Giữ hồ sơ nhân viên một cách an toàn và chính xác không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Khi bạn chỉ định ID nhân viên cho nhân viên của mình, công việc sẽ trở nên ít tốn công sức hơn.
Trong bài viết ngắn này, chúng ta sẽ tìm hiểu ID nhân viên và số ID là gì, tại sao chúng lại hữu ích, v.v.
Băt đâu nao.
ID nhân viên là gì?
ID nhân viên là một mã được sử dụng để xác định nhân viên làm việc cho công ty. Việc triển khai hệ thống mã ID nhân viên trong công ty của bạn có thể dẫn đến cơ sở dữ liệu và hồ sơ nhân viên lành mạnh hơn, tăng cường bảo mật danh tính và tăng hiệu quả tổng thể. Tìm hiểu thêm về số ID nhân viên và cách chúng có thể giúp bạn tăng cường quản lý nhân viên trong công ty của mình.
ID nhân viên nên được định dạng như thế nào?
Đối với ID nhân viên, không có định dạng được chấp nhận rộng rãi. Người sử dụng lao động có thể phát triển ID nhân viên.
Dưới đây là một vài ví dụ về các định dạng ID nhân viên phổ biến:
- Các số theo thứ tự khi một nhân viên được thuê. Ví dụ: 00009 đại diện cho việc tuyển dụng sớm, nhưng 00743 đại diện cho việc tuyển dụng muộn hơn đáng kể.
- Một sự kết hợp của các chữ số và chữ cái, với chữ cái đại diện cho bộ phận của nhân viên. Ví dụ: ACC1234 có thể là ID nhân viên trong bộ phận kế toán.
- Nhân viên tạm thời, chẳng hạn như thực tập sinh hoặc nhà thầu, có mã riêng của họ. Ví dụ: NHIỆT ĐỘ007.
Điều quan trọng là phải tuân thủ định dạng ID nhân viên mà bạn đã chọn, vì việc thay đổi định dạng này thường xuyên có thể khiến nhân viên nhầm lẫn và phủ nhận mục đích của ID.
Nếu bạn muốn ID nhân viên của công ty mình nhất quán, tất cả họ phải đến từ cùng một bộ phận. Ví dụ: bạn có thể ủy quyền các ID nhân viên này cho bộ phận Nhân sự của mình để đảm bảo không có bản sao nào và mọi thứ đều theo thứ tự.
Số ID nhân viên là gì?
Nhà tuyển dụng chỉ định cho mỗi nhân viên một mã số ID nhân viên duy nhất. Mã nhận dạng này đôi khi được gọi là mã số nhân viên, mã nhân viên, ID nhân viên hoặc bất kỳ tên nào khác nghe có vẻ tương tự.
Vì ID nhân viên đại diện cho một cá nhân duy nhất nên chúng cũng phản ánh thông tin cá nhân của họ và các thông tin quan trọng khác của công ty. Điều này có thể bao gồm địa chỉ, SSN, thông tin bảng lương và các thông tin khác của họ.
Mặc dù không bắt buộc phải cấp ID nhân viên, nhưng lợi ích ngày càng trở nên rõ ràng khi công ty phát triển và sử dụng nhiều người hơn. Thẻ nhận dạng nhân viên không cần thiết cho mục đích thuế, nhưng chúng có thể giúp công ty quản lý tốt hơn việc lưu trữ hồ sơ.
Sự khác biệt giữa Số ID Nhân viên và Số Bảng lương là gì?
ID nhân viên khác với số bảng lương ở một điểm quan trọng.
ID nhân viên thường được chỉ định bởi người sử dụng lao động để hỗ trợ xác định thông tin về một nhân viên cụ thể.
Mặt khác, mã số bảng lương đóng vai trò là mã định danh cho vị trí đó chứ không phải là nhân viên có vị trí đó.
Giả sử Jane là người viết nội dung cho ABC. ID nhân viên của Jane sẽ giữ nguyên bất kể vị trí của cô ấy trong tổ chức, vì số đó được liên kết với cô ấy với tư cách cá nhân.
Nếu cô ấy được thăng chức từ người viết nội dung lên người quản lý tiếp thị nội dung, ID bảng lương của cô ấy sẽ thay đổi. ID bảng lương mới của cô ấy sẽ tương ứng với vị trí hiện tại của cô ấy.
