Hàng tồn kho của doanh nghiệp đề cập đến nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm mà công ty nắm giữ cho mục đích bán hoặc sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Hàng tồn kho là tài sản quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, cho phép họ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tăng doanh số bán hàng. Nhưng nó hoạt động như thế nào?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu hàng tồn kho của doanh nghiệp là gì và nó hoạt động như thế nào.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là gì?
Kiểm kê doanh nghiệp cho phép bạn đảm bảo tính sẵn có của sản phẩm và giảm chi phí sản xuất bằng cách theo dõi hoạt động mua, lưu trữ và bán các mặt hàng của bạn ở mọi giai đoạn. Nó hỗ trợ các công ty theo dõi mức tồn kho của họ để họ có thể quyết định thời điểm và số lượng cần tạo ra.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là một chỉ số kinh tế xem xét tổng lượng hàng tồn kho ở mỗi giai đoạn trong ba giai đoạn sản xuất:
- Chế tạo,
- Bán buôn và
- Bán lẻ.
Báo cáo tồn kho cũng liệt kê doanh thu kinh doanh và tổng doanh thu ở ba giai đoạn đầu ra.
Hàng tồn kho và doanh thu của một doanh nghiệp được báo cáo bằng đô la trong kỳ báo cáo, nhưng các nhà đầu tư và chuyên gia có xu hướng tập trung vào phần trăm thay đổi từ tháng này sang tháng khác và từ tháng này sang năm khác.
Tại sao số lượng hàng tồn kho lại quan trọng đối với một doanh nghiệp?
Các nhà kinh tế, nhà đầu tư, nhà phân tích và các tổ chức như Cục Dự trữ Liên bang, các công ty đầu tư tổ chức và ngân hàng sử dụng dữ liệu để nghiên cứu và dự đoán nền kinh tế sẽ thay đổi như thế nào. Hàng tồn kho của doanh nghiệp là chỉ báo hàng đầu về những gì khu vực sản xuất sẽ làm trong tương lai và cách khách hàng có thể tiêu tiền của họ.
Ví dụ, mức tồn kho cao có thể được coi là dấu hiệu cho thấy các nhà sản xuất đang sản xuất nhiều hàng hóa hơn và có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu dự kiến hoặc nhu cầu của khách hàng thấp và có quá nhiều hàng hóa không bán được. Đây có thể là dấu hiệu cho thấy nền kinh tế đang trở nên tồi tệ hơn.
Hệ thống điểm bán hàng để quản lý hàng tồn kho
Nhiều hệ thống POS trong danh sách dưới đây có thể hỗ trợ ghi sổ kế toán, giám sát thời gian của nhân viên, chương trình khách hàng thân thiết, theo dõi hàng tồn kho và giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho của họ.
NerdWallet đề xuất các hệ thống POS sau, tất cả đều cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho:
# 1. Quảng trường
Một trong những hệ thống điểm bán hàng phổ biến nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ là Square. Nó có thể theo dõi hàng tồn kho dựa trên doanh số bán hàng và tự động tạo SKU. Square cung cấp các hệ thống được thiết kế riêng cho các ngành tập trung vào nhà hàng, bán lẻ và cuộc hẹn.
Một hệ thống POS điển hình phục vụ nhu cầu của các loại hình doanh nghiệp nhỏ khác.
Bánh mì nướng, chủ yếu được sử dụng bởi các công ty dịch vụ thực phẩm, có thể tạo ra các báo cáo tồn kho và xác định lượng hàng hóa không đủ. Ngoài ra, nó có thể lập bản đồ kỹ thuật số kế hoạch tồn kho của bạn để phù hợp với nhà bếp trong công ty bạn.
# 2. Tốc độ ánh sáng
Trong số các hệ thống POS, Lightspeed có một trong những sản phẩm quản lý hàng tồn kho tốt nhất. Nhờ hệ thống quản lý hàng tồn kho toàn diện theo dõi tình trạng còn hàng của sản phẩm ở nhiều địa điểm khác nhau, người dùng có thể tạo điểm đặt hàng lại tự động để đảm bảo họ không bao giờ hết sản phẩm.
