Nhân viên có thể nhập và theo dõi giờ làm việc của riêng họ bằng hệ thống chấm công, giúp chủ nhân giảm bớt nhiệm vụ này. Mặt khác, các doanh nghiệp đã tiết kiệm tiền, tăng cường sản xuất và tuân thủ các quy tắc lao động bằng cách đẩy nhanh quá trình chấm công. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hoạt động của đồng hồ trong máy, cách sử dụng dấu vân tay kỹ thuật số với luật có liên quan.
Tính năng trong máy
Đồng hồ thời gian, còn được gọi là đồng hồ bấm lỗ, máy thẻ đồng hồ hoặc máy ghi thời gian, là một thiết bị ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của nhân viên theo giờ (hoặc thời gian linh hoạt) của công ty. Các công ty ở Trung Quốc sản xuất máy đồng hồ điện tử với nhiều cấu hình khác nhau được bán ở các quốc gia trên thế giới với nhiều thương hiệu khác nhau, cũng như phần mềm thu thập dữ liệu từ một hoặc nhiều máy đồng hồ và biến nó thành báo cáo. Đồng hồ thời gian được phân thành năm loại:
# 1. Đồng hồ Punch Card
Nhân viên nhập thẻ giấy vào máy khi ra vào tòa nhà. Để chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc, máy sẽ dán tem, thẻ ghi ngày giờ. Do tính đơn giản của chúng, những đồng hồ này thường hữu ích nhất đối với các tổ chức nhỏ không sử dụng nhân viên làm việc từ xa.
# 2. Đồng hồ kỹ thuật số
Nhân viên quẹt thẻ có dải từ tính qua một máy được kết nối với đồng hồ thời gian kỹ thuật số chứ không phải bấm vào thẻ. Máy ghi lại ngày giờ bấm lỗ để bộ phận tính lương sử dụng sau này. Một loại đồng hồ kỹ thuật số khác không yêu cầu nhân viên mang theo thẻ là bàn di chuột điện tử. Thay vào đó, công nhân nhập dữ liệu vào máy bằng mã cá nhân được lưu tự động.
# 3. Phần mềm Trạm thời gian
Nhân viên sử dụng phần mềm trạm thời gian được cài đặt trên máy tính cá nhân để đếm giờ ra vào. Đối với tất cả các nhân viên sử dụng một máy tính duy nhất. Mặt khác, các tổ chức có thể sử dụng ứng dụng này kết hợp với máy tính cá nhân để cho phép nhân viên theo dõi ra vào tại các máy trạm của họ. Phần mềm trạm thời gian có ưu điểm là có thể liên kết dữ liệu thời gian với phần mềm tính lương, giúp hợp lý hóa việc xử lý tính lương.
#4. Đồng hồ vân tay
Các cá nhân được công nhận bằng cách sử dụng đồng hồ thời gian sinh trắc học liên quan đến các đặc điểm con người độc đáo của họ, chẳng hạn như dấu vân tay. Nhân viên đặt ngón tay của họ lên một máy quét, máy quét sẽ so sánh nó với một hình ảnh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu để xác định danh tính của họ. Nếu khớp chính xác, máy đồng hồ thời gian sẽ phát ra âm thanh cảm ơn dễ nghe.
Vì không thể tái tạo dấu vân tay, đồng hồ thời gian sinh trắc học dấu vân tay ngăn chặn hành vi đánh lừa và gian lận của bạn bè. Nhân viên cũng sẽ không còn phải lo lắng về việc quên mã hoặc quên mang theo thẻ đục lỗ khi đi làm. Thật khó để bỏ qua một phần cơ thể!
# 5. Đồng hồ đấm tay
Một loại thiết bị xác thực sinh trắc học khác là đồng hồ bấm tay. Thay vì dấu vân tay, những chiếc đồng hồ này sử dụng lòng bàn tay của người lao động để xác thực danh tính của họ. Để xác thực nhân viên, máy quét sẽ so sánh một phần lòng bàn tay của nhân viên với hình ảnh cơ sở dữ liệu đã lưu trước đó. Ví dụ, đồng hồ vân tay góp phần tránh tình trạng lừa đảo và gian lận.
