Có thể khó biết bắt đầu tìm kiếm thông tin về một chủ đề có nhiều phần khác nhau như quản lý thay đổi từ đâu. Điều này rất đúng khi nói đến các công cụ và kỹ thuật để quản lý sự thay đổi. Bạn bắt đầu tìm kiếm một số công cụ miễn phí để quản lý thay đổi từ đâu? Vâng, bài viết này có thể giúp bạn điều đó. Nó cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết về các công cụ và kỹ thuật quản lý thay đổi có thể giúp tổ chức của bạn thực hiện chuyển đổi. Vui thích!!
Công cụ quản lý thay đổi là gì?
Công cụ quản lý thay đổi là các ứng dụng mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện thay đổi tổ chức suôn sẻ và dễ dàng nhất có thể cho nhân viên, người giám sát và khách hàng. Tất nhiên, cũng như có nhiều mô hình quản lý thay đổi và thay đổi tổ chức, cũng có nhiều công cụ quản lý thay đổi miễn phí và đắt tiền.
Các công cụ quản lý thay đổi phù hợp sẽ phụ thuộc vào loại thay đổi bạn đang thực hiện và giai đoạn quản lý thay đổi mà bạn đang ở. Ví dụ: nếu gần đây bạn đã chia một bộ phận lớn thành nhiều bộ phận nhỏ hơn, bạn có thể muốn sử dụng phản hồi công cụ để thăm dò ý kiến các nhóm của bạn và xem cách bạn có thể cải thiện hiệu quả của từng bộ phận.
7R của Quản lý Thay đổi
Đây là danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng cần xem xét trước khi gửi yêu cầu thay đổi. Danh sách 7R được chuẩn bị sẵn này hỗ trợ giảm thiểu việc từ chối thay đổi tại thời điểm ghi nhật ký thay đổi. Danh sách kiểm tra bao gồm bảy câu hỏi dễ, như sau:
# 1. Ai đã tạo ra sự thay đổi?
Với rất nhiều điểm truy cập, nguồn và các bên liên quan yêu cầu thay đổi, việc nhận được câu trả lời cho câu hỏi này trở nên khó khăn. Phương pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề ủy quyền thay đổi là phát triển một hệ thống ghi lại tất cả các sửa đổi. Hệ thống lưu trữ hồ sơ này sẽ giúp bạn trong quá trình đánh giá.
# 2. Động lực đằng sau sự thay đổi
Câu trả lời cho câu hỏi này có khả năng ngăn chặn những thay đổi với rủi ro cao và phần thưởng kinh doanh thấp. Bất kể nguyên nhân của sự thay đổi, tất cả các sửa đổi quan trọng phải tuân theo một tiêu chí phân tích danh mục đầu tư đã thỏa thuận. Điều này sẽ đảm bảo rằng các bản cập nhật được ưu tiên.
# 3. Lợi nhuận dự kiến từ sự thay đổi
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, điều khá quan trọng là đánh giá lợi tức đầu tư để xác định mức độ ưu tiên.
#4. Rủi ro liên quan đến sự thay đổi
Mọi thay đổi đều có rủi ro. Một số rủi ro có thể tránh được, trong khi những rủi ro khác thì không. Cân nhắc nguy cơ của việc không thực hiện thay đổi khi chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu thay đổi. Không ai có thể dự đoán chính xác lượng rủi ro liên quan đến thay đổi, nhưng họ có thể ước tính mức độ suy nghĩ cần thiết trước khi thực hiện thay đổi.
# 5. Các nguồn lực cần thiết để thực hiện thay đổi
Bạn nên xem xét sự sẵn có và nhu cầu về tài sản cơ sở hạ tầng và nguồn nhân lực để thực hiện chuyển đổi. Ngoài ra, hãy xem xét tác động của sự thay đổi đối với các dự án khác khi bạn chấp nhận nó. Các dự án khác sẽ không bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.
# 6. Ai chịu trách nhiệm phát triển, thử nghiệm và thực hiện những thay đổi này?
Những người phụ trách dự án có thể trả lời câu hỏi này. Trách nhiệm đối với việc quản lý thay đổi và phát hành phải được truy nguyên, có thể hành động và thực thi.
