Lưu giữ hồ sơ chính xác về thông tin nhân viên là rất quan trọng đối với sự thành công của nguồn nhân lực. Nếu bạn là người quản lý nhân sự, người giám sát hoặc chuyên gia, việc hiểu các loại hồ sơ khác nhau cần thiết cho tài liệu tuân thủ có thể là một lợi thế. Luôn cập nhật hồ sơ nhân viên tuân thủ pháp luật có thể giúp bạn tránh các vụ kiện tiềm ẩn, thúc đẩy tính nhất quán trong bộ phận nhân sự của bạn và chuyển thông tin quan trọng cho nhân viên mới. Trong bài đăng này, chúng tôi đề cập đến tầm quan trọng của việc người sử dụng lao động lưu giữ tất cả hồ sơ nhân viên và xem xét năm loại hồ sơ nhân viên khác nhau cần lưu giữ, thời gian lưu giữ và cập nhật trong bộ phận nhân sự của bạn.
Hồ sơ nhân viên là gì?
Hồ sơ nhân viên là tập hợp tất cả thông tin liên quan đến nhân viên, kể từ ngày được thuê cho đến ngày chấm dứt hợp đồng. Thông tin này có thể bao gồm tên, số an sinh xã hội, địa chỉ, ngày sinh, chức vụ, tiền lương và phúc lợi của nhân viên. Hồ sơ nhân viên thường được duy trì dưới dạng hồ sơ nhân sự.
Những hồ sơ này có thể chứa thông tin cơ bản được thu thập trong quá trình phỏng vấn, chẳng hạn như:
- Họ tên
- Thông tin liên lạc
- Kinh nghiệm tại nơi làm việc
- Nên tảng giao dục
- Bằng cấp và chứng nhận
- Ghi chú phỏng vấn
- dự án
Hồ sơ việc làm cũng có thể bao gồm thông tin được thu thập trong suốt quá trình tuyển dụng, một số trong đó các công ty được luật lao động của tiểu bang và liên bang yêu cầu kiểm tra và lưu giữ trong hồ sơ, chẳng hạn như:
- Tình trạng công dân
- Số an sinh xã hội
- Miễn thuế tiền lương
- Tình trạng khấu trừ thuế (W-4)
- trạng thái được miễn hoặc không được miễn
- nhận dạng ảnh
- Ngày bắt đầu làm việc
- Chức danh nghề nghiệp
- Mức lương
- Bằng chứng về giải phóng mặt bằng nghề nghiệp và chứng nhận
Các hồ sơ được tạo theo thời gian cũng có thể được đưa vào hồ sơ nhân sự hoặc hồ sơ việc làm của nhân viên, chẳng hạn như:
- đồng hồ thời gian
- Đánh giá hiệu suất
- Văn bản về thủ tục kỷ luật
- Hồ sơ biên chế
- Thông tin về ưu điểm
- ảnh chính thức
Tại sao hồ sơ nhân viên cần thiết?
Hồ sơ nhân viên rất quan trọng vì chúng cung cấp tài liệu chính thức về lịch sử việc làm của nhân viên với một công ty. Chúng có các thông tin như chức danh công việc của nhân viên, ngày bắt đầu, mức lương và bất kỳ thông tin nào khác liên quan đến việc làm. Hồ sơ nhân viên được sử dụng để đưa ra lựa chọn về các vấn đề như thăng chức, tăng lương và chấm dứt hợp đồng. Chúng cũng được sử dụng vào cuối năm để tạo các bản ghi như W-2 và 1099.
Tại sao việc lưu giữ tất cả các loại hồ sơ nhân viên lại quan trọng?
