Chức danh Chánh văn phòng (hoặc Trưởng ban tham mưu) dùng để chỉ người lãnh đạo của một tổ chức phức tạp, chẳng hạn như lực lượng vũ trang, một tổ chức hoặc một nhóm người. Nó cũng có thể đề cập đến một sĩ quan tham mưu chính (PSO), người điều phối các nhân viên hỗ trợ hoặc một phụ tá chính cho một cá nhân quan trọng, chẳng hạn như tổng thống, một sĩ quan quân đội cấp cao hoặc lãnh đạo của một cơ quan. Chúng ta hãy xem mô tả công việc và nhiệm vụ của một chánh văn phòng và những trình độ và kỹ năng đặc biệt tạo nên một chánh văn phòng tuyệt vời.
Tham mưu trưởng là ai?
Nói chung, tổng giám đốc đóng vai trò như một rào cản giữa giám đốc điều hành và nhóm báo cáo trực tiếp của giám đốc điều hành. Nói chung, chánh văn phòng làm việc ở hậu trường để xử lý các vấn đề, quản lý các tranh chấp và giải quyết các vấn đề trước khi chúng được đưa lên giám đốc điều hành. Các giám đốc nhân sự thường đóng vai trò là người bạn tâm giao và cố vấn cho CEO, đóng vai trò như một ban cố vấn cho các ý tưởng. Cuối cùng, nhiệm vụ thực sự của một chánh văn phòng được xác định bởi vai trò và những người liên quan.
Tham mưu trưởng, còn được gọi là Trợ lý cấp cao, hỗ trợ nhân viên điều hành trong nhiệm vụ của họ bằng cách đảm nhận các trách nhiệm nhỏ hoặc thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày. Các nhiệm vụ của Chánh văn phòng bao gồm tham dự các cuộc họp thay mặt cho lãnh đạo cấp cao và ghi chép, lãnh đạo và thực hiện các thủ tục lập kế hoạch chiến lược trong toàn công ty và cung cấp thông tin quan trọng của công ty cho các thành viên lãnh đạo để chuẩn bị cho các cuộc họp hoặc bài thuyết trình sắp tới.
COS là một con đường chuyên nghiệp tuyệt vời cho những người:
- phát triển mạnh ở vị trí lãnh đạo
- Có tổ chức và đầu óc hoạt động, nhưng thích giữ đầu của mình khỏi cỏ dại.
- Có thể đưa ra các quyết định khó khăn và kết nối các điểm trong toàn tổ chức
- Có thể thích ứng và uốn cong để giải quyết những khoảng trống trong một doanh nghiệp đang phát triển
- Không sợ hãi, nói sự thật (đặc biệt là với Hiệu trưởng của họ)
- Là một người ham học hỏi, ham học hỏi và có đầu óc phát triển một cách tự nhiên.
- Thích sự đa dạng và phát triển mạnh mẽ trước những thử thách và thay đổi, làm việc ở hậu trường để giải quyết các vấn đề và thúc đẩy các dự án.
- Có trình độ học vấn rộng và kinh nghiệm đa dạng, miễn là cá nhân đó sở hữu các kỹ năng giao tiếp, quản lý dự án và lãnh đạo tuyệt vời.
- Nếu bạn hoàn thành xuất sắc và tận hưởng những trách nhiệm sau đây, bạn có thể sẽ có được sự nghiệp của một Chánh văn phòng.
Trách nhiệm và Nhiệm vụ của Chánh Văn phòng
Một Chánh văn phòng sẽ giúp đỡ các hoạt động hàng ngày của tổ chức bằng cách cung cấp các kỹ năng lãnh đạo và giải quyết vấn đề xuất sắc. Tham mưu trưởng thường phụ trách các nhiệm vụ sau:
- Phối hợp với các thành viên của nhóm điều hành để thiết lập và ưu tiên các sáng kiến kinh doanh
- Quản lý lịch trình của Giám đốc điều hành, tổ chức các cuộc họp và sắp xếp việc đi lại
- Cung cấp lời khuyên và tư vấn cho lãnh đạo bộ phận nhằm tăng cường hợp tác
- Lập kế hoạch, sắp xếp và duy trì trọng tâm của nội dung cuộc họp
- Xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng và đo lường hiệu suất của nhóm
Làm thế nào để viết một bản mô tả công việc cho một nhân viên trưởng
Tin tuyển dụng của bạn nên ngắn gọn và dễ hiểu để thu hút được các nhân viên tốt nhất. Nó giải thích cách ứng viên sẽ đóng góp cho tổ chức của bạn ngay từ đầu và những đóng góp đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất của bạn. Nó cũng nên giới thiệu tổ chức của bạn theo một phong cách thể hiện các chuẩn mực và niềm tin của bạn.
