Bạn cần gợi ý tổ chức sự kiện? Bạn đã đến đúng địa điểm. Trong những năm qua, chúng tôi đã tham dự các sự kiện do nhiều nhóm tổ chức. Chúng tôi cũng có rất nhiều phương pháp hay nhất để bạn sử dụng, ngay cả khi chúng tôi không thể liệt kê tất cả các chi tiết cụ thể mà bạn cần xem xét (điều này thường phụ thuộc vào loại sự kiện!). Ngoài ra, chúng tôi đã tạo danh sách kiểm tra miễn phí, dễ sử dụng này để chuẩn bị cho sự kiện của bạn để không có gì bị trượt giữa các vết nứt. Chúng tôi có thể trợ giúp nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ảo. Đây là tất cả những gì bạn cần biết về lập kế hoạch sự kiện, dịch vụ, công ty cung cấp dịch vụ tốt nhất và danh sách kiểm tra để lập kế hoạch mà không cần phải bận tâm thêm.
Lên nào!!!
Kế hoạch tổ chức sự kiện
Kỹ năng thú vị trong việc biên đạo con người và các hoạt động để tạo ra một buổi biểu diễn để lại cho mọi người những kỷ niệm suốt đời được gọi là lập kế hoạch sự kiện. Nó tương tự như việc chỉ đạo một buổi biểu diễn trực tiếp trên sân khấu để lập kế hoạch và tổ chức một sự kiện, cho dù đó là hội nghị, sự kiện của công ty, buổi gây quỹ, triển lãm thương mại hay bất kỳ loại sự kiện nào khác. Đối với những người thích đi du lịch, nó cũng mang đến cơ hội tuyệt vời để đến thăm các khách sạn sang trọng và các địa điểm mới hấp dẫn cũng như giao lưu với các diễn giả và người tham gia từ khắp nơi trên thế giới. Và bạn có thể làm tất cả trong khi có rất nhiều tự do và độc lập!
Người tổ chức sự kiện là ai?
Người lập kế hoạch sự kiện thường được gọi là người lập kế hoạch cuộc họp và/hoặc hội nghị, là người tổ chức tất cả các khía cạnh của các cuộc họp và sự kiện kinh doanh, đừng nhầm với người lập kế hoạch đám cưới. Họ thường xuyên quyết định địa điểm tổ chức các cuộc họp, lên kế hoạch vận chuyển và tổ chức rất nhiều chi tiết khác.
Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện làm gì?
Điều phối viên sự kiện sắp xếp mọi khía cạnh của một sự kiện, từ đầu đến cuối. Chẳng hạn, những người lập kế hoạch cuộc họp sẽ gặp khách hàng trước cuộc họp để đánh giá sự tham dự và xác định mục tiêu của cuộc họp. Họ chăm sóc các chi tiết cuộc họp bao gồm đăng ký khách truy cập và thiết lập âm thanh/hình ảnh của người nói trong suốt cuộc họp. Những người tham gia được thăm dò sau hội nghị để xác định lợi ích hàng đầu của họ.
Hơn nữa, các địa điểm họp như khách sạn và trung tâm hội nghị được tìm kiếm bởi các nhà tổ chức sự kiện. Họ tính đến khả năng cung cấp chỗ ở và dịch vụ của các cơ sở, mức độ đơn giản của du khách khi đến đó và các điểm tham quan địa phương. Các nhà lập kế hoạch hiện cũng đang tính đến việc liệu một cuộc họp trực tuyến có thể hoàn thành các mục tiêu giống như một cuộc gặp mặt trực tiếp hay không.
Một số nguyên tắc cơ bản về lập kế hoạch sự kiện là gì?
