Hầu hết các tổ chức đều có một hệ thống phân cấp nêu rõ những người, nhóm hoặc bộ phận mà mỗi nhân viên phụ trách. Nó được biết đến như một “chuỗi mệnh lệnh”. Nó cho phép mọi nhân viên hiểu rõ ràng những người họ báo cáo và những người được bao gồm trong nhóm của họ. Để hiểu thêm về chuỗi mệnh lệnh, chúng ta sẽ thảo luận về một ví dụ, những ưu điểm và nhược điểm của nó, và tầm quan trọng của chúng đối với việc quản lý của một công ty.
Chuỗi các lệnh
Đây là danh sách các cá nhân có thứ bậc trả lời lẫn nhau tùy theo cấp độ quyền hạn của họ. Sơ đồ tổ chức phác thảo các mối quan hệ báo cáo giữa mỗi nhân viên trong một công ty là một “chuỗi mệnh lệnh”. Người sáng lập, chủ sở hữu hoặc Giám đốc điều hành sẽ ở trên cùng của bảng xếp hạng và những người báo cáo với họ sẽ ở ngay bên dưới. Quy trình này tiếp tục lặp lại cho đến khi tài khoản chứa mọi nhân viên hoặc mức độ làm việc tại công ty. Điều này nhằm cung cấp một cấu trúc để trao đổi kiến thức, chia sẻ quyền hạn và nhiệm vụ, đồng thời cũng thông báo cho nhân viên những tin tức của công ty. Ngoài ra, nó đảm bảo rằng mỗi công nhân phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của chính họ, đồng thời có một lãnh đạo cấp cao hơn sẵn sàng hỗ trợ, khuyến khích và khuyến khích.
Do đó, có nhiều điều cần biết về chuỗi mệnh lệnh này, và chúng tôi sẽ xem xét những ưu và nhược điểm của nó sớm nhất, để biết cách chúng tôi có thể áp dụng nó trong doanh nghiệp của mình.
Chuỗi lệnh Ưu điểm và Nhược điểm
Có những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng một chuỗi chỉ huy, giống như hầu hết mọi thứ trong một công ty. Khi xác định xem nên tạo chuỗi lệnh hay duy trì chuỗi lệnh hiện tại của bạn, hãy cân nhắc những ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm của Chuỗi lệnh
Những lợi ích của việc thực hiện đơn đặt hàng này bao gồm những điều sau đây, có thể kể tên một số:
# 1. Cải thiện hiệu quả
Khi một nhân viên chỉ báo cáo cho một người, họ có xu hướng cộng tác chặt chẽ hơn, điều này tạo điều kiện cho việc giao tiếp và giải quyết vấn đề nhanh hơn. Hãy xem một thành viên trong nhóm đang cố gắng giải quyết vấn đề của khách hàng làm ví dụ. Rất có thể, sếp trực tiếp của họ hiểu rõ hơn về công việc của bộ phận của họ và cách hành động tốt nhất để thực hiện. Thay vì chuyển đến người quản lý cao hơn tiếp theo, một nhân viên có thể nhận được lời khuyên hữu ích và nhanh chóng từ cấp trên trực tiếp của họ. Nếu cần, người giám sát có thể đưa vấn đề lên cấp quản lý cao hơn.
# 2. Hướng dẫn thích hợp
Việc thiếu một chuỗi quyền hạn có thể dẫn đến việc nhân viên nhận được những mệnh lệnh trái ngược nhau từ các nhân vật quản lý khác nhau. Khi tiếp tục với một nhiệm vụ hoặc dự án, một chuỗi quyền hạn giúp bạn dễ dàng tránh nhầm lẫn hoặc phải chọn ông chủ nào để nghe theo.
# 3. Sự ổn định
Có một kỳ vọng của nhân viên thường xuyên có thắc mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ trong công việc của họ. Điều quan trọng là họ phải có các mục tiêu chuyên nghiệp và một hệ thống hỗ trợ. Họ có thể gặp phải những điều này vì sự ổn định mà một chuỗi quyền lực mang lại. Nhờ việc biết chính xác người cần tìm đến để được tư vấn hoặc hỗ trợ, một nhân viên cảm thấy nắm quyền hơn ở vị trí của họ và an tâm hơn trong công việc. Một chuỗi quyền hạn, cũng giúp nhân viên hiểu được ý định của người quản lý của họ là gì và khi nào thì cấp quản lý nên can thiệp.
