Các doanh nghiệp ngày nay đang liên tục phấn đấu để giữ lợi thế cạnh tranh trong thị trường toàn cầu đầy cạnh tranh và hỗn loạn này. Vì nguồn lực là khoản đầu tư tốn kém nhất nên các doanh nghiệp cố gắng đạt được hiệu quả tối ưu. Tuy nhiên, những khó khăn như thiếu hụt kỹ năng và tiêu hao không lường trước được đang tạo ra sự chậm trễ của dự án và vượt ngân sách, có tác động tiêu cực đến lợi nhuận và tính bền vững của công ty.
Trước tình hình thay đổi nhanh chóng của công ty, lực lượng lao động theo yêu cầu có thể là cứu cánh để khắc phục những vấn đề về nhân sự này. Chúng không có những thứ rườm rà, chẳng hạn như thời gian sản xuất hoặc chi phí chung, và phù hợp với các doanh nghiệp lấy dự án làm trung tâm.
Bài viết này thảo luận về những lợi thế của lực lượng lao động dự phòng và các phương pháp quản lý tốt nhất. Hãy bắt đầu bằng cách xác định lực lượng lao động dự phòng.
Lực lượng lao động dự phòng là gì?
Thuật ngữ “lực lượng lao động dự phòng” dùng để chỉ một nhóm lao động bao gồm những người lao động thuộc nhiều loại nghề nghiệp khác nhau được các tập đoàn thuê trong một thời gian, loại công việc hoặc dự án cụ thể. Các tổ chức hiện đại ngày càng sử dụng cả lực lượng lao động tạm thời và nhân sự cố định theo hợp đồng không thời hạn và họ được hưởng lợi từ cả hai mô hình.
Bức tranh về lực lượng lao động dự phòng không đơn giản. Người lao động độc lập có thể rơi vào nhiều loại chồng chéo, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, quốc gia hoạt động và tình huống cá nhân. Khi cung cấp dịch vụ thuê ngoài, các công ty khác cũng có thể là một phần của lực lượng lao động dự phòng. Như một ví dụ:
#1. Tư vấn và nhà thầu độc lập
Tại Hoa Kỳ, nhân viên ngẫu nhiên thường là nhà thầu độc lập hoặc người làm việc tự do, còn được gọi là 'nhân viên 1099'. Loại công nhân này thường được tuyển dụng khi các dự án đòi hỏi trình độ kiến thức hoặc kinh nghiệm cao mà lực lượng lao động lâu dài không có. Các nhà thiết kế đồ họa và biên tập video, chuyên gia tiếp thị và truyền thông xã hội, lập trình viên máy tính, nhà phát triển ứng dụng và nhà phát triển web là một số ví dụ.
#2. Nhân viên 'không giờ'
Nhân viên làm việc không giờ không được đảm bảo cũng như không bị bắt buộc phải làm việc theo số giờ được cung cấp, điều này phổ biến ở Vương quốc Anh nhưng được quy định nghiêm ngặt hoặc bị cấm ở một số quốc gia. Người lao động làm việc không giờ có thể đủ điều kiện nhận mức lương tối thiểu quốc gia, ngày nghỉ có lương, chi phí liên quan đến công việc và các lợi ích khác theo các điều kiện trong hợp đồng của họ.
#3. Nhân viên 'theo yêu cầu'
Người lao động độc lập có thể là người lao động làm việc không giờ, nhân viên thời vụ hoặc nhân viên cố định làm việc ngoài giờ theo hợp đồng thông thường của họ. Nhiều ngành có hệ thống “ngân hàng” để một hoặc nhiều loại công nhân, chẳng hạn như nhân viên chăm sóc, nhân viên y tế hoặc người dọn dẹp, có thể được gọi đến để chi trả cho các trường hợp tăng đột biến, ốm đau hoặc các trường hợp khẩn cấp khác.
#4. nhân viên tạm thời
Nhân viên tạm thời thường được thuê theo hợp đồng có thời hạn thông qua một cơ quan tuyển dụng hoặc trực tiếp bởi một công ty tuyển dụng. Lương, nghỉ ốm và thời gian nghỉ phép sẽ được xác định theo luật pháp quốc gia cũng như bất kỳ điều khoản nào được thỏa thuận trong các hợp đồng cụ thể của họ.
