Không có gì bí mật khi các tổ chức sử dụng các công cụ quản lý khác nhau để giữ cho tài liệu của họ được sắp xếp tốt, và một trong những công cụ được sử dụng trong các công ty cho tài liệu là hệ thống quản lý tệp. Hầu hết các hệ thống quản lý tệp đi kèm với nhiều lợi ích sẽ hữu ích cho cả các doanh nghiệp quy mô lớn và nhỏ. Đây là một công cụ quan trọng có thể giúp quản lý các chức năng chung của một công ty. Nó cũng sẽ giúp tổ chức và sắp xếp dữ liệu và tệp một cách độc đáo. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cửa sổ hệ thống quản lý tệp, quản lý tệp tài liệu và những gì một hệ thống quản lý tệp yêu cầu.
Hệ thống quản lý tệp cung cấp quyền truy cập cho người dùng, chẳng hạn như quyền đối với tệp và khả năng đặt giới hạn đối với tệp. Hệ thống quản lý tệp là cần thiết cho tất cả các loại hình tổ chức kinh doanh, nhưng hệ thống quản lý tệp là gì? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống quản lý tệp là gì, các định nghĩa, loại, ví dụ và hơn thế nữa của nó.
Hệ thống quản lý tệp là gì
Hệ thống quản lý tệp (FMS) cũng có thể được gọi là trình quản lý tệp. Nó là một thiết bị có thể giúp lưu trữ, sắp xếp và đặt tên cho các tệp trong một hệ thống. Quá trình này sẽ cung cấp cho người dùng khả năng truy cập dễ dàng vào các tài liệu bằng cách giúp chúng dễ dàng tìm thấy. Một hệ thống quản lý tệp là một lợi ích cho tất cả. Nó chỉ đơn giản là làm cho nó dễ sử dụng hơn. Không giống như quản lý tệp vật lý, một hệ thống quản lý tệp có thể hoạt động từ mọi nơi. Nó cũng cung cấp bảo mật sâu hơn và tốt hơn cho dữ liệu và thông tin của nó.
Một hệ thống quản lý tệp là duy nhất để tổ chức tài liệu kỹ thuật số. Trong khi việc lưu trữ các tệp bằng kỹ thuật số sẽ giúp chúng dễ định vị hơn nhiều. Với tìm kiếm từ khóa, bạn sẽ tìm thấy các tệp bạn yêu cầu và cũng có thể thực hiện các thay đổi đối với chúng hoặc hạn chế người khác truy cập chúng.
Hệ thống quản lý tệp không thể được ví như quản lý tệp vật lý vì với hệ thống quản lý tệp, bạn và nhân viên của bạn sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu bất kể vị trí và thời gian của bạn. Chúng không có nguy cơ bị phá hủy hoặc mất tích cao hơn. Thay vào đó, bạn có thể mã hóa các tệp của mình và làm cho chúng có thể truy cập được đối với một số người. Hệ thống quản lý tệp giúp các tổ chức sắp xếp tài liệu và dữ liệu và làm cho chúng dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào.
Nó có chức năng như một thiết bị bảo trì tập tin cho hệ thống máy tính (windows). Nó giúp quản lý các tập tin cho các tổ chức và cũng thích hợp cho việc sử dụng cá nhân. Hầu hết các tổ chức lưu trữ dữ liệu của họ trong một hệ thống phân cấp chi tiết bằng cách sử dụng các thư mục được cấu thành (thư mục thứ cấp) và thư mục con (thư mục con).
Các tệp thường được quản lý bằng các thư mục / thư mục này. Bên dưới các thư mục được tạo thành, bạn có thể có nhiều thư mục con khác nhau và điều này sẽ giúp chúng được tổ chức tốt.
Các loại quản lý tệp là gì?
Chủ yếu có ba loại quản lý tệp. Mỗi kiểu quản lý tệp này có nhiều cách khác nhau để quản lý tệp cho bất kỳ mục đích nào bạn muốn thực hiện.
Dưới đây là các loại quản lý tệp:
# 1. Quản lý tệp quan hệ:
Đây là kiểu quản lý tệp sắp xếp và quản lý các tài liệu / dữ liệu trên mối quan hệ hiện có giữa các dữ liệu được lưu trong mỗi tệp. Đây là một phương pháp tổ chức dữ liệu dễ dàng hơn.
