Bạn đã bao lâu nay gửi một email và sau đó đợi… và sau đó đợi… và tự hỏi nó đã xảy ra chuyện gì? Tất cả chúng ta đã làm được.
Chúng tôi thường không biết chuyện gì đã xảy ra sau khi chúng tôi gửi email. Nó có đến được với người nhận dự định của chúng tôi không? Có thể là nó đã bị mất trong hộp thư đến của họ? Nó có trong thư mục thư rác của họ không? Họ có mở tệp đính kèm của tôi hoặc nhấp vào liên kết của tôi không?
Không ai biết… cho đến nay. Giờ đây, chúng tôi có cả công cụ theo dõi email miễn phí và trả phí để thông báo cho chúng tôi bất cứ khi nào ai đó mở email của bạn, nhấp vào bất kỳ liên kết nào hoặc xem bất kỳ tệp đính kèm nào.
Nó cho phép chúng tôi tạo và duy trì các mối quan hệ trong môi trường hộp thư cạnh tranh và quá đông đúc này. Bài đăng này là tất cả về việc trao quyền cho hộp thư đến của bạn với tính năng theo dõi email để tăng hiệu quả và năng suất email.
Theo dõi Email là gì?
Kỹ thuật theo dõi các email đã gửi và sử dụng dữ liệu đó để hướng dẫn các lựa chọn kinh doanh được gọi là theo dõi email. Hầu hết các công cụ theo dõi email đều thu thập thông tin như tỷ lệ mở, thời gian và vị trí, cũng như số lần nhấp qua các liên kết và tệp đính kèm.
Quy trình Theo dõi Email là gì?
Khi một email bạn đã gửi được mở hoặc nhấp vào, tính năng theo dõi email sẽ cho bạn biết. Các công cụ theo dõi email nhúng một pixel hình ảnh vô hình vào email của bạn có thể phát hiện thời điểm và vị trí một email được người nhận truy cập.
Chúng ta sẽ xem xét cách đạt được điều này một cách chi tiết hơn ở phần sau, nhưng trước tiên, hãy nói về lý do tại sao theo dõi email lại hữu ích.
Ưu điểm của Theo dõi Email
# 1. Theo dõi email giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Không ai thích nhận nhiều email tiếp theo khi họ thậm chí còn chưa mở cái đầu tiên. Theo dõi email cho phép bạn biết liệu email ban đầu của bạn có thu hút được sự quan tâm của người nhận đủ để họ mở nó hay không. Nếu họ chưa mở cái đầu tiên, chúng không có khả năng mở những cái tiếp theo, vì vậy bạn có thể và nên dừng lại ở đó. Nó tiết kiệm thời gian cho cả chuyên viên bán hàng và người nhận email bằng cách giảm các email tiếp theo không cần thiết.
Tương tự, nếu bạn nhận thấy một liên hệ nhấp vào các liên kết bạn đã gửi và xem xét thư xin việc hoặc đề xuất mà bạn đính kèm, bạn biết bạn đang để ý đến họ ngay bây giờ. Tiếp cận với họ vào thời điểm đó, khi họ đang xem xét ý tưởng của bạn, sẽ làm cho tương tác trở nên phù hợp và mang tính thời sự hơn nhiều.
# 2. Bối cảnh được cung cấp bởi theo dõi email.
Theo dõi email cung cấp cho bạn thông tin quan trọng về các tương tác email của bạn với các địa chỉ liên hệ, mạng, khách hàng và khách hàng tiềm năng. Bạn có thể sử dụng kiến thức này để cải thiện khả năng tiếp cận của mình bằng cách phục vụ mối quan hệ độc đáo của họ với bạn.
Nếu bạn nhận thấy rằng một liên hệ đã mở email của bạn nhiều lần trong một ngày, bạn có thể theo dõi trong khi vẫn để ý đến họ.
Bạn có thể xem liệu người liên hệ của mình đã đọc bất kỳ liên kết hoặc tệp đính kèm nào mà bạn đưa vào email trước cuộc họp hay chưa. Bạn có thể biết liệu người nhận có đang đánh giá những gì bạn đã gửi hay không nếu bạn gửi một email tiếp theo.
