Các tổ chức truyền thống mang tính quan liêu và bất biến, điều này gây trở ngại khi doanh nghiệp cần đổi mới và thích ứng với sự thay đổi. Mặt khác, các tổ chức Agile được thiết kế với khả năng thích ứng và linh hoạt hơn nhiều, nghĩa là các doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng với bối cảnh thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng luôn thay đổi.
Đặc điểm của các tổ chức Agile
Các tổ chức Agile được thiết kế để có khả năng thích ứng và linh hoạt. Chúng dựa trên nguyên tắc nhanh nhẹn, đó là khả năng phản ứng hiệu quả và nhanh chóng trước sự thay đổi. Các tổ chức linh hoạt có thể được xác định bằng các đặc điểm sau:
- Chức năng chéo: Các tổ chức Agile được chia thành các nhóm đa chức năng, nghĩa là mọi người đều có thể tham gia vào các dự án bất kể chức danh của họ.
- Cấu trúc bằng phẳng: Có ít sự phân cấp hơn trong các tổ chức linh hoạt, điều này giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
- Nhân viên được uỷ quyền: Agile liên quan đến việc trao quyền cho nhân viên đưa ra quyết định hợp lý và kiểm soát công việc của họ.
- Cải tiến liên tục: Thông qua phản hồi và thử nghiệm thường xuyên, các tổ chức linh hoạt tìm kiếm cách cải thiện.
Các loại cấu trúc nhóm Agile
Loại cấu trúc mà một doanh nghiệp linh hoạt áp dụng sẽ phụ thuộc vào ngân sách, nguồn lực sẵn có và loại dự án. Không có cấu trúc “tốt nhất”; đơn giản là có các khuôn khổ khác nhau cho các nhóm khác nhau và mỗi nhóm sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số ví dụ chính về cấu trúc nhóm linh hoạt:
- Chuyên gia: Trong cơ cấu nhóm chuyên gia, mọi người mang kiến thức về một lĩnh vực khác nhau và chịu trách nhiệm quản lý tất cả các nhiệm vụ trong lĩnh vực đó. Những chuyên gia này là những phần thiết yếu của nhóm vì họ có thể đi sâu hơn vào các lĩnh vực phức tạp hơn bất kỳ ai khác.
- Người thông thái: Cấu trúc nhóm tổng quát yêu cầu mọi người phải có kiến thức cơ bản về nhiều chủ đề. Tâm lý “ giỏi mọi ngành nghề” này cho phép họ làm việc trên nhiều dự án khác nhau.
- Hỗn hợp: Một nhóm kết hợp cả người tổng quát và chuyên gia.
- Đội phụ: Đây được gọi là một đội trong một đội. Các nhóm phụ là các cá nhân trong một nhóm lớn làm việc trên các lĩnh vực cụ thể.
- Song song: Thiết lập này cho phép mọi người làm việc trên cùng một khu vực và sau đó chuyển đổi trong mỗi lần chạy nước rút mới.
Sơ đồ tổ chức Agile là gì?
Không có câu trả lời đúng hay sai khi chọn một hệ thống phân cấp tổ chức, vì thiết lập được chọn sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể khó thấy được tất cả các nhóm khác nhau kết nối với nhau như thế nào.
Đây là lúc cần phát huy tác dụng của các sơ đồ tổ chức linh hoạt. Các loại biểu đồ này hoạt động như một sự trình bày trực quan về cấu trúc của một tổ chức linh hoạt.
Cách xây dựng sơ đồ tổ chức linh hoạt
Cách tốt nhất để xây dựng sơ đồ tổ chức linh hoạt là sử dụng phần mềm tạo, sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào thư viện mẫu có thể được chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Để bắt đầu, bạn cần chọn một mô hình phù hợp với mục tiêu của mình. Tiếp theo, hãy dành chút thời gian để phân công vai trò nhưng hãy đảm bảo rằng mỗi người đều được đào tạo và có kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ. Cuối cùng, bạn nên duy trì khả năng thích ứng, nghĩa là quay lại biểu đồ và chỉnh sửa nếu cần.
Việc tích hợp các quy trình linh hoạt hơn vào doanh nghiệp của bạn có nghĩa là phải suy nghĩ sâu sắc về cấu trúc phân cấp. Để lùi lại và có cái nhìn tổng quan rõ ràng, hãy sử dụng sơ đồ tổ chức linh hoạt.
