm mạng nội bộ ngày nay là một sản phẩm kết hợp phục vụ như một trung tâm liên lạc cho doanh nghiệp lớn và nhỏ, sự tham gia của nhân viên và các quy trình nội bộ. Mặc dù các chính sách của công ty vẫn có thể truy cập được, nhưng sự tự do mới tìm thấy của bạn cho phép bạn đạt được nhiều hơn nữa. Mạng nội bộ năng động và có thể thích ứng là điều cần thiết để trở thành trung tâm cho sự tham gia của nhân viên. Mạng nội bộ của công ty bạn đóng vai trò là “cửa trước” đối với nhân viên cũng như đối tác. Ngày càng có nhiều người làm việc từ xa, do đó, điều quan trọng là cung cấp cho họ một không gian cộng tác an toàn và thân thiện. Trong bài viết này, chúng tôi cũng sẽ thảo luận về phần mềm mạng nội bộ tốt nhất cho các công ty.
Nhưng trước khi chúng ta tiến xa hơn, sẽ rất hữu ích nếu định nghĩa mạng nội bộ là gì và nó có thể giúp ích gì cho doanh nghiệp.
Mạng nội bộ là gì?
Mạng nội bộ là một mạng bí mật mà chỉ nhân viên của một công ty nhất định mới có quyền truy cập. Nó được tạo riêng cho việc sử dụng của một công ty và nhân viên được ủy quyền, khách hàng và các đối tác kinh doanh khác. Ngoài ra, nó cung cấp một kết nối an toàn để trao đổi dữ liệu nhạy cảm giữa các bên được phép. Tuy nhiên, mạng nội bộ có thể được sử dụng để cung cấp cho nhân viên quyền truy cập an toàn vào dữ liệu, cơ sở dữ liệu, liên kết, biểu mẫu và ứng dụng phần mềm của công ty. Vì vậy, nó giống như một mạng internet riêng hoặc một trang web nội bộ chạy trong công ty để cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu của công ty. Trong mạng nội bộ, mỗi máy tính có địa chỉ IP riêng biệt.
Hơn nữa, nó sử dụng các giao thức internet tiêu chuẩn (TCP/IP) và an toàn với tường lửa và các biện pháp khác để ngăn chặn truy cập bất hợp pháp. Các gói dữ liệu vào và ra khỏi mạng được tường lửa xem xét kỹ lưỡng để tìm các yêu cầu độc hại. Do đó, những người được phép sử dụng mạng nội bộ có thể truy cập trực tuyến, nhưng bất kỳ ai không sử dụng mạng nội bộ sẽ không thể làm như vậy. Quan trọng hơn, người dùng được ủy quyền phải được liên kết vật lý với mạng LAN (Mạng cục bộ) của mạng nội bộ để có quyền truy cập vào mạng riêng.
Mạng nội bộ hoạt động như thế nào?
Mạng nội bộ không thể hoạt động nếu không có máy chủ web để xử lý các yêu cầu về thông tin được lưu trữ ở đó. Người dùng yêu cầu một tệp và máy chủ web định vị và gửi tệp đó cho họ. Để quản lý tốt hơn việc phát triển, phân phối và duy trì thông tin trên mạng nội bộ, nên triển khai hệ thống quản lý nội dung.
Ngoài việc có các đường dây thuê riêng kết nối với tài nguyên mạng WAN, mạng nội bộ có thể được tạo thành từ một số mạng LAN được kết nối với nhau. Máy chủ web cho mạng nội bộ sử dụng các giao thức internet phổ biến như TCP/IP và HTTP. Mạng nội bộ thường kết nối với internet và các tài nguyên bên ngoài khác thông qua một hoặc nhiều máy tính cổng.
Nhân viên cần có mật khẩu mạng để liên kết với mạng cục bộ (LAN) của nơi làm việc để truy cập mạng nội bộ. Mạng riêng ảo (VPN) và các kết nối an toàn khác cho phép nhân viên từ xa truy cập mạng nội bộ. Tuy nhiên, những người dùng không có mặt thực tế trên mạng cục bộ (LAN) của công ty vẫn có thể đăng nhập vào mạng nội bộ của công ty qua VPN và có quyền truy cập vào cùng dữ liệu và ứng dụng như những người đang có mặt.
Hiểu về mạng nội bộ
Mạng nội bộ của một tổ chức không thể được bảo vệ đầy đủ nếu không có phần mềm tường lửa. Đó là bức tường ngăn giữa internet công cộng và mạng nội bộ của công ty. Tường lửa sẽ giám sát tất cả các gói dữ liệu, cả vào và ra, để tìm các dấu hiệu của hoạt động độc hại hoặc bất hợp pháp. Ngoài ra, Tường lửa giúp ngăn chặn vi-rút và các hình thức tấn công thù địch khác xâm nhập vào mạng riêng.
Hơn nữa, extranet là một phần của mạng nội bộ dành cho những người bên ngoài tập đoàn, chẳng hạn như khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Phần mở rộng extranet của mạng nội bộ rất dễ bị tấn công và cần được bảo vệ bằng tường lửa.
Mạng nội bộ thường giống như một mạng internet riêng an toàn hơn. Các công ty có thể sử dụng đường hầm để giao tiếp riêng tư trong khi vẫn sử dụng internet. Việc kết nối một phần trong mạng nội bộ của họ với một phần khác yêu cầu mã hóa và giải mã phức tạp cũng như các biện pháp phòng ngừa bảo mật khác.
Ngoài extranet, các ứng dụng được lưu trữ cũng cung cấp mạng nội bộ. Để có được kết quả tương tự như mạng nội bộ truyền thống, các doanh nghiệp đang ngày càng chuyển sang sử dụng phần mềm mạng nội bộ của bên thứ ba thay vì duy trì máy chủ riêng của họ. Một số mạng nội bộ hiện đại kết nối với nhiều chương trình kinh doanh theo cách gợi nhớ đến các nền tảng truyền thông xã hội. Nền tảng trải nghiệm của nhân viên là tên gọi khác của các chương trình phần mềm này.
Công dụng chính của mạng nội bộ là gì?
