Một công cụ thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào là phần mềm quản lý tài liệu. Tùy thuộc vào dịch vụ, nó có thể tăng tốc độ cộng tác, bảo vệ dữ liệu kỹ lưỡng hơn và đảm bảo tuân thủ luật pháp. Một công cụ quan trọng để quản lý và làm việc với các tài liệu kỹ thuật số một cách thuận tiện cho Windows, Android, v.v. là phần mềm quản lý tài liệu miễn phí. Ngoài ra, nó cải thiện hiệu quả của quy trình công việc của bạn và giải phóng thời gian và tài nguyên. Do đó, những công cụ này cho phép bạn tạo một kho lưu trữ điện tử giúp bạn lưu trữ các tài liệu vô giá của mình thay vì phải sàng lọc qua một biển tủ tài liệu và lượng giấy không thể dò được.
Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí
Khi các tài liệu được tạo, lưu trữ và phân phối trong toàn tổ chức bằng phần mềm quản lý tài liệu, hiệu quả sẽ tăng lên trong khi chi phí và sự lộn xộn của việc lưu giữ hồ sơ giấy giảm đi. Hồ sơ giấy của bạn có thể dễ dàng được chuyển đổi thành các tệp kỹ thuật số và được sắp xếp với sự trợ giúp của phần mềm quản lý tài liệu (DMS) tuyệt vời.
Một công cụ quản lý tài liệu phải có một số thành phần thiết yếu để hoạt động hiệu quả, bao gồm lưu trữ, chia sẻ và cộng tác tài liệu, kiểm soát phiên bản và bảo mật đáng tin cậy. Các tệp vật lý của bạn trước tiên sẽ được quét và số hóa bằng hệ thống quản lý tài liệu điển hình. Sau đó, nó lập chỉ mục tệp được số hóa gần đây để luôn có thể tìm thấy tệp này khi cần. Cuối cùng, các tệp được sắp xếp và lưu giữ trong cơ sở dữ liệu an toàn.
Đặc điểm của một hệ thống quản lý văn bản?
# 1. Truy cập đám mây
Có thể tải lên và tải xuống tài liệu từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào với DMS. Nhân viên phải có thể truy cập tài liệu mọi lúc và từ mọi vị trí thông qua tải lên, truy cập và tải xuống. Do đó, các hệ thống quản lý tài liệu yêu cầu truy cập đám mây. Lợi ích lớn nhất của hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây là nó mang lại cho nhân viên sự linh hoạt để cộng tác và truy cập tệp từ bất kỳ vị trí nào.
# 2. Giao diện dễ sử dụng
Giao diện người dùng hấp dẫn và thân thiện với người dùng là rất quan trọng đối với DMS vì nó được sử dụng thường xuyên. Một hệ thống quản lý tài liệu nên có giao diện thân thiện với người dùng để dễ dàng truy cập tài liệu. Bạn sẽ không nhận được nhiều giá trị nhất từ khoản đầu tư của mình và năng suất sẽ bị ảnh hưởng nếu hệ thống quản lý tài liệu của bạn khó sử dụng.
#3. Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ
Một hệ thống quản lý tài liệu nên có tính năng tìm kiếm cho phép người dùng duyệt nhanh tất cả nội dung và tìm tài liệu cần thiết. Nó hỗ trợ cho tất cả các loại tập tin. Một hệ thống quản lý tài liệu phải có khả năng xử lý nhiều loại tệp khác nhau để thực sự năng động và mạnh mẽ.
#4. Hỗ trợ cho tất cả các định dạng tệp
Bất kỳ ai theo dõi sự phát triển của công nghệ trong vài thập kỷ qua đều biết về sự phát triển không ngừng của các định dạng tệp. Vẫn có sẵn các định dạng tệp khác mặc dù các phần mở rộng phổ biến như.pdf và.docx hiện đang thống trị thế giới chuyên nghiệp. Hệ thống quản lý tài liệu của bạn nên hỗ trợ càng nhiều loại tệp khác nhau càng tốt. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ không gặp phải bất kỳ vấn đề nào trong tương lai.
