Trong thời đại kỹ thuật số này, mọi người mong muốn có thể truy cập các tài liệu quan trọng của họ mọi lúc, mọi nơi. Cách hiệu quả nhất để làm cho quá trình này dễ dàng hơn đáng kể là sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu. Lợi ích của các hệ thống quản lý tài liệu này không thể được nhấn mạnh quá mức, vì chúng giúp bạn quản lý và lưu trữ tài liệu của mình để cho phép bạn truy cập chúng bất cứ lúc nào bạn muốn. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét danh sách phần mềm hệ thống quản lý tài liệu mã nguồn mở và điện tử tốt nhất để giúp bạn quản lý tài liệu của mình một cách hiệu quả. Đọc tiếp.
Quản lý tài liệu là gì?
Quản lý tài liệu là quá trình mà các công ty quản lý và theo dõi các tài liệu điện tử.
Quản lý tài liệu hiện có sẵn trong nhiều cấu hình khác nhau, từ một ứng dụng độc lập nhỏ đến các cài đặt quy mô lớn trên toàn doanh nghiệp bao gồm các chức năng điền tài liệu điển hình.
Các đặc điểm này như sau:
- Vị trí lưu trữ
- Kiểm soát truy cập và bảo mật
- Lập chỉ mục và kiểm toán
- Tìm kiếm và truy xuất, phân loại
- Tích hợp với phần mềm máy tính để bàn
Hệ thống quản lý tài liệu
Hệ thống quản lý tài liệu đề cập đến phần mềm quản lý và truy cập tài liệu điện tử.
Các loại hệ thống quản lý tài liệu
- Quản lý nội dung
- Quản lý công việc
- Quản lý hồ sơ
- Hình ảnh tài liệu
- Quản lý nội dung doanh nghiệp
Ví dụ về hệ thống quản lý tài liệu
Ví dụ về hệ thống quản lý tài liệu là trình đọc PDF cho phép bạn lưu trữ các tệp của mình và truy cập chúng ngoại tuyến.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) là các chương trình phần mềm tổ chức và lưu trữ các loại tài liệu khác nhau. Đây là một loại hệ thống quản lý tài liệu cụ thể hơn, một loại hệ thống lưu trữ tổng quát hơn hỗ trợ người dùng sắp xếp và lưu trữ các tài liệu giấy hoặc kỹ thuật số. EDMS đề cập đến hệ thống phần mềm quản lý tài liệu kỹ thuật số thay vì tài liệu giấy, trong khi các hệ thống này cũng có thể xử lý các phiên bản được quét kỹ thuật số của tài liệu giấy gốc trong một số trường hợp.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) cho phép lưu trữ tập trung một số lượng đáng kể các tài liệu kỹ thuật số. Nhiều hệ thống này cũng kết hợp chức năng truy xuất tài liệu. Để có hiệu quả, một hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần bao gồm các thành phần sau:
- Nhập: Chức năng này mở một tài liệu mới trong hệ thống.
- Lưu trữ: Để giữ các tệp hệ thống và sử dụng bộ nhớ.
- Identity: Để truy xuất chính xác các tài liệu bằng cách gán các chỉ mục.
- Xuất: Để xóa các đối tượng khỏi hệ thống, hãy xuất chúng.
- Bảo mật mật khẩu trên các tệp cụ thể cho người dùng được phép.
Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Việc chuyển đổi hàng núi lớn tài liệu giấy sang kỹ thuật số có thể rất đáng sợ. Mặt khác, các doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử tự tạo cho mình cơ sở để hỗ trợ đẩy nhanh quy trình công việc và mở rộng quy mô các thủ tục quan trọng trong kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích chính của phần mềm hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) đối với doanh nghiệp của bạn, ngoài việc tăng năng suất kinh doanh.
# 1. Giảm dung lượng lưu trữ
Giá bất động sản thương mại đang tăng lên, cũng như chi phí lưu trữ tài liệu giấy. Một DMS dựa trên phần mềm có thể loại bỏ nhu cầu về tủ tài liệu, hộp và thùng lưu trữ là một tài sản tuyệt vời cho bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó giải phóng không gian văn phòng có giá trị. Bản cứng của tài liệu thường có thể được giữ ở những địa điểm ít tốn kém hơn, chẳng hạn như kho hoặc kho tiền bên ngoài.