# 7. Mối quan hệ giữa thay đổi được đề xuất và các thay đổi khác
Có thể khó đáp ứng trong một môi trường CNTT phức tạp, nơi có nhiều thay đổi diễn ra cùng một lúc. Cần xác định mối quan hệ giữa những thay đổi qua các ranh giới chức năng. Nếu không làm như vậy có thể dẫn đến việc trì hoãn thời gian biểu cuộc họp.
Có được câu trả lời cho những mối quan tâm này trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào có rất nhiều lợi thế. Những câu hỏi này, ngoài việc định lượng rủi ro liên quan đến thay đổi, là một cách tiếp cận tuyệt vời để xác định hiệu quả của chiến lược quản lý thay đổi của bạn.
Thay đổi các công cụ và kỹ thuật quản lý
Sau đây là danh sách một số công cụ và kỹ thuật được sử dụng để quản lý thay đổi
# 1. Tiền tố gì
Whatfix là một trong những công cụ quản lý thay đổi áp dụng kỹ thuật số tương tác cung cấp hỗ trợ gia nhập cho nhân viên. Công cụ này cũng cung cấp đào tạo liên tục để giải quyết lỗ hổng đáng kể trong quản lý thay đổi kỹ thuật số. Hướng dẫn tương tác của Whatfix (quy trình làm việc) giúp các doanh nghiệp trong việc chuyển đổi sang các công nghệ mới.
Thông qua các chương trình giới thiệu và đào tạo dành riêng cho từng cá nhân, giải pháp quản lý thay đổi này hướng dẫn mọi người thực hiện từng quy trình trong công nghệ mới.
# 2. Quản lý Thay đổi Biện pháp Khắc phục BMC 9
Quản lý Thay đổi Biện pháp Khắc phục 9 của Phần mềm BMC là một nền tảng quản lý dịch vụ CNTT (ITSM) sáng tạo. Phần mềm quản lý thay đổi này phù hợp cho các bộ phận CNTT cần lập tài liệu và điều phối các yêu cầu quy trình quản lý thay đổi khác nhau.
Người quản lý thay đổi có thể sử dụng công cụ này để đánh giá các yêu cầu, lập kế hoạch thay đổi và theo dõi tiến độ thực hiện. Giải pháp cũng bao gồm các công cụ hỗ trợ quản lý các bản phát hành mới, chẳng hạn như theo dõi triển khai và thông báo tự động cho các bên liên quan.
Công cụ này là một trong những công cụ quản lý thay đổi có thể giảm 40% khả năng thay đổi thất bại. Ngoài ra, các yêu cầu thay đổi, theo dõi và quản lý bản phát hành đều có thể được thực hiện từ máy tính hoặc điện thoại di động, giúp việc theo dõi các bản phát hành từ mọi nơi trở nên đơn giản.
# 3. The StarTeam của MicroFocus
Công cụ quản lý thay đổi từ StarTeam nhằm hỗ trợ các nhóm phát triển cải thiện quy trình cung cấp phần mềm của họ. Công cụ kết nối các nhóm khác nhau và phân tán trên toàn cầu bằng cách cung cấp một nguồn sự thật duy nhất trong suốt quá trình chuyển đổi.
Để đảm bảo phân phối được kiểm soát, các nhà quản lý phát triển có thể sử dụng môi trường cộng tác để theo dõi các thay đổi đối với mã nguồn, lỗi, tính năng và các nội dung khác. StarTeam cũng có các quy trình làm việc tùy chỉnh mở đường cho một công cụ quy trình làm việc tích hợp, linh hoạt hỗ trợ việc thiết lập quy trình và quy định cho một bản phát hành phần mềm.
#4. Thay đổi la bàn
Thay đổi La bàn, như tên của nó, là một ứng dụng lập kế hoạch và trực quan hóa dữ liệu dựa trên đám mây có thể đóng vai trò như một la bàn trong quá trình thay đổi của bạn. Nó cho phép bạn xem quá trình thay đổi của mình ở một vị trí duy nhất và thông qua một ống kính duy nhất.
# 5. Tên lửa Aldon
Rocket Aldon tuyên bố là phần mềm quản lý thay đổi, đa nền tảng, cấu hình end-to-end và duy nhất trên thị trường. Nó được thiết kế để hỗ trợ các nhóm phát triển thông qua các thủ tục thay đổi.
Một trong những ưu điểm chính của chương trình này là nó có thể được truy cập cho nhiều người cùng một lúc. Điều này cho phép người quản lý xem các thay đổi dựa trên ứng dụng và tác vụ hoặc các cấu trúc dễ nhận biết khác, trong thời gian thực, thay vì cấu trúc được lưu trữ của tệp phát triển.
