Phần mềm hệ thống quản lý tài chính (FMS) giúp một công ty quản lý dữ liệu tài chính của mình. Như với hầu hết các hệ thống quản lý khác, hệ thống quản lý tài chính có thể không nhất thiết tạo ra doanh thu, nhưng chúng giúp quản lý tài sản của công ty và tối ưu hóa doanh thu để sử dụng hợp lý. Chúng ta sẽ thấy phân tích về cách thức hoạt động của các hệ thống quản lý tài chính này, cũng như lợi ích của chúng.
Hệ thống quản lý tài chính
Hệ thống quản lý tài chính (FMS) là phần mềm và quy trình mà một công ty sử dụng để quản lý thu nhập, chi phí và tài sản của mình. Mục tiêu của hệ thống quản lý tài chính là tối ưu hóa doanh thu và đảm bảo tính bền vững lâu dài của công ty, ngoài việc hỗ trợ các hoạt động tài chính hàng ngày. Họ hỗ trợ các nhóm tài chính bằng cách:
- Hợp lý hóa việc lập hóa đơn và thanh toán.
- Tối ưu hóa dòng tiền hàng ngày, hàng tháng và hàng năm.
- Giữ các dấu vết kiểm toán và tuân theo các quy định kế toán.
- Giảm sai sót kế toán bằng cách tự động hóa các hoạt động tài chính.
- Cải thiện ngân sách, dự báo và lập kế hoạch
- Đẩy nhanh quá trình đóng và báo cáo tài chính.
Phần mềm hệ thống quản lý tài chính (FMS) có thể được tích hợp vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của một công ty, hệ thống này hợp nhất dữ liệu tài chính và hoạt động, đồng thời cung cấp cho các nhóm cái nhìn tổng thể về tổ chức. Các ứng dụng tài chính riêng biệt cũng có thể được hợp nhất để cung cấp giải pháp quản lý tài chính toàn diện. Các giám đốc tài chính đang ngày càng lựa chọn phần mềm quản lý tài chính và ERP dựa trên đám mây có thể mở rộng quy mô nhanh chóng để đáp ứng việc mở rộng và hỗ trợ nhiều địa điểm, ngôn ngữ, tiền tệ và quy định.
Các thành phần thiết yếu của hệ thống quản lý tài chính (FMS)
Một hệ thống quản lý tài chính tốt cung cấp cho các doanh nghiệp đầy đủ các phần mềm kế toán cũng như một nguồn trung thực duy nhất. Có rất nhiều công cụ trong hệ thống, có thể được phân thành bốn loại:
# 1.Kế toán chung và đóng tài chính
Các công cụ kế toán và tài chính chặt chẽ giúp thực hiện các nhiệm vụ kế toán cơ bản như sổ cái, các khoản phải trả (AP), các khoản phải thu (AR) và bảng lương. Họ hỗ trợ các nhóm tạo báo cáo, tạo báo cáo tài chính về thu nhập, chi phí và số dư, cũng như đóng sổ sách một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các yếu tố quản lý thuế có thể hỗ trợ tính chính xác và tuân thủ của các tờ khai thuế.
# 2. Quản lý doanh thu, tiền mặt và ngân quỹ
Với các giải pháp kế toán doanh thu, nhóm tài chính có thể tự động hóa quy trình thanh toán, phân tích thanh toán theo thời gian thực và xác minh việc tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu theo luật định như IFRS 15. Phần mềm quản lý tiền mặt và ngân quỹ hỗ trợ nhóm dự báo dòng tiền, cải thiện tính thanh khoản và chủ động giảm thiểu rủi ro . Chương trình này cũng kết nối với các hệ thống tài chính, cho phép người dùng xem số dư ngân hàng trong thời gian thực và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu tài khoản.
# 3. Lập kế hoạch và phân tích tài chính
Bộ công cụ lập kế hoạch, dự báo, lập ngân sách và phân tích này hỗ trợ các giám đốc tài chính và các nhóm của họ trong việc hỗ trợ sức khỏe tài chính tổng thể của công ty. Phần mềm FP&A rất quan trọng để theo dõi chi phí và lợi nhuận, nâng cao hiệu suất, dự đoán và điều hướng các điều kiện trong tương lai, đồng thời cung cấp cho C-suite hỗ trợ quyết định kịp thời và chính xác. Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch đa kịch bản và phối hợp giữa bộ phận tài chính và tất cả các bộ phận khác.
