Trong môi trường ngày nay, quá tải email là một vấn đề phổ biến đối với các chuyên gia kinh doanh. Bạn không phải lúc nào cũng theo kịp khối lượng tin nhắn đến hoặc theo kịp thư trả lời cho các cuộc liên lạc gửi đi và việc duy trì tổ chức gần như là không thể khi bạn có một số lượng tin nhắn không thể quản lý được. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về (các) ứng dụng và công cụ quản lý email khác nhau, chẳng hạn như các công cụ quản lý email cho Outlook và quản lý email dịch vụ khách hàng, có thể giúp bạn cắt giảm “khối lượng hộp thư đến” và quan trọng hơn là hiệu quả với tất cả các email đến.
Những công cụ nào được sử dụng để quản lý email?
Có một số công cụ có sẵn để quản lý email. Một số công cụ phổ biến nhất bao gồm Microsoft Outlook, Gmail và Yahoo Mail. Những công cụ này cho phép bạn sắp xếp email của mình thành các thư mục, thiết lập bộ lọc để tự động sắp xếp thư đến và tạo quy tắc để giúp quản lý hộp thư đến của bạn.
Outlook có phải là một hệ thống quản lý email không?
Khi nói đến hệ thống quản lý email, có rất nhiều tùy chọn trên mạng. Nhưng Outlook có phải là một hệ thống quản lý email không?
Outlook là một ứng dụng email tuyệt vời và có rất nhiều tính năng có thể giúp quản lý email của bạn dễ dàng hơn. Nhưng khi nói đến quản lý email thực sự, Outlook lại không thành công.
Hệ thống quản lý email sẽ giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các email của mình để bạn có thể dễ dàng tìm thấy những email mình cần. Nó cũng sẽ cung cấp các công cụ giúp bạn giữ cho hộp thư đến của mình sạch sẽ và không có lộn xộn.
Outlook có một số tính năng có thể giúp tổ chức email, nhưng nó không có các công cụ mạnh mẽ mà hệ thống quản lý email chuyên dụng cung cấp. Nếu bạn nghiêm túc về việc quản lý email của mình hiệu quả hơn, thì bạn sẽ cần phải xem xét ở nơi khác.
Xem thêm: Hướng dẫn Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án (Công cụ & Phần mềm)
Công cụ quản lý email cho Outlook
Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, bạn có thể có mối quan hệ yêu / ghét với email. Một mặt, đó là một công cụ tuyệt vời giúp chúng ta kết nối với những người khác. Mặt khác, đó có thể là một khoảng thời gian rất lớn và là nguồn gốc của căng thẳng. Nếu hộp thư đến của bạn liên tục tràn và bạn cảm thấy như đang chơi trò bắt kịp, có thể đã đến lúc cân nhắc một số công cụ quản lý email.
Có rất nhiều công cụ khác nhau có thể giúp quản lý email. Một số được thiết kế để hoạt động với các chương trình email cụ thể, như Microsoft Outlook, trong khi những chương trình khác thì chung chung hơn. Một số miễn phí, trong khi những người khác phải trả phí. Nhưng bất kể ngân sách của bạn là bao nhiêu, có thể có một công cụ quản lý email có thể giúp bạn kiểm soát hộp thư đến của mình.
Dưới đây là một số công cụ quản lý email yêu thích của chúng tôi cho triển vọng:
# 1. SaneBox
Công cụ này hoạt động với nhiều chương trình email khác nhau và có thể giúp ưu tiên các thư của bạn, lọc ra các email không quan trọng và thậm chí tạm ẩn email cho đến một thời gian sau. Hiện có bản dùng thử miễn phí 14 ngày và các gói bắt đầu từ $ 7 mỗi tháng sau đó.
# 2. Hủy đăng ký cho tôi
Công cụ này giúp bạn hủy đăng ký các đăng ký email không mong muốn một cách dễ dàng.
# 3. Boomerang
Boomerang là một plugin cho phép bạn lên lịch gửi email vào một ngày và giờ sau đó hoặc được nhắc nhở theo dõi email nếu bạn chưa nhận được phản hồi.