Nghệ thuật (và đôi khi là khoa học) về khái niệm hóa, lập kế hoạch, tổ chức và vận hành sự kiện được gọi là lập kế hoạch sự kiện. Đã đến lúc liên hệ với điều phối viên sự kiện hoặc cơ quan lập kế hoạch khi một sự kiện quan trọng, quy mô lớn phải diễn ra tốt đẹp. Các nhà cung cấp dịch vụ chính có thể đảm bảo sản xuất và thực hiện sự kiện suôn sẻ là những người lập kế hoạch sự kiện. Họ thực hiện các nhiệm vụ này cho các triển lãm thương mại, sự kiện cấp cao, dạ tiệc từ thiện và nhiều dịp khác.
Tại sao mọi người thuê dịch vụ tổ chức sự kiện?
Hai yếu tố chính thúc đẩy mọi người sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện:
- Vì vậy, những người tham dự và khách danh dự có thể vui vẻ mà không cần chú ý đến chức năng.
- Để sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Hãy coi một đám cưới bình thường như một minh họa. Với mục đích điều phối, tổ chức và tiến hành sắp xếp đám cưới của họ, nhiều cặp đôi đã đính hôn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện hoặc tổ chức sự kiện. Do đó, các cặp vợ chồng mới cưới sẽ không phải lo lắng về những thứ như ăn uống, đỗ xe hay đuổi những vị khách ồn ào mà thay vào đó, họ có thể tận hưởng những ngày đặc biệt của mình và tập trung vào hôn lễ. Thay vào đó, người lập kế hoạch đám cưới xử lý các chi tiết như vậy.
Ngoài ra, một số sự kiện rất phức tạp – đặc biệt là những sự kiện có hàng trăm người trở lên – đến mức bạn gần như không thể tự lập kế hoạch và sắp xếp chúng một cách đầy đủ. Những người lập kế hoạch sự kiện có kinh nghiệm, hiểu biết biết cách quản lý đám đông, cung cấp bao nhiêu thực phẩm và các yếu tố khác có thể tạo nên hoặc phá hỏng một sự kiện quan trọng.
Dịch vụ tổ chức sự kiện
Bạn có thể tự hỏi chính xác những gì các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện đòi hỏi? Bởi vì mỗi sự kiện đều rất đặc biệt nên các dịch vụ được cung cấp sẽ khác nhau đối với mỗi sự kiện. Khám phá 5 dịch vụ lập kế hoạch sự kiện hàng đầu của chúng tôi trong các đoạn tiếp theo, cùng với những lợi ích của việc thuê một chuyên gia.
#1. Địa điểm
Tìm một vị trí phức tạp hơn đáng kể so với vẻ ngoài của nó. Có rất nhiều điều cần suy nghĩ, chẳng hạn như năng lực, tính khả dụng và ngân sách. Một số địa điểm có danh sách người cung cấp thực phẩm ưu tiên, trong khi những địa điểm khác cho phép mang thức ăn bên ngoài vào. Hãy sử dụng nhân viên phục vụ và nhân viên pha chế do địa điểm cung cấp vì họ có thể không cho phép bạn mang lao động bên ngoài vào.
Địa điểm có dễ tiếp cận không? Có khách sạn nào gần đó cho các cá nhân đến từ bên ngoài thành phố không? Bạn có phải cung cấp khăn trải giường, ghế và bàn của riêng mình cho sự kiện không? Các câu trả lời cho các truy vấn nói trên có thể cực kỳ khó khăn. Tigris Events đáp ứng nhu cầu đó. Chúng tôi biết rằng việc điều tra nhiều cài đặt khác nhau để xác định xem chúng có phù hợp hay không có thể mất một khoảng thời gian. Điều phối viên sự kiện của chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một danh sách ngắn các địa điểm hoàn hảo có sẵn, phù hợp với ngân sách và ý tưởng ưa thích của bạn. Sự lựa chọn có thể được xác định chỉ trong vài giây bằng cách xem phần trình bày của họ!
