Tất cả chúng ta đều sử dụng cùng một hệ thống theo dõi tài liệu để theo dõi các tệp của mình. Cho dù bạn là luật sư, bác sĩ hay thậm chí là kế toán, điều quan trọng là phải biết những loại dịch vụ nào có sẵn trong khu vực của bạn. Cách tốt nhất để tìm hiểu về chúng là ghé thăm thư viện địa phương của bạn hoặc hỏi ai đó làm việc trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, tôi đã cung cấp mọi thứ bạn cần biết và theo dõi tài liệu đơn giản với hệ thống, phần mềm và Theo dõi Tài liệu Cổng thông tin Thành phố Davao 2. Đọc tiếp.
Theo dõi tài liệu là gì?
Theo dõi tài liệu là quá trình theo dõi các tài liệu và tệp được chia sẻ với những người dùng khác. Nó có thể được thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống theo dõi tài liệu hoặc công cụ theo dõi tệp.
Lợi ích chính của việc theo dõi tài liệu là theo dõi tất cả các tài liệu đã được chia sẻ với những người dùng khác để bạn biết đâu là của họ và đâu là của bạn.
Dịch vụ theo dõi tài liệu
Theo dõi tài liệu là dịch vụ giúp bạn có thể theo dõi tiến trình của tài liệu thông qua hệ thống. Bạn có thể đạt được điều này với bất kỳ loại tài liệu nào, chẳng hạn như email, tệp và tin nhắn.
Theo dõi tài liệu khác với quản lý tệp ở chỗ nó cung cấp nhiều thông tin hơn về từng tài liệu gốc hơn là chỉ một số tham chiếu. Trong một số trường hợp, điều này bao gồm siêu dữ liệu được đính kèm với mỗi tệp, chẳng hạn như ngày tạo hoặc kích thước của tệp tại thời điểm tải lên để bạn biết mất bao lâu để thực hiện quy trình công việc của mình trước khi được một thành viên khác trong nhóm lưu trữ hoặc xóa.
Theo dõi tài liệu là quan trọng đối với các doanh nghiệp cần xử lý và theo dõi rất nhiều tài liệu. Điều này có thể bao gồm các văn phòng y tế, cơ quan chính phủ, công ty luật, v.v. Theo dõi tài liệu cho phép mọi người trong nhóm xem từng tài liệu đang ở đâu trong quy trình dòng công việc, vì vậy họ biết khi nào tài liệu sẽ sẵn sàng cho người khác xem hoặc truy cập.
Hệ thống theo dõi tài liệu hoạt động như thế nào?
Một chương trình phần mềm, hệ thống theo dõi tài liệu, rất hữu ích để theo dõi các dấu vết trên giấy. Các tổ chức và tập đoàn có thể sử dụng quyền này để lưu trữ và phân phối tài liệu, tệp và dữ liệu khác.
Bạn có thể tự hỏi tại sao bạn cần một hệ thống theo dõi tài liệu. Câu trả lời rất đơn giản: nếu bạn muốn nhân viên hoặc khách hàng của công ty mình có thể truy cập vào sản phẩm công việc của họ trên bất kỳ thiết bị nào trên thế giới vào bất kỳ lúc nào; thì loại công nghệ này phù hợp với nhu cầu của bạn.
Hệ thống theo dõi tài liệu
Hệ thống theo dõi tài liệu được sử dụng để theo dõi tài liệu. Chúng có thể được sử dụng để theo dõi các tài liệu đã được chia sẻ với những người dùng khác và cũng để theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu.
Hệ thống này cũng cho phép bạn giữ các tab về nơi tệp hoặc cơ sở dữ liệu được lưu lần cuối, ai đã thực hiện các thay đổi, khi những thay đổi đó được thực hiện và phiên bản tài liệu được lưu hoặc mở lần cuối.
Công cụ theo dõi tệp là gì?
Chia sẻ tệp với người khác? Sử dụng công cụ giám sát tệp để theo dõi những gì mọi người khác đang làm với chúng. Đó là một cách tuyệt vời để theo dõi các tệp mà bạn đang chia sẻ với những người dùng khác. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi tệp mà bạn đang chia sẻ với những người dùng khác.
Phần mềm theo dõi tài liệu
Phần mềm theo dõi tài liệu là một phần mềm giúp theo dõi các tài liệu mà tôi đang chia sẻ với những người dùng khác. Nó được sử dụng để theo dõi các tài liệu trong văn phòng và cả trong các tổ chức kinh doanh.
Phần mềm theo dõi tài liệu có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau như:
- Theo dõi tài liệu trong quá trình sử dụng chúng bởi những người hoặc bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Word template XYZ và bạn cần thay đổi một số văn bản trên nó, thì bạn có thể dễ dàng theo dõi sự thay đổi này bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi tài liệu vì nó sẽ tự động hiển thị tất cả các thay đổi được thực hiện trên tệp này sau khi lưu lại. Bằng cách này mỗi khi ai đó thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với (các) tài liệu của bạn thì họ cũng sẽ biết về những thay đổi đó mà không cần phải tự mình truy cập vào chúng!
Giải pháp nào giúp theo dõi tài liệu tôi đang chia sẻ với người dùng khác?
Có nhiều giải pháp khác nhau để theo dõi tài liệu mà bạn đang chia sẻ với người khác.
Hệ thống Theo dõi Tài liệu (DTS) là một loại phần mềm giúp theo dõi tài liệu của bạn và lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu. Nhiều người dùng có thể truy cập hệ thống đồng thời mà không sợ bị mất dữ liệu. Các doanh nghiệp thường chọn phương án này vì nó dễ sử dụng và không tốn nhiều chi phí.