Mục đích của mạng nội bộ của một tổ chức có thể rất khác nhau. Một số ví dụ như sau:
- Thông tin liên lạc. Chúng hỗ trợ giao tiếp nội bộ công ty tốt hơn bằng cách cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào những thứ như danh bạ nhân viên, tin tức công ty và sơ đồ tổ chức.
- Kiểm soát một dự án. Người dùng được cấp quyền truy cập vào các công cụ hỗ trợ quản lý dự án, chẳng hạn như danh sách kiểm tra, thư mục nhân viên, báo cáo trạng thái, v.v.
- Truy cập dữ liệu nhanh chóng và đơn giản. Mạng nội bộ giúp việc lấy thông tin về chính sách, lợi ích và những thay đổi mới nhất của công ty trở nên đơn giản.
- Hợp tác. Các mạng nội bộ như thế này tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác giữa các nhân viên.
- Một cơ sở dữ liệu chính. Khi nói đến việc lưu trữ thông tin quan trọng và dữ liệu của công ty, mạng nội bộ đã nổi lên như một giải pháp tiên phong rõ ràng.
- Chia sẻ kiến thức. Phần mềm mạng nội bộ của bạn có thể có nhiều hình dạng khác nhau, nhưng điều quan trọng là nhân viên phải truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào các giấy tờ quan trọng của công ty. Một số cơ sở hạ tầng cho phép người dùng tạo các trang con chuyên biệt trong mạng chính để chia sẻ dữ liệu hiệu quả hơn.
Ưu điểm và nhược điểm của mạng nội bộ là gì?
Ưu điểm.
Mặc dù chắc chắn rằng sự ra đời của các công nghệ truyền thông mới rất thú vị, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn tìm thấy giá trị đáng kể trong việc triển khai mạng nội bộ.
#1. Lưu trữ tài liệu và dữ liệu đơn giản
Có hàng nghìn tệp ở các định dạng khác nhau trôi nổi trong chuỗi email, Google Drive và máy tính của công ty. Tất cả các tệp của công ty bạn có thể được lưu giữ ở một nơi thuận tiện nhờ mạng nội bộ. Ngoài ra, tất cả các cuộc thảo luận nội bộ đều được lưu trữ miễn là mạng nội bộ khả dụng.
#2. Một CMS có thẩm quyền (Hệ thống quản lý nội dung)
Vào những năm 1990, các công ty bắt đầu sử dụng Mạng nội bộ, bao gồm hầu hết các trang chào mừng cơ bản với thông tin hạn chế về công ty. Kể từ đó, họ đã phát triển để kết hợp blog, bách khoa toàn thư và mạng xã hội. Điều này đã giúp những người giao tiếp dễ dàng phổ biến thông tin và tin tức quan trọng về công ty.
#3. Tạo điều kiện giao tiếp nội bộ đơn giản
Tài khoản người dùng trên mạng nội bộ đôi khi giống với trang LinkedIn của bạn. Hình ảnh, mô tả công việc và chi tiết liên lạc đều được bao gồm. Bất kỳ nhân viên nào có quyền truy cập đều có thể tìm kiếm và giao tiếp với những nhân viên khác. Một mạng lưới nhân viên mạnh mẽ hơn có thể được thiết lập và giao tiếp có thể được tăng cường.
Điểm yếus
Các công cụ đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ có thể bắt đầu trở nên cũ kỹ và lỗi thời nếu chúng không được cập nhật hoặc điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là những nhược điểm điển hình nhất của mạng nội bộ doanh nghiệp.
#1. Không dễ để theo dõi thông tin
Mạng nội bộ truyền thống có cấu trúc lỗi thời yêu cầu nhân viên sàng lọc qua hàng trăm trang hoặc tệp có khả năng xảy ra trên máy chủ web để lấy thông tin họ yêu cầu. Họ không chọn những câu chuyện hợp thời và phù hợp như chúng ta đã từng làm. Bởi vì việc cập nhật một trang mạng nội bộ có thể rất tốn thời gian nên nội dung của nó thường bị lỗi thời. Ngoài ra, bạn không thể chọn ra một số nhân viên nhất định hoặc điều chỉnh thông điệp theo nhu cầu cá nhân, mặc dù thực tế là nội dung đó là hiện tại và hữu ích.
#2. Không hỗ trợ cho thiết bị di động
Ai cũng biết rằng văn hóa của chúng ta có mối liên hệ chặt chẽ với các thiết bị di động. Phần lớn mọi người (chính xác là gần 87%) trên khắp thế giới hiện có quyền truy cập vào điện thoại thông minh. Thật không may, truy cập di động vẫn còn thiếu trên nhiều mạng nội bộ. Thật dễ dàng để trì hoãn một cuộc đại tu truyền thông để chờ đợi một bản nâng cấp cho mạng nội bộ hiện tại của bạn để bổ sung hỗ trợ di động. Nhưng nếu trì hoãn việc chuyển đổi, bạn có thể bỏ lỡ một phương pháp đơn giản và thuận tiện để tiếp cận toàn bộ nhân viên của mình. Đặc biệt, các ứng dụng gốc giúp giao tiếp trên thiết bị di động trở nên dễ tiếp cận và thân thiện với người dùng hơn đối với tất cả nhân viên.
#3. Cập nhật mạng nội bộ có thể tốn thời gian
Chúng tôi đã quen với việc thường xuyên nâng cấp phần mềm, giới thiệu tính năng mới và sửa lỗi. Ngược lại, các phiên bản mới của mạng nội bộ có thể không xuất hiện trong một thời gian dài. Chu kỳ phát hành điển hình của Microsoft kéo dài ba năm. Do sự chậm trễ này, những người liên lạc nội bộ sử dụng mạng nội bộ không có quyền truy cập vào các phương pháp tiên tiến để thông báo và cập nhật thông tin cho nhân viên. Những bản cập nhật lớn này cần nhân viên thành thạo các tính năng mới phức tạp và sửa đổi các quy trình đã thiết lập.