#4. Tạm dừng hộp thư đến
InboxPause là một plugin cho phép bạn tạm dừng hộp thư đến để có thể tập trung vào các công việc khác mà không bị phân tâm bởi các email mới.
# 5. Gửi sau
Gửi sau là một plugin khác cho phép bạn lên lịch gửi email vào một ngày và giờ sau.
# 6. FollowUpThen
FollowUpThen là một dịch vụ cho phép bạn thiết lập lời nhắc và nhiệm vụ qua email bằng cách chỉ cần cc'ing hoặc cc'ing dịch vụ trong email của bạn.
Các công cụ quản lý email tốt nhất
Quản lý email có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt nếu bạn có nhiều tài khoản email khác nhau để theo dõi. May mắn thay, một số công cụ quản lý email có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Dưới đây là một số công cụ quản lý email tốt nhất hiện có:
# 1. Gmail
Gmail là một lựa chọn tuyệt vời để quản lý email của bạn vì nó cung cấp nhiều tính năng có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các tùy chọn lọc của Gmail để tự động sắp xếp email của bạn thành các danh mục khác nhau. Bạn cũng có thể tạo nhiều hộp thư đến để có thể sắp xếp email của mình tốt hơn.
# 2. Quan điểm
Outlook là một công cụ quản lý email phổ biến khác cung cấp nhiều tính năng để giúp bạn cập nhật email của mình. Outlook cũng cung cấp khả năng lọc email của bạn để bạn có thể dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Ngoài ra, Outlook cho phép bạn tạo các quy tắc để một số email nhất định được tự động sắp xếp vào các thư mục khác nhau.
# 3. Hộp thư đến của Google
Inbox by Google là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai muốn có một cách tiếp cận đơn giản hơn để quản lý email của họ. Inbox by Google cung cấp một số tính năng giúp bạn dễ dàng cập nhật email của mình, bao gồm cả khả năng tạm ẩn email.
Công cụ quản lý email dịch vụ khách hàng
Email là một trong những công cụ quan trọng nhất trong dịch vụ khách hàng. Đó là một cách nhanh chóng và thuận tiện để giao tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, quản lý email dịch vụ khách hàng có thể là một thách thức. Có rất nhiều email cần sắp xếp và có thể khó theo dõi tất cả các cuộc trò chuyện. Đó là nơi các công cụ quản lý email ra đời.
Công cụ quản lý email giúp đại diện dịch vụ khách hàng quản lý hộp thư đến của họ và theo dõi tất cả các cuộc trò chuyện mà họ đang có với khách hàng. Những công cụ này có thể rất hữu ích trong việc giữ cho hoạt động dịch vụ khách hàng của bạn hoạt động trơn tru.
Xem thêm: QUẢN LÝ DỰ ÁN TRELLO: Mẫu, Tính năng & Công dụng chính
4 D của quản lý email là gì?
Có bốn điều chính cần nhớ khi nói đến quản lý email:
- Xóa bỏ - Loại bỏ bất kỳ email nào mà bạn không cần. Điều này bao gồm bất kỳ thư rác hoặc thư rác.
- Hoãn lại - Nếu bạn không thể xử lý email ngay lập tức, hãy hoãn lại thời gian sau.
- Đại biểu - Nếu người khác có thể xử lý email, hãy ủy quyền cho họ.
- Do - Cuối cùng, thực hiện hành động đối với các email mà bạn cần xử lý.
Công cụ quản lý email nhóm
Có rất nhiều công cụ quản lý email tuyệt vời trên mạng, nhưng có thể rất khó để tìm ra công cụ phù hợp cho nhóm của bạn. Cách tốt nhất để tìm ra công cụ nào phù hợp với bạn là thử một vài công cụ khác nhau và xem công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm bạn.
Các công cụ quản lý email có thể giúp nhóm của bạn luôn có tổ chức và luôn cập nhật các hộp thư đến của họ. Họ cũng có thể giúp bạn quản lý liên lạc qua email giữa các thành viên khác nhau trong nhóm. Dưới đây là một số công cụ quản lý email yêu thích khác của chúng tôi dành cho (các) dịch vụ khách hàng và cá nhân:
# 1. Hộp thư đến của Google
Hộp thư đến của Google là một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm sử dụng Gmail. Nó cung cấp nhiều tính năng có thể giúp nhóm của bạn quản lý hộp thư đến của họ, bao gồm khả năng báo lại email, tạo thư mục tùy chỉnh và thiết lập lời nhắc.
