Việc giới thiệu nhân viên cũng quan trọng như chính quá trình tuyển dụng. Bạn đã có đúng người cho công việc, vâng, nhưng bạn phải nỗ lực để giữ chân họ. Không chắc chắn làm thế nào để đi về nó? Chúng tôi đã bao gồm một danh sách kiểm tra trong bài viết này để giúp bạn hiểu toàn bộ quy trình giới thiệu nhân viên đòi hỏi những gì và cách thực hiện nó. Chúng tôi cũng đã đưa vào danh sách các phần mềm giới thiệu nhân viên tốt nhất để giúp quy trình trở nên liền mạch.
Giới thiệu nhân viên là gì?
Việc giới thiệu nhân viên được định nghĩa khác nhau bởi mỗi tổ chức. Trong khi quy trình gần giống nhau, khung thời gian và các nhiệm vụ liên quan phân biệt từng chương trình tích hợp.
Trong khi một số nhà quản lý nhân sự dường như coi quá trình giới thiệu nhân viên không hơn gì thủ tục giấy tờ tuyển dụng mới, các thành viên trong nhóm hiểu biết hơn và có động lực hơn lại có cách nhìn khác về những gì mà việc giới thiệu nhân viên đòi hỏi. Là một phần của việc giới thiệu nhân viên, họ xem xét toàn bộ khoảng thời gian từ khi đề nghị được đưa ra cho đến khi nhân viên trở thành người đóng góp hiệu quả cho công ty.
Giới thiệu bao gồm tất cả các quy trình xảy ra từ thời điểm bạn đưa ra đề nghị và thời điểm người đó bắt đầu thực sự sản xuất trong một vai trò nào đó, bao gồm chương trình định hướng, kế hoạch đào tạo, thiết lập điểm chuẩn hiệu suất và thiết lập vòng phản hồi.
Quy trình giới thiệu nhân viên
Giới thiệu nhân viên là sự chuyển đổi có chủ đích và có hệ thống của những khách hàng tiềm năng thành những người lao động có hiệu suất cao.
Các công ty cung cấp cho người lao động mới thông tin, mối quan hệ và nguồn lực mà họ cần để họ cảm thấy thoải mái và đủ tự tin để thực hiện công việc xuất sắc bằng cách sắp xếp cẩn thận các bước tiếp cận.
Quá trình này bắt đầu trong quá trình tuyển dụng khi khách hàng tiềm năng hình dung họ sẽ làm việc cho tổ chức của bạn. Nó tăng tốc khi một ứng viên chấp nhận lời đề nghị và trở thành nhân viên lần đầu tiên. Nó lên đến đỉnh điểm trong những ngày và tuần đầu tiên quan trọng của nhân viên trong công việc khi họ (hy vọng) hình thành mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp mới của mình.
Đáng kể nhất, trải nghiệm gia nhập của một nhân viên sẽ vang dội trong suốt nhiệm kỳ của họ tại tổ chức của bạn, có khả năng tạo ra tiếng nói cho toàn bộ sự nghiệp của họ.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém có thể dẫn đến việc rời đi sớm và lượng nhân viên thay thế cao. Một cuộc gặp gỡ tích cực có thể tạo tiền đề cho sự hài lòng lâu dài.
Mục đích của việc giới thiệu là gì?
Giới thiệu nhân viên là tương tác đầu tiên mà nhân viên có với công ty sau quá trình phỏng vấn kéo dài.
Nếu cuộc gặp gỡ không như mong đợi, nhân viên của bạn có thể hối hận khi chấp nhận lời đề nghị làm việc.
Một quá trình giới thiệu bị lỗi có thể làm thay đổi quan điểm của họ, tạo cho họ những định kiến về công ty và cuối cùng buộc họ phải từ chức sớm.
Cần phải có một quy trình giới thiệu nhân viên vững chắc để hỗ trợ những người mới thuê của bạn ổn định công việc, tìm hiểu tổ chức, hiểu rõ mục tiêu công việc của họ và tạo mối quan hệ tích cực với các nhân viên khác.
