Hệ thống quản lý trường hợp là các ứng dụng phần mềm cho phép bạn theo dõi tất cả dữ liệu khách hàng cần thiết để cung cấp các chương trình và dịch vụ hiệu quả. Một số công ty không thực hiện hoặc không có quản lý trường hợp trong công ty của họ. Thực hiện nó sẽ phát triển doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra còn có phần mềm cho doanh nghiệp xuất nhập cảnh nhưng bài viết này sẽ tập trung vào các hệ thống quản lý trường hợp phần mềm pháp lý cho các công ty luật.
Hệ thống quản lý hồ sơ là gì?
Phần mềm quản lý hồ sơ là một hệ thống kỹ thuật số cho phép các doanh nghiệp theo dõi và lưu trữ thông tin ở một vị trí tập trung đồng thời báo cáo trên đó. Thông tin trường hợp có sẵn cho nhiều người dùng, cho phép các bên liên quan cộng tác trong các trường hợp và chia sẻ thông tin trong một môi trường an toàn.
Hệ thống quản lý hồ sơ có thể được cài đặt trên mạng cục bộ hoặc có thể được truy cập qua internet. Phần mềm quản lý hồ sơ dựa trên web là phổ biến nhất vì nó hoạt động 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần và có thể được truy cập từ bất kỳ vị trí nào có kết nối internet. Chúng cho phép bạn thu thập một lượng lớn thông tin có thể được truy cập dễ dàng và nhanh chóng (nhiều hơn các hệ thống nộp hồ sơ trên giấy hoặc Excel). Họ cũng có thể tự động hóa một số tác vụ phân tích dữ liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ là một công cụ kỹ thuật số cho phép các doanh nghiệp quản lý hồ sơ. Việc quản lý hồ sơ đòi hỏi phải lưu giữ các hồ sơ chi tiết về một sự việc cụ thể và hướng tất cả các hồ sơ đó theo một con đường cụ thể. Các hệ thống quản lý hồ sơ khác nhau cung cấp các chức năng khác nhau. Chúng cũng khác nhau tùy theo ngành mà chúng định hỗ trợ.
Hệ thống quản lý hồ sơ pháp lý
Hệ thống quản lý hồ sơ pháp lý (LCMS) là công cụ kỹ thuật số được các công ty luật sử dụng để quản lý và sắp xếp các vụ việc pháp lý và khách hàng của họ. Nó cho phép quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý hơn và các quy trình thanh toán, theo dõi thời gian và quản lý tài liệu hiệu quả hơn, cho phép bạn tập trung vào công việc có thể lập hóa đơn.
Phần mềm của nó cũng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các trường hợp của công ty luật của bạn và các chi tiết liên quan đến chúng, chẳng hạn như thời hạn, tài liệu, ghi chú, hóa đơn, v.v. Phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ pháp lý được phân thành ba loại. Họ làm;
# 1. Phần mềm quản lý trường hợp chuẩn bị
Các giải pháp tại chỗ được cài đặt và lưu trữ trên các máy chủ hoặc máy tính trong văn phòng của bạn; điều này có nghĩa là mỗi người dùng cuối yêu cầu giấy phép và bạn, với tư cách là chủ sở hữu công ty luật, chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của bảo trì nền tảng, bảo mật dữ liệu và tính khả dụng.
# 2. Phần mềm quản lý hồ sơ chung
Một số vấn đề về máy chủ và bảo trì do phần mềm pháp lý tại chỗ nêu ra được giải quyết bằng khía cạnh dựa trên đám mây của phần mềm quản lý hồ sơ chung. Tuy nhiên, không phải mọi giải pháp dựa trên đám mây đều phù hợp với các yêu cầu cụ thể của công ty bảo hiểm cá nhân của bạn.