Kiểm tra các nhiệm vụ, trách nhiệm và chứng chỉ công việc của bạn một cách kỹ lưỡng, đảm bảo rằng mọi điểm đều phản ánh đúng kỳ vọng của giám đốc nhân viên của bạn. Tránh biệt ngữ và tiếng lóng bằng cách sử dụng ngôn ngữ trực tiếp. Giữ cho danh sách của bạn có tối đa sáu dấu đầu dòng mỗi danh sách.
Các ví dụ về Mô tả Công việc của Tổng Giám đốc:
# 1. Tham mưu trưởng
Hire Tech Solutions đang tìm kiếm một Giám đốc nhân sự cho một trong những khách hàng ở New York.
Liên quan đến chức vụ.
- Làm việc với Giám đốc điều hành và nhóm cấp cao để phát triển các ưu tiên chiến lược hàng năm, hàng quý và hàng tháng và tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc để thúc đẩy họ tiến lên.
- Thúc đẩy nỗ lực cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm CEO, nhóm điều hành và BDT rộng hơn của các nhà quản lý.
- Quản lý sự chuẩn bị của Giám đốc điều hành cho các cuộc họp và sự kiện nội bộ và bên ngoài lớn.
- Nhân viên các giám đốc có khả năng quản lý các mục tiêu hoạt động hàng năm và các giám đốc có khả năng quản lý các mục tiêu chiến lược nhiều năm.
Về bạn.
- Cần có 5-10 năm kinh nghiệm trong một lĩnh vực tương tự.
- 2-4 năm kinh nghiệm với tư cách là Giám đốc điều hành cấp C trong một công ty đang phát triển nhanh chóng.
- Tốt nghiệp thạc sĩ về kinh doanh, tiếp thị hoặc quản trị được ưu tiên.
- Làm việc như một phần của nhóm trong môi trường có nhịp độ nhanh.
- Kỹ năng giao tiếp, phân tích, tổ chức và viết lách xuất sắc.
Chánh Văn Phòng Nhân Viên Mô tả công việc: Toàn thời gian
Mức lương: $ 120,000.00 đến $ 140,000.00 mỗi năm
Lợi ích:
- Bào hiểm y tế
- Bảo hiểm nha khoa
- Bảo hiểm cho đôi mắt của bạn
- Chiến lược nghỉ hưu
- Kỳ nghỉ trả
- Từ thứ Hai đến thứ Sáu, học phí của phụ huynh có sẵn.
# 2. Tham mưu trưởng
Trách nhiệm
- Giữ cổng và giám sát thông tin liên lạc đa nền tảng đến và đi từ Văn phòng Chủ tịch
- Hỗ trợ và cuối cùng đảm bảo việc thực hiện các sáng kiến sáng tạo đúng thời hạn
- Hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc liên lạc với các nghệ sĩ, nhà quản lý, nhà sản xuất và sinh viên thực tập.
- Duy trì tổ chức điều hành.
- Khi người điều hành không có mặt, hãy đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Cập nhật những tin tức âm nhạc mới nhất.
- Hỗ trợ thông báo cho nhóm điều hành về các hoạt động của công ty, tiếp thị, buổi hòa nhạc, chương trình khuyến mãi và các vấn đề.
- Lập kế hoạch cho các sự kiện khi cần thiết.
- Giám sát việc quản lý của khoảng 20 sinh viên đại học trong khi chuẩn bị cho đại diện trường đại học các lựa chọn công việc trong tương lai trong Son of a Gun!
Trình độ chuyên môn
- Cực kỳ có tổ chức và định hướng chi tiết khi làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh, thường xuyên căng thẳng
- Có khả năng xử lý tài liệu mật một cách chuyên nghiệp và cẩn trọng.
- Mối quan hệ với các nhà sản xuất, nhạc sĩ và / hoặc người quản lý ngành công nghiệp âm nhạc
- Cần phải có kỹ năng giao tiếp cá nhân xuất sắc và khả năng tương tác với nhân viên ở tất cả các cấp.
- Chủ động, dễ thích nghi và có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn
Chánh Văn Phòng Nhân Viên Mô tả công việc: Toàn thời gian
Mức lương: $ 0.00 đến $ 1.00 mỗi giờ
Kinh nghiệm:
1 năm kinh nghiệm quản lý (Ưu tiên)
Một công việc tốt cho những người mới tham gia lực lượng lao động hoặc quay trở lại lực lượng lao động với ít kinh nghiệm hơn và nó có sẵn từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.
Tham mưu trưởng làm gì?
