Kế toán tiền mặt và dồn tích có những ưu điểm và nhược điểm, nhưng một khi bạn chọn một phương pháp kế toán, điều quan trọng là phải sử dụng nó một cách nhất quán. Vì vậy, làm thế nào để bạn xác định phương pháp kế toán nào là tốt nhất cho công ty của bạn? Nếu bạn sẽ bị ràng buộc bởi phương pháp kế toán bạn chọn, bạn nên đưa ra quyết định tốt nhất có thể. Hướng dẫn này cung cấp cái nhìn tổng quan về từng phương pháp kế toán trên cơ sở tiền mặt, sự khác biệt giữa kế toán tiền mặt so với kế toán dồn tích và một ví dụ về kế toán tiền mặt.
Kế toán tiền mặt (CA) là gì?
Kế toán tiền mặt là một phương pháp kế toán trong đó các khoản thu thanh toán được ghi lại trong khoảng thời gian chúng được nhận và các khoản chi phí được ghi lại trong khoảng thời gian chúng được thanh toán. Nói cách khác, khi tiền mặt được nhận hoặc thanh toán, doanh thu và chi phí được ghi lại.
Kế toán tiền mặt, còn được gọi là kế toán cơ sở tiền mặt, khác với kế toán dồn tích ở chỗ nó ghi nhận thu nhập khi có doanh thu và ghi nhận chi phí khi phát sinh nợ phải trả, bất kể khi nhận hay trả tiền.
Ai sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt?
Kế toán cơ sở tiền mặt được sử dụng bởi nhiều chuyên gia tự kinh doanh và chủ doanh nghiệp nhỏ. Lý do là gì? Nó là phương pháp kế toán cơ bản nhất. Kế toán cơ sở tiền mặt cũng cung cấp một cái nhìn nhanh chóng về số tiền mà công ty có trong tay. Đó là một số liệu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Mặc dù kế toán cơ sở tiền mặt phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn, non trẻ hơn, nhưng nó không phù hợp với tất cả. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ hơn có hàng tồn kho cần sử dụng kế toán dồn tích để theo dõi những thay đổi của hàng tồn kho. Hầu hết các doanh nghiệp cung cấp tín dụng cũng sẽ cần sử dụng kế toán dồn tích.
Ví dụ về kế toán tiền mặt
Giả sử Công ty A nhận được 10,000 đô la từ việc bán mười máy tính cho Công ty B vào ngày 2 tháng 2 và ghi nhận việc bán hàng diễn ra vào ngày 5 tháng 2. Thực tế là Công ty B đã đặt hàng máy tính vào ngày XNUMX tháng XNUMX không được tính đến vì họ không trả tiền cho chúng cho đến khi chúng được giao về mặt thực tế. giao hàng ngày XNUMX tháng XNUMX.
Ngược lại, theo kế toán dồn tích, Công ty A sẽ ghi nhận khoản bán 10,000 đô la vào ngày 5 tháng XNUMX, mặc dù không có tiền mặt nào được chuyển nhượng.
Tương tự, trong kế toán tiền mặt, các chi phí được ghi nhận khi chúng được thanh toán hơn là khi chúng phát sinh. Theo CA, nếu Công ty C thuê Công ty D để kiểm soát dịch hại vào ngày 15 tháng 15 nhưng không thanh toán hóa đơn cho dịch vụ đã hoàn thành cho đến ngày 15 tháng 15, chi phí sẽ không được ghi nhận cho đến ngày XNUMX tháng XNUMX. Tuy nhiên, theo kế toán dồn tích, chi phí sẽ được ghi nhận vào sổ sách vào ngày XNUMX tháng XNUMX, ngày nó được phát sinh.
Ưu điểm và nhược điểm của kế toán tiền mặt
Các phương pháp kế toán khác nhau thu hút các doanh nghiệp khác nhau vì những lý do khác nhau. Vì vậy, đây là những lợi ích và hạn chế của phương pháp kế toán:
Ưu điểm
Kế toán dựa trên tiền mặt có rất nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp nhỏ.
# 1. Sự đơn giản của việc sử dụng:
CA nổi tiếng vì tính dễ sử dụng, lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và chủ sở hữu duy nhất có thể xử lý công việc kế toán của họ chỉ bằng một cây bút và sổ ghi chép.
#2. Dự báo dòng tiền được cải thiện:
Bởi vì toàn bộ hệ thống kế toán và báo cáo tài chính dựa trên dòng tiền, CA có thể cung cấp một bức tranh chính xác hơn. Các hệ thống dựa trên cơ sở dồn tích phức tạp thường đánh mất sự rõ ràng đó.
#3. Lợi ích về thuế:
Bạn có thể tận dụng các khoản giảm thuế đáng kể bằng cách tính thời gian cho các giao dịch của mình nếu bạn chỉ ghi lại thu nhập và chi phí kinh doanh khi tiền mặt đổi chủ. Đẩy nhanh chi phí hoặc làm chậm doanh thu để tạm thời giảm nghĩa vụ thuế của bạn.
Điểm yếus
CA có một số nhược điểm rõ ràng khiến nó không phù hợp với một số doanh nghiệp nhất định.
