Kiểm soát trong quản lý đề cập đến quá trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức để đảm bảo rằng chúng phù hợp với các mục tiêu đã hoạch định. Kiểm soát giúp các nhà quản lý đo lường các mục tiêu tiến độ và thực hiện hành động khắc phục khi cần thiết. Có thể sử dụng nhiều loại cơ chế kiểm soát khác nhau, chẳng hạn như kiểm soát ngân sách, kiểm soát chất lượng, kiểm soát hàng tồn kho, v.v. Việc triển khai các cơ chế này hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau của tổ chức, chẳng hạn như hoạt động, tài chính, tiếp thị và nguồn nhân lực. Là một nhà quản lý, cần phải cân bằng nhu cầu kiểm soát với nhu cầu linh hoạt và khả năng thích ứng trong môi trường kinh doanh năng động. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một sự hiểu biết rõ ràng về cách bạn có thể đạt được điều đó.
Là gì Kiểm soát trong quản lý?
Kiểm soát trong quản lý đề cập đến quá trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức. Họ phải đảm bảo rằng họ phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu đã xác định trước. Nó liên quan đến việc đo lường hiệu suất, so sánh nó với các tiêu chuẩn đã được thiết lập, xác định các sai lệch và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết. Kiểm soát có thể được áp dụng cho các cấp khác nhau trong một tổ chức, bao gồm các cấp chiến lược, chiến thuật và hoạt động. Kiểm soát chiến lược tập trung vào việc giám sát và điều chỉnh hướng và mục tiêu tổng thể của tổ chức. Kiểm soát chiến thuật liên quan đến việc giám sát và quản lý hiệu suất của các phòng ban, bộ phận hoặc dự án cụ thể. Kiểm soát hoạt động liên quan đến các hoạt động hàng ngày và đảm bảo rằng các nhiệm vụ thường xuyên được thực hiện tốt một cách hiệu quả.
Các loại kiểm soát
- Kiểm soát chuyển tiếp: Loại kiểm soát này tập trung vào việc ngăn chặn các vấn đề trước khi chúng xảy ra.
- Kiểm soát thông tin phản hồi: Kiểm soát phản hồi xảy ra sau khi hoàn thành các hoạt động.
- Kiểm soát ngân sách: Ngân sách đóng vai trò là cơ chế kiểm soát tài chính để giám sát và điều chỉnh chi phí, doanh thu và hiệu quả tài chính.
- Kiểm soát quy trình thống kê: Kỹ thuật này sử dụng các phương pháp thống kê để theo dõi và kiểm soát chất lượng của quy trình sản xuất.
- Bảng điều khiển hiệu suất và Thẻ điểm: Các công cụ này cung cấp các biểu diễn trực quan về các chỉ số và chỉ số hiệu suất chính (KPI).
- Hệ thống thông tin quản lý (MIS): MIS liên quan đến việc sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, lưu trữ, phân tích và trình bày dữ liệu liên quan đến hoạt động của tổ chức.
- Kiểm toán: Kiểm toán là kiểm tra và đánh giá có hệ thống các quy trình, hệ thống và hoạt động của tổ chức.
Nguyên tắc kiểm soát quản lý là gì?
Các nguyên tắc kiểm soát quản lý là những hướng dẫn cơ bản mà các nhà quản lý sử dụng để đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức vẫn đi đúng hướng với các mục tiêu đã đề ra. Những nguyên tắc này là cơ sở để thiết lập các cơ chế và thực hành kiểm soát hiệu quả trong một tổ chức.
Một số nguyên tắc phổ biến của kiểm soát quản lý bao gồm:
- Nguyên tắc phù hợp
- Đảm bảo mục tiêu
- Hiệu quả của kiểm soát
- Trách nhiệm kiểm soát
- Phản ánh kế hoạch
- Phản hồi kịp thời
Bốn cấp độ kiểm soát trong quản lý là gì?