# 4. Trách nhiệm giải trình
Thứ tự này đảm bảo rằng các nhà quản lý và giám sát có mối quan hệ làm việc chặt chẽ với các báo cáo trực tiếp của họ và nhận thức rõ hơn về nhiệm vụ của họ và các dự án mà họ hiện đang thực hiện. Khi nhân viên có người hướng dẫn họ hướng tới thành công, điều này có thể dẫn đến trách nhiệm giải trình và năng suất cao hơn.
# 5. Trách nhiệm có tổ chức
Có một nhiệm vụ nhất định cho mỗi nhân viên trong đơn đặt hàng này. Với một chuỗi quyền hạn được áp dụng, mọi người đều nhận thức được trách nhiệm của mình và những gì họ phải làm để hoàn thành các mục tiêu và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
# 6. Hiểu biết bên ngoài
Với những người bên ngoài tổ chức, một số chức danh có một trọng số cụ thể. Ví dụ, một khách hàng có thể yêu cầu nói chuyện với một quản lý cấp cao vì họ biết rằng cá nhân đó (người quản lý) có thể giải quyết các vấn đề của họ tốt hơn.
Nhược điểm của Chuỗi lệnh
Chuỗi lệnh dù có ưu điểm nhưng cũng có nhược điểm. Những hạn chế bao gồm:
# 1. Giảm hợp tác
Mọi người phải tuân theo các quy tắc và kỳ vọng được đặt ra trước họ bởi vì các cá nhân đứng đầu hệ thống phân cấp tạo ra chúng. Do đó, chuỗi quyền hạn này trong một tổ chức có thể có ít sự hợp tác hơn trong công việc. Các nhà chức trách tìm ra những việc cần làm và cách thức tổ chức sẽ điều hành, trong khi nhân viên và các nhà quản lý cấp trung có thể có một số quyền tự chủ trong công việc của họ hoặc có tiếng nói trong các lựa chọn. Một nhân viên có thể không bao giờ có cơ hội để làm quen với những cá nhân bên trên cấp trên trực tiếp của họ nếu có sự đánh giá cao trong chuỗi quyền hạn.
# 2. Hội thoại trễ
Có thể mất một khoảng thời gian nếu truy vấn, lo lắng, hoặc đề xuất cần chuyển lên nhiều bậc của chuỗi lệnh trước khi quản lý cấp cao có thể trả lời hoặc phê duyệt nó. Điều này có thể ảnh hưởng đến tốc độ hoàn thành công việc hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng.
# 3. Giảm trao quyền cho nhân viên
Nếu không có một chuỗi mệnh lệnh, một công ty có nhiều khả năng khuyến khích việc trao quyền cho nhân viên hơn. Nó cũng cung cấp cho nhân viên của mình quyền tự do lựa chọn cách giải quyết công việc của họ hoặc trong một tình huống cụ thể. Có thể giảm bớt quyền hạn của nhân viên thông qua một chuỗi quyền hạn.
#4. Tăng đối thủ
Với một chuỗi mệnh lệnh, các nhà quản lý đưa ra quyết định có thể cảm thấy cạnh tranh với nhau vì họ có thể cảm thấy được bảo vệ nhân viên của mình và muốn thực hiện quyền kiểm soát đối với nhóm của mình. Các nhà quản lý ngang hàng có thể bắt đầu không tin tưởng lẫn nhau do kết quả của điều này.
Các loại chuỗi mệnh lệnh
Sau khi xem xét những ưu điểm và nhược điểm của một chuỗi lệnh, sẽ có lợi khi biết được hai loại khác nhau, đó là phẳng và dọc. Chúng ta hãy xem xét chúng lần lượt.