Trải nghiệm gia nhập đáng chú ý không chỉ khiến người lao động cảm thấy được chào đón mà còn giúp họ hòa nhập nhanh hơn vào gia đình tổ chức hiện có.
Do đó, việc tối ưu hóa quy trình giới thiệu nhân viên không chỉ gây ấn tượng với nhân viên mới mà còn giảm thiểu khối lượng công việc của đội ngũ nhân sự.
Các bước trong quy trình giới thiệu nhân viên
# 1. Công khai phiếu mua hàng
Quá trình giới thiệu nhân viên bắt đầu ngay sau giai đoạn tuyển dụng. Khi một nhân viên được tuyển dụng, người quản lý nhân sự sẽ gửi một email chào mừng thú vị bao gồm một số giấy tờ quan trọng như thư mời làm việc, liên kết đến các biểu mẫu giới thiệu kỹ thuật số và tài liệu chính sách. Duy trì sự minh bạch trong cách tiếp cận giúp nhân viên làm quen với văn hóa của tổ chức và cho họ biết những gì mong đợi.
# 2. Chấp nhận một đề nghị
Khi một nhân viên chấp nhận một lời đề nghị, các công ty tốt nhất sẽ lập kế hoạch một cuộc gọi nhanh chóng để xem xét các giấy tờ, phúc lợi và chính sách, cũng như đặt ra các kỳ vọng. Việc giữ chân những nhân viên mới sẽ xác nhận quyết định chấp nhận lời đề nghị của họ và hình thành mối quan hệ tình cảm bền chặt với tổ chức. Đây là thời điểm để bắt đầu hoạch định chương trình định hướng nhân viên.
# 3. Thời gian chờ
Chỉ vì một nhân viên đã chấp nhận lời đề nghị không đảm bảo rằng họ sẽ xuất hiện vào ngày bắt đầu. Trong thời gian chờ đợi, nhân viên cũng có thể tiếp thu các đề xuất khác của nhà tuyển dụng. Do đó, điều quan trọng là phải thiết lập mối quan hệ tích cực với nhân viên. Hãy cho nhân viên biết bạn đánh giá cao họ như thế nào. Khi phát triển quy trình giới thiệu nhân viên của bạn, hãy cân nhắc bao gồm cả thời gian chờ đợi.
#4. Ngày nhập học
Hầu hết các nhân viên mới đều trải qua những cảm xúc mâu thuẫn trong ngày đầu tiên của họ. Đồng thời, họ e ngại, vui mừng, phấn khích và lo lắng. Do đó, trách nhiệm chính của các nhà quản lý nhân sự là làm cho những người mới tuyển dụng cảm thấy được chào đón và cảm thấy thoải mái. Khơi dậy cảm giác thân thuộc trong nhân viên mới sẽ làm tăng cam kết và tập trung vào công việc của họ.
Một danh sách kiểm tra việc giới thiệu nhân viên hữu ích sẽ làm giảm bớt căng thẳng của nhân viên nhân sự. Dưới đây là một số điều cần làm trước ngày trọng đại:
- Chuẩn bị lịch trình định hướng.
- Chỉ định tài nguyên CNTT (máy trạm, quyền truy cập email, v.v.)
- Mua tất cả các vật liệu văn phòng cần thiết (bàn ghế, chìa khóa, thẻ ra vào, v.v.)
- Tạo tài khoản lương.
- Chỉ định một người cố vấn hoặc người trực tiếp để hỗ trợ nhân viên ổn định công việc.
# 5. Phối hợp với các bộ phận khác
Điều quan trọng là phải cộng tác với các bên liên quan chính (đồng nghiệp và người quản lý) và thông báo cho họ về ngày bắt đầu tuyển dụng mới. Nhân viên nhân sự có thể nhờ sự hỗ trợ của đồng nghiệp để trang trí phòng làm việc của nhân viên mới, tổ chức các cuộc họp chào mừng riêng tư và lên lịch một buổi định hướng.