Các loại phần mềm quản lý văn bản
#1. Phần mềm lưu trữ tài liệu
Việc sử dụng loại phần mềm này cho phép lưu trữ và sắp xếp tài liệu một cách an toàn, tập trung. Thông thường, nó có các yếu tố như tìm kiếm tài liệu, gắn thẻ và lưu trữ.
#2. Phần mềm cộng tác tài liệu
Mục đích của loại phần mềm này là giúp nhiều người dùng cộng tác dễ dàng hơn. Thông thường, nó bao gồm các yếu tố như quản lý tác vụ, kiểm soát phiên bản và chia sẻ tài liệu.
#3. Phần mềm hình ảnh tài liệu
Quét tài liệu và lưu trữ kỹ thuật số đều được thực hiện bằng loại phần mềm này. Thông thường, nó có các khả năng như nhận dạng mã vạch và nhận dạng ký tự quang học (OCR).
#4. Phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM)
Hệ thống quản lý tài liệu quy mô lớn và các hệ thống quản lý nội dung khác để quản lý hình ảnh, video và tệp âm thanh đều có sẵn. Thông thường, nó có các yếu tố như tự động hóa quy trình làm việc, lập phiên bản tài liệu và bảo mật.
Lợi ích của phần mềm quản lý tài liệu
# 1. Năng suất cao hơn
Một lợi thế rõ ràng của DMS là nó tiết kiệm thời gian, điều này thường dẫn đến năng suất cao hơn vì thời gian rất có giá trị. Truy xuất tài liệu nhanh hơn và hiệu quả hơn có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tinh thần của nhân viên. Ngoài ra, các chương trình quản lý tài liệu có thể được mở rộng để đáp ứng các yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Đây chính xác là lý do tại sao hợp lý hóa các quy trình kinh doanh lại có ý nghĩa. Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để sắp xếp và quản lý các tệp của bạn sẽ tăng năng suất của nhóm và của chính bạn.
# 2. An ninh cao hơn
Để bảo vệ các tài liệu nhạy cảm, phần mềm quản lý tài liệu cung cấp các tính năng bảo mật được cải thiện như mã hóa và kiểm soát truy cập. Khi các tệp giấy vẫn còn được sử dụng, việc bảo vệ chúng đòi hỏi phải sử dụng các biện pháp bảo mật tốn thời gian và không hiệu quả như trang đăng xuất, tủ hồ sơ có khóa và các giao thức bảo mật. Các tổ chức có thể mã hóa tài liệu bằng hệ thống quản lý tài liệu, hệ thống này cũng cho phép mỗi tệp có một mức độ bảo mật khác nhau. Điều này không chỉ giúp công ty và nhân viên dễ dàng hơn mà còn nâng cao hiệu quả của quy trình bảo mật tài liệu.
# 3. đơn giản hóad SỰ HỢP TÁC
Việc cộng tác trên tài liệu với đồng nghiệp trở nên đơn giản hơn nhờ phần mềm quản lý tài liệu, cho phép quy trình làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Một hệ thống quản lý tài liệu tiên tiến giúp đơn giản hóa đáng kể quá trình truy cập nhanh nội dung và cộng tác. Khả năng truy cập các tài liệu đã được tải xuống từ nhiều nguồn khác nhau có sẵn ở nhiều nơi. Các tài liệu được chia sẻ có thể được gửi qua email hoặc Internet nhờ hình ảnh điện tử. Với DMS, các quy trình kinh doanh được hiển thị rõ ràng hơn và việc giám sát quy trình làm việc có khả năng được cải thiện. Truy cập được ủy quyền bởi người dùng bên ngoài có thể được cho phép và giám sát.