# 1. Chuỗi mệnh lệnh phẳng
Khi sự cạnh tranh của một người đàn ông thể hiện quyền lực đáng kể đối với một tổ chức, thì chuỗi mệnh lệnh sẽ không còn. Chuỗi quyền lực này trong một tổ chức như vậy có thể có vẻ phẳng hơn hoặc ngang hơn vì họ có thể có nhiều người và nhóm báo cáo cho họ. Trong các loại hệ thống phân cấp này, một số ít hơn các nhà quản lý cấp trung và người lao động thường nắm giữ quyền lực và quyền tự chủ đáng kể. Đặc biệt là về công việc và môi trường sống của họ.
Bất kỳ loại tổ chức nào, bất kể quy mô, đều có thể có một chuỗi quyền lực phẳng. Nhưng các công ty nhỏ hơn có nhiều khả năng có một vì họ có ít nhân viên hơn. Người sáng lập hoặc chủ sở hữu của công ty có thể đứng đầu, sau đó là quản lý cấp trung và cuối cùng là nhóm nhân viên.
# 2. Chuỗi lệnh dọc
Một chuỗi lệnh dọc chứa nhiều cấp độ và bước hơn. Mỗi nhà quản lý thường chỉ có một số lượng nhỏ nhân viên để giám sát, điều này giới hạn phạm vi quyền hạn của họ đối với bộ phận của họ.
Trong một tổ chức có chuỗi quyền lực dọc, các quy tắc, phương pháp và thủ tục cứng nhắc hơn và được thiết lập bởi các giám đốc điều hành cao nhất, những người này sau đó sẽ giao nhiệm vụ phổ biến thông tin cho các nhà quản lý khác.
Đặc điểm của Chuỗi lệnh
Xem điều gì tạo nên một chuỗi mệnh lệnh tốt và mô hình hóa nó theo những phẩm chất và cấu trúc đó.
# 1. Các cấp độ xếp hạng
Bởi vì các cấp bậc được sắp xếp theo một thứ tự cụ thể, đó là đặc điểm quan trọng nhất của hệ thống. Khi nhân viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, họ sẽ có khả năng thực hiện chúng tốt hơn. Kết quả là, công ty được hưởng lợi từ việc tăng đơn hàng và hiệu quả.
# 2. Tính ổn định của lệnh
Các quyết định có thể hiệu quả hơn khi tổ chức có một cơ quan quyền lực duy nhất. Do định nghĩa rõ ràng về trách nhiệm ra quyết định, mỗi lựa chọn đều do một người đưa ra. Kết quả là sẽ không xảy ra bất đồng trong quá trình ra quyết định.
# 3. Nhiệm vụ
Chuỗi lệnh cung cấp cho nhân viên của mình quyền đưa ra các quyết định nhất định. Nhờ đó, con người có khả năng phán đoán ở nhiều cấp độ khác nhau. Mọi người đều chịu trách nhiệm về hành động của mình, điều này làm cho quá trình hoạt động hiệu quả hơn.
#4. Ủy quyền
Một chuỗi lệnh được xác định rõ ràng sẽ đưa ra chính xác ai là người có thẩm quyền. Ít có sự nhầm lẫn về việc ai có thể đưa và nhận lệnh, giúp mọi người dễ dàng làm theo chỉ dẫn hơn. Người quản lý ở tất cả các cấp có thể giao quyền cho cấp dưới của họ, người này sau đó có thể đại diện cho họ tại một cuộc họp.
# 5. Hệ thống phân cấp tổ chức
Một đặc điểm thiết yếu khác là nó hỗ trợ trong việc quản lý các cấp khác nhau của tổ chức. Cơ cấu quản lý của một tổ chức được chia thành ba cấp:
- Trình độ cao nhất: Việc lập mục tiêu và lập kế hoạch được thực hiện ở cấp cao nhất bởi những người trong ban quản lý cấp cao nhất.
- Cấp độ trung bình: Các nhà quản lý ở giữa tổ chức có trách nhiệm thực hiện chiến lược và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
- Cấp độ thấp nhất: Người lao động được giám sát chặt chẽ bởi những người quản lý này ở cấp thấp.
