Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng có một số mức độ rủi ro. Và khi của bạn công ty mở rộng, những rủi ro đó cộng dồn và có khả năng gây hại lớn hơn. Mặc dù bạn không thể bảo vệ hoàn toàn công ty của mình khỏi mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, nhưng phân tích tác động kinh doanh BIA giúp bạn chuẩn bị để đối phó với hậu quả của những rủi ro đó xảy ra. Vì vậy, nó có thể cung cấp cho công ty của bạn cơ hội phục hồi tốt nhất. Chúng ta sẽ xem xét một số ví dụ phân tích tác động kinh doanh và quy trình liên quan đến việc tiến hành phân tích.
Phân tích tác động kinh doanh BIA là gì?
Phân tích tác động kinh doanh BIA là một quy trình có cấu trúc được tổ chức của bạn sử dụng để phân tích và đánh giá các hậu quả có thể xảy ra của sự gián đoạn trong các hoạt động kinh doanh quan trọng do thiên tai, tai nạn hoặc trường hợp khẩn cấp gây ra. Phân tích tác động kinh doanh là một thành phần quan trọng của công ty kế hoạch kinh doanh liên tục.
A kinh doanh phân tích tác động sẽ cho bạn thấy công ty của bạn sẽ bị ảnh hưởng như thế nào nếu quy trình kinh doanh của bạn bị gián đoạn do gián đoạn kinh doanh. Thực hiện nghiên cứu tác động kinh doanh cũng cho phép bạn phân tích từng quy trình và bộ phận một cách độc lập và có mối liên hệ với nhau, xác định chức năng nào là quan trọng nhất đối với hoạt động liên tục của công ty bạn và phát triển chiến lược phục hồi.
Mặc dù phân tích tác động kinh doanh không cần thiết để tuân thủ bất kỳ khuôn khổ bảo mật dữ liệu chính nào (mặc dù nó dành cho Tuân thủ ISO 22301). Đây là bước đầu tiên để tạo ra một kế hoạch kinh doanh liên tục cho công ty của bạn. Cuối cùng, sức khỏe tài chính và uy tín của công ty bạn là khả năng phục hồi sau thảm họa, cho dù đó là vi phạm dữ liệu, thảm họa tự nhiên hay một loại gián đoạn kinh doanh khác.
Phân tích tác động kinh doanh cũng sẽ cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để duy trì việc tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và bảo mật dữ liệu, cũng như phục hồi sau sự gián đoạn kinh doanh trong khi hoạt động một cách có đạo đức và hợp pháp. Mặc dù các bộ phận riêng lẻ có thể hiểu được hậu quả của một quy trình hoặc chức năng bị hỏng, nhưng bạn sẽ không thể hoàn toàn nhận ra những hậu quả đó cho toàn bộ công ty của mình trừ khi bạn thực hiện phân tích tác động kinh doanh và tất cả thông tin đó được đặt ở một nơi.
Đọc thêm: GIÁ RÕ RÀNG THỊ TRƯỜNG: Cách Tìm Giá Thanh Toán Thị Trường (+ Hướng Dẫn Chi Tiết)
Ví dụ về Tổn thất chung trong BIA Phân tích Tác động Kinh doanh
Chúng tôi sẽ không thể đề cập đến mọi tình huống gián đoạn kinh doanh ở đây. Ngoài ra, không chắc công ty của bạn có thể xây dựng và thực hiện một chiến lược cho mọi tình huống thua lỗ có thể xảy ra.
Thay vào đó, hãy tập trung vào các ví dụ về tổn thất phân tích tác động kinh doanh phổ biến nhất và chúng có khả năng gây hại cho công ty của bạn như thế nào. Hãy xem xét các ví dụ phân tích tác động kinh doanh này; nếu công ty của bạn có một bộ phận sản xuất, bạn phải lập kế hoạch cho các tai nạn dẫn đến tổn thất. Hỏa hoạn, vỡ đường ống và lỗi máy đều là những rủi ro rất thực tế. Ngoài ra, nếu công ty của bạn bán phần mềm CRM, khách hàng mong đợi dữ liệu bán hàng / khách hàng của họ có sẵn bất cứ khi nào họ cần.
Do đó, nhóm kỹ sư của bạn phải đảm bảo rằng ứng dụng của bạn có tính khả dụng cao. Bạn có thể cần thêm dự phòng cho hệ thống của mình để chống lại các lỗi, cũng như giám sát chặt chẽ ứng dụng của bạn và hệ thống mà nó chạy. Điều này nhằm đảm bảo rằng khách hàng của bạn ít gặp phải sự gián đoạn nhất có thể.