Phần mềm mạng nội bộ
Các tổ chức đang tìm kiếm phần mềm mạng nội bộ tốt nhất thường muốn có một nền tảng hỗ trợ nhân viên gắn kết với sứ mệnh và giá trị của công ty, năng suất tại nơi làm việc cũng như sự công nhận những đóng góp và thành công của nhân viên.
Tuy nhiên, các mạng nội bộ tìm cách thực hiện điều này, ít nhất là trên lý thuyết. Chúng phục vụ như một trung tâm liên lạc nội bộ, cho phép nhân viên dễ dàng kết nối với nhau và định vị thông tin liên quan. Không có gì ngạc nhiên khi các doanh nghiệp muốn có mạng nội bộ như một phần trong kho vũ khí của họ; chúng nhằm thúc đẩy giao tiếp và sự tham gia của nhân viên.
Phần mềm mạng nội bộ là gì?
Phần mềm mạng nội bộ là một mạng xã hội nội bộ được các doanh nghiệp sử dụng cho các mục đích như giao tiếp với nhân viên, ủy quyền nhiệm vụ và phân tích dữ liệu. Tổ chức có tùy chọn hạn chế quyền truy cập chỉ cho nhân viên và nhân viên được ủy quyền.
Những điều này rất hữu ích để thúc đẩy ý thức cộng đồng giữa những người lao động tại các công ty lớn và nhỏ.
Nhìn chung, nghiên cứu cho thấy mạng nội bộ của công ty nâng cao mức độ tham gia của người lao động. Bạn có thể tạo một hệ điều hành kỹ thuật số hợp lý hơn để giao tiếp nhóm bằng cách sử dụng cùng các công cụ, lịch và tệp trên bảng.
Phần mềm mạng nội bộ: Các tính năng chính
Phần mềm mạng nội bộ lý tưởng sẽ đóng vai trò là kho lưu trữ trung tâm cho tất cả dữ liệu liên quan của công ty. Nói chung, phần mềm mạng nội bộ mạnh nhất sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Thư mục nhân viên vừa năng động vừa tương tác. Để cải thiện hiệu quả và giao tiếp, sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể tra cứu nhân viên trong danh bạ công ty hoặc sơ đồ tổ chức theo các tiêu chí như vị trí, bộ phận hoặc chuyên môn của họ. Ngoài ra, sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể nhấp qua để bắt đầu cuộc trò chuyện riêng với các thành viên trong nhóm mà bạn định vị.
- Các biểu mẫu và ứng dụng quy trình làm việc. Phần mềm mạng nội bộ tốt nhất sẽ đóng vai trò là cửa hàng một cửa, cho phép người dùng hoàn thành tất cả các quy trình cần thiết tại đó. Điều này bao gồm thực hiện các yêu cầu quan trọng như đặt danh thiếp hoặc yêu cầu đặt phòng khách sạn và sẽ có các tính năng phê duyệt được tích hợp ngay trong đó.
- Đặc điểm của sự tham gia xã hội: Nhiều nền tảng hiện đại cung cấp các chức năng xã hội chuyên sâu như phản hồi có hỗ trợ biểu tượng cảm xúc và nút “thích” trên các bài đăng để khuyến khích người dùng tham gia.
- Phân tích. Để lấp đầy bất kỳ lỗ hổng nội dung nào và đảm bảo rằng thông tin liên lạc của công ty trong tương lai là phù hợp, bạn cần hiểu rõ về cách nhân viên đang sử dụng nền tảng mạng nội bộ của bạn.
Mô tả về Top phần mềm mạng nội bộ tốt nhất
Bạn sẽ tìm thấy tổng quan ngắn gọn về từng giải pháp phần mềm mạng nội bộ dành cho nhân viên, hoàn chỉnh với các ví dụ về ứng dụng hiệu quả nhất của nó.
# 1. Connecteam
Connecteam là một công cụ tất cả trong một để duy trì liên lạc và hiệu quả giữa các nhóm người. Người dùng được cung cấp tùy chọn thiết lập các khu vực làm việc ảo hoàn chỉnh với các tài nguyên nâng cao năng suất. Việc quản lý và tổ chức quy trình làm việc sẽ đơn giản hơn nhiều khi các nhóm có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và giao tiếp trong thời gian thực trên các dự án.
Hơn nữa, sử dụng Connecteam để hợp lý hóa giao tiếp nhóm và giám sát quá trình phát triển dự án có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian. Nó giúp tiết kiệm tiền bằng cách loại bỏ nhu cầu can thiệp của con người hoặc các dịch vụ bên ngoài trong các quy trình thủ công trước đây như theo dõi điểm danh hoặc giới thiệu nhân viên. Lưu trữ đám mây giúp loại bỏ nhu cầu về các cơ sở đắt tiền tại chỗ đồng thời cho phép lưu giữ an toàn thông tin nhạy cảm. Bằng cách tập trung quyền truy cập vào thông tin về tin tức và quy tắc của công ty, Connecteam củng cố tinh thần của công ty và thúc đẩy tinh thần đồng đội giữa các nhân viên.
Các tính năng phân tích dữ liệu của ứng dụng cho phép bạn so sánh năng suất của người lao động ở các văn phòng hoặc khu vực khác nhau. Thông tin này có thể được sử dụng để quản lý nhân viên tốt hơn, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch dự án. Biểu mẫu, truy cập di động từ mọi nơi, quản lý tác vụ, theo dõi thời gian, dịch vụ tự động hóa nhân sự và tích hợp bảng lương chỉ là một số tính năng của nó.
Ngoài ra, giá hàng tháng thấp nhất là 35 đô la và bao gồm tối đa 30 người. Ngoài ra, phiên bản miễn phí hỗ trợ tối đa 10 người dùng cũng có sẵn.
#2. Cuộc họp
Với Assembly, nhóm của bạn sẽ có thể hoạt động hiệu quả hơn mà không ảnh hưởng đến sự an toàn hoặc thuận tiện. Các biểu mẫu và khảo sát kỹ thuật số, bài tập, tự động hóa quy trình làm việc, v.v. chỉ là một số cách mà phần mềm của họ tạo điều kiện cải thiện giao tiếp nội bộ và đầu ra cho doanh nghiệp. Với mạng nội bộ có thể thích ứng của Assembly, bạn có thể tăng cường cộng tác, sắp xếp ý tưởng và hợp lý hóa các tác vụ thông thường. Đó là phần mềm mạng nội bộ có thể thích ứng giúp củng cố giao tiếp, chia sẻ thông tin và sự tham gia của nhân viên.
