Năng suất của nhân viên đã trở thành chủ đề bàn tán sôi nổi khi hiện nay hơn 70% thế giới làm việc tại nhà và nhiều nhà quản lý lần đầu tiên phải điều chỉnh để lãnh đạo từ xa.
Sự thật là việc nâng cao năng suất của nhân viên không đòi hỏi phải khiến các thành viên trong nhóm của bạn làm việc nhiều giờ hơn. Năng suất của nhân viên bắt đầu từ mức độ tham gia của bạn (của người lãnh đạo) vào công việc.
Với tư cách là người quản lý, bạn có quyền hạn và trách nhiệm kiểm tra các thành viên trong nhóm của mình và cung cấp cho họ các công cụ cũng như phương pháp hay nhất mà họ yêu cầu để thực hiện tốt nhất.
Bài đăng này sẽ hướng dẫn bạn cách đo lường hiệu suất của nhân viên và tăng năng suất của nhân viên tại nơi làm việc.
Năng suất của Nhân viên là gì?
Số lượng công việc mà một nhân viên có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định được gọi là năng suất của họ. Đó là một đánh giá cơ bản, nhưng các yếu tố thúc đẩy nó rất đa dạng và phức tạp, từ các công cụ mà mọi người sử dụng cho đến cách chủ nhân của họ thúc đẩy một môi trường định hướng thành công.
Sẽ luôn có một số thay đổi trong năng suất của nhân viên. Đó không phải lúc nào cũng là một điều khủng khiếp. Rốt cuộc, một nhân viên dành nhiều thời gian cho một phần công việc xuất sắc cũng hữu ích như một người có thể sản xuất số lượng lớn trong một khoảng thời gian ngắn. Một người giải quyết vấn đề trong nhà kho sẽ làm việc với tốc độ và mục tiêu khác với người làm việc trong văn phòng.
Các doanh nghiệp có thể đo lường năng suất tổng thể ở cấp độ công ty hoặc nhóm, cũng như xem xét tỷ lệ đầu ra của từng nhân viên. Làm việc trên quy mô lớn hơn có thể hỗ trợ các giám đốc điều hành doanh nghiệp đảm bảo rằng nhóm của họ có sự kết hợp chính xác giữa các cá nhân.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên?
Không có hai nhân viên nào giống nhau. Một số người trong chúng ta làm việc cực kỳ hiệu quả, trong khi những người khác cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành một nhiệm vụ. Một trong những lý do khiến mức năng suất khác nhau trong nhóm có thể là do tính cách, phong cách làm việc hoặc khả năng – tất cả những điều này không nhất thiết nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Tuy nhiên, có một số khía cạnh mà bạn có thể điều chỉnh để hỗ trợ nhân viên của mình đạt được tiềm năng năng suất tối đa của họ.
Đây là một số ví dụ:
#1. Sự hài lòng của nhân viên
Các thành viên trong nhóm có sức khỏe tốt không? Họ có cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống không? Họ có cảm thấy thoải mái và an toàn trong công việc không, và họ có thể nhận được sự giúp đỡ và điều chỉnh mà họ cần cho những việc như ốm đau, khuyết tật hoặc nghỉ phép của cha mẹ không?
#2. Công cụ truyền thông
Mọi người giao tiếp với nhau dễ dàng như thế nào? Các công cụ và kênh giao tiếp của công ty kết nối các thành viên trong nhóm của bạn có dễ sử dụng, đáng tin cậy và có chất lượng tốt không? Theo McKinsey, công nghệ xã hội cải thiện năng suất lao động tri thức lên 20-25%.
#3. thủ tục quản lý
Trưởng nhóm tham gia như thế nào? Điều này có ảnh hưởng gì đến sự gắn kết của nhân viên? Họ có thân thiện và dễ tiếp cận không, và họ có làm việc với điểm mạnh của mọi người để giúp họ thực hiện và phát triển không? Các tổ chức mong muốn hỗ trợ các nhóm và người giám sát của họ thành công nhằm mục đích giúp các cá nhân đầu tư cảm xúc vào những gì họ đang làm và sử dụng đầy đủ các kỹ năng của họ.