Tham mưu trưởng thường xuyên đảm nhận những trách nhiệm mà các thành viên trong nhóm điều hành không có thời gian để thực hiện. Họ thường xử lý các hoạt động hàng ngày của công ty bằng cách kết nối và tương tác trực tiếp với nhân viên để phát hiện ra bất kỳ khó khăn nào và đưa ra các giải pháp có lợi. Tổng Giám đốc tiếp thu kiến thức họ nhận được từ các nhiệm vụ hàng ngày của họ và truyền tải bất kỳ thông tin chi tiết cần thiết nào cho các thành viên điều hành để giúp họ luôn tích cực trong hoạt động của công ty.
Giao tiếp nội bộ và bên ngoài với nhân viên và khách hàng thường được họ xử lý thông qua các bài phát biểu, báo cáo và bản tin. Các Tổng Giám đốc thường chịu trách nhiệm thiết lập và thực hiện bất kỳ sáng kiến và dự án nào trong toàn công ty. Sau đó, họ sẽ thông báo những quyết định và nỗ lực này cho các thành viên của ban điều hành.
Chúng ta có bao nhiêu tổng tham mưu trưởng ở Hoa Kỳ?
Trong khi các công ty nhỏ tiếp tục chiếm phần lớn các doanh nghiệp ở Hoa Kỳ, thì các tập đoàn - nơi thường thấy nhất là các nhân viên - đang trở nên phổ biến hơn. Theo Tyler Parris, tác giả của “Chánh văn phòng: Đối tác chiến lược sẽ cách mạng hóa tổ chức của bạn”, chỉ riêng tại Hoa Kỳ đã có khoảng 68,000 người làm việc với tư cách là chánh văn phòng. Tổng số này không bao gồm các nhóm chính phủ hoặc quân đội.
Điều chỉnh công việc cho phù hợp với nhu cầu
Dựa trên quan sát của tôi về vai trò này đã phát triển như thế nào trong các tổ chức thương mại, dường như có ba cấp độ trách nhiệm.
Cấp độ 1
Một CoS ở cấp độ một thường được thăng chức từ vị trí trợ lý điều hành. Ví dụ, Susan là người cao cấp nhất trong hai EA cho Giám đốc điều hành của một công ty lớn liên quan đến năng lượng trước khi trở thành CoS của anh ta. Người thay thế EA cao cấp của cô ấy và trợ lý khác giờ báo cáo cho cô ấy. Cô giám sát các sáng kiến cụ thể cho Giám đốc tài chính và người đứng đầu bộ phận nhân sự, ngoài việc điều hành quản lý thời gian của Giám đốc điều hành và giữ sự chú ý của anh ta về những chủ đề cần thiết nhất. Cô ấy cũng làm công việc trước, và theo dõi, và tham dự hầu hết các cuộc họp hội đồng quản trị.
Susan đã gắn bó với công ty được 20 năm, làm việc dưới quyền của ba CEO, và cô ấy hiểu rõ văn hóa của công ty. Cô có kỹ năng quản lý dự án mạnh mẽ, được tất cả cấp dưới trực tiếp của Giám đốc điều hành quý mến và không được sử dụng nhiều trong công việc trợ lý điều hành của mình.
Cấp 2
Greg là đại diện của CoS ở cấp độ thứ hai. Anh trở thành giám đốc nhân sự của một công ty khoa học đời sống nổi tiếng sau khi nhận bằng Tiến sĩ. và bằng MBA từ các trường đại học danh tiếng và sau đó làm việc cho một công ty tư vấn chiến lược khách hàng là ông chủ hiện tại của anh ta. Greg hợp tác chặt chẽ với những người đứng đầu bộ phận phát triển kinh doanh và R&D trong các dự án liên minh và mua lại, cũng như với giám đốc nhân sự về thu nhận tài năng khoa học.
Phần lớn thời gian của Greg dành cho việc hỗ trợ quản lý các mối quan hệ với các đối tác khoa học của công ty và nghiên cứu các lực lượng ảnh hưởng đến chiến lược của công ty, chẳng hạn như nghiên cứu học thuật, phát triển y tế và các hoạt động của đối thủ cạnh tranh. Ông cũng làm việc với các cơ quan quản lý để được chấp thuận các mặt hàng mới của công ty. Greg không có báo cáo trực tiếp, nhưng anh ấy có những trách nhiệm quan trọng và danh mục dự án thay đổi liên tục đòi hỏi các kỹ năng nâng cao.