#2. Nghệ thuật & Giải trí
Diện mạo và bầu không khí của một địa điểm có thể được thay đổi hoàn toàn bằng cách trang trí. Nó chứa hoa, đồ trang trí bàn, logo, phông nền và những thứ khác. Phong cách trang trí sẽ là yếu tố quyết định xem bạn nhắm đến sự hấp dẫn thân mật hay hoành tráng. Để giúp bạn hình dung ra lễ kỷ niệm lý tưởng của mình, người lập kế hoạch sự kiện sẽ tìm nguồn trang trí, đưa ra ý tưởng và cách bố trí sàn. Họ đã đề xuất các nhà cung cấp có bí quyết thay đổi tiến trình sự kiện của bạn.
Một ban nhạc sống, một DJ, hoặc thậm chí là những người nhào lộn có thể là những lựa chọn giải trí thay thế! Bạn cũng có thể kết hợp giải trí tương tác, chẳng hạn như ảo thuật gia, trạm cuốn xì gà hoặc trò chơi đánh bạc, nếu bạn thực sự muốn gây ấn tượng với khách truy cập của mình. Chúng tôi cũng thường xuyên cung cấp linh vật cho các sự kiện theo mùa! Quá trình lựa chọn tài năng được sắp xếp hợp lý bằng cách mua sắm một cửa mà các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện cung cấp cho từng nhà cung cấp.
# 3. Dịch vụ ăn uống
Bạn có thích bữa tối tự chọn hay món khai vị không? Sẽ có một thức uống đặc biệt đi kèm? Bạn nên xác nhận không chỉ số lượng thực phẩm mà còn cả loại thực phẩm. Có bất kỳ hạn chế chế độ ăn uống hoặc dị ứng thực phẩm? Khi đàm phán về dịch vụ ăn uống cho sự kiện của bạn, những vấn đề này phải được tính đến một cách hợp lý. Các lựa chọn thay thế phục vụ ăn uống được cung cấp bởi các công ty khác nhau và phong cách phục vụ thực phẩm là một phần của dịch vụ lập kế hoạch sự kiện. Bằng cách thuê một người lập kế hoạch sự kiện, bạn có thể đảm bảo cung cấp đúng số lượng và loại thực phẩm cho buổi tụ họp của mình. Bạn gửi thư mời giấy hay thư mời điện tử cho khách mời? Bạn đang quản lý RSVP theo cách nào? Sẽ có đăng ký tại chỗ? Có các tùy chọn thủ công hoặc trên máy vi tính không?
Biết được số lượng gần đúng khách truy cập đã xác nhận có thể giúp bạn lên kế hoạch cho sự kiện một cách hiệu quả. Đơn giản hóa toàn bộ quy trình bằng cách thuê một người lập kế hoạch sự kiện, người sẽ xử lý việc phân phối lời mời, quản lý RSVP và nhân viên đăng ký khách.
#4. nhân viên sự kiện
Hơn nữa, nhân viên sự kiện được cung cấp bởi một công ty lập kế hoạch sự kiện đầy đủ dịch vụ. Những người này có thể giúp pha chế, chào hỏi và đăng ký. Họ có thể giúp đưa ra thông điệp quan trọng, phân phát túi quà và quà tặng cũng như thúc đẩy sự tham gia nếu bạn có quà kích hoạt tại sự kiện của mình. Nhân viên sự kiện phải luôn được sử dụng để đăng ký và kiểm tra áo khoác. Nó mang lại cho dịp này một cảm giác bóng bẩy!
Công ty tổ chức sự kiện
Hàng năm, các công ty tổ chức sự kiện nổi tiếng này đều nâng tầm. Ngoài ra, những màn trình diễn ăn cắp sân khấu khéo léo của họ cũng để lại dấu ấn trong lòng khán giả. Xem bên dưới để biết gợi ý về các công ty tổ chức sự kiện tốt nhất thế giới mà bạn có thể sử dụng cho sự kiện sắp tới của mình.
#1. Sự kiện Bassett, Inc.