Hệ thống theo dõi tài liệu trực tuyến miễn phí
Theo dõi tài liệu là quá trình theo dõi tài liệu khi chúng di chuyển qua một tổ chức hoặc công ty. Nó liên quan đến việc thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu liên quan liên quan đến tài liệu, chẳng hạn như ngày tạo, chi tiết quyền sở hữu, thông tin tác giả, v.v. Phần mềm theo dõi này cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi các tệp của mình để bạn có thể theo dõi chúng bất kỳ lúc nào. thời gian.
Có nhiều loại hệ thống theo dõi tài liệu khác nhau có sẵn để mua trên thị trường hiện nay:
# 1. Bản Deluxe:
Phiên bản này đi kèm với các tính năng bổ sung như cảnh báo qua email không giới hạn khi tài liệu mới được thêm vào hoặc sửa đổi trong hệ thống; dễ dàng truy cập từ mọi nơi thông qua trình duyệt web (không cần ứng dụng); sao lưu tự động mỗi giờ; và khả năng đồng bộ giữa các thiết bị sử dụng lưu trữ đám mây (Dropbox / Google Drive).
# 2. Phiên bản tiêu chuẩn:
Bao gồm tất cả các tính năng cơ bản được đề cập ở trên cộng với hỗ trợ cho nhiều người dùng với quyền đối với thư mục được chia sẻ để mọi người chia sẻ quyền truy cập trên các thiết bị khác nhau mà không phải lo lắng về việc ai nhận được gì khi nào!
# 3. Phiên bản nâng cao:
Phiên bản này đi kèm với lịch tích hợp, phân tích người dùng và hơn thế nữa. Nói chung, phần mềm theo dõi tài liệu là một công cụ tuyệt vời để có khi bạn cần theo dõi các tệp quan trọng như hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc hóa đơn.
Theo dõi Tài liệu Cổng thông tin Thành phố Davao 2
Để giữ các tab trên các dấu vết trên giấy, hãy sử dụng “Theo dõi Tài liệu Cổng thông tin Thành phố Davao 2.” Nó cung cấp thông tin chi tiết đầy đủ về tất cả những người dùng đã truy cập vào tài liệu.
Nhiều công ty và tổ chức sử dụng hệ thống theo dõi tài liệu cho mục đích kinh doanh của họ, chẳng hạn như theo dõi đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v., để họ có thể biết được họ đã tiêu tốn bao nhiêu thời gian để thực hiện nhiệm vụ của mình hoặc số lần ai đó đã xem trang web hoặc thậm chí truy cập nó từ địa chỉ IP khu vực địa phương của họ (Giao thức Internet).
Tại sao Theo dõi lại Hữu ích?
Theo dõi rất hữu ích vì nó giúp bạn biết ai có tệp, vị trí của tệp và thời điểm nó được sửa đổi lần cuối. Nếu máy tính của bạn bị lỗi hoặc bị đánh cắp và bạn cần khôi phục dữ liệu, theo dõi sẽ giúp bạn tìm thấy nó trong vài giây.
Nếu nhân viên của bạn sử dụng phiên bản cũ của một chương trình trên máy tính của anh ấy nhưng chưa muốn nâng cấp (hoặc chưa bao giờ) thì anh ấy cũng có thể sử dụng tính năng này. Bằng cách này, anh ấy sẽ không mất quyền truy cập trong quá trình nâng cấp nhưng vẫn lưu tất cả các tệp của mình ở một nơi thay vì lưu trữ chúng riêng lẻ từ những nơi khác nhau xung quanh PC hoặc máy tính xách tay của mình.
Làm cách nào để theo dõi tệp?
Bạn có thể theo dõi tệp bằng cách tải tệp lên cổng thông tin và gửi trực tiếp hoặc qua email cho người nhận.
# 1. Tải lên tệp:
Tải các tệp của bạn lên tài khoản của bạn và chúng sẽ hiển thị trong phần Lịch sử Tệp.
# 2. Gửi trực tiếp:
Tùy chọn này cho phép bạn gửi tệp đính kèm từ trong cửa sổ soạn thư của Gmail (hoặc các ứng dụng khác). Bất kỳ ứng dụng nào ngoại trừ Gmail mở liên kết này sẽ gửi tệp đính kèm đến người gửi.
# 3. E-mail:
Nếu bạn có tài khoản email được liên kết với tài khoản Google của mình, hãy sử dụng phương pháp này để gửi tệp đính kèm.
# 4. WhatsApp:
Nếu ai đó đã chia sẻ số WhatsApp của họ với bạn như một phần trong mối quan hệ của họ với chúng tôi (và do đó cũng có quyền truy cập), thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng WhatsApp để gửi tệp đính kèm vì họ không cần phải xem lại email từ chúng tôi.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận chi tiết về việc theo dõi tài liệu. Đây là một dịch vụ cho phép mọi người chia sẻ tệp hoặc tài liệu với những người dùng khác. Phần tốt nhất là nó giúp lưu lại tất cả các tệp và tài liệu trong hệ thống của bạn để bạn có thể dễ dàng tìm lại chúng khi cần thiết.
Câu hỏi thường gặp về theo dõi tài liệu
Hệ thống theo dõi tài liệu phải làm gì?
Tự động hóa quá trình truy cập, tìm kiếm và chỉnh sửa tài liệu và cho phép bạn kiểm soát ai xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
Bạn định nghĩa quản lý tài liệu như thế nào?
Hệ thống hoặc quy trình được sử dụng để thu thập, theo dõi và lưu trữ các tài liệu điện tử như PDF, tệp xử lý văn bản và hình ảnh kỹ thuật số của nội dung trên giấy.
dự án
