QUẢN LÝ NĂNG LỰC: Hướng dẫn về Quản lý Năng lực, Chiến lược và Công cụ

quản lý năng lực trong các công cụ ITIL

Khả năng thích nghi với các điều kiện mới là một đặc điểm chung của các công ty thành công. Để đảm bảo rằng các doanh nghiệp luôn hoạt động hiệu quả nhất có thể, quản lý năng lực là một chức năng kinh doanh thiết yếu. Hiểu được nhiều ứng dụng của quản lý năng lực sẽ giúp bạn học cách nâng cao lợi nhuận của công ty bạn. Bài viết này giải thích quản lý năng lực trong ITIL là gì. Nó cũng đi kèm với một hướng dẫn để giúp bạn lựa chọn tốt nhất từ ​​các công cụ quản lý năng lực có sẵn. Hãy đi sâu vào!

Quản lý năng lực là gì?

Các công ty phải đủ linh hoạt để đáp ứng kỳ vọng một cách nhất quán theo cách tiết kiệm chi phí vì công suất có thể dao động do điều kiện thay đổi hoặc ảnh hưởng bên ngoài, chẳng hạn như nhu cầu theo mùa, thay đổi ngành và các sự kiện kinh tế vĩ mô không lường trước được. Chẳng hạn, có thể cần phải phân bổ lại một số nguồn nguyên liệu thô của công ty để đáp ứng với sự thay đổi cung và cầu. Làm thêm giờ, gia công phần mềm, máy móc mới và thậm chí cả việc thanh lý tài sản đều có thể cần thiết để đưa quản lý năng lực vào hoạt động.

Các đơn đặt hàng không được thực hiện, khách hàng rời bỏ và mất thị phần đều là những kết quả tiềm ẩn đối với các doanh nghiệp quản lý năng lực không hiệu quả. Doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ cho sự gia tăng nhu cầu bất ngờ khi họ phát hành một sản phẩm mới đột phá và chiến dịch tiếp thị đi kèm. Công ty bị ảnh hưởng nếu không thể bổ sung kịp thời hàng tồn kho của một đối tác bán lẻ.

Do đó, doanh nghiệp khó vừa tối đa hóa sản lượng vừa giảm chi phí. Chẳng hạn, để thực hiện kiểm tra kiểm soát chất lượng thích hợp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ của mình, một công ty không thể có các nguồn lực cần thiết về thời gian và nhân lực. Việc lạm dụng thiết bị có thể dẫn đến sự cố và kiệt sức của người lao động, những người cũng có thể bị căng thẳng và tinh thần xuống thấp.

Quản lý năng lực được sử dụng để làm gì?

Việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ và hoạt động của công nghệ thông tin, hay CNTT, là hai hoạt động riêng biệt nhưng được kết nối của công ty có liên quan đến quản lý năng lực. Đây là cách công ty của bạn có thể sử dụng chúng:

Quản lý năng lực sản xuất

Hiệu quả mà tổ chức của bạn sử dụng các nguồn lực của mình để sản xuất các mặt hàng có thể được phân tích thông qua quản lý năng lực. Cơ sở vật chất, nhân sự, công cụ, nguyên liệu thô, linh kiện, vật liệu đóng gói, phương án vận chuyển và thành phẩm đều thuộc danh mục này. Việc không đáp ứng thời hạn giao hàng và đảm bảo chất lượng đầu ra có thể là do thiếu bất kỳ một trong những nguồn lực này. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều tài nguyên, điều đó có thể cho thấy chi tiêu lãng phí và cắt giảm lợi nhuận.

Nhu cầu về hàng hóa bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố điển hình. Các tổ chức có thể hưởng lợi từ quản lý năng lực bằng cách chuẩn bị tốt hơn cho:

#1. Thay đổi trong các mùa

Sản xuất tại công ty của bạn có thể cần phải được điều chỉnh một chút trong suốt cả năm để tính đến những thay đổi theo mùa về nhu cầu, chẳng hạn như sự gia tăng theo mùa trong chi tiêu của người tiêu dùng xảy ra xung quanh các ngày lễ. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có nhu cầu cực kỳ theo mùa, đòi hỏi phải giảm chi phí trong thời gian chậm và tăng sản lượng vào thời gian cao điểm.