Phương pháp của hội đồng cũng tạo điều kiện cho công chúng đánh giá cao thành tích của nhân viên. Các mẫu công nhận nhân viên, phương pháp chọn Nhân viên của Tháng trong số các đồng nghiệp và phương pháp kỷ niệm các mốc quan trọng như ngày kỷ niệm công việc và sinh nhật nhân viên đều được bao gồm. Ngoài ra, hệ thống của họ cho phép bạn thực hiện chương trình phần thưởng và ưu đãi mà không cần nỗ lực.
Tích hợp có sẵn giữa Assembly và hơn ba mươi chương trình phổ biến khác. Các chương trình này bao gồm ADP, Axomo, BambooHR, Ceridian Dayforce, Freshteam, Google G Suite, Gusto, HiBob, v.v.
Đối với các nhóm có tối đa mười người, hội cung cấp một kế hoạch miễn phí. Các kế hoạch sau thời gian miễn phí của họ bắt đầu ở mức $2.80/nhân viên/tháng. Ngoài ra, bản dùng thử miễn phí có sẵn để tải xuống trên trang web của họ.
#3. Điểm chia sẻ của Microsoft
Một trong những phần mềm mạng nội bộ đáng tin cậy nhất là Microsoft Sharepoint. Thông qua một trung tâm trung tâm, bạn và nhân viên của mình có thể chia sẻ quyền truy cập vào nhiều tài nguyên. Tách nhóm của bạn thành các nhóm nhỏ để giao tiếp kín đáo hơn. Lịch trực quan và lịch trình được cung cấp cho từng bộ phận để có thể dự đoán chính xác hơn khi nào các nhiệm vụ sẽ được hoàn thành.
#4. Nhà tuyết
Igloo tự nhận mình là “phần mềm mạng nội bộ thế hệ tiếp theo” vì các tính năng xuất bản mạnh mẽ của nó như phát sóng, theo dõi đọc, danh sách tác vụ, viết ma, tính năng tạo phiên bản và khả năng lên lịch ngày xuất bản trong tương lai, tất cả đều hỗ trợ khả năng của người quản lý nội dung giao tiếp với người dùng và hợp lý hóa quy trình làm việc của họ. Người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy những gì họ cần nhờ tài liệu được tổ chức tốt của hệ thống và họ có thể cộng tác với đồng nghiệp của mình một cách dễ dàng nhờ danh mục người phức tạp và sơ đồ tổ chức được liên kết của hệ thống.
Hơn nữa, các mẫu phần mềm tích hợp sẵn của Igloo dành cho những khó khăn kinh doanh điển hình là một tính năng độc đáo của nền tảng SaaS của nó. Chương trình hiện có tiêu chuẩn với hướng dẫn chi tiết cho 26 trường hợp sử dụng khác nhau, chẳng hạn như tạo Cơ sở tri thức khách hàng hoặc lưu trữ Tòa thị chính ảo.
Ngoài các giao diện Microsoft Office 365, G Suite, Okta, Power BI, Workday, Facebook và Zendesk, Igloo còn có rất nhiều giải pháp phần mềm bổ sung. Ngoài ra, họ hỗ trợ lưu trữ cả ứng dụng Igloo của riêng họ và ứng dụng mang nhãn hiệu của bên thứ ba.
Mặc dù không dễ tìm thấy trên trang web, nhưng thông tin về giá cả của Igloo có sẵn theo yêu cầu dưới dạng báo giá.
#5. hạnh phúc
Sử dụng Happeo, các doanh nghiệp năng động có thể liên kết lực lượng lao động đang mở rộng của họ với các nguồn thông tin, liên lạc và cộng tác mà họ cần để thành công.
Phần mềm mạng nội bộ trực quan của Happeo giải quyết các vấn đề cấp bách nhất do quá trình mở rộng nhanh chóng của công ty gây ra. Họ cấu trúc các liên lạc nội bộ và giảm bớt tình trạng quá tải thông báo bằng cách thu thập tất cả dữ liệu mà nhân viên cần ở một nơi. Ngoài ra, họ thúc đẩy tinh thần đồng đội và giao tiếp ở nơi làm việc hỗn hợp.
Để phát triển các trung tâm phòng ban, sổ tay nhân viên và trang web nội bộ, các tính năng chính của Happeo bao gồm các trang nội bộ, trang bắt đầu được cá nhân hóa với thông tin được tuyển chọn cho từng nhân viên và khả năng liên kết nội dung từ các nền tảng khác như Hubspot, Gmail hoặc Google Drive.
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Kênh tin tức của họ để thông báo về các diễn biến của công ty và giúp các nhóm học hỏi lẫn nhau. Bạn thậm chí có thể theo dõi những người đã và chưa đọc thông báo và gửi một cú huých nhẹ nhàng cho những người chưa đọc. Với Enterprise Search, bạn có thể tập trung hóa phần mềm của nhóm mình và cung cấp cho họ một điểm truy cập thống nhất (ví dụ: một thanh tìm kiếm duy nhất cho phép họ tìm kiếm trên Jira, Confluence và Slack).
Cộng đồng nhân viên có thể được thành lập để nhân viên từ các văn phòng và múi giờ khác nhau có thể giao tiếp với nhau và chia sẻ suy nghĩ cũng như ý tưởng của họ. Ngoài ra, cả sơ đồ tổ chức và thông tin liên lạc của từng nhân viên đều có sẵn.
Happeo hoạt động cùng với nhiều ứng dụng khác, bao gồm Google Workspace, Microsoft 365 và Slack.
Giá cả có thể được điều chỉnh theo nhu cầu của bạn tại Happeo. Ngoài ra, họ cung cấp cho bạn bản dùng thử miễn phí để dùng thử.