# 2. Tăng cường an ninh
Bảo mật tài liệu là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. DMS cho phép kiểm soát nhiều hơn thông tin quan trọng và quyền truy cập tài liệu có thể được quản lý ở cấp thư mục cho các nhóm hoặc người khác nhau. Một DMS cũng theo dõi những ai đã xem một tài liệu, khi nào nó được truy cập và cách nó được chỉnh sửa. Các tài liệu được quản lý có khả năng truy nguyên cao và có thể được gắn nhãn để kích hoạt cảnh báo tự động.
# 3. Tuân thủ quy định tốt hơn
Các yêu cầu tuân thủ của một số tài liệu có thể khá phức tạp. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến tiền phạt, thu hồi giấy phép và trong một số trường hợp, có thể bị buộc tội hình sự. Sarbanes Oxley và HIPAA là hai quy tắc quản lý của liên bang và tiểu bang yêu cầu các nguyên tắc bảo mật và quyền riêng tư chặt chẽ. Các giải pháp quản lý tài liệu làm giảm khả năng không tuân thủ. Ví dụ, lịch trình lưu giữ hồ sơ có thể được tự động hóa và các hồ sơ mới có thể được phân loại và lưu giữ dễ dàng hơn.
#4. Truy xuất tài liệu trở nên đơn giản
Tìm kiếm và lấy lại giấy tờ có thể mất nhiều thời gian - và tất cả chúng ta đều biết rằng thời gian là tiền bạc. Nhân viên văn phòng trung bình dành 30% đến 40% thời gian trong ngày của họ để tìm tài liệu in, trong khi các công ty chi trung bình 20 đô la để nộp một tài liệu, 120 đô la để tìm một tài liệu bị thất lạc và 220 đô la để sao chép một tài liệu bị mất. Các khoản chi phí quản lý tài liệu lãng phí này hạn chế ngân sách của tổ chức, cản trở năng suất và hạn chế tiềm năng phát triển của tổ chức.
# 5. Cải thiện cộng tác
Hệ thống quản lý tài liệu tiên tiến giúp đơn giản hóa đáng kể khả năng truy cập nội dung và cộng tác nhanh chóng. Các tài liệu có được từ nhiều nguồn khác nhau có thể được truy cập từ nhiều địa điểm khác nhau. Hình ảnh điện tử cho phép chia sẻ tài liệu qua mạng qua email hoặc Internet. DMS làm tăng khả năng hiển thị của các quy trình kinh doanh và cho phép cải thiện việc giám sát quy trình làm việc. Người dùng bên ngoài có quyền có thể được cấp và giám sát quyền truy cập.
# 6. Khôi phục và sao lưu sau thảm họa tốt hơn
Một kế hoạch sao lưu dữ liệu và khôi phục sau thảm họa nên được bao gồm trong mọi giải pháp quản lý tài liệu. Các tài liệu giấy được bảo quản khỏi hỏa hoạn, lũ lụt và các thảm họa khác với tính năng lưu trữ kỹ thuật số như một bản sao lưu. Các tài liệu trong DMS có khả năng truy nguyên cao và có thể được truy tìm bằng nhiều tiêu chí khác nhau. Khả năng theo dõi tài liệu làm giảm khả năng gửi nhầm hoặc mất tài liệu sau khi đọc.
#7. Tăng năng suất
Thời gian là có giá trị và DMS tiết kiệm thời gian, điều này thường chuyển trực tiếp vào sản xuất cao hơn. Truy xuất tài liệu nhanh hơn và hiệu quả hơn có thể cải thiện tinh thần của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng. Hơn nữa, các giải pháp quản lý tài liệu có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử mạnh mẽ cung cấp cho các công ty một số lợi ích vô hình, bao gồm:
- Linh hoạt
- Năng lực cạnh tranh
- Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
- Tâm trí tĩnh lặng
Các hệ thống quản lý tài liệu điện tử phổ biến nhất
Chúng ta hãy xem một số phần mềm hệ thống quản lý tài liệu nổi bật nhất thường được sử dụng để loại bỏ tài liệu trên giấy và tăng hiệu suất dựa trên tài liệu của tổ chức.
# 1. ClickUp
ClickUp bao gồm các công cụ để tạo tài liệu, wiki và cơ sở kiến thức, trong số những thứ khác:
- Nó có khả năng thay đổi văn bản.
- Nó cho phép cộng tác thông qua chỉnh sửa nhiều người chơi.
