Chúng ta sẽ xem qua các bước cơ bản để khởi chạy Access và tạo cơ sở dữ liệu trong hướng dẫn này. Bài viết này cũng sẽ đề cập đến cách xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu và cách tạo cơ sở dữ liệu bằng nhiều nền tảng và mẫu khác nhau.
Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có cấu trúc mà các tổ chức sắp xếp để lưu trữ, truy xuất và thao tác hiệu quả. Nó là một hệ thống phần mềm quản lý dữ liệu và cung cấp các cơ chế truy vấn và cập nhật dữ liệu. Lưu ý rằng bạn có thể sắp xếp dữ liệu thành các bảng, với các hàng và cột đại diện cho các bản ghi và thuộc tính riêng lẻ.
Hơn nữa, cơ sở dữ liệu rất cần thiết trong các ứng dụng khác nhau, chẳng hạn như lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi hàng tồn kho và quản lý tài chính. Ngoài ra, chúng là những phần thiết yếu của hệ thống phần mềm hiện đại và các ngành như tài chính, y tế, giáo dục và giải trí sử dụng chúng.
Ba dạng cơ sở dữ liệu là gì?
#1. Cơ sở dữ liệu tệp phẳng:
Cơ sở dữ liệu tệp phẳng lưu trữ thông tin trong tệp văn bản thuần túy, thường có một bản ghi trên mỗi dòng văn bản. Bạn có thể tách các trường bằng cách sử dụng các dấu phân cách như dấu phẩy hoặc tab. Tuy nhiên, trái với cơ sở dữ liệu quan hệ, cơ sở dữ liệu tệp phẳng có cấu trúc đơn giản và không có khả năng hỗ trợ nhiều bảng và quan hệ.
#2. Cơ sở dữ liệu quan hệ:
Cơ sở dữ liệu quan hệ chứa một số bảng dữ liệu với các hàng và cột được kết nối bởi các trường khóa duy nhất. Các cơ sở dữ liệu này cung cấp các chức năng và tính năng để đọc, tạo, cập nhật và xóa dữ liệu và dễ thích ứng hơn so với cấu trúc tệp phẳng.
Hơn nữa, Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), một ứng dụng người dùng thường được sử dụng cung cấp giao diện lập trình đơn giản để tương tác với cơ sở dữ liệu, được sử dụng bởi cơ sở dữ liệu quan hệ.
Trong cơ sở dữ liệu hướng đối tượng, thông tin được trình bày dưới dạng các đối tượng và có thể có nhiều mối quan hệ khác nhau giữa hai hoặc nhiều đối tượng. Các cơ sở dữ liệu này được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng.
Cách tạo cơ sở dữ liệu từng bước
Các bước sau đây tạo nên quá trình thiết kế:
#1. Thiết lập các mục tiêu của cơ sở dữ liệu.
Điều này giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng cho các hành động sau:
#2. Xác định vị trí và biên dịch các dữ liệu cần thiết.
Tập hợp tất cả dữ liệu bạn có thể muốn lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như số đơn đặt hàng và tên sản phẩm.
#3. Tạo bảng từ thông tin.
Sắp xếp dữ liệu của bạn thành các danh mục hoặc chủ đề chính, chẳng hạn như đơn đặt hàng hoặc sản phẩm. Sau đó, mỗi chủ đề là một bảng.
#4. Sắp xếp các mục thông tin.
Chọn dữ liệu bạn muốn đưa vào mỗi bảng. Mỗi mục được chuyển đổi thành một trường và được hiển thị dưới dạng một cột trong bảng. Chẳng hạn, bảng Nhân viên có thể có các trường cho Ngày tuyển dụng và Họ.
#5. Chỉ ra các khóa chính.
Chọn khóa chính cho mỗi bảng. Cột dùng để xác định cụ thể từng hàng được gọi là khóa chính. Lưu ý rằng ID đơn hàng hoặc ID sản phẩm là hai ví dụ.
#6. Thiết lập các kết nối của bảng.
Xem xét từng bảng và quyết định về mối quan hệ giữa dữ liệu trong mỗi bảng. Hơn nữa, nếu cần thêm thông tin để hiểu các mối quan hệ, bạn nên thêm các trường vào bảng hoặc tạo các trường mới.
#7. Phát triển khái niệm của bạn.
Kiểm tra những sai lầm trong thiết kế của bạn. Tạo các bảng, sau đó thêm một số bản ghi dữ liệu mẫu vào chúng. Do đó, bạn nên kiểm tra các bảng của mình để xem liệu bạn có thể đạt được kết quả mong muốn hay không. Ngoài ra, sửa đổi thiết kế nên được thực hiện khi cần thiết.
