Các doanh nghiệp tiến hành kinh doanh thường xuyên bên ngoài văn phòng thường tạo ra các kế hoạch để kiểm soát nhân viên bên ngoài của họ. Một chiến thuật như vậy được các doanh nghiệp sử dụng là quản lý dịch vụ tại hiện trường, hoặc FSM, đòi hỏi chủ yếu cử các kỹ thuật viên dịch vụ đến các địa điểm bên ngoài cơ sở của công ty để thực hiện các dịch vụ bảo trì, sửa chữa hoặc tư vấn. Quản lý dịch vụ hiện trường là một phương pháp để theo dõi và lập kế hoạch cho công việc bên ngoài cơ sở mà các kỹ thuật viên hiện trường thực hiện.
Một doanh nghiệp có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc sử dụng phần mềm quản lý của mình. Nó cung cấp cho các công ty khả năng chịu trách nhiệm về các dịch vụ lĩnh vực của họ. Nó giúp các nhà quản lý phân công nhiệm vụ, lập kế hoạch phân bổ công nhân, theo dõi kỹ thuật viên và tăng cường liên lạc với khách hàng. Về bản chất, phần mềm quản lý dịch vụ tại hiện trường cải thiện giao tiếp, giúp hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày.
Lĩnh vực dịch vụ
Bất kỳ công việc nào trên sản phẩm của bạn được thực hiện cách xa địa điểm của công ty, chẳng hạn như tại địa điểm của khách hàng, được gọi là “dịch vụ tại hiện trường”. Nó phổ biến trong các ngành sản xuất, công nghệ cao và chăm sóc sức khỏe và thường đòi hỏi phải gửi nhân viên hoặc nhà thầu đến các địa điểm cụ thể để cài đặt, sửa chữa hoặc bảo trì thiết bị hoặc hệ thống. Nhân viên dịch vụ tại hiện trường thường cung cấp các dịch vụ có kỹ năng, hiểu biết hoặc thậm chí độc quyền cho các khách hàng doanh nghiệp hoặc công nghiệp. Họ có thể làm việc với tư cách là nhà thầu hoặc nhân viên.
Các loại hoạt động Field Service
# 1. Cài đặt
Khách hàng sẽ yêu cầu lắp đặt chuyên nghiệp thiết bị đã mua sau khi thiết bị được giao cho họ.
# 2. Bảo dưỡng
Ba loại bảo trì—khắc phục, phòng ngừa và chủ động—là điều mà hầu hết mọi người nghĩ đến khi nghĩ đến công việc rao giảng.
#3. Giáo dục
Nhân viên dịch vụ tại hiện trường có thể tư vấn cho khách hàng về cách sử dụng thiết bị với tiềm năng tối đa của nó để đạt được bất kỳ hoặc tất cả các kết quả mong muốn.
Lợi ích của dịch vụ hiện trường tốt hơn
#1. Tự tin hơn
Với tư cách là người quản lý, bạn có thể tìm thấy sự thoải mái rất cần thiết trong việc nâng cao các dịch vụ tại hiện trường của công ty mình. Bạn có thể loại bỏ những lo ngại về mất thời gian, trễ hạn và thông tin sai lệch tốn kém bằng cách triển khai các chiến lược và công cụ thích hợp để tối ưu hóa các dịch vụ tại hiện trường của mình.
#2. Nâng cao năng suất
Bằng cách khai thác toàn bộ tiềm năng của mỗi nhân viên, quản lý dịch vụ tại hiện trường hiệu quả có thể tăng năng suất lên mức không chỉ ngang bằng mà thậm chí còn vượt qua mức của văn phòng.
Nhân viên của bạn sẽ có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và chất lượng hơn khi họ nắm chắc mục tiêu và thời hạn, có thể giao tiếp với nhau dễ dàng và tận tâm với công việc.
#3. tinh thần cao hơn
Nhiều yếu tố, bao gồm sự thất vọng với các mục tiêu mơ hồ, khối lượng công việc quá mức và cảm giác bị cô lập, có thể góp phần làm giảm tinh thần của nhân viên và quản lý dịch vụ tại hiện trường phù hợp có thể hỗ trợ giải quyết những vấn đề này.