#2. phát triển kinh tế 

Để hiểu rõ hơn về cả mô hình nhu cầu ngắn hạn và dài hạn, doanh nghiệp của bạn nên cố gắng dự báo các xu hướng kinh tế vĩ mô. Khả năng nhanh chóng điều chỉnh sản xuất khi đối mặt với những thay đổi kinh tế đột ngột cũng có thể được đánh giá cao.

#3. thị trường có xu hướng

Khi các đối thủ cạnh tranh mới tham gia hoặc rời khỏi thị trường của bạn, thị phần của công ty bạn có thể thay đổi. Số lượng tài nguyên mà tổ chức của bạn cần sẽ thay đổi do kết quả trực tiếp của những thay đổi này.

 Đôi khi, phần lớn các công ty trên thị trường bị ảnh hưởng bởi các xu hướng rộng lớn hơn trong ngành. Ví dụ, các công ty dầu mỏ có thể trải qua những thay đổi về nhu cầu khi việc sử dụng ô tô điện tăng lên, đòi hỏi phải thích ứng với chúng. 

Quản lý năng lực công nghệ thông tin

Quản lý năng lực cũng có thể được sử dụng để mô tả mạng máy tính của công ty xử lý dữ liệu và xử lý lưu lượng tốt như thế nào. Có thể công ty của bạn cần nhiều sức mạnh xử lý cho những việc như nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc để xử lý lượng lớn người tiêu dùng mà không gặp bất kỳ trục trặc nào.

Xử lý dữ liệu được nâng cao nhờ quản lý năng lực CNTT theo các cách sau:

#1. Đánh giá kỹ năng 

Mục tiêu của quản lý năng lực CNTT là đảm bảo rằng các tài nguyên CNTT được sử dụng hết tiềm năng của chúng và đạt được các mục tiêu về hiệu suất.

#2. Hoạt động kiểm tra 

Sẽ rất hữu ích cho các doanh nghiệp khi hiểu rõ hơn về cách các tài nguyên máy tính của họ đang thực sự được sử dụng.

#3. điều chỉnh 

Thông qua việc sử dụng quản lý năng lực CNTT, các tổ chức có thể tinh chỉnh cấu hình hệ thống của họ, từ đó nâng cao hiệu suất máy tính mà không phải chịu thêm chi phí.

# 4. Quản lý nhu cầu

Các quy trình cải tiến có thể được các doanh nghiệp sử dụng để giảm tải cho cơ sở hạ tầng máy tính. Để tránh lập lịch bảo trì vào thời gian cao điểm, một số doanh nghiệp sẽ thay đổi lịch bảo trì của họ.

# 5. Phân bổ nguồn lực

 Các tổ chức có thể lập kế hoạch trước cho nhu cầu điện toán trong tương lai của họ với sự trợ giúp của quản lý năng lực CNTT. Để chuẩn bị cho tương lai của doanh nghiệp, họ có thể quyết định nâng cấp phần cứng hoặc chương trình máy tính.

Chiến lược quản lý năng lực

Các nhà quản lý trong lĩnh vực sản xuất đã phát triển một số phương pháp để cải thiện sản lượng và mở rộng năng lực của công ty họ. Một số cách tiếp cận được sử dụng rộng rãi nhất để quản lý năng lực bao gồm:

#1. Chiến lược tụt hậu

Phương pháp này thận trọng hơn, vì nó đòi hỏi người quản lý phải đợi cho đến khi nhu cầu tăng trưởng liên tục trước khi quyết định nâng công suất. Ban quản lý sau đó tăng sản lượng để đáp ứng nhu cầu của thị trường hiện tại.

#2. Chiến lược dẫn đầu

Chiến lược này về cơ bản là tích cực và rủi ro hơn so với phương pháp tụt hậu. Công ty cho rằng nếu tăng công suất trước khi có bất kỳ nhu cầu thực sự nào, thì sẽ rất nhiều. Nó phổ biến trong các doanh nghiệp hoặc thị trường đang phát triển nhanh chóng với nhu cầu tiêu dùng cao. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ tránh xa chiến thuật này.

