Quản lý cơ sở vật chất rất khó xác định vì phạm vi tiếp cận rộng rãi của nó. Các chức năng của quản lý cơ sở vật chất không chỉ “quản lý cơ sở vật chất”, trong khi Giám đốc bán hàng chỉ chịu trách nhiệm giám sát hoạt động của nhân viên bán hàng trong công ty. Do đó, các công ty thường gặp khó khăn trong việc gặt hái những lợi ích của một người quản lý cơ sở vật chất có trình độ.
Vậy ý nghĩa của việc quản lý cơ sở vật chất là gì? Để nắm bắt chính xác công việc của người quản lý cơ sở vật chất, họ chịu trách nhiệm về những gì và tác động của họ đối với công ty, tốt nhất bạn nên chia nhỏ phạm vi công việc của họ.
Quản lý cơ sở vật chất là gì?
Tóm lại, quản lý cơ sở vật chất là các hoạt động hàng ngày cần thiết để đảm bảo rằng môi trường vật chất của một tổ chức hỗ trợ các nhu cầu và chức năng quan trọng của nó.
Nhiều yếu tố đóng góp vào các chức năng cơ bản của một tổ chức, đặc biệt là khi xem xét nhiều loại hình kinh doanh yêu cầu quản lý cơ sở vật chất. Đó có thể là một khu học chánh với nhiều tòa nhà, một tập đoàn sản xuất với một nhà máy sản xuất lớn duy nhất hoặc một văn phòng thương mại cho thuê một tầng của một tòa nhà chọc trời của thành phố. Dù bạn làm việc trong lĩnh vực kinh doanh nào, quản lý cơ sở vật chất (người quản lý cơ sở vật chất) đảm bảo rằng không gian vật lý và tài sản của bạn có thể phục vụ nhu cầu của tổ chức bạn.
Tại sao Quản lý cơ sở lại quan trọng?
Tất cả các tổ chức tồn tại để hoàn thành một vai trò cơ bản, có thể bao gồm từ kiếm tiền đến đáp ứng nhu cầu của cộng đồng. Xương sống của bất kỳ tổ chức thành công nào là quản lý cơ sở vật chất. Họ cung cấp hỗ trợ theo nhiều cách khác nhau:
#1. Năng suất
Nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất là đảm bảo rằng nhân viên, nhân viên và người thuê nhà có thể thực hiện đúng công việc của họ. Điều này liên quan đến việc đảm bảo địa điểm sạch sẽ, có tổ chức và sẵn sàng sử dụng. Nó cũng ngụ ý rằng các phương tiện, thiết bị và công nghệ đang hoạt động khi được yêu cầu.
#2. An toàn và thoải mái
Đảm bảo rằng tất cả cư dân tòa nhà được an toàn và thoải mái có liên quan mật thiết đến năng suất. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các tòa nhà và thiết bị được kiểm tra để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các yêu cầu về an toàn nhằm giảm trách nhiệm pháp lý và rủi ro. Các nhà quản lý cơ sở luôn chú ý đến các phương pháp để cải thiện sự thoải mái của người thuê.
# 3. Khả năng sinh lời
Năng suất, an toàn và thoải mái phải được tạo ra một cách hiệu quả. Bởi vì quản lý cơ sở vật chất thường là chi phí tốn kém nhất do tác động rộng lớn của nó trong toàn công ty, nên tất cả các nỗ lực để giảm chi phí hoạt động không cần thiết đều rất quan trọng đối với lợi nhuận của doanh nghiệp.
# 4. Khả năng mở rộng
Khi các công ty phát triển, mở rộng tài sản vốn, thay đổi địa điểm hoặc điều chỉnh để thay đổi môi trường làm việc (ví dụ: giới thiệu môi trường làm việc ảo), quản lý cơ sở vật chất luôn đi đầu trong việc đảm bảo sự thành công của những chuyển đổi này. Để tư vấn tốt nhất cho những khách hàng tiềm năng mới, nhóm phải làm quen với cơ sở vật chất, cũng như con người và tài sản có trong đó.