Các giải pháp phần mềm của hệ thống quản lý hồ sơ pháp lý này có thể hỗ trợ bạn trong một số khía cạnh trong việc quản lý các trường hợp thương tích cá nhân của bạn, nhưng chúng sẽ không cung cấp khả năng quản lý trường hợp cụ thể và phù hợp mà bạn yêu cầu.
# 3. Phần mềm quản lý tình huống tập trung vào thực hành
Các hệ thống quản lý hồ sơ pháp lý này dựa trên đám mây và tập trung vào thực tiễn, mang lại cho bạn những gì tốt nhất của cả hai thế giới. Chấn thương cá nhân là một lĩnh vực thực hành rất cụ thể và chuyên biệt, với các khía cạnh của các trường hợp được liên kết cụ thể với các yêu cầu về thương tích; phần mềm quản lý hồ sơ cho các công ty luật về thương tích cá nhân nên phản ánh điều này. Điều này đòi hỏi phải tính đến các quy trình làm việc cụ thể, các mẫu và các thỏa thuận phí dự phòng.
Hệ thống quản lý hồ sơ cho các công ty luật
Đôi khi, các công ty luật có thể vô cùng hỗn loạn. Luật sư, luật sư và nhân viên hỗ trợ phải tổ chức, phân tích và quản lý tất cả các khía cạnh của nhiều trường hợp.
Có rất nhiều tùy chọn hệ thống quản lý hồ sơ (CMS) dành cho các công ty luật. Bạn phải chọn phần mềm phù hợp với các yêu cầu cụ thể của bạn. Mỗi công ty luật là khác biệt và sở thích của luật sư có thể khác nhau. May mắn thay, có các tùy chọn dưới đây cho phép bạn điều chỉnh hệ thống quản lý hồ sơ cho các công ty luật theo yêu cầu cụ thể của bạn.
# 1. CASEPeer
Các công cụ tích hợp mạnh mẽ của CASEpeer cho phép bạn liên tục đánh giá quy trình làm việc của tổ chức, xác định các cơ hội phát triển nhân viên, giao tiếp hiệu quả hơn về các trường hợp của khách hàng, đồng thời tối đa hóa năng suất và kết quả. Nó chỉ dành cho các công ty luật về thương tích cá nhân. Hệ thống dựa trên đám mây này bao gồm các tính năng tổ chức và tiết kiệm thời gian như:
- Các công cụ để theo dõi nhu cầu, ưu đãi, tiền bồi thường, lệ phí và chi phí trong quá trình giải quyết
- Yêu cầu khám phá chuyên dụng và theo dõi phản hồi
- Lịch được tích hợp
- Thời hiệu giới hạn và thông báo tự động
# 2. FileVine
Nó có khả năng tùy biến cao và cho phép bạn giữ tất cả các ghi chú, tài liệu, thông tin liên lạc với khách hàng và lịch của mình ở một nơi. Các tính năng khác bao gồm:
- Có thể có nhiều người dùng.
- Khả năng nhắn tin và gửi email của khách hàng
- Quản lý các nhiệm vụ và thời hạn
- Nó tương thích với hơn 2,000 chương trình.
- Một lựa chọn tốt để quản lý tài liệu.
# 3. Bôi nhọ
Đây là một giải pháp toàn diện cho các công ty luật vừa và lớn. Tuy nhiên, nó cũng được xây dựng trên nền tảng Salesforce phổ biến, được nhiều doanh nghiệp sử dụng để tự động hóa và phân tích. Nó bao gồm:
- Bảo mật mạnh mẽ
- Tự động hóa tác vụ
- Bảng điều khiển có thể được tùy chỉnh để theo dõi các chỉ số hiệu suất chính.
# 4. MyCase
Mycase là một giải pháp phần mềm quản lý hồ sơ bao gồm quản lý tài liệu, theo dõi thời gian, lập hóa đơn, thu tiền thanh toán và lập lịch. Nó cung cấp bản dùng thử miễn phí 10 ngày để cho phép bạn kiểm tra phần mềm và xác định xem nó có phù hợp với thực tế của bạn hay không. Một số tính năng chính của nó như sau:
- Giao diện người dùng đơn giản và dễ hiểu.
