Để điều hành một doanh nghiệp thành công, điều quan trọng là phải theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Vì lý do này, hầu hết các công ty đều sử dụng hệ thống đồng hồ. Thông qua thẻ chấm công trực tuyến, các hệ thống này giám sát giờ làm việc của nhân viên. Khi bạn đã xác định được ứng dụng bấm giờ vào và ra nào đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công ty bạn, việc hợp lý hóa các quy trình liên quan đến chấm công không còn quá khó khăn. Tuy nhiên, bạn có thể không biết cần cân nhắc những gì khi chọn một ứng dụng. Bài viết này là hướng dẫn về mọi thứ bạn cần biết về giờ làm việc tại nơi làm việc. Khám phá thuật sĩ đồng hồ thời gian để khám phá giải pháp theo dõi thời gian của nhân viên, tối ưu hóa việc quản lý lực lượng lao động của bạn và đảm bảo theo dõi chính xác giờ làm việc
Đồng hồ trong công việc
Dựa trên thời gian nhân viên bấm giờ vào và ra khỏi ca của họ, hệ thống bấm giờ vào và ra theo dõi số giờ mà mỗi nhân viên đã làm việc. Sau đó, bảng chấm công được tạo bằng cách sử dụng số giờ đó để người sử dụng lao động xử lý bảng lương. Để theo dõi giờ làm việc của nhân viên, nhiều công ty sử dụng hệ thống bấm giờ.
Hệ thống chấm công được nhân viên sử dụng để bấm giờ vào và ra vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc tương ứng.
Các loại hệ thống bấm giờ khác nhau là gì?
#1. Đồng hồ thời gian cơ bản
Sử dụng bút và mảnh giấy để điền vào biểu mẫu hoặc sử dụng thẻ bấm lỗ hoặc đồng hồ bấm giờ bằng tay là những ví dụ về thiết bị đo thời gian cơ bản.
#2. Hệ thống phần mềm
tự động hóa quy trình bấm giờ vào và ra với phần mềm theo dõi thời gian. Nhân viên sẽ sử dụng hệ thống đồng hồ kỹ thuật số hoặc thiết bị như fob.
# 3. Sinh trắc học
sử dụng máy quét đọc khuôn mặt, dấu vân tay hoặc võng mạc của bạn để đồng hồ.
#4. Ứng dụng đồng hồ thời gian
Các ứng dụng dành cho đồng hồ thời gian của nhân viên giống với các lựa chọn phần mềm. Tuy nhiên, để theo dõi thời gian thực, chúng được cài đặt trực tiếp trên điện thoại thông minh của nhân viên.
Thực tiễn tốt nhất để bấm giờ vào và ra
#1. Tạo một chính sách rõ ràng
Thiết lập một bộ quy tắc rõ ràng để bấm giờ vào và ra là rất quan trọng. Để tránh nhầm lẫn hoặc khả năng chúng có thể bị hiểu lầm, một khi những điều này đã được thiết lập, nhân viên của bạn nên được giải thích rõ ràng về chúng.
#2. Cung cấp ưu đãi
Phương pháp thành công nhất để khuyến khích nhân viên của bạn tuân theo các quy tắc thường là bằng cách đưa ra các biện pháp khuyến khích. Vào cuối tháng, bạn có thể đưa ra một phần thưởng nhỏ cho nhân viên nào luôn nhớ bấm vào và rút ra.
#3. Biến nó thành một quy trình đơn giản
Nhân viên của bạn có thể bấm giờ vào và ra dễ dàng bằng cách sử dụng phần mềm bấm giờ. Bạn có thể giúp nhân viên của mình dễ dàng bấm giờ và thách thức họ quên bấm giờ ra bằng cách triển khai phần mềm dễ sử dụng.
#4. cung cấp đào tạo
Đặc biệt khi sử dụng hệ thống kỹ thuật số, không phải nhân viên nào cũng có thể nhanh chóng quen với việc bấm giờ ra vào. Lực lượng lao động của bạn sẽ thấy mọi việc đơn giản hơn nhiều nếu bạn cung cấp đào tạo kỹ lưỡng và thường xuyên khi bắt đầu làm việc.
#5. Thực hiện hành động kỷ luật
Có thể cần áp dụng biện pháp kỷ luật nếu bạn đã thực hiện các quy trình khác nhưng nhân viên vẫn không bấm giờ vào và ra đúng giờ. Trước tiên, có thể đưa ra cảnh báo bằng lời nói và nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, các biện pháp nghiêm khắc hơn có thể được thực hiện. Điều quan trọng cần nhớ là làm điều này chỉ nên được thực hiện trong những trường hợp cực đoan.