Nhiều tổ chức sử dụng quản lý tệp quan hệ để quản lý, truy xuất, khôi phục và tìm kiếm tệp được lưu trên hệ thống máy tính.
# 2. Quản lý tệp mạng:
Đây là một kiểu quản lý tệp hoạt động như một ứng dụng khách cho một giao thức truy cập tệp từ xa. Với quản lý tệp mạng, bạn sẽ có quyền truy cập vào tệp trên máy chủ. Nó cũng tốt nhất để tổ chức các tệp dựa trên vị trí của chúng trên hệ thống máy tính.
# 3. Quản lý tệp phân cấp:
Quản lý tệp phân cấp là lý tưởng để quản lý và tổ chức tệp, mặc dù nó có thể được sử dụng trên máy tính Macintosh. Kiểu quản lý tệp này sắp xếp các tệp bằng cách sử dụng các thư mục được tạo thành và các thư mục con của chúng. Tạo một thư mục chính và có nhiều thư mục con khác nhau sẽ giúp tổ chức các tệp theo cách dễ tìm kiếm hơn.
Hệ thống quản lý tệp tốt nhất là gì?
Tìm kiếm hệ thống quản lý tệp tốt nhất có thể tốn nhiều thời gian vì hầu hết các phần mềm này cung cấp các dịch vụ tốt nhất như giá cả linh hoạt, giao diện dễ dàng, bảo mật và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, trong phần tổng quan này, chúng tôi sẽ thảo luận về một số hệ thống quản lý tệp tốt nhất cho bạn.
# 1. Microsoft SharePoint:
Truy cập điểm chia sẻ microsoft
Microsoft SharePoint vẫn là hệ thống quản lý tệp tốt nhất hàng đầu. Nó có các tính năng độc đáo làm cho nó nổi bật như một ứng dụng. Nó đi kèm với các công cụ cộng tác cho phép hai hoặc nhiều người dùng làm việc chính xác trên một tài liệu cùng một lúc.
Hầu hết các tổ chức sử dụng Microsoft SharePoint để tạo trường siêu dữ liệu tùy chỉnh trên tất cả các tệp được lưu trong hệ thống. Để tận hưởng tất cả các tính năng của nó, bạn có thể được yêu cầu trải qua một số khóa đào tạo. Tuy nhiên, nó có một giao diện dễ dàng.
#2. Rubex bởi eFileCabinet:
Truy cập tủ điện tử
eFileCabinet là một trong những hệ thống quản lý tệp tốt nhất phù hợp với mọi người dùng. Nó không tốn kém và nó cung cấp một số tính năng tốt nhất sẽ giúp bạn sắp xếp tài liệu của mình mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.
eFileCabinet có giao diện trực quan giúp người dùng mới dễ dàng sử dụng. Nó là phần mềm dựa trên đám mây có thể được truy cập từ xa.
Điều này là tốt vì bạn có thể dễ dàng quản lý tài liệu của mình từ mọi nơi.
# 3. M-Tệp:
M-file cung cấp một số tính năng tốt nhất để quản lý tệp. M-file không chỉ bảo vệ các tệp của bạn mà còn cung cấp bảo mật cho các tài liệu của bạn. Nó đáng tin cậy và giúp số hóa nhiều tài liệu vật lý.
M-files có giao diện trực quan và dễ sử dụng giúp giữ cho các tài liệu được sắp xếp tốt. Với nền tảng này, bạn có thể quản lý tài liệu của mình một cách dễ dàng. Nó cũng đi kèm với các tính năng như quy trình trình truy xuất, kiểm soát phiên bản, mô tả siêu dữ liệu và quy trình làm việc tự động.
3 Tầm quan trọng của quản lý tệp là gì?
Dù quy mô nhỏ hay lớn, việc quản lý tệp là điều cần thiết đối với bất kỳ tổ chức kinh doanh nào. Quản lý tập tin làm cho công việc văn phòng dễ dàng hơn nhiều.
Đây là tầm quan trọng của việc quản lý tệp:
# 1. Tệp có cấu trúc tốt:
Quản lý tệp chủ yếu là tổ chức các tệp theo cách có thể dễ dàng truy cập. Một trong những tầm quan trọng chính của việc sử dụng quản lý tệp là tạo tệp có cấu trúc tốt. Quản lý tệp được cải thiện một cách có hệ thống và làm cho tài liệu được tổ chức tốt.