Rocket Aldon cũng cung cấp giải pháp Quản lý Vòng đời Ứng dụng (ALM) dành cho doanh nghiệp nhằm hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý thay đổi và phân phối phần mềm hoàn chỉnh.
# 6. Trình quản lý Giva eChange
Trình quản lý eChange, một thành phần của Bộ quản lý dịch vụ của Giva, là một ứng dụng đám mây đơn giản tuân thủ ITIL. Đó là một trong những công cụ quản lý thay đổi có khả năng cung cấp một hệ thống báo cáo mạnh mẽ hỗ trợ việc theo dõi và đo lường các phân tích và KPI thích hợp.
Một ưu điểm khác của công cụ này là tùy chỉnh và thiết lập trỏ và nhấp chuột loại bỏ sự cần thiết của các lập trình viên / nhà tư vấn để thiết lập ứng dụng.
# 7. Wrike
Wrike được họ gọi là phần mềm dịch vụ chuyên nghiệp. Theo như chúng tôi có thể nói, nó là một công cụ quản lý dự án. Nó có một bộ sưu tập các tính năng mạnh mẽ.
Wrike hỗ trợ các doanh nghiệp sắp xếp và kết nối các mục tiêu giữa các nhóm, tạo ra các quy trình hiệu quả thông qua sức mạnh của tự động hóa, đồng thời tăng tính cởi mở và khả năng hiển thị trong công việc.
5 yếu tố chính của quản lý thay đổi là gì?
Một số yếu tố chính cần tìm trong hệ thống quản lý thay đổi bao gồm:
# 1. Các quy trình phê duyệt dễ dàng
Các vấn đề về trạng thái phê duyệt là rất quan trọng đối với các hoạt động thay đổi liền mạch. Khi các yêu cầu thay đổi được chuyển qua các giai đoạn của quy trình làm việc, bạn phải có các bước kiểm tra phê duyệt thích hợp. Một giải pháp quản lý thay đổi phù hợp sẽ có kiểm tra trạng thái phê duyệt toàn cầu để đảm bảo rằng các yêu cầu được gửi một cách hợp lý, nhưng nó cũng sẽ cho phép bạn xây dựng một tập lệnh phê duyệt tùy chỉnh để tự động ủy quyền.
# 2. Tự động hóa các quy trình
Khả năng chuyển đổi các quy trình từ người dùng này sang người dùng khác mà không bị chậm trễ, gián đoạn hoặc nhầm lẫn là điều quan trọng để thay đổi thành công. Điều này có thể là một thách thức nếu bạn dựa vào nhân viên CNTT hoặc nhân viên hỗ trợ của mình để ghi lại những gì đã hoàn thành và chuyển quy trình cho người dùng tiếp theo. Các quy trình này có thể được tự động hóa để duy trì hoạt động trơn tru và tối đa hóa năng suất.
# 3. Công cụ quản trị
Một giải pháp quản lý thay đổi mạnh mẽ sẽ bao gồm các kiểm tra và số dư tích hợp để giúp người dùng hiểu không chỉ những gì họ phải làm mà còn cả cách thức và thời điểm họ phải làm. Ví dụ, các nhà quản lý có thể đặt lời nhắc về các tiêu chuẩn quy định khi các quy trình thay đổi nhất định được thực hiện. Các công cụ quản lý thay đổi phần mềm đơn giản này có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ cho các quy trình hoạt động trơn tru và không có lỗi.
# 4. Sẵn có dữ liệu
Khi người dùng thực hiện các hoạt động thay đổi có quyền truy cập vào dữ liệu thích hợp, họ có thể hoạt động hiệu quả hơn. Các công cụ trực quan hóa dữ liệu hiệu quả rất quan trọng trong việc hỗ trợ người dùng quản lý các hoạt động thay đổi một cách khôn ngoan và hiệu quả.
# 5. Khả năng CAB
Các công cụ hỗ trợ hình thành và thực hiện ban cố vấn thay đổi hỗ trợ tích hợp các mục tiêu kinh doanh và công nghệ vào các hoạt động thay đổi. CAB tập hợp người dùng CNTT và doanh nghiệp lại với nhau để xây dựng kế hoạch thay đổi dài hạn, phản hồi nhanh chóng các yêu cầu thay đổi không lường trước và ưu tiên công việc để tối ưu hóa giá trị.