Cấp 3
Các giám đốc nhân sự cấp ba thường được tìm thấy trong các công ty lớn, phức tạp, đòi hỏi sự chuyển đổi lớn về chiến lược, hoạt động và văn hóa, đặc biệt là khi nhà lãnh đạo mới lên giữ chức vụ cao nhất. Vị trí này giống nhất với các vai trò CoS quyền lực được thấy trong chính phủ và quân đội. Ví dụ như Carol là minh chứng cho điều này.
Carol đã có 12 năm làm việc tại một công ty tư vấn cải tiến hoạt động và công nghệ đa quốc gia tập trung vào tích hợp mua lại và quản lý liên minh sau khi có bằng kinh tế, tâm lý học và quản lý. Sau đó, tôi đã làm việc cho một công ty đa quốc gia trong vài năm với tư cách là chủ tịch CoS của bộ phận và người đứng đầu bộ phận kế hoạch và phân tích của nó. Sau đó, cô được thuê làm CoS cho Giám đốc điều hành mới của một công ty công nghệ khổng lồ và đang mở rộng nhanh chóng.
Trình độ và Kỹ năng của Chánh văn phòng
Trí tuệ cảm xúc, khả năng lãnh đạo, xử lý thông tin và sự chủ động là những kỹ năng quan trọng nhất của nhân viên trưởng. Hơn nữa, một số kỹ năng quan trọng nhất của một Chánh văn phòng phụ thuộc vào những người mà họ làm việc cùng.
Các kỹ năng bổ sung là vô cùng quan trọng giữa Tổng Giám đốc và Giám đốc điều hành. Tuy nhiên, các bản năng và giá trị tương thích cực kỳ hữu ích để có thể nói và hành động thay mặt cho CEO ”.
Để bao gồm tất cả các kỹ năng mà những người này có thể và có, sẽ cần một trình duyệt có cuộn vô hạn, nhưng đây là danh sách đầy đủ:
# 1. Kỹ năng cứng của Trưởng phòng
- Kiến thức dữ liệu
- Các phương pháp quản lý tốt nhất
- Quản trị quy trình
- Quản trị dự án
- Nói trước công chúng
- Giải quyết tranh chấp
- Hiểu biết pháp luật
- Lập kế hoạch cho tương lai
- Kỹ năng phân tích
- Biết đọc biết viết trong nghiên cứu
- Hệ thống, thiết kế và tư duy phân kỳ đều là những ví dụ về tư duy phân kỳ.
- Kỹ năng chiến thuật giao tiếp
- Phương pháp huấn luyện
- Hiểu biết về các khuôn khổ tâm lý
# 2. Kỹ năng mềm của Giám đốc nhân viên
- Tháo vát
- Giải quyết vấn đề
- Tự giác
- Ảnh hưởng
- Lương tâm
- Cái nhìn sâu sắc
- Cam kết và tuân theo
- Kỹ năng tổ chức
- Ưu tiên
- Học nhanh
- Đa nhiệm
- Xử lý và học hỏi nhanh chóng
- Động lực lãnh đạo bao gồm năng lực khuyến khích nhân viên thông qua các sáng kiến ghi nhận nhân viên.
Những Phẩm Chất Nào Phân Biệt Một Giám Đốc Tốt?
Đến giờ bạn có thể đã hình dung ra rằng các tổng tham mưu trưởng là những người có quyền lực toàn diện, những người có thể hoàn thành hầu hết những gì họ đặt ra. Bạn có thể đang tìm kiếm lời khuyên cụ thể hơn về cách trở thành một giám đốc nhân sự tuyệt vời. Dưới đây là một số gợi ý không chỉ đơn giản là trở nên xuất sắc và vượt trội hơn mọi thứ.
- Trình độ chuyên môn
- Hơn 8 năm kinh nghiệm quản lý
- Kỹ năng lãnh đạo không đối xứng
- Hồ sơ theo dõi đã được chứng minh về việc chuyển đổi dữ liệu và chỉ số thành hành động
- Cần có kinh nghiệm quản lý các sáng kiến cao cấp.
- Một danh mục kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói mạnh mẽ
- Trí tuệ xã hội và cảm xúc
- Khả năng đạt được và duy trì sự đồng thuận giữa các nhóm khác nhau
- Kỹ năng phân tích xuất sắc
- Kỹ năng ra quyết định nhạy bén và có trách nhiệm
- Kinh nghiệm quản lý dự án
- Từ bi và tầm nhìn xa
- Trưởng phòng giáo dục
- Tư duy Hệ thống của Cornell
- Chứng chỉ dành cho người quản lý nhân sự SHRM (PMQ)
- Tư duy thiết kế trong dịch vụ đổi mới
- Chuyên môn về Quản lý và Lãnh đạo Nguồn nhân lực
- Phân tích mọi người
- Chuyên môn về Lãnh đạo và Quản lý Chiến lược
- Sự đa dạng và sự hòa nhập cho các chuyên gia nguồn nhân lực
- EA Training and Development là một phần thưởng bổ sung.