#4. Quản trị, rủi ro và tuân thủ
Các giải pháp (GRC) hỗ trợ các nhóm điều chỉnh các hoạt động của tổ chức với các mục tiêu kinh doanh, xác định và giảm thiểu các loại rủi ro khác nhau, đồng thời đảm bảo tuân thủ các luật và quy định khác nhau, từ GDPR và SOX đến các hiệp định thương mại quốc tế. Các công ty có thể hoạt động hiệu quả hơn, vượt qua sự không chắc chắn và hành động chính trực bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu trong các quy trình quản trị công ty, quản lý rủi ro và tuân thủ.
Lợi ích của hệ thống quản lý tài chính
Lợi ích của việc triển khai phần mềm Hệ thống Quản lý Tài chính (FMS) trong một doanh nghiệp là gì?
Một công ty sử dụng phần mềm kế toán tài chính hiện tại có thể nhận được nhiều lợi ích. Hãy để chúng tôi xem xét một vài trong số họ:
# 1. Hợp lý hóa hoạt động tài chính và kế toán
Một trong những lợi thế rõ ràng nhất của việc áp dụng FMS là nó đơn giản hóa các thủ tục tài chính và kế toán. Do đó, bộ phận tài chính có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các chức năng quan trọng khác như tăng doanh thu, nâng cao dịch vụ khách hàng và giảm chi phí hoạt động.
# 2. Tự động hóa các hoạt động và thủ tục thông thường
Các chuyên gia tài chính sử dụng FMS để thực hiện phần lớn các hoạt động tài chính hiện có của họ một cách tự động, giúp họ tiết kiệm thời gian. Hệ thống quản lý tài chính cũng cho phép nhân viên tài chính thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, cho phép họ di chuyển công việc nhanh hơn và hoàn thành các dự án đúng tiến độ và ngân sách.
# 3. Truy cập dữ liệu tài chính và phi tài chính theo thời gian thực
Các chuyên gia tài chính hiện có thể truy cập dữ liệu từ các nguồn khác nhau trên một nền tảng duy nhất. Bạn không còn cần phải mất thời gian nhận báo cáo và biên dịch dữ liệu theo cách thủ công. Thay vào đó, cho dù bạn đang xem thu nhập, chi phí hoặc dự án, FMS sẽ tự động truy xuất tất cả thông tin bạn cần.
#4. Giờ đây, các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu, được giáo dục trong thời gian kỷ lục.
Hệ thống tài chính cho phép các nhà quản lý tận dụng dữ liệu lớn trong doanh nghiệp của họ. Hệ thống tài chính thu thập thông tin từ nhiều bộ phận trong một tổ chức và trình bày nó theo một cách thống nhất, cho phép người dùng nhanh chóng nắm bắt được mối quan hệ giữa các tập hợp dữ liệu riêng biệt.
Các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định nhanh hơn nhiều khi họ có quyền truy cập tức thì vào dữ liệu thời gian thực và phản hồi tức thì cho các yêu cầu của họ.
# 5. Lỗi và thiếu sót không còn được dung thứ.
Các chuyên gia tài chính giảm thiểu đáng kể khả năng xảy ra sai sót và thiếu sót bằng cách tự động hóa các hoạt động tài chính và tập trung dữ liệu của họ trong một FMS vì mọi thứ họ cần đều đã có sẵn dễ dàng.
Điều này trực tiếp làm giảm tổn thất liên quan đến việc thu thập dữ liệu thủ công, đảm bảo rằng bộ phận tài chính hoạt động hiệu quả hơn.
# 6. Khả năng thích ứng kinh doanh
Khả năng thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng là rất quan trọng cho sự thành công của tổ chức và duy trì mức lợi nhuận cao trong môi trường kinh doanh thay đổi ngày nay. Bạn có thể quản lý quá trình này tốt hơn với FMS vì nó giúp các tổ chức thích ứng với những thay đổi nhanh chóng và dễ dàng hơn.