Lưu giữ tất cả các loại hồ sơ nhân viên sẽ giúp ích đáng kể cho sự thành công và hiệu quả của bộ phận nhân sự của bạn. Có một số lợi thế đáng kể để lưu giữ hồ sơ nhân viên hoàn chỉnh, bao gồm:
#1. Tuân thủ các yêu cầu pháp lý
Một số quy định bắt buộc người sử dụng lao động phải giữ một số hồ sơ nhất định trong hồ sơ. Những đạo luật này đã được thực hiện bởi các hành vi sau đây:
- Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EEOC): Theo EEOC, bạn phải lưu giữ tất cả hồ sơ của nhân viên trong ít nhất một năm. Bạn phải lưu giữ hồ sơ của nhân viên bị chấm dứt hợp đồng trong một năm sau ngày chấm dứt hợp đồng nếu họ bị sa thải không tự nguyện.
- Đạo luật phân biệt tuổi tác trong việc làm (ADEA): yêu cầu bạn lưu giữ hồ sơ bảng lương ít nhất ba năm. Bạn cũng phải lưu giữ hồ sơ về các chế độ phúc lợi, chẳng hạn như bảo hiểm và các chương trình lương hưu, trong ít nhất một năm sau khi nhân viên nghỉ việc.
- Đạo luật Trả lương Bình đẳng (EPA) và Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA): Theo FLSA và EPA, điều quan trọng là phải duy trì hồ sơ biện minh cho sự khác biệt về tiền lương giữa các nhân viên thuộc các giới tính khác nhau. Bạn phải giữ những hồ sơ này trong tối thiểu hai năm.
#2. tránh kiện tụng
Luôn cập nhật, ghi chép chính xác là một chiến lược quan trọng để các doanh nghiệp tránh các vụ kiện tụng có thể xảy ra từ các nhân viên cũ. Ví dụ: nếu một nhân viên cũ đệ đơn kiện một tổ chức cáo buộc rằng người sử dụng lao động của họ không trả cho họ mức lương đủ sống, thì bằng chứng về bảng lương có thể giúp bác bỏ những lời buộc tội này. Việc lưu giữ hồ sơ phù hợp cũng giúp tránh mọi lo ngại pháp lý với các cơ quan chính phủ giám sát việc tuân thủ luật lao động.
#3. Thông tin phổ biến
Khi các nhà quản lý mới, dù ở bộ phận nhân sự, kế toán hay quản lý chung, gia nhập công ty của bạn, thì việc có hồ sơ về các nhân viên hiện tại và trước đây có thể hữu ích. Kiến thức này có thể hữu ích khi tiếp nhận nhân viên mới, phát triển các chính sách mới và làm quen với các thủ tục lưu giữ hồ sơ. Hiểu từng thành viên trong lịch sử công việc của nhân viên có thể giúp người quản lý mới điều chỉnh vị trí của họ hiệu quả hơn.
Các loại hồ sơ nhân viên khác nhau
Việc hiểu các loại hồ sơ nhân viên khác nhau có thể giúp bạn đảm bảo rằng bộ phận nhân sự của bạn ghi lại các chức năng quan trọng của tổ chức một cách thích hợp. Có năm loại hồ sơ nhân viên rất quan trọng để duy trì:
#1. Hồ sơ tham dự
Hồ sơ chấm công chứa thông tin về thời gian làm việc của mỗi nhân viên. Hồ sơ tham dự có thể bao gồm các thông tin sau:
- Kỳ nghỉ trả
- Thời gian nghỉ không lương
- kỳ nghỉ ngày lễ
- Nghỉ bệnh
- Giờ làm việc mỗi tuần
- Đi trễ/vắng mặt
Việc lưu giữ hồ sơ chính xác về thông tin này là rất quan trọng để chứng minh rằng công ty của bạn đã trả cho nhân viên mức thù lao phù hợp dựa trên khoảng thời gian họ làm việc. Ngoài các chủ đề được liệt kê ở trên, Đạo luật Nghỉ phép vì lý do Gia đình và Y tế (FMLA) yêu cầu người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ về tất cả các lần nghỉ phép có lương và không lương, cũng như các trường hợp bồi thường cho người lao động.
#2. Hồ sơ phúc lợi
Người sử dụng lao động được yêu cầu theo Đạo luật bảo đảm thu nhập hưu trí của nhân viên năm 1974 (ERISA) để lưu giữ hồ sơ về tất cả các hồ sơ của cơ quan bảo hiểm nhân viên, sự tham gia của nhân viên và thông tin cá nhân của người thụ hưởng trong tối thiểu sáu năm.