- Thay vì phải thêm các tùy chọn, cấu trúc giá đơn giản bao gồm tất cả các tính năng.
- Chữ ký điện tử là không giới hạn.
# 5. Quản lý Clio
Thanh toán, quản lý liên hệ, quản lý tài liệu, lập lịch, kế toán, quản lý tác vụ, thanh toán trực tuyến và theo dõi thời gian là một trong những tính năng có sẵn. Nó có thể thích ứng và cung cấp các giải pháp có thể tùy chỉnh cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn như nhau. Những điểm nổi bật của Clio bao gồm:
- Cổng thông tin khách hàng để chia sẻ tài liệu được bảo mật.
- Lịch trình cho các vấn đề cho biết ai đã thực hiện thay đổi và khi nào chúng được thực hiện.
- Có một mô-đun riêng để tiếp nhận khách hàng / quản lý quan hệ khách hàng.
# 6. Thử nghiệm
Trialworks là một giải pháp dựa trên đám mây được phát triển bởi các luật sư thử nghiệm, bao gồm các tính năng như tiếp nhận trường hợp di động, quản lý tài liệu, lập lịch và quản lý phiên tòa. Một số đặc điểm phân biệt như sau:
- Các công cụ hướng tới kiện tụng
- Dựa trên nền tảng Microsoft Office nổi tiếng
- Có sẵn dưới dạng phần mềm để sử dụng trên mạng cục bộ hoặc dưới dạng dịch vụ dựa trên đám mây.
- Dịch vụ chuyển đổi cơ sở dữ liệu có sẵn (như một dịch vụ riêng biệt)
Law Ruler hiện đang sử dụng các hệ thống quản lý hồ sơ dành cho các công ty luật, có thể truy cập được bằng Office 365 để tạo quy trình làm việc dễ dàng. Phân tích bảng điều khiển chi tiết của nó cho phép bạn theo dõi trạng thái trường hợp, khách hàng tiềm năng và hiệu suất tiếp thị. Các đặc điểm khác bao gồm:
- Máy tính quyết toán được tích hợp sẵn.
- Lời nhắc bằng văn bản và email được tự động hóa
- Trình quay số nhấp để gọi tích hợp hỗ trợ trí tuệ nhân tạo
Quản lý hồ sơ hiệu quả cải thiện cả dịch vụ khách hàng và dịch vụ pháp lý. Khi bạn không phải lo lắng về hậu cần hàng ngày của việc quản lý hồ sơ, bạn có nhiều thời gian hơn để dành cho khách hàng của mình và giải quyết các trường hợp của họ.
Phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ
Việc tiếp nhận, theo dõi hồ sơ và báo cáo đều được hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ hợp lý hóa. Nó tập trung tất cả thông tin trường hợp để cung cấp một nguồn thông tin cập nhật duy nhất về các trường hợp đang hoạt động. Phần mềm quản lý hồ sơ tiên tiến nhất cũng bao gồm một công cụ báo cáo cho tất cả dữ liệu tích lũy để quản lý và phòng ngừa rủi ro.
Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ cho phép tổ chức của bạn lưu trữ và theo dõi tất cả dữ liệu khách hàng tại một địa điểm duy nhất. Thông tin liên hệ, ghi chú trường hợp, lịch hẹn, lịch sử, thông tin liên lạc của khách hàng và thanh toán đều được bao gồm.
Yêu cầu phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ
Ngoài việc quản lý trường hợp đơn giản, phần mềm hỗ trợ khách hàng tốt nhất còn vượt lên trên và hơn thế nữa. Đây rõ ràng là một cân nhắc quan trọng khi lựa chọn nền tảng đám mây, nhưng nó phải ở mức tối thiểu chứ không phải là tính năng chính. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi chọn nền tảng dịch vụ khách hàng dựa trên đám mây.