# 5. Sự bền vững
Ngoài việc tuân thủ EHS (môi trường, sức khỏe và an toàn), các nhà quản lý cơ sở có nghĩa vụ xã hội là thúc đẩy các hoạt động xanh hơn trong công ty. Điều này có thể bao gồm giảm chất thải, cải thiện hiệu quả năng lượng hoặc thực hiện các phương pháp hay nhất mới. Quản lý cơ sở bền vững cải thiện hình ảnh thương hiệu của tổ chức và giảm chi phí tiêu thụ năng lượng tổng thể.
Người quản lý cơ sở làm gì và không làm gì
Để hiểu đúng về quản lý cơ sở vật chất là gì, chúng ta hãy xem xét hai loại dịch vụ mà họ cung cấp hàng ngày: dịch vụ cứng và dịch vụ mềm.
#1. Dịch vụ cứng
Các cấu trúc vật lý (các thành phần không thể dễ dàng loại bỏ) có liên quan đến các dịch vụ cứng. Quản lý cơ sở vật chất của công ty đôi khi được pháp luật yêu cầu để đảm bảo sức khỏe và sự an toàn của nhân viên hoặc người cư ngụ trong tòa nhà:
- bảo trì tòa nhà
- Bảo trì hệ thống HVAC
- Quản lý nước và năng lượng
- Đèn thang máy, thang cuốn an toàn cháy nổ
- Thoát nước và hệ thống ống nước
Vai trò của quản lý cơ sở vật chất trong tình huống này là hạn chế khả năng xảy ra tai nạn và thảm họa có thể dẫn đến chi phí bảo hiểm cao. Các công ty cần theo dõi sửa chữa có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý cơ sở vật chất.
#2. Dịch vụ mềm
Các dịch vụ mềm liên quan đến việc làm cho nơi làm việc thoải mái và an toàn hơn.
Một số mô tả công việc quản lý cơ sở này là tùy chọn và có thể được thêm hoặc rút lại sau khi đánh giá chất lượng và ngân sách:
- Dịch vụ vệ sinh và trông coi
- Các biện pháp phòng ngừa an ninh
- Bảo trì bãi đậu xe
- Người diệt sâu bọ
- Xử lý rác tái chế
- Sắp xếp lại đồ đạc và thiết bị
- Công nghệ thông tin
- Quản lý tài liệu
- Bảo trì căn cứ, cảnh quan và quản lý thư từ
Nhân viên thường thích các chức năng quản lý cơ sở để làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn. Các công ty có thể có được cái nhìn tổng quan về chi phí của họ với các giải pháp hệ thống quản lý nơi làm việc tích hợp của chúng tôi, cho phép họ ưu tiên các dịch vụ mềm này một cách phù hợp.
Người quản lý cơ sở so với Người quản lý tài sản
Người quản lý tài sản là một vai trò thường bị nhầm lẫn với người quản lý cơ sở và thật đơn giản để biết lý do tại sao. Điều này thể hiện rõ nhất trong bất động sản thương mại khi chủ sở hữu tài sản và tập đoàn là những thực thể riêng biệt. Điều này không áp dụng cho các cơ sở do chủ sở hữu sử dụng (nghĩa là lãnh đạo tổ chức cũng là chủ sở hữu tòa nhà).
Tuy nhiên, người quản lý tài sản và người quản lý cơ sở vật chất sẽ có mặt trong một số môi trường bất động sản thương mại nhất định. Người quản lý tài sản được thuê bởi chủ sở hữu tài sản (chủ nhà), trong khi người quản lý cơ sở được tuyển dụng bởi tổ chức cư trú (người thuê nhà). Do đó, các nhà quản lý tài sản chịu trách nhiệm về mọi thứ liên quan đến chính các tòa nhà thương mại (bảo trì tòa nhà và mặt bằng, tiện ích, cải thiện vốn, v.v.), trong khi các nhà quản lý cơ sở chịu trách nhiệm về mọi thứ liên quan đến người cư ngụ, nhân viên và tài sản bên trong (quản lý không gian làm việc, bảo trì tài sản, phục vụ ăn uống, v.v.).
Cơ cấu tổ chức của một bộ phận quản lý cơ sở là gì?
Cấu trúc bộ phận, giống như hầu hết các khía cạnh của quản lý cơ sở vật chất, thay đổi đáng kể tùy thuộc vào quy mô và ngành quản lý cơ sở vật chất.