# 6. Hướng dẫn và định hướng
Hội thảo định hướng cung cấp cho nhân viên mới cái nhìn tổng quan về văn hóa của tổ chức cũng như hiểu biết về mục tiêu của công ty. Giai đoạn này cung cấp cho nhân viên mới những kiến thức thích hợp về các nhóm của tổ chức, hoạt động của nhóm và các chính sách của công ty. Đặt mục tiêu và mục tiêu dựa trên vai trò trong 30/60/90 ngày tới là thời điểm thích hợp để chứng minh cho những người mới tuyển dụng biết họ cần tập trung vào điều gì.
Vì phần lớn nhân viên yêu cầu một số khóa đào tạo cần thiết để bắt đầu, nên hầu hết các công ty sắp xếp chương trình đào tạo để đưa nhân viên của họ tăng tốc một cách nhanh chóng. Việc đánh giá các kỹ năng sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp xác định kiến thức và khả năng của người thuê mới và phát triển một kế hoạch đào tạo được cá nhân hóa cho từng vai trò cụ thể phù hợp với bộ kỹ năng của họ.
# 7. Ba tháng đầu tiên
Mục tiêu chính của giai đoạn này là đánh giá và đảm bảo rằng các kỳ vọng của tổ chức và nhân viên là trùng khớp. Giai đoạn này cần được lấp đầy bằng các cuộc thảo luận tích cực về thành công của người mới thuê và những nỗ lực không ngừng để trở thành một phần không thể thiếu của doanh nghiệp.
Danh sách kiểm tra việc giới thiệu nhân viên
Dưới đây là danh sách kiểm tra việc giới thiệu nhân viên về các hành động cần làm mà các chuyên gia nhân sự và quản lý phải hoàn thành để giữ chân nhân viên mới lâu dài:
- Kiểm tra trải nghiệm của nhân viên để xem liệu nó có đáp ứng được kỳ vọng của họ hay không.
- Kiểm tra hiệu suất của họ và đưa ra lời phê bình
- Kiểm tra xem nhân viên có lo lắng hay vấn đề gì không.
- Thảo luận về sự thăng tiến nghề nghiệp và chiến lược.
- Nhận phản hồi về giới thiệu và bất kỳ đề xuất nào.
- Xác định xem họ có yêu cầu đào tạo thêm hay không.
Phần mềm giới thiệu nhân viên
Phần mềm giới thiệu nhân viên hiệu quả nhất bao gồm
- Đào tạo: Để tạo thư viện sách vở trực tuyến
- Sapling: Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giới thiệu
- Enboarder: Để hợp lý hóa quy trình giới thiệu của bạn để được hỗ trợ
- Coassemble: Để phát triển trải nghiệm tích hợp hấp dẫn hơn
- Innform: Được biết đến với việc cung cấp những trải nghiệm tích hợp thú vị.
Điều gì tạo nên một phần mềm giới thiệu nhân viên tốt?
Có rất nhiều công cụ và ứng dụng có sẵn bao gồm chức năng giới thiệu nhân viên. Nó là tiêu chuẩn trong hầu hết các nền tảng nhân sự, mặc dù nó thường thiếu chiều sâu và sự quan tâm. Dưới đây là một số tính năng mà một phần mềm giới thiệu nhân viên tốt cần phải có:
- Đơn giản để sử dụng. Cho dù bạn đang giới thiệu một hay hàng trăm nhân viên mới, phần mềm giới thiệu phải thân thiện với người dùng. Nó sẽ giúp hợp lý hóa và đơn giản hóa quy trình của bạn thay vì đưa ra các quy trình phức tạp, điều hướng khó chịu hoặc các quy trình khó khăn.
- Quy trình và quy trình làm việc tự động. Bằng cách tự động hóa một số (hoặc tất cả) quy trình giới thiệu nhân viên, bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng mọi người đều nhận được trải nghiệm chất lượng cao như nhau. Tôi đã tìm kiếm các hệ thống tích hợp có thể hỗ trợ bạn tạo một hệ thống hoặc quy trình mà bạn có thể sử dụng lại.