Với hệ thống quản lý tệp, bạn có thể dễ dàng số hóa tài liệu của mình mà không gặp nhiều khó khăn. Và cũng có thể tìm thấy chúng nhanh hơn với tìm kiếm từ khóa.
Ngoài ra, bạn có thể tạo tệp, xóa, truy xuất, lưu trữ hoặc chỉnh sửa bằng các công cụ quản lý tệp.
# 2. Bảo vệ:
Nhiều công ty lo ngại về tính bảo mật của các tài liệu quan trọng của họ. Tuy nhiên, với hệ thống quản lý hệ thống tệp, bạn có thể bảo vệ các tệp điện tử của mình.
Bạn có thể dễ dàng hạn chế quyền truy cập trái phép vào tệp hoặc mã hóa tài liệu của mình. Làm điều này sẽ bảo vệ tài liệu của bạn không bị hỏng hoặc bị xóa.
# 3. Tăng năng suất:
Quản lý tệp không chỉ giúp tăng năng suất trong tổ chức mà còn tăng nguồn lực và cắt giảm chi phí. Hệ thống quản lý tệp giúp làm việc dễ dàng hơn và giúp quản lý thời gian. Với quản lý tệp, việc quản lý tệp kỹ thuật số dễ dàng hơn và nhanh hơn.
Trong số các lợi ích quản lý tệp nhập khẩu là khả năng tăng năng suất của chúng tôi.
5 Bước Nộp Đơn Cơ Bản Là Gì?
Điều cần thiết là làm theo các bước nộp đơn. Tuy nhiên, đây là 5 bước nộp đơn cơ bản:
- Nộp hồ sơ theo chủ đề hoặc danh mục
- Điền theo thứ tự bảng chữ cái
- Nộp hồ sơ theo thứ tự số
- Điền theo địa điểm / thứ tự địa lý
- Điền theo Ngày / Chronical
Các thành phần chính của quản lý tệp là gì?
Quản lý tệp sẽ giúp tăng năng suất của tổ chức. Tuy nhiên, để đạt được các tệp được tổ chức tốt, điều quan trọng là phải hiểu thành phần của quản lý tệp. Dưới đây là các thành phần chính của quản lý tệp:
# 1. Tên tệp và thư mục chính xác:
Để quản lý tệp ấn tượng, bạn phải nhập đúng tệp và tên thư mục của chúng một cách có tổ chức. Cung cấp tên chính xác sẽ giúp việc tìm kiếm chúng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều. Tên tệp và thư mục rất quan trọng khi nói đến quản lý hồ sơ.
# 2. Thư mục / Thư mục:
Thư mục là một thành phần quan trọng của quản lý tệp. Mặc dù việc nhập tên thư mục một cách chính xác có thể rất quan trọng, nhưng điều quan trọng là bạn phải có một cái nhìn rõ ràng về tổng số thư mục mà tổ chức của bạn sẽ cần.
Bạn cũng có thể sắp xếp các tệp và thư mục theo định dạng phân cấp.
Ngoài ra, bạn phải có nhiều thư mục hơn có thể bao gồm tất cả các tệp của bạn trong các thư mục được cấu thành (thư mục phụ) và các thư mục con (thư mục con). Điều này chắc chắn sẽ làm cho việc tìm kiếm chúng dễ dàng hơn.
# 3. Lưu trữ tập tin:
Lưu trữ tệp là một thành phần quan trọng của quản lý tệp. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp các tệp của mình thành nhiều thư mục và lưu chúng vào hệ thống lưu trữ hoặc với hệ thống quản lý tệp. Bạn cũng có thể khôi phục các tệp bị mất từ hệ thống lưu trữ tệp.
Ví dụ về hệ thống quản lý tệp
Dưới đây là các ví dụ về hệ thống quản lý tệp:
- của apple iCloud
- Dropbox
- eFileCabinet
- Quản lý tệp với Canto
- Google Drive
- M-Tệp
- Microsoft OneDrive
- Microsoft SharePoint
- Cộng đồng lợi thế VIENNA
Hệ thống quản lý tệp tài liệu
Hệ thống quản lý tệp tài liệu là một hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây. Đây là một giải pháp phần mềm tự động phù hợp để số hóa, khôi phục, phê duyệt, gắn thẻ, hoàn thành, bảo mật và tổ chức các dự án với hệ thống tệp.