# 6. Tầm quan trọng của việc tiếp nhận và phản hồi phản hồi
Quy tắc phản hồi là mắt xích cuối cùng trong chuỗi lệnh. Chuỗi lệnh của một công ty sẽ không hoàn chỉnh nếu không có quy tắc phản hồi. Những người có quyền lực thu hút ý kiến phản hồi từ cấp dưới của họ về quá trình ra quyết định. Thông tin phản hồi rất hữu ích trong việc đưa ra quyết định tốt hơn trong tương lai.
Những người ở vị trí có thẩm quyền quan tâm đến nhân viên cấp thấp hơn, như đã thấy trong điều này. Phản hồi cũng được thực hiện theo thứ tự thứ bậc trong một tổ chức. Thay vì cung cấp phản hồi cho quản lý cấp cao, cấp dưới có nhiều khả năng làm như vậy hơn.
Các khiếu nại được giải quyết bởi cấp trên trực tiếp của họ và chuyển đến quản lý cấp trên nếu cấp quản lý cấp dưới không thể tự giải quyết các vấn đề.
# 7. Đảm bảo rằng Ngôn ngữ và Phương pháp Giao tiếp của Công ty Bạn nhất quán trong toàn Hội đồng.
Nhân viên ở tất cả các cấp của một tổ chức nên giao tiếp bằng cùng một ngôn ngữ. Hình thức giao tiếp của một tổ chức được nâng cao bằng cách sử dụng ngôn ngữ chung. Ngoài việc sử dụng một ngôn ngữ chung, các tổ chức còn sử dụng một phong cách giao tiếp được chuẩn hóa.
Tuy nhiên, một giám sát viên tuyến trước sẽ báo cáo với người quản lý cấp trung chứ không phải sếp cấp cao. Các nhà quản lý cấp trung nhận lệnh và chỉ thị từ cấp trên của họ theo cách tương tự. Khi có một kênh liên lạc rõ ràng trong một tổ chức, mọi người đều biết cách liên lạc với nhau trong trường hợp khẩn cấp.
Đọc thêm: Truyền thông Kinh doanh: Làm thế nào để phát triển một Chiến lược Truyền thông Hiệu quả
Tầm quan trọng của Chuỗi lệnh
Mọi công ty đều có một chuỗi mệnh lệnh, thể hiện đường quyền lực và cung cấp mối liên hệ giữa các cấp quản lý cao hơn và nhân viên, những người cuối cùng sẽ thăng tiến. Chuỗi lệnh hẹp hoặc rộng là một trong hai cấu hình khả thi. Điều này chỉ ra rằng chuỗi có nhiều hơn năm đầu cao hơn là "rộng", trong khi chuỗi có ít đầu cao hơn chỉ là "rộng". Nhiều nhược điểm đi kèm với việc sử dụng chuỗi dài, rộng. Ví dụ: khi một công ty phát triển về quy mô, việc giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới trở nên khó khăn hơn, điều này làm chậm quá trình ra quyết định, do đó có thể dẫn đến mất liên lạc với khách hàng hoặc khách hàng. Về tầm quan trọng của chúng, các quyết định được đưa ra nhanh chóng và hiệu quả hơn khi có ít chuỗi mệnh lệnh hơn. Kết quả là, chi phí chung thấp hơn.
Tầm quan trọng của Chuỗi mệnh lệnh trong kinh doanh
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các nhân viên quản lý cấp cao khác đều báo cáo trực tiếp và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch. Sau đó là những người quản lý và giám sát bộ phận, những người báo cáo trực tiếp cho các CEO của công ty. Cuối cùng, các nhân viên của dây chuyền lắp ráp cũng xuất hiện. Đây chỉ là một phác thảo rộng, nhưng nó cho bạn cảm giác về quy mô.
“Quy trình sản xuất” tổng thể của một công ty sẽ hỗn loạn và ít lợi nhuận hơn nếu chuỗi lệnh không được tuân thủ; điều này đúng ngay cả khi các doanh nghiệp có vĩ độ lớn hơn quân đội trong cách họ tiến hành kinh doanh. Với chuỗi mệnh lệnh phù hợp, mỗi bộ phận, công việc và nhiệm vụ đều có một người chịu trách nhiệm giám sát sự thành công của nó.
