Phần mềm quản lý tài sản được sử dụng cho nhiều mục tiêu khác nhau. Nó cũng giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng tiếp cận các thông tin cần thiết về quản lý tài sản. Tuy nhiên, chúng ta sẽ nói về phần mềm quản lý tài sản kỹ thuật số, doanh nghiệp và miễn phí, bao gồm cả những phần mềm dành cho CNTT.
Phần mềm quản lý tài sản
Đây là một giải pháp tập trung cho phép doanh nghiệp của bạn theo dõi thông tin tài sản quan trọng một cách nhanh chóng. Điều này giảm thiểu chi phí hành chính, cải thiện dịch vụ và cũng mang lại cho tổ chức của bạn khả năng hiển thị tốt hơn về việc tiêu thụ, định giá và bảo trì thiết bị. Nó vẫn có thể hữu ích khi theo dõi nhiều loại tài sản khác nhau; nó cũng cho phép bạn quản lý cả tài sản vật lý và tài sản ảo.
Phần mềm quản lý tài sản kỹ thuật số
Nội dung kỹ thuật số là hình ảnh, tệp âm thanh, bản trình bày, video hoặc tài liệu hoặc phương tiện có thương hiệu khác có quyền ngôn ngữ hoặc yêu cầu cấp phép. Các tệp này có thể ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như PNG và JPG cho ảnh, WAV và BWF cho âm thanh, PSD và TIFF cho tệp thiết kế, PDF và tài liệu Word, v.v.
Tuy nhiên, phần mềm Quản lý tài sản kỹ thuật số tự động hóa việc quản lý ảnh và các tài nguyên phi văn bản khác. Người dùng cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) để tạo, đánh giá, phê duyệt, lưu trữ và sử dụng tất cả nội dung có thương hiệu từ một địa điểm. Tuy nhiên, mục tiêu của hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) là tổ chức quy trình làm việc và vòng đời của tài sản kỹ thuật số của công ty, bao gồm video, ảnh, tệp âm thanh, tệp thiết kế và bản trình bày. Do đó, nó rất hữu ích như một công cụ quản lý thương hiệu để đảm bảo rằng các nhóm nội bộ tuân thủ các nguyên tắc thương hiệu và duy trì tính nhất quán của thương hiệu. Nhiều chương trình có thể được điều chỉnh để bổ sung các khả năng như tự động hóa quy trình, theo dõi việc sử dụng và kết nối với các ứng dụng khác như hệ thống quản lý nội dung.
Lợi ích của Hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số
Những lợi ích này của các tính năng bao gồm cả doanh nghiệp nội bộ và doanh nghiệp bên ngoài. Chúng như sau.
- Định vị tài sản kỹ thuật số nhanh chóng và dễ dàng với ít hoặc không cần đào tạo.
- Định cấu hình hệ thống quản lý tài sản theo thông số kỹ thuật của bạn.
- Cộng tác trên tất cả các vấn đề liên quan đến nội dung và cũng phải diễn ra trên một nền tảng duy nhất.
- Ngăn chặn việc sao chép nội dung số.
- Đảm bảo rằng không có tài sản kỹ thuật số nào của bạn chưa được sử dụng hết.
- Bất kỳ ai cũng có thể xem và chia sẻ tệp bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ vị trí nào và trên bất kỳ thiết bị nào.
- Bạn cũng có thể phát triển và cộng tác trên các tài liệu kỹ thuật số tại một địa điểm.
- Dễ dàng phân phối nội dung của công ty trên một số nền tảng kỹ thuật số, bao gồm hệ thống quản lý nội dung, phương tiện truyền thông xã hội, v.v.
- Nhất quán hình ảnh thương hiệu.
- Đặt ngày hết hạn cho tài sản cấp phép.
- Nhận ra cơ hội định vị lại cho các tài liệu kỹ thuật số.
- Phân tích hiệu suất của nội dung, vị trí của chúng và cũng như những người đang sử dụng chúng.