# 3. Theo dõi email cung cấp một quan điểm khác biệt.
Thành thật mà nói: soạn email có thể khiến bạn khó chịu và khó chịu. Bạn rất dễ bị mắc kẹt không biết bắt đầu từ đâu hoặc phải nói gì để điền vào chỗ trống.
Theo dõi email cung cấp cho bạn không chỉ đơn giản là thông tin hữu ích về mức độ tương tác của các liên hệ với email của bạn. Bạn cũng có thể xem lịch sử nghề nghiệp của họ, chi tiết công ty, nguồn cấp dữ liệu Twitter và các hồ sơ xã hội khác, lịch sử email với họ và bất kỳ thông tin nào khác mà họ chọn tiết lộ với bạn.
Cách theo dõi một Email
Thật đơn giản để gửi một email được theo dõi. Chúng ta sẽ xem xét cách theo dõi email bằng công cụ theo dõi email.
# 1. Thiết lập các chính sách của công ty để theo dõi email.
Ví dụ: công nghệ theo dõi email có thể được sử dụng để cải thiện kinh nghiệm khach hang, nhưng nó phải được xử lý cẩn thận. Đặt một số quy tắc cơ bản với nhóm của bạn về cách thức và thời điểm liên hệ với người nhận sau khi nhận được thông báo đã đọc.
Bạn cũng nên mô tả việc sử dụng công cụ theo dõi email thích hợp trong công ty của bạn Chính sách bảo mật và nêu rõ rằng thông báo theo dõi qua email được sử dụng khi người tiêu dùng đăng ký email. Các cuộc thảo luận và tiêu chí này nên được tạo trước khi bạn bắt đầu sử dụng các công cụ và nên được kiểm tra lại thường xuyên để đảm bảo bạn đang cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt.
# 2. Cài đặt một ứng dụng theo dõi email.
Hiện nay trên thị trường có một số công cụ theo dõi email, cả phần mềm miễn phí và trả phí. Họ cũng có thể nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực về thời gian và số lần email của bạn được một địa chỉ liên hệ mở.
Ồ, và nó hoàn toàn miễn phí.
# 3. Tạo một email.
Bắt đầu nhập ngay bây giờ.
Điều đó đôi khi nói dễ hơn làm…
#4. Chọn tùy chọn "Theo dõi".
Tại thời điểm này, mỗi công cụ theo dõi email hoạt động theo một cách hơi khác nhau. Phần lớn các công cụ theo dõi sẽ có một hộp kiểm hoặc chỉ báo tương tự cho phép bạn chọn những email cần theo dõi. Trước khi gửi email hoặc sử dụng theo dõi email, hãy chắc chắn rằng người nhận đã đồng ý nhận email từ công ty của bạn.
Đó là tất cả! Với bốn hành động đơn giản, bạn có thể kiểm soát những gì xảy ra sau khi bạn gửi email.
Và, bởi vì chúng ta đã nói về các công cụ theo dõi email đơn giản, chúng ta hãy xem một số giải pháp miễn phí để cung cấp cho bạn ý tưởng về nhiều tùy chọn mà bạn có thể muốn thử.
Các công cụ theo dõi email miễn phí tốt nhất
- Mailtrack
- Đường sọc
- Hunter.io's Mailtracker
- HubSpot
- Trình theo dõi Email Intelliverse
- Bán hàng
- Gửi thư
# 1. Đường thư
Mailtrack là một Tiện ích Google Chrome kết hợp với hộp thư đến Gmail của bạn để thêm dấu kiểm màu xanh lục vào các email được mở trong giao diện. Nó cũng cung cấp thông báo trên màn hình và không hạn chế số lượng email bạn có thể theo dõi.
# 2. Streak
Streak, một tiện ích bổ sung khác của Gmail, cung cấp một thanh bên hữu ích với bản ghi hoạt động trực quan của email được mở, thời gian xem và thậm chí cả vị trí địa lý nơi người nhận đã nhìn thấy thư. Bạn cũng có thể sử dụng Streak để phân loại thư của mình theo lượt xem gần đây (để xem khách hàng tiềm năng nào được quan tâm nhất) hoặc để cô lập các email gửi mà vẫn chưa nhận được phản hồi (để bạn biết cần theo dõi ai).
# 3. Hunter.io's Mailtracker
Mailtracker cho phép bạn xem số lần một email đã được mở khi nó được mở và trên thiết bị nào. Hunter.io đảm bảo rằng công cụ theo dõi email này sẽ luôn miễn phí và nó sẽ không bao giờ thêm biểu tượng hoặc số nhận dạng khác vào email của bạn.
