Áp dụng một hình thức giao tiếp hiệu quả của công ty là một trong những cách đơn giản nhất để thúc đẩy thu nhập và tinh thần. Thật không may, nó không đơn giản như nó xuất hiện.
Kết quả của công nghệ ngày nay, giao tiếp kinh doanh đang thay đổi. Mặc dù nó không còn chính thức như trước đây, nhưng việc duy trì một giọng điệu chuyên nghiệp vẫn rất quan trọng để tạo ra hình ảnh chính xác cho công ty của bạn. Nó cũng là cách thúc đẩy giao tiếp cởi mở và hiệu quả trong tổ chức.
Hình thức giao tiếp thích hợp có thể tăng năng suất của nhân viên, hợp lý hóa các quy trình và thúc đẩy tinh thần chung trong một tổ chức. Bài viết này cung cấp một khóa học cơ bản về cách phát triển giao tiếp bằng lời nói và không lời tốt trong doanh nghiệp của bạn để kết nối với khách hàng và thúc đẩy các cuộc thảo luận nội bộ hiệu quả hơn. Chúng tôi cũng sẽ xem xét các loại và phương pháp giao tiếp kinh doanh khác nhau để giao tiếp hiệu quả.
Giao tiếp Kinh doanh là gì?
Giao tiếp kinh doanh đề cập đến việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên cả bên trong và bên ngoài tổ chức.
Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh đề cập đến cách nhân viên và ban quản lý kết nối với nhau để đạt được mục tiêu của tổ chức và trở nên phù hợp hơn với các giá trị cơ bản của công ty. Vì vậy, mục tiêu chính của nó là cải thiện các phương thức tổ chức, loại bỏ các lỗ hổng, thông báo cho mọi người và giảm thiểu sai sót.
Sự thành công và tăng trưởng của mọi tổ chức đều phụ thuộc vào giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Giao tiếp kinh doanh, không giống như giao tiếp hàng ngày, thường hướng tới mục tiêu.
Mặc dù vậy, nghiên cứu cho thấy 60% chuyên gia truyền thông nội bộ không theo dõi thông tin liên lạc nội bộ.
Để một công ty doanh nghiệp thành công, tất cả các quy tắc của công ty, giá trị cốt lõi của công ty, các quy định và chính sách phải được chuyển tải đến nhân viên cả bên trong và bên ngoài tổ chức.
Các hình thức giao tiếp kinh doanh
Truyền thông kinh doanh được phân thành bốn loại.
# 1. Truyền thông hướng lên nội bộ
Giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp với cấp trên xảy ra khi cấp dưới trao đổi với cấp quản lý hoặc cá nhân cấp trên trong cơ cấu tổ chức. Để nắm bắt thực sự hoạt động của công ty, mọi nhà lãnh đạo nên cho phép thông tin lưu chuyển lên trên.
Vì vậy, các cuộc khảo sát, phản hồi, biểu mẫu và báo cáo là những hình thức giao tiếp thông thường trong nội bộ doanh nghiệp mà nhân viên cung cấp cho người quản lý hoặc trưởng nhóm của họ.
Ví dụ: một báo cáo tiếp thị có thể bao gồm thông tin như tổng lưu lượng truy cập trang web, tương tác trên mạng xã hội hoặc tổng số khách hàng tiềm năng được tạo.
# 2. Giao tiếp nội bộ hướng xuống
Giao tiếp nội bộ hướng xuống xảy ra khi cấp trên giao tiếp với một hoặc nhiều cấp dưới. Loại giao tiếp kinh doanh này có thể có hình dạng như một bức thư, một bản ghi nhớ hoặc một mệnh lệnh.
Khi nói chuyện với nhân viên, giám đốc điều hành nên duy trì một giọng điệu chuyên nghiệp và thẳng thắn. Một bản ghi nhớ về quy trình hoạt động mới của công ty, chẳng hạn như các yêu cầu về an toàn và các quy định mới, là một ví dụ về hình thức giao tiếp này.
# 3. Giao tiếp bên trong
Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp xảy ra ở nơi làm việc giữa các nhân viên. Vì vậy, ngày nay nhân viên có thể kết nối bằng nhiều phương thức khác nhau, bao gồm trò chuyện, nhắn tin, email và các giải pháp phần mềm liên lạc với nhân viên.