Thực hành dịch vụ tại hiện trường tốt giúp nhân viên cảm thấy hữu ích, được đánh giá cao và được hỗ trợ, giúp họ hạnh phúc hơn trong công việc và giúp bạn giữ chân nhân viên
Lời khuyên cho các dịch vụ tại hiện trường hiệu quả
#1. Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên
Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm để tạo ra một chương trình hiệu quả hơn là theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm tổng thời gian và thời gian dành cho các nhiệm vụ. Do đó, cách dễ nhất để tích hợp cả hai loại theo dõi thời gian vào quy trình làm việc của nhân viên là thông qua một ứng dụng bao gồm đồng hồ thời gian dựa trên đám mây.
#2. Đặt mục tiêu rõ ràng
Xác định các mốc quan trọng thông thường và chia các dự án dài thành các thành phần “cỡ nhỏ” cho các nhóm làm việc từ xa. Điều này cũng sẽ giúp giữ cho các thành viên trong nhóm tham gia. Mục tiêu hàng ngày của công nhân ở các vị trí truyền thống thường khá đơn giản: lắp đặt một bộ phận hoặc giao một đơn đặt hàng.
# 3. Giao tiếp
Rào cản lớn nhất cản trở một chương trình dịch vụ tại hiện trường thành công là giao tiếp. Nếu thực hiện không đúng cách, việc cung cấp thông tin kịp thời cho một nhóm lớn người có thể tiêu tốn một lượng thời gian đáng kể trong ngày của bạn.
#số 4. duy trì sự tuân thủ
Các luật kinh doanh, khu vực, tiểu bang và liên bang áp dụng cho công việc của nhân viên nội bộ phải được nhân viên của nhiều doanh nghiệp tiến hành kinh doanh từ xa tuân theo.
#5. Đảm bảo sự tham gia của nhân viên
Những người lao động có mức độ gắn kết cao sẽ cam kết hơn, có động lực hơn và mong muốn vượt lên trên tất cả để hoàn thành nhiệm vụ và hỗ trợ đồng nghiệp của họ.
Hơn nữa, một chiến lược hiệu quả để duy trì mức độ gắn kết cao của nhân viên là đảm bảo rằng người lao động hiểu rõ về vai trò, mục tiêu của họ và cách thức công việc của họ phù hợp với kế hoạch tổng thể của dự án.
Quản lý dịch vụ hiện trường
Thuật ngữ “quản lý dịch vụ tại hiện trường” (FSM) đề cập đến việc quản lý tài nguyên của doanh nghiệp khi chúng ở tại cơ sở hoặc trên đường đến khách hàng thay vì trên cơ sở của doanh nghiệp. FSM thường đề cập đến các doanh nghiệp phải xử lý việc lắp đặt, bảo trì hoặc sửa chữa hệ thống hoặc thiết bị. Ngoài ra, nó có thể được sử dụng để mô tả các chương trình và công cụ trực tuyến hỗ trợ quản lý các dịch vụ tại hiện trường. Mọi khía cạnh của hoạt động tại hiện trường đều bị ảnh hưởng bởi quản lý dịch vụ tại hiện trường, chẳng hạn như:
- Phân công lệnh sản xuất và lập kế hoạch
- Gửi nhân viên hoặc kỹ thuật viên đến công việc mới
- Tương tác với nhân viên thực địa thông qua giao tiếp
- Thu thập thông tin, bao gồm thời gian đến, hoàn thành công việc và nhận xét của khách hàng
- Cung cấp cho nhân viên hiện trường thông tin liên quan đến công việc hoặc lịch sử khách hàng
- Gửi công nhân đến các công việc khác nhau
- Theo dõi sự sẵn có của sản phẩm và hàng tồn kho
Ví dụ về quản lý dịch vụ tại hiện trường
Nhiều ngành công nghiệp sử dụng quản lý dịch vụ tại chỗ để giám sát việc sử dụng tài nguyên của họ.
- Kỹ thuật viên trong ngành viễn thông và cáp, những người chạy đường dây điện thoại hoặc lắp đặt cáp trong nhà hoặc tòa nhà thương mại.
- Các y tá di động trong ngành chăm sóc sức khỏe, những người chăm sóc bệnh nhân cao tuổi hoặc tàn tật tại nhà.
- Các kỹ sư được cử đi bởi các tiện ích gas để xem xét và khắc phục bất kỳ rò rỉ nào bị nghi ngờ.
.