Mọi công ty phải sẵn sàng cho các trường hợp khẩn cấp trong kinh doanh. Máy chủ sản xuất bị lỗi, nhà cung cấp không giao hàng đúng hạn hoặc không giao hàng, tranh chấp lao động, cúp điện, mất nhân viên chủ chốt và các cuộc tấn công mạng đều có khả năng tác động tiêu cực đến tổ chức của bạn.
Thảm họa tự nhiên và nhân tạo cũng là những nguồn chính gây gián đoạn kinh doanh. Tùy thuộc vào nơi đặt văn phòng, cơ sở lưu trữ, máy chủ hoặc các hoạt động kinh doanh quan trọng khác của công ty bạn, bạn nên lập kế hoạch cho những thảm họa có khả năng gây hại cho bạn nhất. Động đất, bão, cháy rừng, tấn công khủng bố hoặc mất điện trên diện rộng đều có thể tác động đến doanh nghiệp của bạn theo những cách khác nhau. Do đó, bạn phải lập kế hoạch cho chúng.
Các bước của quy trình để phân tích tác động kinh doanh (BIA)
Không có một cách duy nhất để tiến hành phân tích tác động kinh doanh. Nó sẽ khác nhau đối với mỗi công ty và mỗi công ty phải điều chỉnh cách tiếp cận của mình cho phù hợp với các yêu cầu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, một số yếu tố của phân tích tác động kinh doanh phải được bao gồm để nó thành công.
# 1. Sẵn sàng
Trước khi bạn có thể bắt đầu phân tích tác động kinh doanh của mình, trước tiên bạn phải tập hợp nhóm dự án điều đó sẽ thực hiện nó. Đây có thể là một nhóm nhân sự hiện tại hoặc một nhóm thuê ngoài cam kết thực hiện đánh giá tác động kinh doanh. Để chuẩn bị cho công việc thực sự của phân tích tác động kinh doanh, nhóm này cần xác định và lập thành văn bản các mục tiêu và phạm vi của nghiên cứu tác động với sự hợp tác của cấp quản lý cao hơn.
Trước khi bắt đầu, bạn nên quyết định xem mình sẽ tham gia vào những phòng ban nào, thông tin sẽ được thu thập và duy trì như thế nào, và thời gian biểu của dự án.
# 2. Thu thập thông tin
Giai đoạn tiếp theo trong phân tích tác động kinh doanh của bạn là thu thập dữ liệu thô về các quy trình kinh doanh của bạn. Phỏng vấn nhân sự giám sát và thực hiện từng quy trình cũng như bảng câu hỏi phân tích tác động kinh doanh là hai cách thường xuyên nhất để thu thập dữ liệu này. Cách hiệu quả nhất để thu thập thông tin là thông qua bảng câu hỏi phân tích tác động kinh doanh. Nếu bạn sử dụng các cuộc phỏng vấn thay vì bảng câu hỏi, bạn sẽ thu thập thông tin tương tự được nêu dưới đây. Tuy nhiên, nó sẽ kém tiêu chuẩn hơn.
Bảng câu hỏi để thu thập thông tin
Đây là một lựa chọn tốt các câu hỏi để đưa vào bảng câu hỏi:
- Tên thủ tục
- Mô tả đầy đủ về nơi bạn sẽ thực hiện thủ tục.
- Tất cả các đầu vào và đầu ra của quá trình
- Các nguồn lực và công cụ được sử dụng trong quá trình này
- Người dùng của thủ tục
- Chuỗi sự kiện
- Hậu quả tài chính và hoạt động
- Mọi hậu quả về quy định, pháp lý hoặc tuân thủ
- Dữ liệu trước đó
Về cơ bản, danh sách của bạn nên bao gồm các câu hỏi mà nhân viên từ các bộ phận khác nhau có thể trả lời. Các nhà quản lý rất có thể sẽ hiểu được các tác động tài chính và hoạt động. Tuy nhiên, nhân viên cấp thấp hơn thực hiện các quy trình sẽ có thể cung cấp mô tả chi tiết cũng như tất cả các đầu vào và đầu ra. Nhân viên tuân thủ, cố vấn nội bộ hoặc quản lý bộ phận của bạn có thể cung cấp câu trả lời cho các tác động pháp lý và quy định. Bạn cũng có thể phân phối bản khảo sát cho các đối tác kinh doanh bên ngoài, những người có kiến thức về quy trình hoặc các thành viên của ban quản lý cấp cao hơn có liên quan hoặc có cổ phần trong đó.