# 1. Quản lý vòng đời trường hợp có thể tùy chỉnh
Mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu riêng biệt. Một hệ thống quản lý trường hợp có thể được điều chỉnh theo nhu cầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các quy tắc logic trong một loạt các chức năng sẽ được thiết lập để thích ứng với các nhu cầu cụ thể của một tổ chức. Các mẫu biểu mẫu có thể tùy chỉnh rất đáng kể cho việc sản xuất, lưu trữ và quản lý các trường hợp thời gian thực.
# 2. Hội nhập
Giải pháp phải có khả năng giao tiếp với các hệ thống bên ngoài thông qua các API linh hoạt, cho phép người dùng thiết lập giao tiếp hai chiều, thời gian thực giữa nền tảng với các ứng dụng và mạng có liên quan.
# 3. Tiến bộ phân tích
Giải pháp phải cung cấp báo cáo và phân tích toàn diện. Không giống như các báo cáo một chiều truyền thống, phân tích trí tuệ dự đoán cho phép bạn thực hiện hành động dựa trên thông tin chi tiết của mình nhanh hơn. Với một công cụ phân tích mạnh mẽ, bạn sẽ có thể kết nối và truy vấn nhiều nguồn dữ liệu, mang đến cho bạn những cách mới để trực quan hóa dữ liệu và KPI của mình. Tất cả những điều này ngụ ý rằng bạn có thể đoán trước nhu cầu và thực hiện các điều chỉnh cho phù hợp.
#4. Dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa
Hầu hết các hệ thống quản lý hồ sơ cho phép nhân viên tri thức tương tác với khách hàng thông qua kênh mà họ lựa chọn. Email, điện thoại, ứng dụng nhắn tin và phần mềm trò chuyện trực tiếp là tất cả các tùy chọn.
Hồ sơ khách hàng cũng có thể được truy cập ngay lập tức, cùng với tất cả thông tin liên quan và các tương tác trước đó. Khách hàng có thể cảm thấy có giá trị khi đại diện dịch vụ khách hàng có tất cả các thông tin này trong tầm tay của họ.
# 5. Nền tảng với nhiều kênh
Hệ thống quản lý trường hợp toàn cầu hoạt động với nhiều loại thiết bị. Hồ sơ là dữ liệu an toàn và thông tin có thể truy cập được qua điện thoại, máy tính bảng và máy tính Android, iOS và Windows. Bất kể phương tiện nào, tất cả dữ liệu đều có thể đồng bộ hóa ngay lập tức với cơ sở dữ liệu trung tâm.
# 6. Hỗ trợ năng suất
Nền tảng dịch vụ khách hàng cũng sẽ tăng năng suất bằng cách tự động hóa, phân loại và cho phép bạn cập nhật hàng loạt và đóng nhiều trường hợp cùng một lúc.
# 7. Cổng tự phục vụ
Khách hàng có thể truy cập các cổng tự phục vụ vì họ có thể tự giải quyết các vấn đề. Tuy nhiên, các cổng thông tin này thường bao gồm các bài báo thông tin, trang Câu hỏi thường gặp, trang cộng đồng hoặc diễn đàn. Các cổng này cũng là thành phần quan trọng của dịch vụ khách hàng.
Ưu điểm của việc triển khai Hệ thống quản lý hồ sơ là gì?
Chúng bao gồm;
- Dịch vụ khách hàng nâng cao và được cá nhân hóa.
- Giải quyết tình huống hiệu quả nhờ sự cộng tác hiệu quả
- Cập nhật theo thời gian thực và truy cập nhanh vào thông tin
- Truy cập từ xa được kích hoạt bởi quản lý dữ liệu tập trung.
- Thủ tục giấy tờ được giảm bớt với lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số.
- Tăng cường tính minh bạch và các đường mòn kiểm tra
Năm Vai trò Chính của Quản lý Hồ sơ là gì?