Quản lý dịch vụ tại hiện trường (FSM) là quá trình bố trí, chỉ đạo và tối đa hóa nhân sự ngoài trời, nghĩa là cách xa vị trí thực tế của công ty. FSM cũng đòi hỏi phải cử nhân viên đến xử lý công việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và các nhiệm vụ kỹ thuật khác mà khách hàng bên ngoài cơ sở của công ty cần. Điều này bao gồm các nhiệm vụ hành chính như quản lý đơn đặt hàng công việc, duy trì hàng tồn kho, xử lý hóa đơn và thanh toán, cũng như tuyển dụng, đào tạo, lên lịch và cử kỹ thuật viên hiện trường.
Các thành phần chính của FSM
FSM bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, bao gồm:
# 1. Dquản lý ispatch
Các kỹ thuật viên hiện trường có thể được chỉ định và chỉ định cho các khách hàng và khách hàng khác nhau với sự trợ giúp của thành phần này.
#2. Quản lí hợp đồng
Tính năng thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) hỗ trợ quản lý nó và đảm bảo doanh nghiệp duy trì các nghĩa vụ SLA của mình. SLA chủ yếu bao gồm các loại dịch vụ được cung cấp và các yêu cầu về chất lượng phải được đáp ứng.
# 3. Huấn luyện nhân viên
Các nhóm dịch vụ cũng nhận được sự đào tạo cần thiết từ thành phần nhân viên để thực hiện nhiệm vụ của họ. Nó hỗ trợ cập nhật những thay đổi đối với sản phẩm và dịch vụ.
#4. Lên kế hoạch việc làm
Các cuộc hẹn với nhân viên và dịch vụ được tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa bằng cách lên lịch công việc.
#5. Quản lý đơn đặt hàng công việc
Yếu tố này của FSM cũng giao các yêu cầu công việc cho những người lao động có năng lực và theo dõi họ để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành.
Lợi ích của quản lý dịch vụ tại hiện trường
#1. Giảm giá
Sử dụng dữ liệu và thông tin chi tiết để thực hiện các nhiệm vụ bảo trì một cách hiệu quả và hiệu quả vào những thời điểm thích hợp. Điều này do đó có thể làm giảm chi phí quản lý.
#2. Thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng
Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng do các kỹ thuật viên cung cấp và hành động nhanh chóng để giải quyết mọi vấn đề hoặc sự chậm trễ không lường trước được.
Các công cụ FSM cũng cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách cho phép khách hàng xem công việc đang được thực hiện trong thời gian thực. Ngoài ra, nó cho phép giao tiếp trực tiếp theo thời gian thực giữa họ với các kỹ thuật viên và nhân viên văn phòng.
#3. Hiệu quả
Bằng cách tăng cường định tuyến lệnh sản xuất và lập lịch cho kỹ thuật viên, các doanh nghiệp có thể tăng thêm hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, phần mềm FSM giảm lượng thời gian dành cho việc ghi lại các chi tiết cụ thể, tăng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ và đẩy nhanh quá trình giải quyết vấn đề.
#4. Đảm bảo báo cáo và giám sát
Thông thường, các hệ thống FSM có thể cung cấp cho các kỹ thuật viên và nhân viên hỗ trợ thông tin dễ hiểu về trách nhiệm công việc của họ. Nó có thể hỗ trợ trong việc tăng cường ra quyết định. Các hệ thống này có thể xác định tỷ lệ hoàn thành công việc và thu nhập điển hình cho mỗi công việc.
Ứng dụng dịch vụ tại hiện trường
Ứng dụng dành cho thiết bị di động ưu tiên quyền truy cập từ xa khi quản lý các dịch vụ tại hiện trường. Tương tự như vậy, các kỹ thuật viên hiện trường có thể làm việc khi đang di chuyển với sự trợ giúp của ứng dụng FSM, một loại phần mềm được thiết kế dành riêng cho sử dụng di động. Ngoài ra, nhờ giao diện người dùng (UI) trực quan và quyền truy cập thời gian thực vào dữ liệu khách hàng quan trọng, tối ưu hóa tuyến đường, thông tin hàng tồn kho và thông tin cụ thể về dịch vụ, kỹ thuật viên có thể hoàn thành tất cả công việc của họ trên thiết bị di động. Ngoài ra, nhân viên và khách hàng có thể sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động để yêu cầu cuộc hẹn, chỉ định kỹ thuật viên, nhắn tin cho nhau, v.v.
Phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường
“Phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường” đề cập đến các nền tảng kỹ thuật số giúp đơn giản hóa và hợp lý hóa quy trình công việc. Bằng cách chuyển đổi các quy trình thủ công, lỗi thời thành quy trình công việc kỹ thuật số linh hoạt, các tổ chức dịch vụ tại hiện trường trải nghiệm khả năng hiển thị, năng suất và hiệu quả tăng lên. Ngoài ra, việc triển khai phần mềm quản lý dịch vụ tại hiện trường là một phần thiết yếu của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số vì phần mềm này mang đến cho các doanh nghiệp các công cụ dịch vụ tại hiện trường mà họ cần để phát triển thịnh vượng trong quá trình phát triển nhanh chóng của ngành.
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và tại chỗ như vệ sinh thiết bị, bảo trì, sửa chữa, di chuyển và giao hàng thường xuyên sử dụng phần mềm FSM.
Phần mềm quản lý dịch vụ tại hiện trường hoạt động như thế nào?
Có rất nhiều tính năng được hỗ trợ bởi các công nghệ tiên tiến nhất trong phần mềm FSM, bao gồm cả ứng dụng dịch vụ hiện trường di động. Phần mềm quản lý dịch vụ tại hiện trường thường bao gồm các tính năng như giới thiệu và đào tạo, lập lịch trình và tối ưu hóa lộ trình, quản lý nhà thầu, điều phối, quản lý hàng tồn kho, quản lý lệnh sản xuất, thanh toán và báo cáo.
Lợi ích của Phần mềm Quản lý Dịch vụ Hiện trường
#1. Trải nghiệm khách hàng được cải thiện
Khách hàng có kỳ vọng cao đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ hiện trường và họ yêu cầu một ứng dụng dành cho thiết bị di động có cổng thông tin khách hàng tự phục vụ. Các tổ chức có thể hưởng lợi từ trải nghiệm khách hàng tích cực bằng cách cung cấp những gì khách hàng của họ thực sự muốn.
#2. Tăng năng suất & hiệu quả
Bằng cách tự động lập lịch trình, điều phối, kiểm soát hàng tồn kho và yêu cầu dịch vụ, phần mềm dịch vụ tại hiện trường giảm lượng thời gian cần thiết cho các tác vụ này. Việc sử dụng phần mềm FSM cũng rất cần thiết để tăng năng suất và hiệu quả trong toàn doanh nghiệp. Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường, các doanh nghiệp có thể quản lý tài nguyên của họ hiệu quả hơn và đảm bảo rằng các kỹ thuật viên có quyền truy cập vào thiết bị, vật tư và kiến thức họ cần để thực hiện công việc của mình.
#3. Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng
Phần mềm quản lý dịch vụ tại hiện trường tăng cường quản lý chuỗi cung ứng bằng cách hỗ trợ các doanh nghiệp hiểu sâu hơn về hàng tồn kho của họ, hợp lý hóa quy trình làm việc cho các bộ phận và hàng tồn kho, đồng thời đảm bảo theo dõi tiền thuê và trả lại.
#4. Giảm chi phí
Phần mềm quản lý dịch vụ tại hiện trường kiểm soát mức tồn kho, cắt giảm lãng phí và đảm bảo các kỹ thuật viên có nguồn cung cấp họ cần để hoàn thành cuộc gọi dịch vụ, giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp. Chi phí quản lý thấp hơn và lợi nhuận được cải thiện cũng được tạo ra nhờ tự động hóa và giảm lao động thủ công. Chi phí chung của một tổ chức có thể được giảm thông qua việc lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát hàng tồn kho và liên lạc hiệu quả. Điều này dẫn đến lợi ích tốt hơn cho nhân viên, giá khách hàng thấp hơn và tỷ suất lợi nhuận tốt hơn.
Cách chọn phần mềm quản lý dịch vụ tại hiện trường tốt nhất
Các chương trình FSM hàng đầu luôn bám sát các phương pháp hay nhất và xu hướng thị trường đồng thời giới thiệu các chức năng mới. Hãy chú ý đến các yếu tố sau khi lựa chọn phần mềm FSM tốt nhất:
- Một chương trình máy tính được tạo riêng cho các công ty cung cấp dịch vụ tại hiện trường.
- Quản lý đơn giản các đơn đặt hàng công việc, lập kế hoạch và gửi đi.
- Một cổng thông tin dành cho khách hàng tự phục vụ.
- Quản lý các nhà thầu cho một lực lượng lao động hỗn hợp.
- Phân tích và báo cáo tình báo.