Phần mềm mạng nội bộ nhân viên
Mạng nội bộ là một hệ thống liên lạc trực tuyến an toàn và bảo mật. Các nhóm và công ty thường có mạng nội bộ riêng chỉ dành cho thành viên sử dụng. Mục đích của phần mềm mạng nội bộ dành cho nhân viên là cung cấp cho nhân viên một trung tâm trực tuyến duy nhất mà từ đó họ có thể phối hợp trong nhiều dự án khác nhau, bao gồm nhưng không giới hạn ở: chia sẻ phương tiện, liên lạc, đào tạo, cung cấp phản hồi và hoàn thành nhiệm vụ.
Tuy nhiên, các công ty có thể chọn các phần tử từ các ứng dụng khác, chẳng hạn như liên lạc nội bộ hoặc hệ thống quản lý nội dung kinh doanh và tích hợp chúng vào phần mềm mạng nội bộ của nhân viên. Nếu mạng nội bộ không cung cấp hoàn toàn một chức năng nhất định, thì nó thường sẽ giao tiếp với các chương trình được sử dụng rộng rãi để người dùng có thể truy cập chúng từ bên trong mạng nội bộ.
Để được coi là một phần mềm Intranet dành cho nhân viên, một sản phẩm phải:
- Cung cấp một cổng internet được xác định trước hoặc phương tiện để phát triển một cổng.
- Cho phép các thành viên của các nhóm cụ thể giao tiếp, cộng tác và chia sẻ tệp
- Chấp nhận thay đổi
Tổng quan về phần mềm mạng nội bộ dành cho nhân viên tốt nhất
#1. chen lấn
Thiết kế phần mềm mạng nội bộ của Jostle tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin giữa các nhân viên thông qua máy tính để bàn và ứng dụng dành cho nhân viên. Sử dụng bảy danh mục chính, bao gồm “tin tức”, “sự kiện”, “thảo luận”, “mọi người”, “thư viện”, “nhóm” và “danh sách”, công nghệ của họ đảm bảo rằng nhân viên không bao giờ bỏ lỡ bản cập nhật bằng cách gắn cờ bất kỳ nội dung mới nào.
Do có cơ sở dữ liệu nhân viên toàn diện, phần mềm mạng nội bộ này là một lựa chọn tốt cho các nhóm lớn, phân tán về mặt địa lý. Người dùng có thể tìm kiếm đồng nghiệp theo bộ phận, địa lý, chức năng việc làm hoặc chuyên môn, sau đó ngay lập tức mở kênh trò chuyện chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các kênh trò chuyện dành riêng cho bộ phận cũng giúp nhân viên mới dễ dàng giao tiếp với những người còn lại trong nhóm.
Ngoài ra, tính năng thư viện hỗ trợ tổ chức hiệu quả các bài báo của công ty, cho phép các chuyên gia về chủ đề cập nhật theo yêu cầu. Việc bổ sung các tác vụ vào giấy tờ thư viện yêu cầu một số đồng nghiệp nhất định chỉnh sửa, xem xét hoặc hoàn thành các tác vụ khác với tệp có thể giúp đơn giản hóa quy trình xem xét và phê duyệt chính sách. Chỉ những người có liên kết chỉnh sửa mới có thể thực hiện thay đổi vì các quyền đã được thắt chặt. Một tính năng hữu ích khác giúp dễ dàng cập nhật chính sách là tùy chọn đồng bộ hóa thư viện tài liệu trong OneDrive hoặc Google Drive.
Ngoài ra, tích hợp cao cấp có sẵn cho Google Workspace và Microsoft 365 trong Jostle. Airtable, BambooHR, Basecamp 3, DocuSign, Expensify, HubSpot, v.v. chỉ là một số nền tảng phần mềm mạng nội bộ phổ biến mà nó tương thích.
Giá cơ bản của Jostle bắt đầu từ $4 USD mỗi người dùng, mỗi tháng, với yêu cầu tối thiểu là 15 người dùng. Nếu công ty của bạn có ít hơn 15 nhân viên, bạn có thể sử dụng phiên bản freemium. Ngoài ra, trang web của họ cũng cho phép bạn lên lịch trình diễn miễn phí và dùng thử miễn phí 30 ngày.
#số 2. Đội ngũ nhân viên
Staffbase giúp dễ dàng quản lý thông tin liên lạc nội bộ nhờ các tính năng chia sẻ kiến thức toàn diện và các công cụ sản xuất nội dung chuyên sâu. Trên Staffbase, các nhóm có thể sử dụng các mẫu thương hiệu được tạo sẵn để tạo nội dung nhanh chóng và chia sẻ nội dung đó ngay lập tức hoặc sau này. Nền tảng này có thể được thiết lập để hoạt động như một trung tâm trung tâm cho các công cụ và dịch vụ kỹ thuật số khác nhau đã được tổ chức của bạn sử dụng, chẳng hạn như ứng dụng lên lịch hoặc hệ thống theo dõi yêu cầu nghỉ phép, ở cấp độ nhân viên.
Tuy nhiên, phần phân tích chuyên sâu của họ, tạo ra phân tích tương tác theo thời gian thực cho mỗi bài đăng, chắc chắn sẽ gây ấn tượng với người tạo nội dung. Thông tin này hữu ích cho các nhà quản lý truyền thông nội bộ vì nó cho họ biết bộ phận nào quan tâm nhất đến các loại nội dung cụ thể. Nếu bạn nghĩ rằng bất kỳ nhân viên nào của mình có thể đã bỏ lỡ liên lạc ban đầu của bạn, bạn có thể dễ dàng gửi lại cho họ bằng công cụ gửi lại tích hợp sẵn của hệ thống. Đối với các công ty có lực lượng lao động toàn cầu, thông báo đẩy có thể được bản địa hóa thành các ngôn ngữ khác nhau và được tùy chỉnh bằng một thông báo đặc biệt.
Nền tảng trực tuyến không rõ ràng về các chi tiết cụ thể về cách phần mềm của nó có thể được tích hợp, nhưng nó tự hào về cả API và khả năng để người dùng phát triển các plugin của riêng họ.