Hệ thống quản lý tệp tài liệu hoạt động nhanh hơn và chúng có thể cung cấp toàn bộ phạm vi cho tài liệu của bạn. Hầu hết các phần mềm DMS sẽ giúp bạn tiết kiệm tài nguyên, thời gian, chi phí và nhân công, đồng thời cũng hỗ trợ việc sắp xếp tài liệu của bạn một cách có tổ chức.
Hệ thống quản lý tệp tài liệu cung cấp nhiều cách khác nhau để lập chỉ mục tệp. Nó không chỉ lý tưởng để xác định các định dạng tệp khác nhau mà còn giúp việc tìm kiếm, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Nó có thể được sử dụng để tự động hóa các tài liệu và tệp.
Có rất nhiều lợi ích liên quan đến việc sử dụng hệ thống quản lý tệp tài liệu, bao gồm dữ liệu an toàn như tiêu chuẩn mã hóa nâng cao, bảo mật hàng đầu của tài liệu, lưu trữ sao lưu lớn cho tài liệu, lưu trữ dữ liệu an toàn, v.v.
Hệ thống quản lý tệp Windows
Hệ thống quản lý tệp Windows là các dịch vụ được tích hợp sẵn trong hệ điều hành để hỗ trợ việc quản lý các tệp máy tính.
Phần mềm hệ thống quản lý tệp hoặc Windows giúp sắp xếp, tìm tài liệu, sắp xếp, duyệt và cung cấp thêm thông tin về tệp. Chúng cũng hoạt động trên các nhóm tệp lớn và giúp hệ điều hành theo một số cách để giữ chúng được tổ chức tốt.
Hệ thống cửa sổ là một thiết bị quản lý tệp mặc định luôn ở trên hệ thống. Hệ thống quản lý tệp là một trình quản lý tệp trong windows. Trình quản lý tệp mặc định này có dung lượng hạn chế trên tệp, đó là lý do tại sao nó thường được hỗ trợ với các công cụ của hệ thống quản lý tài liệu. Các công cụ quản lý tệp cửa sổ khác là lệnh kép, SharePoint, excel, google desktop, thư mục và các công cụ khác. Tuy nhiên, trên các hệ thống mac, bạn sẽ tìm thấy một thiết bị giống như “công cụ tìm kiếm”.
Tuy nhiên, các công cụ hệ thống quản lý tài liệu nâng cao có thể giúp tổ chức các tệp quan trọng của bạn theo những cách có cấu trúc tốt, giúp bạn và nhân viên của bạn truy cập chúng nhanh hơn và dễ dàng hơn. Vì DMS có dung lượng lớn hơn trình quản lý tệp mặc định và cũng cung cấp các tùy chọn nâng cao hơn như duy trì và tổ chức tệp trong thư mục.
Kết luận
Hệ thống quản lý tệp là bộ công cụ cần thiết để tổ chức các tệp một cách trơn tru. Nó không bị giới hạn đối với chủ doanh nghiệp một mình vì nó có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân.
Việc tìm ra hệ thống quản lý tệp tốt nhất sẽ giúp bạn sắp xếp và tổ chức các tệp của mình theo cách có thể được truy cập bởi bất kỳ ai mà bạn cấp quyền truy cập. Chúng cũng tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng. Chúng tôi hy vọng tổng quan này hữu ích cho tìm kiếm của bạn.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý tệp
Các công ty quy mô nhỏ có thể sử dụng hệ thống quản lý tệp không?
Có, các công ty nhỏ có thể sử dụng hệ thống quản lý tệp cho tệp của họ.
Hệ thống quản lý tệp có cần thiết với trình quản lý tệp mặc định không?
Có, họ sẽ giúp bạn tổ chức bản thân theo cách dễ tiếp cận và cung cấp các tính năng nâng cao hơn.
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “Trang Câu hỏi thường gặp”,
“Thực thể chính”: [
{
“@type”: “Câu hỏi”,
“name”: “Các công ty quy mô nhỏ có thể sử dụng hệ thống quản lý tập tin không?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Có, các công ty nhỏ có thể sử dụng hệ thống quản lý tệp cho tệp của họ.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“name”: “Hệ thống quản lý tệp có cần thiết với trình quản lý tệp mặc định không?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Có, họ sẽ giúp bạn tổ chức bản thân theo cách dễ tiếp cận và cung cấp các tính năng nâng cao hơn.
"
}
}
] }