# 4. HubSpot
HubSpot nổi tiếng với nền tảng bán hàng mạnh mẽ và tính năng theo dõi email được bao gồm trong mảng công cụ bán hàng miễn phí. Bạn sẽ có thể biết khi nào khách hàng tiềm năng mở email, nhấp vào liên kết hoặc tải xuống tệp đính kèm bằng cách sử dụng tính năng theo dõi email của HubSpot.
Ứng dụng này tương thích với Gmail, Outlook và Office365.
# 5. Trình theo dõi Email Intelliverse
Công cụ theo dõi email này có sẵn dưới dạng plugin Microsoft Outlook hoặc dưới dạng tiện ích mở rộng của Chrome dành cho Gmail. Nó hiển thị thời gian và vị trí email đã được mở, cũng như dữ liệu thiết bị, tất cả trong hộp thư đến của bạn. Nó sẽ theo dõi số lượng email không giới hạn và gửi thông báo theo thời gian thực.
# 6. Bán hàng
Đối với tối đa 15 bản ghi gần đây nhất của bạn, SalesHandy gửi thông báo mở qua email và theo dõi các hoạt động. Người dùng Gmail có thể theo dõi email miễn phí và vô thời hạn, nhưng bạn phải nâng cấp lên tài khoản thương mại để sử dụng bổ trợ Outlook.
# 7. Gửi thư
Mailalert là một tiện ích bổ sung của Google Chrome cung cấp khả năng theo dõi không giới hạn trong khi xóa mọi thương hiệu hoặc biểu trưng khỏi email. Không giống như một số công cụ khác trong danh sách này, nó cung cấp tính năng theo dõi email nhấp chuột miễn phí. Nó cũng cung cấp thông báo thời gian thực và cảnh báo đẩy để hỗ trợ bạn đạt được thời gian phản hồi nhanh hơn.
Bạn định cấu hình các email được theo dõi. Giờ thì sao?
Chúng ta luôn nghe thấy câu này: “Tôi nên nói gì với người đầu tiên đọc email của tôi?” Một số chiến lược hiệu quả để tiếp cận là gì? Thứ hai, tôi nên nói gì? Tôi có thích hợp để gửi một email không? Tôi có nên gọi điện thoại không?
Nó phụ thuộc, như là trường hợp với bất kỳ câu trả lời nào. Mọi người đều sử dụng những thông báo này theo cách riêng của họ. Dưới đây là một số ví dụ về các trường hợp sử dụng mà chúng tôi đề xuất.
# 1. Bắt đầu một cuộc trò chuyện thích hợp.
Toàn bộ mục đích của các công cụ thông minh email là hỗ trợ bạn làm cho nội dung và thời gian của bạn phù hợp hơn với người nhận. Email đóng hộp không chỉ vô vị mà còn không hiệu quả. Nhắm mục tiêu tài liệu của bạn dựa trên những gì bạn biết về doanh nghiệp của người nhận và tương tác với công ty của bạn. Dừng lại nếu email đầu tiên không được mở. Không ai muốn hộp thư của họ bị tắc nghẽn bởi các email tiếp theo nếu họ chưa mở hộp thư gốc.
# 2. Thêm nhiều ngữ cảnh sau đó.
Sử dụng các thông báo để giúp bạn nhận ra khi nào bạn cần theo dõi thêm thông tin. Giả sử một liên hệ được nhấp vào một liên kết liên quan đến văn hóa doanh nghiệp; có lẽ bạn có thể liên hệ với nhiều thông tin hơn về chủ đề này.
Liên lạc cá nhân không bao giờ gây tổn hại và một khách hàng tiềm năng có thể đánh giá cao thực tế là bạn đã đoán trước được yêu cầu hoặc sở thích của họ.
# 3. Giảm kích thước danh sách email của bạn.
Nếu bạn thấy một liên hệ chưa mở bất kỳ email nào gần đây của mình, hãy xóa họ khỏi danh sách gửi thư của bạn hoặc liên hệ lại lần cuối với tùy chọn hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột đơn giản nếu họ muốn.