- Các tùy chọn để tùy chỉnh Quy trình thật tuyệt vời, nhưng bạn cũng nên tìm kiếm các phương pháp để làm cho trải nghiệm có vẻ độc đáo. Các ứng dụng này cung cấp một số phương pháp tuyệt vời để tạo ra tác động thông qua tùy chỉnh, từ tải ảnh lên đến cá nhân hóa trang tổng quan của bạn.
- Tùy chọn tự phục vụ Những người mới thuê của bạn sẽ có thể tìm và tải lên tài liệu nhanh chóng và dễ dàng, không phiền phức. Tôi đã ưu tiên các ứng dụng có các tính năng tự phục vụ để hỗ trợ họ tìm hiểu về tổ chức của bạn và thông qua quá trình giới thiệu một cách dễ dàng.
- Văn hóa và sự tham gia là điểm nổi bật. Trải qua quá trình giới thiệu kỹ thuật số có thể bị cô lập. Tôi đã tìm kiếm các ứng dụng có các tính năng cho phép bạn làm sống động một số nền văn hóa doanh nghiệp của mình thông qua các bài thuyết trình, câu đố và cập nhật trong quá trình thử nghiệm của tôi.
Một số ứng dụng này hấp dẫn một trong các tiêu chí nói trên hơn những ứng dụng khác. Có những ứng dụng sống động, thú vị và hấp dẫn — và những ứng dụng khác hỗ trợ bạn hoàn thiện các quy trình tham gia của mình để chúng mang lại niềm vui khi sử dụng.
Sau khi nhìn thấy những tính năng này, chúng ta hãy xem xét chuyên sâu các tùy chọn phần mềm mà chúng tôi đã đề cập trước đó:
# 1. Đào tạo
Trainual bao gồm một hướng dẫn đào tạo về cách tạo cuốn sách kinh doanh của bạn. Đó là một cách tiếp cận tốt để hiểu những gì ứng dụng có thể làm và hướng dẫn bạn trong quá trình tạo playbook của riêng bạn. Cách tiếp cận hữu ích này có thể được tìm thấy trong toàn bộ phần mềm, với các chú giải công cụ cho từng phần cung cấp tổng quan nhanh về mục đích của nó. Điều này thực sự hữu ích nếu bạn chưa quen với việc thiết lập phần mềm giới thiệu nhân viên như tôi.
Trainual áp dụng phương pháp tiếp cận khóa học trực tuyến cho loại trải nghiệm tích hợp mà người dùng của bạn có thể mong đợi. Về cơ bản, bạn tạo các khóa học nhỏ (hoặc sách phát) về bất kỳ chủ đề nào bạn muốn, chẳng hạn như lịch sử, văn hóa, đội ngũ và công việc của công ty bạn. Bạn có thể làm tương tự đối với các quy tắc và quy trình để xây dựng thư viện tài nguyên nội bộ của riêng bạn. Các sách chơi này nằm trong các khu vực chủ đề và có thể được ghim làm mục yêu thích trên trang tổng quan của người dùng của bạn.
# 2. Sapling
Thật đơn giản để quản lý việc giới thiệu một nhân viên mới mà không cần một chiến lược vững chắc, nhưng còn hàng trăm người thì sao? Sapling làm cho việc giới thiệu các thành viên trong nhóm ở quy mô đơn giản, thậm chí ở nhiều vị trí, phòng ban và vai trò.