Tóm lại, bất kỳ ai thực hiện hoặc giám sát bất kỳ thành phần nào của quy trình đều phải hoàn thành khảo sát phân tích tác động kinh doanh. Điều này là để đưa ra chiến lược toàn diện nhất có thể thực hiện được.
Một khi tất cả các cuộc điều tra đã được thu thập, bạn nên biên dịch tất cả dữ liệu thành một tài liệu duy nhất liệt kê rõ ràng các thông tin đã nêu ở trên cho từng giai đoạn. Kiểm tra để đảm bảo rằng không có thông tin nào bị thiếu và dữ liệu thu thập được phải ngắn gọn và rõ ràng. Điều này nhằm đảm bảo rằng mọi người đọc nó đều hiểu được quy trình và thông tin quan trọng nhất về nó. Nếu nó hữu ích, bạn thậm chí có thể tạo sơ đồ cho từng giai đoạn.
# 3. Xem xét và phân tích thông tin
Nghiên cứu hiệu ứng có thể bắt đầu khi bạn đã thu thập được tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến từng quy trình kinh doanh.
Nhóm phân tích tác động kinh doanh sẽ kiểm tra từng quy trình để xác định chắc chắn ba điều:
Những chức năng và quy trình nào là quan trọng đối với hoạt động liên tục của doanh nghiệp bạn? Phán đoán này sẽ dẫn đến một danh sách ưu tiên của tất cả các quy trình. Nếu có một thảm kịch quy mô lớn vào ngày mai, danh sách này sẽ thông báo cho công ty của bạn những thủ tục nào cần được khôi phục trước và những thủ tục nào có thể chờ đợi.
Cần những nguồn nhân lực và công nghệ nào để mỗi quy trình hoạt động trơn tru? Trong trường hợp quy trình không thành công, bạn sẽ có thể ưu tiên con người và công nghệ.
Lịch trình khôi phục để khôi phục quy trình về hoạt động bình thường (hoặc gần bình thường nhất có thể) là gì? Khi đưa ra quyết định này, hãy kiểm tra cả thời gian thực tế sẽ mất bao lâu và nhóm của bạn sẽ cần khôi phục quy trình nhanh như thế nào để tránh mọi tổn thất về danh tiếng hoặc tiền bạc. Ngoài ra, hãy khám phá bất kỳ khoảng cách đáng kể nào giữa hai điều này.
Nếu bạn thấy rằng một quy trình phải hoạt động trong vòng 12 giờ để công ty của bạn tiếp tục hoạt động, nhưng các nguồn lực hiện tại của bạn chỉ có thể hoạt động trong vòng 24 giờ, đó là một vấn đề phải được giải quyết trong phần khuyến nghị của nghiên cứu tác động kinh doanh của bạn.
Cuối cùng, bạn nên có một danh sách ưu tiên các quy trình và một trình tự khôi phục cho các chức năng quan trọng. Điều này sẽ đảm bảo rằng công ty của bạn có thể nhanh chóng xác định cách ưu tiên khôi phục trong trường hợp kinh doanh bị gián đoạn. Ban lãnh đạo sẽ có thể lựa chọn những gì cần tập trung đầu tiên, cho dù sự cố có ảnh hưởng đến từng bộ phận, một bộ phận riêng lẻ hay một vài bộ phận trong toàn công ty hay không.
#4. Phát triển các báo cáo BIA Phân tích Tác động Kinh doanh
Sau khi bạn đã xem xét và xác nhận tất cả thông tin này, bạn sẽ phát triển một báo cáo phân tích tác động kinh doanh để gửi cho ban lãnh đạo cao nhất và các bên liên quan khác trong việc khắc phục thảm họa. Báo cáo này là kết quả quan trọng nhất của nghiên cứu tác động kinh doanh của bạn. Nó sẽ được sử dụng để thông báo những phát hiện và đề xuất của bạn cho những người trong tổ chức của bạn, những người có thẩm quyền thay đổi quy trình khắc phục thảm họa.