Các công ty bảo hiểm, các gói có sẵn, ngày đăng ký và danh sách tất cả nhân viên hiện đang đăng ký nhận trợ cấp kinh doanh thường được đưa vào hồ sơ trợ cấp. Cập nhật những hồ sơ này sau mỗi kỳ đăng ký có thể là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng hồ sơ của bạn được cập nhật và tuân thủ ERISA.
#3. Hồ sơ đào tạo
Vì nhiều lý do, việc lưu giữ hồ sơ đào tạo đáng tin cậy cũng rất quan trọng. Đối với những người mới bắt đầu, hồ sơ đào tạo có thể đóng vai trò là hướng dẫn cho các sáng kiến tích hợp trong tương lai. Thứ hai, thông tin thu được trong thời gian đào tạo có thể là bằng chứng cho thấy nhân viên đã sẵn sàng để thăng tiến hoặc phát triển trong sự nghiệp của họ.
Ngoài ra còn có một số tiêu chí bắt buộc trên toàn quốc đối với một số doanh nghiệp về cách thức và tần suất đào tạo diễn ra. Theo dõi các chương trình đào tạo và người tham dự có thể giúp công ty của bạn tuân thủ các quy tắc của liên bang.
#4. Khoản giữ lại thanh toán
Theo dõi các khoản khấu trừ tiền lương của nhân viên là một bước quan trọng trong quy trình khai thuế. Có hai lợi thế chính cho các doanh nghiệp để theo dõi các khoản khấu trừ tiền lương:
IRS yêu cầu các doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ về tất cả các khoản khấu trừ lương của nhân viên trong ít nhất ba năm kể từ ngày trở lại hoặc ngày nộp đơn, tùy theo ngày nào đến sau.
Hồ sơ chính xác có thể giúp bác bỏ các khoản phí mà một công ty cũ đã khấu trừ quá nhiều thuế tiểu bang hoặc liên bang đối với nhân viên.
#5. Hồ sơ thất nghiệp
Sau khi bị sa thải hoặc cho thôi việc, người lao động có thể nộp đơn và nhận trợ cấp thất nghiệp. Điều quan trọng là phải ghi lại từng giai đoạn của thủ tục thất nghiệp và lưu giữ những hồ sơ này trong thời gian nhân viên đang nhận trợ cấp thất nghiệp. Các chi tiết sau đây nên được bao gồm:
- Tên nhân viên
- Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên Số an sinh xã hội của nhân viên
- Ngày thuê, tách hoặc thuê lại
- Ngày thanh toán tiền mặt và phi lương
- ngày làm việc
- Giờ làm việc
Nếu bất kỳ nhân viên nào của bạn nhận trợ cấp thất nghiệp, việc ghi chép tỉ mỉ thông tin này là rất quan trọng để xác nhận hồ sơ trợ cấp hàng tuần của họ. Nếu có sự bất đồng giữa hồ sơ của bạn và thông tin do nhân viên cung cấp, nhân viên đó có thể mất quyền hưởng các phúc lợi của họ. Hồ sơ thất nghiệp chính xác có thể giúp đảm bảo rằng những nhân viên bị sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng của bạn nhận được những lợi ích mà họ được hưởng.
Lợi ích của việc lưu giữ hồ sơ nhân viên là gì?
Hồ sơ nhân viên có nhiều lợi thế cho cả công ty và nhân viên. Hồ sơ nhân viên có thể giúp người sử dụng lao động theo dõi hiệu suất của nhân viên theo thời gian, xác định các lĩnh vực mà nhân viên cần cải thiện và ghi lại các hành động kỷ luật. Những hồ sơ này cũng có thể hỗ trợ các công ty đáp ứng các quy định pháp lý. Hồ sơ nhân viên có thể cung cấp hồ sơ về lịch sử và kinh nghiệm nghề nghiệp, cũng như quá trình đào tạo và giáo dục của nhân viên. Hồ sơ nhân viên cũng có thể hỗ trợ trong việc đánh giá trình độ của nhân viên để được thăng chức hoặc các cơ hội việc làm khác.
