Nếu bạn từng xem xét việc tận dụng một số cơ hội trong toàn tổ chức của mình, thì hệ thống quản lý tài trợ sẽ là một vấn đề lớn. Sự thành công của một tổ chức không chỉ phụ thuộc vào một khoản tài trợ có được mà còn là khả năng thực hiện và đạt được kết quả mong muốn. Tuy nhiên, chắc chắn quy trình quản lý tài trợ có thể phức tạp. Do đó, các tổ chức sử dụng các sản phẩm tài trợ khác nhau.
Một số câu hỏi có thể nảy ra trong đầu bạn về quy trình tài trợ và tất cả những gì bạn nên biết về nó. Bài viết này đã giúp bạn được bảo hiểm. Đi sâu vào khi bạn khám phá các quy trình tốt nhất cho hệ thống quản lý tài trợ.
Hệ thống quản lý tài trợ là gì?
Quản lý tài trợ liên quan đến các thủ tục mà một tổ chức hoặc cơ quan thực hiện để giám sát các khoản tài trợ. Các thủ tục này bao gồm cách giành được khoản trợ cấp và thực hiện quản lý khoản trợ cấp phù hợp.
Thông thường, các nhà tài trợ thưởng cho những người nộp đơn xin tài trợ thành công dựa trên việc quản lý các nguồn lực. Khi vòng đời phức tạp hơn mức cần thiết, các nhà tài trợ có thể quyết định trao giải thưởng ở các giai đoạn cụ thể. Do đó, điều cần thiết là để các quỹ của bạn vận hành sứ mệnh của bạn một cách suôn sẻ bằng cách tuân theo các thông lệ chính xác để đáp ứng nhu cầu của tổ chức của bạn.
Các bước liên quan đến hệ thống quản lý tài trợ
Các bước liên quan đến cấp hệ thống quản lý bao gồm hiệu quả của các hoạt động nội bộ, đó là nơi làm việc của bạn. Thỉnh thoảng, hãy nhắc nhở các nhân viên, hội đồng quản trị và tổ chức về tinh thần đồng đội và hiệu suất mong đợi.
Đảm bảo giám sát chặt chẽ các hoạt động trong giai đoạn trước khi trao giải, trao giải và sau trao giải. Nó sẽ giúp thực hiện các điều chỉnh cần thiết và giảm thiểu chi phí dự án.
Để quản lý rủi ro dự án một cách hiệu quả, cả người cấp và người nhận tài trợ nên xem xét các bước sau trong giai đoạn trước khi trao giải, trao giải và sau trao giải.
Người cấp các bước:
1. Đặt mục tiêu chiến lược: Đây là giai đoạn lập kế hoạch trong đó người cấp tài trợ làm nổi bật những gì mong đợi ở người chiến thắng tài trợ trong số một số người tham gia. Các thuộc tính dự kiến này chủ yếu xác định tổ chức nhận tiền.
2. Nhận đơn xin tài trợ: Người tạo tài trợ cung cấp các cơ hội ở giai đoạn này và xem xét các yêu cầu để cập nhật.
3. Đánh giá các ứng dụng: Ở giai đoạn này, Quá trình ra quyết định bắt đầu bằng cách xem xét các ứng dụng.
4. Thực hiện chi trả tiền tài trợ: Các nhà cung cấp tài trợ sẽ trao cho tổ chức đã chọn. Từ đây, quá trình giám sát bắt đầu.
5. Quản lý tài trợ: Người cấp theo dõi và đánh giá quá trình cấp của người nhận.
Người nhận tài trợ thực hiện các bước:
1. Việc lập kế hoạch: Người nhận cần chú ý ngay từ bước đầu tiên. Bạn nên xác định một vấn đề để thuyết phục các nhà cung cấp tài trợ mà bạn có thứ gì đó để cung cấp.
2. Tìm kiếm cơ hội: Đừng tìm kiếm bất kỳ nhà cung cấp tài trợ nào theo cách của bạn, nhưng hãy đảm bảo bạn xem xét lịch sử của họ. Nhận khoản trợ cấp phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của tổ chức bạn. Ví dụ, nhu cầu của một cơ sở giáo dục chính sẽ khác với nhu cầu cấp hai và cấp ba.
3. Ứng dụng: Giai đoạn này là nơi bạn trình bày đề nghị của mình bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về cách bạn hy vọng quản lý số tiền dự kiến.
4. Giải thưởng: Ở giai đoạn trao giải, nhà cung cấp tài trợ ghi nhận đề xuất của bạn và cung cấp hỗ trợ tài chính.
5. Thực thi và quản lý: Hệ thống quản lý tài trợ ở đây chi tiết hơn khi bạn bắt đầu thực hiện các hoạt động tài trợ, bao gồm việc phân công nhiệm vụ và ghi lại các quy trình.
6. Trình bày bản cập nhật cuối cùng: Người nhận tài trợ đã tổng hợp mọi hồ sơ cho người cấp. Do đó, các nhà cung cấp tài trợ sẽ xác định tổ chức xứng đáng được trao giải dựa trên việc phân bổ kinh phí.
7. Kết thúc: Cả hai bên đóng hợp đồng và bất kỳ mối quan hệ liên quan đến kinh doanh.
Tại sao bạn cần quản lý tài trợ
Sẽ rất mơ hồ nếu bạn tiếp tục làm việc mà không theo dõi tiến trình của bạn, do đó hệ thống quản lý tài trợ bắt đầu hoạt động. Quản lý tài trợ sẽ giúp bạn điều hành các hoạt động của mình theo một chu trình tuyến tính bằng cách đảm bảo bạn tuân thủ suốt quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc.
Ngoài ra, hệ thống quản lý tài trợ đảm bảo bạn thực hiện cả giao tiếp nội bộ và bên ngoài để ngăn chặn báo cáo không chính xác. Như đã đề cập ở trên, nó sẽ giảm bớt sự thất vọng khi quản lý một hệ thống tài trợ phức tạp. Do sự phức tạp của việc quản lý tài trợ, LISTedTECH cung cấp hồ sơ dữ liệu, như đã thông báo khi mở cổng thông tin của tổ chức.
“Trong hình dung về Thời gian thực hiện, chúng tôi chia dữ liệu thành ba biểu đồ: từ RFP đến mua, từ mua đến triển khai và tổng thể từ RFP đến triển khai. Trong nháy mắt, chúng ta có thể thấy dải phân cách cho tất cả các bước. ”
Kết luận
Rõ ràng là không dễ dàng để theo kịp các quy tắc và quy định tài trợ liên tục. Tuy nhiên, cần kịp thời hạn và minh bạch tài chính. Nó thường là lựa chọn tốt nhất cho các tổ chức và chủ sở hữu phải hiểu hệ thống quản lý tài trợ. Kiến thức vững chắc và hiểu biết về các khoản tài trợ sẽ giảm bớt sự lo lắng khi thực hiện hoạt động tài trợ. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ hướng dẫn bạn khi bạn lưu ý các quy trình.