# 2. Quan điểm
Outlook là một lựa chọn tuyệt vời khác cho các nhóm sử dụng Microsoft Office. Nó cung cấp các tính năng tương tự như Google Inbox, bao gồm khả năng báo lại email, tạo thư mục tùy chỉnh và thiết lập lời nhắc.
# 3. Thuê
Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm cần trợ giúp về việc luôn ngăn nắp và cập nhật hộp thư đến của họ.
Bốn công cụ quản lý thời gian là gì?
- Đặt lịch trình và bám sát nó: Một trong những cách tốt nhất để quản lý thời gian là lập thời gian biểu và bám sát nó. Điều này có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn có nhiều yêu cầu về thời gian, nhưng điều quan trọng là phải cố gắng. Lập thời gian biểu sẽ giúp bạn sắp xếp lại ngày của mình và đảm bảo rằng bạn có thời gian cho mọi thứ quan trọng đối với mình.
- Sử dụng một kế hoạch: Một bảng kế hoạch có thể là một cách tuyệt vời để theo dõi thời gian của bạn và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng nó một cách hiệu quả. Có nhiều loại kế hoạch khác nhau có sẵn, vì vậy hãy tìm một loại phù hợp với bạn và bạn sẽ sử dụng. Đảm bảo bao gồm cả nhiệm vụ hàng ngày và hàng tuần trong bảng kế hoạch của bạn để bạn có thể luôn cập nhật mọi thứ.
- Học cách nói không: Điều quan trọng là phải biết giới hạn của bạn và không cố gắng làm quá nhiều. Nếu bạn thấy mình gầy đi, có thể cần học cách nói không. Điều này có thể khó khăn, nhưng điều quan trọng cần nhớ là bạn không thể làm tất cả mọi thứ và đôi khi từ chối cũng không sao.
- Nghỉ giải lao: Điều quan trọng là phải biết khi nào cần nghỉ giải lao. Nghỉ giải lao rất quan trọng trong việc phục hồi sau căng thẳng, do đó cũng có thể cải thiện hiệu suất của bạn.
5 Nguyên tắc Quản lý Thời gian là gì?
Một số nguyên tắc quản lý thời gian có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian trong ngày.
Nguyên tắc đầu tiên là thiết lập các ưu tiên. Bạn nên tìm ra những nhiệm vụ nào là quan trọng và khẩn cấp nhất, và tập trung vào những nhiệm vụ đó trước. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Nguyên tắc thứ hai là lập thời gian biểu. Một khi bạn biết những nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành, bạn có thể lập kế hoạch cho thời điểm thực hiện chúng. Điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng và tránh lãng phí thời gian.
Nguyên tắc thứ ba là tránh trì hoãn. Bạn có thể dễ dàng bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng, nhưng cuối cùng điều này sẽ chỉ khiến chúng mất nhiều thời gian hơn. Nếu bạn bắt tay vào thực hiện một nhiệm vụ ngay lập tức, bạn sẽ có thể hoàn thành nó một cách nhanh chóng và chuyển sang những việc khác.
Nguyên tắc thứ tư là nghỉ giải lao. Điều quan trọng là phải nghỉ ngơi và nạp năng lượng định kỳ trong suốt cả ngày. Nghỉ giải lao sẽ giúp bạn sảng khoái và tập trung hơn, vì vậy bạn có thể làm việc hiệu quả hơn về tổng thể.
Bằng cách tuân theo các nguyên tắc quản lý thời gian này, bạn có thể tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình và làm được nhiều việc hơn.
6 ứng dụng quản lý email hàng đầu
Trong kinh doanh, email là phương thức giao tiếp chính. Điều đó nói rằng, quản lý email doanh nghiệp có thể là một thách thức khá lớn. May mắn thay, một số ứng dụng quản lý email có thể giúp bạn làm mọi thứ dễ dàng hơn. Ở đây, chúng tôi đã tổng hợp 6 ứng dụng quản lý email tốt nhất hiện nay.
