Hệ thống nhân sự (HR) là một ứng dụng phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu nhân viên. Nó được sử dụng để lưu trữ và theo dõi thông tin nhân viên, chẳng hạn như thông tin liên hệ, chức danh công việc, thông tin tiền lương và đánh giá hiệu suất. Bất kể công ty của bạn lớn hay nhỏ, phần mềm nhân sự giúp quản lý con người và dữ liệu nhân viên dễ dàng hơn cho các nhà quản lý nhân sự. Tuy nhiên, bài viết này bao gồm mọi thứ bạn cần biết về hệ thống nhân sự, cách quản lý, tính năng, hệ thống phần mềm và ví dụ về hệ thống đó.
Hệ thống nhân sự là gì?
Hệ thống nhân sự, hay hệ thống nguồn nhân lực, là một hệ thống tích hợp, toàn diện giúp các tổ chức quản lý dữ liệu nhân viên của họ. Nó bao gồm một cơ sở dữ liệu về thông tin nhân viên, cũng như các công cụ để theo dõi hiệu suất, điểm danh và lợi ích của nhân viên. Các hệ thống nhân sự hợp lý hóa các quy trình nhân sự và giúp các tổ chức quản lý lực lượng lao động của họ dễ dàng hơn.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để theo dõi dữ liệu của nhân viên, chẳng hạn như thông tin liên hệ, chức danh công việc, tiền lương và đánh giá hiệu suất. Hệ thống nhân sự cũng có thể hỗ trợ nhân viên mới, quản lý lợi ích và thời gian nghỉ phép cũng như tạo báo cáo.
Do đó, hệ thống nhân sự có thể là một công cụ có giá trị để quản lý tài sản quan trọng nhất của tổ chức—con người. Bằng cách tự động hóa các quy trình nhân sự, hệ thống nhân sự có thể tiết kiệm thời gian và cải thiện độ chính xác. Bằng cách lưu trữ dữ liệu của nhân viên ở một vị trí trung tâm, nó cũng có thể giúp ngăn ngừa mất dữ liệu và giúp theo dõi xu hướng của nhân viên dễ dàng hơn.
Quản lý hệ thống nhân sự là gì?
Quản lý hệ thống nhân sự là quá trình theo dõi dữ liệu nhân viên này và đảm bảo rằng dữ liệu đó chính xác và cập nhật. Đây có thể là một nhiệm vụ phức tạp và tốn thời gian, nhưng nó rất cần thiết để doanh nghiệp vận hành trơn tru.
Có nhiều tùy chọn phần mềm quản lý hệ thống nhân sự khác nhau có sẵn trên thị trường, với các tính năng và ví dụ. Một tùy chọn phổ biến được gọi là HRMIS, hay Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm này cho phép người dùng nhập và theo dõi dữ liệu nhân viên. Một tùy chọn phổ biến khác được gọi là HRMS, hay Hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm này cũng cho phép người dùng theo dõi dữ liệu của nhân viên, nhưng nó cũng có các tính năng bổ sung như quản lý tiền lương và lợi ích.
Trong khi đó, những điều này giúp doanh nghiệp theo dõi dữ liệu nhân viên một cách chính xác. Ngoài ra, phần mềm này còn giúp ích rất nhiều cho các công ty vì nó giúp các công việc quản lý hệ thống nhân sự trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Phần mềm hệ thống nhân sự là gì?
Phần mềm hệ thống nhân sự là một công cụ quản lý nguồn nhân lực trong một công ty. Phần mềm này theo dõi thông tin của nhân viên, chẳng hạn như thông tin liên hệ, chức danh công việc, tiền lương và đánh giá hiệu suất.
Bạn có thể sử dụng phần mềm hệ thống nhân sự để tạo và quản lý các chương trình phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm y tế và kế hoạch hưu trí. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo và quản lý các chương trình đào tạo nhân viên.