# 7. Thông tin chi tiết và khả năng hiển thị về hoạt động
Vì FMS hợp nhất tất cả dữ liệu của tổ chức bạn ở một vị trí, nên việc khám phá các xu hướng và khám phá thông tin chi tiết sẽ dễ dàng hơn. Điều này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các cơ hội tiềm năng để cải thiện lợi nhuận trong các lĩnh vực như giá cả, bán hàng và sản xuất.
#số 8. Nâng cao hiệu quả hoạt động giúp tăng năng suất của nhân viên tài chính
Nhân viên tài chính có thể tập trung vào các hoạt động giá trị gia tăng hơn khi các quy trình lặp đi lặp lại, lặp đi lặp lại được tự động hóa hoặc sắp xếp hợp lý, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, sử dụng nguồn lực tối ưu và sự hài lòng nói chung của nhân viên.
Bạn cũng có thể mong đợi mức năng suất cao hơn.
# 9. Lập hóa đơn và thanh toán hợp lý
Bạn có thể giảm thiểu đáng kể các hoạt động dựa trên giấy tờ và loại bỏ việc nhập dữ liệu của con người bằng phần mềm tài chính phù hợp.
Điều này cho phép công ty của bạn rút ngắn thời hạn thu tiền, tăng dòng tiền bằng cách tăng tỷ lệ thu và giảm nợ khó đòi.
# 10. Khả năng tối ưu hóa dòng tiền hàng ngày, hàng tháng và hàng năm
Hệ thống tài chính giúp dự báo dòng tiền trong tương lai dễ dàng hơn vì nó thu thập thông tin chính xác và đầy đủ về tổ chức của bạn ở một địa điểm. Điều này giúp nhân viên quản lý tốt hơn vốn lưu động và tối ưu hóa dòng tiền hàng ngày, hàng tháng, hàng năm.
# 11. Phân tích chi phí chuyên sâu hơn
FMS cho phép bạn đi sâu vào các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp để tìm ra các cơ hội cắt giảm chi phí. Phần mềm tài chính chính xác có thể hỗ trợ bạn phát hiện các vấn đề trong hóa đơn trước khi chúng bùng phát, cho phép bạn thực hiện hành động khi dễ dàng thực hiện thay đổi hơn.
Về lâu dài, điều này cho phép công ty của bạn chi tiêu ít tiền hơn cho các chi phí không cần thiết trong khi tiết kiệm nhiều tiền hơn cho thời gian chết.
# 12. Cải thiện việc tuân thủ các chỉ tiêu kế toán
Vì phần mềm tự động tạo báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan theo định dạng tuân thủ các chuẩn mực kế toán, hệ thống tài chính đảm bảo bạn luôn tuân thủ các chuẩn mực và quy định kế toán hiện hành, cho phép bạn duy trì quyền kiểm soát đối với báo cáo tài chính của mình.
# 13. Các liên kết được xử lý nhanh hơn.
Phần mềm kế toán cho phép kế toán hoàn thành các bản đối chiếu nhanh hơn nhiều.
Điều này có thể thực hiện được bởi vì các đối chiếu trong FMS tích hợp với nguồn cấp dữ liệu ngân hàng và do đó có thể được xử lý tự động mà không cần nhóm tài chính làm việc thêm.
# 14. Tập hợp các ứng dụng và hệ thống riêng biệt
FMS dựa trên đám mây chính xác có tích hợp toàn diện, cho phép các doanh nghiệp trao đổi dữ liệu dễ dàng giữa tất cả các hệ thống và ứng dụng của họ, bao gồm các nền tảng ERP, CRM, Thương mại điện tử và nhiều nền tảng khác.
Điều này mang lại cho các tổ chức khả năng hiển thị tốt hơn về toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ và cho phép họ đưa ra các quyết định có thể hành động dựa trên dữ liệu thời gian thực từ tất cả các lĩnh vực hoạt động của họ.