#số 8. Sử dụng các hướng dẫn bình thường hóa.
Kiểm tra cấu trúc bảng của bạn bằng cách sử dụng quy tắc chuẩn hóa dữ liệu để xem nó có đúng không. Nếu không, thì bạn nên thực hiện các thay đổi cần thiết đối với các bảng.
Cách tạo cơ sở dữ liệu Mysql
Trong MySQL, bạn sử dụng câu lệnh CREATE DATABASE, có cú pháp như sau:
TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU [NẾU KHÔNG TỒN TẠI] tên_cơ sở dữ liệu
[CHARACTER SET charset_name] [COLLATE collation_name]Trong cú pháp này:
- Sau từ khóa CREATE DATABASE, trước tiên hãy chỉ định tên của cơ sở dữ liệu. Trong phiên bản máy chủ MySQL, tên cơ sở dữ liệu phải khác biệt. MySQL sẽ báo lỗi nếu bạn cố gắng tạo một cơ sở dữ liệu có tên đã được sử dụng.
- Thứ hai, tạo một cơ sở dữ liệu với điều kiện nếu nó chưa tồn tại bằng cách sử dụng tùy chọn IF NOT EXISTS.
- Thứ ba, chỉ định bộ ký tự và đối chiếu của cơ sở dữ liệu mới. Lưu ý rằng MySQL sẽ sử dụng bộ ký tự và đối chiếu mặc định của cơ sở dữ liệu mới nếu bạn bỏ qua mệnh đề CHARACTER SET và COLLATE.
Làm cách nào để tạo cơ sở dữ liệu SQL?
Trong MySQL, có hai cách để tạo một cơ sở dữ liệu hoàn toàn mới:
Phương pháp 1
Để tạo một cơ sở dữ liệu hoàn toàn mới, hãy thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Nhấp vào menu Lược đồ trong tab điều hướng.
Bước 2: Do đó, cửa sổ lược đồ mới sẽ xuất hiện. Nhập tên của cơ sở dữ liệu mới mà không có bất kỳ dấu cách nào (ví dụ: cơ sở dữ liệu mới). Sử dụng mặc định đối chiếu và bộ ký tự. Trên nút áp dụng, nhấp vào.
Bước 3: Một cửa sổ bật lên mới sẽ hiển thị. Trên nút áp dụng, bấm vào.
Bước 4: Một cửa sổ bật lên mới sẽ hiển thị. Do đó, để kết thúc việc tạo cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào nút Kết thúc.
Lưu ý rằng cơ sở dữ liệu mới hiện có thể nhìn thấy trong menu lược đồ. Do đó, để xem cơ sở dữ liệu mới, hãy chuyển đến menu lược đồ và chọn biểu tượng làm mới.
Phương pháp 2
Viết một truy vấn để tạo một cơ sở dữ liệu mới là cách tiếp cận thứ hai.
Cú pháp: CREATE DATABASE tên cơ sở dữ liệu;
Làm cách nào để tạo và mở cơ sở dữ liệu?
- Khởi động Microsoft Access hoặc chọn Mới từ tab Tệp trên dải băng.
- Trong phần Mẫu có sẵn, chọn nút Cơ sở dữ liệu màn hình trống.
- Chọn tên cho cơ sở dữ liệu mới của bạn.
Mặc dù bạn có thể sửa đổi vị trí nhưng Access sẽ hiển thị đường dẫn tệp đến vị trí mà tệp của bạn sẽ được lưu. - Chọn “Tạo” từ menu.
Làm cách nào để tạo cơ sở dữ liệu trong MS Access?
Access cung cấp nhiều mẫu khác nhau làm điểm bắt đầu cho các tác vụ khác nhau, bao gồm theo dõi sự cố, quản lý danh bạ và lưu giữ hồ sơ chi phí. Các cơ sở dữ liệu sẵn sàng sử dụng này chứa bảng, truy vấn, biểu mẫu, macro và báo cáo và có thể được sử dụng nguyên trạng hoặc làm điểm bắt đầu. Hơn nữa, một số mẫu bao gồm các bản ghi mẫu để chứng minh việc sử dụng chúng.
Tuy nhiên, nếu bạn có dữ liệu từ một chương trình khác để nhập vào Access, thì việc tạo cơ sở dữ liệu không có mẫu có thể hiệu quả hơn vì các mẫu có cấu trúc dữ liệu được xác định trước, cần nhiều công việc hơn để thích ứng.
#1. Trên tab Tệp, bấm Đóng nếu cơ sở dữ liệu đang mở. Lưu ý rằng tab Mới có thể được nhìn thấy trong chế độ xem hậu trường.