#3. Chiến lược năng động

Chiến lược này được thúc đẩy bởi các dự báo và nhấn mạnh vào việc tận dụng các xu hướng thị trường để mở rộng sản xuất. Người quản lý điều chỉnh mức sản xuất trước dựa trên việc kiểm tra dữ liệu dự đoán doanh số bán hàng và nhu cầu thực tế.

#4. Chiến lược trận đấu

Chiến lược này kết hợp các yếu tố của cả hai cách tiếp cận dẫn đầu và tụt hậu. Để theo kịp nhu cầu của khách hàng, tập đoàn thực hiện những điều chỉnh tinh tế nhưng quan trọng đối với sản lượng sản xuất của mình. Việc tăng sản lượng nhỏ được thực hiện bất cứ khi nào người ta dự đoán rằng nhu cầu có thể tăng.

Công cụ quản lý năng lực

Các công cụ quản lý năng lực hỗ trợ các doanh nghiệp đánh giá các yêu cầu về nguồn lực của họ trước sự thay đổi của nhu cầu thị trường. Các nhà quản lý và cấp trên sử dụng các công cụ này để theo dõi các cấp nhân viên và tính toán khối lượng công việc có thể hoàn thành với các nguồn lực theo ý của họ. Nó cũng cho phép bạn xem số lượng nhân viên bạn hiện có và xác định xem họ có làm việc quá sức hay sử dụng không đúng mức. Dưới đây là một số công cụ quản lý năng lực mà bạn có thể sử dụng để quản lý năng lực của công ty mình:

#1. Chuyển đổi kế hoạch

Toggl Plan rất vui khi có thể tiếp cận được với mọi người thuộc mọi trình độ kỹ năng và nền tảng. Có ba giao diện người dùng chính trong phần mềm này: quản lý dự án, lập kế hoạch nhóm và quản lý tác vụ. Để dễ dàng theo dõi và lập kế hoạch về năng lực, tất cả các giao diện đều có thể quan sát khối lượng công việc và nhiệm vụ được giao cho từng thành viên trong nhóm. Lợi ích của công cụ này là bạn có thể dùng thử mà không phải trả bất kỳ khoản nào.

# 2. ClickUp

Khi nói đến việc quản lý dự án, thúc đẩy cộng tác thông minh hơn và tập trung tất cả công việc của nhóm từ nhiều ứng dụng vào một nơi, ClickUp là nền tảng năng suất tốt nhất cho các nhóm thuộc mọi quy mô. ClickUp là phần mềm lập kế hoạch dung lượng tốt nhất để theo dõi khối lượng công việc, quản lý tài nguyên hiệu quả và tăng năng suất nhờ có rất nhiều tùy chọn có thể định cấu hình.

Mavenlink cung cấp các công cụ để quản lý và tối ưu hóa các tài nguyên có sẵn. Đây là một giải pháp phần mềm toàn diện với nhiều tính năng và phân tích có thể giúp tổ chức của bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tự động hóa các hoạt động chính, sắp xếp cấu hình nhân sự và nhóm một cách thông minh cho các mục tiêu kinh doanh, đồng thời thực hiện nhiều nhiệm vụ dự báo và lập kế hoạch. Loại đầu tiên trong số bốn loại giá của Mavenlink cho phép dùng thử miễn phí, nhưng ba loại còn lại yêu cầu thanh toán. 

#4. Chuyên gia tài nguyên

Khi có nhu cầu cao nhưng nguồn cung nhân lực thấp, Resource Guru, một phần mềm quản lý tài nguyên, có thể giúp xác định chính xác những cá nhân đã có năng lực. Chương trình này cung cấp các khả năng quản lý công việc phổ biến, chẳng hạn như tích hợp với các ứng dụng ERP và CRM, đồng thời cho phép bạn theo dõi cả nhiệm vụ của mình và các tài nguyên có sẵn để hoàn thành dự án. Chương trình này có tính năng cộng tác cho bạn biết chính xác ai đang làm việc gì và khi nào sẽ hoàn thành.