Có trụ sở tại Toronto, Canada và họ cung cấp nhiều loại dịch vụ, bao gồm thiết kế và sản xuất toàn bộ sự kiện, đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp, quản lý nhân sự, nhà tài trợ và phương tiện truyền thông, sản xuất video, v.v. Không cần đi đâu xa hơn Bassett Events cho dù bạn đang tổ chức các bữa tiệc riêng tư cao cấp, các sự kiện từ thiện hay một đám cưới xa hoa. Nhóm nhỏ, dưới sự chỉ đạo của Jennifer Bassett, xuất sắc trong việc thêm cảm giác bất ngờ vào những dịp đẹp nhất.
#2. MKG
Cung cấp các dịch vụ như nghiên cứu Thông tin chi tiết, chiến lược trải nghiệm, phát triển chiến dịch sáng tạo, thiết kế triển lãm và môi trường, tổ chức sự kiện, v.v. với các địa điểm ở cả Thành phố New York và Los Angeles. Khi các thương hiệu lớn muốn tạo ra những màn ra mắt sản phẩm tuyệt vời, cài đặt xứng đáng trên Instagram và “trải nghiệm thương hiệu” khó quên, họ tìm đến MKG. Tổ chức này không tạo ra các sự kiện điển hình. Trên trang web của họ, bạn có thể tìm thấy các tác phẩm nghệ thuật sắp đặt có kích thước thật, hố bóng cỡ người lớn và bập bênh xúc xích.
#3. David Tutera
Có trụ sở tại Los Angeles và cung cấp các dịch vụ như quản lý nhà cung cấp, lập kế hoạch, sản xuất cũng như ý tưởng và thiết kế sự kiện. Do đó, David Tutera rất thành thạo trong việc lên kế hoạch cho một đám cưới xa hoa với tư cách vừa là người dẫn chương trình truyền hình vừa là nhà thiết kế váy cưới. Nhóm mong muốn cung cấp những trải nghiệm khơi gợi trí tưởng tượng sống động nhất của bạn và hiện thực hóa những khát vọng cao cả nhất của bạn.
#4. Một sự kiện hoàn hảo
Họ có thể được đặt tại Chicago và cung cấp dịch vụ quản lý sự kiện, hoa, văn phòng phẩm, kiểu dáng, ưu đãi, v.v. Debi Lilly có một sự nghiệp lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và sử dụng kế hoạch tổ chức sự kiện của mình để giúp khách hàng thoát khỏi thực tế. Ngoài việc thiết kế và sản xuất các sự kiện, doanh nghiệp còn điều hành một địa điểm tổ chức sự kiện nhỏ mang tên DL Lounge. Phục vụ những khách hàng nổi tiếng là điều mà Debi được biết đến. Sự kiện nổi tiếng nhất là lễ kỷ niệm sinh nhật trực tiếp của Oprah.
#5. xứ sở thần tiên
Công ty có văn phòng tại London, Thành phố New York và Miami và cung cấp dịch vụ phát triển thương hiệu, thiết kế và sản xuất sự kiện, tiếp thị trải nghiệm, truyền thông xã hội, v.v. So với các công ty lâu đời khác, Events by Wonderland toát lên một thái độ tích cực, hiện đại và trẻ trung hơn. Wonderland có hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc với các ngành hàng xa xỉ, du lịch, bán lẻ, công nghệ và các thương hiệu khác thông qua các sự kiện “trải nghiệm do sáng tạo dẫn dắt”.
Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện
Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện không nên được sử dụng thay cho ngân sách chạy chương trình hoặc sự kiện vì bản thân nó không nhất thiết phải là kế hoạch sự kiện. Hãy xem nó nhiều hơn như một tài liệu tham khảo liệt kê mọi khía cạnh của sự kiện theo trình tự thời gian và thời hạn phối hợp. Bạn có thể tránh bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng dọc theo lộ trình bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện. Nói một cách đơn giản, nó giúp bạn đi đúng hướng và có tổ chức để bạn có thể thực hiện một sự kiện thành công. Không có mẫu nào phù hợp với một kích cỡ, do đó, điều quan trọng là phải điều chỉnh mẫu đó cho phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của bạn. Hãy xem xét mọi thứ bạn có thể cần đưa vào danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện để bắt đầu.