- Nó có các tùy chọn để chia sẻ tài liệu và các quyền cụ thể.
- Nó cung cấp các tính năng làm nổi bật văn bản để thêm nhận xét vào tài liệu.
# 2. Bảng thông minh
Smartsheet là một nền tảng quản lý tài liệu được xây dựng đặc biệt để đáp ứng nhu cầu và đòi hỏi của doanh nghiệp bạn.
Phần mềm cho phép người dùng lập kế hoạch, quản lý, nắm bắt và báo cáo công việc từ mọi nơi.
Phần mềm cung cấp cho các nhóm kinh doanh một bảng điều khiển trực quan, nơi họ có thể cộng tác từ xa trong một công việc cụ thể.
Người dùng có thể báo cáo về các chỉ số quan trọng và xem tiến trình thời gian thực trong các hoạt động của họ.
Smartsheet tự động hóa quy trình công việc một cách hiệu quả để giữ cho mọi thành viên trong nhóm luôn được thông báo và tham gia khi họ làm việc để hoàn thành nhiệm vụ của mình trên nền tảng.
# 3. Không gian làm việc nhóm
Teamwork Spaces cung cấp phần mềm quản lý tài liệu được tích hợp nhiều tính năng giúp quản lý tác vụ dễ dàng hơn.
Bạn có thể chỉnh sửa các dự án của mình trong môi trường cộng tác thời gian thực với các đồng nghiệp của mình bằng cách sử dụng phần mềm.
Bạn có thể kết hợp phim, ảnh và biểu đồ vào tài liệu của mình để làm cho chúng hấp dẫn hơn.
Với sự trợ giúp của quyền mở rộng và các công cụ quản lý người dùng, bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào phần nào của tài liệu.
Nền tảng này cũng cung cấp nhiều tùy chọn để hỗ trợ người dùng cộng tác dễ dàng giữa các nhóm và nhận phản hồi của khách hàng.
# 4. Thứ Hai.com
Monday.com là phần mềm quản lý tài liệu dựa trên đám mây cung cấp cho bạn tất cả các công cụ bạn cần để tập trung và lập kế hoạch cho dự án của mình từ đầu đến cuối.
Nền tảng này cung cấp cho bạn các biểu mẫu có thể tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng tạo ra mọi thứ.
Nó cũng khá đơn giản để sử dụng Monday.com để tự động hóa các hoạt động và phê duyệt dự án.
Bạn cũng có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình trên một tài liệu trong thời gian thực bằng cách sử dụng nền tảng. Trên một tài liệu, bạn có thể trò chuyện, chỉ định các thay đổi và gắn thẻ các cá nhân hoặc nhóm.
Bảng điều khiển dự án cung cấp cho bạn thông tin chi tiết, số liệu và hiểu biết sâu sắc về công việc của bạn.
Hơn nữa, dữ liệu thời gian thực do Monday.com cung cấp về công việc của bạn có thể được sử dụng để quản lý, giám sát và loại bỏ các mối nguy hiểm của dự án.
# 5. HubSpot
Phần mềm Quản lý Tài liệu Bán hàng và Theo dõi Bán hàng HubSpot sẽ hữu ích cho việc tạo thư viện nội dung bán hàng cho toàn bộ nhóm. Nó có thể cho phép bạn chia sẻ tài liệu từ hộp thư Gmail hoặc Outlook của bạn. Nó cũng sẽ thông báo cho bạn khi khách hàng tiềm năng tương tác với nội dung bạn cung cấp cho họ. Ngoài ra, nó sẽ tiết lộ nội dung bán hàng đang hỗ trợ quy trình bán hàng của bạn như thế nào và tần suất sử dụng nội dung đó bởi nhóm.
HubSpot cung cấp Phần mềm bán hàng tất cả trong một với một số tính năng như Theo dõi email, Lập lịch email, Tự động hóa bán hàng, Trò chuyện trực tiếp, Báo cáo, v.v.
# 6. pCloud
Bạn có thể định cấu hình quyền nhóm và cấp độ truy cập cá nhân trong pCloud. Bạn cũng có thể hạn chế quyền truy cập dữ liệu thông qua các thư mục chia sẻ. pCloud cũng cho phép bạn để lại nhận xét về tệp và thư mục. Nó lưu giữ nhật ký toàn diện về hoạt động tài khoản và cung cấp cho bạn mọi phiên bản tệp trước đó của bạn. Nó bao gồm các tính năng quản lý tệp, chia sẻ, bảo mật, tạo phiên bản tệp, sao lưu tệp và quản lý tài sản kỹ thuật số.