#4. Thiết bị
Nhân viên có các công cụ phù hợp cho công việc không? Họ có được đào tạo đúng cách về cách sử dụng các công cụ đó không? Thiết bị của họ có thân thiện với người dùng và có chất lượng tuyệt vời không, hay nhân viên có cần thêm thời gian và công sức để thiết bị hoạt động bình thường không?
#5. Tập huấn
Nhân viên có biết cách hoàn thành các hoạt động thường xuyên của họ và đối phó với những trở ngại chung mà không dừng lại và yêu cầu hỗ trợ không? Họ có được giới thiệu đầy đủ và đào tạo liên tục để duy trì các kỹ năng của họ cho đến nay khi họ gia nhập công ty không?
Cách tốt nhất để đo lường năng suất của nhân viên là gì?
Hầu hết các nhà quản lý đều có cảm giác trực quan về khối lượng công việc mà nhân viên của họ có thể hoàn thành so với những người khác. Một số nhanh hơn nhưng cẩu thả hơn. Những người khác là chi tiết hơn nhưng chậm hơn. Mặt khác, những người khác đạt đến đỉnh cao về năng suất của nhân viên: Công việc vừa kịp thời vừa có chất lượng cao.
Để quản lý đúng năng suất của nhân viên, bạn phải đạt được sự cân bằng giữa hai yếu tố:
- yếu tố định lượng
- yếu tố định tính
Cái này không thể tồn tại mà không có cái kia. Bạn có thể định nghĩa năng suất là tổng đầu ra chia cho tổng đầu vào, nhưng bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều điều.
Ví dụ, một nhân viên có thể làm việc cực kỳ hiệu quả nhưng cũng khá khó làm việc cùng – điều này không phải lúc nào cũng mang lại lợi ích cho tổ chức. Cũng có cơ hội cho những vai trò kém năng suất hơn nhưng mang lại những trách nhiệm quan trọng, chẳng hạn như lập kế hoạch dài hạn.
Làm thế nào để tăng năng suất của nhân viên
Nhân viên bền vững có năng suất cao hơn, điều này rất tốt cho doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao báo cáo về tính bền vững xã hội được khuyến khích. Nó nâng HR lên hàng đầu trong chương trình nghị sự của công ty, thu hút sự chú ý của các CEO, hội đồng làm việc, hội đồng quản trị và nhà đầu tư.
Mặc dù có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên, nhưng tính bền vững của nhân viên là rất quan trọng. Những nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và đánh giá cao trong công việc có nhiều khả năng sẽ gắn bó và cống hiến cho chủ nhân của họ. Ngược lại, những nhân viên làm việc quá sức hoặc không được đánh giá cao sẽ dễ bị kiệt sức và trở nên kém năng suất hơn theo thời gian.
Dưới đây là một số điều quan trọng cần nhớ:
#1. Một bầu không khí làm việc dễ chịu
Một trong những yếu tố quan trọng nhất có thể cải thiện năng suất của nhân viên là môi trường làm việc tích cực. Những nhân viên thoải mái và hài lòng trong công việc có nhiều khả năng làm việc hiệu quả hơn những người không.
Tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ có thể bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, chẳng hạn như cung cấp cho nhân viên các nguồn lực họ cần để hoàn thành công việc, đưa ra giờ làm việc linh hoạt và đảm bảo rằng nơi làm việc an toàn và vệ sinh. Một nhóm hiệu suất cao giả định một môi trường tích cực. Nó không phải là một yêu cầu cho hiệu suất, mà là một điều kiện tiên quyết. Chúng tôi cũng biết rằng một nền văn hóa độc hại là nguyên nhân chính dẫn đến tỷ lệ giữ chân thấp” (cf. McKinsey).