Tầm quan trọng của Chuỗi chỉ huy đối với các tổ chức khác nhau
Sử dụng thế giới doanh nghiệp làm ví dụ, tầm quan trọng của chuỗi chỉ huy ở đây là các giám sát viên và quản lý hoạt động có nhiệm vụ đảm bảo rằng công nhân thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động sản xuất, trong khi quản lý cấp cao phải đưa ra các chiến lược để giảm thời gian tiến hành sản xuất.
Tầm quan trọng của nó bao gồm báo cáo các vấn đề, giao tiếp với nhân viên và cải thiện năng suất, tất cả đều được hưởng lợi từ một chuỗi mệnh lệnh được thiết lập tốt. Báo cáo những khó khăn cho người giám sát hoặc quản lý ở cấp thấp nhất có thể hiệu quả hơn là nêu vấn đề lên cấp cao hơn. Bây giờ, không phải mọi loại tổ chức đều cần đến tầm quan trọng của cùng một chuỗi mệnh lệnh.
Chuỗi lệnh trong quản lý
Chuỗi chỉ huy, trong quản lý, là một hệ thống phân cấp trong đó những người phụ trách một doanh nghiệp hoặc tổ chức quản lý và chỉ đạo những người khác báo cáo cho họ. Ví dụ, một chuỗi lệnh trong quản lý chỉ định những người mà nhân viên cấp dưới phải báo cáo. Và những người mà họ nên tham khảo liên quan đến các vấn đề cụ thể của tổ chức.
Chuỗi định nghĩa mệnh lệnh trong quản lý của một công ty xác định ai và khi nào nhân sự nên phục tùng ai từ dưới lên trên. Quyền ra quyết định, trách nhiệm giải trình và đường quyền đều có thể thực hiện được. Bất kỳ vị trí mở nào và trách nhiệm chính của mỗi quận đều do các cá nhân đảm nhiệm nhờ một chuỗi chỉ huy được tổ chức tốt.
Chuỗi định nghĩa mệnh lệnh trong quản lý hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu trong bất kỳ tổ chức nào. Khi nhiều người với nhiều kỹ năng khác nhau kết hợp với nhau để tạo ra một máy tính, đây là minh họa của một chuỗi lệnh. Một thực tế đã biết là không một cá nhân nào có thể tạo ra một chiếc máy tính một mình. Một số sẽ tạo ra phần cứng, trong khi những người khác sẽ làm phần mềm. Tuy nhiên, những người khác tạo ra vật liệu đóng gói. Quản lý doanh nghiệp đảm bảo rằng những người lao động với các bộ kỹ năng khác nhau được phối hợp với nhau. Và họ hợp tác để hoàn thành việc tính toán nhằm tạo ra một máy tính hoạt động duy nhất.
Chuỗi lệnh trong xếp hạng quản lý
Một chuỗi chỉ huy vững chắc đảm bảo sự phối hợp hiệu quả, trách nhiệm giải trình, hiệu quả và cải thiện việc sử dụng tài nguyên trong một tổ chức. Trong một tập đoàn, giám đốc điều hành giữ vị trí cao nhất trong chuỗi chỉ huy (CEO). Trong một số trường hợp, CEO cũng có thể là chủ sở hữu của doanh nghiệp. Quản lý cấp trên, bao gồm phó chủ tịch, thư ký công ty, giám đốc nhân sự, v.v., đứng sau giám đốc điều hành. Quản lý cấp trên trực tiếp trả lời Giám đốc điều hành của doanh nghiệp. Trong hệ thống phân cấp, người quản lý bộ phận và những người giám sát khác, những người báo cáo trực tiếp với quản lý cấp cao hơn họ trong hệ thống phân cấp. Cuối cùng, các nhân viên tuyến đầu làm việc dưới quyền và báo cáo trực tiếp với người quản lý hoặc người giám sát cụ thể của họ.
Ví dụ về chuỗi lệnh
Để nâng cao kiến thức của chúng ta về định nghĩa chuỗi lệnh là gì, đây là một ví dụ để sử dụng.
Ví dụ 1 về Chuỗi lệnh: Các nhóm báo cáo với nhau đôi khi được gọi là “chuỗi lệnh”. Có thể cần một nhóm hoàn thành nhiệm vụ của mình trước khi nhóm tiếp theo có thể thúc đẩy dự án.