Đồng hồ trong ứng dụng Công việc
Một chương trình điện tử theo dõi giờ làm việc của nhân viên của bạn được gọi là ứng dụng đồng hồ thời gian. Thông qua ứng dụng, nhân viên của bạn có thể dễ dàng bấm giờ vào và ra, đồng thời ứng dụng sẽ lưu giữ bản ghi kỹ thuật số về các mục nhập thời gian đó.
Ưu điểm của việc sử dụng ứng dụng đồng hồ
# 1. Nó bảo vệ chống lại hành vi trộm cắp thời gian tại nơi làm việc.
Bảng chấm công trên giấy và thẻ chấm công thông thường khiến cho giờ làm việc của nhân viên dễ bị thổi phồng và dễ xảy ra tình trạng trộm cắp thời gian, điều này có thể dẫn đến tổn thất tài chính cho công ty của bạn.
#2. Sự tiện lợi.
Bảng chấm công trên giấy là bất tiện. Thời gian của nhân viên của bạn bị lãng phí khi điền vào chúng và thời gian của bạn bị lãng phí khi xử lý và nhập chúng vào phần mềm tính lương của bạn. Quá trình này được thực hiện đơn giản hơn bằng phần mềm đồng hồ thời gian; nhân viên của bạn có thể dễ dàng bấm giờ bằng ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc thiết bị di động và bạn sẽ có quyền truy cập thời gian thực vào các mục nhập thời gian của họ thay vì phải xử lý thủ công bảng chấm công của họ.
#3. Tính năng bổ sung
Nhiều ứng dụng đồng hồ thời gian cung cấp rất nhiều tính năng bổ sung, chẳng hạn như phần mềm chấm công, ngoài việc theo dõi thời gian vào và giờ ra của nhân viên của bạn. Điều này giúp việc theo dõi chấm công và giải quyết mọi vấn đề về chấm công của nhân viên trở nên đơn giản hơn. Nó cũng hỗ trợ các tính năng như theo dõi GPS, có thể giúp đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang ở đúng địa điểm làm việc và vào thời điểm thích hợp, cho phép bạn quản lý công ty của mình.
Dưới đây là một số ứng dụng đồng hồ thời gian rảnh hàng đầu mà bạn nên kiểm tra cho doanh nghiệp nhỏ của mình.
# 1. Clockify
Clockify, một ứng dụng đồng hồ thời gian miễn phí, bao gồm một ki-ốt đồng hồ thời gian là một trong nhiều tính năng của nó. Điều này thật tuyệt vời để theo dõi thời gian tham gia, nghỉ giải lao và nghỉ phép của nhân viên ngoài việc cho phép người dùng bấm giờ bằng bất kỳ thiết bị nào họ thấy thuận tiện.
Nhóm của bạn có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ để bấm giờ bằng Clockify từ trình duyệt web hoặc thiết bị di động. Kiosk đồng hồ thời gian miễn phí mà nhóm của bạn có thể sử dụng để bấm giờ vào và ra bằng Ghim duy nhất của họ là một tính năng tiện lợi khác mà Clockify cung cấp ngoài bộ đếm thời gian. Tất cả những gì bạn phải làm là đặt tên cho ki-ốt của mình, bao gồm các thành viên trong nhóm của bạn và tạo mã PIN mà mọi người có thể sử dụng để bấm giờ bất cứ khi nào họ bắt đầu làm việc.
Điều này sẽ cho phép mọi người báo hiệu bắt đầu ca làm việc của họ bằng thiết bị của họ hoặc thiết bị đã được để lại ở lối vào dành cho công nhân tại chỗ. Sẽ có một dấu chấm màu xanh lá cây bên cạnh tên của mỗi nhân viên trong danh sách ki-ốt ngay khi họ bấm giờ.
#2. TimeCamp
Tự động bấm giờ vào và ra là một dịch vụ mà TimeCamp cung cấp, nhưng chỉ với một chút hỗ trợ từ bộ theo dõi thời gian. Trình theo dõi thời gian giám sát hoạt động của máy tính và chuyển sang chế độ không hoạt động ngay khi nó ngừng hoạt động.
