Khi việc quản lý email không được xử lý đúng cách, nó có thể dẫn đến bỏ lỡ các cơ hội, hiểu lầm và làm giảm năng suất của nhân viên. Áp dụng các chiến lược quản lý email hiệu quả và phát triển kỹ năng quản lý email là điều cần thiết để quản lý email tốt.
Việc sử dụng email để liên lạc trong cả môi trường cá nhân và nghề nghiệp ngày càng trở nên quan trọng. Tuy nhiên, việc xử lý chúng có thể khó khăn và tốn thời gian do lượng email tăng lên hàng ngày.
Hãy thảo luận về quản lý email tốt là gì, phần mềm quản lý email, kỹ năng và chiến lược để cải thiện năng suất email của bạn.
Quản lý Email là gì?
Quản lý email là một cách tiếp cận có hệ thống để tối đa hóa hiệu quả của các hoạt động sử dụng email và giảm thiểu tác động bất lợi của việc xử lý email đối với năng suất và sự hài lòng trong công việc của một cá nhân.
Nhân viên phải phát triển kỹ năng quản lý email tốt để duy trì năng suất và giao tiếp thành công tại nơi làm việc. Họ có thể nâng cao kỹ năng và nâng cao chiến lược quản lý email chung của mình bằng cách tham gia khóa học quản lý email.
Chiến lược quản lý email thành công, chẳng hạn như quản lý hộp thư đến, ưu tiên và phản hồi nhanh chóng, có thể học được bằng cách tham gia khóa học quản lý.
Với sự trợ giúp của khóa học quản lý email, mọi người có thể học cách quản lý hộp thư đến của mình và kết nối thành công với đồng nghiệp và khách hàng. Ngoài ra, các cá nhân có thể nâng cao năng lực giao tiếp qua email, dẫn đến thành công chuyên nghiệp hơn.
Quản lý Email được thực hiện như thế nào?
Năm cách tốt nhất để hoàn thành việc quản lý Email
- Sử dụng phần mềm quản lý email để tiết kiệm chi phí và quản lý lưu trữ
- Phân loại email của bạn trong các thư mục và nhãn
- Tự động hóa các hoạt động gửi email của bạn
- Gửi càng ít email càng tốt.
- Sử dụng các mẫu email.
4 Ds của Quản lý Email là gì?
Một chiến lược hữu ích để quản lý hộp thư đến email của một người là bốn chữ D trong quản lý email. Họ đang:
- Xóa bỏ– Điều này đề cập đến việc loại bỏ các email không còn cần thiết, như thư rác hoặc thư cũ.
- Đại biểu– Bạn có thể chỉ định email cho người khác hoàn thành nếu cần hành động, nhưng người khác có thể thực hiện việc này
- Do– Ưu tiên và trả lời ngay khi có thể những email cần được trả lời và bạn có thể xử lý.
- Hoãn lại– Một email có thể bị trì hoãn hoặc trì hoãn nếu nó kêu gọi hành động mà không thể thực hiện ngay lập tức. Điều này có thể đòi hỏi phải thêm lời nhắc hoặc đánh dấu email để theo dõi tiếp theo.
Phần mềm quản lý email
Phần mềm quản lý email là gì? Một ứng dụng được gọi là phần mềm quản lý email giúp gửi, trả lời, theo dõi và sắp xếp email hàng loạt dễ dàng hơn. Phần mềm này bao gồm một số dịch vụ dành cho nhóm, doanh nghiệp và cá nhân.
Với sự trợ giúp của các công cụ phần mềm quản lý email, bạn có thể xử lý số lượng lớn email, theo dõi tiến trình của chúng và phân phối khối lượng công việc giữa các thành viên khác trong nhóm.