#2. Tri ân nhân viên
Các nhà lãnh đạo tư tưởng toàn cầu như Jeremy Scrivens ủng hộ việc tạo ra các nền văn hóa công nhận. Nghĩa vụ của mọi người là ăn mừng những chiến thắng nhỏ và lớn, cũng như những bài học rút ra từ thất bại. Sự công nhận của nhân viên thúc đẩy năng suất của nhân viên. Nhân viên có xu hướng tiếp tục nỗ lực hơn nữa khi họ cảm thấy được khen thưởng cho những nỗ lực của mình. Họ khác với những người bỏ cuộc thầm lặng ở chỗ họ “chỉ” làm những gì được yêu cầu.
Có rất nhiều cách để truyền đạt sự đánh giá cao của nhân viên, bao gồm các động lực bên ngoài như tiền thưởng, thời gian nghỉ có lương hoặc chỉ thông báo cho họ rằng họ đang làm tốt công việc. Tại sao không thể hiện sự tin tưởng bằng cách ủy quyền tăng hoặc điều tra ROI của danh mục lợi ích mà bạn có? Chúng tôi dự đoán rằng để theo đuổi trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên, Thế hệ Z sẽ muốn có các gói phúc lợi và thù lao linh hoạt hơn.
#3. Giao dục va đao tạo
Cuối cùng, tất cả chúng ta đều muốn trở thành minh chứng cho tương lai và tìm một nghề nghiệp khác nếu chúng ta từ bỏ nghề nghiệp hiện tại. Chúng tôi dự đoán sẽ kiếm được lợi nhuận khi bán căn nhà của mình. Nó bền vững nếu giá trị của chúng ta giảm đi chỉ bằng cách làm việc ở đó. Làm thế nào để mỗi người học được điều gì đó phù hợp cho bất cứ điều gì tiếp theo trong sự nghiệp của họ? Nhân viên có nhiều khả năng tham gia vào công việc của họ và ít có khả năng trở nên buồn chán (quá đủ năng lực) hoặc thất vọng (không thể) khi họ tin rằng họ đang tiếp tục học hỏi và phát triển trong công việc.
Hơn nữa, cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển có thể giúp tuyển dụng và giữ chân những nhân viên hàng đầu. Một tiêu chí khác cho các nhóm có hiệu suất cao là mức độ an toàn tâm lý cao: cảm thấy được bao gồm cũng như an toàn để thất bại và/hoặc thách thức hiện trạng.
Trọng tâm là học tập tại chỗ. Dạy người khác là chìa khóa để thành thạo một nghề thủ công.
Như đã nói trước đây, bạn có khuyến khích nhóm kỹ năng giữa các công ty trong các tổ chức phẳng hơn không?
#4. Một mục đích có mục đích rõ ràng và một sự hiểu biết rõ ràng về những gì được yêu cầu
Năng suất của nhân viên cao hơn khi họ nhận thức được mục đích và mục tiêu của công ty. Điều này là do thực tế là họ sẽ hiểu những gì được mong đợi ở họ và sẽ có thể phấn đấu hướng tới các mục tiêu cụ thể. Các công ty phải truyền đạt đúng mục tiêu của mình tới tất cả nhân viên để mọi người có cùng quan điểm. Nhân viên đang ngày càng tìm kiếm một mục đích có ý nghĩa trong công việc và cách họ có thể đóng góp cho mục đích đó.
#5. Phản hồi thường xuyên
Một thành phần quan trọng khác là phản hồi thường xuyên. Khi nhân viên nhận được phản hồi thường xuyên về hiệu suất của họ, họ sẽ nhận thức được những lĩnh vực mà họ cần cải thiện và sẽ có thể thực hiện các thay đổi cho phù hợp.
Hơn nữa, phản hồi thường xuyên có thể hỗ trợ phát triển niềm tin giữa người quản lý và nhân viên. Chiến lược tốt nhất để vận hành phản hồi là cho phép các nhóm liên tổ chức gặp gỡ và tham gia vào các cuộc đối thoại hợp tác về các chủ đề liên quan. Nó thúc đẩy sự tham gia, học tập, hòa nhập và hiểu biết chung về cách tất cả chúng ta đóng góp và dựa vào nhau.