#5. nhân sự tạm thời
Từ này thường được sử dụng để mô tả những người lao động cung cấp dịch vụ linh hoạt hoặc không thường xuyên, điển hình là trong các ngành có nhu cầu theo mùa hoặc thay đổi theo cách khác, chẳng hạn như công nhân dệt may và đóng gói kho hàng. Tùy thuộc vào các hợp đồng cụ thể và luật pháp địa phương, những người lao động, nhà thầu, cá nhân tự làm chủ hoặc những người khác có thể được phân loại.
#6. Các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba và các cơ quan chính phủ
Các chuyên gia tư vấn quản lý, công ty kế toán và cơ quan tuyển dụng đều có thể đóng góp một phần của lực lượng lao động dự phòng, cung cấp khả năng tiếp cận với nguồn nhân tài và kiến thức cấp cao mà các công ty khác, lớn và nhỏ, thiếu nội bộ.
Thay đổi xu hướng lực lượng lao động
Các động lực lực lượng lao động ngẫu nhiên đã nói ở trên (thiếu hụt kỹ năng, những người bùng nổ nghỉ hưu và nhu cầu linh hoạt ở cả phía người sử dụng lao động và người lao động) có tác động đến cái gọi là cấu trúc vốn con người của các công ty.
Tuy nhiên, nếu nhìn vào mô hình lực lượng lao động dự phòng trong vài thập kỷ qua, chúng ta có thể thấy mô hình này đang thay đổi như thế nào. Các nhiệm vụ từng là quan trọng hiện nay thường được thực hiện bởi nhân viên tạm thời hoặc thuê ngoài (ví dụ: CNTT, kế toán và dịch vụ hành chính). Kết quả là, lực lượng lao động cốt lõi của một tổ chức bị thu hẹp trong khi lực lượng lao động dự phòng của nó mở rộng.
Lợi ích của việc sử dụng lực lượng lao động dự phòng là gì?
Lợi ích chính của lực lượng lao động dự phòng đối với các công ty là tính linh hoạt tổng thể, sau đó dẫn đến nhiều lợi ích cụ thể hơn.
#1. Khả năng đáp ứng trong kinh doanh
Lực lượng lao động dự phòng cho phép các doanh nghiệp phản ứng hiệu quả với những thay đổi về nhu cầu ở các khu vực hoặc thị trường khác nhau. Khi khối lượng công việc tăng lên, bạn có thể gọi lực lượng lao động dự phòng của mình. Không cần phải chính thức sa thải hoặc khen thưởng nhân viên lâu năm khi kinh doanh chậm lại. Việc tiếp cận lực lượng lao động dự phòng ở các quốc gia ưu tiên cho phép các tập đoàn quốc tế nhanh chóng chuyển trọng tâm của họ sang các khu vực khi nhu cầu kinh doanh ra lệnh.
Mặt khác, nhân viên thường trực và có thời hạn cố định phải liên tục được trả lương và triển khai bất kể tình hình kinh tế hay kinh doanh. Chấm dứt việc làm khi có ít hoạt động kinh doanh hoặc khi các cá nhân thiếu các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết có thể gây tốn kém cho người sử dụng lao động và gây khó chịu cho những nhân viên có nguyện vọng làm việc lâu dài.
#2. Giảm chi phí chung
Mặc dù tổng chi phí việc làm sẽ luôn được xác định bởi các quy định của địa phương và các điều kiện của hợp đồng riêng lẻ, nhưng về lâu dài, việc sử dụng lực lượng lao động tạm thời thường ít tốn kém hơn so với việc duy trì lực lượng lao động lâu dài có quy mô và hình thức tương đương.
Các nhà thầu và chuyên gia tư vấn thường yêu cầu mức lương theo giờ cao hơn so với nhân viên cố định tương đương, mặc dù việc thuê một nhà thầu thường không nhất thiết phải cung cấp các lợi ích rộng hơn giống nhau (ví dụ: chăm sóc sức khỏe, lương hưu, dự phòng). Nó cũng không ràng buộc một công ty với các cam kết tài chính dài hạn.