Yêu cầu về Giáo dục và Đào tạo đối với Chánh văn phòng
Trong khi một số ứng viên cho chức vụ Chánh văn phòng có bằng cử nhân, thì nhiều người quản lý tuyển dụng lại thích ít nhất bằng thạc sĩ. Các ứng viên thường có bằng cử nhân về quản trị kinh doanh hoặc một lĩnh vực liên quan như tài chính, kinh tế hoặc hậu cần. Một Tổng Tham mưu trưởng thường phải được đào tạo trước, thông qua một chương trình giáo dục hoặc trong năng lực điều hành. Một số Chánh văn phòng có thể chọn theo đuổi các bằng cấp trước hoặc trong khi làm việc.
Kinh nghiệm
Theo mẫu mô tả công việc Linkedin đáng tin cậy này, một ứng viên trưởng nhân sự lý tưởng sẽ có tối thiểu 7 năm kinh nghiệm “về năng lực quản lý kinh doanh, đặc biệt tập trung vào tư vấn cấp điều hành và cộng tác giữa các bộ phận”.
Các lĩnh vực chuyên môn khác đã được công nhận bao gồm:
- Kiểm tra dữ liệu
- Quản lý một số lượng lớn các đội và phòng ban
- Tư vấn
- Quản lý ngân sách
Pro-tip: Nếu bạn muốn trở thành giám đốc nhân sự, bạn nên liên tục làm việc trong công việc của mình, đọc các blog EA, tìm các công cụ phù hợp, tìm kiếm các mẹo phù hợp và quan trọng nhất là đăng ký bản tin Hỗ trợ, đây là một bản tổng hợp thú vị của tất cả những nguồn lực này kết hợp với một cộng đồng và tình bạn thân thiết lành mạnh.
Bạn có thể trở thành Trưởng phòng nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm Trợ lý điều hành không?
Kinh nghiệm làm trợ lý điều hành không bắt buộc đối với vị trí chánh văn phòng. Hoàn thành tốt hơn trong việc giải quyết các trách nhiệm trợ lý điều hành chắc chắn sẽ giúp bạn phát triển các kỹ năng, điểm mạnh và kỹ thuật quản lý bóng tối cần thiết để trở thành một CoS thành công, nhưng bạn cũng có thể đạt được kinh nghiệm tương tự trong các vai trò khác kết hợp con người và quản lý quy trình, kết hợp quy trình lập kế hoạch với Cung cấp kết qủa. Những tiêu đề này bao gồm, nhưng không giới hạn:
- Người quản lý tài nguyên
- Quản lý văn phòng
- Cán bộ tuân thủ
- Trưởng phòng
- Quản lý dự án
- Quản Lý Phát Triển Kinh Doanh
Bạn có thể tự mình làm gì miễn phí để cải thiện kỹ năng đáp ứng công việc Tham mưu trưởng?
Có rất nhiều hoạt động phát triển độc lập có sẵn để hỗ trợ bạn đạt được các kỹ năng nhân viên trưởng có thể chuyển giao.
- Thực hành: Tìm kiếm những công việc tình nguyện, chẳng hạn như những công việc trong hội đồng và hội đồng, cho phép bạn trải nghiệm những khó khăn của một giám đốc nhân sự làm việc ở quy mô nhỏ hơn.
- Nói chuyện với các chánh văn phòng. Tìm một số và nói chuyện với họ nếu bạn không biết bất kỳ điều gì.
- Tìm hiểu: Đọc sách và blog về các kỹ năng hiện đang có nhu cầu lớn đối với những người đang tìm kiếm các vị trí Tham mưu trưởng. Tham mưu trưởng của Tyler Parris: Đối tác chiến lược sẽ cách mạng hóa tổ chức của bạn là một gợi ý kinh điển.
Mức lương điển hình cho một nhân viên trưởng là bao nhiêu?
Theo Glassdoor, thu nhập trung bình trên toàn quốc cho một nhân viên chính là 122,225 đô la. Các cuộc thăm dò khác, chẳng hạn như cuộc thăm dò này từ Mạng lưới Tham mưu trưởng, cho thấy rằng khoảng 70% tổng số các giám đốc nhân viên kiếm được 120,000 đô la trở lên mỗi năm. Theo Viện Nghiên cứu Kinh tế, mức lương trung bình có thể tăng tới 13% chỉ trong 5 năm.