Bốn cấp độ kiểm soát trong quản lý là kiểm soát chiến lược, kiểm soát chiến thuật, kiểm soát hoạt động và kiểm soát tài chính.
Các cấp độ này được phân cấp và bao gồm các khía cạnh khác nhau của hoạt động tổ chức.
- Kiểm soát chiến lược: Kiểm soát chiến lược tập trung vào định hướng dài hạn và các chiến lược tổng thể của một tổ chức. Nó liên quan đến việc đánh giá và điều chỉnh sứ mệnh, tầm nhìn và các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
- Kiểm soát chiến thuật: Kiểm soát chiến thuật hoạt động ở cấp quản lý cấp trung và liên quan đến việc thực hiện các chiến lược và kế hoạch cụ thể. Nó liên quan đến việc giám sát và đánh giá việc thực hiện các quyết định và sáng kiến chiến thuật.
- Kiểm soát hoạt động: Kiểm soát tác nghiệp xảy ra ở cấp độ thấp hơn và liên quan đến các hoạt động và quy trình hàng ngày của tổ chức. Nó tập trung vào hiệu quả và hiệu quả của các hoạt động để đảm bảo rằng các nhiệm vụ và hoạt động được thực hiện phù hợp.
- Kiểm soát tài chính: Kiểm soát tài chính liên quan đến việc giám sát và quản lý các khía cạnh tài chính của tổ chức. Nó bao gồm các hoạt động như lập ngân sách, kiểm soát chi phí, báo cáo tài chính và phân tích tài chính.
Các yếu tố chính của kiểm soát trong quản lý
#1. Đặt tiêu chuẩn thực hiện
Việc kiểm soát đòi hỏi phải thiết lập các tiêu chuẩn hoặc điểm chuẩn hiệu suất rõ ràng và có thể đo lường được để so sánh hiệu suất thực tế. Các tiêu chuẩn này có thể là tài chính, hoạt động hoặc hành vi.
#2. Đo lường hiệu suất thực tế
Kiểm soát liên quan đến việc thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất thực tế của các cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức. Điều này có thể được thực hiện thông qua các phương pháp khác nhau như xem xét báo cáo, tiến hành đánh giá hiệu suất hoặc sử dụng các chỉ số hiệu suất.
#3. So sánh hiệu suất với tiêu chuẩn
Khi hiệu suất thực tế có thể đo lường được, điều quan trọng là phải so sánh nó với các tiêu chuẩn định trước để xác định bất kỳ sai lệch hoặc sai lệch nào. Bước này giúp xác định xem tổ chức có đang đi đúng hướng hay không hoặc liệu có cần điều chỉnh hay không.
#4. Xác định sai lệch và phân tích nguyên nhân
Kiểm soát yêu cầu các nhà quản lý xác định bất kỳ sai lệch đáng kể nào so với các tiêu chuẩn đã thiết lập và phân tích nguyên nhân gốc rễ đằng sau chúng. Phân tích này giúp chẩn đoán và hiểu lý do của sự thiếu hụt hiệu suất.
#5. Thực hiện các hành động khắc phục
Khi có thể xác định được những sai lệch, các nhà quản lý phải thực hiện các hành động khắc phục thích hợp để đưa hiệu suất trở lại mức mong muốn. Điều này có thể liên quan đến việc thay đổi quy trình, cung cấp đào tạo bổ sung, phân bổ lại nguồn lực hoặc sửa đổi kế hoạch.
#6. Phản hồi và Truyền thông
Kiểm soát dựa trên cơ chế truyền thông và phản hồi hiệu quả để thông báo cho nhân viên về hiệu suất của họ và để giữ cho họ gắn bó và có động lực. Các kênh liên lạc thông thường có thể bao gồm đánh giá hiệu suất, họp nhóm và thảo luận cá nhân.
