Bạn cần một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả nếu bạn muốn công ty của mình hoạt động hiệu quả. Nếu bạn không có, nó có thể rất rắc rối và bắt đầu cản trở cách thức thực hiện các đơn đặt hàng và hoạt động hàng ngày. Nếu bạn biết cách thực hiện, việc quản lý hàng tồn kho có thể cực kỳ thuận tiện. Một quy trình kiểm soát sự di chuyển của hàng hóa vào và ra khỏi kho của bạn là một hệ thống hoạt động tốt. Có vừa đủ hàng trong kho là một hành động cân bằng tinh tế. Giá vốn hàng hóa được kiểm soát bởi một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cho phép bạn quản lý doanh nghiệp của mình thành công. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ thảo luận về tầm quan trọng của một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng như các yêu cầu của nó.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là gì?
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả hỗ trợ các doanh nghiệp xác định sản phẩm nào sẽ đặt hàng khi nào và với số lượng bao nhiêu. Hàng tồn kho được theo dõi từ khi mua sản phẩm đến khi bán. Để đảm bảo luôn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng và cảnh báo thích hợp về sự thiếu hụt, phương pháp này nhận ra các xu hướng và phản ứng với chúng.
Hàng tồn kho biến thành doanh thu sau khi nó được bán. Hàng tồn kho liên kết với tiền mặt trước khi nó được bán trong khi được liệt kê là tài sản trên bảng cân đối kế toán. Kết quả là, có quá nhiều cổ phiếu là tốn kém và làm giảm dòng tiền.
Vòng quay hàng tồn kho là một thước đo để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Vòng quay hàng tồn kho là một số liệu được sử dụng trong kế toán để xác định tần suất bán hàng tồn kho theo thời gian. Một công ty không muốn có nhiều hàng tồn kho hơn doanh số. Hàng tồn kho hoặc hàng tồn kho không bán được có thể là kết quả của vòng quay hàng tồn kho chậm.
Các bước để tạo quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả
#1. Tìm quy trình quản lý hàng tồn kho.
Đảm bảo rằng mọi người đều biết chính xác những gì họ chịu trách nhiệm. Nguyên vật liệu và linh kiện sẽ được bộ phận mua hàng của bạn lưu giữ tại kho. Hàng hóa cuối cùng sẽ được bộ phận sản xuất giao cho bộ phận bán hàng.
Các bộ phận tham gia:
- Thu mua/Mua sắm: Bộ phận này sẽ mua tất cả các nguồn cung cấp bạn cần, bao gồm cả thành phẩm, để lưu trữ trong kho của bạn hoặc để sản xuất các mặt hàng cần thiết.
- Sản lượng: bộ phận này sẽ tạo ra thành phẩm để bán bằng cách sử dụng nguyên liệu thô.
- Kho bãi: Bộ phận này sẽ phục vụ như một kho lưu trữ cho tất cả các mặt hàng thích hợp.
#2. Cử chuyên gia vào các nhiệm vụ cụ thể
Tạo mô tả công việc cho từng nhân viên sau khi các phòng ban đã được xác định. Một số nhân viên sẽ làm việc trong bộ phận mua hàng, trong khi những người khác sẽ làm việc trong bộ phận sản xuất. Nếu bạn cần thuê những cá nhân mới cho các vị trí liên quan, bạn nên viết một bản mô tả công việc.
Các yêu cầu để quản lý hàng tồn kho hiệu quả là gì
Các doanh nghiệp có thể nâng cao doanh số bán hàng của mình với sự trợ giúp của hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Ngoài ra, nó làm tăng năng suất tổng thể của công ty. Khả năng hiển thị hàng tồn kho được cải thiện sẽ là kết quả của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Ngay cả những yếu tố có lợi như dự báo chính xác, tối ưu hóa hàng tồn kho, v.v. cũng có sẵn rất nhiều tài nguyên. Bắt đầu tập trung chủ yếu vào những thứ cần thiết.
Cả các nhà bán lẻ trực tuyến lớn và các cửa hàng truyền thống nhỏ đều có thể hưởng lợi từ việc quản lý hàng tồn kho. Bằng cách đầu tư nhiều thời gian hơn vào việc thúc đẩy doanh số bán hàng, bạn có thể áp dụng chiến lược tăng trưởng kinh doanh của mình khi bạn quản lý hàng tồn kho phù hợp. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất là cách tiếp cận tốt nhất để bắt đầu theo dõi hàng tồn kho của bạn.
