Ngay cả trong thế giới kỹ thuật số, việc giữ một bản cứng của một số tài liệu kinh doanh nhất định vẫn rất quan trọng. Chúng tôi muốn có thể tin tưởng vào thế giới kỹ thuật số, và phần lớn, chúng tôi có thể làm được, nhưng đôi khi mọi thứ vẫn diễn ra sai lầm. Với 7 bản cứng sau đây có sẵn cho bạn, bạn có thể thoải mái khi biết rằng các tài liệu quan trọng nhất có bản sao lưu vật lý nếu có bất kỳ điều gì xảy ra với các tệp kỹ thuật số của bạn.
# 1. Hoàn thuế
Có bản sao thực của hoan thuê là cực kỳ quan trọng. Mặc dù hồ sơ khai thuế thường có thể bị hủy sau bảy năm, bạn nên đảm bảo rằng bạn có các bản sao của tờ khai thuế mà bạn có thể dựa vào ngay từ khi chúng được tạo.
# 2. Hóa đơn và Biên lai
Nếu bạn có những gì được coi là một doanh nghiệp 'thực tế', điều quan trọng là bạn phải giữ biên lai và hóa đơn trong ít nhất vài tháng. Nói chung, khách hàng có tối đa bốn tháng kể từ ngày mua hàng để tranh chấp giao dịch hoặc gửi đơn khiếu nại, vì vậy, điều quan trọng là phải có bản in ra giấy của những hóa đơn này để thêm yên tâm.
# 3. Bất kỳ tài liệu nào có chữ ký gốc
Với rất nhiều hoạt động kinh doanh là kỹ thuật số hiện nay, các bản in ra giấy thường không phải lo lắng hoặc tập trung vào nhiều như trước đây. Tuy nhiên, giấy phép hoặc tài liệu khác có chữ ký hoặc con dấu gốc là những thứ mà bạn sẽ muốn giữ lại. Chắc chắn, bạn có thể dựa vào các bản sao hoặc bắt chước kỹ thuật số, nhưng không có gì vượt qua được thỏa thuận thực sự.
#4. Tài liệu bắt buộc phải được hiển thị theo pháp luật
Khi bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn sẽ luôn tuân theo luật và quy định liên quan đến thủ tục giấy tờ của bạn. Giấy phép kinh doanh là một thứ mà bạn có thể muốn có một bản cứng. Việc tìm kiếm một bản sao giấy của tài liệu cần thiết nếu bạn có khách truy cập sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc tìm kiếm thông qua cơ sở dữ liệu trực tuyến của bạn. Thêm vào đó, nó cho phép truy cập nhanh chóng cho bất kỳ ai thực hiện kiểm toán.
# 5. Bất kỳ Thỏa thuận Hoạt động nào
Các thỏa thuận điều hành về cơ bản tóm tắt ai là người chịu trách nhiệm. Nếu có bất kỳ điều gì không hay xảy ra, bản sao thực của thỏa thuận hoạt động có thể giúp bạn nhận được sự trợ giúp cần thiết trong thời gian ngắn hoặc không mất thời gian và làm rõ ai là người đưa ra các quyết định kinh doanh lớn trong công ty.
# 6. Bảng sao kê ngân hàng và thông tin bảng lương
Khi nhìn vào một công ty từ góc độ tài chính, những loại tài liệu này là quan trọng nhất. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào xảy ra, bạn yên tâm rằng có sẵn các bản sao thực để bạn dựa vào, cũng như các bản sao trực tuyến. Điều này cũng không cần phải chiếm quá nhiều không gian - hãy tận dụng bàn cắt kỹ thuật số và lưu trữ các bản sao của bạn trong một thư mục lớn.
# 7. Tài liệu quốc tế
Mặc dù hệ thống nộp hồ sơ kỹ thuật số là tiêu chuẩn ở hầu hết các quốc gia phương Tây, nhưng nó có thể không giống với các quốc gia khác, vì vậy điều quan trọng là phải giữ bản sao thực của bất kỳ thư tín tài chính nào với nước ngoài. Có thể có các bản sao kỹ thuật số và bản sao vật lý chỉ để làm cho việc liên lạc quốc tế trở nên dễ dàng hơn một chút.
Như bạn có thể thấy, ngay cả trong thế giới kỹ thuật số, vẫn có một số tài liệu kinh doanh mà điều cần thiết là phải giữ một bản cứng - có thể là yêu cầu của pháp luật, hoặc chỉ là thông lệ tốt.