Do thiết kế mô-đun của nền tảng (nghĩa là chỉ trả tiền cho các thành phần bạn chọn), thông tin về giá chỉ được cung cấp theo yêu cầu nhưng các gói thường bắt đầu ở mức 88 đô la/người dùng/tháng. Ngoài ra, bạn cũng có thể yêu cầu dùng thử miễn phí dịch vụ.
#3. NgườiMột
PeopleONE là một phần mềm mạng nội bộ tiên tiến giúp các doanh nghiệp triển khai và thúc đẩy văn hóa kinh doanh hiệu quả. Ngoài ra, PeopleONE là một giải pháp giàu tính năng được phát triển trên Microsoft SharePoint, hoạt động như một nền tảng giao tiếp và tương tác duy nhất cho các doanh nghiệp.
Tất cả nhân viên, cho dù họ làm việc trong văn phòng, ở nhà hay tại hiện trường, sẽ nhận được thông tin liên lạc trên toàn công ty về các sự kiện, thay đổi chính sách và cập nhật về lãnh đạo. PeopleONE cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về mức độ tham gia của mỗi bài đăng trên cơ sở bộ phận hoặc cá nhân, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng điều này như một phong vũ biểu về sự nhiệt tình của nhân viên để hướng dẫn bất kỳ điều chỉnh khóa học cần thiết nào.
Hơn nữa, PeopleONE là một phần mềm mạng nội bộ dành cho nhân viên tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác trong một tổ chức. Các công cụ như “Kudos”, “Diễn đàn thảo luận” và “Quản lý ý tưởng” tạo điều kiện phát triển các trao đổi ngang hàng sâu sắc và hiệu quả. PeopleONE cũng tạo điều kiện làm việc theo nhóm và trao đổi thông tin giữa các nhân viên. PeopleONE tận dụng các tính năng quản lý tài liệu của Microsoft SharePoint để hỗ trợ nhân viên khám phá, cộng tác và chia sẻ tài liệu.
Bạn có thể làm cho PeopleONE trông và cảm thấy giống với công ty của bạn hơn bằng cách điều chỉnh màu sắc, biểu tượng và chủ đề để phù hợp với tiêu chuẩn thương hiệu của bạn. Ngoài ra, có các chủ đề được cài đặt sẵn cho các ngày lễ và các sự kiện khác có thể được sử dụng để truyền bá niềm vui theo mùa trong lực lượng lao động.
Ngoài ra, PeopleONE là một phần mềm mạng nội bộ an toàn cho phép bạn hạn chế nhân viên có thể đăng, chỉnh sửa và xem nội dung dựa trên vai trò được chỉ định của họ. Nó có thể đáp ứng các quy trình kinh doanh độc đáo giúp nâng cao hiệu quả.
Cả hai phiên bản iOS và Android của ứng dụng di động PeopleONE đều tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp, cộng tác và tham gia của nhóm đa nền tảng một cách dễ dàng. PeopleONE hỗ trợ cả tích hợp độc đáo và tích hợp bên ngoài. Ngoài ra, chi phí của PeopleONE có thể được cung cấp theo yêu cầu.
#4. Mạng nội bộ MyHub
Phần mềm mạng nội bộ toàn diện của MyHub có tất cả các tính năng tuyệt vời mà một mạng nội bộ hiện đại cần có. Và phần tốt nhất là nó chỉ tốn một phần nhỏ!
Tuy nhiên, tính năng lớn nhất của MyHub là giao diện người dùng được tổ chức tốt, đẹp mắt. Phần mềm này được các chuyên gia trong ngành thiết kế để trở nên trực quan và thú vị cho người dùng ở mọi cấp độ kỹ năng. Bất kỳ ai không đặc biệt am hiểu về công nghệ sẽ đánh giá cao mức độ đơn giản của nó.
MyHub sử dụng các mẫu mạng nội bộ được tạo sẵn với nhiều mô-đun và công cụ mạnh mẽ nhằm tăng cường sự tham gia của nhân viên. Bạn có thể tận hưởng sự linh hoạt và cá nhân hóa rộng rãi mà bạn không phải làm gì nhiều. Bản chất độc đáo của nền tảng không ngăn cản nó thực hiện tất cả các nhiệm vụ dự kiến. Mạng nội bộ MyHub cũng được thiết kế dành cho các thiết bị di động. Tuy nhiên, những người làm việc ở xa văn phòng vẫn có thể sử dụng các nguồn lực mạnh mẽ tương tự như những người làm việc tại địa điểm chính.
MyHub là một công ty toàn cầu có văn phòng tại New Zealand, Vương quốc Anh và Hoa Kỳ.
Mạng nội bộ của hệ thống quản lý nội dung (CMS) dựa trên đám mây do MyHub cung cấp được hàng trăm doanh nghiệp ở hàng chục quốc gia và khu vực sử dụng. Mạng nội bộ của MyHub là một lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức thuộc mọi quy mô, từ các tập đoàn đa quốc gia đến doanh nghiệp tư nhân. Mục tiêu của hệ thống là tạo điều kiện giao tiếp, hợp tác và trao đổi thông tin nội bộ tốt hơn. Nó cung cấp cho những người làm việc từ xa một ứng dụng mạng nội bộ di động miễn phí.
Mạng nội bộ vẫn được sử dụng?
Vâng, mạng nội bộ hiện đại có nhiều lợi ích hữu ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Một số ví dụ như sau. Năng suất và hiệu quả của một công ty có thể được hưởng lợi rất nhiều từ mạng nội bộ vì nó đóng vai trò là trung tâm tập trung để các nhân viên chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau trong các dự án.
Phần mềm mạng nội bộ dành cho doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là tổng quan về phần mềm mạng nội bộ tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ,
#1. Nơi làm việc của Facebook
Workplace của Facebook là một mạng xã hội dành cho văn phòng có chức năng giống như một trang hồ sơ cá nhân nhưng cũng bao gồm một bảng điều khiển để chia sẻ thông tin với các nhân viên khác. Để cập nhật thông tin cho mọi người, bạn có thể phát video trực tiếp, thích công việc của nhau và giao tiếp riêng tư qua tin nhắn. Nhân viên có thể hưởng lợi từ việc có quyền truy cập vào thư viện kiến thức tập trung như một đặc quyền bổ sung.