Các công cụ và tài nguyên hỗ trợ nhân viên trở nên hiệu quả hơn
Có rất nhiều công cụ và dịch vụ có sẵn để hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Aino's SaaS là một trong những sản phẩm như vậy có thể được coi là chủ động duy trì sức khỏe của mọi người. Chúng tôi phản ứng với các kích thích cho thấy sự vắng mặt trong tương lai. Quản lý rủi ro và tận dụng các cơ hội trước khi những tác nhân này dẫn đến việc nghỉ ốm thực sự và/hoặc rủi ro nghiêm trọng, tất cả đều góp phần dẫn đến nghỉ ốm dài hạn.
Giải pháp dựa trên dữ liệu này, bằng cách giúp các nhà quản lý có các tiêu chuẩn thực hành tốt nhất, có thể vừa phát hiện vấn đề, vừa cung cấp thông báo cho các nhà quản lý và hướng dẫn họ cách khắc phục vấn đề một cách có phương pháp, làm phong phú thêm dữ liệu thành kiến thức dẫn đến các hành động có giáo dục trên một mức độ cá nhân. Chúng tôi phát hiện tình trạng kiệt sức ở giai đoạn đầu của con người giống như cách thiết bị báo cháy phát hiện các đám cháy ở giai đoạn đầu.
Điều này có tác động tượng trưng to lớn đến năng suất và tính bền vững của nhân viên. Các lợi ích khác bao gồm giảm thời gian nghỉ ốm và các chi phí liên quan, nâng cao khả năng làm việc và sức khỏe, đồng thời giảm khả năng nghỉ hưu sớm, điều này có tác động gấp đôi về mặt vật chất.
Việc triển khai một giải pháp như vậy rất nhanh chóng và hiệu quả vì nó chỉ yêu cầu dữ liệu bảng lương có sẵn và hiệu quả tốt sẽ thấy rõ trong vòng vài tháng.
Lời khuyên để thúc đẩy môi trường làm việc hiệu quả
#1. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng và hiểu biết lẫn nhau
Đặt kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên của bạn là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Đảm bảo rằng họ hiểu các chính sách và quy trình của công ty bạn, cũng như những gì được mong đợi ở họ về hiệu quả công việc. Đặt kỳ vọng rõ ràng sẽ giúp nhân viên của bạn duy trì sự tập trung và mục tiêu.
#2. Cung cấp các nguồn lực và quyền hạn phù hợp để thực hiện các nhiệm vụ mong muốn.
Một khía cạnh quan trọng khác của môi trường làm việc hiệu quả là cung cấp các nguồn lực phù hợp cho nhân viên của bạn. Kiểm tra xem họ có thiết bị và vật tư cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình cũng như quyền truy cập vào thông tin họ yêu cầu hay không. Hơn nữa, hãy làm cho không gian làm việc của bạn thoải mái và đủ ánh sáng, vì điều này có thể giúp giảm căng thẳng và cải thiện năng suất.
#3. Thúc đẩy giao tiếp hợp tác trong các nhóm và trên toàn tổ chức.
Một khía cạnh quan trọng khác của việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả là khuyến khích giao tiếp. Khuyến khích nhân viên của bạn truyền đạt những suy nghĩ và mối quan tâm của họ, đồng thời khiến họ cảm thấy thoải mái khi làm như vậy. Ngoài ra, hãy sẵn sàng trả lời các câu hỏi và xử lý các vấn đề càng sớm càng tốt. Bạn có thể hỗ trợ nhân viên của mình cảm thấy gắn bó và đầu tư nhiều hơn vào công việc của họ bằng cách tạo ra bầu không khí giao tiếp cởi mở.