Các yêu cầu cơ bản để quản lý hàng tồn kho hiệu quả được liệt kê dưới đây.
#1. Dự báo nhu cầu hoàn hảo
Một thành phần thiết yếu của quản lý hàng tồn kho hiệu quả là dự báo nhu cầu. Đặt hàng đúng số lượng hàng dự trữ sau khi phân tích lần đầu các yêu cầu của khách hàng và lịch giao hàng của nhà cung cấp. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng mình sẽ không hết hàng lỗi thời. Bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn cho công ty với sự trợ giúp của sổ sách kế toán chính xác, cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực và hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng.
#2. Theo dõi hàng tồn kho
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp là phương pháp tốt nhất để bắt đầu theo dõi hàng tồn kho của bạn. Khả năng hiển thị của sản phẩm sẽ không còn là vấn đề nữa. Các tính năng của phần mềm như quản lý hàng tồn kho và đơn hàng giúp điều này trở nên khả thi. Đơn đặt hàng có thể được đồng bộ hóa với cập nhật chứng khoán theo thời gian thực.
# 3. Vận chuyển thả
Khi bạn không có bất kỳ hàng tồn kho nào để lấp đầy đơn hàng, dropshipping là một lựa chọn phổ biến. Yêu cầu người bán bên thứ ba vận chuyển sản phẩm cho khách hàng thay vì giữ sản phẩm trên kệ. Nó cũng ít nguy hiểm hơn. Khi bạn chắc chắn rằng họ đã mua thứ đó, chỉ khi đó bạn mới có thể tính phí cho họ.
#4. Giám sát nhóm
Theo dõi nhóm hàng tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề. Nó bắt đầu bằng cách theo dõi ngày hết hạn cho đến khi hàng hóa bị lỗi được phát hiện. Bạn cũng có thể tìm hiểu tỷ lệ hoàn trả cho các lô cụ thể. Kiểm soát chất lượng được cải thiện thông qua theo dõi hàng loạt. Sẽ không thể thấy thông báo thu hồi sản phẩm với tính năng theo dõi lô nếu nhà sản xuất của bạn quyết định thu hồi sản phẩm. Bạn sẽ có thể truy cập cùng một thao tác nếu bạn cho phép eSwap sử dụng hệ thống theo dõi.
#5. JIT (Chiến lược JustinTime)
Sử dụng hệ thống này có một số tầm quan trọng, một trong số đó là bảo trì hàng tồn kho hiệu quả và ít tốn kém hơn. Chi phí quản lý kho được giảm đáng kể nhờ hệ thống JIT. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc bảo quản tài nguyên thô để sử dụng trong sản xuất thành phẩm. Tận dụng tối đa phương pháp này cho phép bạn loại bỏ mọi chi phí phát sinh.
#6. Nhập trước xuất trước (FIFO)
Đây là một quy tắc khác để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Phương pháp FIFO có lợi cho các ngành sản xuất các mặt hàng dễ hỏng. Hàng về trước là hàng cũ nhất. Bạn có thể ngăn thức ăn không bán được tràn ra ngoài bằng phương pháp này. Các hệ thống FIFO yêu cầu quản lý lưu trữ tỉ mỉ. Hiệu quả sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn thiếu hướng dẫn lưu trữ thích hợp.
#7. Tối ưu hóa chứng khoán
Tối ưu hóa hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi phải duy trì mức tồn kho tối thiểu để tránh tình trạng hết hàng cho doanh nghiệp; tối ưu hóa một sản phẩm đòi hỏi phải nghiên cứu và phân tích thị trường chuyên sâu. Trong khi cố gắng tối ưu hóa, bạn cũng cần phải nhận thức được các đối thủ tiềm năng. Sau khi chọn những thứ bán nhanh, bạn có thể quyết định giảm giá cho những thứ không bán được.
#số 8. Sắp xếp lại công thức điểm
Số lượng sản phẩm bạn bán trong suốt một mùa được sử dụng để xác định tỷ lệ phần trăm hàng trong thuật toán điểm đặt hàng lại. Công thức này hơi khác so với công thức tồn kho an toàn bởi vì, không giống như công thức tồn kho an toàn, công thức điểm đặt hàng lại tính đến dữ liệu lịch sử thay vì thay đổi nhu cầu của khách hàng.