#1. Tạo Mẫu cho Danh sách Kiểm tra Kế hoạch Sự kiện.
Đặt từng mục vào một mẫu khi bạn tạo danh sách kiểm tra của mình. Bạn có thể tạo mẫu của riêng mình trong Google Tài liệu hoặc Microsoft Excel hoặc bạn có thể tìm mẫu trực tuyến. Bạn cũng có thể cộng tác với nhân viên sự kiện của mình bằng cách sử dụng hệ thống quản lý dự án như Asana hoặc Podio.
#2. Quyết định những điều cần thiết cho sự kiện.
Tiếp theo trong danh sách kiểm tra lập kế hoạch, hãy chọn một số thành phần thiết yếu cho sự kiện của bạn:
- Thời gian và ngày
- Địa Chỉ
- loại dịp
- mục đích sự kiện
- Mục tiêu sự kiện
- Khán giả
Đảm bảo bạn không bỏ qua các bước này bằng cách thêm từng bước này dưới dạng mục việc cần làm vào danh sách kiểm tra của mình.
#3. Lập ngân sách cho sự kiện.
Đưa ra ngân sách sự kiện có thể là một thách thức khi bạn xem xét tất cả các chi phí liên quan. Thật đơn giản để thực hiện với bảng tính Microsoft Excel. Trước tiên, hãy bắt đầu với các khu vực lớn hơn, như cho thuê, phục vụ ăn uống và trang trí. Cuối cùng, hãy để Excel thực hiện công việc đó cho bạn bằng cách chia nhỏ tất cả các khoản chi tiêu thành từng danh mục.
#4. Tạo bố cục của sự kiện.
Do thực tế là nó bao gồm các yếu tố sự kiện có ảnh hưởng nhất đến người tham dự, đây là cốt lõi của kế hoạch sự kiện. Hãy suy nghĩ về những điều chính xác bạn cần thêm vào danh sách kiểm tra sự kiện lập kế hoạch của mình khi bạn khám phá những điều này.
- chương trình
- Bố trí
- chủ đề
#5. Chuẩn bị Décor.
Trang trí không chỉ hấp dẫn; nó là điều cần thiết cho một sự kiện thành công. Đảm bảo rằng bạn đang trang trải tất cả các cơ sở của mình có thể khó khăn vì nó bao gồm từ tiền thuê và bó hoa cho đến khăn trải bàn và các món đồ tạo điểm nhấn. Hãy tự hỏi những gì người tham dự sẽ thấy vì họ sẽ trải nghiệm sự kiện thông qua năm giác quan của họ. âm thanh, mùi, xúc giác và vị
#6. Hãy sáng tạo với các bữa ăn và đồ uống của bạn.
Thức ăn và đồ uống có thể là tâm điểm của một cuộc tụ họp vì ăn tối cùng nhau là biểu hiện thực sự của tình bạn thân thiết. Thức ăn là biểu tượng của sự nuôi dưỡng, do đó chủ nhà có cơ hội thể hiện sự hiếu khách chu đáo. Danh sách kiểm tra của bạn hỗ trợ điều hướng những điều tinh tế này để bạn có thể chọn nhà cung cấp thực phẩm lý tưởng, duy trì thực đơn của mình hiện tại, bảo vệ môi trường và quan trọng nhất là đảm bảo rằng khách truy cập của bạn cảm thấy hài lòng và được yêu thích.
#7. Tạo một chiến lược tiếp thị.
Tiếp thị sự kiện tạo ra sự phấn khích, nâng cao kỳ vọng và đảm bảo số lượng cử tri đi bầu lành mạnh. Kế hoạch tiếp thị trước và sau sự kiện có thể được ánh xạ trên tất cả các kênh đó với sự trợ giúp của danh sách kiểm tra sự kiện. Tại thời điểm này, một công cụ quản lý dự án trực tuyến sẽ rất hữu ích cho bạn và nhóm của bạn.