Phương pháp tiếp cận của Sapling để giới thiệu dựa trên quy trình làm việc, quy trình và hoạt động. Tạo quy trình, thêm nhiệm vụ và giao chúng cho ai đó — người mới tuyển dụng, người quản lý của họ hoặc đồng nghiệp. Để giúp bạn cấu trúc quy trình làm việc của mình, hãy chỉ định ngày đến hạn, mô tả và nhiệm vụ phụ cho từng nhiệm vụ. Điều tôi đánh giá cao về cách tiếp cận quy trình làm việc của Sapling là bạn có thể đặt ngày liên quan đến các mốc quan trọng hoặc các ngày khác, vì vậy bạn có thể sắp xếp một email chào mừng cho tuyển dụng mới của mình năm ngày trước khi họ bắt đầu. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lặp lại và tự động hóa quy trình làm việc.
# 3. Enboarder
Các ứng dụng tích hợp thường được thiết kế để cung cấp nội dung cho những người mới thuê, trong khi Enboarder tập trung vào việc tạo ra các quy trình mang lại lợi ích cho mọi người trong suốt giai đoạn chuyển tiếp này.
Enboarder hoàn thành điều này thông qua việc sử dụng một trình xây dựng quy trình làm việc mới lạ, trực quan. Thay vì thêm một nhiệm vụ trong một cửa sổ, bạn tạo một hành trình chứa một số nhiệm vụ, hoạt động và bài tập. Bạn có thể ủy quyền nhiệm vụ và trách nhiệm cho người lao động và người quản lý mới, cũng như một vị trí bạn thân tích hợp mà bạn có thể chỉ định.
#4. Lắp ráp
Học trực tuyến có thể tẻ nhạt và khó hoàn thành. Coassemble không phải là một trong số đó. Phần mềm đào tạo nhân viên và giới thiệu này mang đến một luồng sinh khí mới trong việc tạo và phân phối các chương trình giới thiệu cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Khả năng tạo các khóa học trực tuyến phục vụ như chương trình giới thiệu của bạn là trọng tâm của Coassemble. Nó tương tự như một playbook trực tuyến, nhưng có nhiều khía cạnh tương tác hơn. Có sẵn các câu đố pop, bánh xe, sơ đồ, thẻ ghi nhớ, mốc thời gian và nhiều tính năng khác.
# 5. Innform
Trong khi nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang làm việc từ xa, bạn có thể muốn bao gồm các cuộc họp trực tiếp hoặc các buổi đào tạo trong quy trình giới thiệu của mình. Đây là điều mà Innform đã tính đến một cách thành thạo, đồng thời tăng thêm cảm giác thú vị và thú vị cho trải nghiệm.
Làm thế nào để bạn chọn phần mềm giới thiệu nhân viên tốt nhất?
Mọi phần mềm giới thiệu nhân viên xuất sắc phải đơn giản để sử dụng, tự động hóa nhanh chóng và cung cấp cho bạn nhiều tài nguyên quý giá nhất: thời gian. Bên cạnh đó, tất cả chúng ta đều có những yêu cầu riêng biệt. Một số bộ phận nhân sự muốn bổ sung thêm văn hóa và sự tham gia vào trải nghiệm, trong khi những bộ phận khác yêu cầu một nền tảng giới thiệu mạnh mẽ để hỗ trợ họ giới thiệu những người mới tuyển dụng trên toàn cầu. Hãy xem xét những tính năng nào quan trọng nhất đối với bạn và sau đó sử dụng hướng dẫn này để giúp bạn tìm ra các giải pháp tốt nhất cho mình. Hãy thử một vài ứng dụng trước khi chọn ứng dụng phù hợp nhất với nhóm của bạn.
Những người mới tuyển dụng muốn gì từ việc giới thiệu?
Những người mới tuyển dụng muốn biết làm thế nào để có được các nguồn lực họ cần để thành công ở vị trí mới trong suốt quá trình giới thiệu. Bất kể họ đang ở cấp độ nào, những người mới tuyển dụng sẽ có những câu hỏi về quy trình và thực hành. Tổ chức của bạn có văn hóa riêng.
Ai chịu trách nhiệm thực hiện quy trình giới thiệu nhân viên?
Quá trình giới thiệu nhân viên thường được dẫn dắt bởi người giám sát hoặc người quản lý trực tiếp của nhân viên mới, với sự hỗ trợ của bộ phận nhân sự.