# 7. Cải tiến liên tục
Kiểm soát có bản chất liên tục, vì nó liên quan đến việc giám sát, đánh giá và điều chỉnh liên tục các hoạt động. Các nhà quản lý phải sử dụng phản hồi từ các quy trình kiểm soát để cải tiến và nâng cao hiệu suất của tổ chức theo thời gian.
Kiểm soát trong quá trình quản lý
Quá trình kiểm soát trong quản lý bao gồm một số bước liên kết với nhau mà các tổ chức tuân theo để thiết lập và duy trì sự kiểm soát hiệu quả đối với các hoạt động của họ.
Kiểm soát trong quy trình quản lý bao gồm một loạt các bước mà các nhà quản lý sử dụng để đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức phù hợp với các mục đích và mục tiêu đã thiết lập. Kiểm soát trong quá trình quản lý là một công cụ quan trọng để đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức vẫn phù hợp với các mục đích và mục tiêu đã thiết lập.
Mục tiêu của kiểm soát trong quá trình quản lý
#1. Thiết lập tiêu chuẩn
Quá trình kiểm soát bắt đầu bằng việc thiết lập các tiêu chuẩn hoặc tiêu chí rõ ràng và cụ thể để đo lường hiệu quả hoạt động. Các tiêu chuẩn có thể là định lượng, chẳng hạn như mục tiêu tài chính, hoặc thước đo chất lượng, hoặc định tính, chẳng hạn như mức độ tạo khối.
#2. Đo lường hiệu suất
Khi các tiêu chuẩn được xác định, bước tiếp theo là thu thập dữ liệu và thông tin để đo lường hiệu suất thực tế. Điều này liên quan đến việc thu thập dữ liệu liên quan từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như báo cáo tài chính, phản hồi của nhân viên, khảo sát khách hàng hoặc hồ sơ sản xuất.
#3. So sánh hiệu suất với tiêu chuẩn
Trong bước này, hiệu suất có thể đo lường được so sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập. So sánh này giúp xác định bất kỳ sai lệch hoặc biến thể nào giữa kết quả mong muốn và kết quả thực tế.
#4. Phân tích độ lệch
Khi những sai lệch so với tiêu chuẩn được xác định, bước tiếp theo là phân tích nguyên nhân và tác động của những sai lệch này. Phân tích này nhằm mục đích tìm hiểu lý do đằng sau khoảng cách và đánh giá tác động của chúng đối với hiệu suất tổng thể.
#5. Thực hiện hành động khắc phục
Các hành động khắc phục thích hợp được thực hiện để giải quyết các lỗ hổng và đưa hiệu suất trở lại phù hợp với các tiêu chuẩn. Hành động khắc phục có thể liên quan đến cải tiến quy trình, phân bổ lại nguồn lực, chương trình đào tạo và điều chỉnh chính sách.
#6. Theo dõi và Theo dõi
Sau khi thực hiện các hành động khắc phục, việc giám sát liên tục hiệu suất là điều cần thiết để đảm bảo rằng các kết quả có thể đạt được. Các quy trình theo dõi và đánh giá thường xuyên giúp theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh nếu cần.
#7. Phản hồi và học tập
Trong suốt quá trình kiểm soát, phản hồi được cung cấp cho các cá nhân và nhóm về hiệu suất của họ so với các tiêu chuẩn. Phản hồi phục vụ như một công cụ học tập, giúp nhân viên hiểu được điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện của họ. Nó cũng cung cấp những hiểu biết có giá trị cho các nhà quản lý để tinh chỉnh các cơ chế kiểm soát và cải thiện hiệu suất trong tương lai.
#số 8. Thích ứng và cải tiến liên tục
Các quy trình kiểm soát phải năng động và có thể thích ứng với các hoàn cảnh và nhu cầu của tổ chức đang thay đổi. Đánh giá và đánh giá thường xuyên giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cho phép học hỏi và nâng cao liên tục các hệ thống kiểm soát.