Có nhiều phần mềm hệ thống nhân sự khác nhau trên thị trường và phần mềm tốt nhất cho một tổ chức phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức. Ví dụ: một số phần mềm hệ thống nhân sự được thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ, trong khi những phần mềm khác dành cho doanh nghiệp lớn. Ngoài ra, một số dành cho các ngành cụ thể, chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe hoặc sản xuất.
Do đó, khi chọn một hệ thống phần mềm nhân sự, điều quan trọng là phải xem xét các tính năng và chức năng quan trọng nhất đối với tổ chức. Ngoài ra, hãy xem xét khả năng mở rộng của hệ thống và liệu nó có đáp ứng nhu cầu của tổ chức bạn trong tương lai hay không.
Hệ thống nhân sự nên có những tính năng gì?
Khi sử dụng quản lý hệ thống nhân sự, bạn nên kiểm tra hệ thống phần mềm, tính năng và ví dụ để có kết quả tốt. Do đó, đây là một số tính năng mà một hệ thống nhân sự cần phải có hiệu quả.
- Đầu tiên, hệ thống sẽ có thể theo dõi dữ liệu của nhân viên như thông tin liên hệ, lịch sử công việc và đánh giá hiệu suất. Dữ liệu này phải dễ dàng truy cập đối với nhân viên nhân sự và các nhà quản lý để họ có thể đưa ra các quyết định sáng suốt về nhân sự và phát triển.
- Thứ hai, hệ thống phải có các công cụ mạnh mẽ để liên lạc và cộng tác. Điều này sẽ cho phép nhân viên nhân sự chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau trong các dự án hiệu quả hơn.
- Ngoài ra, một hệ thống nhân sự nên có các tính năng tự phục vụ của nhân viên, chẳng hạn như xem cuống phiếu lương và yêu cầu thời gian nghỉ.
- Và cuối cùng, công cụ hoặc thiết bị đó phải có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của nhân viên.
Các loại hệ thống nhân sự là gì?
Có một số hệ thống nhân sự, mỗi hệ thống có các tính năng và lợi ích khác nhau. Một số trong số họ là như sau:
#1. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) là một ứng dụng phần mềm cung cấp cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên. Thông tin này có thể bao gồm thông tin liên hệ của nhân viên, lịch sử công việc, giáo dục, kỹ năng và thông tin về lương. Bạn có thể sử dụng các hệ thống HRIS để theo dõi hiệu suất của nhân viên và việc tuân thủ các chính sách của công ty.
Nhân sự Zenefits
Hầu hết các chuyên gia nhân sự sử dụng hệ thống HRIS để hợp lý hóa quy trình theo dõi thông tin nhân viên. Điều này có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và quản lý dữ liệu. Ngoài ra, các hệ thống HRIS có thể cung cấp cho nhân viên các tính năng tự phục vụ, chẳng hạn như xem và cập nhật thông tin của họ. Do đó, nó cải thiện sự hài lòng của nhân viên và giảm khối lượng công việc của nhân viên nhân sự.
#2. Hệ thống theo dõi ứng viên
Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là một ứng dụng phần mềm cho phép xử lý điện tử các nhu cầu tuyển dụng. Hầu hết các công ty sử dụng ATS để chia sẻ cơ hội việc làm trên trang web của công ty hoặc bảng công việc, sàng lọc hồ sơ và tạo yêu cầu phỏng vấn cho các ứng viên tiềm năng qua email hoặc văn bản.
Hầu hết các ATS đọc và chấm điểm sơ yếu lý lịch và xếp hạng các ứng viên dựa trên mức độ phù hợp của sơ yếu lý lịch của họ với các từ khóa và cụm từ nhất định. Một số ATS cũng phân tích sơ yếu lý lịch trích xuất thông tin như kỹ năng và lịch sử công việc. Thông tin này có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, giúp nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm được.
#3. Hệ thống quản lý hiệu quả
Hệ thống quản lý hiệu suất là một công cụ mà tổ chức sử dụng để đo lường, theo dõi và cải thiện năng suất của nhân viên. Công cụ này cung cấp cho nhân viên phản hồi về hiệu suất của họ, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ. Nó cũng cho phép các nhà quản lý xác định nhu cầu đào tạo và phát triển.