Đồng hồ vân tay trong máy
Máy chấm công bằng vân tay cung cấp cho công ty bạn dữ liệu chấm công và thời gian chính xác. Các nhân viên không thể đếm giờ vào hoặc ra cùng nhau do bảo mật sinh trắc học, cấm tính năng theo dõi bạn bè. Tuy nhiên, dữ liệu chấm công được liên kết với phần mềm bảng chấm công nội bộ của chúng tôi ở Vương quốc Anh, giúp việc xử lý bảng lương dễ dàng hơn. Do đó, hệ thống chấm công và chấm công bằng vân tay phù hợp với các tổ chức thuộc mọi quy mô và quy mô nhanh chóng để hỗ trợ các doanh nghiệp có nhiều địa điểm.
Cách thức hoạt động của hệ thống chấm công bằng vân tay
Đây là cách hoạt động của đồng hồ vân tay trong máy.
# 1. Phương pháp tính giờ
Đồng hồ vân tay đơn giản và nhanh chóng và loại bỏ khả năng nhân viên ra vào đồng thời. Ngoài tính năng đồng hồ sinh trắc học an toàn, hệ thống C200 hỗ trợ tính năng đồng hồ gần bằng huy hiệu hoặc keyfob. Mỗi ngày, nhân viên có thể đăng ký tối đa 16 sự kiện tham dự bằng vân tay hoặc gần, sẽ được xác nhận bằng lời nói và trực quan. Khả năng bảo mật sinh trắc học của C200 có thể rất mạnh khi sử dụng mã PIN cá nhân.
# 2. Đăng ký và Tài liệu
Thủ tục đăng ký dấu vân tay của bạn khá đơn giản. Vì vậy, mỗi nhân viên có thể có nhiều hồ sơ sinh trắc học để đề phòng tai nạn hoặc hư hỏng đối với một dấu vân tay cụ thể. Cỗ máy đồng hồ thời gian C200 có sức chứa lên đến 1000 nhân sự.
# 3. Tải xuống và lưu trữ dữ liệu
Máy vân tay C200 lưu trữ dữ liệu đồng hồ cho đến khi nó được tải lên qua mạng LAN hoặc USB vào phần mềm chấm công và chấm công của chúng tôi. Có thể tạo bảng chấm công cá nhân tại đây, cũng như các báo cáo toàn diện để quản lý dữ liệu chấm công và tính lương. Thông tin cá nhân của bạn được lưu trữ an toàn trên máy tính hoặc máy chủ của bạn.
Tính năng theo dõi vân tay trong luật máy
Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu năm 1998 là đạo luật quan trọng nhất áp dụng cho sinh trắc học. Theo Đạo luật, bất kỳ ai xử lý dữ liệu cá nhân phải đáp ứng tám điều kiện. Trong số các luật quy định máy đồng hồ vân tay như sau:
- Xử lý dữ liệu phù hợp với đạo đức và hợp pháp
- Xử lý theo mục đích cụ thể
- Bộ nhớ dữ liệu đầy đủ, phù hợp và không quá mức
- Duy trì dữ liệu cập nhật và chính xác
- Đảm bảo rằng dữ liệu chỉ được lưu giữ chừng nào cần thiết
- Đảm bảo rằng dữ liệu được xử lý theo các luật và quy định có liên quan
- Duy trì bảo mật dữ liệu
- Ngăn chặn việc truyền dữ liệu đến các quốc gia nơi dữ liệu sẽ không được bảo vệ an toàn.
Nguyên tắc thứ nhất, thứ hai, thứ năm và thứ bảy (được đánh dấu) là luật áp dụng nhiều nhất cho việc kiểm tra đồng hồ này trong tình huống máy vân tay. Họ cung cấp các biện pháp bảo vệ sau:
- Để đảm bảo xử lý dữ liệu công bằng và hợp pháp, người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng nhân viên được thông báo và hiểu tại sao dữ liệu cá nhân của họ đang được xử lý.
- Lưu giữ dữ liệu sinh trắc học cho các mục đích cụ thể đòi hỏi nó không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích lấy được.