# 1. Bộ phận trợ giúp ProProfs
ProProfs Help Desk là một trong những ứng dụng quản lý email phổ biến nhất. Nó cung cấp một loạt các tính năng để giúp bạn quản lý email của mình một cách hiệu quả.
Với ProProfs Help Desk, bạn có thể dễ dàng tạo và quản lý các bộ lọc email. Bạn cũng có thể thiết lập tự động trả lời để tự động trả lời các email đến. Ứng dụng này cũng cung cấp một loạt các mẫu mà bạn có thể sử dụng để tạo các email trông chuyên nghiệp.
ProProfs Help Desk có cả phiên bản miễn phí và trả phí. Phiên bản miễn phí cung cấp các tính năng hạn chế trong khi phiên bản trả phí cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý email cung cấp nhiều tính năng, ProProfs Help Desk là một lựa chọn tuyệt vời.
# 2. Gmail
Có rất nhiều ứng dụng quản lý email trên mạng, nhưng ứng dụng nào là tốt nhất? Gmail là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai muốn có một ứng dụng dễ sử dụng và có nhiều tính năng.
Gmail đã ra đời được một thời gian và không ngừng cải tiến các tính năng của mình. Một số bổ sung gần đây nhất bao gồm khả năng báo lại email, hủy đăng ký nhận bản tin không mong muốn và thậm chí lên lịch gửi email sau.
Gmail cũng tích hợp tốt với các sản phẩm khác của Google, chẳng hạn như Lịch và Drive. Điều này giúp bạn dễ dàng lưu giữ tất cả thông tin của mình ở một nơi.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý email sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, Gmail là một lựa chọn tuyệt vời để xem xét.
# 3. Zoho Mail
Zoho Mail là một ứng dụng quản lý email tuyệt vời có thể giúp bạn sắp xếp và ngăn nắp hộp thư đến của mình. Nó cung cấp một loạt các tính năng, bao gồm trình dọn dẹp hộp thư đến, bộ lọc email và hỗ trợ cho nhiều tài khoản email.
Một trong những điều tốt nhất về Zoho Mail là nó rất dễ sử dụng. Bạn có thể nhanh chóng thêm các email mới vào hộp thư đến của mình và tạo các thư mục để sắp xếp các thư của mình. Ứng dụng này cũng bao gồm chức năng tìm kiếm để bạn có thể dễ dàng tìm thấy các email cũ.
Zoho Mail được sử dụng miễn phí cho tối đa năm tài khoản email. Nếu bạn cần nhiều hơn năm tài khoản, bạn có thể nâng cấp lên phiên bản cao cấp với giá 4.99 đô la mỗi tháng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý email vừa dễ sử dụng và giá cả phải chăng thì Zoho Mail là một lựa chọn tuyệt vời.
Xem thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: 25 Giải pháp Phần mềm Quản lý Công việc Tốt nhất
#4. Chim đưa thư
Có rất nhiều ứng dụng quản lý email, nhưng Mailbird là một trong những ứng dụng tốt nhất. Nó đơn giản để sử dụng và nó có tất cả các tính năng bạn cần để giữ cho hộp thư đến của bạn được ngăn nắp.
Mailbird có giao diện gọn gàng giúp bạn dễ dàng xem những việc cần phải làm. Bạn có thể nhanh chóng quét hộp thư đến của mình và xem những email nào cần được xử lý ngay lập tức.
Ứng dụng này cũng bao gồm một số tính năng giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập các quy tắc để tự động sắp xếp email của mình vào các thư mục khác nhau. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm mà không cần phải tìm kiếm trong tất cả các thư của mình.
Mailbird cũng tích hợp với một số ứng dụng năng suất phổ biến, chẳng hạn như Asana, Trello và Evernote. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ và dự án của mình từ bên trong ứng dụng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý email sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn, thì Mailbird rất đáng để thử.
# 5. Đổi diện
Mặt trước là một ứng dụng quản lý email tuyệt vời cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Nó cung cấp một giao diện thân thiện và sạch sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý hộp thư đến của mình.