Một số dịch vụ nhất định (ví dụ: trang web hoàn toàn mới, cơ sở dữ liệu khách hàng hoặc hệ thống quản lý nhân sự) có thể chỉ được yêu cầu vài năm một lần và sẽ hợp lý hơn nếu thuê một cá nhân có tay nghề cao trong vài tháng để tạo ra những đầu ra này hơn là giữ các nhà thiết kế web và Các chuyên gia kiến trúc CNTT được trả lương vô thời hạn.
#3. Tiếp cận kiến thức chuyên ngành và tài năng không thể tiếp cận
Các doanh nghiệp có thể có được nhiều nhân viên có năng lực và kinh nghiệm hơn cho các nhiệm vụ chuyên biệt như một phần của lực lượng lao động dự phòng so với những nhân viên cố định.
#4. Không cần phải đào tạo thêm hoặc tăng trưởng.
Nhân viên cố định có thể yêu cầu đào tạo hoặc phát triển rộng rãi khi bắt đầu sự nghiệp hoặc khi bắt tay vào một dự án mới. Khi bạn thuê một lực lượng lao động tạm thời, bạn thường thuê những người đã có kỹ năng và chuyên môn cần thiết để bắt đầu công việc ngay lập tức.
Hạn chế của việc sử dụng lực lượng lao động dự phòng là gì?
Khi xem xét một lực lượng lao động dự phòng, điều quan trọng là phải cân nhắc cẩn thận những lợi ích so với những hạn chế và nguy hiểm.
#1. Ít kiểm soát hơn đối với tuyển dụng và sàng lọc
Khi người lao động tạm thời được tuyển dụng thông qua một trung gian chuyên gia (chẳng hạn như cơ quan tuyển dụng), công ty tuyển dụng thường không có quyền quản lý trực tiếp quá trình sàng lọc và phải dựa vào chuyên môn của cơ quan.
Ngay cả khi trực tiếp tuyển dụng nhân viên tạm thời, nhân sự và các nhà quản lý có thể thực hiện ít thẩm định hơn so với nhân viên chính thức. Điều này làm tăng nguy cơ công ty tiếp xúc với những nhân viên không được kiểm tra hoặc sàng lọc an ninh cẩn thận như những nhân viên lâu năm.
#2. Trách nhiệm là mơ hồ.
Khi làm việc với lực lượng lao động dự phòng, trách nhiệm và trách nhiệm giải trình đối với việc phân phối và thành công có thể nhanh chóng bị lẫn lộn giữa những gì còn lại với tổ chức tuyển dụng và những gì chuyển giao cho các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, các cơ quan tuyển dụng hoặc chính các nhà thầu/nhà tư vấn độc lập.
Các công ty có thể cần suy nghĩ sâu hơn về các dòng trách nhiệm giải trình và giảm thiểu rủi ro trong các lĩnh vực như dữ liệu khách hàng, bảo mật thương mại và các lĩnh vực khác. Thất bại có thể dẫn đến tổn hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp và danh tiếng, cũng như các vấn đề pháp lý trong tương lai.
Xem xét giá trị của các thỏa thuận không tiết lộ cho các nhà thầu độc lập của bạn và các nhân viên dự phòng khác để hạn chế rủi ro này.
#3. Phân loại sai nhân viên
Khi lực lượng lao động dự phòng mở rộng, thì khả năng phân loại sai việc làm, với tất cả các tác động pháp lý và thuế của nó cũng tăng theo. Các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều quốc gia có hệ thống luật pháp riêng biệt phải đối mặt với nhiều rủi ro hơn. Cần sớm tìm kiếm sự hướng dẫn của chuyên gia, đặc biệt là khi thâm nhập thị trường mới.
#4. Sự tham gia của nhân viên thấp hơn
Những người lao động độc lập có thể ít cảm thấy mình là một phần của nhóm công ty và do đó ít cống hiến cá nhân hơn cho việc hoàn thành các mục tiêu của công ty so với các đồng nghiệp của họ trong các hợp đồng dài hạn hoặc lâu dài. Đây là một vấn đề đối với các nhà quản lý, những người chịu trách nhiệm chỉ đạo và thúc đẩy tất cả nhân viên.
#5. Quản lý bị phân mảnh.