Thực hành tốt nhất để lưu giữ hồ sơ nhân viên
Mặc dù một số phương pháp hay nhất là phổ biến đối với các công ty được quản lý tốt, nhưng cách một công ty tạo ra và duy trì hồ sơ việc làm không được tiêu chuẩn hóa giữa các ngành. Ở cấp độ cơ bản nhất, một công ty được yêu cầu duy trì hồ sơ nhân sự có đủ thông tin để đảm bảo tuân thủ các quy định về tuyển dụng của tiểu bang và liên bang áp dụng cho ngành đó. Một số luật lao động của liên bang và tiểu bang cũng tăng trách nhiệm lưu giữ hồ sơ của công ty tương ứng với số lượng nhân viên mà công ty sử dụng.
Ngoài việc tuân thủ pháp luật cơ bản, các phương pháp được khuyến nghị để thiết kế hệ thống hồ sơ nhân viên bao gồm tất cả các cơ sở thường bao gồm:
#1. Chỉ định những gì cấu thành một bản ghi.
Không phải mọi mẩu giấy đều đủ điều kiện làm hồ sơ việc làm. Việc xác định những giấy tờ nào nên được lưu giữ trong hồ sơ để đáp ứng các trách nhiệm pháp lý và bảo vệ tổ chức khỏi trách nhiệm nên được thực hiện ngay từ đầu.
#2. Tạo một kế hoạch lưu giữ.
Thật khó để lưu giữ vĩnh viễn hồ sơ việc làm cho mọi nhân viên trước đây và hiện tại. Luật liên bang quy định thời gian một công ty phải lưu giữ một số hồ sơ việc làm nhất định sau khi một nhân viên rời khỏi tổ chức. Dựa trên các nghĩa vụ pháp lý này, một công ty nên tạo một lịch trình lưu giữ tài liệu để loại bỏ thông tin lỗi thời trong khi vẫn duy trì tất cả nội dung có liên quan.
#3. Hạn chế truy cập.
Hồ sơ việc làm chỉ nên được truy cập bởi những người được ủy quyền. Thiết lập các giao thức truy cập bảo vệ cả tổ chức và nhân viên khỏi việc lạm dụng thông tin.
#4. Chọn một định dạng và lưu trữ nó.
Hồ sơ việc làm có thể được lưu trữ ở định dạng giấy truyền thống trong hệ thống tủ tài liệu, ở định dạng kỹ thuật số bằng cách quét tài liệu gốc vào hệ thống máy tính hoặc kết hợp cả hai.
Xác định nơi lưu trữ hồ sơ việc làm và cách truy cập chúng là một bước quan trọng trong việc thiết kế một hệ thống chức năng. Ví dụ, nhiều giải pháp kế toán trên máy vi tính có thể chấp nhận thông tin nhân viên vì lý do trả lương, điều này đáp ứng nhiều tiêu chuẩn luật lao động của liên bang và tiểu bang.
#5. Giữ nguyên bảo mật và quyền riêng tư.
Duy trì tính bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu là một phần quan trọng của việc thu thập thông tin. Cho dù đó là khóa phòng hồ sơ việc làm hay sử dụng mã hóa mới nhất để ngăn tin tặc truy cập hệ thống, tổ chức phải nỗ lực để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin của nhân viên.
Những hồ sơ việc làm nào phải được lưu trữ riêng?
Một số hồ sơ yêu cầu các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư cụ thể theo quy định của luật liên bang. Để bảo vệ người sử dụng lao động khỏi trách nhiệm pháp lý, những hồ sơ việc làm này phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự cơ bản của nhân viên và được cấp mức độ bảo vệ cao hơn với quyền truy cập rất hạn chế. Trong số các hồ sơ này là:
#1. Hồ sơ bệnh án
Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật yêu cầu người sử dụng lao động giữ các giấy tờ liên quan đến y tế riêng biệt với hồ sơ chung để duy trì tính bảo mật thông tin y tế của nhân viên. Điều này bao gồm kết quả kiểm tra ma túy và rượu, yêu cầu bồi thường cho người lao động, đăng ký bảo hiểm y tế, các vấn đề về thể chất hoặc khuyết tật và kết quả phù hợp với nghĩa vụ.