- Nguyên tắc thứ năm nhấn mạnh sự cần thiết của việc lưu giữ dữ liệu cá nhân vô thời hạn. Điều này có nghĩa là dữ liệu sinh trắc học của nhân viên phải được xóa ngay khi họ rời công ty.
- Dữ liệu sinh trắc học phải được bảo vệ khỏi quá trình xử lý bất hợp pháp, mất mát, phá hủy hoặc hư hỏng, theo nguyên tắc bảo mật.
Đồng hồ kỹ thuật số trong máy
Hệ thống đồng hồ tự tính toán là một công cụ quản lý nguồn nhân lực hiệu quả để theo dõi và kiểm soát giờ làm việc của nhân viên. Quản lý nhân sự của bạn do đó sẽ biết chính xác mức lương và lợi ích mà mỗi nhân viên được hưởng chỉ bằng cách kiểm tra và ra khỏi máy. Hơn nữa, các hệ thống điện tử khác nhau có thể cung cấp dữ liệu về tổng số giờ làm việc, giúp bạn lập kế hoạch chi tiêu cho tuần sắp tới.
Máy đồng hồ kỹ thuật số bảo mật như thế nào?
Khi có được một máy đồng hồ kỹ thuật số, người sử dụng lao động và người quản lý có thể lo ngại về hành vi gian lận của nhân viên. Mặc dù các công nghệ cơ khí cung cấp các tính năng bảo mật hạn chế, nhưng các giải pháp thay thế điện tử có thể cung cấp những ưu điểm sau:
- Nhận dạng sinh trắc học: Bạn có thể được đảm bảo rằng cá nhân đăng ký là nhân viên hợp pháp bằng cách sử dụng quét vân tay hoặc võng mạc.
- Đăng ký Đăng nhập: Để ngăn nhân viên vô tình xâm nhập bằng thẻ của người khác, hãy yêu cầu họ đăng nhập bằng thông tin đăng nhập và mật khẩu của chính họ.
- Tính năng theo dõi ảo: Theo dõi thời điểm nhân viên ra vào máy tính của họ và sử dụng dấu thời gian để thiết lập giờ làm việc.
- Kết nối Internet: Thiết bị có đồng hồ vật lý thường được liên kết với Wi-Fi hoặc mạng nội bộ của công ty bạn, cho phép cập nhật theo thời gian thực.
Có thể Tích hợp Máy Đồng hồ Kỹ thuật số với Thẻ Nhân viên không?
Đúng. Nếu công ty của bạn phát hành thẻ ID nhân viên hoặc thẻ ra vào, bạn có thể tìm được giải pháp kết hợp máy tích hợp đồng hồ và thẻ thông minh. Nhân viên có thể dễ dàng ra vào tòa nhà để theo dõi thời gian của họ trong khuôn viên, và họ có thể sử dụng cùng một thẻ để ra vào và nhận dạng. Trong trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như hỏa hoạn, việc biết có bao nhiêu người trong tòa nhà là rất quan trọng. Để biết thêm thông tin về thông số kỹ thuật có thể thay đổi theo hệ thống, vui lòng truy cập trang web của nhà sản xuất.
Đồng hồ kỹ thuật số vân tay trong luật máy
Đồng hồ kỹ thuật số vân tay giúp cho việc theo dõi chấm công của nhân viên dễ dàng hơn, tự động hóa quá trình tính lương và thực hiện những việc khác. Nhiều hệ thống cũng yêu cầu một số loại thông tin sinh trắc học cá nhân để vận hành và ủy quyền cho nhân viên.
Dữ liệu cá nhân của nhân viên rất an toàn theo tiêu chuẩn kỹ thuật số vân tay, cung cấp cho các tổ chức hướng dẫn chính xác về cách quản lý và bảo mật dữ liệu một cách công bằng. Nó cũng giúp đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân không bị trao đổi hoặc trục lợi từ các doanh nghiệp hoặc bên thứ ba. Hiện tại, chỉ có ba tiểu bang - Illinois, Texas và Washington - đã thông qua luật cấm các doanh nghiệp sử dụng sinh trắc học.