Kiểm soát trong chức năng quản lý
Kiểm soát trong chức năng quản lý đề cập đến quá trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức để đảm bảo rằng chúng phù hợp với các mục tiêu đã hoạch định. Đây là một chức năng quản lý định hướng mục tiêu quan trọng giúp đo lường các mục tiêu tiến độ và thực hiện hành động khắc phục khi cần thiết. Kiểm soát thường được coi là một trong bốn chức năng cơ bản của quản lý bên cạnh lập kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo. Chức năng kiểm soát là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của một tổ chức, vì nó giúp giảm thiểu sai sót và sai lệch so với tiêu chuẩn, tối đa hóa hiệu quả và cải thiện hiệu suất.
Đặc điểm của Kiểm soát trong Quản lý
#1. Lập kế hoạch và đặt mục tiêu
Việc kiểm soát bắt đầu bằng việc thiết lập các mục tiêu và tiêu chuẩn thực hiện rõ ràng. Điều này giúp các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá và so sánh hiệu quả thực tế.
#2. Theo dõi và đo lường hiệu suất
Kiểm soát liên quan đến việc theo dõi và đo lường liên tục hiệu suất thực tế so với các tiêu chuẩn được xác định trước. Điều này có thể được thực hiện thông qua các phương tiện khác nhau như báo cáo thường xuyên, phân tích dữ liệu hoặc đánh giá hiệu suất.
#3. So sánh hiệu suất với tiêu chuẩn
Bước tiếp theo trong chức năng kiểm soát là so sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn định trước. Điều này giúp xác định bất kỳ sai lệch hoặc phương sai nào cần chú ý.
#4. Xác định sai lệch và thực hiện các hành động khắc phục
Nếu có những sai lệch đáng kể so với tiêu chuẩn, các nhà quản lý cần xác định nguyên nhân đằng sau chúng. Phân tích này giúp hiểu được lý do của những sai lệch và cho phép các nhà quản lý thực hiện các hành động khắc phục thích hợp.
#5. Phản hồi và Truyền thông
Kiểm soát dựa trên việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về hiệu suất của họ. Phản hồi này giúp các cá nhân hiểu cách công việc của họ phù hợp với các mục tiêu của tổ chức và thúc đẩy họ cải thiện.
#6. Điều chỉnh và Cải thiện
Kiểm soát không phải là hoạt động một lần mà là một quá trình liên tục. Các nhà quản lý liên tục điều chỉnh và cải tiến các hoạt động của tổ chức dựa trên các phản hồi nhận được thông qua các biện pháp kiểm soát. Điều này đảm bảo rằng tổ chức vẫn đáp ứng và thích nghi với những thay đổi.
#7. Đảm bảo hiệu suất và hiệu quả
Thông qua kiểm soát, các nhà quản lý đảm bảo rằng các nỗ lực của tổ chức được sử dụng hiệu quả và hiệu quả. Điều này giúp tối ưu hóa tài nguyên, giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa năng suất.
Kiểm soát hàng tồn kho trong quản lý
Kiểm soát hàng tồn kho trong quản lý đề cập đến quá trình giám sát, quản lý và tối ưu hóa mức tồn kho và các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho trong một tổ chức. Nó liên quan đến việc cân bằng giữa chi phí và lợi ích liên quan đến việc giữ hàng tồn kho. Đó là đảm bảo có đủ số lượng hàng tồn kho vào đúng thời điểm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. trong khi. Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp các tổ chức duy trì mức tồn kho đầy đủ, nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Các tính năng của Kiểm soát hàng tồn kho
# 1. Dự báo nhu cầu
Dự báo nhu cầu chính xác là điều cần thiết để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.
#2. Đặt điểm đặt hàng lại và số lượng đặt hàng
Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà tại đó một đơn hàng mới được đặt, trong khi số lượng đặt hàng đề cập đến số lượng đã đặt hàng. Các tham số này được xác định dựa trên các yếu tố như thời gian giao hàng, sự thay đổi của nhu cầu và mức độ dịch vụ mong muốn.