# 3. Shopify
Người dùng Shopify, một hệ thống điểm bán hàng phổ biến dành cho các nhà bán lẻ trực tuyến, có thể kiểm tra hàng tồn kho hiện tại của họ, tự động thay đổi mức tồn kho và nhận thông báo khi đến lúc phải mua thêm một mặt hàng nhất định.
Các loại hàng tồn kho kinh doanh
Về cung cầu, chủ doanh nghiệp và người quản lý cần hiểu biết về các loại hàng hóa. Biết về các loại khoảng không quảng cáo khác nhau này, bạn có thể xử lý, lập kế hoạch và lập ngân sách tốt hơn. Khi đó, bạn sẽ có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và kinh doanh tốt trên thị trường.
# 1. Vật liệu
Mọi doanh nghiệp đều cần nguyên liệu thô để tiếp tục hoạt động. Chúng được làm từ cùng loại vật liệu mà doanh nghiệp của bạn sử dụng để sản xuất sản phẩm. Ví dụ: nếu bạn kinh doanh dịch vụ nước chanh, bạn cần nước, đường và chanh. Bạn không thể tạo ra đồ uống để tiếp thị và bán nếu không có những sản phẩm thô này. Nếu bạn có nước chanh, khách hàng của bạn sẽ vui vẻ (và không còn khát nữa).
Nếu doanh nghiệp của bạn không có cách theo dõi nguồn cung cấp nguyên liệu thô, bạn không thể dự đoán doanh nghiệp sẽ kiếm được bao nhiêu trong quý hoặc năm tới.
#2. Công việc đang tiến hành (WIP)
Công việc đang tiến hành (WIP) được tạo thành từ tất cả các phần của hệ thống đang được thực hiện. WIP thường được tạo thành từ các nguyên liệu thô được gửi đi xử lý lần đầu tiên. Nó cũng bao gồm toàn bộ quá trình làm một bộ phim. Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một doanh nghiệp sửa xe. WIP của bạn sẽ bao gồm má phanh.
# 3. Thành phẩm
Như bạn có thể đoán, tồn kho thành phẩm bao gồm tất cả các thành phẩm đã sẵn sàng để đưa ra thị trường và bán. Ví dụ: nếu doanh nghiệp thực phẩm của bạn bán kem ốc quế đóng gói sẵn thì kem ốc quế trong hộp của họ sẽ được coi là hàng hóa thành phẩm.
#4. Vật liệu đóng gói
Đúng như tên gọi, vật liệu đóng gói là những gì bạn có sẵn để đóng gói và vận chuyển hàng hóa thành phẩm của mình. Hầu hết các vật liệu đóng gói thuộc một trong ba nhóm sau:
Vật liệu đóng gói chính là hộp, túi hoặc vật liệu khác để đựng sản phẩm của bạn khi sản phẩm được trưng bày trong cửa hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất xà phòng giặt, hộp hoặc chai mà khách hàng lấy ra khỏi kệ cửa hàng tạp hóa là loại bao bì chính của bạn.
Vật liệu đóng gói thứ hai bạn sử dụng là hộp, túi hoặc các vật liệu khác để lưu trữ và vận chuyển hàng hóa của mình. Tiếp tục với ví dụ về bột giặt, hộp lớn chứa bốn chai sản phẩm của bạn để bảo quản số lượng lớn và vận chuyển đến các cửa hàng bán lẻ là loại bao bì thứ hai.
#5. Chứng khoán An toàn
Với việc giám sát, theo dõi và kiểm soát tốt, bạn có thể dành một số loại hàng tồn kho nhất định để bảo vệ khỏi tình trạng cung cầu không chắc chắn, độ tin cậy giao hàng thấp và các thành phần chất lượng thấp. Lượng hàng dự trữ bổ sung này được gọi là hàng tồn kho an toàn (hoặc hàng dự trữ đệm).
Số lượng sản phẩm bạn dự trữ nhiều hơn số lượng mà doanh nghiệp của bạn cần để đáp ứng nhu cầu thông thường được gọi là “hàng tồn kho an toàn”.
Việc có một lượng dự trữ an toàn có thể giúp bạn tránh được:
- Hết hàng xảy ra khi đơn hàng không thể được đáp ứng bằng những gì đã có trong kho.