#9. Giám sát hàng loạt
Các công ty trộn các sản phẩm dự trữ có liên quan trong theo dõi hàng tồn kho hàng loạt. Điều này hỗ trợ các doanh nghiệp theo dõi khối lượng đặt hàng, các mặt hàng bị hư hỏng và ngày hết hạn. Các công ty trong nhiều ngành khác nhau sử dụng tính năng theo dõi hàng loạt như một thông lệ tiêu chuẩn trong quy trình theo dõi hàng tồn kho của họ.
# 10. Sáu Sigma
Thông thường, hiệu suất của chuỗi cung ứng được tối ưu hóa bằng phương pháp Six Sigma. Bob Galvin, CEO của Motorola, lần đầu tiên trình bày ý tưởng về Six Sigma. Hiện đã có chứng nhận chung để tăng cường quản lý chuỗi cung ứng. Six Sigma là một phương pháp tuyệt vời để tăng doanh thu kinh doanh và giảm lượng hàng tồn kho chưa bán được.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả về chi phí
Trong bất kỳ tổ chức sản xuất, bán lẻ hoặc thương mại điện tử nào, hàng tồn kho tiếp tục là một trong những tài sản hữu hình và quan trọng nhất. Nhiều chủ doanh nghiệp không biết rằng chi phí tồn kho có thể tiêu tốn tới 30% tổng ngân sách của họ. Do đó, bạn có thể chi tới 30,000 đô la để giữ và chuyển mỗi hàng hóa trị giá 100,000 đô la mà bạn lưu trữ.
Vì nhiều lý do, quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng đối với cuộc sống và sự thành công của công ty bạn. Dưới đây là năm cách để giảm chi phí duy trì hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả của bạn.
Các cách để cắt giảm chi phí quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Làm thế nào bạn có thể đơn giản hóa quy trình này và đạt được kết quả tốt hơn khi bạn đã biết việc quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng đến toàn bộ công ty của bạn như thế nào? Dưới đây là năm chiến lược để giảm chi phí quản lý hàng tồn kho hiệu quả:
#1. Sử dụng Hệ thống quản lý kho phù hợp (WMS)
Nếu bạn không biết mình có những gì, việc quản lý khoảng không quảng cáo của bạn sẽ khó khăn. Hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng một hệ thống quản lý kho (WMS) đáng tin cậy và giàu tính năng làm bước đầu tiên. Các hệ thống này bao gồm khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực là một trong những đặc điểm của chúng.
#2. Loại bỏ hàng tồn kho lỗi thời và bổ sung
Doanh nghiệp của bạn sẽ luôn thua lỗ nếu có hàng tồn kho lỗi thời và dư thừa. Rất nhiều mặt hàng mà người mua không có khả năng mua phải được lưu trữ với một khoản phí. Làm thế nào bạn có thể loại bỏ một số rác này trong khi vẫn tiết kiệm tiền? Dưới đây là một vài khả năng:
- Trả lại
- thanh lý nó
- giao dịch nó
- Sử dụng nó
- Tặng nó
#3. Định cấu hình sắp xếp lại tự động
Bạn có thể đặt quy tắc về số lượng hàng tồn kho mà bạn muốn giữ lại cho mỗi mặt hàng khi sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Sau đó, chương trình của bạn sẽ giải quyết công việc cho bạn bằng cách theo dõi mức tồn kho của bạn, tìm ra thời gian dẫn đầu cho các đơn đặt hàng sản phẩm mới và tìm ra thời điểm lý tưởng để thực hiện một đơn đặt hàng bổ sung tự động.
#4. Tăng hiệu quả lưu trữ kho
Một nhà kho hỗn loạn vừa tốn kém vừa không hiệu quả. Giá của bạn sẽ cao hơn nhiều so với mức cần thiết nếu công nhân của bạn không thể tìm thấy nguồn cung cấp mà họ yêu cầu nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc nếu bạn không chắc chắn về nơi đặt hàng mới.
#5. Chọn Đối tác của bạn một cách cẩn thận.
Đã có một tình trạng tiến thoái lưỡng nan về chuỗi cung ứng kéo dài vì một lý do nào đó. Nhiều doanh nghiệp đã phát triển mối quan hệ ràng buộc với các nhà cung cấp cụ thể không hợp lý về mặt hậu cần. Trải nghiệm của khách hàng và lợi nhuận của bạn có thể bị ảnh hưởng tiêu cực nếu đối tác kinh doanh mất quá nhiều thời gian để hoàn tất giao dịch mua hàng của bạn.
Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Vì quản lý hàng tồn kho hiệu quả thường là một thành phần quan trọng trong hoạt động của công ty nên những người làm việc trong các doanh nghiệp kinh doanh dựa trên sản phẩm có thể hiểu được tầm quan trọng của việc này. Sự hiểu biết sâu sắc về thị trường, cơ sở khách hàng, nguồn lực vật chất và tài chính của công ty thường xuyên là cần thiết. Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể được tóm tắt như sau:
#1. Nó làm cho thị trường cạnh tranh hơn
Khách hàng có thể quay lại nếu luôn có đủ hàng tồn kho và nhiều lựa chọn sản phẩm có sẵn khi họ cần. Kết quả là lợi nhuận cao hơn có thể giúp các doanh nghiệp cạnh tranh thành công hơn trên thị trường quốc gia và quốc tế. Một doanh nghiệp có thể thường xuyên cắt giảm chi phí cho khách hàng khi nó cạnh tranh hơn.
#2. Tăng thương hiệu hoặc danh tiếng của công ty
Khách hàng phụ thuộc vào các công ty để đáp ứng nhu cầu của họ. Khách hàng có nhiều khả năng giới thiệu một doanh nghiệp hơn khi họ biết rằng họ có thể dựa vào doanh nghiệp đó để cung cấp các mặt hàng họ cần một cách nhất quán. Những khách hàng hài lòng không chỉ sử dụng doanh nghiệp thường xuyên hơn mà còn thường xuyên giới thiệu doanh nghiệp đó cho những người khác.
#3. Tạo ra một cơ sở khách hàng trung thành
Khi một công ty liên tục vượt quá mong đợi, khách hàng thường hình thành mối quan hệ gắn bó với nó. Khách hàng trung thành thường dựa vào một thương hiệu cụ thể và tích cực tìm kiếm nó. Điều này có thể thuận lợi cho một công ty muốn tung ra hàng hóa mới.
#4. Làm cho dịch vụ khách hàng tốt hơn
Khách hàng có thể thấy đơn giản hơn khi trả lại hoặc trao đổi mọi thứ mà không phải chờ đợi nếu có đủ hàng trong kho. Các doanh nghiệp có hàng tồn kho đa dạng thường có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn.
#5. Giảm chi phí khách hàng
Một doanh nghiệp thường có thể đủ khả năng để chuyển khoản tiết kiệm cho người tiêu dùng khi họ có thể quản lý đúng cách chi phí hàng tồn kho và tận dụng tối đa các nguồn lực của mình. Giá thấp hơn cho cùng một sản phẩm chất lượng có thể được tìm thấy ở nơi khác là một ví dụ điển hình về điều này. Một công ty thường có thể trở nên cạnh tranh hơn bằng cách hạ giá.
#6. Làm cho công việc hiệu quả hơn
Thời gian của nhân viên thường có thể được tiết kiệm bởi cơ sở dữ liệu hàng tồn kho có tổ chức và hiện tại. Kết quả là năng suất chung của họ có thể tăng lên. Ví dụ, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian bằng cách không phải tìm kiếm sản phẩm khi hệ thống quản lý hàng tồn kho cung cấp thông tin về tình trạng sẵn có, địa điểm và các thông tin liên quan khác của sản phẩm.
Công cụ tốt nhất để quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Có một số công cụ quản lý hàng tồn kho giá cả phải chăng có sẵn. Phần lớn các hệ thống này bao gồm tất cả những gì bạn cần để quản lý khoảng không quảng cáo và một số hệ thống thậm chí còn miễn phí, chẳng hạn như Square POS. Ngoài ra, họ dễ dàng liên kết các nhà cung cấp thực hiện và các kênh bán hàng trong một hệ thống duy nhất, tạo điều kiện cho bạn mở rộng.
Dưới đây là một số công cụ quản lý hàng tồn kho hàng đầu để xem xét:
- POS vuông: Hệ thống POS cơ bản miễn phí với bộ công cụ kiểm kê đầy đủ
- tiếng Ordoro: Một hệ thống hàng tồn kho tiên tiến hoàn hảo cho hoạt động sản xuất và nhiều nhà kho
- Mua sắm POS: Hệ thống điểm bán hàng được thiết kế dành cho các nhà bán lẻ trực tuyến, ngoại tuyến và đa kênh.