#3. Phân tích ABC
Phân tích ABC phân loại các mặt hàng tồn kho dựa trên giá trị và tầm quan trọng của chúng. Nó phân loại các mặt hàng thành ba loại: mặt hàng A (mặt hàng có giá trị cao cần kiểm soát chặt chẽ), mặt hàng B (mặt hàng có giá trị vừa phải với sự kiểm soát vừa phải) và mặt hàng C (mặt hàng có giá trị thấp với sự kiểm soát tối thiểu).
#4. Hàng tồn kho đúng lúc (JIT)
Kiểm soát hàng tồn kho JIT nhằm mục đích giảm thiểu chi phí vận chuyển hàng tồn kho bằng cách đảm bảo hàng tồn kho đến kịp thời cho sản xuất hoặc nhu cầu của khách hàng.
#5. Quản lý chứng khoán an toàn
Dự trữ an toàn là hàng dự trữ bổ sung được giữ để bảo vệ khỏi những biến động bất ngờ về nhu cầu, sự gián đoạn nguồn cung hoặc sự thay đổi về thời gian giao hàng.
#6. Theo dõi hàng tồn kho và hệ thống
Các hệ thống này hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho chính xác, hợp lý hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho và giảm sai sót.
#7. Vòng quay hàng tồn kho và chi phí nắm giữ
Tỷ lệ doanh thu hàng tồn kho đo lường mức độ nhanh chóng hàng tồn kho được bán hoặc sử dụng hết. Chi phí lưu giữ bao gồm các chi phí như lưu trữ, bảo hiểm, lỗi thời và vốn gắn liền với hàng tồn kho.
# 8. Cải tiến liên tục
Các tổ chức nên thường xuyên xem xét và tinh chỉnh các chiến lược, chính sách và thủ tục kiểm soát hàng tồn kho của mình để thích ứng với các điều kiện kinh doanh đang thay đổi. Họ cũng có thể thay đổi để thích ứng với sự năng động của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
Kết luận
Kiểm soát hiệu quả đòi hỏi phải có mục tiêu rõ ràng, hệ thống đo lường chính xác, phản hồi kịp thời và hành động khắc phục thích hợp. Kiểm soát giúp tổ chức đạt được mục tiêu, cải thiện hiệu suất và duy trì thành công theo thời gian. Kiểm soát có thể được áp dụng ở nhiều cấp độ khác nhau trong một tổ chức, bao gồm cấp độ chiến lược, chiến thuật và hoạt động. Kiểm soát chiến lược tập trung vào việc giám sát và điều chỉnh hướng và mục tiêu tổng thể của tổ chức. Kiểm soát chiến thuật liên quan đến việc giám sát và quản lý hiệu suất của các phòng ban, bộ phận hoặc dự án cụ thể. Kiểm soát hoạt động liên quan đến các hoạt động hàng ngày và đảm bảo rằng các nhiệm vụ thông thường được thực hiện hiệu quả.
Các hệ thống kiểm soát hiệu quả được thiết kế linh hoạt, cân bằng và phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Họ nên đạt được sự cân bằng giữa việc cung cấp đủ quyền giám sát để đảm bảo trách nhiệm giải trình và giảm thiểu tình trạng quan liêu quá mức có thể cản trở sự sáng tạo và nhanh nhẹn. Các cơ chế kiểm soát cần phải thích ứng với các hoàn cảnh thay đổi và các yếu tố bên ngoài có thể tác động đến hoạt động của tổ chức.
Bài viết liên quan
- HỆ THỐNG & QUẢN LÝ KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO: Các phương pháp hay nhất
- HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CỔ PHIẾU: Nó Là Gì, Cách Cải Thiện Nó & Phần Mềm Tốt Nhất
- NHÓM KIỂM SOÁT: Định nghĩa, Ví dụ, Mục đích và Loại
- KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN: Hướng dẫn Quy trình
- KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Ý nghĩa và Ví dụ
dự án