Đối với các công ty nhỏ hơn, bộ phận quản lý cơ sở vật chất có thể chỉ bao gồm một người chịu trách nhiệm về mọi thứ. Trong trường hợp này, người quản lý cơ sở (hoặc người quản lý cơ sở nếu đề cập đến một cơ sở duy nhất) tham gia rất nhiều vào các hoạt động hàng ngày.
Một số dịch vụ nhất định được phân bổ cho các chuyên gia hoặc nhóm cơ sở tập trung khi các công ty phát triển. Ví dụ, một người quản lý bảo trì, giám đốc vận chuyển hoặc giám đốc sản xuất có thể được đưa lên tàu để giám sát các dịch vụ chuyên biệt đó.
Một số tổ chức có thể phân chia hoạt động quản lý của họ thành các vùng, địa điểm, tòa nhà hoặc khu vực do người quản lý tòa nhà hoặc người quản lý khu vực phụ trách. Trong cả hai trường hợp này, người quản lý cơ sở vật chất (hoặc, nhiều khả năng hơn là giám đốc cơ sở vật chất hoặc phó giám đốc điều hành) được tự do xử lý các nhiệm vụ chiến lược hơn với sự cộng tác của lãnh đạo điều hành.
Quản lý cơ sở vật chất thuê ngoài
Nhiều công ty sẽ muốn thuê ngoài các cấp quản lý cơ sở vật chất khác nhau (từ thuê ngoài toàn bộ bộ phận đến chỉ một vài dịch vụ được chọn).
Bằng cách loại bỏ chi phí đào tạo nội bộ và tiền lương, thuê ngoài có thể là một giải pháp hiệu quả về chi phí. Mỗi tổ chức phải phân tích chi phí và lợi ích của việc thuê ngoài cho chính họ. Các dịch vụ chuyên biệt hơn, ít thường xuyên hơn thường được thuê ngoài, trong khi các dịch vụ thông thường, tiêu chuẩn vẫn được thực hiện trong nhà.
| Trong nhà | Gia công phần mềm |
| Chức năng cốt lõi của tổ chức | Ngoại vi đối với chức năng tổ chức |
| Thường xuyên | Không thường xuyên |
| Chung | Chuyên ngành |
| Chi phí đào tạo thấp | Chi phí đào tạo cao |
Các yêu cầu đối với người quản lý cơ sở là gì?
Vị trí quản lý cơ sở vật chất không dành cho những người yếu tim và nó thường đòi hỏi nhiều năm kinh nghiệm hoặc trình độ học vấn. Người quản lý cơ sở vật chất thường bắt đầu với vai trò là kỹ thuật viên bảo trì, quản lý tòa nhà, kỹ sư cơ khí hoặc một chức danh công việc tương đương khác. Khi họ có được kiến thức chuyên môn, họ sẽ thăng tiến lên vai trò giám đốc cấp cao hơn, cho phép họ giám sát nhiều chức năng chiến lược hơn của bộ phận.
Tùy thuộc vào quy mô của công ty và mức độ cạnh tranh, các yêu cầu về giáo dục có thể bao gồm từ bằng tốt nghiệp trung học đến bằng cao đẳng 2 năm hoặc bằng cử nhân 4 năm về quản lý cơ sở hoặc kỹ thuật. Nhiều ứng viên sẽ bổ sung thêm chứng chỉ quản lý cơ sở vật chất vào nghiên cứu của họ.
Ba phổ biến nhất là:
- Quản lý cơ sở chuyên nghiệp (FMP)
- Nhà quản lý cơ sở được chứng nhận (CFM)
- Cơ sở bền vững chuyên nghiệp (SFP)
Người quản lý cơ sở cần có một bộ kỹ năng đa dạng do có nhiều trách nhiệm mà họ phải thực hiện:
- Lập kế hoạch chiến lược cơ sở vật chất
- Lãnh đạo và giao tiếp
- Quản lý dự án
- Kiến thức kinh doanh và tài chính
- Khả năng kỹ thuật (bảo trì và công nghệ)
Công nghệ quản lý cơ sở vật chất
Các nhóm quản lý cơ sở chịu trách nhiệm hơn bao giờ hết trong việc lưu giữ dữ liệu chính xác và có thể truy cập, lựa chọn các chiến lược xây dựng bền vững cũng như ưu tiên sức khỏe của tòa nhà và môi trường.