# 15. Phòng chống gian lận và hoạt động tội phạm
Hệ thống kế toán với các biện pháp kiểm soát hợp nhất hỗ trợ trong việc ngăn chặn các hoạt động gian lận và tội phạm.
Điều này có thể thực hiện được vì phần mềm tài chính có thể phát hiện hành vi đáng ngờ trong thời gian thực, cho phép bạn thực hiện hành động nhanh chóng để ngăn chặn.
# 16. Cải thiện bảo mật dữ liệu
Các hệ thống tài chính ngày nay sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến nhất để đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm của công ty bạn được an toàn khi được lưu trữ hoặc chuyển qua một số nền tảng.
Điều này đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin này và nó không thể bị truy cập bởi bất kỳ bên nào khác mà không có lý do kinh doanh chính đáng.
# 17. Lưu trữ tập trung dựa trên đám mây với quyền truy cập bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào
Hệ thống quản lý tài chính cho phép bạn lưu dữ liệu của mình trong một hệ thống dựa trên đám mây tập trung có thể được truy cập bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào.
Điều này cho phép các nhóm từ nhiều địa điểm cộng tác trong các dự án và chia sẻ thông tin nhanh hơn, ngay cả khi họ cách biệt nhau về mặt địa lý.
Bốn yếu tố của hệ thống quản lý tài chính
Quản lý tài chính tích hợp tổ chức, mục tiêu của công ty, quản lý nhiệm vụ và đổi mới, cũng như sự ổn định tài chính và thu nhập của công ty, và danh sách này có thể dài. Tuy nhiên, nó không phải là khó khăn như nó xuất hiện. Hầu hết các phần mềm hệ thống quản lý tài chính sẽ chia chúng thành bốn khía cạnh được thừa nhận rõ ràng trong quản lý tài chính. Lập kế hoạch, kiểm soát, tổ chức và chỉ đạo, và ra quyết định là bốn khía cạnh. Một doanh nghiệp tuân theo cấu trúc và kế hoạch này có thể phát hiện ra rằng nó không quá áp đảo như vẻ ngoài của nó.
Các yếu tố của phần mềm hệ thống quản lý tài chính (FMS)
# 1. Lập kế hoạch
Xác định các bước phù hợp với mục tiêu của công ty hoặc cá nhân.
Bạn đã dành thời gian để xác định rõ mục tiêu và mục tiêu của công ty mình chưa? Bạn có tham vọng dài hạn cho bản thân, thương hiệu và nhân viên của mình không? Mỗi mục tiêu kinh doanh, cho dù đó là tối đa hóa lợi nhuận, tăng trưởng kinh doanh hay mở rộng dịch vụ sẽ yêu cầu quản lý tài chính và với mỗi mục tiêu, sẽ có các biện pháp để đạt được mục tiêu đó. Điều này liên quan đến việc cấp vốn, lập ngân sách, phân công công việc, thực hiện nghiên cứu khách hàng và hơn thế nữa. Hãy dành chút thời gian để đưa ra một số bước có thể định lượng được sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.
# 2. Kiểm soát
Đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của tổ chức đều tuân theo kế hoạch đã xác định.
Bạn có biết rằng mỗi lĩnh vực của doanh nghiệp đang nỗ lực để đạt được mục tiêu của mình bây giờ bạn đã biết các bước của mình chưa? Điều này không nhất thiết là giảm chi phí hoặc loại bỏ dư thừa; thay vào đó, đó là việc thiết lập các KPI thích hợp có thể được liên kết định lượng với mục tiêu của tổ chức. Điều quan trọng là đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức được các mục tiêu và sự tham gia của họ trong việc hoàn thành các mục tiêu đó.
# 3. Điều phối và chỉ đạo
Xác định những nguồn lực bạn cần để thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả.
Nguồn lực không chỉ liên quan đến hàng hóa vật chất và công cụ. Nó bao gồm nhân sự, trách nhiệm, ngân sách, tiền bạc, công nghệ và phần mềm, dịch vụ thuê ngoài và các khía cạnh khác. Bạn không muốn bắt đầu thực hiện một chiến lược nếu bạn không có tất cả các nguồn lực cần thiết để bắt đầu.