Loại giao tiếp này có thể xảy ra trong hoặc giữa các phòng ban và phổ biến hơn các loại giao tiếp kinh doanh khác. Hơn nữa, giao tiếp thường xuyên giữa các nhân viên là điều cần thiết cho sự gắn kết và năng suất của nhân viên.
#4. Giao tiếp bên ngoài
Giao tiếp bên ngoài kinh doanh đề cập đến bất kỳ tương tác nào với các thực thể bên thứ ba như khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp hoặc đối tác.
Loại giao tiếp kinh doanh này diễn ra ít thường xuyên hơn so với tất cả các loại thông tin liên lạc nội bộ công ty khác.
Phương pháp giao tiếp trong kinh doanh
Khi nói đến giao tiếp của công ty, nó có thể là giọng nói hoặc văn bản. Hơn nữa, giao tiếp diễn ra trực tiếp / mặt đối mặt hoặc từ xa. Không ai trong số họ tốt hơn hoặc tệ hơn cho tổ chức của bạn theo cách riêng của họ; tất cả đều phụ thuộc vào hoàn cảnh.
Thông tin liên lạc bằng văn bản là tuyệt vời để ghi lại dấu vết trên giấy về các quyết định và hoạt động đã thực hiện, cũng như để phát triển các chiến lược và kế hoạch. Các cuộc gặp gỡ bằng lời nói cho phép tạo ra các ý tưởng ngay lập tức và luồng suy nghĩ cởi mở hơn.
Một số doanh nghiệp có một địa điểm duy nhất. Một số có văn phòng ở các múi giờ khác nhau. Trong khi đó, những công ty khác hoàn toàn ở xa và cũng thiếu địa điểm thực tế (Buffer và Zapier là những ví dụ tuyệt vời về các công ty độc lập về địa điểm). Đây là những cách tiếp cận giao tiếp công ty áp dụng cho bất kỳ hoặc tất cả các tình huống được liệt kê ở trên:
# 1. Giao tiếp dựa trên Internet
Điều này bao gồm các kênh giao tiếp kinh doanh phổ biến như email và ứng dụng nhắn tin tức thì (chẳng hạn như Slack, Hangouts hoặc thậm chí Nextiva Chat).
Ưu điểm của email và tin nhắn bao gồm khả năng dẫn dắt các cuộc trò chuyện riêng tư trong môi trường làm việc bận rộn, cũng như chia sẻ thông điệp với một nhóm lớn người — từ vài đến hàng trăm — cùng một lúc.
# 2. Những cuộc gọi đàm phán
Điện thoại làm giảm rào cản địa lý để tổ chức các cuộc họp hiệu quả, tốc độ nhanh. Nó cho phép trao đổi ý tưởng hiệu quả hơn vì giao tiếp phi ngôn ngữ (giọng nói) trái ngược với giao tiếp bằng văn bản. Hệ thống điện thoại đám mây có tiềm năng cải thiện khả năng tích hợp và hợp tác nhóm tổng thể.
# 3. Hội nghị từ xa qua video
Các giải pháp hội nghị truyền hình tuyệt vời cho phép mọi người ở các khu vực xa có thể tổ chức các cuộc họp gần như các cuộc họp trực tiếp khả thi. Họ cũng đưa các cuộc họp qua điện thoại lên cấp độ tiếp theo.
#4. Gặp mặt trực tiếp
Các cuộc thảo luận trực tiếp có thể giúp một công ty phát triển các ý tưởng một cách nhanh chóng. Theo nghiên cứu, các cuộc gặp gỡ trực tiếp tạo ra nhiều ý tưởng hơn những cuộc gặp gỡ ảo.
Mặt khác, một chương trình họp được lập kế hoạch tốt là rất quan trọng cho các cuộc họp hiệu quả. 46% nhân viên hiếm khi hoặc không bao giờ rời cuộc họp khi biết phải làm gì tiếp theo.
# 5. Các tài liệu và báo cáo chính thức
Ghi lại các hoạt động có ảnh hưởng đến các cá nhân và bộ phận khác là một thành phần thiết yếu của hệ thống truyền thông của công ty.
Vì vậy, khả năng tham khảo một tài liệu bằng văn bản bất kỳ lúc nào sẽ giảm khả năng nhầm lẫn hoặc tranh chấp và tăng thêm sự rõ ràng cho giao tiếp.
#6. Ấn phẩm
Các cuộc họp với các nhóm lớn hơn thường được tiến hành thông qua các bài thuyết trình được bổ sung bằng các báo cáo và trang trình chiếu PowerPoint.