Nền tảng quản lý tài sản kỹ thuật số làm gì?
Tuy nhiên, với tài sản kỹ thuật số, phần mềm DAM cải thiện bảy thành phần chính giúp tăng hiệu suất của công ty: tạo, tổ chức, cộng tác, phân phối, lưu trữ và giám sát hiệu suất.
Ai sử dụng quản lý tài sản kỹ thuật số?
Có hai loại người dùng DAM: Nội bộ và bên ngoài. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng ví dụ:
Người dùng nội bộ
- Sáng tạo
- Bán hàng & Tiếp thị
- CNTT & Pháp lý
Người sử dụng bên ngoài
- cơ quan
- Nhà thầu & Đối tác
Phần mềm quản lý tài sản dành cho CNTT
Quản lý tài sản CNTT là một cụm từ rộng dùng để chỉ một hệ thống máy tính có chức năng theo dõi tài sản của một tổ chức. Mặt khác, Hiệp hội Quốc tế các nhà quản lý tài sản CNTT (IAITAM) định nghĩa quản lý tài sản CNTT là “một tập hợp các quy trình kinh doanh nhằm hợp nhất các tài sản CNTT trong toàn bộ các đơn vị kinh doanh của tổ chức”.
Trong một thông tin hệ sinh thái công nghệ, quá trình này hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược.
Mục đích của giải pháp quản lý tài sản CNTT là:
- Hỗ trợ quản lý hiệu quả tài sản của tổ chức.
- Khả năng hiển thị của tài sản cần được nâng cao.
- Đảm bảo rằng các tài sản đang được sử dụng hết công suất.
- Chi phí CNTT và phần mềm nên được giảm xuống.
- Đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu quy định được đáp ứng.
Làm thế nào để Chọn Phần mềm Quản lý Tài sản CNTT Tốt nhất?
Bạn có thể tìm thấy một loạt phần mềm quản lý tài sản trên internet. Phần mềm quản lý tài sản cũng được phân loại theo loại tài sản mà nó hỗ trợ trong việc quản lý
Phần mềm quản lý tài sản cơ sở hạ tầng: Chương trình này được sử dụng để quản lý tài sản cơ sở hạ tầng vật lý như đường xá, tiện ích, máy phát điện và thiết bị giao thông. Chúng thường được sử dụng bởi các cơ quan chính phủ và các doanh nghiệp đa quốc gia.
Phần mềm quản lý tài sản tài chính: Tuy nhiên, phần mềm này được sử dụng để quản lý tài sản tài chính của một doanh nghiệp. Trong số các tài sản có quỹ đầu tư, chứng khoán, các khoản vay và các công cụ tài chính khác.
Quản lý tài sản phần mềm: Công cụ này cũng được sử dụng để duy trì việc theo dõi việc mua, sử dụng, cập nhật, gia hạn giấy phép và các yếu tố khác của các ứng dụng phần mềm của công ty.
Quản lý tài sản vật chất: Do đó, tài sản này được sử dụng để quản lý tất cả tài sản vật chất của doanh nghiệp. Ví dụ bao gồm phần cứng máy tính, thiết bị chiếu sáng, bàn, tủ và các tài sản vật chất khác.
Mọi công ty cần theo dõi tài sản của công ty mình.
Phần mềm quản lý tài sản miễn phí
Có phần mềm quản lý tài sản miễn phí được liệt kê để bạn sử dụng. Dưới đây là chúng.
# 1. Quản lý cơ sở hạ tầng Trung tâm dữ liệu Nlyte (DCIM)
Điều này cho phép các tổ chức lập kế hoạch, quản lý và tự động hóa toàn bộ vòng đời của cơ sở hạ tầng, bao gồm các trung tâm dữ liệu và tài nguyên đám mây kết hợp. Tuy nhiên, các nhà quản lý có thể ước tính tác động công suất của các hoạt động của trung tâm dữ liệu đối với không gian, điện, làm mát và mạng bằng cách đánh giá các kịch bản nếu xảy ra.