#2. Tab Mới cung cấp một số bộ mẫu, một số mẫu được bao gồm trong Access. Ngoài ra, các mẫu có sẵn để tải xuống từ Office.com. Để biết thêm thông tin, hãy đọc phần tiếp theo của bài viết này.
#3. Quyết định mẫu bạn muốn sử dụng.
#4. Trong hộp Tên tệp, Access đề xuất tên tệp cho cơ sở dữ liệu của bạn mà bạn có thể sửa đổi nếu cần. Để lưu cơ sở dữ liệu trong một thư mục khác với thư mục được hiển thị bên dưới hộp tên tệp, bấm 
, duyệt đến thư mục mà bạn muốn lưu nó, rồi bấm vào OK. Lưu ý rằng bạn có thể tạo và kết nối cơ sở dữ liệu của mình với một trang SharePoint thay thế.
# 5. Nhấp chuột Tạo.
Từ mẫu bạn đã chọn, Access sẽ tạo một cơ sở dữ liệu, sau đó cơ sở dữ liệu này sẽ được mở. Nhiều mẫu hiển thị một biểu mẫu nơi bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu. Bằng cách bấm vào bộ chọn bản ghi (hộp hoặc thanh được tô bóng ngay bên trái bản ghi), sau đó thực hiện các hành động sau, bạn có thể xóa từng bản ghi trong mẫu của mình nếu bản ghi đó chứa dữ liệu mẫu.
Cuối cùng, nhấp vào Xóa trong nhóm Bản ghi trong tab Trang chủ. 
#6. Bấm vào ô trống đầu tiên trên biểu mẫu, sau đó bắt đầu nhập để bắt đầu nhập dữ liệu. Bạn có thể tìm kiếm các biểu mẫu hoặc báo cáo bổ sung bằng cách sử dụng Ngăn Dẫn hướng. Một biểu mẫu điều hướng được bao gồm trong một số mẫu, cho phép bạn chuyển đổi giữa các đối tượng cơ sở dữ liệu khác nhau.
3 phương pháp để tạo cơ sở dữ liệu trong MS Access là gì?
Khi bạn mở Access, Backstage View sẽ hiển thị Mới chuyển hướng. Các Mới tab cung cấp một số cách để bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mới:
#1. Cơ sở dữ liệu trống:
Nếu bạn muốn, bạn có thể bắt đầu lại từ đầu. Nếu bạn cần điều chỉnh hoặc kết hợp các thiết bị hiện có dữ liệu, bạn nên có các yêu cầu thiết kế rất cụ thể hoặc cả hai. Lưu ý rằng đây là một lựa chọn tốt.
#2. Mẫu mà Access đã cài đặt:
Nếu bạn đang bắt đầu một dự án mới và muốn bắt đầu nhanh chóng, hãy nghĩ đến việc sử dụng một mẫu. Lưu ý rằng một số mẫu được cài đặt sẵn trong Access theo mặc định.
#3. Một mẫu Office.com:
Có rất nhiều mẫu khác có sẵn trên Office.com ngoài những mẫu đi kèm với Access. Các mẫu có thể được truy cập trực tiếp từ tab Mới, vì vậy bạn thậm chí không cần mở trình duyệt.
Excel có được coi là cơ sở dữ liệu không?
Excel là một phần mềm bảng tính, không phải cơ sở dữ liệu. Lý do là những hạn chế của nó về mặt đó là rất lớn, mặc dù nhiều người dùng cố gắng buộc nó hoạt động giống như một cơ sở dữ liệu.
Có bao nhiêu loại cơ sở dữ liệu trong MS Access?
Trong MS Access, có hai loại cơ sở dữ liệu:
- Cơ sở dữ liệu tệp phẳng: Đây là khi dữ liệu được lưu trữ dưới dạng tệp văn bản thuần túy khi không thể sắp xếp dữ liệu thành nhiều bảng.
- Cơ sở dữ liệu quan hệ: Một dạng lưu trữ dữ liệu mà các phần tử dữ liệu được kết nối với nhau.
Hai loại cơ sở dữ liệu được sử dụng thường xuyên nhất là gì?
Cơ sở dữ liệu quan hệ và phi quan hệ thường được sử dụng, với các tổ chức sử dụng chúng riêng lẻ hoặc kết hợp dựa trên các yêu cầu về dữ liệu và chức năng.
CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ DỮ LIỆU: Nó là gì, Ví dụ & Thực tiễn Tốt nhất
CHUẨN HÓA DỮ LIỆU: Ý nghĩa và cách thức hoạt động của chuẩn hóa dữ liệu
Hợp lý hóa tích hợp dữ liệu: Vai trò của MDM
Tài liệu tham khảo:
