Nhu cầu về phần mềm quản lý hợp đồng ngày càng tăng do sự phức tạp và không chắc chắn của môi trường doanh nghiệp ngày nay. Các chuyên gia pháp lý và các chuyên gia khác có thể phát triển, thương lượng, gia hạn và thu thập dữ liệu về các hợp đồng kinh doanh hiện tại bằng việc sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng. Trong phần này, chúng tôi đã xác định quản lý hợp đồng và biên soạn danh sách các hệ thống quản lý hợp đồng doanh nghiệp tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Tham gia với chúng tôi khi chúng tôi bắt đầu!
Quản lí hợp đồng
Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý các hợp đồng thông qua việc hình thành, quản trị và phân tích nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính của một tổ chức đồng thời giảm thiểu rủi ro tài chính. Các tổ chức đang chịu áp lực ngày càng tăng trong việc tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty. Quản lý hợp đồng là một khía cạnh tốn nhiều thời gian của một công ty, làm nổi bật yêu cầu về một hệ thống quản lý hợp đồng tự động và hiệu quả.
Hệ thống quản lý hợp đồng là gì?
Hệ thống quản lý hợp đồng là một cách nâng cao để theo dõi tất cả các hợp đồng của bạn. Hệ thống này sử dụng các chương trình phần mềm, dữ liệu và hướng dẫn để giúp việc quản lý các thỏa thuận pháp lý dễ dàng và nhanh chóng hơn cũng như tăng hiệu quả của thủ tục đấu thầu.
Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng, các doanh nghiệp có thể soạn thảo hợp đồng của mình, đồng ý, ký kết, gia hạn và trong khi quá trình này đang diễn ra, dữ liệu có thể thực hiện được sẽ được thu thập. Nó giúp các luật sư và nhân viên hợp đồng khác thay thế việc quản lý thủ công các hợp đồng vật lý cho các công ty để xử lý khối lượng hợp đồng lớn một cách nhanh chóng mà không cần tuyển dụng thêm nhân viên.
Tại sao quản lý hợp đồng lại quan trọng như vậy?
80% doanh số bán hàng B2B được điều chỉnh bởi hợp đồng, do đó, các quy trình hợp đồng được quản lý kém có thể khiến các công ty gặp nguy hiểm nghiêm trọng về mặt pháp lý. IACCM phát hiện ra rằng 92% thời gian dành cho các hợp đồng được dành cho quá trình này, điều này tương tự như việc sử dụng hợp đồng thủ công kém hiệu quả sẽ lãng phí rất nhiều thời gian.
Khả năng chốt giao dịch của một doanh nghiệp có thể bị thiếu nhanh chóng và việc quản lý hợp đồng không tốt sẽ khuyến khích sự bất đồng giữa các nhóm. Quản lý vòng đời kém có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn và phí gia hạn đắt. Một trong những mục tiêu chính của quản lý hợp đồng là thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ để giảm thiểu rủi ro này.
Ai Sử dụng Phần mềm Quản lý Hợp đồng?
Đội ngũ pháp lý, bán hàng, nhân sự, mua sắm và tài chính là những người tiêu dùng chính của các giải pháp quản lý hợp đồng, mặc dù mỗi công ty sẽ có những nhu cầu cụ thể của riêng mình.
# 1. Công ty luật
Pháp lý thường “sở hữu” quy trình hợp đồng tại một công ty. Các nhóm pháp lý nội bộ sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng để cập nhật các mẫu và sản xuất tài liệu thường xuyên. Điều này cho phép đồng nghiệp của họ trong toàn bộ tổ chức làm điều tương tự.
# 2. Nhóm nhân sự
Các bộ phận nhân sự của các công ty lớn thường tạo ra nhiều hợp đồng vì họ thường xuyên thuê nhân viên mới. HR thường sử dụng công nghệ quản lý hợp đồng để soạn thảo các hợp đồng lao động đã được các luật sư xem xét mặc dù không phải là luật sư. Một số sản phẩm tương tác với hệ thống phần mềm nhân sự phổ biến Workday và Greenhouse.
# 3. Nhóm bán hàng
Bởi vì họ ghét bất cứ điều gì cản trở việc kết thúc giao dịch, doanh số bán hàng thường sử dụng công cụ quản lý hợp đồng để tạo hợp đồng một cách nhanh chóng thay vì phải thuê luật sư để làm việc đó. Người dùng phần mềm bán hàng thường chọn các tùy chọn phù hợp với phần mềm hàng ngày mà họ sử dụng, như Salesforce.
#4. Nhóm tài chính
Các nhóm tài chính thường muốn tiếp cận các hợp đồng vì nhiều lý do. Họ phải đánh giá các hợp đồng và hóa đơn và đưa ra dự đoán doanh thu chính xác cho hoạt động kinh doanh của họ. Tính minh bạch như vậy được thực hiện khả thi thông qua phần mềm quản lý hợp đồng.
Hệ thống quản lý hợp đồng hàng đầu tốt nhất
Để xác định các giải pháp quản lý hợp đồng tốt nhất, bao gồm tùy chỉnh và tự động hóa, chúng tôi đã đánh giá hơn ba mươi nhà cung cấp bằng cách sử dụng một bộ tiêu chí.
# 1. DocuSign
DocuSign bắt đầu như một doanh nghiệp chữ ký điện tử vào năm 2003 và các doanh nghiệp sử dụng nó thường xuyên vì nó thân thiện với người dùng cho tất cả các bên. Mặc dù các giải pháp end-to-end có sẵn cho các quy trình công việc liên quan đến nhiều hợp đồng, nhưng theo nghiên cứu của chúng tôi, các kế hoạch chữ ký điện tử của DocuSign là tối ưu cho các tổ chức nhỏ. Bạn có thể sử dụng chương trình trực tuyến dựa trên trình duyệt này hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động của DocuSign dành cho Android và iOS để mang theo hợp đồng của bạn ở mọi nơi bạn đến. Các mẫu có thể sử dụng lại, lời nhắc người nhận, bộ sưu tập thanh toán, cảnh báo nhận xét thời gian thực và kho nội dung chỉ là một vài trong số các khả năng được cung cấp bởi các chương trình chữ ký điện tử và CLM.
# 2. Concord
Concord được thành lập vào năm 2014 và cách bố trí đơn giản của nó hỗ trợ các doanh nghiệp theo dõi các sửa đổi và tuân thủ trong suốt vòng đời. Nó có thể được thiết lập nhanh chóng và tất cả các kế hoạch đều bao gồm hỗ trợ giới thiệu hoàn chỉnh. Với quy trình phê duyệt, báo cáo, phân tích và nhóm người dùng được cá nhân hóa, chúng cũng cung cấp rất nhiều tính linh hoạt. Nó có kết nối với Salesforce, DocuSign và Dropbox. Doanh nghiệp sử dụng các trung tâm dữ liệu an toàn và mã hóa đáp ứng các tiêu chuẩn của ngành ngân hàng. Ngoài ra, bạn có được từ các nguyên tắc lập phiên bản nghiêm ngặt tạo nhật ký mới mỗi khi trường được thêm vào hoặc thay đổi và cung cấp cho bạn một dấu vết kiểm tra đáng tin cậy. Chỉnh sửa trực tiếp, Redline, nhận xét, trò chuyện, lưu trữ mẫu và tự động điền các trường thông minh là một số tính năng CLM hàng đầu.
# 3. PandaDoc
Với phần mềm thân thiện với người dùng, PandaDoc, được thành lập vào năm 2011, cho phép bạn quản lý toàn bộ thời hạn hợp đồng của mình. Điều này cung cấp các chủ đề tùy chỉnh với trình chỉnh sửa kéo và thả đơn giản cho đa phương tiện. Ngoài ra, bạn có thể tạo quy trình, thủ tục và quy tắc công việc duy nhất. Khách hàng đánh giá cao 15 trình kết nối quản lý quan hệ khách hàng (CRM), bao gồm cả những kết nối với HubSpot, Pipedrive và Microsoft Dynamics.
Gói hàng tháng hoặc hàng năm có sẵn cho phần mềm PandaDoc CLM và bạn có thể tiết kiệm tới 34% bằng cách thanh toán hàng năm. PandaDoc cung cấp các giải pháp chuyên biệt nếu bạn yêu cầu chương trình tuân thủ Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA). Các công cụ mạnh mẽ của nó, như Thư viện Nội dung và Hợp đồng, Bản sao Hợp đồng, Chữ ký Điện tử, Thông báo Thời gian Thực, cũng như Xử lý Thanh toán, hỗ trợ các doanh nghiệp một cách không nhỏ.
# 4. ContractWorks
Kể từ năm 2012, ContractWorks đã cung cấp phần mềm cài đặt nhanh và dễ sử dụng. Do tính năng gắn thẻ tài liệu thông minh tự động được hỗ trợ bởi AI, ContractWorks là lựa chọn hoàn hảo cho các yêu cầu tự động hóa của bạn. Người dùng đánh giá cao cách sử dụng dễ dàng, đặc biệt là chức năng tải xuống kéo và thả và công cụ tìm kiếm dựa trên văn bản OCR tương tự như Google. Bao gồm nhiều tính năng phổ biến, chẳng hạn như Phác thảo hợp đồng thông minh tự động, Kho lưu trữ hợp đồng, Thông báo quan trọng, Lưu trữ hồ sơ tự động, v.v.
ContractWorks cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh, bao gồm cả nhãn hiệu và báo cáo cho phép bạn chọn điểm dữ liệu để xem. Lập kế hoạch, chia sẻ, xuất và lưu báo cáo của bạn rất đơn giản. Các kế hoạch Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp của chương trình cung cấp kết nối Salesforce.
# 5. Agiloft
Nhà cung cấp lâu đời nhất trong danh sách, Agiloft, được thành lập vào năm 1991. Tuy nhiên, nó vẫn tiếp tục được cập nhật thường xuyên, cung cấp quyền truy cập vào các giải pháp đặt trước cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Bạn có thể tạo quy trình công việc, quy trình định tuyến, báo cáo và thậm chí là bảng điều khiển tùy chỉnh để theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và cảnh báo nhờ các thiết lập không cần mã của nó. Agiloft kết nối với Google và Microsoft để cung cấp khả năng tải lên tài liệu dễ dàng bằng các ứng dụng kinh doanh mà bạn đã sử dụng. Mọi doanh nghiệp đều thu được lợi nhuận từ đào tạo trực tuyến miễn phí, khả năng tạo hợp đồng, thư viện điều khoản và các hợp đồng sẵn sàng in
Hệ thống quản lý hợp đồng doanh nghiệp
Để cho phép quản trị đơn giản và triệt để, quản lý liên hệ doanh nghiệp kết hợp các nhiệm vụ của công ty thành một hệ thống CLM duy nhất. Quản lý liên hệ doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình bằng cách thay thế các hệ thống tự động cho các kỹ thuật quản lý hợp đồng nhân sự không hiệu quả. Một bộ sưu tập các hợp đồng, điều khoản và mẫu có thể được sắp xếp để chuẩn hóa và truy xuất thuận tiện nếu bạn có sẵn một hệ thống quản trị hợp đồng được vi tính hóa. Sau đây là các ví dụ về hệ thống quản lý hợp đồng doanh nghiệp;
# 1. PandaDoc
Hệ thống quản lý hợp đồng doanh nghiệp đầu tiên trong danh sách của chúng tôi là PandaDoc. Thông qua việc loại bỏ các thành phần sử dụng nhiều lao động của quy trình làm việc tài liệu, PandaDoc đã giúp hơn 30,000 doanh nghiệp đang phát triển thành công. Với sự trợ giúp của PandaDoc, một nền tảng toàn diện để tự động hóa quy trình làm việc tài liệu, các nhóm có tốc độ phát triển cao có thể tạo, quản lý và ký nhiều loại tài liệu kỹ thuật số, bao gồm báo giá, hợp đồng, v.v.
# 2. LinkSquares
Một công cụ tuyệt vời khác nằm trong hệ thống quản lý hợp đồng doanh nghiệp của chúng tôi là LinkSquares. LinkSquares cung cấp CLM end-to-end thực sự với các giải pháp cho chữ ký trước, chữ ký điện tử và chữ ký sau rất trực quan, tất cả đều được tạo cho các nhóm pháp lý ngày nay và được hỗ trợ bởi AI. Các tính năng được cung cấp bởi LinkSquares bao gồm công cụ chữ ký điện tử được xây dựng nguyên bản, OCR độc quyền, tìm kiếm toàn văn, soạn thảo hợp đồng và tự phục vụ, báo cáo và thông báo tùy chỉnh, kiểm soát phiên bản, tích hợp vững chắc và trích xuất tự động hơn 100 hợp đồng quan trọng ngày tháng, mệnh đề và điều khoản.
# 3. DocuSign CLM
Mặc dù eSignature đã thay đổi cách nhiều doanh nghiệp xử lý hợp đồng, các quy trình thủ công, bảng tính và email thường được sử dụng để quản lý vòng đời trước và sau khi ký, điều này làm chậm hoạt động của công ty, tăng rủi ro và gây khó chịu cho khách hàng và nhân viên.
Doanh nghiệp có thể giảm thời lượng của vòng đời thỏa thuận bằng cách sử dụng DocuSign CLM (Quản lý vòng đời hợp đồng), chuyển đổi các hoạt động thủ công tương tự thành quy trình làm việc tự động kỹ thuật số. Kết quả là tốc độ kinh doanh nhanh hơn, tuân thủ nhiều hơn và nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
# 4. DealHub.io
Nền tảng Doanh thu đặc biệt của DealHub cung cấp quy trình làm việc tổng hợp và toàn diện nhất cho công ty của bạn. Các nhóm bán hàng có thể đóng các doanh nghiệp mới và đăng ký, đồng thời di chuyển khách hàng tiềm năng qua kênh bán hàng từ bất kỳ nơi nào nhờ vào nền tảng mã không.
# 5. Accelo
Trên toàn thế giới, các nhà cung cấp dịch vụ uy tín sử dụng và ngưỡng mộ Accelo vì khả năng xử lý hiệu quả công việc của khách hàng. Từ khách hàng tiềm năng đến thanh toán, nền tảng dựa trên đám mây toàn diện kiểm soát tất cả các khía cạnh cung cấp công việc cho khách hàng, bao gồm bán hàng, dự án, vé, người lưu giữ, bảng chấm công, nguồn lực, v.v. cho dù bạn ở đâu.
Accelo tăng năng suất bằng cách hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng hiển thị trong toàn bộ tổ chức và nhóm. Kết quả là các nhà lãnh đạo có thể quản lý công ty tốt hơn và các chuyên gia có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Bằng cách sử dụng tự động hóa mạnh mẽ, các nhà quản lý có thể đơn giản hoàn thành các dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách được phân bổ của họ. Các giám đốc điều hành có sự tự tin mà họ cần để đưa ra các quyết định sáng suốt nhờ các phân tích an toàn và cập nhật của Accelo, đảm bảo sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
# 6. ContractWorks
Cuối cùng trong danh sách các hệ thống quản lý hợp đồng doanh nghiệp của chúng tôi là ContractWorks. ContractWorks giúp việc thực thi, lưu trữ và theo dõi các thỏa thuận của công ty trở nên đơn giản hơn. Với việc triển khai nhanh chóng, giao diện người dùng đơn giản và mức giá thấp bắt đầu từ $ 600 / tháng cho người dùng không giới hạn, ContractWorks làm cho phần mềm quản lý hợp đồng có thể truy cập được cho các doanh nghiệp và nhóm thuộc mọi quy mô. Bạn sẽ nhận được một nhóm các chuyên gia hỗ trợ tận tâm để giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng tối đa danh mục hợp đồng của mình ngoài các công cụ bạn cần để quản lý hợp đồng của mình.