Tám quốc gia hàng đầu về mức lương của Giám đốc nhân sự
Theo Indeed.com, sau đây là tám vị trí hàng đầu về mức lương CoS:
- New Orleans, Louisiana
- Pittsburgh, Pennsylvania
- Washington, DC
- Chicago, Illinois
- New York, New York
- Albany, New York
- Miami, Florida
- Boston, Massachusetts
Khi nào thì một công ty cần một tổng nhân viên?
Khi một công ty đã thiết lập được sự phù hợp với thị trường sản phẩm và sẵn sàng mở rộng quy mô, thông thường đã đến lúc thuê một Giám đốc. Các nhu cầu về hoạt động nội bộ và giao tiếp trở nên quan trọng vào thời điểm này trong quỹ đạo của một công ty và đây thường là thời điểm khi một nhóm điều hành mới bắt đầu tập hợp lại với nhau. Khi thời gian của một cá nhân bổ sung không được tận dụng tốt hơn ở những nơi khác trong tổ chức, chẳng hạn như sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện các chức năng hỗ trợ quan trọng, thì đó là thời gian dành cho một Chánh văn phòng.
Tham mưu trưởng Báo cáo cho ai?
Một số thành viên của nhóm điều hành báo cáo cho Chánh văn phòng. Họ có thể báo cáo cho một thành viên điều hành duy nhất, thường là Giám đốc điều hành (CEO). Giám đốc điều hành thường chịu trách nhiệm về bức tranh toàn cảnh, làm việc với ban giám đốc và các nhà lãnh đạo khác để đưa ra các quyết định cấp cao của công ty.
Tổng Giám đốc làm việc với nhân viên để tiến hành các hoạt động hàng ngày thay mặt cho Giám đốc điều hành. Họ báo cáo với Giám đốc điều hành một cách thường xuyên để thông báo cho họ về các quyết định của họ, các dự án đã hoàn thành và bất kỳ thông tin liên quan nào khác của công ty. Giám đốc điều hành cũng chuyển tiếp các chi tiết quan trọng của công ty cấp cao cho Giám đốc điều hành, sau đó người này sẽ chuyển lại chúng cho nhân viên.
Các Tổng Giám đốc có các Trách nhiệm khác nhau giữa các Ngành không?
Tham mưu trưởng thường có các trách nhiệm thay đổi tùy theo vị trí mà họ phục vụ trực tiếp. Ví dụ, nếu giám đốc nhân sự làm việc trực tiếp cho Giám đốc điều hành, họ có thể được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ điều hành bổ sung để tổ chức hoạt động trơn tru. Nếu Chánh văn phòng báo cáo trực tiếp với Giám đốc tài chính (CFO), trách nhiệm của họ có thể tập trung hơn vào tài chính và phát triển ngân sách.
Những người khác có thể làm việc cho nhiều nhà lãnh đạo cùng một lúc, do đó tốt hơn là họ có hiểu biết sâu rộng về các lĩnh vực khác nhau về cách tổ chức hoạt động. Họ cũng nên có kinh nghiệm làm việc trước đó trong ngành đó để hoàn thành các công việc khác nhau một cách hiệu quả và hiệu quả hàng ngày.
Những Phẩm Chất Nào Phân Biệt Một Giám Đốc Tốt?
Một Tổng Tham mưu trưởng hiệu quả phải đủ tự tin để chủ động và đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của tổ chức. Họ phải có hiểu biết sâu sắc về cách thức hoạt động của một công ty, vì vậy sẽ tốt hơn nếu họ có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực khác nhau trong một văn phòng.
Hàng ngày, Tham mưu trưởng làm việc trực tiếp với nhân viên, triển khai các dự án và phân phối nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là một giám đốc nhân sự phải có kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân tuyệt vời để có thể gặp gỡ nhân viên thường xuyên nhằm hiểu rõ kỹ năng, điểm mạnh và tham vọng của họ. Họ thường trình bày các ý tưởng và nâng cấp mới của công ty, do đó, chuyên môn trong việc diễn thuyết cũng là một lợi thế cho các Giám đốc hiệu quả.
Sự khác biệt chính giữa CoS, COO và EA
Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta thêm chức năng của COO (giám đốc điều hành) vào sự kết hợp giữa trách nhiệm và những người khác biệt tinh tế được mô tả ở trên?
Không giống như một chánh văn phòng hoặc một công việc EA, cả hai đều hỗ trợ các nhà lãnh đạo làm công việc tốt nhất của họ, chức năng COO hiếm khi được coi là hỗ trợ cho một người theo bất kỳ cách nào. Khi EA hoặc CoS đang cố vấn cho một giám đốc điều hành hoặc hỗ trợ trong việc lập kế hoạch cho hội nghị thượng đỉnh hàng năm, COO thường làm việc riêng của họ, đó là điều hành công ty, dù ít hay nhiều.