# 7. Ngoài trời
Đây là một ECM mã nguồn mở miễn phí cung cấp quản lý tài liệu, cộng tác, quản lý kiến thức và nội dung web, quản lý hồ sơ và hình ảnh, kho nội dung và quy trình làm việc.
Nó hỗ trợ Hệ thống tệp giao diện chung (CIFS), cho phép tài liệu tương thích với cả hệ điều hành giống Windows và Unix.
Alfresco bao gồm hỗ trợ API và các chức năng như một back-end để lưu trữ và truy xuất nội dung.
Các tính năng mạnh nhất của Alfresco, tùy chỉnh dễ dàng và kiểm soát phiên bản cũng là những tính năng khó sử dụng nhất của Alfresco.
# 8. LogicalDOC
LogicalDOC là một hệ thống mã nguồn mở dựa trên Java có thể được truy cập bằng bất kỳ trình duyệt web nào. Hệ thống này có thể truy cập thông qua mạng của riêng bạn và cho phép bạn sản xuất và quản lý số lượng tài liệu không giới hạn. Nó cải thiện năng suất và sự cộng tác của các hệ thống quản lý tài liệu.
# 9 Văn phòng Feng
Feng Office là một hệ thống quản lý tài liệu mã nguồn mở với nền tảng cộng tác dựa trên web. Theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt, quản lý nhiệm vụ và quản lý kiến thức là tất cả các yếu tố hữu ích của Văn phòng Phong. Nó rất đơn giản để sử dụng và cho phép bạn gắn thẻ các mục. Bạn thậm chí có thể theo dõi và gửi nội dung cho nhiều người cùng một lúc.
Nhược điểm chính là với mỗi lần nâng cấp, một số chức năng của nó trở thành chỉ trả phí.
# 10. Nuxeo
Nuxeo là một hệ thống mã nguồn mở điều chỉnh luồng nội dung trong chu kỳ kinh doanh.
Công nghệ đã thử làm giảm thời gian cần thiết cho việc tìm kiếm và truy xuất nội dung. Nó cung cấp một số phương pháp để chụp nội dung, bao gồm cả quét hình ảnh.
Ghi nhật ký kiểm tra là một trong những khía cạnh hữu ích của việc theo dõi nội dung và nó cũng là một phương pháp thuận tiện hơn. Tuy nhiên, nó khó đối với người mới bắt đầu và việc sửa đổi có thể trở nên phức tạp trong một số trường hợp.
Đọc thêm: HỆ THỐNG LỌC CHO DOANH NGHIỆP: Cách Nộp Tài Liệu Đúng Cách (Hướng Dẫn Chi Tiết)
Hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở
Bất kể quy mô công ty của bạn là gì, bạn sẽ có một luồng tài liệu liên tục để phát triển, quản lý và tổ chức để mọi thứ diễn ra tốt đẹp. Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) đã trở thành một thành phần quan trọng trong kho phần mềm của một công ty, tuy nhiên phần lớn các gói phần mềm đều đắt tiền để mua và duy trì. Đây là nơi xuất hiện của các hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở. Phần mềm web chi phí thấp (đôi khi miễn phí) này được phổ biến rộng rãi và là câu trả lời tuyệt vời cho phần lớn các quy trình của công ty.
Hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở tốt nhất
# 1. OpenDocMan
OpenDocMan được thiết kế để đáp ứng các tiêu chí quản lý tài liệu của ISO 17025 và được nhiều người coi là một trong những hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở tốt nhất hiện có. Nó được sử dụng để quản lý tài liệu bởi ngày càng nhiều các công ty trong danh sách Fortune 500, doanh nghiệp nhỏ, tổ chức giáo dục, cơ quan chính phủ và cá nhân. Nó cũng có thể truy cập bằng mười ngôn ngữ khác nhau.
OpenManDoc hoàn toàn có thể thích ứng với nhu cầu của bạn, hỗ trợ nhiều loại hệ điều hành và loại tệp (bao gồm Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista và Windows 7). Nó cung cấp quyền truy cập từ bất kỳ vị trí nào và chức năng sao lưu dựa trên web đơn giản như một giải pháp hoàn toàn dựa trên web.