Lợi ích của hệ thống quản lý hiệu suất bao gồm cải thiện giao tiếp giữa nhân viên và người quản lý, tăng động lực của nhân viên và cải thiện hiệu suất của tổ chức. Hệ thống cũng có thể giúp xác định và giải quyết các khu vực có vấn đề trong tổ chức.
Hiện có một số hệ thống quản lý hiệu suất khác nhau và hệ thống phù hợp với tổ chức sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức. Vì vậy, khi chọn một hệ thống, hãy xem xét các yếu tố như dễ sử dụng, chi phí và khả năng tương thích với các hệ thống hiện có.
#4. Thời gian và hệ thống chấm công
Một hệ thống chấm công và chấm công tự động có thể làm nên điều kỳ diệu cho bất kỳ tổ chức nào về mặt tối ưu hóa hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Nó cũng có thể giúp cải thiện tinh thần của nhân viên và quản lý thời gian. Hệ thống chấm công là một ứng dụng phần mềm cho phép nhân viên bấm giờ vào và ra khỏi công việc, cũng như theo dõi giờ làm việc của họ.
Hệ thống chấm công và chấm công có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau, nhưng tất cả đều có cùng một mục tiêu: theo dõi thời gian và sự có mặt của nhân viên. Các hệ thống này cung cấp nhiều tính năng, nhưng những tính năng cơ bản nhất sẽ theo dõi thời điểm nhân viên bấm giờ vào và ra cũng như tổng số giờ làm việc của họ.
Một số hệ thống chấm công và chấm công cũng có thể theo dõi ngày nghỉ phép và ngày nghỉ ốm, cũng như tính toán những thứ như làm thêm giờ. Các hệ thống tiên tiến hơn thậm chí có thể tích hợp với hệ thống tính lương để giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn.
Hơn nữa, có nhiều lợi ích khác nhau mà hệ thống chấm công và chấm công có thể mang lại, nhưng điều quan trọng là phải tìm được lợi ích phù hợp cho tổ chức của bạn. Cách tốt nhất để làm điều này là tham khảo ý kiến của một chuyên gia về chấm công để giúp bạn tìm được công cụ phù hợp với nhu cầu của mình.
#5. Hệ thống trả lương
Hệ thống bảng lương là một hệ thống kinh doanh được vi tính hóa sử dụng để quản lý tiền lương, tiền lương, các khoản khấu trừ và thanh toán của nhân viên. Họ sử dụng thiết bị này để tạo tiền lương, theo dõi sự có mặt của nhân viên và tính thuế.
Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô (từ nhỏ đến lớn) sử dụng hệ thống bảng lương. Họ có thể giúp các công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tự động hóa quy trình trả lương. Họ cũng có thể giúp các doanh nghiệp tuân thủ các luật và quy định về thuế. Ngoài ra, bạn có thể mua hệ thống tính lương từ các nhà cung cấp phần mềm.
3 hệ thống nhân sự là gì?
Ba hệ thống nhân sự là tuyển dụng, quản lý hiệu suất và đào tạo và phát triển.
- Tuyển dụng liên quan đến việc thu hút, sàng lọc và lựa chọn các ứng viên đủ điều kiện cho một công ty.
- Quản lý hiệu suất liên quan đến việc đặt mục tiêu và mục tiêu, đo lường tiến độ và đưa ra phản hồi cho nhân viên.
- Đào tạo và phát triển liên quan đến việc cung cấp cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức họ cần để thành công trong công việc.
Ba mô hình nhân sự phổ biến nhất là gì?
Ba mô hình nhân sự phổ biến nhất là mô hình chức năng, đối tác kinh doanh và dịch vụ chia sẻ.
- Mô hình chức năng là mô hình nhân sự truyền thống, trong đó nhân sự là một bộ phận riêng biệt với các chức năng và trách nhiệm của nó.