Chiến lược khắc phục thảm họa của công ty bạn không thể được tạo ra đầy đủ và hiệu quả nếu không có nghiên cứu về tác động kinh doanh. Điều này là do quá trình khắc phục thảm họa của bạn sẽ dựa trên một nền tảng bị lung lay. Ban lãnh đạo công ty của bạn không thể thiết lập một quy trình khắc phục thảm họa được thông báo đầy đủ nếu họ không hiểu quy trình nào là quan trọng nhất để thiết lập và vận hành và những nguồn lực nào cần thiết để thực hiện. Khi phát triển và cung cấp báo cáo, hãy đảm bảo rằng nhóm phân tích tác động kinh doanh và đội ngũ lãnh đạo của công ty bạn hiểu rõ điều này.
Báo cáo nghiên cứu tác động kinh doanh cuối cùng của bạn phải bao gồm tối thiểu các thông tin sau:
- Tóm tắt
- Phạm vi và mục tiêu của phân tích tác động kinh doanh
- Phương pháp luận để thu thập thông tin
- Tóm tắt các phát hiện
- Các phát hiện chuyên sâu cho từng bộ phận, bao gồm:
- các thủ tục hoặc chức năng quan trọng nhất
- ảnh hưởng của sự gián đoạn đối với nhiều bộ phận của doanh nghiệp
- khoảng thời gian gián đoạn có thể chịu đựng được
- mức độ tổn thất có thể chấp nhận được
- so sánh chi phí tài chính trong tương lai và giá dự kiến cho các thủ tục phục hồi có thể được sử dụng
- Các tài liệu hỗ trợ các phát hiện
- Khuyến nghị để phục hồi
Đây là báo cáo bạn sẽ gửi cho ban quản lý và các bên liên quan để cung cấp cho họ cái nhìn sâu sắc về quy trình. Nó sẽ giúp họ nắm bắt những phát hiện của bạn và sau đó cũng tìm hiểu những giải pháp tốt nhất để khôi phục từng quy trình là gì. Hãy dành thời gian để đảm bảo rằng nó toàn diện, được viết tốt và dễ hiểu.
# 5. Thực hiện khuyến nghị dựa trên phân tích tác động kinh doanh
Giai đoạn cuối cùng của quá trình này là đưa các khuyến nghị vào thực thi. Sau khi nhóm của bạn đã hoàn thành nghiên cứu tác động kinh doanh và truyền đạt các phát hiện, việc thực hiện hành động cuối cùng là tùy thuộc vào lãnh đạo. Tuy nhiên, nhóm của bạn có thể hỗ trợ thúc đẩy các kết luận của nghiên cứu và thuyết phục lãnh đạo tuân theo các đề xuất của bạn.
Khi bạn phát hiện ra rằng bất kỳ đề xuất nào trước đó của bạn không hoạt động như kế hoạch, các quy trình mới được thông qua hoặc các phòng ban mới được hình thành, giai đoạn cuối cùng này nên kết hợp các bản cập nhật và sửa đổi đối với các đề xuất. Hơn nữa, công ty của bạn không phải là một thực thể tĩnh; nó liên tục thay đổi và mở rộng, và nghiên cứu tác động kinh doanh của bạn cũng nên phản ánh điều đó.
BIA hỗ trợ việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn như thế nào?
Bằng cách chỉ ra các lĩnh vực có khả năng không tuân thủ và đưa ra các đề xuất để cải thiện, Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA) có thể hỗ trợ tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn. BIA có thể tìm thấy một quy trình kinh doanh quan trọng không có đủ biện pháp bảo vệ để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Để giảm thiểu rủi ro và duy trì sự phù hợp với các quy định và tiêu chuẩn hiện hành, dữ liệu này có thể được sử dụng để xây dựng các biện pháp khắc phục.
BIA có thể được sử dụng như thế nào để hỗ trợ cải tiến liên tục?
Kết quả của Phân tích tác động kinh doanh (BIA) có thể giúp công ty cải thiện đều đặn bằng cách làm sáng tỏ các cơ hội và mối đe dọa cấp bách nhất. Các hoạt động kinh doanh quan trọng không có kế hoạch sao lưu hoặc phục hồi đầy đủ hoặc các quy trình không được tối ưu hóa để đạt hiệu quả chỉ là hai ví dụ về các loại vấn đề mà BIA có thể giúp làm sáng tỏ. Dữ liệu này có thể được sử dụng để thông báo các chiến lược nhằm tăng cường sức đề kháng của tổ chức và duy trì sự tiến bộ.
BIA hỗ trợ phát triển các chiến lược phục hồi như thế nào?