“Hiện tại, vấn đề pháp lý nóng nhất là một số tiểu bang (Illinois, Washington và Texas) đã ban hành luật quy định cách các công ty thu thập, lưu trữ và tiết lộ thông tin sinh trắc học (chẳng hạn như quét ngón tay hoặc võng mạc thường được sử dụng bởi hệ thống chấm công),” Lauren Daming, một cộng sự của công ty luật Greensfelder cho biết.
Trong luật máy đồng hồ kỹ thuật số vân tay, bang Illinois là bang đầu tiên thông qua luật về chủ đề này. Năm 2008, các nhà lập pháp Illinois đã thông qua Đạo luật Thông tin về Quyền riêng tư Sinh trắc học của Illinois. Luật Illinois yêu cầu các công ty phải có sự đồng ý trước khi thu thập dữ liệu sinh trắc học và giới hạn cách dữ liệu có thể được tiết lộ, thu lợi từ, bảo vệ và lưu giữ.
Texas đã làm theo vào năm 2009, thiết lập luật yêu cầu các công ty phải xin phép trước khi bán, cho thuê hoặc tiết lộ thông tin sinh trắc học, cũng như các quy tắc về bảo mật và lưu giữ dữ liệu. Hơn nữa, luật theo dõi dấu vân tay kỹ thuật số trong máy yêu cầu phải xử lý dữ liệu sinh trắc học trong vòng một năm sau khi thu thập.
Theo Philip Gordon, đồng chủ tịch khu vực thực hành kiểm tra lý lịch và quyền riêng tư của Littler Mendelson, việc các nhà tuyển dụng ở New York yêu cầu nhân viên nộp hồ sơ lấy dấu vân tay là bất hợp pháp.
Gordon nói thêm: “Bộ Lao động New York đã giải thích điều khoản đó trong một bức thư lấy ý kiến không chính thức để áp dụng cho nhiệm vụ yêu cầu nhân viên đặt ngón tay của họ lên máy quét đồng hồ vân tay.
Thông qua sửa đổi quy chế tiểu bang, Arkansas có thêm dữ liệu sinh trắc học được xác định là "dấu vân tay, dấu mặt, quét võng mạc hoặc mống mắt, hình học bàn tay, phân tích dấu vết giọng nói, axit deoxyribonucleic (DNA) hoặc bất kỳ đặc điểm sinh học độc đáo nào khác."
Đồng hồ trong máy được gọi là gì?
Đồng hồ thời gian, còn được gọi là đồng hồ bấm lỗ, máy thẻ đồng hồ hoặc máy ghi thời gian, là một thiết bị ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của nhân viên theo giờ (hoặc thời gian linh hoạt) của công ty.
Máy bấm giờ hoạt động như thế nào?
Đây là cách hoạt động của một cỗ máy đồng hồ:
- Phương pháp bấm giờ
- Đăng ký và Tài liệu
- Tải xuống và lưu trữ dữ liệu
Đồng hồ hoạt động có nghĩa là gì?
Để đồng hồ có nghĩa là đánh dấu thời gian đến nơi làm việc của bạn, thường được thực hiện bằng cách bấm vào đồng hồ thời gian; bắt đầu công việc. Để xem giờ, bạn phải ghi lại thời gian đi làm của mình.
4 loại đồng hồ là gì?
Đồng hồ là một trong những thứ lâu đời nhất từng được tạo ra. Chúng được sản xuất ở châu Âu vào đầu những năm 1300.
- Đồng hồ quả lắc.
- Mantel & Đồng hồ để bàn.
- Đồng hồ báo thức.
- Đồng hồ cúc cu.
- Đồng hồ ông nội.
Hệ thống bấm giờ vào và ra của nhân viên là gì?
Một loại phần cứng hoặc phần mềm theo dõi thời gian của nhân viên tính toán số giờ làm việc của nhân viên là hệ thống đồng hồ vào và ra của nhân viên, thường được gọi là hệ thống đồng hồ thời gian của nhân viên hoặc đồng hồ nhân viên trong hệ thống.
