Để làm việc hiệu quả, bạn phải sử dụng những cách hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tùy thuộc vào số lượng người hoặc bộ phận sử dụng quy trình đó như một phần trong quy trình làm việc của họ, một quy trình không hiệu quả có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Biết các dấu hiệu của các quy trình không hiệu quả có thể giúp bạn phát hiện ra chúng tại nơi làm việc của mình và thay thế chúng bằng những cách làm việc tốt hơn. Bài viết này giải thích tác động của các quy trình không hiệu quả, sau đó chia sẻ cách xác định chúng tại nơi làm việc và đưa ra các đề xuất để cải thiện chúng
Làm thế nào để xác định các quy trình không hiệu quả tại nơi làm việc
Các doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng đều có thể bị tổn hại theo những cách khác nhau do các hoạt động không hoạt động tốt như họ có thể. Sản xuất cuối cùng sẽ chậm lại, điều này có thể làm giảm tinh thần, doanh thu và sự hài lòng của khách hàng. Khi quy trình làm việc của bạn không hoạt động tốt, bạn cũng có ít cơ hội phát triển ý tưởng mới và tiến lên trong lĩnh vực của mình. Sự thiếu hiệu quả phải được khắc phục càng sớm càng tốt nếu bạn muốn tận dụng tối đa công việc của mình và có niềm vui nhất khi làm việc đó.
12 cách để xác định các quy trình không hiệu quả tại nơi làm việc
Dưới đây là một số cách để xác định các quy trình không hiệu quả tại nơi làm việc, cùng với các đề xuất về cách giải quyết từng quy trình:
#1. hiểu lầm lặp đi lặp lại
Khi những hiểu lầm xảy ra với bạn và nhóm của bạn hàng ngày, có thể có một vấn đề nghiêm trọng hơn với các hệ thống và thủ tục của doanh nghiệp. Mặc dù các cá nhân phải chịu trách nhiệm về giao tiếp giữa các cá nhân của họ, nhưng có thể khó kết nối hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng nếu họ dựa vào các phương pháp lỗi thời hoặc thực hành giao tiếp kém. Mọi người thường giao tiếp sai vì họ bỏ lỡ tin nhắn, trả lời muộn hoặc hiểu sai những gì người khác nói.
Dung dịch
Hiện đại hóa công nghệ truyền thông của tổ chức bạn là một cách để giải quyết những vấn đề này. Thiết lập một chương trình nhắn tin trong văn phòng của bạn để mọi người có thể nói chuyện với nhau ngay lập tức và sắp xếp các tin nhắn của họ theo nhóm, phòng ban và kênh.
#2. Gặp khó khăn khi tìm kiếm thông tin
Quản lý thông tin kém là một dấu hiệu phổ biến của các công ty có thủ tục không hiệu quả. Quản lý thông tin, tài liệu và phân phối dữ liệu là rất quan trọng đối với hiệu quả trong các doanh nghiệp hiện đại. Các dự án có thể bị trì hoãn khi mọi người gặp khó khăn trong việc xác định thông tin về công ty, điều cần thiết để họ có thể thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
Dung dịch
Bạn có thể chống lại thông tin không có sẵn bằng cách xây dựng một cơ sở dữ liệu dùng chung duy nhất luôn có sẵn. Tổng hiệu quả của quy trình kinh doanh có thể được cải thiện đáng kể bằng cách thiết lập bộ phận CNTT để quản lý dữ liệu hoặc chỉ cần chuyển tất cả hồ sơ của nhóm đến một địa điểm duy nhất.
#3. Công nghệ lạc hậu
Việc sử dụng phần cứng và phần mềm lỗi thời cũng có thể làm cho các quy trình không hiệu quả. Mặc dù không phải tất cả đã lỗi thời, nhưng điều quan trọng là phải xem xét sự phát triển thị trường mới và các tiêu chuẩn ngành đối với các vấn đề của thiết bị được sử dụng. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có các hệ thống lỗi thời gây khó khăn cho việc cộng tác với các công ty sử dụng phần mềm hiện đại hoặc cập nhật thiết bị của bạn.
