Bằng cách sử dụng các danh mục chi phí kinh doanh, bạn có thể xếp chi phí của mình vào các nhóm để hạch toán nội bộ và báo cáo thuế. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp chi phí kinh doanh của mình ngay cả khi chúng ta thảo luận thêm về các danh mục chi phí kinh doanh nhỏ cho thuế, danh sách IRS và bảng tính.
Hạng mục Chi phí Doanh nghiệp Nhỏ
Danh mục chi phí kinh doanh là các chi phí bạn có thể xếp thành các nhóm để hạch toán nội bộ và báo cáo thuế. Đây là các loại chi phí kinh doanh cho các doanh nghiệp nhỏ để xem xét.
# 1. Tiếp thị quảng cáo
Về cơ bản, chi phí tiếp thị và quảng cáo trực tiếp được bao gồm trong chi phí trả cho các nhà quảng cáo và công ty tiếp thị để tạo ra các vật phẩm khuyến mại.
# 2. Phí (đăng ký)
Có những tổ chức kinh doanh chuyên gia tính phí để trở thành thành viên. Do đó, bạn có thể xóa chi phí đăng ký khỏi thuế của mình.
# 3. Tiền bảo hiểm
Bạn cũng có thể giảm chi phí bảo hiểm cho doanh nghiệp của mình, chẳng hạn như bảo hiểm trách nhiệm, sức khỏe và bất động sản. Phí bảo hiểm ô tô cho ô tô cá nhân khó hiểu hơn. Do đó, để sử dụng cách tiếp cận chi phí chính xác và giảm tỷ lệ quãng đường cố định, bạn phải tính toán chi phí vận hành chiếc xe là bao nhiêu cho tổng số tiền sử dụng cho mục đích kinh doanh.
#4. Phí dịch vụ ngân hàng:
Về cơ bản, các khoản khấu trừ thuế có sẵn cho lãi suất chi cho các khoản thế chấp kinh doanh, hạn mức tín dụng và thẻ tín dụng của công ty. Các khoản phí do ngân hàng tính, chẳng hạn như phí bảo trì và thấu chi, cũng được xem xét.
#5. Giáo dục thường xuyên
Chi phí đào tạo và phát triển cho nhân viên, bao gồm phí hội thảo và giáo dục, Ngoài ra, cần theo dõi các chi phí khác nhau cho việc đi lại và ăn uống.
# 6. Các khoản thanh toán cho lãi suất cộng dồn
Tất cả các hạn mức tín dụng đang được thanh toán đúng hạn. Trong khi đó, các khoản vay doanh nghiệp nhỏ và hóa đơn thẻ tín dụng doanh nghiệp thuộc loại này.
# 7.Chi phí du lịch
Chi phí trong danh mục này thường xuyên xem xét kỹ lưỡng của các doanh nghiệp. Do đó, hãy kiểm tra chi phí của công ty cho bất kỳ chuyến công tác nào đưa bạn ra ngoài thành phố hoặc khu vực bạn cư trú.
#8. Lợi ích nhân viên
Bạn có thể khấu trừ chi phí của một số quyền lợi; chẳng hạn như bảo hiểm cho người khuyết tật, bảo hiểm nhân thọ, hỗ trợ chăm sóc trẻ em, bảo hiểm y tế, và các dịch vụ hỗ trợ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây là một trong những lĩnh vực chính mà các công ty có xu hướng chi tiêu quá mức, cùng với các kế hoạch bảo hiểm cho nhân viên của họ.
# 9. Chi phí vật tư và thiết bị văn phòng
Các vật dụng vệ sinh, bóng đèn, ghi chú, đồ đạc, và thậm chí cả đồ giải khát cho công nhân có thể được khấu trừ như là hàng tiêu dùng. Chi phí kinh doanh của bạn cũng bao gồm mọi thứ từ lưu trữ trang web, mua công cụ, bảng lương và thuế.