Hệ thống quản lý hợp đồng là gì?
Việc tạo và giám sát các hợp đồng, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và mua hợp đồng tổng thể đều được xử lý bởi một hệ thống quản lý hợp đồng, hoặc CMS, còn được gọi là quản lý vòng đời kiểm soát.
Các loại quản lý hợp đồng là gì?
Có ba loại hợp đồng chính: Hợp đồng giá cố định (FP) Thời gian và Hợp đồng vật liệu (T&M) Hợp đồng hoàn trả chi phí (CR)
Lợi ích của Hệ thống Quản lý Hợp đồng là gì?
Sau đây là những lợi ích chính của hệ thống quản lý hợp đồng;
- Đẩy nhanh tiến độ rà soát và thực hiện các hợp đồng.
- Giảm rủi ro kinh doanh và tăng cường tuân thủ
- Một nguồn sự thật duy nhất, mở rộng khả năng hiển thị hợp đồng.
- Gia hạn tốt hơn có thể được thương lượng trong thời gian ngắn hơn.
- Quản lý tài liệu với giá trị.
- Các phương pháp hay nhất để bảo vệ quyền riêng tư và hợp đồng.
Bốn Thành phần của Quản lý Hợp đồng là gì?
Sau đây là bốn thành phần tạo nên quản lý hợp đồng;
- Thành lập đội quản lý và điều hành hợp đồng.
- Lập kế hoạch, thiết lập và thực hiện quản lý hợp đồng.
- Quản trị quan hệ.
- quản lý hiệu suất.
Các giai đoạn của quản lý hợp đồng là gì?
Sau đây là bảy bước để quản lý hợp đồng một cách hiệu quả.
- Giai đoạn lập kế hoạch
- Giai đoạn tiền hợp đồng.
- Giai đoạn bàn giao
- Giai đoạn giao kết hợp đồng.
- Giai đoạn đổi mới sơ bộ.
- Thời gian sau hợp đồng.
Các loại quản lý hợp đồng là gì?
- Hợp đồng giá cố định (FP)
- Hợp đồng Thời gian và Vật liệu (T&M)
- Hợp đồng hoàn trả chi phí (CR)
Lợi ích của quản lý hợp đồng là gì
- Nâng cao năng suất
- SỰ HỢP TÁC
- Tiết kiệm thời gian
- Tăng khả năng hiển thị của hợp đồng.
- Cắt giảm chi phí.
- Giảm rủi ro kinh doanh và quy định
Kết luận
Thay vì lãng phí thời gian để tự mình hoàn thành công việc bằng các phương pháp truyền thống, bạn có thể tự động hóa quy trình và hoàn thành công việc trong thời gian kỷ lục. Vì việc phát triển, gia hạn hoặc đàm phán hợp đồng bằng cách sử dụng các hệ thống quản lý hợp đồng sẽ dễ dàng hơn nên đây là một lựa chọn tốt hơn nhiều so với việc cố gắng tự mình làm mọi việc.
- LUẬT SƯ HỢP ĐỒNG: Những Điều Bạn Cần Biết Về Luật Sư Hợp Đồng
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG: Là Gì, Công cụ Miễn phí và Ứng dụng
- Các lợi ích hàng đầu của việc sử dụng quản lý vòng đời hợp đồng cho các doanh nghiệp nhỏ
- Các công cụ hỗ trợ bán hàng tốt nhất năm 2023: (Hơn 15 lựa chọn hàng đầu)
Tài liệu tham khảo