ID bảng lương chủ yếu được sử dụng cho mục đích trả lương và thuế, đảm bảo rằng nhân viên được trả những gì họ đến hạn.
HMRC cũng theo dõi ID bảng lương của nhân viên làm việc cho các công ty sử dụng hệ thống trả lương Pay As You Earn (PAYE).
ID nhân viên so với số an sinh xã hội
Số nhận dạng nhân viên (ID) không giống với số An sinh xã hội (SSN). Mặc dù SSN là một phương pháp khả thi để nhận dạng người, nhưng chúng chứa thông tin cá nhân nhạy cảm, nếu được sử dụng làm ID nhân viên, có thể khiến các cá nhân bị đánh cắp danh tính. Kẻ trộm danh tính có thể sử dụng SSN để tạo tài liệu giả và gây thiệt hại đáng kể cho ID của cá nhân và bảo mật của doanh nghiệp. Do đó, ID nhân viên nên được sử dụng để nhận dạng hàng ngày và nội bộ, trong khi SSN chỉ nên được sử dụng khi thực sự cần thiết.
Việc phân biệt giữa ID nhân viên và ID bảng lương cũng rất quan trọng. Mặc dù ID nhân viên là duy nhất cho người đó, nhưng ID bảng lương thường được phân bổ cho một vai trò hoặc vị trí nhất định thay vì một cá nhân. Nghĩa là, nếu một nhân viên khác đảm nhận vị trí này, họ sẽ kế thừa ID bảng lương và thông tin liên quan nhưng vẫn giữ lại ID nhân viên của chính họ.
Nhận dạng nhân viên so với chủ lao động
ID nhân viên thường bị nhầm lẫn với ID nhà tuyển dụng (EIN). IRS đã gán cho bạn một số gồm chín chữ số làm EIN của bạn. EIN của doanh nghiệp, giống như SSN của doanh nghiệp, là số nhận dạng liên bang duy nhất của doanh nghiệp và được sử dụng cho các mục đích về thuế, báo cáo và quy định.
Ai chịu trách nhiệm cấp và quản lý ID nhân viên?
Trách nhiệm phân bổ và quản lý ID nhân viên thường thuộc phạm vi quản lý của bộ phận nhân sự (HR), kế toán hoặc nhân viên biên chế của tổ chức, tùy thuộc vào quy mô của tổ chức. Sau khi tuyển dụng, họ thường cung cấp cho nhân viên ID duy nhất của họ như một phần của quy trình giới thiệu.
Có bất kỳ hướng dẫn nào về số nhận dạng nhân viên không?
Vì số ID nhân viên thường được hiển thị công khai nên bạn nên tránh sử dụng thông tin nhạy cảm để tạo chúng, chẳng hạn như bốn chữ số cuối của số An sinh xã hội của nhân viên. Không có hạn chế khó khăn và nhanh chóng nào khác ngoài điều đó, miễn là các số liệu có ý nghĩa trong tổ chức của bạn. Để có thêm thông tin về số ID, bạn có thể sử dụng kết hợp các chữ cái và chữ số.
Dưới đây là một số mẹo để tối đa hóa sơ đồ đánh số ID nhân viên của bạn:
- Để chỉ định bộ phận hoặc bộ phận của nhân viên, hãy bắt đầu số ID bằng mã gồm hai chữ cái.
- Không bao giờ sử dụng lại số ID nhân viên của nhân viên bị sa thải. Đối với nhân viên mới, luôn tạo ra một số duy nhất, chưa từng được sử dụng trước đây.
- Thêm “-[n]” vào cuối số ID nhân viên, trong đó [n] là số huy hiệu ID bổ sung sẽ được in cho nhân viên đó. (Ví dụ: ID nhân viên là “7659-0” cho biết rằng nhân viên có số ID là “7659” chỉ nhận được một ID nhân viên.) Điều này rất có lợi khi sử dụng huy hiệu để kiểm soát truy cập.
- Một số công ty cung cấp cho người lao động mới số ID nhân viên tạm thời, được biểu thị bằng chữ “T” trước hoặc sau số này, để sử dụng cho đến khi họ được cấp một số vĩnh viễn.
- Bao gồm một chữ số kiểm tra ở cuối số ID để tránh giả mạo.
- Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng số ID nhân viên có độ dài từ 4 đến 8 chữ số để chúng không quá ngắn cũng không quá dài.