Người quản lý hồ sơ thực hiện các chức năng chính là đánh giá, lập kế hoạch, tạo điều kiện, vận động, giám sát và đánh giá với sự cộng tác của thân chủ và các chuyên gia chăm sóc sức khỏe khác có liên quan đến việc chăm sóc thân chủ.
Quản lý hồ sơ giải quyết vấn đề gì?
Quản lý ca bệnh là một quá trình hợp tác nhằm đánh giá, lập kế hoạch, thực hiện, điều phối, giám sát và đánh giá các lựa chọn và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu sức khỏe của cá nhân thông qua truyền thông và các nguồn lực sẵn có nhằm thúc đẩy các kết quả có chất lượng, hiệu quả về chi phí.
Thông qua vận động, đánh giá, lập kế hoạch, truyền thông, giáo dục, quản lý nguồn lực và hỗ trợ dịch vụ, quản lý trường hợp hỗ trợ khách hàng đạt được sức khỏe và quyền tự chủ.
4 loại quản lý hồ sơ là gì?
Theo định nghĩa này, quản lý trường hợp thành công bao gồm bốn thành phần chính: tiếp nhận, đánh giá nhu cầu, lập kế hoạch dịch vụ, giám sát và đánh giá. Để đảm bảo sự thành công của khách hàng, các tổ chức dịch vụ con người thuộc mọi quy mô phải thực hiện đúng bốn thành phần này.
Một số ví dụ về quản lý hồ sơ là gì?
Họ là;
- Định hướng nhân viên
- Xử lý xác nhận quyền sở hữu
- Phê duyệt và yêu cầu
- Theo dõi lỗi và thông báo lỗi
- Yêu cầu dịch vụ
Phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý là gì?
Các công ty luật có thể tự động hóa quy trình làm việc hàng ngày của họ bằng cách sử dụng phần mềm quản lý trường hợp pháp lý, phần mềm này có thể xem các tác vụ, theo dõi thời gian có thể lập hóa đơn và tạo lịch. Điều này hỗ trợ các doanh nghiệp tăng năng suất và tối đa hóa doanh thu, từ đó mở rộng hoạt động kinh doanh của họ.
Phần mềm quản lý trường hợp có sẵn để các công ty mua dưới dạng độc lập, “tốt nhất” hoặc một thành phần tích hợp của nền tảng quản lý thực hành rộng hơn (trong đó chức năng quản lý trường hợp sẽ được đóng gói với các ứng dụng khác, chẳng hạn như ứng dụng thanh toán pháp lý hoặc ứng dụng quản lý văn bản quy phạm pháp luật). Phần lớn các hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm kế toán, báo cáo và thậm chí cả tiếp thị, thường được xử lý bằng các giải pháp quản lý thực hành. Ngược lại, các hệ thống quản lý trường hợp tập trung vào các yêu cầu nội bộ của công ty đối với việc xử lý và lưu trữ dữ liệu trường hợp và khách hàng. Độ phức tạp của các hệ thống này có thể khác nhau, vì chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết hơn trong phần bên dưới.
Khách hàng mua phần mềm quản lý trường hợp độc lập nên đảm bảo sản phẩm kết nối với các chương trình phần mềm khác mà công ty sử dụng, chẳng hạn như hệ thống quản lý tài liệu hoặc nền tảng kế toán pháp lý.
Trình quản lý hồ sơ là gì?
Người quản lý hồ sơ tổ chức tất cả các bước mà một sự cố, sự kiện, yêu cầu hoặc điều tra phải thực hiện để hoàn thành mục tiêu hoặc tìm giải pháp. Họ chịu trách nhiệm kiểm tra, lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và báo cáo về một trường hợp cụ thể từ đầu đến cuối.