#4. Truy xuất dễ dàng
Việc lưu trữ giấy tờ trong tủ hoặc không gian lưu trữ không còn là thông lệ nữa. Khi một tài liệu được chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số bằng phần mềm quản lý tài liệu, bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu đó đều có thể xem ngay lập tức. Người dùng hệ thống quản lý tài liệu có thể tìm kiếm tài liệu bằng cách sử dụng tên, từ khóa, nội dung của tài liệu hoặc bất kỳ thông tin nhận dạng nào khác được sử dụng để lập danh mục và theo dõi tài liệu. Nhiệm vụ này có thể được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả bởi một nhân viên sử dụng máy tính.
Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Quản Lý Văn Bản
- Chi phí: Hãy tính đến giá của phần mềm, cũng như bất kỳ khoản phí bổ sung nào cho việc bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ.
- Hỗ trợ: Chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ khách hàng đáng tin cậy.
- Khả năng mở rộng: Đảm bảo phần mềm sẽ phát triển cùng với công ty của bạn khi nó mở rộng.
- Tính năng: Hãy tính đến các tính năng của phần mềm, bao gồm tự động hóa quy trình làm việc, lập phiên bản tài liệu và chức năng tìm kiếm.
- Kiểm tra tính tương thích của phần mềm với các hệ thống và chương trình bạn đã có.
- Để quản lý tài liệu của bạn một cách nhanh chóng và đơn giản, hãy tìm phần mềm dễ sử dụng và dễ hiểu.
Phần mềm quản lý tài liệu cá nhân miễn phí
# 1. Chổ hợp lưu
Không gian làm việc nhóm khuyến khích cộng tác và chia sẻ kiến thức, Confluence, phù hợp cho những người làm việc từ xa. Nó có thể hoạt động như một hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Người dùng có thể quản lý, sắp xếp, tìm kiếm và quản lý các phiên bản tài liệu nhờ các tính năng tích hợp sẵn. Confluence thay thế kho lưu trữ tài liệu được chia sẻ từ đầu đến cuối bằng cách hoạt động như một phần mềm kiểm soát tài liệu thông minh.
Confluence phù hợp nhất cho các tổ chức nhỏ, vừa và lớn sử dụng nhiều chương trình quản lý tài liệu khác. Các hệ thống quản lý tài liệu khác như Box, Dropbox và Google Drive có thể được tích hợp trực tiếp và liền mạch với Confluence.
Ngoài ra, Confluence cho phép người dùng nhập các tài liệu Word hiện tại vào các trang wiki của Confluence, giảm nhu cầu về các chương trình máy tính để bàn và các tài liệu liên quan của chúng.
GIÁ CẢ
- Miễn phí: $ 0
- Tiêu chuẩn: $ 5.50
- Phí bảo hiểm: $ 10.50
#2. Doanh nghiệp Dropbox
Với các tính năng đồng bộ hóa, cộng tác, quản trị toàn diện và bảo mật tệp dẫn đầu thị trường, Dropbox Business là nền tảng quản lý tài liệu điện tử hàng đầu được sử dụng bởi hơn 300,000 nhóm kinh doanh trên toàn thế giới và hầu hết các công ty trong danh sách Fortune 500. 1TB dung lượng ban đầu được cung cấp bởi các tài khoản doanh nghiệp của Dropbox có thể được tăng lên khi cần thiết. Người dùng cũng có thể kiểm soát quyền truy cập thư mục và thành viên nhóm. Mọi tệp, thư mục hoặc ổ cứng đều có thể được sao lưu vào một vị trí lưu trữ ngoại vi an toàn bằng Dropbox.
Các công ty hiện có quyền truy cập vào các tính năng quản trị Dropbox mới giúp hợp lý hóa việc quản lý nhóm, hỗ trợ tuân thủ và bảo mật dữ liệu cũng như cung cấp cho họ thông tin hữu ích về cách nhóm của họ đang hoạt động.
Giá cả:
- Tiêu chuẩn: $ 12.50 mỗi người dùng mỗi tháng
- Standard + DocSend: $50 mỗi người dùng mỗi tháng
- Nâng cao: $20 mỗi người dùng mỗi tháng
# 3. Hộp
Hộp là một nền tảng quy trình công việc tài liệu duy nhất hỗ trợ các doanh nghiệp tạo, cộng tác và quản lý nội dung một cách hiệu quả. Với sự trợ giúp của nền tảng quản lý tài liệu dựa trên đám mây “Box”, các nhóm và tổ chức có thể tạo và cộng tác một cách an toàn trên nội dung từ bất kỳ thiết bị nào trong khi vẫn duy trì tính bảo mật và kiểm soát.