#số 8. Hãy chuẩn bị cho những chi tiết bất ngờ và nhỏ nhặt.
Các chi tiết nhỏ nhất có thể có một tác động đáng kể. Do đó, bạn nên theo dõi từng chi tiết nhỏ có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách truy cập. Đây là những điều nhỏ nhưng quan trọng phải được đưa vào các nhà hoạch định cuộc họp.
#9. Lập sơ đồ hậu cần trong ngày của sự kiện.
Thời gian biểu từng phút về mọi thứ từ việc nhà cung cấp đến và thiết lập cho đến quá trình chạy qua và chia nhỏ sau sự kiện nên được đưa vào dòng thời gian hậu cần sự kiện mà bạn nên lên kế hoạch xây dựng. Vào ngày diễn ra sự kiện, có rất nhiều yếu tố di chuyển nên chắc chắn sẽ xảy ra những tình huống bất trắc. Bạn có nguy cơ bỏ lỡ bất cứ điều gì mà sau này sẽ trở thành một vấn đề nghiêm trọng nếu bạn không có thông tin cụ thể về ngày diễn ra sự kiện xuống chữ T. Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra của mình để lập lịch trình chi tiết cho ngày diễn ra sự kiện, vì vậy không cần phải lo lắng thêm.
7 yếu tố của kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Cơ sở hạ tầng sự kiện, khán giả, người tham dự, người tổ chức, địa điểm và phương tiện truyền thông là bảy thành phần chính của quản lý sự kiện. Tất cả các thành phần này phải được quản lý bằng phần mềm sự kiện của bạn.
Quá trình lập kế hoạch sự kiện là gì?
Lập ngân sách, tạo thời gian biểu, chọn và đặt trước địa điểm tổ chức sự kiện, xin phép, tổ chức bữa ăn, tổ chức phương tiện đi lại, đưa ra chủ đề, lập kế hoạch hoạt động, chọn diễn giả và bài phát biểu chính, sắp xếp thiết bị và cơ sở vật chất cũng như quản lý rủi ro đều là một phần của kế hoạch tổ chức sự kiện.
Người lập kế hoạch sự kiện làm gì?
Người lập kế hoạch sự kiện chịu trách nhiệm tổ chức tất cả các yếu tố chuyển động cần thiết để đảm bảo các sự kiện diễn ra đúng cách, bao gồm lựa chọn địa điểm, phục vụ ăn uống và thuê người biểu diễn. Trước khi diễn ra sự kiện, họ tổ chức tất cả các chi tiết cụ thể và giám sát hậu cần trong ngày.
Năm giai đoạn của quy trình lập kế hoạch sự kiện là gì?
Giai đoạn 1 – Nghiên cứu và Thiết lập Mục tiêu.
2 – Thiết kế sự kiện.
3 – Xây dựng thương hiệu cho sự kiện.
4 – Phối hợp và lập kế hoạch hàng ngày
5 – Đánh giá sự kiện
Sáu PS của kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Bảy chữ P này của tiếp thị dịch vụ được gọi là Sản phẩm, Giá cả, Địa điểm, Quảng cáo, Bằng chứng vật lý, Con người và Quy trình nếu bạn không nhớ chúng.
bài viết liên quan
- NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN KIẾM ĐƯỢC BAO NHIÊU: Thu nhập trên mỗi công việc
- TIẾP THỊ SỰ KIỆN: Hướng dẫn Cơ bản về Tiếp thị Sự kiện
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ SỰ KIỆN: Ý nghĩa, Loại và Cách sử dụng
- NHÀ LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH: Làm thế nào để trở thành một Nhà lập kế hoạch tài chính được chứng nhận
- CÁCH TRỞ THÀNH NHÀ QUY HOẠCH ĐÔ THỊ: Thực tiễn nghề nghiệp (Các bước & Yêu cầu)
dự án