Chuyển đổi từ nền tảng email này sang nền tảng email khác có thể là một thách thức, đặc biệt là khi nói đến việc duy trì tổ chức và năng suất. Ví dụ: nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ Gmail sang Office 365, bạn sẽ muốn đảm bảo một quy trình liền mạch giúp duy trì cấu trúc quản lý email hiện có của mình. Vì thêm thông tin khi di chuyển Gmail sang Office 365, bạn có thể tham khảo nhiều tài nguyên khác nhau cung cấp hướng dẫn từng bước về cách thực hiện chuyển đổi trong khi vẫn giữ cho email của bạn ngăn nắp và dễ truy cập. Bằng cách này, bạn có thể tiếp tục tận dụng lợi ích của phần mềm quản lý email trong nền tảng mới của mình mà không gặp trục trặc nào.
Năm lợi ích của phần mềm quản lý email
- Ghi lại lịch sử hội thoại, bao gồm trao đổi với mọi đồng nghiệp, khách hàng, khách hàng tiềm năng hoặc đối tác kinh doanh.
- Nó hữu ích cho việc theo dõi sự kiện vì tất cả các email về một sự kiện hoặc người dùng cụ thể đều được theo dõi tự động và có thể được xem dưới dạng một thư từ duy nhất.
- Phần mềm quản lý email giúp giải mã hộp thư đến của bạn. Bạn có thể truy xuất các email cần thiết khi cần bằng cách duy trì hộp thư đến email có trật tự.
- Việc có một email quá tải không chỉ tốn thời gian mà còn khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro vì bạn có thể không nhận được email có thể quan trọng nếu bạn lưu trữ quá nhiều email.
- Khi phần mềm tương tác email tích hợp tất cả các kênh của bạn, nó sẽ tạo ra trải nghiệm khách hàng tích hợp và tự động với phản hồi tự động và hồ sơ khách hàng chi tiết, giúp việc tương tác với khách hàng trở nên dễ dàng hơn.
Phần mềm quản lý email hàng đầu
Thông thường, phần mềm quản lý email có xu hướng tập trung vào các lĩnh vực khác nhau, vì vậy phần mềm tốt nhất dành cho bạn sẽ thay đổi tùy theo nhu cầu của bạn. Dưới đây là tám chương trình quản lý email và các ứng dụng của chúng:
- Gmail – Tốt nhất cho những người thích hệ sinh thái Google.
- Front – Để quản lý nhóm và email cá nhân cùng nhau.
- Microsoft Outlook – Tốt nhất cho những người thích hệ sinh thái Microsoft.
- Missive – Phần mềm miễn phí để hợp tác nhóm.
- Moosend – Tiếp thị qua email.
- Omnisend – Chiến dịch tiếp thị thương mại điện tử.
- Help Scout – Dành cho các tổ chức vừa và nhỏ.
- SaneBox – Phần mềm quản lý email cá nhân tốt nhất.
Chiến lược quản lý email
#1. Tự động hóa càng nhiều càng tốt
Bạn có thể tối ưu hóa thông tin liên lạc đến của mình bằng cách đặt quy tắc sắp xếp tự động thông qua nhà cung cấp dịch vụ email của mình. Bạn có thể tự động chuyển tiếp, sắp xếp và xóa các email đến dựa trên các tiêu chí như tên người gửi, từ khóa email và các thông tin khác.
#2. Sắp xếp hộp thư đến của bạn trong các thư mục
Đặt email của bạn vào các thư mục khác nhau sẽ sắp xếp email của bạn. Bạn có thể nhóm các email của mình vào các thư mục, chẳng hạn như những email cần được theo dõi, cần thêm hành động trước khi phản hồi hoặc đã được giải quyết.
#3. Thiết lập xem trước email
Bật tính năng xem trước cho tài khoản email của bạn để xem một vài từ hoặc câu đầu tiên của mỗi email trong khi xem toàn bộ hộp thư đến của bạn. Bằng cách xem trước email trước khi mở, bạn có thể xác định email nào cần chú ý ngay lập tức và email nào bạn nên sắp xếp để trả lời trong tương lai.
#4. Đặt giới hạn cho thời gian gửi email của bạn
Đặt giới hạn thời gian cho thời gian và khoảng thời gian bạn trả lời email để bạn có nhiều khả năng tránh bị hệ thống theo dõi và các quy trình quản lý hiệu quả khi viết thư trả lời.