Box cung cấp tính minh bạch hơn vì nó cho phép các nhóm và doanh nghiệp áp dụng phân loại bảo mật, khóa tệp để ngăn chỉnh sửa và đặt quyền người dùng nghiêm ngặt đối với các tệp riêng lẻ.
Giá cả:
- Người mới bắt đầu: $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng
- Doanh nghiệp: $15 mỗi người dùng mỗi tháng
- Business Plus: $25 mỗi người dùng mỗi tháng
- Doanh nghiệp: Hộp liên hệ để biết thông tin chi tiết về giá cả.
- Box Personal miễn phí cho một người dùng. Cung cấp bản dùng thử miễn phí 2 tuần
Một số doanh nghiệp và tổ chức lớn nhất trên thế giới sử dụng công cụ quản lý tài liệu tuyệt vời được gọi là SharePoint. Việc quản lý tài liệu và chia sẻ thông tin trong các tổ chức đã được hưởng lợi rất nhiều từ SharePoint. Ngoài khả năng tùy chỉnh cao, SharePoint còn lý tưởng cho các doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái các ứng dụng năng suất của Microsoft vì nó tiết kiệm cho người dùng một lượng thời gian đáng kể.
Với việc bổ sung các thiết bị di động, SharePoint không còn chỉ là một ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay. Do đó, SharePoint là một công cụ quản lý tài liệu điện tử đang hoạt động.
Giá cả:
- SharePoint Online (Gói 1): $5.00 mỗi người dùng mỗi tháng
- SharePoint Online (Gói 2): $10.00 mỗi người dùng mỗi tháng
- Office 365 E3: $20.00 mỗi người dùng mỗi tháng
# 5. Google Drive
Các tổ chức thuộc mọi quy mô đều dựa vào Google Drive, đây là một trong những nền tảng quản lý tài liệu tốt nhất và đáng tin cậy nhất. Với khả năng chia sẻ và kiểm soát phiên bản vượt trội, Google Drive có thể sử dụng được trên nhiều loại thiết bị khác nhau. Đối với các nhóm và tổ chức, đây là một tùy chọn tuyệt vời vì nó tích hợp liền mạch với Gmail và cho phép người dùng tạo quy trình công việc tài liệu bằng các thư mục và thư mục con.
Một trong những khía cạnh tốt nhất của Google Drive là khả năng nhóm làm việc cùng nhau trên các tài liệu, bảng tính, bản trình bày và bản vẽ. Tối đa 50 người có thể cộng tác trên một tài liệu cùng một lúc.
Người dùng có thể tiến hành tìm kiếm thông minh các tệp và thư mục bằng Google Drive. Công cụ tìm kiếm trong Google Drive tìm kiếm các tệp có chứa các từ cụ thể trong tiêu đề hoặc nội dung. Người dùng có quyền truy cập vào nhiều tùy chọn tìm kiếm, bao gồm khả năng tìm tệp được chia sẻ bởi hoặc với một người cụ thể, theo loại tệp, ngày cụ thể mà tệp được chỉnh sửa, v.v.
Giá cả:
- Miễn phí: 15GB
- Cơ bản: 100 GB ở mức 1.99 đô la mỗi tháng hoặc 19.99 đô la mỗi năm.
- Tiêu chuẩn: 200 GB ở mức 2.99 đô la mỗi tháng hoặc 29.99 đô la mỗi năm.
- Phí bảo hiểm: 2TB ở mức 9.99 đô la mỗi tháng hoặc 99.99 đô la hàng năm
# 6. Microsoft OneDrive
Một thành phần của bộ sản phẩm Microsoft Office, Microsoft OneDrive cung cấp khả năng lưu trữ và đồng bộ hóa tệp trực tuyến. Người dùng có thể lưu trữ các tệp ở đó và truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào và nó có các tính năng để cộng tác trong thời gian thực.