Trách nhiệm của người quản lý trường hợp bao gồm:
- Đánh giá các rủi ro liên quan đến một sự cố, khách hàng hoặc nhân viên cụ thể trước khi ghi lại thành một trường hợp
- Phát triển một chiến lược tùy chỉnh tùy thuộc vào kết quả mong muốn
- Bao gồm trợ giúp bổ sung từ các chuyên gia và chuyên gia kinh doanh khác trong quy trình làm việc hoặc liên kết mọi người với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài
- Theo dõi khung thời gian, sự kiện quan trọng và cập nhật trạng thái chung của trường hợp
- Đánh giá kết quả của một trường hợp và tạo báo cáo cho công ty
Một số trường hợp sử dụng để quản lý trường hợp là gì?
Ba phong cách làm việc đã được đưa ra ánh sáng là đặc biệt phù hợp với chiến lược quản lý trường hợp. Trong số đó có, nhưng không giới hạn:
- Quản lý trường hợp điều tra
- Quản lý yêu cầu dịch vụ
- Quản lý sự cố
Công ty của tôi có yêu cầu hệ thống quản lý hồ sơ không?
Để trả lời câu hỏi đó, hãy suy nghĩ và tự hỏi:
- Các thủ tục xử lý trường hợp hiện tại trong tổ chức của bạn là gì?
- Họ có cung cấp cho nhân viên hiểu biết của bạn sự tự do và linh hoạt mà họ cần để phục vụ khách hàng của bạn theo cách tốt nhất có thể không?
- Nhân viên của bạn có quyền truy cập vào chế độ xem đầy đủ tất cả dữ liệu họ cần để hoàn thành nhiệm vụ của mình, cho phép họ giải quyết các vấn đề không?
Nếu câu trả lời là KHÔNG, thì trong tình huống đó, bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm để quản lý hồ sơ.
Kết luận
Một hệ thống quản lý trường hợp tốt giúp doanh nghiệp thành công trong mọi khía cạnh kinh doanh. Nếu không có quản lý trường hợp trong doanh nghiệp của bạn, bạn có thể gặp thất bại và công ty của bạn có thể không phát triển. Tuy nhiên, để tránh điều đó, bạn cần phải có một hệ thống quản lý trường hợp tốt. Bài viết này dạy về “hệ thống quản lý hồ sơ”.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý hồ sơ
Có bao nhiêu mô hình quản lý trường hợp?
Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, có ba mô hình quản lý trường hợp ô chính và tổng số bảy mô hình phụ. Điều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào là phải xem xét chúng và xác định xem mỗi yếu tố có thể ảnh hưởng như thế nào đến sức khỏe tổng thể của khách hàng.
6 nhiệm vụ cốt lõi của quản lý hồ sơ là gì?
- Sàng lọc.
- Đánh giá.
- Đánh giá rủi ro
- Quy hoạch.
- Thực hiện.
- Đánh giá kết quả.
Làm thế nào để bạn thu hút khách hàng trong việc quản lý hồ sơ?
Khuyến khích thân chủ đặt mục tiêu cho chính họ. Cân nhắc cả những thành tựu ngắn hạn và dài hạn. Đảm bảo rằng bạn không thúc đẩy mục tiêu của chính bạn hoặc đại lý của bạn vào khách hàng, mà là khuyến khích họ theo đuổi mục tiêu của riêng mình.
Bài viết liên quan
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHÍNH SÁCH TỐT NHẤT: 2023 Đánh giá
- PHẦN MỀM THEO DÕI DỰ ÁN: Đánh giá về 25 Phần mềm Theo dõi Dự án Hàng đầu
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ PORTFOLIO: Phần mềm Đầu tư Hàng đầu Năm 2023
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ KHÁCH HÀNG: Định nghĩa, Ví dụ & Chiến lược Tốt nhất
- PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KINH DOANH: Lương, Mô tả công việc, Kỹ năng, Bằng cấp
- 15 phần mềm tiếp thị tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ vào năm 2023
dự án