#5. Sử dụng các mẫu cho câu trả lời
Soạn một phản hồi duy nhất cho mỗi email có thể mất rất nhiều thời gian. Nếu bạn thường xuyên gửi cùng một email, việc lưu một số câu trả lời mẫu trong bản nháp của bạn có thể hữu ích, vì vậy bạn có thể nhanh chóng tái sử dụng chúng.
#6. Giữ các tab trên email cần theo dõi bằng lịch
Cần phải có nhiều hơn một câu trả lời đơn giản cho một số email. Bất cứ khi nào bạn nhận được email yêu cầu hành động tiếp theo, hãy chuyển nó vào thư mục con được chỉ định và lên lịch nhắc nhở trên lịch của bạn với địa chỉ của thư mục và ngày cần nỗ lực.
#7. Chuyển hướng liên lạc
Một trong những chiến lược quản lý email hiệu quả nhất để ngăn hộp thư đến lộn xộn là hạn chế số lượng thư đến mà bạn nhận được hàng ngày. Bao gồm thông tin liên hệ bổ sung trong hồ sơ tài khoản email của bạn để nhân viên có thể gọi điện hoặc nhắn tin cho bạn thay vì gửi email cho bạn để nhận được phản hồi ngắn.
#số 8. Gắn nhãn email của bạn với các danh mục
Nhãn email là công cụ bạn có thể sử dụng để phân loại email của mình bằng cách thêm một nhãn cụ thể. Hãy suy nghĩ về các danh mục bạn sẽ sử dụng thường xuyên nhất, sau đó sử dụng chúng một cách nhất quán để cung cấp thêm ngữ cảnh cho email của bạn. Bạn có thể tìm thấy tài liệu hữu ích trong các mặt cắt ngang và phản hồi nhanh chóng bằng cách kết hợp các thư mục và nhãn email.
#9. Kết hợp chuỗi email
Theo dõi một cuộc trò chuyện có thể được thực hiện đơn giản với chuỗi email. Tất cả các chuỗi email trong một chuỗi email dài phải được kết hợp thành một chuỗi chính khi trả lời chuỗi đó. Bạn có thể trích dẫn các email khác trong thư trả lời của mình để lưu giữ bản ghi theo trình tự thời gian của cuộc trò chuyện ở một nơi.
#10. Đặt giới hạn hộp thư đến
Đặt giới hạn về tổng số lượng email bạn muốn trong hộp thư đến của mình. Bạn không bắt buộc phải đọc và trả lời mọi email đến chỉ vì bạn đã đặt giới hạn hộp thư đến. Thay vào đó, nó đòi hỏi phải phân loại các thông tin liên lạc chưa đọc vào các thư mục dựa trên mức độ ưu tiên và giai đoạn của chúng để bạn có thể quản lý chúng theo lô một cách hợp lý.
Các loại Email là gì?
Hiện tại, email là phương thức liên lạc tiêu chuẩn giữa các tổ chức. Nó được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng và trở nên vô cùng quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp đó.
Email phải được bao gồm và tuân thủ, các tiêu chuẩn tổ chức xử lý thông tin và hồ sơ giống như bất kỳ loại thông tin và hồ sơ kinh doanh nào khác.
Có năm loại email phổ biến nhất:
- email bản tin
- Dẫn dắt các email nuôi dưỡng
- Email quảng cáo
- Email quan trọng
- Email khảo sát
Đọc thêm: THƯ RÁC LÀ GÌ? Làm thế nào để dừng lại và báo cáo chúng
5 Phần của một Email Tốt là gì?
Email có thể được phân loại thành năm loại chính. Các thành phần này bao gồm 99% email và cung cấp định dạng lý tưởng để kết nối với khách hàng và tối đa hóa chuyển đổi.
#1. Người gửi (Từ)
Địa chỉ email của người gửi có thể được nhìn thấy trong thẻ “từ”. Vì đây thường là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy khi duyệt qua hộp thư đến email của họ nên mọi người đều chú ý đến phần này của email. Bạn nên đảm bảo rằng nó tương ứng với tên công ty của bạn vì thẻ “từ” chiếm một vị trí quan trọng trong hộp thư đến của người nhận.
#2. dòng tiêu đề
Thành phần quan trọng nhất của một email là dòng tiêu đề. Nó thường đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định xem tin nhắn của bạn có được đọc hay không. Dòng chủ đề của bạn phải tóm tắt chính xác và đầy đủ thông tin về nội dung email của bạn và khơi gợi sự quan tâm của người đọc.
#3. trước tiêu đề
Tiêu đề trước là một yếu tố email khác được bao gồm cùng với dòng chủ đề. Đây là dòng nội dung đầu tiên trong email của bạn và hoạt động như một người bạn đồng hành với dòng chủ đề. Ở một số nhà cung cấp dịch vụ email, tiêu đề trước thường được thêm vào sau dòng chủ đề để người đọc có thể tìm hiểu thêm trước khi đọc phần nội dung của email.
Tiêu đề trước có thể là một chiến lược tuyệt vời để thu hút sự chú ý của độc giả nếu được sử dụng một cách thích hợp. Đó là lý tưởng để viết một cái gì đó xây dựng trên dòng chủ đề và thông báo cho người nhận về ý định của email.
#4. lời chào
Phần mở đầu email của bạn sẽ thiết lập âm hưởng cho toàn bộ thư. Dựa trên một vài đoạn đầu tiên, người đọc đang tạo ấn tượng về bạn và những gì bạn yêu cầu từ họ. Nó cũng sẽ quyết định liệu họ có tiếp tục đọc hay không.
Giả sử bạn gặp phải là rất trang trọng hoặc không cá nhân. Tuy nhiên, bạn cũng không muốn bị coi là thiếu chuyên nghiệp, vì điều đó cũng có thể khiến mọi người quay lưng.
#5. nội dung email
Phần thân của email là nơi bạn cung cấp giá trị cho người đọc. Thông báo cho họ về công ty của bạn, giảm giá hoặc thông báo cho họ về các sản phẩm và dịch vụ mới. Bất kể mục đích email của bạn là gì, bạn nên đảm bảo email ngắn gọn, chính xác và phù hợp với đối tượng của mình.
Ngoài ra, hãy để email của bạn đa dạng; bạn có thể xen kẽ giữa bản tin công ty, đề xuất sản phẩm và cập nhật thương hiệu.
- Kêu gọi hành động
Mục đích của mọi email là để tác động đến người đọc thực hiện một số hành động. Cho dù bạn muốn người đọc mua hàng hay tham gia một cuộc khảo sát trực tuyến, lời kêu gọi hành động hấp dẫn sẽ giúp họ dễ dàng làm theo hướng dẫn của bạn.
Cân nhắc những gì bạn muốn người đọc thực hiện trước khi bắt đầu soạn email và bao gồm CTA.
Đọc thêm: QUẢN LÝ HIỆN TƯỢNG (IM): Lý thuyết, Kỹ thuật và Ví dụ
4 Đặc điểm của một Email Tốt là gì?
- Một dòng chủ đề bắt mắt
- Một tiêu đề tốt
- Nội dung email đơn giản và lời kêu gọi hành động
- Đóng cửa rõ ràng
Làm thế nào để bạn sắp xếp email?
Có một số cách bạn có thể sắp xếp email của mình. Chúng bao gồm:
- Phân loại email của bạn thành các thư mục và nhãn
- Sử dụng chức năng tự động sắp xếp
- Hủy đăng ký nhận email không mong muốn
- Tạo tài khoản riêng cho công việc và cuộc sống cá nhân của bạn
- Sử dụng chức năng danh sách công việc
- Gắn dấu sao cho các email quan trọng
- Xóa thư không mong muốn
- Tạo bộ lọc cho thư đến của bạn
- Lưu trữ email cho sau này
- Dọn dẹp bộ nhớ thường xuyên
- HỆ THỐNG VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ EMAIL TỐT NHẤT NĂM 2023
- Mẹo tiếp thị truyền thông xã hội: 29+ mẹo hàng đầu cho doanh nghiệp nhỏ
dự án