Các nhà quản lý có thể gặp khó khăn trong việc triển khai và giám sát thành công lực lượng lao động dự phòng so với nhân sự cố định, đặc biệt nếu kế hoạch kinh doanh, chính sách nhân sự và chiến lược hoạt động không đưa ra định hướng cụ thể về cách tích hợp lao động dự phòng.
#6. Giảm bộ nhớ thể chế và tính liên tục
Doanh thu giữa các nhân viên tạm thời có khả năng cao hơn so với lực lượng lao động cố định và bộ nhớ thể chế của một tổ chức sẽ bị giảm sút. Nếu nhân viên dự phòng tương tác với khách hàng, doanh thu có thể ảnh hưởng đến sự tham gia của các bên liên quan và danh tiếng của doanh nghiệp.
Định nghĩa về quản lý lực lượng lao động dự phòng là gì?
Nói một cách đơn giản, quản lý lực lượng lao động dự phòng liên quan đến cách một công ty đối xử với lao động dự phòng của mình. Chúng ta có thể phân biệt đại khái hai kỹ thuật cơ bản ở đây, mà chúng ta sẽ gọi là phương pháp tiếp cận toàn diện và loại trừ.
Các công ty trước đây bao gồm lực lượng lao động dự phòng trong các hoạt động nhân sự tiêu chuẩn của họ. Các công ty sau này coi những người lao động tạm thời là một loại nhân viên khác, thường bỏ qua các quy trình và thủ tục nhân sự hiện tại.
Giữa hai cách tiếp cận này, một loạt các giải pháp quản lý lực lượng lao động ngẫu nhiên kết hợp các tính năng của cả hai đều khả thi.
Thực tiễn tốt nhất để quản lý lực lượng lao động dự phòng
Chúng ta sẽ xem xét các phương pháp hiệu quả để quản lý lực lượng lao động dự phòng của bạn trong phần này.
#1. Vòng đời nguồn nhân lực
Nhân viên độc lập thường xuyên bỏ qua vòng đời nhân sự tiêu chuẩn trong các doanh nghiệp áp dụng cách tiếp cận 'độc quyền'. Điều này ngụ ý rằng họ – và tổ chức nơi họ làm việc – không được hưởng lợi từ tất cả các quy trình nhân sự hợp lý hóa hiện có. Hãy xem xét một quy trình để nhanh chóng giới thiệu nhân viên mới, quản lý và nâng cao hiệu suất của họ, cho họ nghỉ việc, v.v.
Khi lực lượng lao động dự phòng của bạn không được đưa vào chu trình nhân sự, công ty của bạn sẽ bỏ lỡ các cơ hội để giúp họ tăng tốc nhanh hơn và cải thiện hiệu suất của họ.
Theo định nghĩa, các công ty áp dụng cách tiếp cận 'toàn diện' để quản lý lực lượng lao động dự phòng sẽ bao gồm những người lao động dự phòng của họ trong chu trình nhân sự của tổ chức.
#2. Kiến thức nhân viên
Chúng ta có nên nói về kinh nghiệm của nhân viên dự phòng không? Các công ty hòa nhập nhận ra giá trị của việc cung cấp trải nghiệm tích cực cho tất cả khách hàng, bất kể loại hợp đồng nào. Do đó, họ đảm bảo rằng ba yếu tố tạo nên trải nghiệm đặc biệt cho nhân viên (công nghệ, không gian làm việc và văn hóa) được tối đa hóa cho cả nhân viên chính thức và lực lượng lao động dự phòng của họ.
Một ví dụ cơ bản, điển hình của điều này là đảm bảo rằng các nhân viên truyền thống không đưa ra quyết định mà không tham khảo ý kiến của đồng nghiệp và thông tin đó được chia sẻ với mọi người. Sinh nhật là một ví dụ về một cử chỉ nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt lớn; tổ chức sinh nhật cho nhân viên dự phòng của bạn như bất kỳ nhân viên chính thức nào.
Một lý do khác để nhân sự xem xét kinh nghiệm của nhân viên dự phòng của công ty là tuyển dụng và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng. Nếu tổ chức đối xử đúng mực với những người lao động tạm thời của mình và giống như mọi người khác, thì những người lao động tạm thời đó có thể có xu hướng quay lại thực hiện một dự án khác trong tương lai và bạn có thể thêm họ vào nhóm nhân tài của mình. Có lẽ họ muốn tham gia với tư cách là nhân viên chính thức.