#2. Thông tin tín dụng
Đạo luật Báo cáo Tín dụng Công bằng yêu cầu người sử dụng lao động duy trì tính bảo mật của thông tin tín dụng, báo cáo tín dụng và dữ liệu tài chính cá nhân liên quan đến người tiêu dùng. Nếu người sử dụng lao động có được báo cáo tín dụng để thiết lập sự phù hợp của việc tuyển dụng tiềm năng hoặc để đảm bảo trách nhiệm tài chính liên tục của nhân viên, hồ sơ phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ chính của nhân viên và được giữ bí mật.
#3. Khiếu kiện, khiếu nại.
Các tài liệu liên quan đến bất kỳ khiếu nại nào của nhân viên được nộp theo chính sách nội bộ của công ty, thông qua cơ quan chính phủ như Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng của Hoa Kỳ hoặc thông qua một vụ kiện phải được thu thập và lưu giữ cho đến khi khiếu nại hoặc hành động được giải quyết hoàn toàn.
Làm thế nào để bạn xử lý hồ sơ nhân viên?
Để xử lý hồ sơ nhân viên, trước tiên công ty phải tạo một hệ thống ghi lại thông tin nhân viên. Thông tin này phải bao gồm tên của nhân viên, số an sinh xã hội, ngày sinh, địa chỉ và số điện thoại, cùng những thông tin khác. Ngoài ra, hệ thống nên ghi lại chức danh công việc, bộ phận, tiền lương và lợi ích của nhân viên.
Khi đã có hệ thống, công ty phải tạo chính sách xử lý hồ sơ nhân viên. Chính sách phải nêu rõ ai chịu trách nhiệm theo dõi và lưu giữ thông tin nhân viên, thời gian lưu giữ và cách xử lý khi không còn cần thiết.
Công ty cũng phải giáo dục nhân viên về tầm quan trọng của việc giữ cho thông tin của họ được cập nhật và bảo mật. Nhân viên nên được cảnh báo không cung cấp số An sinh xã hội hoặc bất kỳ thông tin nhạy cảm nào khác cho bất kỳ ai khác ngoài chủ lao động của họ.
Công ty cũng nên áp dụng phương pháp thông báo cho nhân viên về những thay đổi đối với thông tin cá nhân của họ, chẳng hạn như thay đổi địa chỉ hoặc số điện thoại. Một phương pháp cập nhật thông tin nhân viên trong cơ sở dữ liệu của tổ chức cũng nên được đưa vào hệ thống này.
Loại công ty nào yêu cầu hồ sơ nhân viên?
Việc xây dựng hồ sơ nhân viên là cần thiết đối với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Các công ty có số lượng nhân viên cao thường phải theo dõi thông tin nhân viên để quản lý bảng lương và phúc lợi.
Các công ty đang phát triển cũng phải theo dõi thông tin nhân viên để đảm bảo rằng nhân viên mới được tích hợp một cách thích hợp vào tổ chức. Hơn nữa, các công ty thuê một số lượng lớn nhân viên cùng một lúc có thể cần theo dõi thông tin nhân viên để đảm bảo tuân thủ tất cả các luật lao động hiện hành.
Bài viết liên quan
- QUẢN LÝ HỒ SƠ: Định nghĩa, Vòng đời và Giải pháp Phần mềm
- SỔ HỒ SƠ CÔNG TY: Ý nghĩa, tầm quan trọng & cách lấy
- DỊCH VỤ NHÂN SỰ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ: Chức năng & Ví dụ về Dịch vụ Nhân sự
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ: 15 Tùy chọn Phần mềm Tốt nhất Năm 2023
- CÁCH NHẬN BÁO CÁO NGÂN HÀNG TỪ NGÂN HÀNG CỦA BẠN
dự án