- Danh sách chờ đợi
- Giữ khách hàng cho đến lần sản xuất tiếp theo
- Khiến khách hàng phải tìm hàng ở nơi khác
#6. Kiểm soát hàng tồn kho
Làm mịn hàng tồn kho, còn được gọi là "hàng tồn kho dự đoán", là một loại hàng tồn kho trong đó công ty mua và dự trữ nhiều hàng hóa hoặc vật tư hơn mức cần thiết ngay bây giờ để chuẩn bị cho điều gì đó sẽ xảy ra trong tương lai.
Các doanh nghiệp làm điều này vì nó “làm dịu đi” những lúc cao điểm và sụt giảm về nhu cầu thay đổi theo mùa và cho phép họ giữ nguyên sản lượng. Làm thế nào nó hoạt động?
Trong những tháng trước khi bắt đầu năm học mới, khi nhu cầu lên đến đỉnh điểm, người sản xuất bút sẽ tích trữ các bộ phận, nguyên liệu và bút thành phẩm. Sau đó, khi đến lúc trẻ em quay trở lại trường học, nhà sản xuất sẽ dần loại bỏ lượng hàng tồn kho dư thừa mà không cần phải tăng tốc độ sản xuất.
#7. Phá vỡ
Trong môi trường công nghiệp, hiếm khi tất cả các máy móc đều hoạt động ở cùng một tốc độ. Trong dây chuyền sản xuất, một hoặc hai thiết bị có thể chạy nhanh hơn nhiều lần so với các thiết bị trước hoặc sau chúng. Máy móc đôi khi bị hỏng để có thể sửa chữa hoặc bảo trì.
Mặc dù hoạt động và thời gian sản xuất khác nhau, các nhà sản xuất có thể duy trì dòng sản phẩm bằng cách tách riêng hàng tồn kho trong kho.
#số 8. Tách hàng tồn kho
Các bộ phận, vật tư và thành phẩm đang chờ máy sau sử dụng trong dây chuyền sẽ tạo thành kho tách rời. Hãy coi nó là một bộ giảm xóc giúp ngăn chặn sự thay đổi về thời gian chạy, sự cố máy và sửa chữa làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Loại hàng tồn kho này khiến doanh nghiệp ít quan trọng hơn trong việc tuân theo trình tự của dây chuyền sản xuất, do đó Máy B không phải đợi Máy A hoàn thành trước khi có thể bắt đầu. Ngay cả khi Máy A ngừng hoạt động để sửa chữa, người phụ trách Máy B vẫn có thể lấy các bộ phận từ kho bị ngắt kết nối.
#9. EOQ
Lý thuyết số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) dẫn đến tồn kho theo chu kỳ. EOQ cố gắng giữ cân bằng chi phí lưu kho và chi phí lắp đặt máy.
Mặt khác, khi doanh nghiệp của bạn mua một số lượng nhỏ các bộ phận cho nhiều hoạt động sản xuất nhỏ, chi phí tồn kho sẽ giảm nhưng chi phí thiết lập máy sẽ tăng lên (vì bạn phải thay máy cho mỗi lần sản xuất).
#10. Hàng hóa MRO
Hàng hóa MRO, hoặc vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành, được sử dụng để duy trì công việc trong quá trình sản xuất. Hầu hết, những thứ này chiếm một phần quan trọng trong quá trình sản xuất nhưng không phải là một phần của thành phẩm.
Tất cả hàng hóa MRO là găng tay, vật liệu đóng gói, dụng cụ, v.v. Đồ dùng văn phòng như kim bấm, bút mực, giấy photocopy và mực in được gọi là hàng tồn kho MRO. Đây đều là những bộ phận nhỏ giúp máy hoạt động.
Kỹ thuật và thực tiễn tốt nhất để quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là một số phương pháp quản lý hàng tồn kho mà nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng.