Facebook's Workplace là một phần mềm mạng nội bộ được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ hơn là các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, có thể có các lựa chọn thay thế riêng tư và an toàn hơn mà các nhóm doanh nghiệp muốn sử dụng hơn.
Tính năng
- Phát trực tuyến trong thời gian thực
- Hoạt động với các dịch vụ phổ biến như Google Drive và Zoom
- Kho tri thức
GIÁ CẢ
- Nâng cao: $4/người/tháng
- Doanh nghiệp: $8/người/tháng
#2. đơn giản
Giao diện người dùng của Simpplr rất đơn giản, đúng như tên gọi. Nó phục vụ như một tờ báo nơi làm việc ảo, nơi nhân viên có thể báo cáo và thảo luận về tin tức và sự phát triển của công ty. Người dùng có quyền truy cập vào nguồn cấp dữ liệu xã hội và thư mục mọi người để tăng cường sự tham gia của nhân viên. Mọi thứ có thể được xử lý thủ công với sự tham gia tối thiểu của CNTT.
Các công ty có thể thấy phần mềm mạng nội bộ Simpplr quá đắt và có thể thiếu các công cụ phân tích cần thiết. Tuy nhiên, phần mềm mạng nội bộ simpplr sẽ đơn giản để xử lý đối với một nhóm nhỏ và doanh nghiệp. Tuy nhiên, mạng nội bộ của Simplrr đã được sử dụng bởi các công ty nổi tiếng như Coursera, Eurostar và Eventbrite.
Tính năng
- Trực tiếp quản lý tài sản
- Bảng hiển thị cá nhân
- Chuẩn mực xã hội tích cực
GIÁ CẢ
- Bắt đầu từ $8/người/tháng, với báo giá phù hợp theo tổ chức của bạn.
#3. NghĩNông Dân
Đối với các doanh nghiệp thu thập thông tin, ThoughtFarmer tạo ra một mạng nội bộ tuyệt vời. Bằng cách cho phép bạn lưu trữ phần mềm mạng nội bộ trên các máy chủ của riêng mình, nó cũng cung cấp mức độ an toàn cao cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Tuy nhiên, nó không làm nản lòng những người không quen thuộc với công nghệ. Chia sẻ phim và trò chuyện thật dễ dàng trên nền tảng thân thiện với người dùng của nó.
Dịch vụ đám mây do ThoughtFarmer cung cấp hướng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các doanh nghiệp thường thích sự an toàn của giải pháp lưu trữ tại chỗ.
Tính năng
- Việc thu thập dữ liệu được thực hiện dễ dàng hơn với các khả năng của FormFlow.
- Nó là mã nguồn mở và có thể được sửa đổi bởi các lập trình viên.
- Khả năng tự chủ
GIÁ CẢ
Phạm vi giá hiển thị bên dưới được chia nhỏ theo quy mô doanh nghiệp.
- Giá cho các dịch vụ đám mây dao động từ $4 đến $10 mỗi người dùng mỗi tháng.
- Chi phí một lần cho mỗi người dùng là $89-$119 cho dịch vụ lưu trữ tại chỗ.
#4. Hợp tác SAP Jam
Diễn đàn, wiki và khả năng ủy thác nhiệm vụ chỉ là một vài trong số các công cụ tích hợp sẵn của SAP Jam Collaboration. Tương thích với phần mềm trình đọc màn hình khiến nó trở thành một trong những nền tảng được chào đón nhất.
Ngay cả các ngôn ngữ viết từ phải sang trái như tiếng Ả Rập và tiếng Do Thái cũng có thể sử dụng nó mà không gặp vấn đề gì. Nếu bạn kết hợp nó với các sản phẩm khác như SharePoint, Skype for Business và OpenText Content Server, bạn sẽ có một nền tảng mạng nội bộ mạnh mẽ.
Do có nhiều tính năng, SAP Jam Collaboration là một lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức thuộc mọi quy mô. Việc nó hỗ trợ nhiều ngôn ngữ là một điểm cộng rất lớn cho các công ty có chi nhánh trên khắp thế giới.
Tính năng
- Có thể hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
- Khả năng bắt đầu các cuộc thảo luận nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể
- Khả năng truy cập trình đọc màn hình
GIÁ CẢ
- Để nhận bản dùng thử miễn phí và giá tùy chỉnh, hãy xem SAP.
Công ty phần mềm mạng nội bộ
Có thể khó quyết định một phần mềm mạng nội bộ thích hợp cho các công ty. Khả năng và chức năng của mạng nội bộ đã phát triển vượt bậc trong những năm gần đây. Nhiều người được tạo kiểu theo các mạng xã hội phổ biến nhằm nỗ lực tăng tỷ lệ chấp nhận kém truyền thống.
Tuy nhiên, mục tiêu chính của phần mềm mạng nội bộ hiệu quả nhất là tăng cường khả năng giao tiếp trên toàn công ty, duy trì sự quan tâm và tham gia của nhân viên, đồng thời nâng cao chất lượng cuộc sống tại nơi làm việc.
Các hệ thống hiệu quả nhất sẽ có đường cong học tập thấp cho các quản trị viên trong khi vẫn đủ linh hoạt để thích ứng với bất kỳ doanh nghiệp riêng lẻ nào.
Tổng quan về các công ty phần mềm mạng nội bộ
#1. haiilo
Nhiều người dùng đồng ý rằng Haiilo là phần mềm mạng nội bộ tốt nhất cho các công ty lớn. Đó là một mạng nội bộ xã hội tiên tiến giúp các doanh nghiệp thúc đẩy và kết nối nhân viên của họ, thúc đẩy tinh thần đồng đội nhiều hơn và tăng sản lượng.
Ngoài ra, Haiilo là nền tảng khả dụng duy nhất cho phép bạn dễ dàng tích hợp mạng nội bộ tốt nhất trong phân khúc, các cuộc khảo sát về mức độ tương tác và các công cụ ủng hộ nhân viên để liên lạc nội bộ đa kênh.