Với dữ liệu thu thập được từ BIA, các doanh nghiệp có thể chuẩn bị tốt hơn và phục hồi sau bất kỳ loại gián đoạn nào. BIA có thể cho bạn biết những phần nào trong doanh nghiệp của bạn là quan trọng, mức độ thiệt hại mà sự gián đoạn có thể gây ra cũng như loại tài sản và nguồn lực nào bạn sẽ cần để sao lưu và vận hành. Dữ liệu này có thể được sử dụng để đưa ra các kế hoạch khôi phục nhằm ưu tiên đưa các dịch vụ quan trọng trở lại trực tuyến càng sớm càng tốt trong khi vẫn giữ mức gián đoạn ở mức tối thiểu.
Vai trò của công nghệ trong BIA là gì?
Lĩnh vực Phân tích tác động kinh doanh chủ yếu dựa vào các tiến bộ công nghệ (BIA). Nhiều sự cố có khả năng làm gián đoạn hoạt động của công ty, bao gồm cả việc sử dụng công nghệ thông tin và các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Kết luận
Cho dù bạn đang sử dụng phân tích tác động kinh doanh của mình cho các mục đích tuân thủ, chẳng hạn như đánh giá ISO 22301 hay chỉ đơn giản là lưu giữ nó để tham khảo trong tương lai, nó phải được lưu ở một vị trí mà nhóm tuân thủ, bảo mật CNTT và lãnh đạo của bạn có thể dễ dàng truy cập.
Bạn có thể đặt các chính sách và lời nhắc ngày đến hạn trên tài liệu của mình trong chương trình, vì vậy bạn hoặc đồng nghiệp của bạn được thông báo ngay lập tức khi đến lúc xem xét / truy cập lại tài liệu, chính sách hoặc phân tích.
Câu hỏi thường gặp về Phân tích tác động kinh doanh
Những gì được bao gồm trong một phân tích tác động?
Quá trình đánh giá tác động bao gồm sự cô lập của các hoạt động hoặc sự kiện có nhiều khả năng ảnh hưởng đến việc kinh doanh, tài chính và cả hoạt động của nó. Ở quy mô bên ngoài, phân tích tác động xem xét ý nghĩa xã hội, kinh tế và môi trường của những sự kiện này và đánh giá tác động của chúng.
Các ví dụ phân tích tác động kinh doanh là gì?
Các tác động cần xem xét bao gồm:
- Doanh thu và thu nhập bị mất.
- Doanh số bán hàng hoặc thu nhập bị trì hoãn.
- Tăng chi phí (ví dụ: lao động ngoài giờ, thuê ngoài, chi phí xúc tiến, v.v.)
- Tiền phạt theo quy định.
- Tiền phạt theo hợp đồng hoặc mất tiền thưởng theo hợp đồng.
- Khách hàng không hài lòng hoặc đào tẩu.
- Trì hoãn kế hoạch kinh doanh mới
Làm thế nào để bạn thực hiện một phân tích tác động?
Các bước trong việc Thực hiện Đánh giá Tác động là gì?
- Chọn (các) Dự án sẽ được Đánh giá.
- Tiến hành Đánh giá Khả năng Đánh giá.
- Chuẩn bị Kế hoạch Nghiên cứu.
- Hợp đồng và Nhân viên Đánh giá tác động.
- Thực hiện Nghiên cứu Thực địa và Phân tích Kết quả của nó.
- Phổ biến các Kết quả Đánh giá Tác động.
Bao lâu nên thực hiện phân tích tác động kinh doanh?
Hai năm một lần BIA là một phân tích theo thời gian — tình hình của bạn có thể thay đổi trong một hoặc hai năm. Khoảng thời gian khuyến nghị để cập nhật BIA của bạn là hai năm một lần; Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp, thời gian sẽ dài hơn (nếu mọi thứ không thay đổi nhiều), và đối với những doanh nghiệp khác, thời gian sẽ ngắn hơn (các ngân hàng bắt buộc phải thực hiện mỗi năm một lần).
- Chuyên viên phân tích vốn chủ sở hữu: Tổng quan, Mức lương, Công việc và tất cả những gì bạn nên biết
- PHỤC HỒI DỊCH VỤ: Hướng dẫn cơ bản để khôi phục dịch vụ
- PHÒNG TIẾP THỊ: Tổng quan, cấu trúc, vai trò, kỳ vọng (+ mẹo miễn phí)
- 5 chiến lược thu hồi nợ xấu nhanh chóng
- Huấn luyện bán hàng: Hướng dẫn chi tiết về Huấn luyện bán hàng cho Nhóm bán hàng của bạn