Khi một COO đề cập đến các báo cáo trực tiếp của họ, họ đang đề cập đến hầu hết tất cả mọi người. Investopedia cung cấp một so sánh nhất đơn giản giải thích COO rõ ràng và ngắn gọn: thứ hai trong lệnh.
Người ta có thể tranh luận rằng COO hỗ trợ văn phòng của CEO bằng cách duy trì hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên thay vì hỗ trợ các nhà lãnh đạo cá nhân thực hiện công việc tốt nhất của họ, COO hỗ trợ toàn bộ tổ chức đang làm công việc tốt nhất của mình.
Nếu một EA, một CoS và một COO đều tự kết thúc trên một con tàu cướp biển, thì COO là người đứng đầu, hoạt động độc lập nhưng điều hành chương trình. Trợ lý điều hành và Tham mưu trưởng có thể được xem như người điều hướng; thuyền trưởng sẽ bị mất nếu không có họ, nhưng nhiệm vụ của họ được bảo vệ bên dưới mái che của thuyền trưởng.
So sánh các nhiệm vụ của Trợ lý điều hành, Tổng giám đốc và Giám đốc điều hành
Không sử dụng bất kỳ từ đi biển nào, bảng này phác thảo những khác biệt bao quát nhất định:
| EA | COS | COO | |
| Chế độ Operandy | Sự nhạy bén trong chiến thuật và tổ chức | Lãnh đạo lôi cuốn nhưng trực tiếp | Tầm nhìn xa kết hợp với sự hiện diện chiến lược |
| Mục tiêu chính | Đảm bảo mọi thứ được hoàn thành | Quản lý và nuôi dưỡng vốn con người | Giữ cho doanh nghiệp hoạt động tối ưu |
| Thường thấy đang làm… | Giữ cho các cuộc họp năng suất và hiệu quả | Phát triển thông tin liên lạc và thư từ trong toàn công ty | Huấn luyện hoặc cộng tác với các trưởng bộ phận |
| Slogan | "Không để lại nhiệm vụ đứng." | "Chúng ta hãy rõ ràng." | "Luôn luôn đúng và có chức danh công việc để chứng minh điều đó." |
| Cơ quan | Rõ ràng nhất khi thay mặt CEO | Không thể nhầm lẫn, nhưng không chính thức | Giám sát khá nhiều tất cả mọi người |
| Nhiệm vụ ít yêu thích nhất | Quản lý hộp thư đến | Giám sát các mục tiêu và chỉ số của bộ phận | Khóa học điều chỉnh các nhóm hoạt động kém hiệu quả |
Trên Sơ đồ tổ chức, bạn có thể tìm thấy CoS ở đâu?
Đó là tất cả các nó! Tham mưu trưởng là một chức năng đa phương không có định nghĩa nào khác ngoài “làm những gì cần thiết”. Chúng có thể khó đặt trên biểu đồ tổ chức và có thể xuất hiện ở những nơi khác nhau trong các tổ chức hoặc công ty khác nhau.
CoS thường được đặt giữa đội ngũ lãnh đạo điều hành cấp cao nhất (CEO, người sáng lập, chủ tịch và CIO) và giám đốc điều hành bộ phận trong một sơ đồ tổ chức (giám đốc, quản lý và trưởng bộ phận). Phó chủ tịch, giám đốc cấp cao và đại biểu lãnh đạo là những ví dụ về các công việc có thể phù hợp với một CoS. CoS có thể ngồi hoặc không cùng với phần còn lại của nhóm điều hành trong văn phòng điều hành.
Tham mưu trưởng có phải là Giám đốc điều hành không?
Theo Merriam-Webster, giám đốc điều hành là “văn phòng chỉ đạo hoặc điều hành của một tổ chức.” Không nghi ngờ gì nữa, các tổng giám đốc là những người điều hành theo tiêu chí đó. Họ phụ trách các công việc và làm lung lay những người khác. Họ là những thành viên quan trọng của đội ngũ lãnh đạo.
Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, các giám đốc nhân viên thiếu quyền lực chính thức để chính thức lãnh đạo nhân viên trong khi vẫn giữ chức vụ quản lý theo mọi nghĩa có liên quan. Họ có thể gây ảnh hưởng và truyền cảm hứng cho nhân viên (và làm như vậy hiệu quả trong hầu hết thời gian), nhưng không có văn bản nào nói rằng nhân viên phải lắng nghe nhân viên của họ; họ chỉ đơn giản là làm. Kết quả là, giám đốc nhân sự đóng vai trò là người cố vấn toàn cầu đáng tin cậy cho hầu hết mọi nhân viên.