#1. Phát triển kỹ năng dự đoán của bạn
Dự báo chính xác là điều cần thiết. Dự đoán doanh số dự kiến của bạn phải dựa trên các yếu tố như dữ liệu bán hàng trong quá khứ (nếu bạn sử dụng Square, hãy kiểm tra Bảng điều khiển trực tuyến để biết thông tin này), xu hướng thị trường, mức tăng trưởng dự kiến và tình trạng của nền kinh tế, chương trình khuyến mãi, sáng kiến tiếp thị, v.v.
#2. Sử dụng chiến lược Nhập trước xuất trước (FIFO)
Điều này rất quan trọng đối với các mặt hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, hoa và mỹ phẩm. Ví dụ: chủ quán bar cần biết nguồn cung cấp phía sau quầy và sử dụng kỹ thuật FIFO để tăng lượng hàng tồn kho trong quán. Những hàng hóa không dễ hư hỏng cũng nên làm như vậy vì những mặt hàng để quá lâu có thể bị hư hỏng hoặc lỗi thời và không thể bán được. Trong kho hoặc nhà kho, cách tiếp cận dễ dàng nhất để triển khai FIFO là thêm hàng hóa mới từ phía sau để các sản phẩm cũ hơn ở phía trước.
#3. Tìm cổ phiếu có mức quay đầu thấp
Thông thường, đã đến lúc ngừng dự trữ một mặt hàng nếu không có hàng nào trong kho của bạn bán được trong sáu đến mười hai tháng qua. Vì lượng hàng dư thừa sẽ tiêu tốn không gian và tiền bạc, bạn có thể muốn nghĩ đến các phương pháp khác để loại bỏ nó, chẳng hạn như giảm giá hoặc khuyến mãi đặc biệt.
#4. .Kiểm tra khoảng không quảng cáo của bạn
Ngay cả với phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt, thỉnh thoảng bạn cần phải đếm hàng tồn kho của mình để đảm bảo rằng những gì bạn có khớp với những gì bạn nghĩ là mình có. Các doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như kiểm kê thực tế cuối năm, hàng năm để đếm từng mặt hàng và kiểm tra đột xuất thường xuyên, điều này có thể đặc biệt hữu ích đối với những sản phẩm vận chuyển nhanh hoặc có vấn đề về tồn kho.
#5. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho trên đám mây
Nên tìm kiếm phần mềm cung cấp phân tích bán hàng theo thời gian thực. Mức tồn kho của bạn sẽ được thay đổi ngay lập tức mỗi khi bạn bán hàng nhờ kết nối trực tiếp của phần mềm Square với điểm bán hàng của bạn. Nhận email thông báo hàng ngày về hàng để biết khi nào sản phẩm sắp hết hoặc sắp hết hàng để bạn có thể đặt hàng nhanh hơn.
#6. Luôn theo dõi tình trạng hàng hóa của bạn
Thiết lập một chiến lược đáng tin cậy để theo dõi hàng tồn kho của bạn, ưu tiên những mặt hàng có giá trị nhất. Bằng cách xử lý nhiều nhiệm vụ tốn nhiều công sức, phần mềm hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
#7. Tăng tốc độ sửa chữa thiết bị
Việc quản lý những tài sản đó là rất quan trọng vì thiết bị quan trọng không phải lúc nào cũng hoạt động tốt. Một chiếc máy đắt tiền có thể bị hỏng. Hiểu rõ vòng đời của máy móc và các bộ phận của nó là điều cần thiết nếu bạn muốn sẵn sàng khi có sự cố xảy ra.
#số 8. Đừng bỏ qua việc đảm bảo chất lượng
Điều quan trọng là đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng của bạn trông đẹp mắt và hoạt động bình thường, bất kể lĩnh vực chuyên môn của bạn là gì. Nhân viên có thể được yêu cầu thực hiện một cuộc kiểm tra ngắn gọn trong quá trình kiểm tra hàng tồn kho, bao gồm danh sách kiểm tra để phát hiện các dấu hiệu hư hỏng rõ ràng và ghi nhãn sản phẩm chính xác.
#9. Thuê một người quản lý chứng khoán
Kiểm soát hàng tồn kho, bao gồm mọi thứ từ nguyên liệu thô đến thành phẩm, được sử dụng để chứng minh số lượng hàng tồn kho bạn có trong tay tại bất kỳ thời điểm nào. Một người có thể cần phải chịu trách nhiệm về hàng tồn kho của bạn nếu bạn có nhiều hàng. Tất cả các đơn đặt hàng đều được xử lý bởi người kiểm soát kho hàng, người này cũng nhận hàng và đảm bảo rằng mọi thứ đều đến đúng với những gì đã mua.