Nó cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí khá lớn (5 GB), khả năng cộng tác mạnh mẽ cho phép bạn xem các thay đổi do người dùng khác thực hiện trong thời gian thực và tương thích liền mạch với các công cụ Microsoft Office
Microsoft OneDrive có nhiều lựa chọn công cụ để tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Mặt khác, một lượng nhỏ dung lượng lưu trữ (ngoài 5 GB đầu tiên) có thể không đủ đối với một số người dùng.
# 7. tài liệu
DocuWare là một công cụ quản lý tài liệu dựa trên đám mây tuyệt vời với nhiều công dụng ngoài chức năng chính của nó. Nó là một công cụ có thể được sử dụng để xử lý hóa đơn, quản lý nhân viên, thúc đẩy bán hàng và các nhiệm vụ khác.
Nó có thể hỗ trợ số hóa tất cả các loại tệp vật lý. Các tài liệu sau đó có thể được lưu giữ trong kho lưu trữ điện tử tư nhân. Ngoài những ưu điểm được liệt kê ở trên, phần mềm này còn vượt trội trong việc tự động hóa quy trình công việc và làm cho các quy trình quản lý phức tạp trở nên dễ hiểu.
DocuWare là một công cụ khác thúc đẩy cộng tác và chia sẻ tài liệu. Có thể kết nối với những nhân viên làm việc từ xa bằng DocuWare. Giá: Dùng thử miễn phí, Giá được cá nhân hóa
# 8. Bitrix24
Bạn có thể dễ dàng lưu trữ và quản lý các tệp của mình bằng phần mềm. Nó cho phép quản lý nhiều loại tệp khác nhau, bao gồm lịch, phòng trưng bày, wiki và các loại tệp khác, đồng thời được trang bị để hỗ trợ một số dịch vụ mạng nội bộ. Có thể truy cập các tính năng nâng cao liên quan đến nhóm và các tính năng CRM cũng có sẵn, cùng với các công cụ cộng tác. Nó có các tính năng sau:
- Các tùy chọn bao gồm tự lưu trữ, đám mây công cộng và đám mây
- Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu cả cục bộ và trực tuyến.
- Dễ dàng sử dụng trên cả iOS và Android
- Cung cấp cho bạn cả tùy chọn lưu trữ tại chỗ và đám mây.
- Cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn với đồng nghiệp của mình
Phần mềm quản lý tài liệu Windows miễn phí
# 1. MởDocMan
Một DMS nguồn mở có tên OpenDocMan được tạo để lưu trữ và truy cập tập trung các tài liệu. Nó thu hút người dùng bằng giao diện trực quan, thân thiện với người dùng. Cả Windows và Mac đều có thể sử dụng nó và việc triển khai nó dựa trên web. Trên các thiết bị chạy iOS, Android, Windows hoặc Blackberry, bạn cũng có thể sử dụng nó làm ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu. Bạn có thể tải xuống phiên bản hoàn chỉnh của chương trình quản lý tài liệu miễn phí. Ngoài ra, nó làm cho ứng dụng bảo mật và chia sẻ có thể. Các chức năng chính của nó là lưu trữ và lập chỉ mục tài liệu. Ngoài ra, OpenDocMan cho phép quản lý quy trình công việc và email, đồng thời hỗ trợ nhiều ngôn ngữ.
# 2. M-Tệp
Bằng cách giữ tất cả các tệp ở một vị trí, M-Files đơn giản hóa quy trình quản lý tài liệu. Nó thậm chí có thể tích hợp với các thư mục và hệ thống hiện tại của bạn bằng cách sử dụng công nghệ AI tích hợp, thông minh, tự động sắp xếp và bảo mật dữ liệu của bạn mà không cần bất kỳ nỗ lực thủ công nào từ bạn. M-Files là một trong những phần mềm quản lý tài liệu dành cho người dùng Windows. Các tính năng chính của nó bao gồm:
- Quản lý tài liệu bằng cách cấu trúc và tổ chức nội dung.