# 2. Booqable
Trong quản lý tài sản miễn phí, đây là phần mềm cho thuê dựa trên đám mây đầu tiên giúp đơn giản hóa quy trình cho thuê và tích hợp đơn giản với trang web của bạn. Nó cũng hợp tác với các doanh nghiệp cho thuê xe đạp, máy ảnh, thiết bị tiệc, trang trí đám cưới và sự kiện, dụng cụ, thiết bị cắm trại và ngoài trời, ván trượt, thuyền kayak và ván lướt sóng, cùng những thứ khác. Do đó, Booqable cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh cho các cửa hàng cho thuê để quản lý và phát triển doanh nghiệp của họ trực tuyến và tại cửa hàng, với giao diện người dùng đơn giản, hỗ trợ tuyệt vời và bộ tính năng mạnh mẽ.
# 3. Tài sản vô cực
Đây là gói phần mềm quản lý tài sản miễn phí dựa trên đám mây. Sản phẩm cũng có sẵn trên web và trên điện thoại di động. Mô-đun quản lý và theo dõi tài sản bao gồm theo dõi vị trí, bộ phận và nhân viên, tài liệu khi nhận phòng và trả phòng, lịch sử di chuyển tài sản, gắn thẻ tài sản qua mã vạch / nhãn dựa trên mã QR, NFC, RFID và đèn hiệu BLE và loại bỏ tài sản vào cuối cuộc đời.
#4. Cấu hình
Đây là một giải pháp mô-đun với các khả năng như CMDB, Quản lý tài sản, Quản lý dịch vụ, Quản lý thay đổi, v.v. Bạn cũng có thể chọn mô-đun nào bạn yêu cầu và tùy chỉnh chúng theo yêu cầu chính xác của bạn. Canfigure chứa tất cả các công cụ cần thiết để sửa đổi cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng với sự tham gia tối thiểu của nhà cung cấp. Canfigure vẫn có thể được triển khai trên mạng của bạn hoặc chúng tôi có thể quản lý nó cho bạn trên đám mây Amazon.
# 5. Freshservice
Đây là một bộ phận trợ giúp CNTT dựa trên đám mây và công cụ quản lý dịch vụ hỗ trợ các doanh nghiệp hợp lý hóa các hoạt động CNTT của họ. Trong số các tính năng được bao gồm trong giải pháp là hệ thống bán vé, trang web tự phục vụ và cơ sở kiến thức. Quản trị viên CNTT cũng có thể xử lý các yêu cầu từ xa thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động của giải pháp, có sẵn cho iOS và Android. Do đó, Freshservice cung cấp các thành phần tuân thủ ITIL để hỗ trợ quản trị viên trong việc quản lý tài sản, sự cố, sự cố, thay đổi và phát hành.
# 6. Quản lý dịch vụ Jira
Jira Service Management, trước đây được gọi là Jira Service Desk, là một giải pháp quản lý dịch vụ CNTT tốc độ cao. CNTT đang có sự chuyển đổi đáng kể nhằm phát triển các kỹ năng cho phép cung cấp nhanh chóng các dịch vụ tốt trong khi cân bằng giữa chi phí và rủi ro. Tuy nhiên, các phương pháp tiếp cận hoạt động cổ hủ ngăn cản sự tiến bộ. Các quy trình cứng nhắc cản trở sự nhanh nhẹn của nhóm. Các công cụ khác nhau, không kết nối sẽ chặn luồng thông tin và khó đưa ra các quyết định có giáo dục hơn.
Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp
Người dùng có thể theo dõi tài sản trong suốt cuộc đời của họ, từ khi cài đặt đến khi xử lý, với phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM). EAM đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp lớn xử lý nhiều loại tài sản khác nhau vì nó cung cấp các khả năng mở rộng để kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu suất và quản lý nguồn tài sản. Phần mềm quản lý tài sản tiến một bước xa hơn với phần mềm quản lý tài sản Doanh nghiệp, bao gồm bảo trì cũng như các hoạt động kinh doanh khác bao gồm mua sắm, quản lý hàng tồn kho và quản lý dịch vụ hiện trường. Các tổ chức lớn đang tìm kiếm phần mềm để hỗ trợ họ quản lý nhiều loại tài sản và cũng có thể quản lý nhiều quy trình kinh doanh có thể khám phá phần mềm EAM.