- Gán trước một dãy số cho huy hiệu ID khách truy cập. Bạn vẫn có thể theo dõi nơi khách truy cập đến mà không phải in huy hiệu khách truy cập mới mỗi khi có ai đó đến.
Cách sử dụng số nhận dạng nhân viên với thẻ ID
Huy hiệu số nhân viên không chỉ làm cho ID của bạn trông chuyên nghiệp hơn mà còn có thể giúp ích cho chương trình huy hiệu ID của bạn. Chẳng hạn, có thể cần phải đăng ký tham dự một buổi đào tạo chuyên nghiệp, điều này sẽ trở nên dễ dàng hơn bằng cách có một số ID nhân viên duy nhất. Khi nhân viên truy cập các trang web hoặc địa điểm khác, có thể cần phải ghi số này vào nhật ký khách truy cập. Ngoài ra, số in trên huy hiệu có thể tương ứng với số được mã hóa trong dải từ, mã vạch hoặc mã QR của thẻ, cung cấp một loại nhận dạng tự động khác.
Làm cách nào để tìm số nhận dạng nhân viên của tôi?
Bạn sẽ không phải giải quyết câu hỏi (quá phổ biến) này nếu số ID của mỗi nhân viên được in trên huy hiệu của họ. Trong cuộc sống bận rộn hàng ngày, chúng ta có quá nhiều con số cần nhớ; điều này đơn giản hóa mọi thứ hơn nữa cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Kiểm soát ra vào bằng thẻ ID nhân viên
Sử dụng thẻ ID nhân viên để điều chỉnh quyền truy cập là một ý tưởng tuyệt vời. Bạn có thể yêu cầu hệ thống của mình đăng nhập ID nhân viên tương ứng với mỗi lần sử dụng để không có sự nhầm lẫn về việc ai đang vào một phòng hoặc khu vực nhất định. Trên thực tế, hầu hết các hệ thống kiểm soát truy cập đều yêu cầu bạn cung cấp số ID nhân viên của nhân viên được cấp thẻ RFID. Điều này thiết lập một liên kết trong cơ sở dữ liệu kiểm soát truy cập giữa mã RFID, ID nhân viên và tên của chủ thẻ.
Chấm công và chấm công với ID nhân viên
Có thể dễ dàng định cấu hình huy hiệu ID nhân viên với số ID nhân viên sẵn có để hoạt động với đồng hồ thời gian. Ví dụ: TapTrack có thể được định cấu hình để nhận số qua NFC (giao tiếp trường gần). ID nhân viên được sử dụng để nhận dạng duy nhất trong hầu hết các hệ thống chấm công và thời gian, chẳng hạn như Kronos. Bạn có thể sử dụng ID của mình để theo dõi thời gian làm việc trên các trang web ở xa bằng đồng hồ thời gian thích hợp hoặc thậm chí cả điện thoại NFC.
Định dạng số cho ID nhân viên
Số ID nhân viên không có mẫu hoặc định dạng đã đặt. Các tổ chức có thể sử dụng bất kỳ định dạng nào cho các mã riêng lẻ nhưng hầu hết đều sử dụng một mẫu chung để tạo và chỉ định ID mới. Nó có thể là sự kết hợp ngẫu nhiên giữa các số và chữ cái hoặc có thể tuân theo một mẫu tương ứng với thông tin về nhân viên, chẳng hạn như chức danh công việc hoặc ngày bắt đầu của họ. Hãy xem xét các ví dụ nhận dạng nhân viên sau đây:
- M028
- S067
Các chữ cái đầu tiên trong các mẫu này đại diện cho các phòng ban và các con số thể hiện thứ tự mà họ được công ty tuyển dụng. Ví dụ A đề cập đến một nhân viên được tuyển dụng cho bộ phận tiếp thị, trong khi Ví dụ B đề cập đến một nhân viên được thuê sau đó cho bộ phận bán hàng.
Không được đưa thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm vào số ID nhân viên, bất kể chúng được định dạng như thế nào. Không bao gồm phần SSN của cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm khác trong ID nhân viên của họ.