- Cải thiện năng suất của nhân viên bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công.
- Có một bản ghi và theo dõi mọi thay đổi được thực hiện đối với các tài liệu.
- Công cụ quản lý tài liệu trực tuyến này cung cấp giao diện người dùng dễ sử dụng.
# 3. Krystal DMS
Người dùng Windows có thể tải xuống phần mềm quản lý tài liệu miễn phí này. Quản lý, theo dõi và lưu trữ tài liệu đều có thể thực hiện được với nó. Bạn có thể tạo nhiều thư mục và đặt tài liệu bên trong chúng để quản lý tài liệu. Nó cho phép bạn chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng khác nhau. Bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập để xem và chỉnh sửa các tài liệu cụ thể. Bằng cách sử dụng tùy chọn Thanh toán, bạn có thể giới hạn hơn nữa quyền truy cập của người dùng vào tài liệu. Phần mềm này ghi nhật ký đăng nhập, đăng xuất, ngày tháng, địa chỉ IP, tên thư mục, v.v. để đảm bảo an toàn cho tài liệu. Ngoài ra, nó còn cung cấp tính năng bảo vệ bằng mật khẩu để ngăn những người không được phép truy cập vào tài liệu của bạn. Bạn chỉ có thể sử dụng 512 MB dung lượng lưu trữ để lưu trữ tài liệu khi sử dụng phiên bản miễn phí của Krystal DMS. Bên cạnh đó, chương trình này rất xuất sắc trong việc quản lý tài liệu.
# 4. Tươi
Đây là một phần mềm quản lý tài liệu Windows bổ sung miễn phí và được tích hợp nhiều tính năng. Với phần mềm này, việc quản lý một số lượng lớn tài liệu trở nên đơn giản. Trong trường hợp này, bạn nhận được dung lượng lưu trữ tập trung, được bảo mật bằng mật khẩu. Bạn có thể tạo người dùng bằng phần mềm này và chia sẻ tài liệu với họ khá dễ dàng. Ngoài ra, bạn có thể cung cấp cho người dùng khả năng chỉ xem hoặc chỉnh sửa một số tài liệu nhất định. Mặc dù miễn phí nhưng nó cung cấp tất cả các tính năng quản lý tài liệu cần thiết mà không có bất kỳ hạn chế nào về dung lượng lưu trữ.
# 5. logicDOC
Đây là một phần mềm quản lý tài liệu nguồn mở, miễn phí khác dành cho Windows. Nó có thể được sử dụng để tổ chức các tài liệu ở một vị trí. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, nó thiết lập một điểm truy cập duy nhất. Do đó, chỉ những người dùng có quyền mới có thể truy cập tài liệu. Phần mềm này thích hợp cho cả doanh nghiệp và cá nhân vì cách sử dụng khá đơn giản. Các định dạng tập tin khác nhau có sẵn để tải lên. Ngoài ra, các tài liệu có thể được chỉnh sửa và xem tại đây. Tại đây, bạn có thể tạo các thư mục để sắp xếp và phân tách các tài liệu dựa trên sở thích của mình. Ngoài ra, các tài liệu quan trọng có thể được đánh dấu để sử dụng sau này. Nó thường xuyên thực hiện sao lưu tự động dữ liệu mới được thêm vào để tránh mất dữ liệu. Để thuận tiện cho bạn, một chỉ mục rất mạnh mẽ được cung cấp, giúp bạn dễ dàng tìm thấy bất kỳ loại tài liệu nào.
Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí nào là tốt nhất?
Tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của tổ chức của bạn, có một phần mềm hệ thống quản lý tài liệu miễn phí tốt nhất. Các chương trình quản lý tài liệu mã nguồn mở miễn phí tốt nhất là OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 và Alfresco Community.
DMS mã nguồn mở là gì?