- Bảo mật đám mây.
- Hỗ trợ khách hàng tuyệt vời.
- Tích hợp liền mạch.
- Triển khai nhanh chóng và giao diện dễ sử dụng.
- Tùy chỉnh
Ví dụ về Field Service là gì?
Tư vấn, bán hàng, bảo trì, dịch vụ khách hàng, sửa chữa và kiểm tra định kỳ. Ngoài ra, các dịch vụ Hệ thống nước, HVAC, quản lý cơ sở hạ tầng viễn thông và thậm chí cả giao đồ ăn là những ví dụ điển hình của dịch vụ tại hiện trường.
Những gì được bao gồm trong Field Services?
Các doanh nghiệp có các bộ phận lắp đặt và sửa chữa, chẳng hạn như hệ thống ống nước, được coi là cung cấp dịch vụ hiện trường.
- Hệ thống sưởi/Thông gió/Điều hòa không khí (HVAC)
- Chăm sóc sức khỏe
- Giao đồ ăn
- Viễn thông
- Tiện ích (khí đốt tự nhiên, điện, nước, v.v.)
- Tự phục vụ (ví dụ: bán hàng tự động và bảo trì ki-ốt)
- Bán hàng
- Sự kiểm tra
- Sửa xe khẩn cấp
Điều gì được coi là kinh nghiệm tại hiện trường dịch vụ?
Trải nghiệm của khách hàng khi ai đó đến nhà hoặc doanh nghiệp của họ được gọi là trải nghiệm khách hàng tại hiện trường. Chúng bao gồm những thứ như sự đơn giản mà họ có thể liên hệ với dịch vụ khách hàng hoặc sự sẵn có của phương thức thanh toán phù hợp với họ.
Bốn loại dịch vụ đưa ra ví dụ là gì?
- Viễn thông
- Chăm sóc sức khỏe
- Dịch vụ ăn uống
- Năng lượng
Tại sao Field Service lại quan trọng?
Tính hiệu quả, trải nghiệm của khách hàng và thu thập dữ liệu từ xa đều được nâng cao nhờ quản lý dịch vụ hiện trường tốt. Ngoài ra, bằng cách tích hợp nó với cơ sở hạ tầng quản lý nội dung của bạn, bạn xây dựng một hệ thống cho phép truy cập nhanh chóng và an toàn vào thông tin thích hợp.
Ba yếu tố chính của quản lý Field Service là gì?
- Theo dõi thời gian
- Giao tiếp
- Lập kế hoạch và quản lý công việc
Kết luận
Có một lĩnh vực của nền kinh tế được gọi là “Dịch vụ hiện trường”, nơi các dịch vụ được cung cấp “tại hiện trường” hoặc cách xa văn phòng thực tế của công ty. Hệ thống kiểm soát nhân viên bên ngoài cơ sở và các nguồn lực họ cần để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của mình được gọi là quản lý dịch vụ tại hiện trường (FSM). Nhân viên hiện trường cũng có thể xem và chỉnh sửa lịch trình, lệnh sản xuất, thông tin tài khoản khách hàng, hàng tồn kho, hóa đơn cũng như các cơ sở dữ liệu và hồ sơ khác bằng phần mềm FSM. Ngoài ra, các công cụ này cung cấp cho khách hàng cách lên lịch dịch vụ, theo dõi trạng thái của các yêu cầu dịch vụ và kỹ thuật viên, tương tác với nhân viên hiện trường và đóng góp vào quy trình dịch vụ tại hiện trường. Các thiết bị di động có thể truy cập phần mềm FSM.
Bài viết liên quan
- LĨNH VỰC MARKETING: Định nghĩa, Mức lương, Chiến lược & Mô tả công việc
- KỸ THUẬT VIÊN MÁY TÍNH: Ý nghĩa, Mức lương, Kỹ năng, Khóa học & Sửa chữa
- TRUYỀN THÔNG TRONG KHỦNG HOẢNG: Ý nghĩa, Ví dụ, Chiến lược, Kế hoạch & Lý thuyết
- 10 phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ: 2023 Đánh giá
- KỸ SƯ KỸ SƯ: Ý Nghĩa, Nhiệm Vụ, Mức Lương, Kỹ Năng & Câu Hỏi Phỏng Vấn
- QUẢN LÝ DỊCH VỤ LĨNH VỰC: Ý nghĩa, Phần mềm và Công ty
dự án