So sánh phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM)
Hãy ghi nhớ những lưu ý sau khi mua phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp:
- Tích hợp: Mỗi giải pháp tương tác tốt như thế nào với phần mềm quản lý hệ thống ERP, kế toán và cơ sở hiện có của công ty bạn? Kiểm tra xem mỗi nhà cung cấp có cung cấp kết nối cho phần mềm hiện có của công ty hay không, vì sự phức tạp của các giao diện như vậy sẽ có tác động lớn đến cách triển khai các kỹ thuật quản lý tài sản liền mạch trong toàn tổ chức.
- Hỗ trợ theo ngành dọc cụ thể: Đánh giá những thay đổi có thể xảy ra đối với ngành mà công ty hoạt động. Nhiều nhà sản xuất hàng đầu sẽ cung cấp chức năng dành riêng cho ngành được xây dựng trước, mặc dù không phải tất cả các tính năng này đều sẽ áp dụng được cho tất cả các ngành. Một số công ty có thể được hưởng lợi từ một nền tảng có khả năng thích ứng chung hơn là các tính năng dành riêng cho ngành.
- Tại chỗ so với Dựa trên đám mây: Trong khi Dựa trên SaaS phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (EAM) ngày càng phổ biến hơn, các lựa chọn tại chỗ vẫn tiếp tục tồn tại. Tại cơ sở là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp bảo mật cao cần mức độ kiểm soát kỹ thuật cao đối với phần mềm EAM của họ. Mặt khác, hàng hóa dựa trên đám mây sẽ phù hợp với các công ty không muốn giải quyết các vấn đề CNTT liên quan đến công nghệ tại chỗ nhưng vẫn yêu cầu mức độ tiếp cận cao hơn, bao gồm cả các ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Tôi có cần quản lý tài sản kỹ thuật số không?
Đúng! Tổ chức của bạn đang phải đối mặt với những khó khăn lớn đang ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất chung. Hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) có thể giúp bạn tổ chức và lưu trữ tài sản kỹ thuật số bao gồm hình ảnh, tài liệu, tệp quảng cáo, âm thanh và video clip. Tuy nhiên, quản lý tài sản kỹ thuật số rất quan trọng trong tổ chức của bạn.
Quản lý tài sản kỹ thuật số có nghĩa là gì?
Phần mềm quản lý tài sản kỹ thuật số tự động hóa việc quản lý ảnh và các tài nguyên phi văn bản khác. Người dùng có thể sử dụng phần mềm quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) để tạo, đánh giá, phê duyệt, lưu trữ và sử dụng tất cả nội dung có thương hiệu từ một địa điểm.
Microsoft có hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số không?
Microsoft Office và Quản lý tài sản kỹ thuật số Giúp nhân viên dễ dàng truy cập tài sản kỹ thuật số bằng cách sử dụng các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel và PowerPoint. Đảm bảo rằng thương hiệu nhất quán và cam kết.
Phần mềm quản lý tài sản làm gì?
Phần mềm quản lý tài sản là một hệ thống trung tâm theo dõi các thông tin quan trọng về từng tài sản theo thời gian thực. Điều này làm giảm chi phí hành chính, cải thiện dịch vụ và cung cấp cho tổ chức của bạn nhiều thông tin hơn về cách sử dụng tài sản, chi phí và chi phí duy trì tài sản.
Người quản lý tài sản có sử dụng Excel không?
Excel đã có từ lâu. Vì điều này, nó đã trở thành một trong những cách truyền thống để quản lý tài sản. Nhưng hiện nay, có rất nhiều phương án quản lý tài sản được tạo ra chỉ để quản lý tốt tài sản.