Lợi ích của số ID nhân viên
#1. Sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau
ID nhân viên có nhiều ứng dụng tùy thuộc vào doanh nghiệp. Ví dụ: trong một doanh nghiệp bán lẻ, ID nhân viên có thể cần thiết để truy cập hệ thống tính tiền hoặc kiểm kê. Họ cũng có thể bị buộc phải sử dụng chúng cho các đặc quyền của nhân viên, chẳng hạn như mua sản phẩm với chiết khấu dành cho nhân viên của họ. Nhân viên trong môi trường văn phòng có thể có các mức giải phóng mặt bằng khác nhau cho phép họ đăng nhập vào cơ sở dữ liệu cụ thể bằng ID của họ. Điều này cũng có thể cung cấp lịch sử kỹ thuật số của ID nhân viên trong trường hợp bạn, nhóm nhân sự hoặc kế toán của bạn cần kiểm tra dữ liệu.
#2. Kiểm soát quyền truy cập và bảo mật thông tin
Quản lý quyền truy cập vào thông tin cụ thể, ứng dụng và thậm chí cả phòng có thể mang lại lợi ích cho công ty của bạn. Bạn có thể xác định mức độ truy cập hoặc bảo mật cá nhân bằng cách sử dụng ID nhân viên. Ví dụ: một nhân viên bán hàng có thể có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu CRM nhưng bị cấm truy cập vào các chương trình hoặc thông tin không liên quan đến vai trò của họ. Bạn cũng có thể tạm thời chỉ định ID cho khách truy cập yêu cầu quyền truy cập vào các khu vực cụ thể của tòa nhà, chẳng hạn như nhà thầu hoặc khách hàng.
#3. Tổ chức bộ dữ liệu công ty lớn
Một hệ thống ID nhân viên có thể hỗ trợ tổ chức và duy trì các tài liệu và cơ sở dữ liệu. Thật đơn giản để tra cứu, xem và sắp xếp thông tin bằng một ID duy nhất gắn với tất cả thông tin của nhân viên.
#4. Duy trì độ chính xác nhận dạng
Nếu công ty của bạn nhỏ, có lẽ bạn sẽ không phải lo lắng về những cái tên gây nhầm lẫn trong hồ sơ nhân viên. Tuy nhiên, nếu một công ty phát triển, một số nhân viên có thể có cùng tên, gây ra vấn đề với việc lưu trữ hồ sơ. Điều này có thể gây nguy hiểm cho tính bảo mật hoặc gây ra các vấn đề về tiền lương. Bạn có thể tránh những vấn đề này bằng cách áp dụng hệ thống ID nhân viên để đảm bảo mỗi nhân viên là duy nhất trong hồ sơ của công ty bạn.
Đọc thêm: Trải nghiệm nhân viên kỹ thuật số DEX: Hướng dẫn cơ bản
#5. Tăng cường bảo mật thực thể ID
Bạn có thể tránh sử dụng thông tin cá nhân khác bằng cách sử dụng ID nhân viên duy nhất. Mã ID nhân viên là mã nội bộ duy nhất đóng vai trò mã hóa nhận dạng của nhân viên. ID nhân viên phải là duy nhất và không chứa thông tin cá nhân, chẳng hạn như SSN, có thể ảnh hưởng đến danh tính của nhân viên.
Bạn có thể tránh sử dụng thông tin cá nhân khác bằng cách sử dụng ID nhân viên duy nhất. Mã ID nhân viên là mã nội bộ duy nhất đóng vai trò mã hóa nhận dạng của nhân viên. Điều quan trọng là ID nhân viên là duy nhất và không bao gồm bất kỳ đồng nghiệp nào.
Tổng kết
Không bao giờ là quá sớm để bắt đầu cấp số ID nhân viên nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ. Khi bạn chỉ có ba nhân viên, điều đó có vẻ ngớ ngẩn, nhưng khi bạn có 100 nhân viên trở lên, bạn sẽ vui mừng vì có một hệ thống phù hợp. Để cho phép tăng trưởng và phát triển, chúng tôi luôn đề xuất rằng các doanh nghiệp nhỏ tích hợp các hệ thống của công ty lớn bất cứ khi nào có thể.
- SỐ ID NHÂN VIÊN: Ý nghĩa, Cách tìm, Tiểu bang, Liên bang & Máy phát điện
- CÁCH BẮT ĐẦU THANH TOÁN CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: Hướng dẫn dễ dàng nhất năm 2023
- Mã số thuế là gì: Định nghĩa, các loại, cách thức và nơi lấy
dự án