#1. Báo cáo không chính xác và sai lệch:
Một chủ doanh nghiệp có thể cho thấy lợi nhuận bằng cách không thanh toán hóa đơn trong một thời gian, mặc dù những chi phí đó đã được phát sinh. Điều này làm cho hệ thống dễ bị lạm dụng và khiến nó thích hợp cho việc theo dõi cá nhân hơn là đánh giá của nhà đầu tư hoặc ngân hàng.
#2. Kiểm soát hàng tồn kho:
Khoảng không quảng cáo được coi là một khoản chi phí trong CA. Nó không được coi là một tài sản cho đến khi nó được bán để lấy tiền mặt. Điều này có thể làm sai lệch số liệu của bạn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư vào hàng tồn kho hoặc những người giữ hàng tồn kho trong thời gian dài. Với một số ngoại lệ nhất định, IRS cấm các doanh nghiệp giữ hàng tồn kho sử dụng phương pháp kế toán bằng tiền mặt.
Kế toán tiền mặt vs Kế toán dồn tích
Sự khác biệt chính giữa kế toán cơ sở dồn tích và tiền mặt là thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí. Phương pháp tiền mặt ghi nhận doanh thu và chi phí ngay lập tức, trong khi phương pháp dồn tích tập trung vào doanh thu và chi phí dự kiến.
Kế toán dồn tích
Doanh thu được hạch toán khi nó kiếm được theo phương pháp này. Trái ngược với phương pháp kế toán tiền mặt, phương pháp dồn tích ghi nhận doanh thu khi sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng với kỳ vọng thanh toán trong tương lai. Nói cách khác, tiền được hạch toán trước khi nhận. Tương tự như vậy, chi phí cho hàng hóa và dịch vụ được ghi lại trước khi thanh toán tiền mặt.
Kế toán cơ sở tiền mặt
Doanh thu chỉ được báo cáo trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi nhận tiền mặt theo phương pháp này. Các khoản chi phí chỉ được ghi nhận khi đã thanh toán hết tiền mặt. Các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân thường sử dụng tiền mặt làm phương thức thanh toán.
Sự khác biệt quan trọng
Sự khác biệt giữa kế toán tiền mặt và kế toán dồn tích là dựa trên cơ sở mà các giao dịch mua bán được ghi lại trong tài khoản của bạn. CA chỉ ghi lại doanh thu và chi phí khi tiền được trao đổi, trong khi kế toán dồn tích ghi lại doanh thu khi kiếm được và chi phí khi lập hóa đơn (nhưng không được thanh toán).
Chúng tôi sẽ xem xét kỹ lưỡng cả hai phương pháp và xem chúng ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp của bạn.
#1. Phương pháp tính lũy kế
Phương pháp dồn tích ghi lại các khoản phải thu và phải trả, do đó, có thể cung cấp bức tranh chính xác hơn về khả năng sinh lời của công ty, đặc biệt là theo thời gian.
Ví dụ: doanh thu của một công ty trong quý hiện tại có thể không được ghi nhận bằng phương pháp tiền mặt. Doanh thu dự kiến vào quý sau. Một nhà đầu tư có thể tin rằng công ty không có lãi trong khi trên thực tế, nó có lãi.
Phương pháp dồn tích không tính đến dòng tiền. Một công ty có thể có lãi trong dài hạn, nhưng nó có thể bị thiếu hụt tiền mặt đáng kể trong ngắn hạn.
Một nhược điểm khác của phương pháp dồn tích là nó có thể khó sử dụng hơn vì nó yêu cầu phải hạch toán các khoản mục như doanh thu chưa thực hiện và chi phí trả trước. Nó cũng có thể đòi hỏi phải thuê thêm nhân sự.
Phương pháp dồn tích thường được yêu cầu đối với các công ty nộp báo cáo tài chính đã được kiểm toán và được chấp nhận theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung của Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (GAAP) (FASB).
#2. Phương pháp cơ sở tiền mặt
Ưu điểm chính của phương pháp tiền mặt là tính đơn giản của nó—nó chỉ tính đến tiền mặt đã trả hoặc đã nhận. Việc theo dõi dòng tiền của công ty cũng đơn giản hơn. Sẽ có lợi cho các doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhỏ vì không cần phải thuê thêm nhân viên (và do đó phát sinh thêm chi phí).
Tuy nhiên, phương pháp cơ sở tiền mặt có thể phóng đại quá mức sức khỏe của một công ty giàu tiền mặt. Điều này là do nó không ghi nhận các khoản phải trả có thể vượt quá lượng tiền mặt tại quỹ của công ty và dòng doanh thu hiện tại.
Do đó, một nhà đầu tư có thể kết luận rằng công ty có lãi trong khi trên thực tế, công ty đang gặp khó khăn về tài chính. GAAP không cho phép phương pháp cơ sở tiền mặt.
Ví dụ về Kế toán dồn tích so với Kế toán cơ sở tiền mặt
Giả sử bạn sở hữu một công ty bán máy móc. Theo phương pháp tiền mặt, nếu bạn bán máy móc thiết bị $ 5,000, số tiền này sẽ không được ghi vào sổ sách cho đến khi khách hàng giao tiền cho bạn hoặc bạn nhận được séc.