Tuy nhiên, xin lưu ý rằng TimeCamp không cung cấp giải pháp kiosk đồng hồ thời gian, vì vậy nếu bạn chọn sử dụng ứng dụng đồng hồ thời gian này, nhóm của bạn sẽ phải đăng nhập và bắt đầu và dừng đồng hồ hẹn giờ theo cách thủ công mỗi lần họ muốn đồng hồ và ra ngoài. Có bốn mức giá khác nhau cho TimeCamp: Solo (miễn phí), Cơ bản (5.25 đô la mỗi người dùng mỗi tháng), Pro (7.50 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) và Doanh nghiệp (bắt đầu từ 450 đô la mỗi tháng).
# 3. Homebase
Ngoài ra, ứng dụng Homebase cung cấp các công cụ để tuyển dụng và giới thiệu các thành viên mới trong nhóm, lên lịch cho nhân viên và ứng dụng nhắn tin tích hợp để liên lạc hàng ngày tốt hơn với nhóm của bạn. Homebase, giống như Clockify, cung cấp gói miễn phí cho vô số người dùng.
Tuy nhiên, chi phí của gói nâng cấp sẽ dao động từ 14 đô la đến 70 đô la mỗi tháng nếu bạn muốn thêm nhiều tính năng hơn vào ứng dụng (chẳng hạn như quản lý hiệu suất, làm việc từ xa và thực địa hoặc khả năng nhân sự).
#4. thuật sĩ đồng hồ thời gian
Time Clock Wizard là một ứng dụng theo dõi thời gian khác cung cấp phiên bản cơ bản miễn phí và tính thêm phí mỗi tháng để truy cập vào một số tính năng nâng cao (chẳng hạn như quản lý tác vụ, lên lịch cho nhân viên và chức năng trả lương).
Phiên bản cơ bản miễn phí của Time Clock Wizard có các tính năng nâng cao khả dụng trên các gói có giá từ 14.95 đô la đến 99.95 đô la mỗi tháng.
#5. cú đấm bạn thân
là một chương trình chấm công dựa trên web. Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh giao diện. Bạn có thể tích hợp Buddy Punch với phần lớn các sản phẩm quản lý tiền lương. Bản dùng thử miễn phí 30 ngày có sẵn từ Buddy Punch. Có sẵn hai mức giá khác nhau: Thời gian & Tham dự ($25/tháng) và Thời gian & Tham dự + Lên lịch ($35/tháng).
Chính sách bấm giờ vào và ra
Theo dõi thời gian rời khỏi nơi làm việc của bạn được gọi là hết giờ. Điều quan trọng là phải thông báo cho nhà tuyển dụng biết khi ca làm việc của bạn kết thúc và bạn đã rời công việc. Tuy nhiên, người sử dụng lao động phải có một hệ thống để theo dõi giờ làm việc của công nhân. Kết quả là, hầu hết các doanh nghiệp có chính sách độc đáo. Các hướng dẫn họ sử dụng có thể bao gồm những thứ như:
- Thời gian mà một công nhân có thể bấm giờ vào hoặc ra.
- Cách họ bấm giờ vào hoặc ra.
- Cách chúng chỉ báo thời gian nghỉ bằng cách sử dụng hệ thống bấm giờ vào
Tầm quan trọng của việc bấm giờ vào và ra tại nơi làm việc
#1. Tăng độ chính xác và trách nhiệm giải trình
Khi có tính năng theo dõi thời gian, nhân viên sẽ khó báo cáo số giờ làm việc không chính xác hơn nhiều. Do đó, người sử dụng lao động có thể tự tin rằng họ đang trả lương cho nhân viên trong khoảng thời gian phù hợp và họ có thể giải quyết hợp lý thời gian làm thêm giờ.
#2. Bảng lương dễ dàng hơn
Các doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình tính lương của mình, giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn và ít mắc lỗi hơn nhờ có tính năng theo dõi thời gian chính xác.
#3. Nâng cao năng suất
Nhân viên có khả năng làm việc chăm chỉ hơn và hiệu quả hơn khi họ biết rằng chủ nhân của họ đang theo dõi chặt chẽ thời gian của họ. Điều này là do họ nhận thức được rằng bất kỳ thời gian lãng phí nào cũng sẽ ảnh hưởng đến tiền lương của họ.
#4. Tăng tính linh hoạt cho nhân viên
Nhân viên có thể có một số linh hoạt với quy trình bấm giờ vào và ra. Chẳng hạn, một nhân viên có thể về sớm mà không lo bị mất lương, nếu họ cần rời văn phòng sớm vào một ngày nào đó.
Khi nào bạn nên bấm giờ tại nơi làm việc?