4 Điều Chính Để Thay Đổi Quản Lý Là Gì?
Bốn yếu tố cơ bản để có được quản lý thay đổi hiệu quả bao gồm:
# 1 Nhận ra Thay đổi
Để truyền đạt một cách hiệu quả những lợi ích của sự thay đổi, trước tiên bạn phải hiểu chúng. Vì vậy, hãy cân nhắc lý do tại sao bạn cần thay đổi. Ngoài ra, hãy xem xét những câu hỏi sau:
- Mục tiêu chính của bạn liên quan đến sự thay đổi là gì?
- Những lợi thế của sự thay đổi đối với tổ chức là gì?
- Thay đổi sẽ có những tác động có lợi gì đối với con người?
- Thay đổi sẽ có tác động gì đến cách mọi người làm việc?
- Các cá nhân nên làm gì để thay đổi thành công?
Nó cũng có thể có lợi khi xem xét những hậu quả tiêu cực của việc không điều chỉnh. Theo Phương trình Thay đổi của Beckhard và Harris, phải có đủ sự không hài lòng với cách làm cũ để thay đổi xảy ra. Mọi người cũng phải tin rằng phương pháp mới sẽ vượt trội hơn và có một con đường rõ ràng để đạt được điều đó.
# 2 Thay đổi kế hoạch
Thay đổi hiệu quả không xảy ra một cách ngẫu nhiên, và bất kỳ kế hoạch nào bạn đặt ra phải phù hợp với tổ chức của bạn. Cách thức quản lý các dự án thay đổi khác nhau giữa các tổ chức. Một số có quy trình thay đổi rất cứng nhắc, trong khi một số khác thì cởi mở và linh hoạt hơn.
# 3 Thực hiện Thay đổi
Như chúng ta đã thấy, có nhiều công cụ và kỹ thuật quản lý thay đổi có sẵn để giúp bạn thực hiện chuyển đổi của mình. Ví dụ: Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter minh họa cách truyền cảm giác cấp bách vào hành động của bạn để phát triển động lực và truyền cảm hứng cho mọi người ủng hộ những thay đổi của bạn.
Trong khi đó, Đường cong Thay đổi khuyến khích bạn ghi nhớ cảm xúc của người khác khi bạn thực hiện chiến lược của mình. Nó mô tả các giai đoạn mà tất cả chúng ta phải trải qua trong suốt quá trình thay đổi tổ chức, từ sốc và từ chối cho đến cam kết hoàn toàn với chiến lược mới.
# 4 Truyền đạt sự thay đổi
Giao tiếp có thể là một yếu tố thay đổi cuộc chơi trong quản lý thay đổi. Thay đổi bạn muốn thực hiện phải rõ ràng và phù hợp để người khác hiểu bạn muốn họ làm gì và tại sao họ cần làm điều đó. Tuy nhiên, bạn cũng phải thiết lập giọng điệu phù hợp để khơi gợi phản ứng cảm xúc mong muốn.
Các tính năng của quản lý thay đổi
# 1. Đánh giá mức độ sẵn sàng
Đánh giá mức độ sẵn sàng là công cụ phân tích mức độ chống lại sự thay đổi dự kiến của công ty bạn. Tại thời điểm này, các yếu tố khác nhau của tổ chức của bạn nên được xem xét. Các yếu tố này bao gồm:
- Toàn bộ tổ chức
- Văn hóa và lịch sử của tổ chức
- Công nhân của bạn
- Những người ủng hộ bạn
- Phạm vi thay đổi.
- Ảnh hưởng sẽ đến từng nhóm cụ thể khi bạn đánh giá từng đặc điểm này.
# 2. Lập kế hoạch truyền thông
Cần có kế hoạch truyền thông hiệu quả để thay đổi hiệu quả. Đây là một trong những nền tảng của kế hoạch quản lý thay đổi phải được duy trì liên tục.
Chỉ đơn giản giải thích sự thay đổi cho nhân viên của bạn một lần là không đủ. Sự lặp lại là điều cần thiết.
# 3. Lộ trình tài trợ
Theo Viện Quản lý Dự án, yếu tố thành công quan trọng nhất trong thành công của dự án và sáng kiến thay đổi là tài trợ.
#4. Tập huấn
Đào tạo quản lý thay đổi là hình thức đào tạo đầu tiên bạn sẽ yêu cầu. Các nhà quản lý nên biết những điều cần thiết để thúc đẩy sự thay đổi trong các bộ phận của họ.