# 2. Alfresco
Chương trình này giải mã Alfresco Enterprise Edition (phần mềm quản lý nội dung và tệp) cho các doanh nghiệp có thể tự hỗ trợ và muốn khám phá và điều chỉnh những tiến bộ cho nhu cầu của riêng họ. Alfresco Community Edition rất linh hoạt cho các nhà phát triển muốn làm việc với các tính năng Alfresco mới nhất trong các ngữ cảnh không quan trọng vì nó miễn phí và sẵn có. Đây là kho tài liệu mã nguồn mở tốt nhất để tạo các tính năng mới cho công ty của bạn.
Alfresco bao gồm các yếu tố người dùng và quy trình làm việc tinh vi với khả năng truy cập dễ dàng cho phép cộng tác tại chỗ và từ xa thông qua các ứng dụng di động và truy cập ngoại tuyến. Nó cũng bao gồm một tập hợp toàn diện các khả năng cộng tác như site nhóm, danh sách nhiệm vụ và theo dõi phiên bản.
# 3. Phiên bản cộng đồng LogicalDoc
Đây là phiên bản quản lý tài liệu mã nguồn mở miễn phí của phần mềm LogicalDOC, được hỗ trợ bởi các nhà phát triển, tương tự như phần mềm Alfresco đã đề cập ở trên. LogicalDoc Community Edition là một phiên bản mã nguồn mở không có tất cả các tính năng của các phiên bản thương mại trả phí, nhưng nó bao gồm rất nhiều chức năng cơ bản cần thiết để tận dụng tối đa phần mềm.
LogicalDoc Community Edition có giao diện máy tính để bàn đa ngôn ngữ và các tính năng thân thiện với người dùng bao gồm lập chỉ mục toàn văn bản đa ngôn ngữ, kiểm soát phiên bản đầy đủ, quản lý tác vụ, nhập từ tệp zip và tìm kiếm tài liệu để giúp bạn kiểm soát tài liệu của mình.
#4. kimios
Kimios tìm cách tối ưu hóa công việc tài liệu như một giải pháp thay thế cho các hệ thống quản lý kinh doanh lớn, cồng kềnh. Nó hoàn thành điều này chủ yếu bằng cách sắp xếp hợp lý một số tác vụ để sử dụng hàng ngày dễ dàng hơn.
Chức năng tìm kiếm là một trong những lĩnh vực mà nó đã đạt được sự dễ sử dụng này. Đó là một khía cạnh quan trọng của kho tài liệu mã nguồn mở này. Nội dung và siêu dữ liệu của mỗi tài liệu đều được lập chỉ mục, vì vậy nó có thể được tìm thấy bằng cách sử dụng các truy vấn tìm kiếm toàn văn hoặc boolean. Kimios phát triển một công cụ tìm kiếm tài liệu mạnh mẽ bằng cách kết hợp nhiều tham số tìm kiếm.
# 5. OpenKM Community Edition
Hệ thống cuối cùng trong danh sách các hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở tốt nhất cho tổ chức của bạn là OpenKM Community Edition. Đây là một lựa chọn miễn phí tuyệt vời cho các kho lưu trữ nhỏ và dữ liệu không quan trọng.
Mặc dù có trạng thái miễn phí, OpenKM Community Edition có thể thích ứng với phần lớn các tình huống công việc. Nó tương thích với nhiều loại hệ điều hành và cơ sở dữ liệu (bao gồm Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora, và các hệ điều hành khác) (HSQL, H2 và MySQL).
Microsoft có hệ thống quản lý tài liệu không?
Có, Microsoft có nhiều hệ thống quản lý tài liệu khác nhau như Microsoft Dynamics và SharePoint.
Ba Chức năng của Hệ thống Quản lý Tài liệu là gì?
Ba chức năng chính của hệ thống quản lý tài liệu là thu thập, lưu trữ và phân phối tài liệu.
Phần mềm kiểm soát tài liệu tốt nhất là gì?
Năm phần mềm kiểm soát tài liệu tốt nhất bao gồm:
- M-Tệp
- tạm thời
- eFileCabinet
- Điều khiển chính
- ký ngay bây giờ
Microsoft có Hệ thống quản lý tài liệu không?
Nó thực sự. Để quản lý tài liệu, Microsoft Office 365 cung cấp một số tùy chọn phần mềm, chẳng hạn như SharePoint, Microsoft Dynamics và OneDrive. Tùy theo nhu cầu của từng tổ chức, có thể sử dụng bất kỳ tùy chọn nào đã nói ở trên.