Cuối cùng, vấn đề về “tàu điều hành” của CoS là một trong những ngữ nghĩa. Hai người có thể đưa ra hai câu trả lời khác nhau và cả hai đều đúng. Khi nói đến CoS, lượng quyền lực và sự hiện diện của họ thường là trạng thái của tâm trí và nhận thức.
Bây giờ bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để đánh giá ranh giới mơ hồ giữa sắc thái ngôn ngữ và cách diễn giải chủ quan, đã đến lúc thảo luận về các chức danh thay thế giám đốc - những vai trò có cùng chức năng và quyền lực được đặt theo nhiều tên khác nhau.
Vai trò của Tham mưu trưởng sẽ như thế nào trong tương lai?
Công việc của CoS hầu như là minh chứng cho tương lai. Nó sẽ xuất hiện như thế nào trong tương lai? Nó sẽ giống như cách các doanh nghiệp và tổ chức mong muốn.
Tham mưu trưởng phụ trách việc làm cho mọi việc diễn ra. Họ điều chỉnh. Họ thích nghi với những thay đổi nhỏ hàng ngày và họ sẽ thích ứng với những thay đổi bao trùm khắp nơi làm việc trong tương lai - kỹ thuật, văn hóa và thậm chí cả địa chính trị. Con đường sự nghiệp của Chánh văn phòng trong tương lai sẽ trở nên phức tạp như đòi hỏi của tương lai.
Một số chuyên gia tin rằng chức năng CoS thậm chí có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc phá vỡ trần nhà bằng kính. Các nữ giám đốc đang chia sẻ con đường sự nghiệp và cơ hội này với mạng lưới của họ. Nó có một hiệu ứng domino, với ngày càng nhiều phụ nữ trở thành cánh tay phải của các CEO của các tập đoàn lớn trong danh sách Fortune 500. Họ đang được định vị là thế hệ tiếp theo của các giám đốc điều hành C-suite, một điều khá thú vị. Vị trí chánh văn phòng có thể là người cuối cùng thu hẹp khoảng cách giới tính trong các phòng họp.
Tham mưu trưởng là người duy nhất có thể thực hiện được tham vọng cao cả như vậy.
Tham mưu trưởng có cấp bậc cao không?
Một sĩ quan cấp tướng được yêu cầu giữ chức vụ theo luật định là tham mưu trưởng Lục quân (CSA) trong Quân đội Hoa Kỳ. Cục trưởng, là sĩ quan cấp cao nhất được giao làm việc cho Cục quân đội, giữ chức vụ thư ký của phó quân đội và cố vấn quân sự chính.
Vị trí Tham mưu trưởng có nhiều trách nhiệm không?
Đội ngũ lãnh đạo và điều hành của một tập đoàn phụ thuộc vào tổng tham mưu trưởng (COS). Bởi vì họ lập kế hoạch, điều phối và thực hiện các kế hoạch quan trọng thay mặt cho các nhà lãnh đạo điều hành trong tổ chức, nên họ cũng thường được gọi là trợ lý giám đốc điều hành.
Câu hỏi thường gặp về Trưởng phòng
Giám đốc điều hành làm gì với Giám đốc điều hành?
Các giám đốc nhân viên lành nghề nhất cũng hỗ trợ các CEO trong việc xây dựng và thực thi các chính sách, cũng như đảm bảo rằng họ được tuân thủ.
Chức danh khác cho Tham mưu trưởng là gì?
Giám đốc hành chính, Giám đốc kinh doanh và Giám đốc quản trị kinh doanh là các chức danh khác có thể được sử dụng thay cho Chánh văn phòng.
Một trợ lý điều hành có thể là một chánh văn phòng?
Có một số chồng chéo giữa hai vai trò. Đúng vậy, với tư cách là Giám đốc điều hành của Giám đốc điều hành, một EA hàng đầu có thể làm việc trên các dự án cụ thể với vai trò chiến lược, trong khi EA khác có thể quản lý và chiến thuật nhiều hơn. Có, các tiêu đề có thể hoán đổi cho nhau trong một số trường hợp.
- Giám đốc chiến lược: Sơ đồ tổ chức, Mô tả công việc & Mức lương
- Mức lương kế toán thuế ở Mỹ
- PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH: Ý nghĩa, Yêu cầu, Kỹ năng, Mức lương, (+ mẹo việc làm miễn phí)
- Gia đình giúp đỡ gia đình trong cơn bão Harvey và Irma đánh thức
- CFO (Giám đốc tài chính): Làm thế nào để trở thành một giám đốc tài chính phát đạt (+ mẹo miễn phí)