#10. Tiện ích
Cung cấp điện, internet, hệ thống thoát nước và thu gom rác thải đều được khấu trừ hoàn toàn cho các tòa nhà kinh doanh. Bạn có thể khấu trừ các tiện ích cho một ngôi nhà được sử dụng làm văn phòng theo diện tích ngôi nhà của bạn được sử dụng cho mục đích kinh doanh.
# 11. Tiền lương và các lợi ích tiền tệ khác
Có thể khấu trừ chi phí trả lương cho người lao động, tiền thưởng và các hình thức bồi thường khác. Các khoản đóng góp cho gia đình và những người thân yêu thậm chí có thể được bao gồm trong khoản bồi thường, miễn là số tiền đó được trả qua bảng lương và người làm việc cho công ty của bạn. Cần phải tính đến cái giá đã bỏ ra.
# 12. Khả năng chi trả của chăm sóc y tế.
Chi phí chăm sóc sức khỏe cho nhân viên của bạn được bao gồm trong điều này. Chi phí bảo hiểm tự kinh doanh là một khả năng khác.
# 13. Lãi suất cho vay
Chủ doanh nghiệp mua một tòa nhà hoặc vay tiền để xây dựng hoặc cải thiện ngôi nhà của mình có thể được khấu trừ tiền lãi đã trả cho khoản vay đó.
# 14. Chi phí chuyên môn và cung cấp dịch vụ kinh doanh
Chi phí bạn đã thực hiện cho luật sư, kiểm toán viên và nhà tư vấn của mình để được tư vấn về các vấn đề kinh doanh, thuế và luật của chính phủ. Cũng như các mối quan tâm pháp lý hoặc tài chính khác có thể được khấu trừ như các dịch vụ kinh doanh. Các khoản thanh toán cho các tổ chức cung cấp các dịch vụ thông thường và liên quan đến kinh doanh điển hình, như dịch vụ vệ sinh và dịch vụ hành chính, không phải chịu khoản chi được khấu trừ này.
# 15. Chi phí cho Giải trí và Giải trí
TCJA phần lớn loại bỏ khả năng các doanh nghiệp khấu trừ chi phí vận chuyển khách hàng hoặc người tiêu dùng đến các sự kiện văn hóa hoặc thể thao. Đó là một sự thất vọng đối với các chủ doanh nghiệp dựa vào các sự kiện như giải đấu gôn và buổi hòa nhạc để thúc đẩy mối quan hệ với người tiêu dùng. Trong khi các chi phí này, trong hầu hết các trường hợp, không được khấu trừ thuế, tuy nhiên, chúng có thể là khoản đầu tư tuyệt vời cho lòng nhân từ. Tuy nhiên, chính phủ không có khả năng trả tiền cho bạn, vì vậy hãy sử dụng một số kỹ năng quản lý chi phí kinh doanh tốt và cân nhắc mua một sân thượng hoặc những gì bạn thấy phù hợp.
# 16. Bảo hiểm kinh doanh
Phí bảo hiểm di sản và tai nạn, thù lao cho nhân viên, thương tật và chăm sóc sức khỏe là một số trong nhiều loại bảo hiểm kinh doanh có thể được khấu trừ từ lợi nhuận của công ty. Và bảo hiểm phù hợp với các doanh nghiệp hoặc chuyên ngành cụ thể cũng có thể được khấu trừ.
# 17. Bảo hiểm y tế
Đạo luật Giảm nhẹ Người nộp thuế của Mỹ năm 2012 cho phép các chủ doanh nghiệp tư nhân không mua bảo hiểm y tế cho nhân viên của họ phải chịu chi phí cho các hóa đơn của chính họ. Do đó, số tiền bạn có thể khấu trừ thay đổi hàng năm và tùy thuộc vào tình trạng hôn nhân của bạn.
Người sử dụng lao động có thể khấu trừ một loạt các chi phí liên quan đến nhân viên. Nhiều khoản là thường lệ, bao gồm cả chi phí trả lương và phúc lợi, mặc dù Quốc hội định kỳ áp dụng các khoản khấu trừ tạm thời hoặc điểm thưởng trong thời kỳ kinh tế rung chuyển.