5,000 đô la được ghi nhận là doanh thu vào ngày giao dịch được thực hiện theo phương pháp cộng dồn, mặc dù bạn có thể nhận được tiền vài ngày, vài tuần hoặc thậm chí vài tháng sau đó.
Điều tương tự cũng xảy ra đối với chi phí. Theo phương pháp tiền mặt, nếu công ty nhận được hóa đơn tiền điện trị giá 1,700 đô la, số tiền này sẽ không được ghi lại cho đến khi hóa đơn được thanh toán. Mặt khác, 1,700 đô la được ghi nhận là chi phí vào ngày công ty nhận được hóa đơn theo phương pháp dồn tích.
Ai sử dụng kế toán tiền mặt?
Hai phương pháp báo cáo tài chính là tiền mặt và kế toán dồn tích. CA được sử dụng bởi các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và công ty sở hữu duy nhất để ghi lại các khoản thu và chi khi tiền được trao đổi. Kế toán dồn tích duy trì rằng các khoản ghi có và ghi nợ tồn tại ngay cả khi không có giao dịch tiền tệ nào xảy ra.
Ví dụ về tài khoản tiền mặt là gì?
Một công ty lập hóa đơn cho khách hàng 10,000 đô la vào ngày 15 tháng 15 cho các dịch vụ được cung cấp và nhận thanh toán vào ngày 15 tháng 10. Ngày nhận tiền mặt, là ngày 500 tháng 10, được sử dụng để ghi lại một giao dịch bán. Tương tự, ngày XNUMX/XNUMX, công ty nhận được hóa đơn XNUMX USD từ nhà cung cấp và thanh toán hóa đơn vào ngày XNUMX/XNUMX.
Thiết lập Phần mềm Kế toán Chính xác cho Công ty của Bạn.
Mặc dù phương pháp kế toán cơ sở tiền mặt đơn giản hơn nhưng nó có thể hạn chế khả năng đưa ra các quyết định kinh doanh mang tính dự đoán hơn của bạn. Khi công ty của bạn phát triển, bạn có thể cần cân nhắc chuyển từ tiền mặt sang tích lũy. Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy cân nhắc những lợi ích và hạn chế của từng phương pháp với doanh nghiệp cụ thể của bạn. Hãy nhớ rằng phần mềm kế toán trực tuyến có thể giúp thiết lập phương pháp kế toán ưa thích của bạn.
Một số doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng kế toán tiền mặt
Phương pháp kế toán dồn tích là bắt buộc đối với các tập đoàn giao dịch công khai. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ có thể giữ sổ sách của họ bằng tiền mặt hoặc kế toán dồn tích. Nếu một công ty là một trong những công ty sau đây, Sở Thuế vụ (IRS) có thể buộc công ty đó sử dụng phương pháp dồn tích cho các mục đích thuế:
Một công ty, không bao gồm các công ty S, hoặc một công ty hợp danh với một công ty với tư cách là đối tác, không bao gồm các công ty S, với tổng doanh thu trung bình hàng năm trên 25,000,000 đô la trong ba năm tính thuế trước đó sau khi lập chỉ mục cho lạm phát.
Thiên đường thuế
Trừ khi được yêu cầu sử dụng kế toán dồn tích, công ty của bạn rất có thể sử dụng kế toán tiền mặt.
Những câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để bạn tính toán kế toán tiền mặt?
Cộng tất cả số tiền này vào ngày cuối cùng của kỳ kế toán để tính lượng tiền mặt mà doanh nghiệp của bạn có vào cuối kỳ đó. Nếu bạn có ngoại tệ, số tiền này phải được chuyển đổi thành đô la Mỹ kể từ ngày sao kê tiền mặt của bạn.
Tại sao tiền mặt lại quan trọng trong kế toán?
Huyết mạch của một doanh nghiệp là tiền mặt; nó phải tạo ra đủ tiền mặt từ các hoạt động của mình để trang trải các chi phí đồng thời có đủ số tiền còn lại để trả nợ cho các nhà đầu tư và phát triển doanh nghiệp. Mặc dù thu nhập của một công ty có thể bị thao túng, nhưng dòng tiền của nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về sức khỏe thực sự của nó.
Tiền mặt là tài sản hay nợ phải trả?
Tóm lại, tiền mặt là tài sản lưu động và là mục đầu tiên trên bảng cân đối kế toán của công ty. Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất và có thể dễ dàng sử dụng để mua các tài sản khác.
Bài viết liên quan
- KẾ TOÁN CHÍNH XÁC: HƯỚNG DẪN ĐƠN GIẢN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU (+ Ví dụ chi tiết)
- Phương pháp Trực tiếp Dòng tiền: Định nghĩa, Ví dụ & Ưu điểm
- Kế toán tiền mặt: Các phương pháp kế toán tiền mặt tốt nhất vào năm 2023 (+ Hướng dẫn chi tiết)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Phương pháp trực tiếp: Tổng quan, Ví dụ, Ưu điểm & Nhược điểm
dự án