Vì vậy, đây là những điều tuyệt vời để trình bày những ý tưởng mới theo cách cho phép đặt câu hỏi và giải thích.
# 7. Bảng thảo luận và Câu hỏi thường gặp
Vị trí nội bộ nơi nhân viên có thể đề cập đến những câu hỏi thường gặp về các chủ đề của phòng ban và hỏi những câu hỏi mới sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn và cũng tăng tốc độ trong một chủ đề.
#số 8. Bảng câu hỏi
Các cuộc khảo sát nội bộ và khách hàng đều là những cách tuyệt vời để nhận thông tin đầu vào và xếp hạng về các chủ đề quan trọng. Các cuộc khảo sát cung cấp một chu kỳ lành mạnh của các thay đổi được phản hồi hỗ trợ và cũng mở ra một kênh liên hệ ở tất cả các cấp của doanh nghiệp.
# 9. Hoạt động dịch vụ khách hàng
Điều này có thể bao gồm bất kỳ loại hành động dịch vụ khách hàng nào. Hỗ trợ trò chuyện trực tiếp, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quy trình giới thiệu khách hàng, phản hồi của khách hàng và các dịch vụ khác là những ví dụ.
Vì vậy, câu hỏi logic tiếp theo của bạn có thể là:
Công ty của tôi yêu cầu những phương pháp giao tiếp kinh doanh hiệu quả nào?
Câu trả lời chủ yếu được xác định bởi quy mô và mong muốn của công ty bạn. Không có cái gọi là câu trả lời phù hợp với tất cả. Một điều chắc chắn là bạn sẽ đạt được thành công nếu bạn chỉ áp dụng các chiến lược giao tiếp kinh doanh hiệu quả mà bạn yêu cầu và có ý định sử dụng.
Ví dụ:
Bạn muốn có một diễn đàn, vì vậy bạn và nhóm của bạn dành hàng tuần để nghiên cứu và thiết lập nó.
Sau một thời gian, bạn nhận ra rằng không có ai đang sử dụng nó vì nhóm hoặc tài liệu của họ cung cấp cho họ câu trả lời nhanh hơn. Những giải pháp không cần thiết đã khiến bạn tốn kém cả thời gian và tiền bạc.
Hoặc bạn đầu tư vào thiết bị hội nghị truyền hình chất lượng cao khi tất cả những gì bạn thực sự cần là một hệ thống điện thoại công ty đáng tin cậy để xử lý các cuộc họp từ xa của bạn.
Giao tiếp dựa trên web sẽ được sử dụng bởi tất cả các doanh nghiệp. Mặt khác, tất cả các cách thức khác sẽ được xác định bởi các điều kiện riêng của mỗi tổ chức. Hãy dành thời gian để phân tích tầm quan trọng của từng loại đối với kịch bản của riêng bạn.
Đọc thêm: Kế hoạch liên tục kinh doanh: Tại sao nó lại quan trọng
Tại sao Giao tiếp Kinh doanh Hiệu quả lại Quan trọng?
Dưới đây là những lý do hàng đầu tại sao truyền thông doanh nghiệp lại quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ công ty nào:
# 1. Nó làm tăng sự gắn bó của nhân viên.
Theo nghiên cứu của Ragan về sự tham gia của nhân viên, thành phần giao tiếp nội bộ hàng đầu có tương quan thống kê đến mức độ gắn bó của mọi người trong giao tiếp với lãnh đạo. Đội ngũ truyền thông nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, huấn luyện và nhắc nhở các nhà lãnh đạo về sự cần thiết của giao tiếp.
# 2. Giảm quá tải email
Email được sử dụng trong các doanh nghiệp cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm yêu cầu thông tin, liên lạc với nhân viên và phản hồi, báo cáo trạng thái, phân công nhiệm vụ, giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp, mời họp, phân phối tài liệu, thông báo nhân sự về các hoạt động nhóm, lợi ích và sinh nhật khác nhau mong muốn.
Theo Radicati, nhân viên kinh doanh trung bình dành 25% thời gian trong ngày làm việc của họ cho các công việc liên quan đến email.
Tuy nhiên, chỉ có một tỷ lệ nhỏ các email đến hộp thư đến của chúng tôi cần được chúng tôi chú ý ngay lập tức. Chúng tôi tách các email quan trọng dựa trên người gửi hoặc chủ đề. Hơn nữa, nhiều email chúng tôi nhận được hoàn toàn không liên quan đến chúng tôi
# 3. Tăng năng suất của nhân viên
Cứ XNUMX nhân viên thì có XNUMX người tin rằng giao tiếp nội bộ hiệu quả sẽ cải thiện hiệu suất công việc của họ.