Dung dịch
Để đảm bảo bạn có quyền truy cập vào công nghệ mới nhất, hãy thường xuyên tìm kiếm các phiên bản trình điều khiển và phần mềm cập nhật. Ngoài ra, điều quan trọng là phải kiểm tra mọi đột phá thị trường mới và tiêu chuẩn ngành đối với thiết bị sẽ được sử dụng.
#4. Rất nhiều doanh thu
Tỷ lệ thay thế nhân viên cao có thể là kết quả của sự thiếu hiệu quả phổ biến tại nơi làm việc. Thay vì tạo ra các quy trình mới và tự mình thực hiện thay đổi, những nhân viên thấy rằng một công ty có các quy tắc và thủ tục không hiệu quả có thể quyết định nghỉ việc và tìm kiếm một công việc khác. Những nhân viên lâu năm cuối cùng có thể trở nên khó chịu với sự kém hiệu quả và những người mới được tuyển dụng có thể ngay lập tức nhận thấy một nơi làm việc kém hiệu quả.
Dung dịch
Giao tiếp với nhân viên về những cải tiến mà họ muốn thấy để giải quyết vấn đề doanh thu quá mức do các thủ tục không hiệu quả gây ra. Hỏi những người mới tuyển dụng xem quy trình ở vị trí của họ khác với quy trình ở những người sử dụng lao động trước đây và thảo luận xem họ muốn sử dụng công nghệ và tự động hóa nào để giúp công việc của họ dễ dàng hơn.
#5. Thủ tục tuyển dụng dài dòng
Việc tuyển dụng và thuyết phục nhân viên tham gia nhóm của bạn cũng khó khăn hơn nếu quy trình của bạn không hiệu quả. Đó có thể là một dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp có các thủ tục lỗi thời, không hiệu quả khiến các nhân viên tiềm năng không muốn tham gia vào nhóm nếu một số ứng viên hoàn thành quá trình phỏng vấn nhưng từ chối lời mời làm việc của họ.
Dung dịch
Xem xét lý do tại sao mọi người có thể không thấy công việc hấp dẫn khi bạn có quy trình tuyển dụng dài dòng cho từng vị trí vì họ liên tục từ chối vai trò đó. Hãy suy nghĩ về các yếu tố quy trình làm việc khác nhau của vị trí ngăn cản ứng viên và xem xét việc tự động hóa các yếu tố này để làm cho vị trí đó bớt khó khăn hơn.
#6. Nhiều thời gian cho những công việc tẻ nhạt
Ngay cả khi cấp quản lý không chính thức chấp nhận phương pháp đó là tiêu chuẩn, thì nhân viên vẫn thường cố gắng tìm cách đơn giản hơn để thực hiện mọi việc khi quy trình không hoạt động hiệu quả. .
Dung dịch
Hãy hỏi các thành viên trong nhóm của bạn xem họ có gợi ý về những cách hiệu quả hơn để thực hiện công việc của họ nếu họ dành phần lớn thời gian trong ngày để thực hiện các nhiệm vụ đơn điệu, lặp đi lặp lại. Hỏi họ trực tiếp là một kỹ thuật tuyệt vời để xử lý vấn đề cụ thể này vì họ có thể có ý tưởng để hợp lý hóa thói quen của họ và tiết kiệm thời gian.
#7. Thực hành tiêu chuẩn hóa kém
Ngay cả khi quản lý không chính thức chấp nhận cách tiếp cận đó như một tiêu chuẩn vững chắc, nhân viên thường cố gắng tìm một lựa chọn dễ dàng hơn khi nơi làm việc có quy trình không hiệu quả. Kết quả là có thể gia tăng tình trạng thiếu đồng bộ trong kinh doanh. Trong khi một số người có thể tuân thủ các quy tắc chính thức không hiệu quả, những người khác có thể sử dụng các chiến thuật cá nhân.
Dung dịch
Tăng cường sự tham gia của ban quản lý và đảm bảo rằng mọi người đều sử dụng các quy trình giống nhau nếu thiếu sự thống nhất và kết hợp nhiều phương pháp khác nhau được sử dụng tại nơi làm việc. Bạn có thể sử dụng dữ liệu để liên tục thực hiện các sửa đổi và cải tiến khi bạn hiểu kết quả của một phương pháp.