Các loại bảng tính Danh mục chi phí kinh doanh
Bảng tính cho các danh mục chi phí kinh doanh có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau.
Đối với doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ cần một cách để kiểm soát số tiền bạn chi tiêu và Chi phí kinh doanh bảng tính danh mục sẽ giúp bạn rất nhiều. Hơn nữa, việc tạo bảng tính hoặc định dạng báo cáo danh mục chi phí kinh doanh cá nhân của bạn không khó nếu bạn biết mình đang tìm gì:
# 1. Định dạng cho Chi phí Cơ bản
Bạn có thể sử dụng định dạng này để ghi lại phương thức thanh toán, báo cáo thời gian, chi phí và nhà cung cấp. Định dạng này là tốt nhất cho Tiểu thương vì nó rất dễ dàng và không phức tạp.
# 2. Định dạng cho Chi phí Đi lại
Định dạng này chủ yếu được sử dụng để sắp xếp các chi phí ăn uống, vận chuyển và chỗ ở, cũng như quãng đường của phương tiện bạn sử dụng trong công việc kinh doanh của mình.
# 3. Định dạng cho chi phí theo dặm kinh doanh
Người lao động thường xuyên lái xe ô tô riêng của họ đi công tác. Mặc dù đúng là công ty sẽ tiết kiệm tiền bằng cách không thuê ô tô, nhưng nhân viên phải được bồi thường cho thời gian họ sử dụng ô tô của mình. Các doanh nghiệp có thể sử dụng định dạng này để ghi chú ngay cả khi nhân viên của họ sử dụng những thứ riêng tư của họ cho công ty.
#4. Định dạng cho Chi phí Sự kiện
Người ta có thể sử dụng định dạng này để so sánh chi phí dự đoán với chi phí thực tế cho từng phần của một sự kiện. Do đó, báo cáo đóng vai trò như một báo cáo tài chính và ngân sách vì nó bổ sung một lớp dữ liệu để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ.
# 5. Định dạng cho Chi phí Dự án
Báo cáo này tóm tắt và giám sát tất cả các chi phí mà người ta có thể truy ngược lại một dự án. Các danh mục chi tiêu và chi phí thường được chính quyền đặt ra như trước đây để phù hợp với ngân sách, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều chỉnh trong tương lai.
# 6. Báo cáo chi phí có giới hạn thời gian
Báo cáo chi phí thường được điền vào hàng năm, hàng quý, hàng tháng hoặc hàng tuần. Dựa trên phương pháp kế toán và phương thức thanh toán của công ty bạn, bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều định dạng báo cáo chi tiêu này.
Danh sách Danh mục Chi phí Kinh doanh của IRS Danh sách
Theo IRS, để đủ điều kiện được khấu trừ, một khoản chi phí kinh doanh phải phổ biến, thiết yếu và gắn liền trực tiếp với hoạt động của doanh nghiệp. Phần lớn danh sách chi phí kinh doanh thuộc một số loại riêng biệt. Danh mục chi phí kinh doanh liệt kê trên Biểu C, biểu mẫu IRS mà chủ sở hữu duy nhất sử dụng để ghi thu nhập của họ, bao gồm các danh mục cơ bản, một số trong số đó đã được thảo luận trước đây trong hướng dẫn này. Sau đây là danh sách IRS cơ bản về các loại chi phí kinh doanh:
- Thứ nhất, tiếp thị / quảng cáo
- Thứ hai, chi phí cho ô tô và xe tải
- Thứ ba, cạn kiệt
- Tiếp theo, Mục 179 khấu trừ và khấu hao chi phí
- Sau đó, bảo hiểm và lãi suất
- Tiếp theo, hợp đồng lao động, hoa hồng và phí
- Hơn nữa, lợi ích cho người lao động
- Tiếp theo, bảo trì và sửa chữa
- Sau đó, giấy phép và thuế
- Các bữa ăn
- Dịch vụ trong lĩnh vực pháp lý và chuyên môn.