Các tính năng độc đáo và hiệu quả:
- Triển khai đơn giản trên phần cứng nội bộ và bên thứ ba
- Các tùy chọn để lọc và phân loại mượt mà giúp siêu cá nhân hóa nội dung.
- Công cụ dễ sử dụng để tạo các bài viết hấp dẫn một cách nhanh chóng
- Các tính năng dành cho quy trình đánh giá và cộng tác nội dung có thể xử lý độ phức tạp theo cấp bậc
- Ứng dụng mang nhãn hiệu toàn cầu cho thiết bị di động
Theo SoftwareReviews, Haiilo dẫn đầu về không gian liên lạc của nhân viên nhờ chất lượng của các tính năng, mức độ hỗ trợ của nhà cung cấp và phạm vi khả năng của nó.
#2. Viva tham gia
Khi so sánh với Yammer Communities, Viva Engage là một cải tiến đáng kể. Microsoft Teams là một nền tảng mạng nội bộ nơi nhân viên có thể kết nối với nhau, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, đồng thời thường cảm thấy thoải mái hơn tại nơi làm việc.
Để thúc đẩy mức độ liên quan và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, theo thời gian, Viva Engage học cách cải thiện nguồn cấp tin tức của mình, nơi hiển thị các cuộc trò chuyện và sự kiện dựa trên cộng đồng, hành vi và sở thích của nhân viên. Các đồng nghiệp từ khắp nơi trong công ty có thể được kết nối và cộng tác trong ứng dụng.
Các tính năng độc đáo và hiệu quả:
- Các nhóm nơi các thành viên có cùng sở thích và giá trị
- Các tính năng để tương tác với nội dung như thích, bình luận và đề cập
- Các cuộc thăm dò trong cuộc thảo luận và bảng câu hỏi
- Nó tích hợp trơn tru với các chương trình của Microsoft.
- Danh sách người dùng và thông tin hồ sơ
#3. Nơi làm việc từ Meta
Nơi làm việc có thể là phần mềm mạng nội bộ tốt nhất cho các công ty nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp có giao diện người dùng thân thiện với người dùng.
Tuy nhiên, Meta (trước đây là Facebook) đã phát triển một ứng dụng trò chuyện dành cho doanh nghiệp có tên Workplace để giúp các nhóm giữ liên lạc với nhau. Người dùng có thể sử dụng các công cụ Meta tiêu chuẩn như Video trực tiếp và Nhóm để cộng tác và trao đổi ý tưởng.
Vì hầu hết mọi người đều đã quen thuộc với các tính năng và chức năng của Meta nên việc có chúng trong Workplace sẽ giúp bạn dễ dàng sử dụng.
Trái ngược với các giải pháp mạng nội bộ khác, Workplace yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật tối thiểu. Đại đa số người dùng sẽ có thể tham gia ngay và bắt đầu. Office 365, Google Workspace và ServiceNow chỉ là một số chương trình tương thích với Workplace và các tích hợp riêng biệt có thể được phát triển để liên kết hầu như mọi phần mềm văn phòng.
Các tính năng độc đáo và hiệu quả:
- Giao diện giống Facebook
- Tiềm năng cho một số lượng lớn người tham dự trong hội nghị truyền hình.
- Có một ứng dụng cho điều đó
- Workplace Live là một hệ thống trực tuyến để truyền phát các cuộc họp tới đông đảo khán giả.
- Các câu chuyện, cập nhật và thông tin chi tiết về công ty có thể được truyền tải dễ dàng.
Sharepoint có phải là mạng nội bộ không?
Tóm lại, SharePoint không giống như mạng nội bộ; đúng hơn, nó là một nền tảng phần mềm có thể được sử dụng để tạo một nền tảng. SharePoint là công cụ được sử dụng để thiết lập mạng nội bộ, được gọi là mạng nội bộ.
Kết luận
Tóm lại, các mạng nội bộ tốt nhất vẫn thường dựa trên trang. Nó chỉ là một loạt các trang web ẩn dưới một cái tên khác; họ không đủ năng động để theo kịp công ty đang phát triển nhanh chóng của bạn. Chúng không thể được cập nhật đủ nhanh, ngay cả những thứ không dựa trên trang. Chẳng bao lâu nữa, mạng nội bộ hiệu quả của bạn sẽ xuống cấp thành một mớ hỗn độn các trang lỗi thời, bố cục thất thường và cảnh báo liên tục.
Khi nhân viên không thể khám phá những gì họ cần và bị ngập trong các thông báo, họ sẽ ngừng sử dụng mạng nội bộ của bạn hoàn toàn.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm mạng nội bộ
Ai sử dụng phần mềm mạng nội bộ của nhân viên?
Các doanh nghiệp vừa và lớn có thể hưởng lợi nhiều nhất từ phần mềm mạng nội bộ dành cho nhân viên này vì nó tạo điều kiện làm việc theo nhóm nhiều hơn và năng suất cao hơn.
Tại sao nên sử dụng phần mềm mạng nội bộ dành cho nhân viên?
Đó là một điểm vào duy nhất cho cả thông tin bên trong và bên ngoài. Mạng nội bộ phục vụ như một phương tiện để nhân viên chia sẻ thông tin với nhau và để các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
Bài viết tương tự
- Quản lý kiến thức: Quy trình, Loại, Ví dụ & Công cụ
- 10 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất năm 2023: Tùy chọn miễn phí & trả phí
- CÔNG CỤ GIAO TIẾP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: Công cụ tốt nhất và hiệu quả nhất để sử dụng
- TÀI CHÍNH NỘI BỘ: Ý nghĩa, Các loại, Tầm quan trọng & Ví dụ
- TỘI PHẠM CÓ THỂ CHÁY: Định nghĩa và Hướng dẫn về các Hành vi phạm tội có thể gây cháy tại nơi làm việc
- CÔNG TY PEO: Top Nhà cung cấp dịch vụ PEO tốt nhất năm 2023
Tài liệu tham khảo