Do quá tải thông tin, nhân viên thường mất thời gian tìm kiếm nội dung mà họ yêu cầu để hoàn thành công việc của họ.
Hơn nữa, trung bình một nhân viên dành 2.5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin. Do đó, điều này dẫn đến việc mất cả tuần thời gian mỗi tháng để khám phá điều gì đó đáng lẽ trong tầm tay của nhân viên.
#4. Tăng cường giao tiếp nội bộ
Việc duy trì thông tin liên lạc giữa các bộ phận hiệu quả trong doanh nghiệp là vô cùng khó khăn nếu không có một chiến lược truyền thông phù hợp.
Nhân viên phải có khả năng giao tiếp và cộng tác dễ dàng để làm việc hiệu quả hơn.
Ví dụ: bộ phận nghiên cứu của bạn phải liên lạc với nhóm tiếp thị của bạn và văn phòng kinh doanh của bạn phải liên lạc với bộ phận CNTT.
# 5. Tăng cường giao tiếp với nhân viên từ xa
Các đội ở xa là con đường của tương lai. Theo Bản cập nhật dự báo lực lượng lao động di động toàn cầu, hơn 40% dân số làm việc trên thế giới sẽ di động vào năm 2023. Hơn nữa, ở các quốc gia giàu có như Hoa Kỳ, con số cuối cùng có thể vượt quá 75%.
Điều này đòi hỏi một cách tiếp cận mới để giao tiếp, lãnh đạo và quản lý. Các nhóm ở xa đối mặt với các vấn đề liên lạc như phối hợp giữa các múi giờ, kho thông tin và vượt qua những trở ngại về ngôn ngữ và văn hóa. Hơn nữa, khoảng cách khiến các thành viên trong nhóm khó cảm thấy họ là một phần của một đội.
# 6. Giảm doanh thu của nhân viên
Sự thay đổi của nhân viên về cơ bản thấp hơn đáng kể ở những công ty nơi nhân viên gắn bó và hài lòng hơn. Người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng nhân viên của họ được giáo dục về những điều quan trọng đối với công việc của họ để thu hút và giữ chân Millennials và thế hệ trẻ hơn ở nơi làm việc.
Mặt khác, quá nhiều thông tin không liên quan thường gây ra căng thẳng, chán nản và không hài lòng, dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên thấp hơn.
Một trong những mục đích chính của các công ty tham gia vào truyền thông nội bộ là thúc đẩy các phương pháp hay nhất về chia sẻ thông tin.
Vì vậy, người sử dụng lao động phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin dễ dàng trong công ty của họ trong một thế giới mà nhân viên liên tục phát triển và học hỏi những điều mới.
Trao đổi kiến thức và kiến thức tổ chức bị ảnh hưởng khi không có một kế hoạch truyền thông nội bộ doanh nghiệp được xác định rõ ràng.
Đọc thêm: Quản lý kiến thức: Quy trình, Loại, Ví dụ & Công cụ
#số 8. Tăng cường vận động nhân viên
Những nhà tuyển dụng hiểu cách kết nối thành công với nhân viên của họ sẽ thành công hơn nhiều trong việc chuyển đổi nhân viên của họ thành đại sứ thương hiệu.
Làm đại sứ thương hiệu không khó để có được như nhiều doanh nghiệp tưởng tượng. Trên thực tế, những nhân viên hài lòng sẽ háo hức tham gia vào các chương trình đại sứ thương hiệu.
# 9. Tăng khả năng giữ chân khách hàng và sự hài lòng
Giao tiếp công ty tốt hơn dẫn đến mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn. Khi có một sự cố trong giao tiếp bên trong một doanh nghiệp, những điều trong Giao tiếp Kinh doanh sẽ xảy ra về mặt dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Thứ nhất, nhân sự trong vai trò đối mặt với khách hàng sẽ thiếu thông tin cần thiết. Thứ hai, khách hàng sẽ nhận thấy tinh thần của nhân viên thấp và kết quả là có trải nghiệm tiêu cực.
Theo một nghiên cứu, thái độ của nhân viên có tác động đáng kể đến sự hài lòng của khách hàng, dẫn đến tăng thu nhập.