Đào tạo người dùng cuối là một hình thức đào tạo khác mà bạn sẽ yêu cầu. Nói cách khác, nhân viên phải được hướng dẫn cách tuân theo các quy trình kinh doanh mới và / hoặc sử dụng hệ thống ERP mới. Việc đào tạo này cần được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng nhóm bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.
# 5. Quản lý kháng chiến
Không thực tế khi mong đợi mọi nhân viên hoàn toàn đồng hành với mọi thay đổi. Hầu như chắc chắn sẽ có một số người không hài lòng, không đồng ý hoặc phản đối hoàn toàn.
Đây là lý do tại sao một chiến lược quản lý kháng thuốc là điều cần thiết. Khi sự kháng cự được giải quyết một cách chủ động, dự án của bạn sẽ ít có khả năng bị trật bánh hơn.
# 6. Phản hồi của nhân viên đang diễn ra
Khi một thay đổi đã được thực hiện, bạn phải theo dõi tiến trình của nó. Ý kiến của nhân viên có thể giúp bạn xác định điều gì đang hiệu quả, điều gì gây nhầm lẫn và điểm khó khăn nằm ở đâu. Khi bạn có thông tin này, bạn có thể thực hiện các hành động cần thiết để khắc phục bất kỳ khó khăn nào.
Việc cho phép đầu vào cho nhân viên thấy rằng bạn quan tâm đến trải nghiệm của họ và cam kết cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để xử lý sự thay đổi.
Kết luận
Thay đổi là một thách thức, nhưng không nhất thiết phải lựa chọn các công cụ và kỹ thuật quản lý thay đổi phù hợp.
Hy vọng rằng bạn sẽ tìm thấy (các) công cụ và kỹ thuật quản lý thay đổi phần mềm yêu thích của mình trong bài viết này. Tuy nhiên, chúng ta phải luôn nhớ rằng thay đổi thành công là ở con người chứ không phải công cụ. Lời chúc tốt nhất!
Câu hỏi thường gặp về Công cụ quản lý thay đổi
Công cụ quản lý thay đổi nào hiệu quả nhất?
Việc lựa chọn các công cụ quản lý thay đổi hầu như luôn được xác định bởi một vài tham số, chẳng hạn như quy mô và thời gian của thay đổi. Do đó, rất khó để xác định giải pháp quản lý thay đổi “tốt nhất”; tuy nhiên, các hệ thống như Wrike, JIRA và UserGuiding là một trong những hệ thống tốt nhất.
JIRA có thể được sử dụng để quản lý thay đổi không?
Quản lý dịch vụ JIRA là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch và hướng dẫn quy trình thay đổi, đặc biệt là quy trình liên quan đến CNTT.
Chiến lược quản lý sự thay đổi là gì?
Chiến lược quản lý thay đổi về cơ bản là một kế hoạch được tạo ra trước khi thực hiện thay đổi trong tổ chức. Đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý thay đổi trong nhiều trường hợp.
Tài liệu tham khảo
- whatfix.com - 16 Công cụ Quản lý Thay đổi Tốt nhất để Quản lý Thay đổi (2022)
- userguide.com - 6 công cụ quản lý thay đổi DUY NHẤT bạn cần để thay đổi dễ dàng hơn
- medium.com - 7 Rs Quản lý Thay đổi
- dịch vụ.com - 5 yếu tố chính của quản lý thay đổi
- mindtools.com - Bốn nguyên tắc quản lý thay đổi
- panorama-consults.com - Các thành phần chính của Chiến lược Quản lý Thay đổi
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ TIỀN TỆ: Nó là gì, Cách sử dụng nó và các công cụ trực tuyến miễn phí
- Lập kế hoạch Dự án: Hướng dẫn Kỹ thuật Lập kế hoạch Dự án
- THAY ĐỔI ĐẠI LÝ: Cách Xác định Tác nhân Thay đổi trong bất kỳ Tổ chức nào
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ TÀI SẢN: Công dụng, Công cụ miễn phí; Định giá
- RỦI RO KINH DOANH: Cách Quản lý Rủi ro Trong Kinh doanh
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ RỦI RO: Kỹ thuật & Tất cả những gì bạn cần biết
- CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ MẠNG: 20 Công cụ Quản lý Mạng Tốt nhất
- Công cụ quản lý email: Tất cả những gì bạn cần biết