#4. Khuyến khích cộng tác
Một khía cạnh quan trọng khác của môi trường làm việc hiệu quả là thúc đẩy tinh thần đồng đội. Khuyến khích nhân viên của bạn cộng tác trong các dự án và khuyến khích họ làm việc cùng nhau hướng tới các mục tiêu chung. Ngoài ra, đảm bảo rằng mọi người đều biết tầm quan trọng của việc làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu của công ty. Bạn có thể làm cho nhân viên của mình cảm thấy gắn kết hơn với nhau và với toàn bộ công ty bằng cách khuyến khích tinh thần đồng đội. Hãy nhớ rằng trưởng nhóm có tầm ảnh hưởng lớn hơn so với người chính thức có tầm kiểm soát.
#5. Ghi nhận thành tích
Cuối cùng, để thúc đẩy bầu không khí làm việc hiệu quả, điều quan trọng là phải công nhận thành tích. Dành thời gian để cảm ơn nhân viên của bạn vì những nỗ lực của họ và công nhận họ khi họ đạt được các mốc quan trọng hoặc hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, hãy xem xét cung cấp phần thưởng cho việc đáp ứng hoặc vượt mục tiêu. Công nhận thành tích sẽ khiến nhân viên của bạn cảm thấy được đánh giá cao và được thúc đẩy.
Bạn có cần một kế hoạch năng suất của nhân viên?
Mặc dù chúng tôi tin tưởng mạnh mẽ vào nhu cầu có một chiến lược nhân sự hợp lý, một chiến lược con người và (nếu có) một chiến lược giữ chân nhân viên, nhưng việc áp dụng một chiến lược toàn diện cho những thứ đơn giản là lẽ thường tình có thể là quá mức cần thiết.
Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng chiến lược con người của bạn được thiết kế theo cách thúc đẩy năng suất của nhân viên, tập trung vào các giá trị cơ bản của công ty và khiến nhân viên cảm thấy được đánh giá cao đồng thời cũng được thử thách một cách thích hợp.
Đảm bảo rằng các công cụ bạn yêu cầu mọi người sử dụng thực sự giúp ích cho họ hơn là gây hại cho họ.
Kết luận
Các động lực thực sự của năng suất nhân viên là người sử dụng lao động. Tất cả bắt đầu bằng việc tuyển dụng một cách chính xác, bao gồm việc hiểu mục tiêu kinh doanh của bạn và những kiểu người sẽ mua chúng.
Các doanh nghiệp phải thiết lập một môi trường tích cực cho nhân viên của họ. Nhân viên cũng muốn hiểu chức năng của họ, biết rằng đóng góp của họ được đánh giá cao và biết rằng họ sẽ được đào tạo cần thiết để thành công.
Tiền là quan trọng. Tuy nhiên, cơ hội nghề nghiệp, lợi ích bổ sung, giao tiếp cởi mở và tiềm năng phát triển và đóng góp đều quan trọng.
Các giám đốc điều hành của C-suite và quản lý cấp trung phải cập nhật các tiến bộ và xu hướng của ngành, cũng như thông báo cho nhân viên của họ. Đây là những biến góp phần làm tăng năng suất.
Cuối cùng, hãy nổi tiếng là một công ty luôn giữ lời hứa với khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp hay bất kỳ ai khác. Mối quan hệ và sự tin tưởng là nền tảng của năng suất công ty.
- LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRỞ THÀNH NĂNG SUẤT HƠN: Mẹo hay nhất để luôn làm việc hiệu quả
- HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC: Hơn 15 cách tốt nhất để cải thiện hiệu suất và đánh giá
- LÀM VIỆC TẠI NHÀ: Cách thực hiện và Ý tưởng việc làm
- CÁCH TĂNG NĂNG SUẤT DOANH NGHIỆP CỦA BẠN 2023 (Cập nhật)
- PHẦN MỀM THEO DÕI DỰ ÁN: Đánh giá về 25 Phần mềm Theo dõi Dự án Hàng đầu
dự án