- Mô hình đối tác kinh doanh là nơi nhân sự được tích hợp vào doanh nghiệp và hợp tác chặt chẽ với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để cung cấp đầu vào và lời khuyên chiến lược.
- Mô hình dịch vụ chia sẻ là nơi nhân sự được tập trung và cung cấp dịch vụ cho toàn bộ tổ chức.
Một số ví dụ về hệ thống nhân sự là gì?
Khi nói đến hệ thống nhân sự, có những ví dụ bạn nên biết. Một số ví dụ phổ biến về hệ thống nhân sự là: BambooHR, ADP Workforce Now, Zenefits, Paycom và Deltek Talent Management.
Hệ thống nhân sự cốt lõi là gì?
Hệ thống nhân sự cốt lõi là xương sống của hoạt động nhân sự. Họ chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý dữ liệu nhân viên, đánh giá hiệu suất, bồi thường và lợi ích cũng như các hoạt động liên quan đến nhân sự khác. Tuy nhiên, các hệ thống này có thể bao gồm cơ sở dữ liệu nhân viên, phần mềm nhân sự, các chính sách và thủ tục nhân sự.
Hệ thống nhân sự nào tốt nhất?
Không có hệ thống nhân sự nào “tốt nhất”. Các tổ chức khác nhau có thể thích các hệ thống khác nhau vì những lý do khác nhau. Một số hệ thống nhân sự phổ biến bao gồm hệ thống theo dõi nhân viên (ETS), phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRM) và hệ thống bảng lương.
Những gì nên được bao gồm trong một hệ thống nhân sự?
Một hệ thống nhân sự nên bao gồm một cách để theo dõi thông tin nhân viên, chẳng hạn như thông tin liên hệ, lịch sử công việc và đánh giá hiệu suất. Nó cũng nên bao gồm một cách để theo dõi các chính sách và thủ tục của công ty.
Hệ thống nhân sự lớn nhất là gì?
Hệ thống nhân sự lớn nhất thường là hệ thống toàn diện nhất và bao gồm hầu hết các lĩnh vực nhân sự. Hệ thống này thường đắt nhất và có thể khó thực hiện nhất. Tuy nhiên, nó cũng có thể là hiệu quả nhất về mặt quản lý nhân sự cho một công ty.
Bộ phận nhân sự sử dụng những hệ thống nào?
Hầu hết các bộ phận nhân sự đều sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để giúp quản lý quy trình tuyển dụng. Họ sử dụng ATS để đăng tin tuyển dụng, sàng lọc sơ yếu lý lịch, theo dõi ứng viên và lên lịch phỏng vấn. Một số ATS tích hợp với phần mềm nhân sự khác, chẳng hạn như quản lý hiệu suất và hệ thống giới thiệu nhân viên.
Ngoài ATS, bộ phận nhân sự cũng có thể sử dụng hệ thống nhân viên tự phục vụ (ESS). ESS là một ứng dụng dựa trên web mà nhân viên có thể sử dụng để xem và cập nhật thông tin cá nhân của họ, yêu cầu thời gian nghỉ, xem cuống lương của họ, v.v. Các hệ thống ESS thường bao gồm một ứng dụng dành cho thiết bị di động để nhân viên có thể truy cập thông tin tài khoản của họ.
Tổng kết
Hệ thống nhân sự là một phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Nó chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu nhân viên, theo dõi hiệu suất của nhân viên và cung cấp các công cụ vì lợi ích của nhân viên.
Một hệ thống nhân sự có thể phức tạp và khó hiểu, nhưng mọi tổ chức đều cần nó để quản lý dữ liệu nhân viên của mình một cách hiệu quả. Nhiều loại phần mềm hệ thống nhân sự có sẵn và các tính năng khác nhau. Vì vậy, khi chọn một hệ thống nhân sự cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét các nhu cầu và mục tiêu cụ thể của bạn.
Bài viết liên quan
Tài liệu tham khảo