#số 8. Tăng chi phí hoạt động
Quy trình sản xuất của một công ty có thể kém hiệu quả hơn nếu chi phí hoạt động tăng đột ngột so với doanh thu. Điều này có thể là do các quy trình sản xuất không thể thông báo cho nhân viên của bạn về bất kỳ thay đổi nào mà bạn đã thực hiện đã ảnh hưởng đến công việc của họ, có tính đến những yếu tố như động lực thấp hoặc các dự án khó hơn—xuất phát từ sự kém hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng phân tích tài chính để tìm hiểu thêm về nguồn chi phí hoạt động chính xác khi chúng chỉ ra sự kém hiệu quả trong công ty. Để xác định nơi bạn đang chi tiêu nhiều tiền hơn, hãy so sánh chi phí hiện tại trong từng lĩnh vực của công ty bạn với chi phí từ các giai đoạn trước. Sau đó, đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí phù hợp với ngân sách của bộ phận đó.
#9. Bỏ qua ngày đến hạn
Các quy trình không hiệu quả có thể dẫn đến việc bạn bắt đầu bỏ lỡ thời hạn vì chúng làm chậm quy trình công việc của doanh nghiệp. Một hệ thống không hiệu quả có thể là nguyên nhân nếu bạn đột nhiên nộp bài muộn. Nói với nhân viên của bạn về bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện đã ảnh hưởng đến sự nghiệp của họ, xem xét những thứ như động lực thấp hoặc các dự án khó khăn hơn.
Dung dịch
Khi bạn bắt đầu bỏ lỡ thời hạn, hãy xem mất bao lâu để hoàn thành từng phần của dự án để xem bạn có thể bị tụt lại phía sau ở điểm nào. Điều này có thể giúp bạn tìm ra bước nào trong quy trình đang làm cho nó kém hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể thấy rằng toàn bộ hệ thống không hoạt động, điều này sẽ cho phép bạn tập trung vào việc tìm ra một cách hoàn toàn mới để hoàn thành nhiệm vụ của mình hoặc một cách mới để ước tính thời gian để bạn có thể đặt thời hạn thực tế.
#10. Không đáp ứng được nhu cầu
Đó là một dấu hiệu của sự kém hiệu quả nếu bạn phải từ chối khách hàng và khách hàng vì cơ sở hạ tầng của bạn không thể theo kịp nhu cầu. Sự kém hiệu quả này có thể hữu ích cho công ty trong thời gian tới vì nó cho thấy rằng bạn đã sẵn sàng mở rộng.
Dung dịch
Bạn phải thay đổi thủ tục kinh doanh của mình để chấp nhận nhiều triển vọng kinh doanh hơn và theo kịp nhu cầu cuối cùng. Điều này có nghĩa là xem xét các địa điểm mới có thể, mua các công cụ sản xuất mạnh hơn và thuê thêm người để xử lý nhiều đơn đặt hàng của khách hàng hơn.
#11. Trải nghiệm khách hàng kém
Khi khách hàng không hài lòng và nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ tồi, điều đó có thể có nghĩa là quy trình và quy trình kinh doanh của bạn không hoạt động. Điều này cho thấy chất lượng sản xuất của bạn đã đi xuống và nhóm đảm bảo chất lượng của bạn thường bỏ lỡ những phần quan trọng của quy trình. Khi doanh nghiệp phát triển, khách hàng có thể không nhận được nhiều sự quan tâm cá nhân, khiến việc phát hiện các vấn đề về sản phẩm và cách thức hoạt động của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Cập nhật hệ thống và tập trung vào việc làm cho doanh nghiệp hiệu quả hơn có thể giúp ích cho khách hàng, đó là một tin tốt.
#12. Giảm giá bởi các đối thủ
Nếu tất cả các đối thủ cạnh tranh của công ty có thể giảm giá, điều đó có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của công ty. Do tính kinh tế theo quy mô và cách thức sản xuất khác nhau, thông thường một số doanh nghiệp sẽ tính phí thấp hơn những doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, những thay đổi lớn về giá có thể có nghĩa là các tiêu chuẩn, quy trình và phương pháp hay nhất trong ngành đang thay đổi.