Mặt trước cũng cung cấp một số tính năng tuyệt vời như khả năng báo lại email, thiết lập quy tắc quản lý hộp thư đến của bạn và thậm chí kết nối với các ứng dụng và dịch vụ khác.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý email giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, Front rất đáng để thử!
# 6. Rãnh
Groove là một ứng dụng quản lý email tuyệt vời có thể giúp bạn sắp xếp và ngăn nắp hộp thư đến của mình. Nó cung cấp một loạt các tính năng có thể giúp việc quản lý email của bạn trở nên dễ dàng.
Một trong những điều tốt nhất về Groove là nó cung cấp một hộp thư đến thống nhất. Điều này có nghĩa là bạn có thể xem tất cả các tài khoản email của mình ở một nơi. Điều này có thể hữu ích nếu bạn có nhiều tài khoản email mà bạn cần phải kiểm tra thường xuyên.
Groove cũng cung cấp một loạt các tính năng năng suất có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn. Ví dụ, nó có chức năng báo lại cho phép bạn tạm thời ẩn email cho đến khi bạn có thời gian xử lý chúng.
Nó cũng có một trình quản lý tác vụ tích hợp có thể giúp bạn luôn đứng đầu danh sách việc cần làm của mình. Và, nó tích hợp với một loạt các ứng dụng năng suất khác, vì vậy bạn có thể quản lý tất cả các công việc của mình ở một nơi.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý email có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn thì Groove rất đáng để thử.
Tổng kết
Các công cụ quản lý email có thể là cứu cánh cho các chuyên gia bận rộn. Bằng cách giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các email của mình, chúng có thể giúp bạn luôn cập nhật hộp thư đến của mình dễ dàng hơn nhiều. (Các) ứng dụng và công cụ quản lý email, chẳng hạn như công cụ quản lý email cho Outlook và quản lý email dịch vụ khách hàng, có thể giúp bạn cắt giảm “khối lượng hộp thư đến” và quan trọng hơn, hiệu quả hơn với tất cả các email đến.
Và với rất nhiều tùy chọn khác nhau có sẵn, chắc chắn sẽ có một công cụ phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách quản lý email của mình tốt hơn, hãy thử một trong những công cụ này.
Câu hỏi thường gặp về Công cụ quản lý email
Công cụ quản lý email dịch vụ khách hàng là gì?
Công cụ quản lý email giúp đại diện dịch vụ khách hàng quản lý hộp thư đến của họ và theo dõi tất cả các cuộc trò chuyện mà họ đang có với khách hàng. Những công cụ này có thể rất hữu ích trong việc giữ cho hoạt động dịch vụ khách hàng của bạn hoạt động trơn tru.
Ví dụ về các công cụ quản lý email tốt nhất cho Outlook là gì?
Các công cụ quản lý email cho outlook bao gồm SaneBox, Unroll Me, Boomerang, Send Later, FollowUp Then, InboxPause, v.v.
Các công cụ quản lý email cho Outlook có miễn phí không?
Một số công cụ quản lý email dành cho Outlook là miễn phí, trong khi những công cụ khác phải trả phí. Nhưng bất kể ngân sách của bạn là bao nhiêu, có thể có một công cụ quản lý email có thể giúp bạn kiểm soát hộp thư đến của mình.
dự án
- www.zendesk.com - Phần mềm quản lý email
- phía trước.com - Kiểm soát hộp thư đến khó sử dụng của bạn với 4 D của quản lý email
- crm.org - Ứng dụng & Công cụ Phần mềm Quản lý Email Tốt nhất (Top 10 2022)
- www.profsdesk.com - 11 phần mềm quản lý email tốt nhất
- 10 PHẦN MỀM QUẢN LÝ FLEET TỐT NHẤT NĂM 2022
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG: Giải pháp Tốt nhất Năm 2022
- Phần mềm quản lý thực hành: Định nghĩa & Lựa chọn hàng đầu
- 33 Phần mềm và Công cụ Quản lý Sự kiện Tốt nhất Năm 2022
- Báo cáo Quản lý Dự án: Ví dụ, Phần mềm & Công cụ
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ HIỆU SUẤT: Định nghĩa, Ví dụ và Công cụ Tốt nhất
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ THAY ĐỔI: Kỹ thuật & Tất cả những gì bạn cần biết