#5. cứu tinh

Saviom cung cấp phần mềm doanh nghiệp để quản lý tài nguyên và quản lý nhân viên, mà công ty tin rằng sẽ cách mạng hóa năng suất trong các tổ chức lớn. Tối đa hóa việc sử dụng, tối ưu hóa lực lượng lao động và giảm chi phí tài nguyên dự án đều là một phần của điều này. Trang web Saviom không bao gồm bất kỳ thông tin giá nào. Họ muốn bạn liên lạc với họ để nhận báo giá. Tuy nhiên, bạn có thể dùng thử miễn phí một trong ba cấp độ của họ.

#6. lập nhóm

Teamup là một dịch vụ lịch dựa trên web hỗ trợ cộng tác bằng cách cho phép các thành viên điều phối lịch trình của họ và trao đổi những ngày quan trọng với nhau. Đó là một giải pháp thay thế hiệu quả để quản lý tài nguyên và bao gồm các công cụ để làm việc theo nhóm như chia sẻ tài liệu và tệp cũng như đồng bộ hóa lịch. Bạn cũng có thể điều chỉnh lịch trình theo sở thích của mình. 

#7. Kantata

Phần mềm lập kế hoạch năng lực Kantata (trước đây là Mavenlink) bao gồm các công cụ để quản lý tài nguyên, ngân sách, hợp tác nhóm và dự án. Khả năng của Kantata trong việc truyền đạt tiến độ một cách trực quan và bằng nhiều định dạng khác nhau là một trong những tài sản lớn nhất của Kantata.

# 8. Dự báo

Dự báo là một trung tâm dành cho kế toán dự án, quản lý tài nguyên, phân bổ tài nguyên, kinh doanh thông minh và cộng tác nhóm. Một trong những tính năng bán hàng chính của phần mềm là khả năng tương thích với các chương trình khác. Nó có thể giao tiếp với Azure, Google Drive, Microsoft Excel, v.v.

Quản lý năng lực trong ITIL

Quản lý năng lực trong ITL đề cập đến quá trình điều chỉnh việc phân bổ tài nguyên CNTT theo nhu cầu dự kiến. Quản lý năng lực hoạt động là chủ động chứ không phải phản ứng. Các nhà quản lý năng lực thực hiện thành công công việc của họ đảm bảo rằng tất cả các nhu cầu về CNTT, bao gồm cả nhu cầu của công ty, đều được đáp ứng với ít tài nguyên nhất có thể.

Có gì trong Quản lý năng lực trong ITIL?

Một quy trình quản lý năng lực có thể bao gồm nhiều hoạt động công nghệ thông tin (CNTT). Một số ví dụ như sau:

  • Sử dụng các công cụ giám sát, phân tích và tối ưu hóa trên tài nguyên CNTT của bạn.
  • Kiểm soát nhu cầu sử dụng máy tính (làm như vậy đòi hỏi bạn phải nhận thức được điều gì là quan trọng nhất trong công ty).
  • Phát triển mô phỏng hiệu quả cơ sở hạ tầng để dự đoán nhu cầu tài nguyên.
  • Đảm bảo ứng dụng có kích thước phù hợp (không quá nhỏ) để có thể duy trì mức độ dịch vụ.
  • Tạo một gói dung lượng tính đến việc sử dụng hiện tại, các yêu cầu trong tương lai và các chi phí liên quan đến việc hỗ trợ các bản phát hành phần mềm mới.
  • Tạo chiến lược hàng năm để mở rộng cơ sở hạ tầng hỗ trợ với phản hồi từ các nhóm khác.

Quản lý năng lực được triển khai như thế nào trong ITIL?

Trung tâm thực tiễn tốt nhất về quản lý dịch vụ CNTT tập trung vào việc cung cấp hỗ trợ toàn diện cho khách hàng. Bạn không áp dụng ITIL. Thay vào đó, nó phục vụ như một lộ trình cho bộ phận CNTT của bạn. Cho dù bạn đang sử dụng ITIL v3 hay phiên bản mới nhất, v4, thì bạn nên tuân thủ các phương pháp hay nhất đã nói ở trên, tìm kiếm sự hỗ trợ từ ban điều hành và tập trung vào việc thực hiện các thay đổi về hành vi và tinh thần. Ưu tiên sự thành công của công ty bạn và sự hài lòng của khách hàng. ITIL nhấn mạnh cải tiến liên tục hơn là quy trình từng bước một.