#4. Đưa ra một quyết định
Đưa ra quyết định sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng tất cả các khả năng và lựa chọn.
Khi tất cả các phương án thay thế và kế hoạch tương lai đã được xác định, những người ra quyết định phải xác định phương án thay thế nào là thiết thực và phù hợp với mục đích và mục tiêu. Trên thực tế, việc ra quyết định sẽ trùng lặp với phần còn lại của việc lập kế hoạch, kiểm soát và tổ chức, vì mỗi phần phải được xác nhận trước khi tiến hành kế hoạch.
Hệ thống quản lý tài chính hiệu quả là gì?
Một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong ngắn hạn và dài hạn bằng cách tăng tốc độ lập hóa đơn và thu tiền, loại bỏ các sai sót kế toán và giảm bớt sự dư thừa trong việc lưu trữ hồ sơ.
Hệ thống tài chính là gì?
Hệ thống tài chính là một tập hợp các thực thể cho phép trao đổi tiền, chẳng hạn như ngân hàng, công ty bảo hiểm và sở giao dịch chứng khoán.
Những vấn đề cơ bản của quản lý tài chính là gì?
Quản lý tài chính của công ty bao gồm các hoạt động như lập ngân sách và dự báo dòng tiền, cũng như việc mua lại và giải ngân. Nó đòi hỏi phải sử dụng các kỹ thuật quản lý tiêu chuẩn để giám sát các tài sản tài chính của công ty.
Các tác nhân chính của hệ thống tài chính là ai?
Người giám sát, người môi giới, công ty bảo hiểm và doanh nghiệp đầu tư đều là những người đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực tài chính từ quan điểm về thuế.
Hệ thống tài chính SAP là gì?
Với SAP FICO, một công ty có thể lưu một bản sao đầy đủ dữ liệu giao dịch tài chính của mình. Đặc biệt, SAP FICO nhằm hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và quản lý báo cáo tài chính để phân tích và báo cáo.
Cuối cùng,
Hệ thống tài chính nhằm cung cấp cho các nhà quản lý quyền kiểm soát tốt hơn đối với tài chính của công ty và để cải thiện hiệu suất.
Bạn có thể tự động hóa các thủ tục tài chính, giảm thiểu tình trạng dư thừa, tăng cường tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán và quản lý hoạt động tài chính của công ty bạn hiệu quả hơn với công nghệ phù hợp tại chỗ, cùng các lợi ích khác. Khi đối mặt với những khó khăn trong quản lý tài chính, điều quan trọng là phải phân chia kế hoạch thành các hạng mục gắn liền với các mục tiêu của công ty. Sau khi đã quyết định chiến lược, bạn có thể chọn các công cụ và nền tảng để hỗ trợ chiến lược đó.
Những câu hỏi thường gặp
Tại sao hệ thống quản lý tài chính lại quan trọng?
Quản lý tài chính rất quan trọng vì nó quyết định cách thức thu được và phân phối tiền mặt, đưa ra các quyết định tài chính quan trọng, nâng cao lợi nhuận, nâng cao giá trị của công ty và giữ cho doanh nghiệp ổn định về mặt tài chính.
Mục tiêu chính của quản lý tài chính là gì?
Mục tiêu chính của quản lý tài chính là tối đa hóa sự giàu có.
Ví dụ về phần mềm quản lý tài chính là gì?
Ví dụ về phần mềm quản lý tài chính là phần mềm EPM, CRM và ERP
Bài viết liên quan
- Kế toán doanh nghiệp: Mô tả công việc và mức lương
- Lập kế hoạch tài chính: Tổng quan, Loại, Tầm quan trọng, Khái niệm (+ PDF miễn phí)
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHÍNH SÁCH TỐT NHẤT: 2023 Đánh giá
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ TUÂN THỦ: Định nghĩa và Tầm quan trọng
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ TIỀN TỆ: Nó là gì, Cách sử dụng nó và các công cụ trực tuyến miễn phí
dự án