- Tiện ích
- Các kế hoạch chia sẻ lợi nhuận và lương hưu
- Tiền lương
- Cuối cùng, du lịch kinh doanh
Duy trì hồ sơ kinh doanh vững chắc đòi hỏi phải phân loại chi tiêu. Do đó, IRS yêu cầu một danh sách chi phí kinh doanh phải được đưa vào tài khoản và tài liệu với các hạng mục thích hợp. Vì vậy, nó có thể quyết định xem các khoản khấu trừ có hợp lệ hay không. Hơn nữa, việc phân loại chi phí hợp lý sẽ giúp giảm thuế.
Mẹo để Phân loại Chi phí Doanh nghiệp Nhỏ
- Xác định các danh mục phù hợp nhất cho doanh nghiệp cụ thể của bạn. Việc chọn đúng danh mục phụ thuộc vào lĩnh vực của bạn. Ví dụ, có một tấm thiệp chúc mừng cho doanh nghiệp có thể có các danh mục riêng biệt để giao hàng và cho thuê kho. Trong khi các doanh nghiệp phần mềm như một dịch vụ (SaaS) có thể có các danh mục cho các dịch vụ kỹ thuật số.
- Sử dụng báo cáo tài chính, xác định danh mục chi phí mà doanh nghiệp của bạn dựa vào nhiều nhất và bạn sẽ cần mở rộng loại chi phí nào. Để bắt đầu, hãy tham khảo danh sách doanh nghiệp loại chi phí trước đó.
- Luôn kiểm tra và cân đối các tài khoản tài chính của bạn. Theo dõi tài chính của bạn là một thực hành lành mạnh sẽ giúp bạn tránh bị bội chi. Phần mềm kế toán Nó làm cho việc đối chiếu bảng sao kê ngân hàng trở nên đơn giản. Hơn nữa, bạn nên sử dụng thẻ tín dụng chỉ dành cho doanh nghiệp nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí của mình.
- Sử dụng Phần mềm Kế toán để Theo dõi và Phân loại Chi phí Kinh doanh. Danh sách các danh mục kinh doanh được điền sẵn trong phần mềm kế toán giúp chủ sở hữu công ty dễ dàng tổ chức chi phí và theo dõi chi phí của họ. Do đó, bạn có thể cập nhật hoặc thêm nếu cần thiết và nó sẽ biên dịch các giao dịch một cách máy móc.
Phần mềm kế toán cũng giúp bạn có thể tạo báo cáo lãi lỗ từ thông tin trong báo cáo chi phí của bạn. Làm như vậy cho bạn biết bạn đang phải trả bao nhiêu trong mỗi danh mục, vì vậy bạn có thể đánh giá xem bạn có phải kiểm tra chi phí của mình hay không hoặc bạn có đang làm đúng hay không. Bạn cũng có thể phân bổ chi tiêu vào những khoảng thời gian cụ thể để theo dõi chi phí biến động như thế nào. Những điều này sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục khấu trừ trong khi tiết lộ chi phí kinh doanh hàng năm của bạn.
Các khoản chi phí không được khấu trừ cho một doanh nghiệp nhỏ
Khi IRS cho phép nhiều loại khấu trừ kinh doanh khác nhau, hãy lưu ý rằng vẫn có những hạn chế. Vẫn có thể có những thay đổi với việc Quốc hội ban hành các luật thuế mới. Trước khi khấu trừ bất kỳ khoản chi phí nào, chủ doanh nghiệp nên kiểm tra trang web IRS và nói chuyện với cố vấn thuế.
Kiểm toán viên thường gọi đó là “cái đuôi thuế đang vẫy đuôi chó,” và nó là một vấn đề nghiêm trọng đối với những chủ doanh nghiệp mới chân ướt chân ráo bước vào. Đừng chỉ đưa ra quyết định kinh doanh mà không có hướng dẫn thích hợp. Hãy nhớ rằng khi bạn chi tiêu nhiều vào kinh doanh, bạn phải thấy được ý nghĩa của những gì bạn sắp làm, không nhất thiết là bạn có thể yêu cầu bao nhiêu khoản khấu trừ.
Các loại chi phí khác nhau là gì?