Giao tiếp kinh doanh đa văn hóa là gì?
Giao tiếp kinh doanh đa văn hóa đề cập đến việc trao đổi thông tin, ý tưởng, quan điểm và thông điệp giữa các cá nhân hoặc nhóm từ các nền văn hóa khác nhau.
Giao tiếp kinh doanh liên văn hóa là gì?
Giao tiếp kinh doanh liên văn hóa đề cập đến việc trao đổi thông tin, ý tưởng, quan điểm và thông điệp giữa các cá nhân hoặc nhóm từ các nền văn hóa khác nhau.
Những thách thức của giao tiếp kinh doanh liên văn hóa là gì?
Những thách thức của giao tiếp kinh doanh liên văn hóa bao gồm rào cản ngôn ngữ, sự khác biệt về văn hóa, thông tin sai lệch và thiếu hiểu biết.
Sự khác biệt giữa giao tiếp kinh doanh nội bộ và bên ngoài là gì?
Giao tiếp kinh doanh nội bộ đề cập đến giao tiếp trong một tổ chức, trong khi giao tiếp kinh doanh bên ngoài đề cập đến giao tiếp giữa một tổ chức và các bên liên quan bên ngoài.
Tầm quan trọng của lắng nghe tích cực trong giao tiếp kinh doanh là gì?
Lắng nghe tích cực rất quan trọng trong giao tiếp kinh doanh vì nó thúc đẩy sự hiểu biết, giảm hiểu lầm và giúp xây dựng mối quan hệ.
Câu hỏi thường gặp về giao tiếp kinh doanh
Làm thế nào để một doanh nghiệp có thể giao tiếp tốt hơn?
Giao tiếp kinh doanh hiệu quả: 8 bước để trở nên tốt hơn…
- Loại bỏ các giả định. …
- Tìm một địa điểm và thời gian thích hợp để tất cả những người có liên quan có thể nói chuyện. …
- Để được lắng nghe, trước tiên hãy lắng nghe. …
- Hỏi câu hỏi. …
- Thể hiện cảm xúc là quan trọng, nhưng hãy luôn tôn trọng.
4 loại giao tiếp là gì?
Mỗi người có một phong cách giao tiếp riêng, một cách thức tương tác và trao đổi thông tin với người khác. Có bốn phong cách giao tiếp cơ bản: thụ động, hung hăng, thụ động-hung hăng và quyết đoán. Điều quan trọng là phải hiểu từng phong cách giao tiếp và lý do tại sao các cá nhân sử dụng chúng.
Truyền thông Kinh doanh luôn có nội dung chuyên biệt, đối tượng cụ thể, mục đích cụ thể, thời gian cụ thể và địa điểm cụ thể. Đặc điểm quan trọng tiếp theo của giao tiếp kinh doanh là sự rõ ràng. Triết gia Trung Quốc Khổng Tử đã nhận xét đúng 'Trong ngôn ngữ rõ ràng là tất cả
Làm thế nào để một doanh nghiệp có thể giao tiếp tốt hơn?
Giao tiếp kinh doanh hiệu quả: 8 bước để trở nên tốt hơn…
- Loại bỏ các giả định. …
- Tìm một địa điểm và thời gian thích hợp để tất cả những người có liên quan có thể nói chuyện. …
- Để được lắng nghe, trước tiên hãy lắng nghe. …
- Hỏi câu hỏi. …
- Thể hiện cảm xúc là quan trọng, nhưng hãy luôn tôn trọng. …
- Chú ý đến những thông điệp không lời.
- THỊ TRƯỜNG TIÊU DÙNG: Hướng dẫn Từng bước (Tất cả những gì bạn nên biết)
- THAY ĐỔI ĐẠI LÝ: Cách Xác định Tác nhân Thay đổi trong bất kỳ Tổ chức nào
- CÁC CHIẾN LƯỢC TIẾP THỊ NỘI BỘ: Cách Tạo Thương Hiệu Tiếp Thị Hiệu Quả
- Truyền thông tiếp thị: Tất cả những gì bạn cần biết (Hướng dẫn chi tiết)
- CÁC LOẠI LẮNG NGHE: Vì nó liên quan đến giao tiếp kinh doanh
- Công việc trợ lý ảo: Hướng dẫn hoàn chỉnh năm 2021 (+ lựa chọn hàng đầu)
- TRUYỀN THÔNG DOWNWARD: Ý nghĩa, Ví dụ & Lợi ích