Có rất nhiều công cụ có sẵn để hỗ trợ các nhóm đạt được những mục tiêu này.
#1. Phần mềm theo dõi tiện ích
Hầu hết các doanh nghiệp tìm cách giảm chi phí năng lượng, giữ cho cơ sở của họ sử dụng năng lượng hiệu quả nhất có thể và đạt được các mục tiêu bền vững. Tuy nhiên, do phương pháp thu thập dữ liệu tẻ nhạt, hầu hết mọi người chọn không tham gia các dự án này. Phần mềm theo dõi tiện ích tự động hóa hoạt động tốn thời gian này bằng cách nhập dữ liệu hóa đơn tiện ích từ hệ thống phần mềm quản lý cơ sở vật chất của tổ chức. Điều này cho phép nhân viên:
- Khám phá các xu hướng để hỗ trợ các sáng kiến đầu tư vốn và cải tiến thiết bị.
- Phân tích chi phí bằng cách xây dựng để xác định sự lãng phí hoặc không hiệu quả.
- Quản lý mức tiêu thụ năng lượng cho từng tòa nhà và dự báo chi tiêu trong tương lai
- Để xác định các hoạt động không hiệu quả, hãy đánh giá và so sánh chi phí giữa các tòa nhà.
#2. công nghệ cảm biến
Các nhóm quản lý cơ sở hàng đầu sử dụng các cảm biến để đưa ra các lựa chọn vận hành và giúp các tòa nhà hoạt động hiệu quả hơn. Khi các cảm biến về chất lượng không khí, sức chứa và thiết bị xác định các điểm bất thường trong quá trình thu thập dữ liệu, chúng có thể thông báo cho bạn. Thông tin này có khả năng cải thiện sự thoải mái và sức khỏe của người sử dụng, hiệu suất của thiết bị và hiệu quả của tòa nhà. Cân nhắc việc kết nối các cảm biến này với hệ thống quản lý cơ sở của bạn để triển khai các kỹ thuật viên, ưu tiên công việc và đưa ra các lựa chọn vận hành dựa trên dữ liệu để hành động nhanh chóng.
#3. Phần mềm quản lý cơ sở vật chất
Phần mềm quản lý cơ sở là một ứng dụng kỹ thuật số hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của ban quản lý cơ sở. Phần mềm hỗ trợ các tổ chức theo các cách sau:
- Các dịch vụ bảo dưỡng và vệ sinh định kỳ cho tất cả các bộ phận trong cơ sở của bạn sẽ giữ cho tòa nhà của bạn sạch sẽ và an toàn cho người cư ngụ.
- Một lịch trình bảo trì theo kế hoạch và quy trình đầu vào sẽ ngăn các chi tiết rơi vào giữa các vết nứt.
- Kết hợp thông tin liên lạc của bạn vào một địa điểm với các cập nhật theo thời gian thực cho mọi người tham gia vào một nhiệm vụ.
- Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu dựa trên hiệu suất của con người và thiết bị của bạn.
Mặc dù có nhiều loại phần mềm quản lý cơ sở khác nhau (CMMS, CAFM, IWMS hoặc EAM), sự khác biệt khá mơ hồ. Mỗi nhà cung cấp phần mềm sẽ có bộ tính năng riêng của họ (bất kể họ thuộc loại nào).
Khi chọn phần mềm cho các cơ sở của bạn, điều quan trọng là bắt đầu bằng cách thiết lập các khả năng cần thiết cho công ty của bạn và sau đó chọn giải pháp phù hợp.
Tương lai của ngành quản lý cơ sở vật chất là gì?
Công nghệ thông minh, thực tế giống như mọi ngành công nghiệp khác trên hành tinh, đã thúc đẩy lĩnh vực quản lý cơ sở vật chất.
Để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường ngày nay, việc quản lý cơ sở vật chất, dù được quản lý trong nước hay thuê ngoài, đều phải kết hợp hệ thống quản lý bảo trì trên máy vi tính (CMMS) với một ứng dụng di động.
Các giải pháp tự động dựa trên đám mây giúp giảm thời gian lãng phí dành cho các hoạt động thủ công và ngăn chặn sự chậm trễ do lỗi của con người.