- Lightspeed: Hệ thống POS tiên tiến dành cho các nhà bán lẻ có số lượng lớn, nhiều địa điểm
- Clover: Một hệ thống quản lý hàng tồn kho và điểm bán hàng trực tuyến tích hợp
- eHopper: Hệ thống quản lý hàng tồn kho của nhà hàng với tính năng theo dõi cấp thành phần
- Monday.com: Một giải pháp thay thế bảng tính tốt hơn với các công cụ kiểm kê và cảnh báo sắp xếp lại.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất là gì?
Kỹ thuật và thực tiễn tốt nhất để quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp nhỏ:
- Phát triển kỹ năng dự đoán của bạn.
- Sử dụng chiến lược FIFO (nhập trước, xuất trước).
- Tìm cổ phiếu có lượt truy cập thấp.
- Kiểm tra hàng tồn kho của bạn.
- Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây.
- Theo dõi tình trạng hàng hóa của bạn mọi lúc.
- Giảm thời gian sửa chữa thiết bị.
Ba yêu cầu để quản lý hàng tồn kho hiệu quả là gì?
Yêu cầu để quản lý hàng tồn kho hiệu quả:
- Một hệ thống giám sát hàng tồn kho và đặt hàng.
- Dự báo nhu cầu hợp lệ có tính đến lỗi dự báo.
- Kiến thức về sự thay đổi và thời gian giao hàng.
- Ước tính chi phí cho việc đặt hàng, nắm giữ và thiếu hụt.
- Hệ thống phân loại hàng tồn kho.
Quy tắc 80 20 trong hàng tồn kho là gì?
Theo quy luật năng suất 80/20, chỉ 20% công việc của bạn mang lại 80% doanh thu. Khi nói đến hàng tồn kho, điều đó có nghĩa là 20% trong toàn bộ phạm vi sản phẩm của bạn tạo ra 80% doanh thu của bạn.
4 loại quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý đúng lúc (JIT), lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và số ngày bán hàng tồn kho (DSI) là bốn loại quản lý hàng tồn kho.
Làm thế nào bạn có thể cải thiện hiệu quả của quản lý hàng tồn kho?
Các chiến lược quản lý hàng tồn kho giúp tăng hiệu quả:
- Sử dụng phần mềm quản lý kho ERP.
- Tự động hóa hệ thống của bạn để quản lý hàng tồn kho của bạn.
- Sử dụng dữ liệu và phân tích thời gian thực để cải thiện quản lý hàng tồn kho.
- Sử dụng các công cụ lập kế hoạch nhu cầu để đưa ra dự báo chính xác.
Kết luận
Một số doanh nghiệp không thể đáp ứng mong đợi của khách hàng bằng cách cung cấp các sản phẩm đủ khả năng tiếp cận vì họ có lượng hàng tồn kho rất nhỏ. Do đó, khách hàng thường rời đi, đôi khi để chuyển sang công việc kinh doanh khác và đôi khi là vĩnh viễn. Giữa hai thái cực này, có một nền tảng trung gian để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Vẫn còn nhiều việc phải làm. Thu nhập của bạn cũng sẽ phản ánh nỗ lực của bạn nếu bạn lập kế hoạch quản lý tốt.
- ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO TỐT NHẤT NĂM 2023
- HỆ THỐNG & QUẢN LÝ KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO: Các phương pháp hay nhất
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT: Các loại, Tính năng và Giải pháp Phần mềm Hàng đầu
- CÔNG CỤ THEO DÕI HÀNG TỒN KHO: Ý nghĩa, Phần mềm miễn phí & Trang tính
- 15+ HỆ THỐNG KHO HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT vào năm 2023 (+ Tùy chọn miễn phí)
- QUẢN LÝ KHO HÀNG ĐƠN GIẢN: Hệ thống, Dịch vụ, Phần mềm và hơn thế nữa
- PHẦN MỀM ĐIỂM BÁN HÀNG: Top Hệ thống POS tốt nhất năm 2023
- THIẾT LẬP VĂN PHÒNG TẠI NHÀ: Ý tưởng thiết lập văn phòng thiết yếu hiệu quả cao cho năm 2023
dự án