Mặt khác, nếu họ có trải nghiệm tồi tệ và cảm thấy mình không phải là một phần của nhóm, họ sẽ không quay lại. Họ cũng sẽ không giới thiệu bạn với tư cách là nhà tuyển dụng tiềm năng cho các ứng viên (ngẫu nhiên) khác.
# 3. Quản lý hiệu suất
Nhiều công ty không theo dõi hiệu suất của những người lao động tạm thời của họ và những công ty thường xuyên thu thập thông tin bên ngoài hệ thống nhân sự thông thường và cơ sở dữ liệu nhân sự của họ. Điều này có nghĩa là họ đang mất dữ liệu về số lượng nhân viên ngày càng tăng của mình. Và, mặc dù nhân viên tạm thời không nhất thiết quan trọng bằng nhân viên chính thức có hợp đồng dài hạn, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng.
Xét trường hợp giả định sau. Công ty của bạn gần đây đã có được một khách hàng mới đáng kể. Bạn sẽ cần một nhóm dự án – và một người quản lý dự án – với những khả năng và kiến thức độc đáo cho nhiệm vụ đầu tiên của họ. Bạn chọn một người quản lý dự án ngẫu nhiên vì việc tuyển dụng một hoặc nhiều nhân viên toàn thời gian sẽ mất quá nhiều thời gian. Sophie là tên của cô ấy. Cô ấy không chỉ hoàn thành xuất sắc công việc mà còn chuyển giao một số khả năng mà lực lượng lao động của bạn còn thiếu cho đội ngũ nhân sự hiện tại của bạn.
Bạn sẽ có dữ liệu cho thấy sự đóng góp của Sophie cho tổ chức nếu hiệu suất của cô ấy đã được đánh giá và quản lý như một phần của quy trình quản lý hiệu suất của công ty bạn. Điều này sẽ cho phép bạn làm những việc như:
- so sánh hiệu suất của cô ấy với hiệu suất của nhân viên toàn thời gian trong các vai trò tương đương và các nhân viên dự phòng khác
- tìm hiểu cách tăng hiệu suất của nhân viên toàn thời gian trong các vai trò tương tự cũng như những người lao động dự phòng khác
Một khuyến khích khác để thu thập dữ liệu về hiệu suất của những người lao động tạm thời trong hệ thống nhân sự điển hình và cơ sở dữ liệu nhân sự của bạn là để lập kế hoạch kế nhiệm. Bạn đã có dữ liệu hiệu suất của họ nếu bạn kết thúc việc thuê nhân viên tạm thời có hiệu suất cao trên cơ sở lâu dài. Điều này tạo điều kiện rất nhiều cho sự phát triển của những kỹ năng này.
Tổng kết
Trong vài năm tới, lực lượng lao động dự phòng dự kiến sẽ trở thành một thành phần thậm chí còn thiết yếu hơn trong nguồn nhân lực của tổ chức bạn. Đương nhiên, điều này có sự phân nhánh đối với nguồn nhân lực và phương pháp của họ. Tuy nhiên, trong khi vẫn còn nhiều điều chưa chắc chắn về vai trò của nhân viên dự phòng, cách tiếp cận lý tưởng dường như là cách tiếp cận 'bao gồm' tuân thủ các phương pháp hay nhất được nêu trong bài viết này. Ý tưởng của bạn về quản lý lực lượng lao động dự phòng là gì và bạn đã sử dụng nó như thế nào? Vui lòng để lại chúng trong phần bình luận
- NHÂN VIÊN DỰ PHÒNG: Định nghĩa, Mức lương, Bằng khen, Điểm trừ & Sự khác biệt
- Người thụ hưởng độc lập: Định nghĩa, Đặc điểm & tất cả những gì bạn nên biết
- NỘI DUNG TRONG BẤT ĐỘNG SẢN: Sự khác biệt giữa Bất động sản đang chờ xử lý và tồn tại
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: Cách hoạt động [+ 10 lựa chọn hàng đầu]
- CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VENDOR: Định nghĩa, Loại và Hệ thống hàng đầu
dự án