Sự khác biệt giữa CMS và DMS là gì?
DMS: duy trì dữ liệu có cấu trúc và chủ yếu liên quan đến các tài liệu theo nghĩa thông thường, bao gồm Word, PDF, PowerPoint, Excel, v.v. Nội dung web (tệp HTML, PDF) và tài sản kỹ thuật số (tệp hình ảnh, âm thanh và video) là những ví dụ về dữ liệu có cấu trúc có thể được quản lý bởi một hệ thống quản lý nội dung.
Nêu các giai đoạn của hệ thống quản lý văn bản?
Vòng đời của tài liệu bao gồm tạo, lưu trữ, phân loại, gắn thẻ siêu dữ liệu, phân phối hoặc chia sẻ, sử dụng lại, xem xét và báo cáo, lưu trữ và cuối cùng là hủy.
Bảy tiêu chí cho tài liệu chất lượng cao là gì?
Nhà cung cấp có trách nhiệm đảm bảo rằng các ghi chú mà họ ghi là có thể đọc được, đáng tin cậy, chính xác, toàn diện, nhất quán, rõ ràng và kịp thời.
Cuối cùng,
Hệ thống quản lý tài liệu giúp bạn lưu trữ và quản lý tài liệu của mình một cách hiệu quả. Chúng tôi đã cung cấp cho bạn danh sách các hệ thống quản lý tài liệu mã nguồn mở và điện tử tốt nhất mà bạn có thể sử dụng. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa ra lựa chọn của mình.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý tài liệu
Các thành phần của hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Chụp tài liệu, lưu trữ, siêu dữ liệu, lập phiên bản, bảo mật, lập chỉ mục và truy xuất là tất cả các thành phần quan trọng của hệ thống quản lý tài liệu.
Sự khác biệt giữa quản lý tài liệu và kiểm soát tài liệu là gì?
Quản lý tài liệu là quá trình lưu trữ, trao đổi và quản lý các loại giấy tờ nhằm tăng hiệu quả hoạt động của bạn. Tuy nhiên, kiểm soát tài liệu liên quan đến việc quản lý luồng thông tin và dữ liệu trong tổ chức của bạn.
Tại sao quản lý kiểm soát tài liệu lại quan trọng?
Quản lý tài liệu giúp một tổ chức đảm bảo rằng chỉ những thủ tục giấy tờ hiện tại đã được phê duyệt mới được sử dụng trong toàn tổ chức, tránh việc sử dụng ngoài ý muốn các quy trình hoặc thủ tục đã lỗi thời.
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “Trang Câu hỏi thường gặp”,
“Thực thể chính”: [
{
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Các thành phần của hệ thống quản lý tài liệu là gì?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Chụp tài liệu, lưu trữ, siêu dữ liệu, lập phiên bản, bảo mật, lập chỉ mục và truy xuất là tất cả các thành phần quan trọng của hệ thống quản lý tài liệu.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Sự khác biệt giữa quản lý tài liệu và kiểm soát tài liệu là gì?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Quản lý tài liệu là quá trình lưu trữ, trao đổi và quản lý các loại giấy tờ nhằm tăng hiệu quả hoạt động của bạn. Tuy nhiên, kiểm soát tài liệu liên quan đến việc quản lý luồng thông tin và dữ liệu trong tổ chức của bạn.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“name”: “Tại sao quản lý kiểm soát tài liệu lại quan trọng?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Quản lý tài liệu giúp một tổ chức đảm bảo rằng chỉ những thủ tục giấy tờ hiện tại đã được phê duyệt mới được sử dụng trong toàn tổ chức, tránh việc sử dụng ngoài ý muốn các quy trình hoặc thủ tục đã lỗi thời.
"
}
}
] }
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ TÀI LIỆU: Công dụng, Công cụ & Hướng dẫn Miễn phí
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHÍNH SÁCH TỐT NHẤT: 2023 Đánh giá
- KẾ TOÁN TRUNG CẤP: Hướng dẫn đơn giản cho người mới bắt đầu
- TIỀN ĐIỆN TỬ: Cách thức hoạt động, Ưu điểm và Nhược điểm
- HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP: 17+ Lựa chọn tốt nhất năm 2023 (Đánh giá chi tiết)
dự án