Phần mềm nguồn mở có mã nguồn có thể phân phối tự do mà người dùng được phép sửa đổi và sử dụng lại thường xuyên để làm cho phần mềm tốt hơn. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu nguồn mở, các doanh nghiệp có thể số hóa các quy trình và lưu trữ dữ liệu của họ trên các máy chủ riêng. Chúng sẵn sàng cho bất kỳ ai truy cập, thay đổi và cập nhật. Ngoài ra, người dùng có thể thêm mã của riêng họ vào hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở để thêm hoặc thay đổi các tính năng.
Google có hệ thống quản lý tài liệu không?
Ứng dụng dựa trên đám mây có tên Google Drive cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Hệ thống quản lý tài liệu duy nhất tích hợp liền mạch với Google Drive và Workspace (trước đây là G Suite) là AODocs
Hệ thống quản lý tài liệu của Microsoft được gọi là gì?
Ngoài SharePoint, OneDrive và Microsoft Dynamics, Microsoft 365 còn cung cấp một số tùy chọn quản lý tài liệu. Truy cập MS. MS Access là một công cụ mạnh (và miễn phí) để tạo một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả của Microsoft, mặc dù nó có vẻ đơn giản như thế nào. Tài liệu Microsoft Office có thể được quản lý bằng hệ thống quản lý tài liệu
Hệ thống quản lý tài liệu dễ dàng là gì?
DMS đơn giản (Hệ thống quản lý tài liệu) là một giải pháp ECM mạnh mẽ, có thể thích ứng và có thể mở rộng. Do đó, nó đóng vai trò là hệ thống quản lý tài liệu hoàn hảo cho mọi quy mô doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp lớn và nhỏ. Phần mềm DMS biến dữ liệu công ty và lưu trữ kỹ thuật số của bạn thành tài nguyên cho doanh nghiệp của bạn.
Acrobat có phải là một hệ thống quản lý tài liệu không?
Việc tạo, chỉnh sửa và quản lý tệp PDF trở nên dễ dàng hơn nhờ chương trình quản lý tài liệu Adobe Acrobat. Bạn và gia đình của bạn có thể quản lý tất cả các loại tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng với sự trợ giúp của Acrobat, giải phóng nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng.
Quản lý tài liệu trong Google Docs là gì?
Tài liệu có thể được tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ bằng Google Drive, một ứng dụng dựa trên đám mây. Tài liệu được lưu trữ trên Đám mây và được đồng bộ hóa với các bản sao cục bộ của hệ thống, đây là cách nó được nhiều doanh nghiệp sử dụng làm hệ thống quản lý tệp.
Kết luận
Tài liệu thường xuyên được hệ thống lưu trữ, truy cập và quản lý thông qua kho lưu trữ trung tâm. Ngoài ra, nó có thể có các tùy chọn để chia sẻ tài liệu bên trong hoặc bên ngoài cũng như các công cụ kiểm soát xuất bản và sửa đổi. Quy trình làm việc của tài liệu, chia sẻ tệp và quản lý tài liệu điện tử đều được thực hiện dễ dàng hơn nhờ phần mềm quản lý tài liệu, mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lớn và nhỏ.
Không có tùy chọn một kích cỡ phù hợp với tất cả cho phần mềm quản lý tài liệu. Phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào các yêu cầu riêng và hạn chế về tài chính của bạn. Dành thời gian nghiên cứu các lựa chọn của bạn sẽ giúp bạn xác định phẩm chất nào là quan trọng nhất đối với bạn. Bạn có thể tăng năng suất, cải thiện tinh thần đồng đội và hợp lý hóa các quy trình quản lý tài liệu của mình bằng phần mềm quản lý tài liệu phù hợp.
Bài viết liên quan
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ: 10 Hệ thống và Công cụ Hàng đầu Năm 2023
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ TÀI LIỆU: Công dụng, Công cụ & Hướng dẫn Miễn phí
- HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN: Định nghĩa & 15 Giải pháp phần mềm tốt nhất năm 2023
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHÂN PHỐI: Phần mềm tốt nhất năm 2023
dự án