Nhân viên được yêu cầu báo cáo để làm việc trước khi bắt đầu ca làm việc theo lịch trình của họ.
Tại sao tôi cần bấm giờ vào và ra tại nơi làm việc?
Với sự trợ giúp của thủ tục này, các doanh nghiệp có thể theo dõi số giờ mà nhân viên làm việc, đảm bảo rằng bảng lương là chính xác, kiểm tra các vấn đề như làm thêm giờ liên tục hoặc tỷ lệ vắng mặt cao, v.v.
Tôi có thể bấm giờ sớm tại nơi làm việc không?
Vì bất kỳ lý do gì, trước tiên bạn phải có được sự đồng ý. Giờ bắt đầu ngày làm việc của bạn do sếp của bạn ấn định.
Tôi có được trả tiền nếu tôi đến sớm không?
Theo quy định của pháp luật, mọi công nhân làm việc theo giờ phải nhận được khoản thanh toán cho mỗi phút làm việc. Nếu bạn đến sớm, thu nhập của bạn sẽ tăng lên, nhưng chủ của bạn sẽ trả giá cao hơn. Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên đi làm sớm, điều này có thể dẫn đến việc trả thêm tiền làm thêm giờ, điều này sẽ gây tốn kém cho chủ lao động của bạn và có thể gây thắc mắc.
Điều gì xảy ra nếu bạn không bấm giờ tại nơi làm việc?
Người sử dụng lao động có thể chọn thực hiện các biện pháp kỷ luật. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm, điều này có thể dẫn đến cảnh cáo bằng miệng, cảnh cáo chính thức hoặc bằng văn bản, đình chỉ hoặc thậm chí sa thải.
Mất lương: Người sử dụng lao động có thể trừ thời gian nhân viên không làm việc từ tiền lương của nhân viên. Kết quả là, tiền lương của bạn có thể giảm.
Hệ thống bấm giờ hoạt động như thế nào?
Thiết bị chấm công kết nối nhân viên với họ bằng cách xác định các đặc điểm riêng biệt của dấu vân tay. Khi sử dụng theo dõi thời gian sinh trắc học, chỉ các đặc điểm cụ thể—không phải dấu vân tay—được lưu để bảo vệ dữ liệu của nhân viên.
Kết luận
Cho dù doanh nghiệp của bạn sử dụng đồng hồ bấm giờ hay hệ thống khác để theo dõi giờ làm việc của nhân viên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mọi người đều ghi lại chính xác thời gian ra vào của họ. Điều này giúp ngăn chặn việc người sử dụng lao động trả lương cho người lao động trong thời gian họ không làm việc.
Đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn hiểu quy trình và quy định về thời gian. Bạn sẽ tăng cơ hội hoàn thành bảng chấm công một cách suôn sẻ và chính xác nếu mọi thứ đều đơn giản và rõ ràng.
Sử dụng các phương pháp hay nhất, xác định một hệ thống hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn và giao tiếp rõ ràng với nhân viên của bạn. Bạn sẽ quản lý giờ làm việc của mình và tránh các vấn đề về bảng lương hoặc chấm công.
Câu hỏi thường gặp về đồng hồ trong công việc
Tại sao tôi cần bấm giờ vào và ra tại nơi làm việc?
Với sự trợ giúp của thủ tục này, các doanh nghiệp có thể theo dõi số giờ mà nhân viên làm việc, đảm bảo rằng bảng lương là chính xác, kiểm tra các vấn đề như làm thêm giờ liên tục hoặc tỷ lệ vắng mặt cao, v.v.
Các loại hệ thống bấm giờ khác nhau là gì?
- Đồng hồ thời gian cơ bản
- Sinh trắc học
- Hệ thống phần mềm
- Ứng dụng đồng hồ thời gian
Lợi ích của việc bấm giờ vào và ra tại nơi làm việc là gì?
- Hệ thống trả lương tốt hơn
- Tăng trách nhiệm
- Cải thiện năng suất
Bài viết liên quan
- Đồng hồ trong máy: Cách thức hoạt động đối với nhân viên
- 21 hệ thống đồng hồ thời gian tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ (+ tùy chọn miễn phí)
- CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ HẤP DẪN NHẤT CHO NƠI LÀM VIỆC CỦA BẠN
- TRỘM THỜI GIAN: Ý nghĩa, Cách phát hiện và Cách giảm thiểu
- 6 mẹo hàng đầu để quản lý lực lượng lao động hiệu quả
dự án