Ví dụ 2 về Chuỗi lệnh: Ví dụ, trong một công ty, nhiều công nhân khác nhau có thể tiếp cận một số khách hàng nhất định. Tuy nhiên, không một công nhân nào có khả năng làm được như vậy và việc đó phải do chính giám đốc thực hiện. Quản lý đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được thực hiện một cách chính xác để hoàn thành một chiếc xe.
Ví dụ 3 về Chuỗi lệnh: Người học việc báo cáo cho người lao động, người báo cáo cho người quản lý của họ, người báo cáo cho người quản lý cấp cao, người báo cáo cho phó chủ tịch của công ty và cuối cùng là người báo cáo cho giám đốc điều hành của công ty. Nhân viên bán lẻ có thể báo cáo với người quản lý cửa hàng, người này có thể lần lượt báo cáo với chủ cửa hàng (nếu doanh nghiệp nhỏ) hoặc quản lý cấp cao (nếu doanh nghiệp lớn hơn).
Làm thế nào để bạn giải thích chuỗi mệnh lệnh?
Chuỗi chỉ huy là một hệ thống cấp bậc của các cá nhân trả lời lẫn nhau tùy theo cấp độ quyền hạn của họ. Nó là một sơ đồ tổ chức phác thảo các mối quan hệ báo cáo giữa mỗi nhân viên trong một tập đoàn
Thứ tự của chuỗi mệnh lệnh là gì?
Trong một tập đoàn, giám đốc điều hành giữ vị trí cao nhất trong chuỗi chỉ huy (CEO). Trong một số trường hợp, Giám đốc điều hành cũng có thể là chủ sở hữu của doanh nghiệp. Quản lý cấp trên, bao gồm phó chủ tịch, thư ký công ty, giám đốc nhân sự, v.v., đứng sau giám đốc điều hành. Quản lý cấp trên trả lời trực tiếp cho Giám đốc điều hành của doanh nghiệp.
Ví dụ về lệnh là gì?
Ví dụ: các nhóm báo cáo với nhau đôi khi được gọi là “chuỗi lệnh”. Có thể cần một nhóm hoàn thành nhiệm vụ của mình trước khi nhóm tiếp theo có thể thúc đẩy dự án.
Chuỗi mệnh lệnh trong lãnh đạo là gì?
Một chuỗi chỉ huy là một cấu trúc tổ chức xác định cách mỗi thành viên của một tổ chức báo cáo với nhau. Đứng đầu bảng xếp hạng sẽ là người sáng lập, chủ sở hữu hoặc giám đốc điều hành của công ty, theo sau là các báo cáo tức thời của họ.
Chuỗi lệnh ngắn là gì?
Chuỗi mệnh lệnh đề cập đến các đường quyền lực theo chiều dọc trong một tổ chức cho phép truyền các mệnh lệnh thông qua các cấp độ phân cấp khác nhau. Nếu tổ chức có cấu trúc phẳng, chuỗi mệnh lệnh sẽ ngắn.
Một chuỗi mệnh lệnh không chính thức là gì?
Trong một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức không chính thức, các quy tắc, quy định và chuỗi mệnh lệnh không được chỉ định trong một tài liệu bằng văn bản. Theo cấu trúc này, công ty của bạn hoạt động theo một hệ thống do nhân viên của bạn nghĩ ra và đã được chứng minh là có hiệu quả.
- Phân tích chuỗi giá trị: Các bước để phân tích chuỗi giá trị
- Lập kế hoạch chuỗi cung ứng là gì? Hướng dẫn chi tiết
- Văn hóa công ty: Các phương pháp hay nhất năm 2023 và tất cả những gì bạn cần
- Kinh tế thị trường: Đặc điểm, Ví dụ, Ưu điểm & Nhược điểm
- TRUYỀN THÔNG LÊN TIẾNG: Định nghĩa, Ví dụ & Cách Nuôi dưỡng tại Nơi làm việc
- TRUYỀN THÔNG DOWNWARD: Ý nghĩa, Ví dụ & Lợi ích