#10. Hãy ghi nhớ ABC của bạn
Việc nhóm các sản phẩm tồn kho thành các loại A, B và C cho phép nhiều tổ chức kiểm soát chặt chẽ hơn các mặt hàng có giá trị cao hơn.
#11. Nghĩ Về Dropshipping
Bạn có thể bán mọi thứ mà không cần phải giữ bất kỳ hàng tồn kho nào nếu công ty của bạn sử dụng kỹ thuật vận chuyển thả. Thay vào đó, khi khách hàng mua hàng từ cửa hàng của bạn, nhà bán buôn hoặc nhà sản xuất sẽ duy trì lượng hàng trong kho và gửi hàng. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng về việc lưu giữ, lưu trữ hoặc thực hiện hàng tồn kho. Vận chuyển thả là lựa chọn phổ biến của các chủ cửa hàng trực tuyến mới, nhưng các công ty thuộc mọi lĩnh vực của nền kinh tế đều có thể sử dụng phương pháp tiếp cận chuỗi cung ứng này.
Doanh nghiệp nhỏ có cần kiểm kê không?
Hoạt động và sự thành công của công ty bạn phụ thuộc vào việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Việc đếm đồ đạc, sắp xếp mặt bằng cũng như tăng năng suất và hiệu quả của nhân viên đều sẽ được hưởng lợi từ việc tổ chức hệ thống. Việc đếm chính xác sẽ mang lại nhiều chênh lệch hơn và tỷ suất lợi nhuận cao hơn cho công ty của bạn.
Làm cách nào để tạo danh sách hàng tồn kho cho doanh nghiệp của tôi?
Người quản lý hàng tồn kho phải đếm thực tế từng mặt hàng trong kho trước khi ghi dữ liệu vào biểu mẫu hoặc mẫu mà họ thiết kế hoặc tải xuống để tạo danh sách hàng tồn kho theo cách thủ công. Danh sách phải được cập nhật thường xuyên để phản ánh tần suất thay đổi mức tồn kho nhằm tạo ra kết quả chính xác nhất.
Hàng tồn kho là tài sản hay chi phí?
Những điểm chính của tài sản hiện tại Các sản phẩm có sẵn để bán và nguyên liệu thô cần thiết để tạo ra các sản phẩm đó được coi là hàng tồn kho. Trên bảng cân đối kế toán của một tổ chức, nó được phân loại là tài sản lưu động.
Làm cách nào để tính toán khoảng không quảng cáo?
Theo công thức cơ bản, hàng tồn kho đầu kỳ cộng với lượng mua ròng trừ đi giá vốn hàng bán bằng hàng tồn kho cuối kỳ. Hàng tồn kho cuối kỳ của kỳ trước là hàng tồn kho đầu kỳ của bạn.
Tại sao doanh nghiệp phải giữ hàng tồn kho?
Về mặt duy trì hàng tồn kho, mục tiêu chính là đảm bảo rằng các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng luôn được đáp ứng mà không gây nguy hiểm cho dòng tiền hoặc hết hàng. Khách hàng thường không còn là khách hàng khi họ không thể mua được thứ họ cần khi họ cần.
Kết luận
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể nâng cao dịch vụ khách hàng của bạn. Điều này rất quan trọng vì nó có thể khuyến khích nhiều khách hàng mua hàng lặp lại từ bạn và truyền bá trên mạng xã hội về những trải nghiệm tuyệt vời của họ.
- Cách tải xuống hình ảnh từ Google 2023: Nên và không nên
- 11 PHẦN MỀM CHỈNH SỬA ẢNH TỐT NHẤT NĂM 2023 (MAC)
- Sự khác biệt giữa Apple Watch SE và 7: Cách đưa ra lựa chọn tốt nhất
- Hình ảnh có thể thuộc bản quyền: Ý nghĩa & Tất cả những gì bạn cần
dự án