Những loại thông tin nào thường được đề cập trong quá trình giới thiệu?
Trong quá trình giới thiệu, nhân viên mới thường sẽ nhận được thông tin về các chính sách, thủ tục, lợi ích và kỳ vọng của công ty. Họ cũng có thể được đào tạo về các nhiệm vụ và kỹ năng công việc cụ thể.
Có bất kỳ yêu cầu pháp lý nào đối với việc giới thiệu nhân viên không?
Không có luật liên bang bắt buộc cụ thể nhân viên phải làm quen, nhưng một số tiểu bang và thành phố có thể có luật và quy định riêng về việc làm quen, đặc biệt là liên quan đến việc cung cấp cho nhân viên mới thông tin về quyền và trách nhiệm theo luật của tiểu bang và địa phương.
Công nghệ có thể được sử dụng như thế nào để hỗ trợ quá trình giới thiệu nhân viên?
Công nghệ có thể được sử dụng để hỗ trợ quá trình giới thiệu nhân viên theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như thông qua các chương trình đào tạo trực tuyến, nền tảng giới thiệu kỹ thuật số cũng như các biểu mẫu và tài liệu điện tử.
Làm thế nào để nhân viên lên tàu có thể được sử dụng để cải thiện việc giữ chân nhân viên?
Hội nhập nhân viên hiệu quả có thể giúp cải thiện khả năng giữ chân nhân viên bằng cách khiến những người mới tuyển dụng cảm thấy được chào đón và đánh giá cao, cung cấp cho họ thông tin và nguồn lực họ cần để thành công trong vai trò mới, đồng thời giúp họ nhanh chóng trở thành thành viên làm việc hiệu quả của nhóm.
Quy trình tiếp nhận nhân viên cũng có thể được sử dụng để tiếp nhận lại những nhân viên đã rời công ty trong một khoảng thời gian không?
Có, các nguyên tắc tương tự của quy trình giới thiệu nhân viên có thể được áp dụng cho những nhân viên mới trở lại công ty sau một thời gian vắng mặt. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng họ nhanh chóng nắm bắt được mọi thay đổi hoặc cập nhật đã xảy ra trong thời gian họ vắng mặt và giúp họ hòa nhập lại với nhóm.
Kết luận
Việc giới thiệu nhân viên là rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp và với hệ thống giới thiệu tự động, những người mới tuyển dụng có thể dành ít thời gian hơn để điền vào các thủ tục giấy tờ và có nhiều thời gian hơn để tìm hiểu về các nguyên tắc của công ty, khám phá nơi làm việc và kết bạn mới.
Những câu hỏi thường gặp
5 C của tích hợp là gì?
Năm điểm C của việc tham gia là tuân thủ, phân loại, tự tin, kết nối và văn hóa.
Ai chịu trách nhiệm về việc giới thiệu?
Người giám sát tuyển dụng thường chịu trách nhiệm giới thiệu.
Sự khác biệt giữa định hướng và giới thiệu là gì?
Giới thiệu đề cập đến một tập hợp các sự kiện dạy cho nhân viên mới những gì họ cần biết để hoàn thành trách nhiệm của vai trò mới của họ. Mặt khác, định hướng đề cập đến sự chào đón ban đầu của một công ty đối với người thuê mới.
Bài viết liên quan
- ĐỊNH HƯỚNG NHÂN VIÊN MỚI: Danh sách kiểm tra chi tiết, Mẫu & Ví dụ
- CHIẾN DỊCH DRIP: Hướng dẫn Tiếp thị Chiến dịch Nhỏ giọt
- QUẢN TRỊ VỐN CON NGƯỜI (HCM): Các loại, Ví dụ & Giải pháp Phần mềm
- Văn hóa công ty: Các phương pháp hay nhất năm 2023 và tất cả những gì bạn cần
- 15 chiến lược giữ chân khách hàng tốt nhất giúp tăng lợi nhuận (hướng dẫn)
dự án