CMMS có thể thay đổi quy trình đặt hàng công việc, nhiệm vụ bảo trì phòng ngừa và dự đoán, quản lý tài sản, nhà cung cấp và hàng tồn kho.
Các nhà cung cấp dịch vụ quản lý cơ sở sẽ sử dụng các khả năng này và các công ty muốn hoạt động trơn tru có thể khám phá phần mềm quản lý thông qua MRI.
Công ty quản lý công nghệ cơ sở vật chất
Thậm chí ngày nay, nhiều công ty nhỏ hơn có thể quyết định thực hiện quản lý cơ sở vật chất trong nội bộ.
Tuy nhiên, có hàng ngàn khả năng cho các dịch vụ quản lý cơ sở có sẵn và các tổ chức thuộc mọi quy mô đã và đang phát triển ngành bảo trì cơ sở chỉ bằng cách thuê ngoài một hoặc hai nhiệm vụ.
Cung cấp quản lý tòa nhà và cơ sở tích hợp là một xu hướng đang phát triển trong kinh doanh. Phạm vi dịch vụ rộng lớn này làm tăng thêm giá trị và thúc đẩy chất lượng cao hơn. Mười công ty quản lý cơ sở tích hợp hàng đầu cung cấp các dịch vụ sau:
- Lãnh đạo
- Dịch vụ phòng họp
- Đánh giá rủi ro cho doanh nghiệp
- Dịch vụ được cung cấp bởi dịch vụ ăn uống
- Lập kế hoạch để kinh doanh liên tục
- Quản lý đội tàu
- hợp đồng mua sắm
- Dịch vụ cho lễ tân
- quản lý tiện ích
- Ứng phó với trường hợp khẩn cấp
Các công ty mua dịch vụ quản lý cơ sở thu được lợi nhuận theo nhiều cách có thể đo lường được, ngoài việc giải phóng nhân viên của họ để tập trung vào các mục tiêu liên quan trực tiếp hơn đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ.
- Nâng cao năng suất: Một điểm liên lạc duy nhất loại bỏ các chức năng dư thừa, hợp lý hóa giao tiếp và cải thiện các quy trình công việc.
- Tăng năng suất: Mô tả quản lý cơ sở vật chất bao gồm các phương pháp bảo trì để ngăn chặn sự cố thường xuyên làm gián đoạn đầu ra.
- Nâng cao chuyên môn: Vai trò của công nhân quản lý cơ sở vật chất là phải có sẵn bí quyết kỹ thuật, giúp công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc đào tạo nội bộ.
- Tiết kiệm chi phí: Ngoài việc tiết kiệm thời gian đào tạo, các công ty còn tiết kiệm tiền cho nhân sự, phúc lợi cho nhân viên, bảng lương, hàng tồn kho và các chi phí khác.
- Cải thiện kiểm soát chất lượng: Các dịch vụ quản lý cơ sở tạo ra tính nhất quán và độ tin cậy vì các phương pháp đã được chứng minh đã được áp dụng.
Kết luận
Quản lý cơ sở mang lại giá trị hàng ngày và lâu dài, từ bảo trì thiết bị đến xây dựng bầu không khí hỗ trợ văn hóa công ty.
Các công ty có hiệu suất cao nhận ra tầm quan trọng của việc giải quyết vấn đề quản lý cơ sở vật chất của tòa nhà. Các công ty quản lý cơ sở vật chất dự kiến sẽ cung cấp các giải pháp dựa trên sự phát triển kỹ thuật tiên tiến trong yếu tố hoạt động này của họ.
Nếu bạn chưa sử dụng giải pháp tự động để quản lý cơ sở, lệnh sản xuất, bảo trì, tài sản, v.v... thì đây là một nơi tốt để bắt đầu.
- Hệ thống quản lý cơ sở vật chất: Lựa chọn hàng đầu năm 2023
- CƠ SỞ SẢN XUẤT: Làm Thế Nào Để Có Được Cơ Sở Tốt Nhất Và Đáng Tin Cậy
- CÁC KHÓA HỌC QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN: Các Khóa học Quản lý Trực tuyến Tốt nhất
- TRUNG TÂM DỮ LIỆU LÀ GÌ: Ý nghĩa, Các loại & Sự khác biệt
- CÔNG TY OUTSOURCING NHÂN SỰ: Top Companies and Operation
dự án