Dung dịch
Bạn có thể thích nghi với quá trình chuyển đổi này bằng cách xem xét những bước phát triển mới trong lĩnh vực của mình, tìm hiểu những cách tốt hơn để sản xuất hàng hóa của mình và sử dụng các kỹ thuật sản xuất mới.
Quy trình không hiệu quả là gì?
Điều đó có nghĩa là khi tài nguyên, máy móc hoặc nhóm không hoạt động tốt hoặc đang tiến triển, khi các nhóm không giao tiếp tốt, khi thiết bị không được sử dụng vì các nhóm đang chờ tài nguyên, khi thiết bị bị hỏng, v.v.
Các triệu chứng điển hình của một quy trình kém hoặc không hiệu quả là gì?
Dưới đây là một số triệu chứng điển hình của các quy trình kém hoặc không hiệu quả
- Thông tin sai lệch giữa các nhóm xảy ra thường xuyên.
- Tỷ lệ doanh thu của các công ty đã tăng lên.
- Thật khó để lấp đầy các cơ hội việc làm mới.
- Tăng chi phí đang trở thành tiêu chuẩn.
- Sự không hài lòng của khách hàng ngày càng tồi tệ hơn.
Ba loại kém hiệu quả là gì?
Ba loại không hiệu quả cơ bản như sau: không hiệu quả về sản xuất, không hiệu quả về thị trường tài nguyên và không hiệu quả X.
Điều gì gây ra sự kém hiệu quả tại nơi làm việc?
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của sự kém hiệu quả trong công việc là do thiếu hoặc kém trong cách giao tiếp. Nó sẽ thay đổi cách mọi người có thể đo lường sự tiến bộ của họ, xem liệu nỗ lực của họ có tạo ra sự khác biệt hay không và hành động đủ nhanh để tạo ra sự khác biệt.
Các loại kém hiệu quả phổ biến nhất là gì?
Trong số các loại kém hiệu quả phổ biến nhất là:
- Sản xuất kém hiệu quả.
- phân phối không hiệu quả
- phân bổ kém hiệu quả
Làm thế nào để bạn xác định các vấn đề về quy trình không hiệu quả?
Nó liên quan đến việc tìm ra vấn đề, phân tích nó, đưa ra các giải pháp khả thi, chọn giải pháp tốt nhất, lập kế hoạch cho các bước tiếp theo của bạn và sau đó đưa giải pháp vào hoạt động đồng thời đánh giá mức độ hiệu quả của nó.
Làm thế nào để bạn xác định hiệu suất kém?
- Tăng số lượng khiếu nại từ khách hàng hoặc đồng nghiệp.
- Mục tiêu hoặc mục tiêu không đạt được.
- Công việc hoàn thành có chất lượng kém.
- Bỏ qua ngày đến hạn.
Làm thế nào để bạn nhận ra quản lý kém?
Đây là những cách để nhận ra quản lý kém.
- Con troll.
- Ông chủ không tồn tại.
- Các phân vùng.
- một người quản lý vi mô
- Thoải mái và từ chối thích nghi
Kết luận
Hãy xem xét kỹ hơn hoạt động kinh doanh của bạn và xác định các dấu hiệu cảnh báo mà chúng tôi đã đề cập ở trên nếu bạn có bất kỳ lo ngại nào về hiệu suất của nhân viên hoặc tin rằng có thể có bất kỳ quy trình nào không hiệu quả. Mặc dù không ai thích tìm ra những sai sót trong kế hoạch kinh doanh của mình, nhưng thà làm như vậy còn hơn là gặp vấn đề mà không biết về chúng.
Bài viết liên quan
- Cách Doanh nghiệp của Bạn có thể Thực hành Sản xuất Bền vững
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHÍNH SÁCH TỐT NHẤT: 2023 Đánh giá
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ THI CÔNG: Thực tiễn tốt nhất & Tất cả những gì bạn cần
- Hệ thống quản lý nhân sự: 10 lựa chọn hàng đầu năm 2023
- 5 mẹo gọi điện lạnh hàng đầu để bán hàng thành công
dự án