Mẹo để quản lý năng lực

Dưới đây là một số gợi ý để quản lý năng lực hiệu quả trong cả hệ thống sản xuất và CNTT:

#1. Nhận ra các tài nguyên bạn có

Quản lý năng lực thành công đòi hỏi sự hiểu biết thấu đáo với tất cả các nguồn lực sẵn có của tổ chức. Bạn rất dễ bỏ lỡ một số tài nguyên và không nhìn thấy một số giải pháp tiềm năng khi bạn chỉ tập trung vào một vấn đề hoặc tình huống. Đảm bảo rằng bạn có một bản kiểm kê đầy đủ và chính xác về tài sản của công ty trước khi bạn bắt đầu làm việc để cải thiện khả năng quản lý năng lực của mình.

#2. Thực hiện một loạt các bài kiểm tra

Cả hệ thống sản xuất và công nghệ thông tin đều là các trang web được kết nối với nhau, dễ bị gián đoạn ở mọi cấp độ. Số lượng lớn các kết quả có thể xảy ra làm cho việc kiểm tra toàn diện trở nên khó khăn. Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn sử dụng quản lý năng lực để điều tra càng nhiều cơ hội để tăng năng suất hoặc tốc độ xử lý càng tốt.

#3. Đào sâu vào quá khứ

Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn theo một cách nào đó để đạt được các mục tiêu sản xuất hoặc giữ cho hệ thống CNTT hoạt động trơn tru. Đánh giá lại những khó khăn bạn gặp phải trong quá khứ có thể giúp bạn tạo ra các quy trình hiệu quả hơn cho tương lai. Các nghiên cứu điển hình về cách các doanh nghiệp khác giải quyết các vấn đề về sản xuất hoặc CNTT cũng có thể mang tính hướng dẫn.

#4. Đặt ưu tiên của bạn một cách khôn ngoan

Do bản chất của quản lý năng lực, doanh nghiệp của bạn có thể luôn mong muốn tìm hiểu về các cơ hội phát triển mới. Có thể bắt đầu khắc phục một sự cố trước khi nhận ra một sự cố khác, nghiêm trọng hơn đang tồn tại trong hệ thống sản xuất hoặc CNTT của bạn. Đảm bảo rằng chiến lược quản lý năng lực của bạn cho phép bạn ưu tiên các hoạt động và dự án cấp bách nhất để bạn có thể thực sự tránh được các vấn đề tiềm ẩn mà bạn đã xác định.

Lợi ích của quản lý năng lực

Sau đây là những lợi ích của quản lý năng lực:

#1. Đảm bảo năng suất tối đa

Nhiều chuỗi cung ứng, địa điểm sản xuất và mạng lưới phân phối thường được sử dụng để tạo ra một sản phẩm duy nhất. Vì có rất nhiều bộ phận chuyển động nên khó có thể biết liệu công ty của bạn có thể đáp ứng thời hạn giao hàng hay không. Quản lý năng lực xác minh xem phương tiện sản xuất hiện tại có đủ không.

Hiệu quả của cơ sở hạ tầng CNTT của một tổ chức thường được kỳ vọng cao. Nếu những mục tiêu như vậy không được đáp ứng, quản lý năng lực sẽ cho bạn biết. Bạn có thể tiết kiệm tiền cho các dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) mà bạn không sử dụng nếu bạn theo dõi hệ thống của mình thực sự hoạt động tốt như thế nào. 

#2. Phát hiện thùng rác

Tìm kiếm các tài nguyên được sử dụng không đúng mức hoặc được định giá quá cao là một trong những mục tiêu chính của quản lý năng lực. Ví dụ, quản lý năng lực có thể xác định liệu chi phí bảo trì một thiết bị sản xuất cũ có đáng giá hay không. Bạn có thể nhận ra rằng việc mua máy móc mới sẽ cho phép bạn tăng sản lượng trên một đơn vị không gian đồng thời giảm chi phí bảo trì.