Có nhiều loại chi phí khác mà bạn nên biết, mặc dù một số loại phổ biến nhất là tiện ích, đi lại, tiền lương và các khoản thu nhập khác, và chi phí thuê nhà.
Điều gì không thể được coi là chi phí kinh doanh?
Bất kỳ chi phí nào liên quan đến theo đuổi cá nhân hoặc mua hàng đều không được khấu trừ. Cũng như mọi đóng góp chính trị, chi phí đi lại và quà tặng trị giá hơn 25 đô la. Mặc dù đôi khi chúng dường như không liên quan đến kinh doanh, nhưng chi phí có thể.
Bạn có thể xóa mọi thứ thành chi phí kinh doanh không?
Chỉ có thể khấu trừ các chi phí thông thường và bắt buộc. Mặc dù điều này cũng áp dụng cho những người tự kinh doanh, nhưng người lao động có ít chỗ để khấu trừ thuế hơn so với những người tự kinh doanh.
Tôi có thể xóa tiền thuê nhà của mình như một chi phí kinh doanh không?
Một công ty nhỏ phải trả tiền thuê bất cứ khi nào nó sử dụng một phần tài sản mà nó không sở hữu. Thông thường, tiền thuê bất động sản mà người nộp thuế sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ có thể được xóa thành chi phí kinh doanh.
Điều gì xảy ra nếu bạn được kiểm toán và không có biên lai?
Các khoản khấu trừ chi tiêu của bạn có thể bị Sở Thuế vụ từ chối. Điều này thường dẫn đến việc IRS khấu trừ tổng thu nhập của bạn trước khi xác định khung thuế của bạn.
Tôi nên giữ những loại biên lai nào để nộp thuế?
Biên lai bán hàng, hóa đơn đã thanh toán, biên lai, hóa đơn, phiếu gửi tiền và séc đã hủy là những ví dụ về tài liệu hỗ trợ. Bạn có thể tìm thấy dữ liệu cần ghi vào sổ sách của mình trong các tài liệu này. Những hồ sơ này nên được lưu giữ vì chúng cung cấp bằng chứng cho các mục được thực hiện trong sổ sách của bạn và trên tờ khai thuế của bạn.
Tôi Có Thể Bỏ Bữa Ăn Trưa Nếu Tôi Tự Kinh Doanh Không?
Cá nhân tự kinh doanh khi hoàn thành tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp được phép trừ tiền ăn uống, chiêu đãi kinh doanh vào chi phí công việc. Một khoản khấu trừ 50% được phép cho giá của các bữa ăn kinh doanh và giải trí.
Kết luận
Danh mục chi phí kinh doanh là các chi phí bạn có thể xếp thành các nhóm để hạch toán nội bộ và báo cáo thuế. Tôi tin rằng hướng dẫn này đã giúp ích rất nhiều cho bạn. Đừng quên tìm một cố vấn nếu cần.
Câu hỏi thường gặp về Hạng mục Chi phí Kinh doanh
Tôi có thể yêu cầu một máy tính xách tay làm chi phí kinh doanh không?
Tất nhiên bạn có thể! Nhưng bạn chỉ có thể khấu trừ một phần nhỏ của việc sử dụng máy tính xách tay cho mục đích thương mại. Tuy nhiên, việc sử dụng máy tính trong doanh nghiệp của bạn hơn một nửa thời gian đủ điều kiện để bạn được giảm thuế theo Mục 179, cho phép bạn xóa toàn bộ giá mua.
Điện thoại di động có phải là chi phí văn phòng không?
Không, không phải vậy. Chi phí văn phòng không thuộc loại này. Thay vào đó, bạn có thể khấu trừ chi phí điện thoại di động của mình trong một mục hàng riêng biệt trên tờ khai thuế của mình.
Các chi phí lớn nhất mà một doanh nghiệp có là gì?
Bồi thường cho nhân viên là một trong những khoản chi phí kinh doanh quan trọng nhất đối với một công ty nhỏ. Và cái thứ hai là chi phí vận hành và chi phí chung.