# 7. Không nên làm gì cả… Chỉ cần biết là hữu ích.
Một số người dùng không thực hiện bất kỳ hành động nào sau khi mở hoặc nhấp vào email. Tin nhắn chỉ thông báo cho họ biết rằng người liên hệ của họ đang tương tác với họ và không cần phải gửi một email theo dõi nặng nề.
Dựa trên tổng số mối quan hệ của bạn với một người liên hệ, hãy đưa ra quyết định này. Nếu trước đây bạn đã nói chuyện với họ hoặc biết họ có tất cả thông tin họ yêu cầu, chỉ cần để họ yên. Không nhất thiết phải sử dụng phần mềm theo dõi email.
Theo dõi email đã phát triển như thế nào theo thời gian?
Sự phát triển của việc theo dõi email đã diễn ra nhanh chóng trong vài năm qua với nhiều tính năng nâng cao hơn được thêm vào các công cụ theo dõi. Trước đó, việc theo dõi chỉ giới hạn ở việc biết email đã được mở hay chưa. Nhưng giờ đây, các công cụ theo dõi email có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn như vị trí, thiết bị và lượng thời gian dành cho một email. Với sự ra đời của AI và máy học, việc theo dõi email đã trở nên tinh vi hơn và dự kiến sẽ tiếp tục phát triển trong tương lai.
Các phương pháp hay nhất để sử dụng theo dõi email là gì?
Điều quan trọng là sử dụng theo dõi email một cách có trách nhiệm và có đạo đức. Một số phương pháp hay nhất bao gồm thông báo cho người nhận rằng email của họ đang được theo dõi, sử dụng dữ liệu theo dõi để cải thiện trải nghiệm của người nhận và tránh theo dõi quá mức hoặc xâm phạm. Ngoài ra, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng công cụ theo dõi email bạn sử dụng tuân thủ luật và quy định về quyền riêng tư.
Tôi có thể theo dõi email trên thiết bị di động của mình không?
Có, theo dõi email cũng có thể được sử dụng trên thiết bị di động. Hầu hết các công cụ theo dõi email đều cung cấp ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc phiên bản giao diện web thân thiện với thiết bị di động. Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi email khi đang di chuyển, bất kể họ đang sử dụng điện thoại thông minh hay máy tính bảng.
Theo dõi email ảnh hưởng đến các chiến dịch tiếp thị qua email như thế nào?
Theo dõi email cho phép các nhà tiếp thị đo lường mức độ thành công của các chiến dịch của họ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Bằng cách theo dõi các số liệu như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và tỷ lệ chuyển đổi, các nhà tiếp thị có thể xác định yếu tố nào trong chiến dịch của họ đang hoạt động và yếu tố nào cần cải thiện. Thông tin này có thể được sử dụng để tối ưu hóa các chiến dịch trong tương lai và tăng hiệu quả tổng thể.
Các phương pháp thay thế để đo lường thành công của email là gì?
Có một số phương pháp thay thế để đo lường mức độ thành công của email, bao gồm khảo sát, phản hồi của khách hàng và thử nghiệm A/B. Các phương pháp này cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về cách khách hàng tương tác với email của bạn, nhưng chúng có thể không toàn diện hoặc theo thời gian thực như dữ liệu theo dõi email.
Hạn chế của việc sử dụng theo dõi email là gì?
Mặc dù theo dõi email có một số lợi ích nhưng cũng có một số nhược điểm cần xem xét. Chúng bao gồm các lo ngại về quyền riêng tư, khả năng bị coi là xâm phạm hoặc phi đạo đức và khả năng dữ liệu theo dõi được sử dụng cho mục đích xấu. Ngoài ra, việc chỉ dựa vào dữ liệu theo dõi email có thể đưa ra bức tranh không đầy đủ về thành công của email và có thể không phản ánh chính xác hành vi của người nhận.
Tổng kết
Theo dõi email có thể cho bạn biết khi nào khách hàng tiềm năng mở email và khi nào bạn nên theo dõi. Cả tổ chức và khách hàng đều thu được lợi nhuận từ việc theo dõi email. Các doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng theo dõi email để xem qua hộp thư đến của họ một cách hiệu quả hơn, giao tiếp hiệu quả hơn, và cuối cùng là phát triển và duy trì các mối quan hệ quan trọng. Khách hàng có thể trả lời email mà không sợ nhận được nhiều email tiếp theo.