#3. Theo dõi sự cố hệ thống

Quản lý năng lực hỗ trợ công ty xác định nguồn gốc và nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Kết quả nghiên cứu của công ty bạn có thể có tác động đáng kể ngoài năng suất. Tổ chức của bạn có thể nhận ra nhu cầu cải thiện công tác quản lý nhân viên ở địa điểm không thành công nếu tổ chức vận hành hai cơ sở sản xuất giống nhau, nhưng một cơ sở tạo ra nhiều sản lượng hơn trên mỗi giờ của nhân viên. Có thể là nếu bạn cung cấp cho công nhân sản xuất của mình một nơi làm việc tốt hơn, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Kỹ năng khắc phục sự cố là rất quan trọng để khắc phục sự cố máy tính. Giống như quản lý hiệu suất, quản lý dung lượng cô lập các nút bị trục trặc trong mạng là nguồn gây ra máy tính chậm. Công ty của bạn có thể tìm thấy các lỗi hệ thống tiềm ẩn trong tương lai và khắc phục chúng trước khi chúng làm gián đoạn hoạt động bằng cách sử dụng các kịch bản thử nghiệm.

#4. Lập kế hoạch dự phòng

Quản lý năng lực hiệu quả là điều cần thiết cho sự phát triển an toàn và thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Công ty của bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách dự đoán nhu cầu sản xuất và mua tài nguyên vào thời điểm rẻ hơn khi nắm bắt sâu hơn các chu kỳ nhu cầu. Nó cũng được chuẩn bị tốt hơn để xử lý những biến động về nhu cầu có thể có tác động đáng kể đến lợi nhuận kinh doanh của bạn.

Bảo vệ tính hiệu quả của hệ thống CNTT của bạn là rất quan trọng vì sự phụ thuộc rộng rãi vào máy tính trong kinh doanh và công nghiệp. 

Tại sao quản lý năng lực lại quan trọng?

Các công ty phải có các nguồn lực để theo kịp nhu cầu của khách hàng. Có thể mất doanh thu và cơ hội nếu năng lực sản xuất không tương xứng. Mặt khác, nếu dư thừa công suất, tài nguyên sẽ bị lãng phí và giá sẽ tăng.

Các yếu tố chính của quản lý năng lực là gì?

Dưới đây là các yếu tố chính của quản lý năng lực:

  • Quản lý năng lực kinh doanh.
  • Quản lý năng lực dịch vụ.
  • Quản lý năng lực thành phần.
  • Báo cáo quản lý năng lực.

Trách nhiệm của Người quản lý năng lực là gì?

Người quản lý năng lực chịu trách nhiệm cung cấp đủ Năng lực CNTT để cung cấp ở các cấp độ dịch vụ, tư vấn cho ban quản lý CNTT cấp cao về cách cân bằng cung và cầu cũng như tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.

Các bước trong quản lý năng lực là gì?

Các bước sau đây sẽ được thực hiện trong quản lý năng lực:

  • Lập kế hoạch của công ty.
  • Đánh giá nhu cầu và cơ hội của khách hàng.
  • Phân tích đầu ra của cơ sở hạ tầng và nguồn lực hiện tại.
  • Thực hiện hoạch định năng lực.
  • Theo dõi và rà soát năng lực sản xuất.

Kết luận:

Một trong những bước đầu tiên trong quản lý năng lực hiệu quả là có được các công cụ quản lý năng lực phù hợp. Tìm kiếm những ứng viên tốt nhất để tham gia nhóm của bạn là giai đoạn tiếp theo. Nếu năng lực của nhóm của bạn cần được tăng lên để đáp ứng nhu cầu, BusinessYield có thể hỗ trợ bạn trong việc tìm kiếm các dịch giả tự do có năng lực phù hợp.  

Bạn có thể tìm người cùng làm việc với mình trong các dự án thuộc mọi quy mô, thời lượng hoặc độ phức tạp bằng cách chọn giải pháp quản lý năng lực phù hợp.

dự án

Bình luận

Chúng tôi sẽ không công khai email của bạn. Các ô đánh dấu * là bắt buộc *

Bạn cũng có thể thích